NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 1271/2013
ze dne 30. září 2013
o rámcovém finančním nařízení pro subjekty uvedené v článku 208 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie a o zrušení nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (1), a zejména na článek 208 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Nařízení Komise (ES, Euratom) č. 2343/2002 (2) o rámcovém finančním nařízení pro subjekty zřízené Společenstvími vycházelo z nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (3). Nařízení (ES, Euratom) č. 1605/2002 bylo nahrazeno nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012. Nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 je proto nezbytné revidovat. Nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 je v zájmu srozumitelnosti a přehlednosti nutno nahradit.
(2)
Je nezbytné vzít v úvahu společné prohlášení Evropského parlamentu, Rady EU a Evropské komise k decentralizovaným agenturám ze dne 19. července 2012.
(3)
Některá ustanovení nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 musí být přezkoumána s cílem zohlednit zkušenosti získané při jejich uplatňování.
(4)
Toto nařízení by mělo stanovit obecné zásady a základní pravidla pro subjekty zřízené Smlouvou o fungování EU a Smlouvou o Euratomu (dále jen „subjekty Unie“), které dostávají příspěvky z rozpočtu, a aniž je dotčen zřizující akt. Na základě tohoto nařízení by subjekty Unie měly přijmout svá finanční pravidla, která se od tohoto nařízení smějí odchýlit pouze tehdy, je-li to nezbytné z hlediska jejich zvláštních potřeb, a s předchozím souhlasem Komise.
(5)
Nicméně subjekty Unie, které jsou v plném rozsahu finančně samosprávné a na které se toto nařízení nevztahuje, by měly v zájmu jednotnosti případně zavést podobná pravidla. V souladu se společným prohlášením Evropského parlamentu, Rady a Komise ze dne 19. července 2012 by tyto subjekty měly Evropskému parlamentu, Radě a Komisi předkládat výroční zprávu o plnění svého rozpočtu a řádně zohledňovat jejich požadavky a doporučení.
(6)
Subjekty Unie by měly svůj rozpočet sestavovat a plnit v souladu s pěti základními zásadami rozpočtového práva - zásadou jednotnosti, správnosti, univerzálnosti, specifikace a ročního rozpočtu - a zásadou vyrovnanosti, zúčtovací jednotky, řádného finančního řízení a transparentnosti.
(7)
Je třeba zdůraznit vyrovnávací povahu příspěvku Unie. Ta část kladného výsledku plnění rozpočtu subjektu Unie, která převyšuje částku příspěvku Unie vyplacenou během roku, by měla být vrácena do rozpočtu Unie.
(8)
Pokud zřizující akt stanoví, že příjmy tvoří vedle příspěvku Unie i poplatky a že příjmy plynoucí z poplatků jsou určeny na konkrétní výdaje, měly by mít subjekty Unie možnost převést zůstatek v podobě účelově vázaných příjmů.
(9)
Je nezbytné zajistit, aby poplatky byly stanoveny na vhodné úrovni, která by pokryla náklady na poskytování služeb a bránila výrazným přebytkům.
(10)
Pověření subjektů Unie úkoly souvisejícími s plněním rozpočtu musí být řádně odůvodněno vlastnostmi těchto úkolů a specifickými odbornými znalostmi subjektů Unie a současně musí zajišťovat řádné finanční řízení a nákladovou efektivitu. Svěřené úkoly by měly být slučitelné se zřizujícím aktem.
(11)
Subjektům Unie by mělo být umožněno získávat granty ad hoc, pouze pokud je to výslovně stanoveno v příslušných základních právních aktech a povoleno ve zřizujícím aktu.
(12)
V souladu s článkem 50 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 se subjekt Unie musí zúčastnit srovnávání s jinými subjekty a orgány Unie.
(13)
Je nezbytné stanovit pravidla pro akční plán navazující na závěry celkových pravidelných hodnocení, aby bylo zajištěno jejich účinné provádění.
(14)
Za účelem zajištění jednotného plánování by měl subjekt Unie vypracovat dokument obsahující roční a víceleté programy, přičemž by měl zohlednit pokyny Komise.
(15)
Subjekt Unie by měl uvést harmonogram ročních a víceletých programů do souladu s rozpočtovým procesem, aby byla zajištěna jeho účinnost a soudržnost všech programových dokumentů.
(16)
Je nezbytné objasnit současnou architekturu funkcí interního auditora a vnitřní kontroly a zjednodušit požadavky na podávání zpráv. Funkci interního auditora v rámci subjektu Unie by měl vykonávat interní auditor Komise, který by měl audity provádět v případě, že jsou odůvodněny souvisejícími riziky. Je nezbytné stanovit pravidla týkající se zřízení a fungování útvarů interního auditu.
(17)
Měly by být zjednodušeny povinnosti spojené s podáváním zpráv. Subjekty Unie by měly předkládat souhrnnou výroční zprávu o činnosti, která obsahuje úplné informace o provádění jejich pracovního programu, plnění rozpočtu a plánu zaměstnanecké politiky a provádění systémů řízení a vnitřní kontroly.
(18)
V zájmu zlepšení nákladové efektivity subjektů Unie je nezbytné stanovit možnost sdílet služby nebo je převést na jiný subjekt Unie či Komisi. Nákladovou efektivitu lze zejména zlepšit tím, že se účetnímu Komise umožní, aby byl pověřen všemi nebo některými úkoly účetního subjektu Unie.
(19)
V souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012 by měla být možnost rozložit několikaleté závazky do ročních splátek povolena pouze v případech, kdy tuto možnost stanoví zřizující akt nebo základní právní akt nebo kdy se tyto závazky týkají správních výdajů.
(20)
S cílem uvést pravidla o účelově vázaných příjmech do souladu s pravidly nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 je nezbytné stanovit pravidla pro rozlišení účelově vázaných příjmů (interních a externích) a o jejich přenosu.
(21)
S cílem uvést pravidla pro nakládání s úroky plynoucími z příspěvku Unie určeného pro subjekt Unie do souladu s pravidly nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 je nezbytné stanovit, že úroky nejsou splatné do rozpočtu.
(22)
Nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 stanoví ve zvláštních případech možnost přijmout právní závazek před závazkem rozpočtovým. Tuto možnost by měly mít i subjekty Unie.
(23)
Aby byla zajištěna soudržnost mezi nařízením (ES, Euratom) č. 2343/2002 a nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012, neměla by být povolena zvláštní ustanovení o zadávání veřejných zakázek a udělování grantů. Uplatňování jediného souboru pravidel usnadňuje subjektu Unie práci a umožňuje používat pokyny a modely vypracované Komisí.
(24)
S cílem uvést ustanovení nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 do souladu s ustanoveními nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 by měl mít subjekt Unie možnost udělovat ceny.
(25)
Aby subjekty Unie dokázaly identifikovat a správně řídit riziko skutečného nebo domnělého střetu zájmů, měly by mít povinnost přijmout pravidla pro předcházení a řešení střetu zájmů. V těchto pravidlech by měly být zohledněny pokyny vypracované Komisí v návaznosti na společné prohlášení Evropského parlamentu, Rady a Komise ze dne 19. července 2012.
(26)
Ustanovení týkající se politiky v oblasti nemovitostí, včetně zavedení možnosti subjektů Unie brát si půjčky a podmínek jejich získávání, by měla být uvedena do souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012, aby bylo zajištěno důsledné uplatňování nově zavedených pravidel všemi subjekty a orgány Unie.
(27)
Je třeba zavést přechodná ustanovení pro plánování a podávání zpráv vzhledem k tomu, že Komise potřebuje čas k vypracování vhodných pokynů ve spolupráci se subjekty Unie.
(28)
Toto nařízení by mělo vstoupit v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie, aby bylo možné přijmout včas revidovaná finanční nařízení subjektů Unie k 1. lednu 2014 s cílem zajistit jednotná pravidla pro příští víceletý finanční rámec,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
HLAVA I
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Předmět
Toto nařízení stanoví základní finanční pravidla, na jejichž základě má subjekt Unie přijmout svá vlastní finanční pravidla. Finanční pravidla subjektu Unie se od tohoto nařízení smějí odchýlit pouze tehdy, je-li to nezbytné z hlediska jeho zvláštních potřeb, a s předchozím souhlasem Komise.
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto nařízení se rozumí:
-
„zřizujícím aktem“ nástroj práva Unie, jímž se řídí hlavní aspekty zřízení a činnosti subjektu Unie,
-
„rozpočtem subjektu Unie“ nástroj, jímž se pro každý rozpočtový rok stanovují a schvalují veškeré příjmy a výdaje, které se pro subjekt Unie považují za nezbytné,
-
„subjektem Unie“ jakýkoli subjekt uvedený v článku 208 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012,
-
„správní radou“ hlavní vnitřní orgán subjektu Unie, který je odpovědný za rozhodování o finančních a rozpočtových záležitostech, a to bez ohledu na to, jak je pojmenován ve zřizujícím aktu,
-
„ředitelem“ osoba odpovědná za provádění rozhodnutí správní rady a za plnění rozpočtu subjektu Unie jako schvalující osoba, a to bez ohledu na to, jak je tato osoba pojmenována ve zřizujícím aktu,
-
„výkonnou radou“ vnitřní orgán subjektu Unie, který je nápomocen správní radě a jehož povinnosti a jednací řád jsou stanoveny ve zřizujícím aktu.
Článek 3
Lhůty, data a termíny
Není-li stanoveno jinak, vztahuje se na lhůty stanovené tímto nařízením nařízení Rady (EHS, Euratom) č. 1182/71 (4).
Článek 4
Ochrana osobních údajů
Tímto nařízením nejsou dotčeny požadavky směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES (5) a nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (6).
Článek 5
Dodržování rozpočtových zásad
Rozpočet subjektu Unie musí být sestavován a plněn v souladu se zásadami jednotnosti, správnosti rozpočtu, ročního rozpočtu, vyrovnanosti, zúčtovací jednotky, univerzálnosti, specifikace, řádného finančního řízení vyžadujícího účelnou a účinnou vnitřní kontrolu a transparentnosti, jak jsou stanoveny v tomto nařízení.
HLAVA II
ROZPOČTOVÉ ZÁSADY
KAPITOLA 1
Zásady jednotnosti a správnosti rozpočtu
Článek 6
Oblast působnosti rozpočtu subjektu Unie
1. Rozpočet subjektu Unie tvoří:
a)
vlastní příjmy sestávající ze všech poplatků, které je subjekt Unie oprávněn vybírat na základě úkolů, jež mu byly svěřeny, a jakékoli další příjmy;
b)
příjmy složené z finančních příspěvků hostitelských členských států;
c)
příspěvek poskytovaný Unií;
d)
příjmy účelově vázané na specifické výdaje v souladu s čl. 23 odst. 1;
e)
výdaje subjektu Unie, včetně správních výdajů.
2. Příjmy sestávající z poplatků jsou účelově vázány jen ve výjimečných a řádně odůvodněných případech stanovených ve zřizujícím aktu.
