ROZHODNUTÍ KOMISE
ze dne 5. června 2014
o ochraně osobních údajů v portálu evropské e-justice
(2014/333/EU)
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
po konzultaci s evropským inspektorem ochrany údajů,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Ve svém sdělení z května 2008 (1) Komise uvedla, že bude pracovat na konceptu a zprovoznění portálu evropské e-justice (dále jen „portál“), jehož řízení se ujme v úzké spolupráci s členskými státy.
(2)
Víceletý akční plán v oblasti evropské e-justice na období let 2009-2013 (2) ze dne 8. listopadu 2008 pověřil realizací portálu Evropskou komisi. Portál byl spuštěn dne 16. července 2010. Vzhledem k tomu, že portál je teprve nyní připraven na první propojení vnitrostátních rejstříků, jež obnáší zpracování osobních údajů, stalo se přijetí tohoto rozhodnutí nezbytným až za současné situace.
(3)
Cílem portálu je přispět k realizaci evropského soudního prostoru, a to usnadněním a podporou přístupu ke spravedlnosti a posílení informačních a komunikačních technologií, jež mají usnadnit přeshraniční elektronické soudní řízení a justiční spolupráci.
(4)
Orgány, subjekty, úřady a agentury Evropské unie stejně jako členské státy musí při provádění právních předpisů Unie ctít základní práva a dodržovat zásady uznané Listinou základních práv Evropské unie, zejména právo na ochranu osobních údajů stanovené v článku 8 uvedené listiny.
(5)
Vzhledem k tomu, že řada rozmanitých úkolů a funkcí Komise a členských států týkající se portálu obnáší rozličné povinnosti a závazky, pokud jde o ochranu údajů, je nezbytné, aby tyto byly jasně vymezeny.
(6)
S ohledem na zvláštní povahu činností souvisejících s portálem e-justice, vytvořených na základě spolupráce mezi Komisí a členskými státy, je úloha Komise při zpracování osobních údajů prostřednictvím portálu omezená. Je třeba upřesnit, že Komise nenese žádnou odpovědnost za obsah vzájemně propojených vnitrostátních databází, který je prostřednictvím portálu dostupný.
(7)
Zpracovávání osobních údajů Komisí v rámci portálu se řídí nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (3). V této souvislosti je Komise zejména odpovědná za poskytování infrastruktury IT pro funkce portálu, včetně propojení vnitrostátních databází.
(8)
V souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 by mělo být výslovně uvedeno, pro jaké účely se osobní údaje zpracovávají. Komise by tudíž měla osobní údaje v rámci portálu zpracovávat pouze za účelem poskytnutí přístupu k vzájemně propojeným vnitrostátním databázím s osobními údaji, poskytnutí interaktivních služeb umožňujícím uživatelům komunikovat přímo s příslušnými orgány v jiném členském státě, poskytnutí přístupu k veřejným informacím pro registrované uživatele nebo poskytnutí kontaktních údajů.
(9)
Komise by se měla opřít o systémové technologie, které zohledňují koncepci „ochrany údajů již od návrhu“. Při uplatňování této koncepce by mělo být při návrhu funkce spojené se zpracováním osobních údajů prostřednictvím portálu, jakož i jiných funkcí portálu, provedeno posouzení dopadů na ochranu soukromí a osobních údajů. Toto posouzení určí potenciální rizika v souvislosti s ochranou údajů. Rovněž uvede vhodná opatření a záruky, které mají být začleněny do systému ochrany osobních údajů.
(10)
Při provádění činností souvisejících s propojením vnitrostátních databází by Komise měla nepřetržitě a náležitě posuzovat bezpečnost.
(11)
Prostřednictvím portálu mohou být dostupné pouze informace, které jsou v propojených vnitrostátních databázích veřejně přístupné. Portál by neměl umožňovat, aby byly pro různé účely kombinovány údaje z různých vzájemně propojených vnitrostátních databází,
PŘIJALA TOTO ROZHODNUTÍ:
Článek 1
Předmět
Toto rozhodnutí stanoví funkce a povinnosti Evropské komise v souvislosti s požadavky na ochranu údajů při zpracovávání osobních údajů v rámci evropského portálu e-justice (dále jen „portál“).
