هذا محتوى من مدونة على موقع Florbs.io، هل يمكنك كتابة منشور مثير للاهتمام على LinkedIn يحتوي على الكثير من الرموز التعبيرية التي يمكنني مشاركتها على صفحة FLorbs.io على LinkedIn لإنشاء حركة مرور إلى المنشور؟

تخطى الى المحتوى

حلول
حول فلوربز
التسعير
موارد
الشركاء
اتصال
ابدأ مجانًا

الغوص العميق في عادات مشاركة الملفات

نحن نشارك الملفات مع الآخرين كل يوم. مع الزملاء، مع الشركاء، مع العملاء... هل هذه المعلومات في أيدٍ أمينة؟ أم أن الملفات متاحة للأشخاص الذين لا ينبغي لهم الوصول إليها؟ يخفف Florbs من مخاطر التعرض للبيانات من خلال منح مشرفي Google Workspace رؤى متعمقة حول عادات مشاركة الملفات. كيف؟ دعنا نتعمق في طريقتين يمكن لـ Florbs مساعدتك من خلالهما:
1) تحديد عادات مشاركة الملفات

2) كيفية تتبع أين تنتهي الملفات

كيفية تحديد عادات مشاركة الملفات داخل نطاقك
عند التعاون داخل Google Workspace، تتوفر طرق متعددة للمشاركة على Google Drive الخاص بأشخاص آخرين. بناءً على إعدادات نطاقك، يمكنك مشاركة الملفات مع:

مستخدمين محددين
مجموعات محددة
النطاق بالكامل (مع رابط)
أي شخص لديه الرابط (متاح للعامة)
تنعكس جميع الطرق الأربع في لوحة معلومات Florbs الخاصة بك:

تُظهر لك الكتل نظرة عامة على كمية الملفات التي تتم مشاركتها بواسطة طريقة معينة
وذلك ما نحن ننظر؟

إجمالي المشاركة:

حجم الملفات التي قام المستخدم بمشاركتها. على سبيل المثال: المبلغ الإجمالي لجميع طرق المشاركة مجتمعة. ستزودك هذه الكتلة بإشارة إلى ما إذا كان هناك الكثير من التعاون (الخارجي) يحدث.
مشترك مع أي شخص:
حجم الملفات التي تتم مشاركتها بشكل عام. يستطيع كل شخص لديه عنوان URL للملف الوصول إلى هذه الملفات.
مشاركات المجال:
مقدار الملفات التي تتم مشاركتها مع النطاق بأكمله. يستطيع كل شخص موجود في نفس النطاق مثل الشخص الذي شاركه الوصول إلى هذه الملفات.
أسهم المجموعة:
حجم الملفات المشتركة مع المجموعة. عند المرور فوق هذه الكتلة، يمكنك التمييز بين المجموعات الداخلية والخارجية.
مشاركات المستخدم:
مقدار الملفات التي تتم مشاركتها مع مستخدمين محددين. الطريقة الأكثر دقة وشفافية لمشاركة الملفات. يؤدي التمرير فوق الكتلة إلى التمييز بين المستخدمين الداخليين والخارجيين أيضًا.

باستخدام لوحة معلومات Florbs، يمكنك معرفة طرق المشاركة الأكثر استخدامًا. وما إذا كانت مشاركة الملفات تتم بأمان. عند دمج هذا مع وظيفة البحث الشاملة، يمكنك أيضًا تتبع نوع الملفات التي تتم مشاركتها وبأي طريقة.
توضح لك هذه النظرة العامة ما إذا كنت بحاجة إلى تثقيف مؤسستك بأكملها حول عادات المشاركة، أو عدد قليل فقط من المستخدمين.
شارك بأمان، شارك على وجه التحديد
على الرغم من أن جميع طرق المشاركة المختلفة لها مزاياها وعيوبها، إلا أنه يعد خيارًا آمنًا الالتزام بمبدأ الامتيازات الأقل؛ إذا لم يكن الأشخاص بحاجة إلى الوصول الكامل، فلا تمنحهم حق الوصول الكامل. تعد إدارة مشاركة الملفات مهمة مثل تدابير السلامة الأخرى داخل نطاقك.

من الممكن تقييد المشاركة بشكل عام عبر نطاقك بالكامل. ومع ذلك، هناك الكثير من المواقف التي يُقصد فيها مشاركة الملفات بشكل عام. إذا قمت بتقييد مشاركة الملفات، فسيتم تكرار/تنزيل هذه الملفات أو إرسالها كمرفقات. وسوف تطفو في جميع أنواع الإصدارات المختلفة. وهذا يعني أنه على الرغم من أنك لن ترى المشاركة داخل Google Workspace بعد الآن، إلا أن ذلك لا يزال يحدث. لحسن الحظ، يتيح Florbs مراقبة Google Drive الخاص بك دون حظر جميع أنواع الخيارات.

أعمق في عادات المشاركة
دعونا نلقي نظرة على عادات المشاركة الخاصة بسكوت كما هو موضح في لقطة الشاشة. إنه يشارك الكثير من الملفات مع المجموعات والمستخدمين، ولكن الكثير منها علنيًا أيضًا. مع حجم الملفات التي شاركها سكوت خارجيًا، قد تكون فكرة جيدة التحقق مما يحدث. على الرغم من أن مشاركة الملفات باستخدام خيار "أي شخص لديه الرابط" كان من الممكن أن تتم عن قصد، إلا أنه من الممكن أن يتم ذلك بسبب التعجل أو بسبب الجهل بأساليب المشاركة الأفضل أيضًا.