3. V případě, že jeden nebo několik zřizujících aktů stanoví, že jasně vymezené úkoly jsou financovány odděleně, nebo pokud subjekt Unie plní úkoly, jež mu byly svěřeny na základě dohody o pověření, musí mít oddělené účetnictví vážící se k příjmovým a výdajovým operacím. Subjekt Unie musí každou skupinu úkolů jasně označit ve svém plánu lidských zdrojů a dále v dokumentu obsahujícím roční a víceletý program uvedeném v článku 32.
Článek 7
Granty ad hoc
1. Subjekty Unie nesmějí získávat granty ad hoc z rozpočtu, pokud to není povoleno ve zřizujícím aktu a výslovně stanoveno v základním právním aktu.
2. Bylo-li subjektu Unie povoleno granty ad hoc získávat, úkoly financované z těchto grantů musí být zahrnuty do ročního pracovního programu uvedeného v čl. 32 odst. 3.
Článek 8
Dohody o pověření
1. Komise smí subjektu Unie svěřit úkoly související s plněním rozpočtu, pouze pokud je to řádně odůvodněno zvláštní povahou akce a specifickými odbornými znalostmi subjektu Unie.
2. Při výběru subjektu Unie se náležitě zohlední:
a)
nákladová efektivita svěření těchto úkolů;
b)
dopad na strukturu řízení subjektu a na jeho finanční a lidské zdroje.
3. V případě, že Komise subjektu Unie svěří úkoly výjimečně:
a)
použije se na subjekt Unie článek 60 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, pokud jde o finanční prostředky, jež byly na tyto úkoly přiděleny, a články 108 a 109 tohoto nařízení se nepoužijí;
b)
svěřené úkoly by měly být uvedeny v ročním pracovním programu subjektu Unie podle čl. 32 odst. 3 pouze pro informační účely.
4. Aniž je dotčen odstavec 2, schvalující osoba konzultuje před podpisem dohody o pověření správní radu.
Článek 9
Zvláštní pravidla týkající se zásady jednotnosti a správnosti rozpočtu
1. Žádný příjem ani výdaj nesmí být uskutečněn, pokud není zaznamenán v rozpočtové položce subjektu Unie.
2. Výdaje mohou být přiděleny nebo schváleny pouze v rámci schválených rozpočtových prostředků subjektu Unie.
3. Do rozpočtu subjektu Unie mohou být zapsány jen prostředky, které odpovídají výdajům považovaným za nezbytné.
4. Úroky z plateb předběžného financování uskutečněných z rozpočtu subjektu Unie nejsou subjektem Unie splatné.
KAPITOLA 2
Zásada ročního rozpočtu
Článek 10
Definice
Prostředky zapsané do rozpočtu subjektu Unie se schvalují na dobu jednoho rozpočtového roku, který začíná 1. ledna a končí 31. prosince.
Článek 11
Druhy prostředků
1. Rozpočet subjektu Unie obsahuje nerozlišené prostředky, a je-li to odůvodněno provozními potřebami, rozlišené prostředky. Rozlišené prostředky sestávají z prostředků na závazky a z prostředků na platby.
2. Prostředky na závazky kryjí celkové náklady právních závazků přijatých během rozpočtového roku.
3. Prostředky na platby kryjí platby prováděné ke splnění právních závazků přijatých během rozpočtového roku nebo v předchozích rozpočtových rocích.
Článek 12
Účtování příjmů a prostředků
1. Příjmy subjektu Unie uvedené v článku 6 se zaúčtují za daný rozpočtový rok na základě částek vybraných v průběhu tohoto rozpočtového roku.
2. Příjmy subjektu Unie zakládají shodnou výši prostředků na platby.
3. Prostředky schválené na určitý rozpočtový rok se použijí výhradně k pokrytí výdajů přidělených na závazky a zaplacených v dotčeném rozpočtovém roce a k pokrytí dlužných částek na základě závazků z předchozích rozpočtových roků.
4. Závazky se zaúčtují na základě právních závazků uskutečněných do 31. prosince.
5. Platby se zaúčtují do rozpočtového roku na základě plateb provedených účetním do 31. prosince uvedeného roku.
Článek 13
Přidělení prostředků na závazky
Prostředky zapsané v rozpočtu subjektu Unie lze přidělit na závazky s účinkem od 1. ledna, jakmile byl rozpočet subjektu Unie s konečnou platností přijat.
Článek 14
Zrušení a přenos prostředků
1. Prostředky, které nebyly použity do konce rozpočtového roku, pro který byly zapsány v rozpočtu, se ruší. Prostředky však mohou být přeneseny, a to výlučně do následujícího rozpočtového roku, v souladu s odstavci 3 a 4 na základě rozhodnutí správní rady, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonné rady přijatého do 15. února, anebo mohou být přeneseny automaticky v souladu s odstavcem 5.
2. Prostředky týkající se výdajů na zaměstnance přenášet nelze.
3. U rozlišených prostředků na závazky a nerozlišených prostředků, které nejsou na konci rozpočtového roku dosud přiděleny na závazky, lze přenést:
a)
částky odpovídající prostředkům na závazky;
b)
částky odpovídající nerozlišeným prostředkům týkajícím se projektů v oblasti nemovitostí, u kterých byla většina přípravných etap přidělení na určitý závazek dokončena do 31. prosince. Přípravná etapa přidělení na určitý závazek se stanoví v prováděcích pravidlech k finančnímu nařízení každého subjektu Unie.
Tyto částky mohou být přiděleny na závazky do 31. března následujícího roku nebo - v případě částek týkajících se projektů v oblasti nemovitostí - do 31. prosince následujícího roku.
4. U prostředků na platby lze přenést částky nezbytné ke krytí stávajících závazků nebo závazků spojených s přenášenými prostředky na závazky, pokud prostředky na platby stanovené v příslušných rozpočtových položkách na příští rozpočtový rok nedostačují požadavkům.
Dotčený subjekt Unie použije přednostně prostředky schválené na běžný rozpočtový rok a teprve po jejich vyčerpání použije prostředky přenesené.
5. Nerozlišené prostředky, které na konci rozpočtového roku odpovídají řádně smluvně podloženým povinnostem, se automaticky přenášejí výlučně do následujícího rozpočtového roku.
6. Přenesené prostředky, které nebyly přiděleny na závazky do 31. března roku N + 1, se automaticky ruší a rozliší v účetnictví.
Článek 15
Pravidla pro přenos účelově vázaných příjmů
Přenos účelově vázaných příjmů uvedených v článku 23 a z nich plynoucích prostředků, které k 31. prosinci zůstaly nevyužity a jsou k dispozici, se řídí těmito pravidly:
a)
vnější účelově vázané příjmy se přenášejí automaticky a musí být zcela využity dříve, než jsou ukončeny všechny operace související s programem nebo akcí, na něž byly tyto příjmy účelově vázány; vnější účelově vázané příjmy obdržené v průběhu posledního roku trvání programu nebo akce se mohou využít v prvním roce trvání následujícího programu nebo akce;
b)
vnitřní účelově vázané příjmy se přenášejí výlučně do následujícího rozpočtového roku, s výjimkou vnitřních účelově vázaných příjmů vymezených v čl. 23 odst. 3 písm. f), které se přenášejí automaticky.
Do 1. června roku N + 1 informuje subjekt Unie Komisi o provedení přenesených účelově vázaných příjmů.
Článek 16
Zrušení přidělení prostředků na závazky
Pokud je přidělení prostředků na závazky v kterémkoli rozpočtovém roce následujícím po zápisu prostředků do rozpočtu subjektu Unie zrušeno, protože akce, na niž byly prostředky určeny, nebyla provedena nebo byla provedena jen částečně, odpovídající prostředky se zruší.
Článek 17
Závazky
1. Běžné správní výdaje mohou být každoročně od 15. října předem přidělovány na závazky k tíži prostředků stanovených pro následující rozpočtový rok. Tyto závazky však nesmějí překročit čtvrtinu prostředků schválených správní radou a uvedených v odpovídající rozpočtové položce pro běžný rozpočtový rok. Nesmějí být použity na výdaje nového druhu, které nebyly rámcově schváleny v posledním řádně přijatém rozpočtu subjektu Unie.
2. Výdaje, které musí být uskutečněny předem, např. nájemné, mohou být placeny od 1. prosince k tíži prostředků následujícího rozpočtového roku. V tomto případě se nepoužije lhůta uvedená v odstavci 1.
Článek 18
Pravidla vztahující se na případy pozdního přijetí rozpočtu subjektu Unie
1. Není-li na začátku rozpočtového roku rozpočet subjektu Unie s konečnou platností přijat, použijí se pravidla stanovená v odstavcích 2 až 6.
2. Závazky lze přijímat a platby lze uskutečňovat v mezích stanovených v odstavci 3.
3. Závazky lze přijímat podle kapitol do výše jedné čtvrtiny celkové výše prostředků schválených v odpovídající kapitole rozpočtu na předchozí rozpočtový rok, zvýšené o jednu dvanáctinu za každý ukončený měsíc.
Horní mez prostředků stanovená v odhadu příjmů a výdajů nesmí být překročena.
Platby lze uskutečňovat měsíčně podle kapitol až do výše jedné dvanáctiny prostředků schválených v odpovídající kapitole rozpočtu na předchozí rozpočtový rok. Tato částka však nesmí překročit jednu dvanáctinu prostředků stanovených ve stejné kapitole odhadu příjmů a výdajů.
4. Prostředky schválenými v odpovídající kapitole rozpočtu na předchozí rozpočtový rok, jak je uvedeno v odstavcích 2 a 3, se rozumějí prostředky, které byly odsouhlaseny v rozpočtu subjektu Unie, včetně opravných rozpočtů, po úpravě o převody uskutečněné v daném rozpočtovém roce.
5. Na žádost ředitele může správní rada v případě, že si to kontinuita činnosti subjektu Unie a potřeby řízení vyžadují, s výjimkou řádně odůvodněných případů schválit výdaje nad rámec jedné prozatímní dvanáctiny, které však nepřekračují součet čtyř prozatímních dvanáctin, pro závazky i pro platby nad rámec prozatímních dvanáctin poskytnutých automaticky podle odstavců 2 a 3.
Dodatečné dvanáctiny se schvalují jako celek a nelze je rozdělovat.
6. Nestačí-li pro určitou kapitolu schválení čtyř prozatímních dvanáctin poskytnutých v souladu s odstavcem 5 ke krytí nezbytných výdajů tak, aby nedošlo k přerušení kontinuity činnosti subjektu Unie v oblasti, na niž se příslušná kapitola vztahuje, lze výjimečně schválit překročení výše prostředků zapsaných v odpovídající kapitole rozpočtu subjektu Unie na předchozí rozpočtový rok. Správní rada v takovém případě postupuje podle odstavce 5. Celková výše prostředků dostupných v rozpočtu subjektu Unie na předchozí rozpočtový rok nebo v předloženém návrhu rozpočtu subjektu Unie však nesmí být v žádném případě překročena.
KAPITOLA 3
Zásada vyrovnanosti
Článek 19
Definice a oblast působnosti
1. Rozpočet musí být vyrovnaný co do příjmů a prostředků na platby.
2. Prostředky na závazky nesmějí převýšit částku příspěvku Unie zvýšenou o vlastní příjmy a veškeré další příjmy uvedené v článku 6.