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto rozhodnutí se použijí definice stanovené nařízením (ES) č. 45/2001. Vedle toho se rozumí:
a)
„účastníkem evropské e-justice“ každý zástupce členského státu nebo partnerské organizace evropské e-justice, jemuž bylo uděleno povolení měnit obsah portálu (jeho částí);
b)
„vzájemně propojenými vnitrostátními databázemi“ databáze, které obsahují veřejně přístupné informace, provozované členskými státy a jinými subjekty, jako jsou profesní sdružení a neziskové organizace, které jsou propojeny prostřednictvím portálu tak, že informace přístupné na vnitrostátní úrovni jsou dostupné přes portál;
c)
„veřejně přístupnými informacemi“ informace, které jsou přístupné veřejnosti prostřednictvím internetu;
d)
„registrovaným uživatelem“ uživatel portálu, který se v portálu registroval prostřednictvím ověřovací služby Evropské komise (ECAS), např. jako „účastník evropské e-justice“.
Článek 3
Zpracovávání údajů
Komise zpracovává osobní údaje v rámci portálu pouze v rozsahu nezbytném pro účely:
a)
poskytnutí přístupu k vzájemně propojeným vnitrostátním databázím obsahujícím osobní údaje;
b)
poskytnutí interaktivních služeb, které registrovaným uživatelům umožní přímo komunikovat s příslušnými orgány v jiném členském státě;
c)
zajištění přístupu k veřejně dostupným informacím pro registrované uživatele;
d)
poskytnutí kontaktních údajů.
Článek 4
Povinnosti správce údajů
1. Komise vykonává své povinnosti správce údajů podle čl. 2 písm. d) nařízení (ES) č. 45/2001 v souladu se svými příslušnými povinnostmi v rámci portálu, jak je uvedeno v tomto článku.
2. Komise zajistí dostupnost, údržbu a bezpečnost infrastruktury IT portálu.
3. Komise odpovídá za tyto úkony související se zpracováním osobních údajů:
a)
uspořádávání;
b)
sdělení prostřednictvím přenosu;
c)
šíření nebo jakékoli jiné zpřístupnění;
d)
srovnávání či kombinování osobních údajů z propojených vnitrostátních databází nebo osobních údajů týkajících se registrovaných uživatelů.
4. Za účelem plnění svých povinností jakožto správce údajů Komise vymezí potřebné politiky a uplatní vhodná technická řešení.
5. Komise provádí technická opatření nutná k zajištění bezpečnosti při přenosu osobních údajů a jejich zobrazení na portálu, zejména důvěrnosti a integrity při jakémkoli jejich přenosu do portálu a z něj.
6. Komise nenese odpovědnost za žádný z aspektů ochrany údajů, které se týkají:
a)
počátečního shromažďování a uchovávání údajů z propojených vnitrostátních databází;
b)
jakýchkoli rozhodnutí přijatých členskými státy o zpřístupnění takových údajů prostřednictvím portálu;
c)
obsahu jakéhokoli údaje z vzájemně propojených vnitrostátních databází, který je dostupný prostřednictvím portálu.
7. Povinnostmi Komise není dotčena odpovědnost členských států a jiných subjektů za obsah a provoz propojených vnitrostátních databází, které spravují.
Článek 5
Informační povinnosti
1. Komise poskytne subjektům údajů informace uvedené v článcích 11 a 12 nařízení (ES) č. 45/2001, pokud jde o poskytování informací, za něž Komise podle tohoto rozhodnutí odpovídá.
2. Aniž jsou dotčeny její povinnosti vůči subjektům údajů členských států a jiných subjektů působících v rámci propojených vnitrostátních databází, Komise rovněž informuje subjekty údajů o tom, na koho se obrátit, aby mohly účinně využít svého práva na informace, na přístup, na opravu a na námitku podle příslušných právních předpisů na ochranu údajů. Komise odkáže na prohlášení o ochraně osobních údajů členských států a jiných orgánů.
3. Komise na portálu rovněž zpřístupní:
a)
překlady prohlášení členských států o ochraně osobních údajů, jak je uvedeno v odstavci 2, do příslušných jazyků portálu;
b)
ucelené prohlášení o ochraně osobních údajů týkající se portálu v souladu s články 11 a 12 nařízení (ES) č. 45/2001 v jasné a srozumitelné podobě.