باستخدام وظيفة البحث الشاملة، يمكنك إلقاء نظرة على نوع الملفات التي تتم مشاركتها. يساعدك هذا في إجراء تقدير مناسب سواء كنت تريد أن تطفو هذه الملفات، أو إذا كنت بحاجة إلى إلغاء بعض الأذونات. يوصى بشدة بتثقيف الزملاء حول طرق أخرى للمشاركة أو إجراء محادثة جيدة حول الحاجة المحتملة للمجموعات/مساحات التخزين المشتركة عند تحديد الكثير من المشاركات باستخدام هذه الطريقة.

فهل تتساءل عن كيفية التحقق من هذه العادات بدقة؟ دعونا نتعمق في وظيفة البحث الشاملة.
قد يستغرق الأمر القليل من الجهد، ولكن يمكنك تقليل مخاطر حدوث مشكلات محتملة: قم بتثقيف الأشخاص حول طرق المشاركة، وإنشاء مجموعات مناسبة ومحركات أقراص مشتركة وترتيب اتفاقيات واضحة عند انتهاء المشروعات أو عمليات التعاون.
كيفية تتبع أين تنتهي ملفات Google Drive
هناك طريقتان لتتبع المكان الذي تنتهي فيه البيانات. هناك وظيفة بحث واسعة النطاق حيث يمكنك البحث عن البيانات التي تطابق معايير محددة. ومع ذلك، إذا كنت تريد تحليل البيانات بعمق أقل، فهناك بعض الكتل التي تقدم نظرة عامة واضحة أيضًا.

توفر الكتل التي تحتوي على "نطاقات المشاركة" و"الخارجية المشتركة" نظرة سريعة على نطاقك. إنها تظهر - كما خمنت - ملفات المجال التي تتم مشاركتها وعناوين البريد التي تتم مشاركة معظم الملفات معها. الكتل مفيدة جدًا لثلاثة أغراض:

1) للحصول على نظرة عامة على ما يحدث داخل نطاقك،

2) لتحديد المكان الذي يمكن أن يحدث فيه تعرض البيانات المحتمل و

3) لتتبع التغييرات الملحوظة.

تعرض لك هذه الرسوم البيانية معلومات مهمة حول عادات المشاركة في نطاقك. وهي تحدد المجالات والمستخدمين الذين تتم مشاركة معظم الملفات معهم. على ما يبدو، هناك عدد لا بأس به من المشاركات مع عناوين البريد الإلكتروني الشخصية (hotmail.com وgmail.com. وماذا عن كل تلك المشاركات مع @example.com؟ هل لا يزال هذا التعاون قائمًا أم يجب سحب هذه الأذونات؟

تدقيق محرك الأقراص – وظيفة البحث الشاملة
تتيح وظيفة البحث الشاملة نظرة أكثر تعمقًا حول التعرض المحتمل للبيانات. من المفيد إجراء بعض الأبحاث حول ملفات أو مجالات محددة رأيتها في النظرة العامة أو إجراء بعض الفحوصات الروتينية على مصطلحات أو مجالات محددة.
هناك العديد من المرشحات المتاحة، وتسمح المرشحات بالبحث عن الملفات بناءً على:

الاسم ومعرف الملف وموقع مساحة التخزين السحابي المشتركة
مع من تتم مشاركة الملفات
صاحب الملف
الموقع: محركات الأقراص المشتركة أو محركات الأقراص الخاصة بي أو الأيتام
التعرض: أي شخص لديه الرابط، المجال الوحيد الذي لديه الرابط، مقيد أو غير مشترك
المجال الذي تتم مشاركة الملفات معه
نوع الملف (ملفات محرك الأقراص مثل الأوراق والمستندات والنماذج والكثير من الملفات الأخرى مثل الصوت والفيديو والبرامج النصية للتطبيقات والاختصارات وما إلى ذلك أيضًا)
أو قم بدمج العديد من هذه المرشحات في نفس الوقت.

الأذونات المحددة التي تحتاج إلى تغيير؟ باستخدام هذه المرشحات، يمكنك إنشاء إجراءات مجمعة ببضع نقرات فقط. يتيح لك ذلك تغيير الأذونات لملفات Google Drive المتعددة مرة واحدة. حدد الملفات التي تريد تغيير أذوناتها، وانقر على "إضافة إجراء" في الزاوية اليمنى العليا وقم بتغيير الأذونات على الفور. (اقرأ المزيد حول الإجراءات المجمعة وكيفية إنشائها في هذه المدونة)

وها هو، يمكنك مراقبة جميع عمليات مشاركة الملفات داخل نطاقك. اعتمد أسلوبًا أكثر تعمقًا لمشاركة الملفات، ما عليك سوى مراقبة إدارة ملفات النطاق أو إدارة تعرض بياناتك على نطاق واسع.

شارك هذا
ينكدين
20 فبراير 2023

إدارة مساحة عمل جوجل

معلومات عنا
اتصال
وظائف
أتمتة المشرف
الأمن والتدقيق
إدارة توقيع البريد الإلكتروني
ابدأ مجانًا
احصل على عرض توضيحي
شريك
الاحكام والشروط العامة
سياسة الخصوصية
بيان الخصوصية (التطبيق)
{"evolved_from": null, "kind": "human", "source": "ewof/sharegpt-instruct-unfiltered-deduped"}