3. U subjektů, jejichž příjmy tvoří vedle příspěvku Unie i poplatky, by tyto poplatky měly být stanoveny v takové výši, aby se zamezilo hromadění značných přebytků. Opakují-li se případy, kdy je výsledek plnění rozpočtu ve smyslu článku 97 výrazně kladný nebo záporný, musí být výše poplatků revidována.
4. Subjekt Unie si nesmí v rámci rozpočtu subjektu Unie brát půjčky.
5. Příspěvek Unie určený subjektu Unie představuje pro rozpočet subjektu Unie vyrovnávací příspěvek, který lze rozdělit do několika plateb.
6. Subjekt Unie pečlivě řídí hotovost s náležitým přihlédnutím k účelově vázaným příjmům s cílem zajistit, aby jeho hotovostní zůstatky byly omezeny na řádně odůvodněné požadavky. S žádostmi o platbu předloží podrobné a aktualizované prognózy svých skutečných požadavků na hotovost v průběhu roku, včetně informací o účelově vázaných příjmech.
Článek 20
Výsledek plnění rozpočtu za rozpočtový rok
1. Pokud je výsledek plnění rozpočtu ve smyslu článku 97 kladný, je Komisi splacen až do výše příspěvku poskytnutého během daného roku. Část výsledku plnění rozpočtu, která výši příspěvku Unie vyplaceného během daného roku převyšuje, je zanesena do rozpočtu subjektu Unie na následující rozpočtový rok jako příjem.
První pododstavec se použije i v případě, že příjem subjektu Unie tvoří vedle příspěvku Unie i poplatky.
Rozdíl mezi příspěvkem zapsaným do rozpočtu a příspěvkem skutečně vyplaceným subjektu Unie se zruší.
Subjekt Unie předloží do 31. ledna roku N odhad výsledku plnění rozpočtu za rok N - 1, který má být vrácen do rozpočtu v pozdější fázi roku N, s cílem doplnit již dostupné informace o výsledku plnění rozpočtu za rok N - 2. Tyto informace Komise náležitě zohlední při posuzování finančních potřeb subjektu Unie v roce N + 1.
2. Ve výjimečných případech, kdy zřizující akt stanoví, že příjmy z poplatků jsou účelově vázány na konkrétní výdaje, může subjekt Unie přenést zůstatek poplatků jako příjem účelově vázaný na činnosti související s poskytováním služeb, za něž jsou tyto poplatky splatné.
3. Pokud je výsledek plnění rozpočtu ve smyslu článku 97 záporný, je zanesen do rozpočtu subjektu Unie na následující rozpočtový rok v podobě prostředků na platby nebo je případně kompenzován kladným výsledkem plnění rozpočtu subjektu Unie v následujících rozpočtových rocích.
4. Příjmy nebo prostředky na platby se zapisují do rozpočtu subjektu Unie během rozpočtového procesu prostřednictvím návrhu na změnu stanoveného v článku 39 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, nebo prostřednictvím opravného rozpočtu v případě, že plnění rozpočtu subjektu Unie právě probíhá.
KAPITOLA 4
Zásada zúčtovací jednotky
Článek 21
Používání eura
Rozpočet subjektu Unie se sestavuje a plní v eurech a účty se vedou v eurech. Pro účely peněžních toků je účetní a v případě zálohových účtů správce zálohových účtů oprávněn provádět operace v jiných měnách za podmínek stanovených ve finančních pravidlech jednotlivých subjektů Unie.
KAPITOLA 5
Zásada univerzálnosti
Článek 22
Definice a oblast působnosti
Aniž je dotčen článek 23, celkové příjmy pokrývají celkové prostředky na platby. Aniž je dotčen článek 25, všechny příjmy a výdaje se vykazují v plné výši bez jakýchkoli vzájemných zápočtů.
Článek 23
Účelově vázané příjmy
1. Pro financování specifických výdajů se použijí vnější účelově vázané příjmy a vnitřní účelově vázané příjmy.
2. Vnější účelově vázané příjmy jsou tyto:
a)
finanční příspěvky členských států a třetích zemí, v obou případech včetně jejich veřejných agentur a právnických nebo fyzických osob, na určité činnosti subjektů Unie, pokud tak stanoví dohoda uzavřená mezi subjektem Unie a dotčenými členskými státy, třetími zeměmi nebo veřejnými agenturami a právnickými nebo fyzickými osobami;
b)
příjmy určené na zvláštní účel, například příjmy z nadací, podpor, darů a odkazů;
c)
finanční příspěvky na činnosti subjektů Unie, které pocházejí od třetích zemí nebo různých subjektů mimo Unii a na které se nevztahuje písmeno a):
-
příjmy z grantů ad hoc uvedených v článku 7,
-
příjmy z dohod o pověření uvedených v článku 8;
d)
vnitřní účelově vázané příjmy uvedené v odstavci 3 v rozsahu, v jakém jsou doplňkem jiných příjmů uvedených v písmenech a) až c) tohoto odstavce;
e)
příjmy z poplatků uvedených v čl. 6 odst. 2.
3. Vnitřní účelově vázané příjmy jsou tyto:
a)
příjmy od třetích osob za dodávky zboží, poskytnutí služeb nebo stavební práce provedené na jejich žádost, s výjimkou poplatků uvedených v čl. 6 odst. 1 písm. a);
b)
výnosy z prodeje vozidel, vybavení, zařízení, materiálů a vědeckých a technických přístrojů, které jsou nahrazeny novými nebo vyřazeny, je-li jejich účetní hodnota plně odepsána;
c)
příjmy plynoucí ze zpětného získání neoprávněně vyplacených částek v souladu s článkem 62;
d)
výnosy z dodávek zboží a poskytnutí služeb a stavebních prací orgánům Unie nebo jiným subjektům Unie;
e)
přijaté platby pojistného plnění;
f)
příjmy z pronájmu;
g)
příjmy z prodeje tiskovin a filmů, včetně tiskovin a filmů na elektronických nosičích;
h)
příjmy z následné úhrady daní podle čl. 25 odst. 3 písm. b).
4. Aniž je dotčen čl. 23 odst. 2 písm. e), může příslušný zřizující akt příjmy, které stanoví, také účelově vázat na specifické výdaje. Tyto příjmy představují vnitřní účelově vázané příjmy, nestanoví-li příslušný zřizující akt jinak.
5. Všechny příjmy ve smyslu odst. 2 písm. a) až c) a odst. 3 písm. a) a d) kryjí veškeré přímé či nepřímé výdaje, které vzniknou v souvislosti s dotyčnou činností nebo účelem.
6. V rozpočtu subjektu Unie jsou pro vnější účelově vázané příjmy a vnitřní účelově vázané příjmy založeny odpovídající rozpočtové položky, a pokud je to možné, je pro ně uvedena odpovídající částka.
Do odhadu příjmů a výdajů lze zapisovat jen ty částky účelově vázaných příjmů, jejichž výše je ke dni sestavení odhadu jistá.
Článek 24
Darované částky
1. Ředitel smí přijímat jakékoli částky darované subjektu Unie, zejména příjmy z nadací, dotace, dary a odkazy.
2. Přijetí darovaných částek, které by mohly vést k finančním poplatkům, podléhá předchozímu schválení správní radou, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonnou radou, která se usnese do dvou měsíců ode dne obdržení žádosti. Pokud se správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada v této lhůtě neusnese, je darovaná částka považována za přijatou.
Článek 25
Pravidla pro odečty a úpravy v důsledku kurzových rozdílů
1. Od výše žádostí o platbu, které se v tomto případě schválí jako čisté částky, lze odečíst:
a)
sankce uložené stranám zadaných veřejných zakázek nebo příjemcům grantů;
b)
slevy, náhrady a rabaty z jednotlivých faktur a výkazů nákladů;
c)
úpravy v souvislosti s neoprávněně vyplacenými částkami.
Úpravy uvedené v prvním pododstavci písm. c) lze provést přímým snížením nové průběžné platby nebo platby zůstatku poukázané stejnému příjemci platby ve stejné kapitole, ve stejném článku a ve stejném rozpočtovém roce, kdy došlo k přeplatku.
Na odečty uvedené v prvním pododstavci písm. c) se vztahují účetní pravidla Unie.
2. Ceny zboží dodávaného a služeb poskytovaných subjektu Unie, ve kterých jsou zahrnuty daně, jež vracejí členské státy podle Protokolu o výsadách a imunitách Evropské unie, jsou do rozpočtu subjektu Unie zaúčtovány bez daně za předpokladu, že se tento protokol na subjekt Unie vztahuje.
3. Ceny zboží dodávaného a služeb poskytovaných subjektu Unie, ve kterých jsou zahrnuty daně, jež vracejí třetí země na základě příslušných dohod, lze do rozpočtu subjektu Unie zaúčtovat:
a)
bez daně;
b)
včetně daně. V tomto případě se s následně vrácenou daní nakládá jako s vnitřním účelově vázaným příjmem.
4. Veškeré vnitrostátní daně dočasně hrazené subjektem Unie podle odstavců 2 a 3 jsou účtovány na prozatímních účtech, dokud je dotyčný stát nevrátí.
5. Jakýkoli záporný výsledek plnění rozpočtu se do rozpočtu subjektu Unie zapisuje jako výdaj.
6. Kurzové rozdíly, které vznikají při plnění rozpočtu subjektu Unie, mohou být navzájem započteny. Konečný výsledek, zisk nebo ztráta, se zahrne do výsledku plnění rozpočtu za daný rok.
KAPITOLA 6
Zásada specifikace
Článek 26
Obecná ustanovení
Prostředky se věcně člení do hlav a kapitol. Kapitoly se dále člení do článků a bodů.
Článek 27
Převody
1. Ředitel může převádět prostředky:
a)
z jedné hlavy do druhé do maximální výše 10 % prostředků pro daný rozpočtový rok uvedených v rozpočtové položce, ze které se převod provádí;
b)
z jedné kapitoly do druhé a z jednoho článku do druhého bez omezení.
2. Ředitel může předložit správní radě, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonné radě návrh na převod prostředků z jedné hlavy do druhé i nad rámec meze uvedené v odstavci 1. Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada má tři týdny na to, aby proti těmto převodům vznesla námitky. Po uplynutí této lhůty se považují za přijaté.
3. Návrhy na převody a převody provedené v souladu s odstavci 1 a 2 jsou doprovázeny vhodnými a podrobnými podpůrnými dokumenty popisujícími využití prostředků a odhad potřeb do konce rozpočtového roku u položek, na něž mají být prostředky připisovány, i u položek, z nichž jsou prostředky čerpány.
4. Ředitel co nejdříve informuje o všech provedených převodech správní radu. Ředitel informuje o všech převodech uskutečněných podle odstavce 2 Evropský parlament a Radu.
Článek 28
Zvláštní pravidla pro převody
1. Prostředky lze převádět pouze do položek v rozpočtu subjektu Unie, pro něž jsou v rozpočtu subjektu Unie schváleny prostředky nebo které nesou označení pro memoria.