Článek 6
Uchovávání osobních údajů
1. Pokud jde o výměnu informací z propojených vnitrostátních databází, žádné osobní údaje týkající se subjektů údajů nesmějí být na portálu uchovávány. Veškeré takové údaje se uchovávají ve vnitrostátních databázích provozovaných členskými státy nebo jinými subjekty.
2. Osobní údaje týkající se uživatelů portálu nebo osobní údaje jimi poskytované nesmějí být na portálu uchovávány, kromě případů, kdy se tito uživatelé přihlásili jako registrovaní uživatelé. Osobní údaje registrovaných uživatelů se uchovávají tak dlouho, dokud registrovaný uživatel nepožádá o zrušení své registrace. V souladu s článkem 3 se osobní údaje týkající se účastníků nebo kontaktních osob evropské e-justice uchovávají pouze po dobu, po kterou tyto osoby vykonávají svou funkci.
Článek 7
Datum použitelnosti
Toto rozhodnutí vstupuje v platnost dvacátým dnem po zveřejnění v Úředním věstníku Evropské unie.
V Bruselu dne 5. června 2014.
KOMISJONI OTSUS,
5. juuni 2014,
isikuandmete kaitse kohta Euroopa e-õiguskeskkonna portaalis
(2014/333/EL)
EUROOPA KOMISJON,
võttes arvesse Euroopa Liidu toimimise lepingut,
olles konsulteerinud Euroopa Andmekaitseinspektoriga
ning arvestades järgmist:
(1)
Oma 2008. aasta mais esitatud teatises (1) kinnitas komisjon, et ta ehitab üles ja rakendab Euroopa e-õiguskeskkonna portaali (edaspidi „portaal”), mida hakatakse juhtima tihedas koostöös liikmesriikidega.
(2)
8. novembril 2008. aastal valminud Euroopa e-õiguskeskkonna mitmeaastase tegevuskavaga (2009-2013) (2) usaldati portaali rakendamine Euroopa Komisjonile. Portaal käivitati 16. juulil 2010. Käesoleva otsuse vastuvõtmine on muutunud vajalikuks alles nüüd, kuna portaal on alles nüüd valmis esimeseks ühendamiseks isikuandmeid töötlevate riiklike registritega.
(3)
Portaali eesmärk on aidata kaasa Euroopa õigusruumi loomisele, lihtsustades ja parandades õigusabi kättesaadavust ning tõhustades info- ja sidetehnoloogiat, eesmärgiga hõlbustada piiriüleseid elektroonilisi kohtumenetlusi ja õigusalast koostööd.
(4)
Nii Euroopa Liidu institutsioonid, organid ja asutused kui ka liikmesriigid peavad liidu õigust kohaldades austama põhiõigusi ja järgima Euroopa Liidu põhiõiguste hartas tunnustatud põhimõtteid, eriti nimetatud harta artiklis 8 sätestatud õigust isikuandmete kaitsele.
(5)
Kuna komisjoni ja liikmesriikide mitmesuguste portaaliga seotud ülesannete ja funktsioonidega kaasnevad andmekaitse-eeskirjadest tulenevad kohustused ja vastutus, siis on oluline kummagi funktsioonid ja vastutus täpselt kindlaks määrata.
(6)
E-õiguskeskkonna portaaliga seotud tegevuste erilise iseloomu tõttu, mis on välja kujunenud komisjoni ja liikmesriikide vahelise koostöö käigus, on komisjoni roll isikuandmete töötlemisel nimetatud portaali kaudu piiratud. Tuleks veel täpsustada, et komisjon ei vastuta omavahel ühendatud riiklike andmebaaside sisu eest, mis on kättesaadav portaali kaudu.
(7)
Komisjoni teostatava isikuandmete töötlemise suhtes kohaldatakse Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrust (EÜ) nr 45/2001 (3). Sellega seoses vastutab komisjon eelkõige portaali funktsioonide jaoks vajaliku IT-infrastruktuuri loomise eest, sealhulgas riiklike andmebaaside ühendamise eest.
