It should therefore be the law of the Member State in which the register is kept (for immovable property, the lex rei sitae) which determines under what legal conditions and how the recording must be carried out and which authorities, such as land registers or notaries, are in charge of checking that all requirements are met and that the documentation presented or established is sufficient or contains the necessary information.
Ezért a nyilvántartás helye szerinti tagállam jogának (ingatlan esetén a lex rei sitae-nek) kell meghatároznia, hogy milyen jogi feltételekkel és hogyan kell elvégezni a bejegyzést, és mely hatóságok – földhivatalok vagy közjegyzők – feleljenek annak ellenőrzéséért, hogy minden követelmény teljesül-e, és hogy a benyújtott vagy összeállított dokumentáció elegendő-e, illetve hogy tartalmazza-e a szükséges adatokat.