2. Prostředky, které odpovídají účelově vázaným příjmům, lze převádět pouze tehdy, pokud se takový příjem použije k účelu, na který je vázán.
KAPITOLA 7
Zásada řádného finančního řízení
Článek 29
Zásady hospodárnosti, účinnosti a účelnosti / zásada řádného finančního řízení
1. Používání prostředků musí být v souladu se zásadou řádného finančního řízení, tj. se zásadami hospodárnosti, účinnosti a účelnosti.
2. Zásada hospodárnosti vyžaduje, aby zdroje používané subjektem Unie k výkonu jeho činnosti byly dány k dispozici ve správnou dobu, v dostatečném množství a přiměřené kvalitě a za nejvýhodnější cenu.
Zásada účinnosti se týká dosažení co nejlepšího vztahu mezi použitými zdroji a dosaženými výsledky.
Zásada účelnosti se týká dosažení konkrétních stanovených cílů a zamýšlených výsledků.
3. Subjekt Unie provádí srovnávání podle článku 50 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Srovnávání zahrnuje:
-
přezkum účinnosti horizontálních služeb subjektu Unie,
-
analýzu nákladů a přínosů sdílení služeb nebo jejich převedení na jiný subjekt Unie nebo Komisi.
Během srovnávání podle prvního a druhého pododstavce subjekt Unie přijme nezbytná opatření k tomu, aby zamezil jakémukoli střetu zájmů.
4. Pro všechny oblasti činností, na které se vztahuje rozpočet subjektu Unie, musí být stanoveny konkrétní, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově vymezené cíle. Dosažení těchto cílů se kontroluje pomocí ukazatelů výkonnosti pro každou činnost a příslušné informace předává ředitel správní radě. Tyto informace se předávají každoročně a nejpozději s dokumenty přiloženými k návrhu rozpočtu subjektu Unie.
5. Ke zdokonalení rozhodovacího procesu provádí subjekt Unie hodnocení ex ante a ex post podle pokynů vydaných Komisí. Tato hodnocení se provádějí u všech programů a činností, které jsou spojeny se značnými výdaji, a výsledky těchto hodnocení se zasílají správní radě.
6. Ředitel vypracuje v návaznosti na závěry hodnocení uvedených v odstavci 5 akční plán a o pokroku při jeho provádění podává dvakrát ročně zprávu Komisi a pravidelně pak správní radě.
7. Správní rada přezkoumává provádění akčního plánu uvedeného v odstavci 6.
Článek 30
Vnitřní kontrola plnění rozpočtu
1. Rozpočet subjektu Unie je plněn s uplatněním účelné a účinné vnitřní kontroly.
2. Pro účely plnění rozpočtu subjektu Unie se vnitřní kontrolou rozumí postup použitelný na všech úrovních řízení, jehož smyslem je poskytovat přiměřenou jistotu, že bylo dosaženo těchto cílů:
a)
účelnosti, účinnosti a hospodárnosti operací;
b)
spolehlivosti výkazů;
c)
ochrany majetku a informací;
d)
předcházení podvodům a nesrovnalostem, jejich odhalování a nápravy a následných opatření reagujících na tyto podvody a nesrovnalosti;
e)
náležitého řízení rizik souvisejících s legalitou a správností uskutečněných operací s přihlédnutím k víceleté povaze programů a k povaze dotčených plateb.
3. Účelná vnitřní kontrola vychází z osvědčených mezinárodních postupů a zahrnuje zejména:
a)
oddělení úkolů;
b)
vhodné řízení rizik a strategii kontroly zahrnující kontroly na úrovni příjemců finančních prostředků;
c)
zamezení střetu zájmů;
d)
přiměřené auditní stopy a úplnost údajů v datových systémech;
e)
postupy sledování dosažených výsledků a následná opatření reagující na zjištěné nedostatky a výjimky ve vnitřních kontrolách;
f)
pravidelné posuzování řádného fungování systému vnitřní kontroly.
4. Základem účinné vnitřní kontroly je:
a)
provádění vhodné strategie kontroly a řízení rizik koordinované na úrovni příslušných článků kontrolního řetězce;
b)
poskytnutí přístupu k výsledkům provedených kontrol všem příslušným článkům kontrolního řetězce;
c)
případné spoléhání na výroky nezávislého auditora za předpokladu, že kvalita odvedené práce je odpovídající a přijatelná a že práce byla provedena v souladu se schválenými standardy;
d)
včasné uplatňování nápravných opatření, případně včetně uložení odrazujících sankcí;
e)
odstranění několikanásobných kontrol;
f)
zlepšování poměru nákladů a přínosů kontrol.
KAPITOLA 8
Zásada transparentnosti
Článek 31
Zveřejňování účtů, rozpočtů a zpráv
1. Rozpočet subjektu Unie se sestavuje a plní a účty se předkládají v souladu se zásadou transparentnosti.
2. Shrnutí rozpočtu subjektu Unie a veškeré opravné rozpočty subjektu Unie přijaté s konečnou platností se zveřejní v Úředním věstníku Evropské unie do tří měsíců ode dne svého přijetí.
Shrnutí obsahuje pět hlavních příjmových rozpočtových položek, pět hlavních výdajových rozpočtových položek pro správní a operační rozpočet subjektu Unie, plán pracovních míst a odhad počtu smluvních zaměstnanců v přepočtu na plné pracovní úvazky, pro něž jsou v rozpočtu vyčleněny prostředky, a vyslaných národních odborníků. Ve shrnutí jsou uvedeny rovněž údaje za předchozí rok.
3. Rozpočet subjektu Unie, včetně plánu pracovních míst a opravných rozpočtů subjektu Unie, přijatý s konečnou platností, jakož i uvedení počtu smluvních zaměstnanců v přepočtu na plné pracovní úvazky, pro něž jsou v rozpočtu vyčleněny prostředky, a vyslaných národních odborníků se pro informaci předají Evropskému parlamentu a Radě, Účetnímu dvoru a Komisi a zveřejní se na internetových stránkách dotčeného subjektu Unie do čtyř týdnů ode dne svého přijetí.
4. Subjekt Unie na svých internetových stránkách zpřístupní ve standardní úpravě do 30. června následujícího rozpočtového roku informace o příjemcích finančních prostředků z rozpočtu subjektu Unie, včetně odborníků přijatých podle článku 89, v souladu s čl. 21 odst. 2, 3 a 4 nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 (7). Zveřejněné informace musí být snadno dostupné, transparentní a úplné. Při zpřístupnění těchto informací musí být řádně dodrženy požadavky na zachování důvěrnosti a bezpečnosti, zejména pokud je o ochranu osobních údajů stanovenou v nařízení (ES) č. 45/2001.
HLAVA III
SESTAVOVÁNÍ A SKLADBA ROZPOČTU
KAPITOLA 1
Sestavování rozpočtu subjektu Unie
Článek 32
Roční a víceleté programy
1. Subjekt Unie vypracuje programový dokument obsahující víceletý a roční program, přičemž zohlední pokyny stanovené Komisí.
2. Víceletý program stanoví:
-
celkové strategické plánování včetně cílů, očekávaných výsledků a ukazatelů výkonnosti,
-
plánování zdrojů včetně víceletého rozpočtu a zaměstnanců.
Plánování zdrojů zahrnuje kvalitativní a kvantitativní informace o lidských zdrojích a rozpočtových záležitostech pro účely podávání zpráv, zejména:
-
pro roky N - 1 a n informace o počtu úředníků, dočasných a smluvních zaměstnanců podle služebního řádu, jakož i vyslaných národních odborníků,
-
pro rok N - 1 odhad rozpočtových operací ve smyslu článku 97 a informace o věcném plnění poskytnutém hostitelským členským státem subjektu Unie,
-
pro rok N + 1 odhad počtu úředníků, dočasných a smluvních zaměstnanců podle služebního řádu,
-
pro následující roky orientační rozpočet a plánování personálních zdrojů.
K návrhu plánu lidských zdrojů předá Komise subjektu Unie stanovisko svých příslušných útvarů.
Pokud subjekt Unie stanovisko útvarů Komise plně nezohlední, poskytne Komisi odpovídající vysvětlení.
Plánování prostředků se jednou ročně aktualizuje. Strategické plánování se aktualizuje podle potřeby, a zejména s cílem reagovat na výsledek celkových hodnocení uvedených ve zřizujícím aktu.
3. Roční pracovní program subjektu Unie obsahuje podrobné cíle a předpokládané výsledky včetně ukazatelů výkonnosti. Obsahuje rovněž popis opatření, která mají být financována, a objem finančních a lidských zdrojů, který je na jednotlivá opatření přidělen. Roční pracovní program musí být v souladu s víceletým programem uvedeným v odstavci 1.
Je v něm jasně uvedeno, jaké úkoly subjektu Unie byly ve srovnání s předchozím rozpočtovým rokem přidány, změněny nebo zrušeny.
4. Veškeré podstatné změny ročního pracovního programu se přijímají stejným postupem jako původní pracovní program v souladu s ustanoveními zřizujícího aktu a článku 33 tohoto nařízení.
Správní rada může pověřit schvalujícího úředníka subjektu Unie výkonem pravomoci k provedení nepodstatných změn ročního pracovního programu.
Článek 33
Sestavování rozpočtu
1. Rozpočet je sestavován v souladu s ustanoveními zřizujícího aktu.
2. Subjekt Unie předá Komisi předběžný návrh odhadu svých příjmů a výdajů a obecné zásady, z nichž tento odhad vychází, do 31. ledna každého roku.
3. V souladu s článkem 37 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 předá subjekt Unie Komisi, Evropskému parlamentu a Radě odhad svých příjmů a výdajů v souladu se svým zřizujícím aktem.
4. Odhad příjmů a výdajů subjektu Unie obsahuje:
a)
plán pracovních míst, který stanoví počet stálých a dočasných pracovních míst schválených v mezích rozpočtových prostředků, a to podle platových tříd a kategorií;
b)
v případě změny počtu pracovníků na daném pracovním místě odůvodnění požadavků na nová pracovní místa;
c)
čtvrtletní odhad hotovostních plateb a příjmů hotovosti;
d)
informace o dosažení všech cílů dříve stanovených u různých činností. Výsledky hodnocení jsou přezkoumány a použity k prokázání pravděpodobných výhod, které může zvýšení nebo snížení návrhu rozpočtu subjektu Unie přinést ve srovnání s jeho rozpočtem na rok N.
5. Subjekt Unie předá Komisi, Evropskému parlamentu a Radě návrh programového dokumentu uvedeného v článku 32 do 31. ledna každého roku, jakož i všechny pozdější aktualizované verze tohoto dokumentu.
6. V rámci procesu přijímání rozpočtu předá Komise odhad subjektu Unie Evropskému parlamentu a Radě a navrhne výši příspěvku pro subjekt Unie a počet zaměstnanců, který pro něj považuje za nezbytný. Komise stanoví návrh plánu pracovních míst subjektů Unie a odhad počtu smluvních zaměstnanců a vyslaných národních odborníků v přepočtu na plné pracovní úvazky, pro něž jsou navrženy rozpočtové prostředky, jakmile Komise sestaví návrh rozpočtu.