(8)
Määruse (EÜ) nr 45/2001 kohaselt peavad isikuandmete töötlemise eesmärgid olema sõnaselgelt kindlaks määratud. Seega peaks komisjon isikuandmeid portaalis töötlema vaid juhul, kui ta teeb seda selleks, et võimaldada juurdepääsu isikuandmeid säilitavatele omavahel ühendatud riiklikele andmebaasidele, pakkuda interaktiivseid teenuseid, mis võimaldavad kasutajatel vahetult suhelda teise liikmesriigi asjaomaste ametiasutustega, ja võimaldada juurdepääsu registreeritud kasutajatele mõeldud avalikule teabele või jagada kontaktandmed.
(9)
Komisjon peaks kaasama süsteemi sellist tehnoloogiat, mille kavandamisel on järgitud „lõimitud andmekaitse” põhimõtet. Selle põhimõtte rakendamisel tuleks funktsionaalsuse kavandamise etapis, mis hõlmab nii isikuandmete töötlemist portaali kaudu kui ka teisi portaali funktsioone, hinnata eraelu puutumatusele ja isikuandmete kaitsele avaldatavat mõju. Hindamine aitab kaardistada võimalikud isikuandmete kaitsega seotud riskid. See aitab kindlaks määrata ka asjakohased meetmed ja garantiid, mis tuleks isikuandmete kaitsmiseks süsteemi lülitada.
(10)
Komisjon peaks riiklike andmebaaside ühendamisega seotud tööülesannete täitmisel korraldama korrapäraseid ja asjakohaseid turvalisuse hindamisi.
(11)
Portaali kaudu pääseb ligi vaid ühendatud riiklikes andmebaasides leiduvale avalikule teabele. Erinevates ühendatud riiklikes andmebaasides leiduva teabe kombineerimine portaali kaudu eri eesmärkidel ei tohiks olla võimalik,
ON VASTU VÕTNUD KÄESOLEVA OTSUSE:
Artikkel 1
Reguleerimisese
Käesolevas otsuses sätestatakse Euroopa Komisjoni ülesanded ja kohustused seoses Euroopa e-õiguskeskkonna portaalis (edaspidi „portaal”) isikuandmete töötlemise suhtes kehtivate andmekaitse nõuetega.
Artikkel 2
Mõisted
Käesoleva otsuse kohaldamisel kasutatakse määruses (EÜ) nr 45/2001 sätestatud mõisteid. Lisaks kasutatakse järgmisi mõisteid:
a) „Euroopa e-õiguskeskkonnas osaleja”- liikmesriigi esindaja või Euroopa e-õiguskeskkonna partnerorganisatsioon, kellele on antud luba portaali sisu (selle teatavaid osi) muuta;
b) „omavahel ühendatud riiklikud andmebaasid”- avalikku teavet sisaldavad andmebaasid, mida haldavad liikmesriigid ja muud organid, nagu näiteks kutseliidud ja mittetulundusühingud, ning mis on portaali kaudu ühendatud sellisel viisil, et riiklikul tasandil kättesaadavale teabele pääseb ligi portaali kaudu;
c) „avalik teave”- teave, mis on avalikkusele kättesaadav interneti kaudu;
d) „registreeritud kasutaja”- portaali kasutaja, kes on end portaalis registreerinud Euroopa Komisjoni autentimisteenuse (ECAS) vahendusel, näiteks „Euroopa e-õiguskeskkonnas osaleja”.
Artikkel 3
Andmete töötlemine
Komisjon töötleb isikuandmeid portaalis üksnes allpool loetletud eesmärkidel:
a)
tagada juurdepääs ühendatud riiklikele andmebaasidele, milles säilitatakse isikuandmeid;
b)
pakkuda interaktiivseid teenuseid, mis võimaldavad registreeritud kasutajatel vahetult suhelda teise liikmesriigi asjaomaste ametiasutustega;
c)
tagada juurdepääs registreeritud kasutajatele mõeldud avalikule teabele;
d)
jagada kontaktandmeid.