7. Evropský parlament a Rada přijmou plán pracovních míst subjektu Unie a veškeré jeho následné změny v souladu s čl. 38 odst. 1. Plán pracovních míst je zveřejněn v příloze oddílu III („Komise“) rozpočtu.
8. Rozpočet subjektu Unie a plán pracovních míst spolu s programovým dokumentem uvedeným v článku 32 přijímá správní rada. Definitivní podoby nabývají po konečném přijetí rozpočtu, který stanoví výši příspěvku a plán pracovních míst, přičemž rozpočet subjektu Unie a plán pracovních míst jsou v případě potřeby odpovídajícím způsobem upraveny.
9. Aniž jsou dotčeny legislativní postupy pro změnu zřizujícího aktu, Komise při pověřování subjektu Unie novými úkoly předloží Evropskému parlamentu a Radě informace potřebné k posouzení dopadu nových úkolů na zdroje subjektu Unie, aby v případě potřeby přezkoumala jeho financování.
Článek 34
Opravné rozpočty
Veškeré změny rozpočtu subjektu Unie, včetně plánu pracovních míst, podléhají přijetí opravného rozpočtu stejným postupem jako původní rozpočet subjektu Unie v souladu s ustanoveními zřizujícího aktu a článkem 33 tohoto nařízení.
KAPITOLA 2
Skladba a předkládání rozpočtu subjektu Unie
Článek 35
Skladba rozpočtu subjektu Unie
Rozpočet subjektu Unie se skládá z výkazu příjmů a výkazu výdajů.
Článek 36
Rozpočtová nomenklatura
Je-li to opodstatněno povahou činnosti subjektu Unie, musí být výkaz výdajů sestaven podle nomenklatury obsahující rozčlenění podle účelu. Tuto nomenklaturu sestaví subjekt Unie a zřetelně rozlišuje mezi správními prostředky a operačními prostředky.
Článek 37
Předkládání rozpočtu subjektu Unie
Rozpočet subjektu Unie uvádí:
1)
ve výkazu příjmů:
a)
odhadované příjmy subjektu Unie za daný rozpočtový rok (rok „N“);
b)
odhadované příjmy za rok N - 1 a příjmy za rozpočtový rok N - 2;
c)
patřičné poznámky ke každé příjmové položce;
2)
ve výkazu výdajů:
a)
prostředky na závazky a na platby za rok N;
b)
prostředky na závazky a na platby za rok N - 1 a výdaje přidělené na závazky a výdaje uskutečněné v rozpočtovém roce N - 2, přičemž uskutečněné výdaje se vyjadřují také jako procentní podíl rozpočtu subjektu Unie pro rok N;
c)
souhrnný výkaz časového rozpisu plateb v následujících rozpočtových rocích určených ke splnění rozpočtových závazků přijatých v předchozích rozpočtových rocích;
d)
patřičné poznámky ke každé úrovni dělení.
Článek 38
Pravidla pro plány pracovních míst
1. Plán pracovních míst uvedený v článku 33 obsahuje vedle počtu pracovních míst schváleného pro daný rozpočtový rok počet pracovních míst schválený pro předchozí rozpočtový rok a počet skutečně obsazených pracovních míst. Tento počet představuje pro subjekt Unie absolutní mez. Nad rámec stanovené meze nesmí být provedeno žádné jmenování.
Kromě platových tříd AD 16, AD 15, AD 14 a AD 13 však správní rada může učinit v plánu pracovních míst změny do výše 10 % počtu schválených pracovních míst při splnění těchto podmínek:
a)
není ovlivněn objem prostředků pro zaměstnance za celý rozpočtový rok;
b)
není překročena mez celkového počtu pracovních míst schválená plánem pracovních míst;
c)
subjekt Unie se zúčastnil srovnávání s jinými subjekty Unie v rámci prověrky stavu zaměstnanců uspořádané Komisí.
2. Odchylně od odst. 1 druhého pododstavce mohou být účinky činnosti na částečný pracovní úvazek, která byla v souladu se služebním řádem povolena orgánem oprávněným ke jmenování, vyváženy provedením jiných jmenování. Požaduje-li zaměstnanec odnětí povolení před uplynutím dohodnuté doby, přijme subjekt Unie vhodná opatření k tomu, aby mez uvedená v odst. 1 druhém pododstavci písm. b) byla dodržena co nejdříve.
HLAVA IV
PLNĚNÍ ROZPOČTU SUBJEKTU UNIE
KAPITOLA 1
Obecná ustanovení
Článek 39
Plnění rozpočtu v souladu se zásadou řádného finančního řízení
1. Ředitel vykonává povinnosti schvalující osoby. Plní příjmy a výdaje rozpočtu v souladu s finančními pravidly subjektu Unie a zásadou řádného finančního řízení na vlastní odpovědnost a v mezích schválených prostředků.
2. Aniž je dotčena odpovědnost schvalující osoby, pokud jde o předcházení podvodům a nesrovnalostem a jejich odhalování, subjekt Unie se v oblasti předcházení podvodům podílí na činnosti Evropského úřadu pro boj proti podvodům.
Článek 40
Pověření výkonem pravomocí při plnění rozpočtu
1. Ředitel může pověřit zaměstnance subjektu Unie, na které se vztahuje služební řád, výkonem pravomocí při plnění rozpočtu za podmínek stanovených ve finančních pravidlech subjektu Unie přijatých správní radou. Pověřené osoby smějí jednat pouze v mezích pravomocí, jejichž výkonem byly výslovně pověřeny.
2. Pověřená osoba může výkonem nabytých pravomocí dále pověřit jinou osobu za podmínek stanovených v prováděcích pravidlech k tomuto nařízení uvedených v článku 114. Ke každému dalšímu pověření je nutný výslovný souhlas ředitele.
Článek 41
Střet zájmů
1. Účastníci finančních operací ve smyslu kapitoly 2 této hlavy a jiné osoby podílející se na plnění rozpočtu a na jeho správě, včetně přípravy na tuto činnost, na auditu nebo na kontrole se zdrží jakéhokoli jednání, jež by mohlo uvést jejich zájmy do střetu se zájmy subjektu Unie.
Pokud toto riziko existuje, upustí dotčená osoba od takového jednání a předloží věc příslušnému orgánu, který vydá písemné potvrzení o tom, zda střet zájmů existuje. Pokud se střet zájmů zjistí, dotčená osoba ukončí v dané věci veškerou svou činnost. Příslušný orgán učiní veškeré další vhodné kroky.
2. Pro účely odstavce 1 ke střetu zájmů dochází, je-li z rodinných důvodů, z důvodů citových vazeb, z důvodů politické nebo národní spřízněnosti, z důvodů hospodářského zájmu nebo z důvodů jiného společného zájmu s příjemcem finančních prostředků ohrožen nestranný a objektivní výkon funkcí účastníka finančních operací nebo jiné osoby podle odstavce 1.
3. Příslušný orgán uvedený v odstavci 1 je přímým nadřízeným dotčeného zaměstnance. Je-li tímto zaměstnancem ředitel, je příslušným orgánem správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada.
4. Subjekt Unie přijme pravidla pro předcházení a řešení střetu zájmů.
Článek 42
Způsob plnění rozpočtu subjektu Unie
1. Rozpočet subjektu Unie plní ředitel v útvarech, které spadají pod jeho pravomoc.
2. Ukáže-li se to nezbytným, lze externím soukromoprávním subjektům smluvně svěřit úkoly technického poradenství a správní, přípravné nebo doplňující úkoly, které nezahrnují ani výkon veřejné moci, ani použití pravomoci volného uvážení.
KAPITOLA 2
Účastníci finančních operací
Oddíl 1
Zásada oddělení funkcí
Článek 43
Oddělení funkcí
Funkce schvalující osoby a účetního jsou oddělené a vzájemně neslučitelné.
Oddíl 2
Schvalující osoba
Článek 44
Pravomoci a povinnosti schvalující osoby
1. Schvalující osoba je odpovědná za plnění příjmů a výdajů v souladu se zásadou řádného finančního řízení a za zajišťování souladu s požadavky legality a správnosti.
2. Pro účely odstavce 1 schvalující osoba v souladu s minimálními standardy přijatými správní radou, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonnou radou na základě rovnocenných standardů, které stanoví Komise pro své útvary, a s náležitým ohledem na rizika spojená s prostředím řízení a povahou financovaných akcí zavede organizační strukturu a systémy vnitřní kontroly, které jsou vhodné pro plnění jejích úkolů.
Vytvoření takové struktury a systémů vychází z komplexní analýzy rizik, která zohledňuje jejich nákladovou efektivitu.
Schvalující osoba může v rámci svých útvarů zřídit funkci odborných poradců, kteří jí budou nápomocni při kontrole rizik souvisejících s jejími činnostmi.
3. K plnění výdajů přijímá schvalující osoba rozpočtové i právní závazky, potvrzuje výdaje, schvaluje platby a provádí předběžné úkony nezbytné pro vynakládání prostředků.
4. Plnění příjmů zahrnuje sestavení odhadů pohledávek, stanovení inkasních nároků a vydávání inkasních příkazů. Případně zahrnuje vzdání se stanovených nároků.
5. Schvalující osoba uchovává podklady týkající se uskutečněných operací po dobu pěti let ode dne rozhodnutí o udělení absolutoria za plnění rozpočtu subjektu Unie. Osobní údaje uvedené v podkladech se pokud možno vymažou, nejsou-li tyto údaje potřebné pro účely rozpočtového absolutoria, kontroly nebo auditu. V každém případě se pro uchovávání provozních údajů použije čl. 37 odst. 2 nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 45
Kontroly ex ante
1. U každé operace uvedené v článku 44 se provede alespoň kontrola ex ante, která je založena na dokumentární prověrce a na dostupných výsledcích již provedených kontrol a týká se provozních a finančních hledisek dané operace.
Předmětem kontrol ex ante je zahájení a ověření operace.
2. Zahájením operace se rozumějí všechny operace, které slouží k přípravě úkonů v rámci plnění rozpočtu subjektu Unie, jež provádějí schvalující osoby uvedené v článcích 33 a 34.
3. Ověřením operace ex ante se rozumějí všechny kontroly ex ante, jež provádí schvalující osoba, aby ověřila provozní a finanční hlediska dané operace.
4. Kontroly ex ante ověřují vzájemný soulad požadovaných podkladů a dalších údajů, jež jsou k dispozici. Četnost a hloubku kontrol ex ante určuje odpovědná schvalující osoba s přihlédnutím k rizikům a hledisku nákladové efektivity. V případě pochybností si odpovědná schvalující osoba k potvrzení příslušné platby vyžádá doplňující informace nebo provede kontrolu na místě, aby v rámci kontroly ex ante získala přiměřenou jistotu.
Účelem kontrol ex ante je ověřit:
a)
řádnost výdajů a jejich soulad s platnými předpisy;
b)
uplatnění zásady řádného finančního řízení stanovené v článku 29.
Pro účely kontrol může schvalující osoba posoudit jako jedinou operaci několik podobných jednotlivých transakcí, jejichž předmětem jsou běžné výdaje na platy, důchody, náhrady výdajů na služební cesty a náklady na lékařskou péči.
5. Ověření určité operace provádějí jiní zaměstnanci než ti, kteří ji zahájili. Zaměstnanci, kteří provádějí ověření, nesmějí být podřízenými zaměstnanců, kteří operaci zahájili.
Článek 46
Kontroly ex post
1. Pověřená schvalující osoba může zavést kontroly ex post za účelem ověření operací, které již byly schváleny na základě kontrol ex ante. V závislosti na míře rizika mohou být takové kontroly prováděny na vzorku.
2. Kontroly ex post lze provádět na základě dokladů a případně i na místě.
Kontroly ex post prověřují, zda jsou operace financované z rozpočtu subjektu Unie prováděny řádným způsobem, a zejména zda jsou dodržována kritéria uvedená v čl. 45 odst. 4.
Výsledky kontrol ex post přezkoumává alespoň jednou ročně schvalující osoba s cílem odhalit případné systémové problémy. Schvalující osoba přijímá opatření k řešení těchto problémů.
Analýza rizik uvedená v odstavci 1 se přezkoumává na základě výsledků kontrol a jiných relevantních informací.
U víceletých programů stanoví schvalující osoba víceletou kontrolní strategii, v níž specifikuje povahu a rozsah kontrol v daném období a způsob měření výsledků v meziročním srovnání v rámci každoročního procesu potvrzování věrohodnosti.
3. Kontroly ex ante nesmějí provádět zaměstnanci odpovědní za kontroly ex post. Zaměstnanci odpovědní za kontroly ex post nesmějí být podřízeni zaměstnancům odpovědným za kontroly ex ante.
Pokud schvalující osoba provádí v rámci kontrol ex post finanční audity příjemců grantu, používá jasná, důsledná a transparentní auditní pravidla a dodržuje práva subjektu Unie i auditovaného subjektu.
4. Zaměstnanci odpovědní za kontrolu řízení finančních operací uvedených v odstavci 3 musí mít nezbytné odborné znalosti. Dodržují zvláštní kodex profesních standardů, který přijal subjekt Unie a který vychází ze standardů, jež přijala Komise pro své vlastní útvary.
Článek 47
Souhrnná výroční zpráva o činnosti
1. Schvalující osoba podává správní radě zprávu o plnění svých povinností ve formě výroční zprávy o činnosti, která obsahuje:
a)
informace o:
-
provádění ročního pracovního programu subjektu a plnění jeho rozpočtu a plánu personálních zdrojů uvedeného v článku 38,
-
systémech řízení a vnitřní kontroly včetně shrnutí počtu a typu interních auditů, které provedl interní auditor, útvarů interního auditu, vydaných doporučení a opatření přijatých na základě těchto doporučení a doporučení vydaných v předchozích letech, jak je uvedeno v článcích 82 a 83,
-
veškerých připomínkách Účetního dvora a opatřeních přijatých na základě těchto připomínek,
-
účetních závěrkách a zprávách o rozpočtovém a finančním řízení, aniž jsou dotčeny články 92, 96 a 97;
b)
prohlášení schvalující osoby, že není-li uvedeno jinak ve výhradách týkajících se vymezených oblastí příjmů a výdajů, má přiměřenou jistotu, že:
-
údaje obsažené ve zprávě podávají věrný a poctivý obraz skutečnosti,
-
zdroje vyčleněné na činnosti popsané ve zprávě byly použity ke stanovenému účelu a v souladu se zásadou řádného finančního řízení,
-
zavedené kontrolní postupy poskytují nezbytné záruky legality a správnosti uskutečněných operací.
Souhrnná výroční zpráva o činnosti uvádí výsledky operací vzhledem ke stanoveným cílům, rizika spojená s těmito operacemi, využití zdrojů, které byly k dispozici, a účinnost a účelnost systémů vnitřní kontroly, včetně celkového zhodnocení nákladů a přínosů kontrol.
Souhrnná výroční zpráva se předkládá k posouzení správní radě.
2. Do 1. července každého roku předá správní rada souhrnnou výroční zprávu o činnosti spolu s jejím posouzením Účetnímu dvoru, Komisi, Evropskému parlamentu a Radě.
3. Ve zřizujícím aktu mohou být v řádně odůvodněných případech stanoveny dodatečné požadavky na podávání zpráv, zejména vyžaduje-li si to povaha oblasti, v níž subjekt působí.
Článek 48
Ochrana finančních zájmů Unie
1. Pokud se zaměstnanec pověřený finančním řízením a kontrolou operací domnívá, že rozhodnutí, které má na žádost nadřízeného učinit nebo schválit, vykazuje nesrovnalost nebo porušuje zásady řádného finančního řízení nebo profesní pravidla, která tento zaměstnanec musí dodržovat, uvědomí o tom písemně ředitele, který mu písemně odpoví. Pokud ředitel nepřijme žádná opatření nebo potvrdí počáteční rozhodnutí či pokyny a pokud se zaměstnanec domnívá, že toto potvrzení není dostatečnou reakcí na jeho obavy, zaměstnanec o tom písemně informuje příslušnou komisi uvedenou v čl. 54 odst. 5 a správní radu.
2. V případě jakéhokoli protiprávního jednání, podvodu nebo korupce, které by mohly poškodit zájmy Unie, zaměstnanec uvědomí orgány a subjekty určené platnými právními předpisy. Smlouvy s externími auditory provádějícími audity finančního řízení subjektu Unie musí obsahovat povinnost externího auditora informovat schvalující osobu o jakékoli podezřelé činnosti, podvodu nebo korupci, které by mohly poškodit zájmy Unie.
Článek 49
Pověření plněním rozpočtu
Je-li výkonem pravomocí při plnění rozpočtu pověřena nebo dále pověřena jiná osoba v souladu s článkem 40, použije se na pověřenou nebo dále pověřenou schvalující osobu obdobně čl. 44 odst. 1, 2 a 3.
Oddíl 3
Účetní
Článek 50
Pravomoci a povinnosti účetního
1. Správní rada jmenuje účetního, na kterého se vztahuje služební řád a který je při výkonu svých povinností zcela nezávislý. V subjektu Unie účetní odpovídá za:
a)
řádné provádění plateb, vybírání příjmů a inkaso stanovených pohledávek;
b)
přípravu a předkládání účetní závěrky v souladu s hlavou IX;
c)
vedení účtů v souladu s hlavou IX;
d)
zavedení účetních pravidel v souladu s hlavou IX a účtové osnovy v souladu s ustanoveními přijatými účetním Komise;
e)
stanovení a validaci účetních systémů a případně validaci systémů stanovených schvalující osobou a určených k poskytnutí nebo odůvodňování účetních údajů; v tomto ohledu je účetní zmocněn kdykoli ověřovat dodržování kritérií pro validaci;
f)
správu pokladny.
2. Dva nebo více subjektů Unie může jmenovat téhož účetního.
Subjekty Unie se mohou rovněž dohodnout s Komisí, že účetní Komise jedná zároveň jako účetní subjektu Unie.
Subjekty Unie mohou rovněž účetnímu Komise svěřit část úkolů účetního subjektu Unie s ohledem na analýzu nákladů a přínosů uvedenou v článku 29.
V případech uvedených v tomto pododstavci přijmou nezbytná opatření k tomu, aby zamezily jakémukoli střetu zájmů.
3. Účetní získává od schvalující osoby veškeré informace, které jsou nezbytné k sestavování účetních závěrek poskytujících věrný a poctivý obraz finanční situace subjektu Unie a plnění rozpočtu. Schvalující osoba zaručuje spolehlivost těchto informací.
4. Než ředitel přijme účetní závěrku, schválí ji nejprve účetní, který osvědčí, že účetní závěrka s přiměřenou jistotou poskytuje věrný a poctivý obraz finanční situace subjektu Unie.
Za účelem prvního pododstavce účetní ověří, že účetní závěrka byla zpracována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a že do ní byly zaznamenány veškeré příjmy a výdaje.
Schvalující osoba poskytne veškeré informace, které účetní ke splnění svých povinností potřebuje.
Schvalující osoby nesou i nadále plnou odpovědnost za řádné využívání finančních prostředků, které spravují, za legalitu a správnost výdajů uskutečněných v jejich pravomoci a za úplnost a přesnost údajů předaných účetnímu.
5. Účetní má pravomoc provést kontrolu obdržených informací a jakoukoli další kontrolu, již považuje za nezbytnou ke schválení účetní závěrky.
V případě potřeby vznese účetní výhrady a přesně vysvětlí jejich povahu a rozsah.
6. S výhradou odstavce 7 tohoto článku a článku 51 je účetní jako jediný oprávněn spravovat hotovost a ekvivalenty hotovosti. Účetní odpovídá za jejich úschovu.
7. Účetní může při plnění svých povinností pověřit některými úkoly podřízené zaměstnance, na které se vztahuje služební řád, je-li to ke splnění jeho povinností nezbytné.
8. Úkoly, práva a povinnosti svěřené pověřeným osobám jsou stanoveny v pověřovacím aktu.
Oddíl 4
Správce zálohových účtů
Článek 51
Zálohové účty
Ukáže-li se to nezbytným, mohou být pro platby malých částek a výběr jiných příjmů uvedených v článku 6 zřízeny zálohové účty. Finanční prostředky na zálohové účty poskytuje účetní a jejich vedením jsou pověřeni jím jmenovaní správci zálohových účtů.
Maximální výši každého výdaje nebo příjmu, kterou může správce zálohových účtů vyplatit třetím osobám, nesmí přesáhnout 60 000 EUR, přičemž každý subjekt Unie tuto výši upřesní pro jednotlivé položky výdajů a příjmů. Platby ze zálohových účtů je možné provádět bankovním převodem, včetně systému přímého inkasa uvedeného v čl. 74 odst. 1, šekem nebo jiným způsobem v souladu s pokyny stanovenými účetním.
KAPITOLA 3
Odpovědnost účastníků finančních operací
Oddíl 1
Obecná pravidla
Článek 52
Odnětí pověření uděleného účastníkům finančních operací a jejich zbavení povinností
1. Pověřeným a dále pověřeným schvalujícím osobám může orgán, který je jmenoval, dočasně nebo s konečnou platností jejich pověření nebo další pověření kdykoli odejmout. Schvalující osoba může svůj souhlas s určitým dalším pověřením kdykoli odvolat.
2. Účetní nebo správce zálohových účtů nebo oba mohou být dočasně nebo s konečnou platností kdykoli zbaveni svých povinností správní radou. V takovém případě správní rada jmenuje prozatímního účetního.
3. Odstavci 1 a 2 nejsou dotčena žádná disciplinární opatření přijatá vůči účastníkům finančních operací, kteří jsou v těchto odstavcích uvedeni.
Článek 53
Odpovědnost účastníků finančních operací za protiprávní jednání, podvod nebo korupci
1. Články 52 až 56 není dotčena trestní odpovědnost, kterou mají účastníci finančních operací uvedení v článku 52 za podmínek stanovených použitelným vnitrostátním právem a platnými předpisy týkajícími se ochrany finančních zájmů Unie a boje proti korupci úředníků Unie a úředníků členských států.