Artikkel 4
Vastutava töötleja kohustused
1. Vastavalt määruse (EÜ) nr 45/2001 artikli 2 punktile d ja kooskõlas käesolevast artiklist tulenevate vastavate kohustustega portaalis täidab komisjon vastutava töötleja ülesandeid.
2. Komisjon tagab portaali IT-infrastruktuuri kättesaadavuse, hooldamise ja turvalisuse.
3. Komisjon vastutab järgmiste töötlemistoimingute eest:
a)
korrastamine;
b)
üleandmine;
c)
levitamine või muul viisil kättesaadavaks tegemine;
d)
ühendatud riiklikest andmebaasidest pärinevate või registreeritud kasutajate isikuandmete ühitamine või ühendamine.
4. Komisjon määrab kindlaks vajalikud tegevuspõhimõtted ja kohaldab asjakohaseid tehnilisi lahendusi, et täita oma ülesandeid vastutava töötleja pädevuse piirides.
5. Komisjon rakendab nõutavaid tehnilisi meetmeid, et tagada isikuandmete turvalisus transiidi ja portaalis esitamise ajal, eelkõige konfidentsiaalsus ja terviklikkus mis tahes andmete ülekandmisel Euroopa e-õiguskeskkonna portaali ja portaalist.
6. Komisjon ei vastuta nende isikuandmete kaitse aspektide eest, mis on seotud:
a)
omavahel ühendatud riiklikest andmebaasidest pärinevate andmete esialgse kogumise ja säilitamisega;
b)
mis tahes otsusega, mille on vastu võtnud liikmesriigid, et muuta need andmed portaali kaudu kättesaadavaks;
c)
portaali kaudu kättesaadavaks tehtud omavahel ühendatud riiklikest andmebaasidest pärinevate andmete sisuga.
7. Komisjoni kohustused ei mõjuta liikmesriikide ja muude organite vastutust nende hallatavate omavahel ühendatud riiklike andmebaaside sisu ja toimimise eest.
Artikkel 5
Teavitamise kohustus
1. Komisjon jagab andmesubjektidele teavet (mille eest ta on käesoleva otsuse alusel vastutav), mis on sätestatud määruse (EÜ) nr 45/2001 artiklites 11 ja 12.
2. Olenemata kohustustest liikmesriikide ja teiste omavahel ühendatud riiklikke andmebaase haldavate organite andmesubjektide vastu, tuleb komisjonil teavitada andmesubjekte ka sellest, kellega nad peaksid ühendust võtma, et tõhusalt kasutada oma õigust saada teavet, tutvuda andmetega, teha parandusi ja esitada vastuväiteid kooskõlas kohaldatavate andmekaitsealaste õigusaktidega. Komisjon osutab liikmesriikide ja teiste organite konkreetsetele isikuandmete kaitse põhimõtetele.
3. Komisjon muudab portaalis samuti kättesaadavaks:
a)
liikmesriikide lõikes 2 osutatud isikuandmete kaitse põhimõtete tõlked portaali keeltesse;
b)
määruse (EÜ) nr 45/2001 artiklite 11 ja 12 kohase, portaaliga seotud põhjaliku isikuandmete puutumatust käsitleva teate, mis esitatakse selges ja arusaadavas vormis.
Artikkel 6
Isikuandmete säilitamine
1. Omavahel ühendatud riiklike andmebaaside teabevahetuse raames andmesubjektide kohta edastatud isikuandmeid portaalis ei säilitata. Kõik sellised andmed säilitatakse liikmesriikide või muude organite hallatavates riiklikes andmebaasides.
2. Portaali kasutajatega seotud või nende esitatud isikuandmeid ei säilitata portaalis, v.a juhul, kui nad on end kirja pannud registreeritud kasutajatena. Registreeritud kasutajate isikuandmeid säilitatakse, kuni nad avaldavad soovi oma nimi portaalist kustutada. Vastavalt artiklile 3 säilitatakse Euroopa e-õiguskeskkonnas osalejate või kontaktisikute isikuandmeid vaid nii kaua, kui nimetatud isikud täidavad oma ülesandeid.
Artikkel 7
Jõustumise kuupäev
Käesolev otsus jõustub kahekümnendal päeval pärast selle avaldamist Euroopa Liidu Teatajas.
Brüssel, 5. juuni 2014