2. Aniž jsou dotčeny články 54, 55 a 56, nese každá schvalující osoba, účetní či správce zálohových účtů disciplinární a finanční odpovědnost za podmínek stanovených služebním řádem. V případě jakéhokoli protiprávního jednání, podvodu nebo korupce, které mohou poškodit zájmy Unie, je věc předložena orgánům a subjektům určeným platnými právními předpisy, zejména Evropskému úřadu pro boj proti podvodům.
Oddíl 2
Pravidla vztahující se na schvalující osoby
Článek 54
Pravidla vztahující se na schvalující osoby
1. Schvalující osoba nese finanční odpovědnost za podmínek stanovených služebním řádem.
2. Finanční odpovědnost se uplatní zejména v případě, kdy schvalující osoba úmyslně nebo z hrubé nedbalosti:
a)
stanoví inkasní nárok, vydá inkasní příkaz, přidělí výdaj na závazek nebo podepíše platební příkaz v rozporu s tímto nařízením a případně s prováděcími pravidly k finančnímu nařízení subjektu Unie;
b)
opomene vystavit doklad o stanovení pohledávky nebo opomene vydat inkasní příkaz nebo zdrží jeho vydání nebo zdrží vydání platebního příkazu, a tím způsobí soukromoprávní odpovědnost subjektu Unie vůči třetím osobám.
3. Pokud se pověřená nebo dále pověřená schvalující osoba domnívá, že rozhodnutí, které má učinit, vykazuje nesrovnalost nebo je v rozporu se zásadou řádného finančního řízení, uvědomí o tom písemně orgán, který ji pověřil. Pokud orgán, který ji pověřil, vydá písemně odůvodněný příkaz k přijetí uvedeného rozhodnutí, je tato pověřená nebo dále pověřená schvalující osoba zproštěna odpovědnosti.
4. V případě pověření je schvalující osoba nadále odpovědná za účinnost a účelnost zavedených vnitřních systémů řízení a kontroly a za výběr pověřené schvalující osoby.
5. Zvláštní komise pro řešení finančních nesrovnalostí, již Komise zřídila nebo na jejíž práci se Komise podílí v souladu s čl. 73 odst. 6 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, vykonává stejné pravomoci vůči subjektu Unie jako vůči útvarům Komise, ledaže správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada rozhodne zřídit funkčně nezávislou odbornou komisi nebo se podílet na práci společné komise zřízené více orgány. V případech předložených subjekty Unie platí, že zvláštní komise pro řešení finančních nesrovnalostí, již Komise zřídila nebo na jejíž práci se Komise podílí, obsahuje jednoho zaměstnance subjektu Unie.
Na základě stanoviska komise uvedené v prvním pododstavci rozhodne ředitel o zahájení disciplinárního řízení nebo řízení z důvodu finanční odpovědnosti. Pokud komise odhalí systémové problémy, podá schvalující osobě a internímu auditorovi Komise zprávu s doporučeními. Pokud se stanovisko týká ředitele, komise tuto zprávu podá správní radě a internímu auditorovi Komise. Ředitel ve své výroční zprávě o činnosti na stanoviska komise anonymně odkáže a uvede, jaká opatření na jejich základě přijal.
6. Po každém zaměstnanci může být požadováno, aby zcela nebo zčásti nahradil škodu, která subjektu Unie vznikne v důsledku závažného pochybení, kterého se dopustí při plnění nebo v souvislosti s plněním svých povinností. Po splnění náležitostí stanovených ve služebním řádu v disciplinární oblasti přijme orgán oprávněný ke jmenování odůvodněné rozhodnutí.
Oddíl 3
Pravidla vztahující se na účetní a správce zálohových účtů
Článek 55
Pravidla vztahující se na účetní
Účetní nese disciplinární a finanční odpovědnost za podmínek a podle postupů stanovených služebním řádem. Může být odpovědný zejména za tato svá pochybení:
a)
ztrátu nebo poškození finančních prostředků, majetku nebo dokladů, které mu byly svěřeny, nebo zavinění jejich ztráty nebo poškození z nedbalosti;
b)
neoprávněnou změnu na bankovních účtech nebo poštovních žirových účtech;
c)
inkaso nebo platbu částek, které neodpovídají částkám na odpovídajících inkasních nebo platebních příkazech;
d)
opomenutí vybrat splatné příjmy.
Článek 56
Pravidla vztahující se na správce zálohových účtů
Správce zálohových účtů nese disciplinární a finanční odpovědnost za podmínek a podle postupů stanovených služebním řádem. Může být odpovědný zejména za tato svá pochybení:
a)
ztrátu nebo poškození finančních prostředků, majetku a dokladů, které mu byly svěřeny, nebo zavinění jejich ztráty nebo poškození z nedbalosti;
b)
nemožnost doložit platby, které provedl, řádnými podklady;
c)
uskutečnění platby ve prospěch jiných osob než oprávněných příjemců těchto plateb;
d)
opomenutí vybrat splatné příjmy.
KAPITOLA 4
Příjmové operace
Článek 57
Žádost o platbu
Subjekt Unie podává Komisi žádosti o vyplacení celého příspěvku Unie nebo jeho části podle čl. 19 odst. 6 za podmínek a v intervalech dohodnutých s Komisí.
Článek 58
Nakládání s úroky
Úroky plynoucí z finančních prostředků, které Komise vyplatí subjektu Unie formou příspěvku, nejsou splatné do rozpočtu.
Článek 59
Odhady pohledávek
1. Jakmile má schvalující osoba dostatečné a spolehlivé informace k opatření nebo situaci, z nichž může subjektu Unie vzniknout pohledávka, provede odhad této pohledávky.
2. Schvalující osoba odhad pohledávky upraví, jakmile se dozví o skutečnosti, která mění opatření nebo situaci, na jejichž základě byl odhad proveden.
Při vystavení inkasního příkazu v souvislosti s opatřením či situací, na jejichž základě byl odhad pohledávky proveden, schvalující osoba tento odhad upraví o odpovídající částku.
Je-li inkasní příkaz vystaven na stejnou částku jako původní odhad pohledávky, sníží se tento odhad na nulu.
Článek 60
Stanovení pohledávky
1. Stanovení pohledávky je úkon, kterým schvalující osoba:
a)
ověřuje, zda dluh existuje;
b)
určuje nebo ověřuje skutečnost a výši dluhu;
c)
ověřuje podmínky splatnosti dluhu.
2. Veškeré pohledávky identifikované jako jisté, o stanovené pevné částce a splatné se stanovují inkasním příkazem předloženým účetnímu a výzvou k úhradě zaslanou dlužníku, přičemž obojí vystavuje schvalující osoba.
3. Neoprávněně vyplacené částky musí být získány zpět.
4. Veškeré dluhy neuhrazené ke dni splatnosti stanovenému ve výzvě k úhradě jsou úročeny v souladu s nařízením v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
5. V náležitě odůvodněných případech mohou být některé běžné příjmy stanoveny předběžně. Předběžné stanovení se vztahuje na více inkasních operací, jejichž výši proto není třeba stanovovat samostatně. Před koncem rozpočtového roku upraví schvalující osoba předběžně stanovené pohledávky, aby zajistila, že jejich výše odpovídá skutečně stanoveným pohledávkám.
Článek 61
Schválení inkasa
Schválení inkasa je úkon, kterým schvalující osoba vystavením inkasního příkazu vydává pokyn účetnímu, aby inkasoval pohledávku, kterou schvalující osoba stanovila.
Článek 62
Pravidla pro inkaso
1. Účetní jedná na základě inkasních příkazů k pohledávkám řádně stanoveným schvalující osobou. Zajistí s náležitou pečlivostí, aby subjekt Unie obdržel své příjmy a aby byla zachována jeho práva.
2. Pokud nebyla částka skutečně inkasována v den splatnosti uvedený ve výzvě k úhradě, uvědomí o tom účetní schvalující osobu a bezodkladně zahájí postup k provedení inkasa jakýmikoli právními prostředky, případně včetně započtení, a není-li to možné, vymožením pohledávky.
3. Účetní inkasuje částky započtením proti případným odpovídajícím pohledávkám dlužníka vůči subjektu Unie. Tyto pohledávky musí být jisté, o stanovené pevné částce a splatné.
4. Pokud schvalující osoba hodlá zcela nebo zčásti upustit od inkasa stanovené pohledávky, ujistí se, že toto upuštění je v pořádku a je v souladu se zásadami řádného finančního řízení a proporcionality. Rozhodnutí o upuštění od inkasa musí být odůvodněno. Schvalující osoba může rozhodnutím o upuštění od inkasa pověřit jinou osobu pouze u pohledávek nižších než 5 000 EUR.
V rozhodnutí o upuštění od inkasa musí být uvedeno, jaká opatření byla k provedení inkasa přijata, a právní a skutkový stav, z něhož toto rozhodnutí vychází.
5. Schvalující osoba stanovenou pohledávku zcela nebo zčásti zruší, vede-li odhalení chyby ke zjištění, že pohledávka nebyla stanovena správně. Zrušení se provádí řádně odůvodněným rozhodnutím schvalující osoby.
Článek 63
Náležitosti inkasa
1. Po skutečném inkasu splatné pohledávky provede účetní zápis do účtů a uvědomí schvalující osobu.
2. Na všechny platby v hotovosti účetnímu je vydáno potvrzení.
3. Neurčí-li dlužník jinak, započte se jeho částečná úhrada na základě několika inkasních příkazů nejprve proti nejstarší pohledávce.
Z částečné úhrady jsou hrazeny nejprve úroky.
Článek 64
Dodatečná platební lhůta
1. Ve spolupráci se schvalující osobou může účetní poskytnout dlužníkovi dodatečnou platební lhůtu pouze na základě odůvodněné písemné žádosti dlužníka a za předpokladu, že jsou splněny tyto dvě podmínky:
a)
dlužník se zaváže k zaplacení úroků se sazbou stanovenou v článku 83 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 za celé dodatečně povolené období počínaje lhůtou uvedenou v čl. 80 odst. 3 písm. b) nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012;
b)
v zájmu ochrany práv subjektu Unie složí dlužník finanční jistotu, kterou účetní subjektu Unie akceptuje a která kryje jistinu i úroky dluhu po splatnosti.
Jistota uvedená v prvním pododstavci písm. b) může být nahrazena společným a nerozdílným ručením třetí osoby, které schválí účetní subjektu Unie.
2. Ve výjimečných případech může účetní na žádost dlužníka od požadavku na složení jistoty podle prvního pododstavce písm. b) upustit, dojde-li k názoru, že dlužník je ochoten a schopen platbu v dodatečné lhůtě uhradit, avšak není schopen složit jistotu a nachází se v obtížné situaci.
Článek 65
Seznam nároků
1. Účetní vede seznam dlužných částek, jež mají být inkasovány. Nároky subjektu Unie jsou v tomto seznamu řazeny podle data vystavení inkasního příkazu. Účetní rovněž uvede rozhodnutí o upuštění nebo částečném upuštění od inkasa stanovených částek. Tento seznam se připojí ke zprávě subjektu Unie o rozpočtovém a finančním řízení.
2. Subjekt Unie vypracuje seznam svých nároků s uvedením jmen dlužníků a výše dluhu v případech, kdy byla úhrada dluhu nařízena pravomocným soudním rozhodnutím a kdy po dobu jednoho roku od jeho vynesení nebyla uskutečněna žádná úhrada nebo žádná významná úhrada. Při zveřejňování tohoto seznamu je zohledňována ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Pokud jde o osobní údaje fyzických osob, jsou zveřejněné údaje odstraněny poté, co je dlužná částka v plném rozsahu uhrazena. Tatáž zásada platí pro osobní údaje právnických osob, jejichž oficiální název označuje jednu či více fyzických osob.
Rozhodnutí o zařazení dlužníka na seznam nároků subjektu Unie je přijímáno v souladu se zásadou proporcionality a zohledňuje zejména význam dané částky.
Článek 66
Promlčecí lhůta
Nároky subjektu Unie vůči třetím osobám a nároky třetích osob vůči subjektu Unie se promlčují po pěti letech.
Článek 67
Zvláštní ustanovení o poplatcích
Pokud subjekt Unie vybírá poplatky uvedené v čl. 6 odst. 1 písm. a), provede se na začátku každého rozpočtového roku celkový předběžný odhad těchto poplatků.
Jsou-li tyto poplatky zcela stanoveny na základě právních předpisů nebo rozhodnutí správní rady, může schvalující osoba upustit od vydání inkasního příkazu a rovnou vystavit výzvu k úhradě poté, co stanoví výši pohledávky. V tomto případě jsou uvedeny všechny podrobnosti týkající se nároku subjektu Unie. Účetní vede seznam všech výzev k úhradě a uvede počet těchto výzev a celkovou částku ve zprávě subjektu Unie o rozpočtovém a finančním řízení.
Používá-li subjekt Unie samostatný systém fakturace, zaznamenává účetní pravidelně, nejméně však jednou měsíčně úhrnnou částku poplatků přijatou do účetnictví.
Subjekt Unie poskytne služby na základě úkolů, které mu byly svěřeny, teprve poté, co byly odpovídající poplatky uhrazeny v plné výši. Ve výjimečných případech však může být služba poskytnuta i bez předchozí úhrady odpovídajícího poplatku. V případech, kdy byla služba poskytnuta bez předchozí úhrady odpovídajícího poplatku, se použijí články 60 až 66.
KAPITOLA 5
Výdajové operace
Článek 68
Rozhodnutí o financování
1. Každý výdaj musí být přidělen na závazek, potvrzen, schválen a zaplacen.
2. Každému přidělení výdajů na závazek musí předcházet rozhodnutí o financování.
3. Roční pracovní program subjektu Unie se považuje za rozhodnutí o financování u činností, na které se vztahuje, za předpokladu, že jsou v něm jasně uvedeny prvky stanovené v čl. 32 odst. 3.
4. Správní prostředky mohou být vynakládány bez předchozího rozhodnutí o financování.
Článek 69
Druhy závazků
1. Rozpočtový závazek je operace, kterou se vyhrazují prostředky nutné k pokrytí následných úhrad sloužících ke splnění právních závazků.
2. Právní závazek je úkon, kterým schvalující osoba zakládá nebo stanovuje povinnost, ze které vyplývá zatížení rozpočtu.
3. Rozpočtové závazky spadají do jedné z těchto tří skupin:
a)
individuální: rozpočtový závazek je individuální, pokud je určen příjemce grantu i částka výdajů;
b)
souhrnné: rozpočtový závazek je souhrnný, pokud alespoň jeden z prvků potřebných k identifikaci individuálního závazku není určen;
c)
předběžné: rozpočtový závazek je předběžný, pokud je určen ke krytí běžných správních výdajů a buď částka, nebo koneční příjemci nejsou s konečnou platností určeni.
Předběžný rozpočtový závazek se provádí buď uzavřením jednoho nebo více právních závazků, které zakládají nárok na následné platby, nebo přímo platbami v některých výjimečných případech týkajících se výdajů na zaměstnance.
4. Rozpočtové závazky na akce, jejichž trvání přesahuje jeden rozpočtový rok, mohou být rozloženy do ročních splátek, pouze pokud tak stanoví zřizující akt nebo základní právní akt nebo pokud se týkají správních výdajů.
Článek 70
Pravidla vztahující se na závazky
1. U všech opatření, která mohou vést k výdajům k tíži rozpočtu subjektu Unie, musí schvalující osoba před uzavřením právního závazku vůči třetí osobě přijmout rozpočtový závazek.
2. Povinnost přijmout rozpočtový závazek před přijetím právního závazku uvedená v odstavci 1 se nevztahuje na právní závazky přijaté po vyhlášení krizové situace v rámci plánu kontinuity provozu v souladu s postupy, které subjekt Unie přijal.
3. Souhrnné rozpočtové závazky pokrývají celkové náklady odpovídajících individuálních právních závazků uzavřených do 31. prosince roku N + 1.
S výhradou čl. 69 odst. 4 a čl. 87 odst. 2 musí být individuální právní závazky, které se vztahují k individuálním nebo předběžným rozpočtovým závazkům, přijaty do 31. prosince roku N.
Na konci období uvedených v prvním a druhém pododstavci zruší schvalující osoba nevyužitý zůstatek těchto rozpočtových závazků.
Částku každého individuálního právního závazku, která vyplývá ze souhrnného rozpočtového závazku, před podpisem zaznamená schvalující osoba do rozpočtových účtů a zaúčtuje k souhrnnému rozpočtovému závazku.
4. Rozpočtové a právní závazky zaznamenané v souvislosti s akcemi, jejichž trvání přesahuje jeden rozpočtový rok, mají s výjimkou výdajů na zaměstnance lhůtu pro plnění stanovenou v souladu se zásadou řádného finančního řízení.
Části těchto závazků, které nejsou uplatněny do šesti měsíců po uplynutí lhůty uvedené v prvním pododstavci tohoto odstavce, se zruší podle článku 16.
Částka rozpočtového závazku odpovídající právnímu závazku, u nějž nebyla provedena žádná platba ve smyslu článku 75 do dvou let od podpisu právního závazku, se zrušuje, kromě případů, kdy je tato částka předmětem soudního nebo rozhodčího řízení nebo kdy jsou v odvětvových pravidlech stanovena zvláštní ustanovení.
Článek 71
Kontrola závazků
1. Při přijímání rozpočtového závazku se schvalující osoba ujistí, že:
a)
výdaj byl přiřazen ke správnému bodu rozpočtu subjektu Unie;
b)
prostředky jsou k dispozici;
c)
výdaj je v souladu s platnými ustanoveními, zejména ustanoveními zřizujícího aktu, finančními pravidly každého subjektu Unie a se všemi akty přijatými na jejich základě;
d)
je dodržena zásada řádného finančního řízení.
2. Při zaznamenávání právního závazku se schvalující osoba předtím, než připojí svůj vlastnoruční nebo elektronický podpis, ujistí, že:
a)
závazek je kryt odpovídajícím rozpočtovým závazkem;
b)
výdaj je legální a řádný a v souladu s platnými ustanoveními, zejména ustanoveními zřizujícího aktu, finančními pravidly každého subjektu Unie a se všemi akty přijatými na jejich základě;
c)
je dodržena zásada řádného finančního řízení.
Článek 72
Potvrzení výdaje
Potvrzení výdaje je úkon, kterým schvalující osoba:
a)
ověřuje existenci věřitelova nároku;
b)
určuje nebo ověřuje skutečnost a výši pohledávky;
c)
ověřuje podmínky splatnosti pohledávky.
Článek 73
Potvrzování výdajů a forma doložky „předáno k platbě“
1. Výdaje jsou potvrzovány na základě podkladů, jež osvědčují věřitelův nárok a opírají se o výkaz skutečně poskytnutých služeb, skutečně provedených dodávek nebo stavebních prací nebo o jiné doklady, jež odůvodňují platbu, včetně opakujících se plateb za předplatné a vzdělávací kurzy.
2. Dříve než schvalující osoba rozhodne o potvrzení výdaje, podklady osobně zkontroluje nebo na vlastní odpovědnost ověří, že tato kontrola byla provedena.
3. Rozhodnutí o potvrzení výdaje se provádí podpisem doložky „předání k platbě“ schvalující osobou.
4. V jiném než počítačovém systému má „předání k platbě“ podobu razítka s podpisem schvalující osoby.
V počítačovém systému má „předání k platbě“ podobu potvrzení s osobním heslem schvalující osoby.
Článek 74
Schválení výdaje
1. Schválení výdaje je úkon, kterým schvalující osoba po ověření, že jsou prostředky k dispozici, vydá vystavením platebního příkazu pokyn účetnímu, aby uhradil částku výdaje, kterou schvalující osoba potvrdila.
Jestliže se v souvislosti s poskytnutými službami včetně pronájmu nebo dodání zboží provádějí pravidelné platby, může schvalující osoba na základě vlastní analýzy rizik nařídit použití systému přímého inkasa.
2. Schvalující osoba opatří platební příkaz datem a podpisem a poté jej postoupí účetnímu. Podklady schvalující osoba uchovává v souladu s čl. 44 odst. 5.
3. Platební příkaz postoupený účetnímu je případně doprovázen dokladem o tom, že majetek byl zapsán do inventárního soupisu uvedeného v čl. 106 odst. 1.
Článek 75
Druhy plateb
1. Platbu lze provést, pouze je-li prokázáno, že odpovídající akce byla provedena v souladu se základním právním aktem, smlouvou nebo dohodou o grantu; platba přitom zahrnuje jednu nebo více z těchto operací:
a)
platbu celé dlužné částky;
b)
platbu dlužné částky některým z těchto způsobů:
1)
předběžným financováním, jež může být rozloženo do několika plateb po podpisu smlouvy nebo grantové dohody nebo po obdržení rozhodnutí o udělení grantu;
2)
jednou nebo více průběžnými platbami jako protiplnění za částečné provedení akce;
3)
výplatou zůstatku dlužných částek, pokud je akce provedena v plném rozsahu.
Předběžné financování má poskytnout příjemci prostředky v hotovosti. Lze je rozdělit do více plateb v souladu se zásadou řádného finančního řízení.
Průběžnou platbou, kterou lze provádět opakovaně, je možno hradit výdaje vzniklé při provádění rozhodnutí či dohody nebo jí lze hradit služby, dodávky či stavební práce dokončené nebo dodané v průběhu plnění veřejné zakázky. Aniž je dotčen základní právní akt, lze průběžnou platbu v plném či částečném rozsahu zúčtovat s předběžným financováním.
Výdaj je uzavírán buď formou výplaty zůstatku, kterou nelze opakovat a kterou jsou zúčtovány všechny předchozí platby výdajů, nebo formou inkasního příkazu.
2. Platby uvedené v odstavci 1 se v rozpočtovém účetnictví rozlišují podle druhu a zaznamenávají se k okamžiku, ke kterému byla každá platba uskutečněna.
Článek 76
Platby omezené na dostupné finanční prostředky
Platbu výdajů provádí účetní v mezích dostupných finančních prostředků.
Článek 77
Lhůty pro výdaje
Platby výdajů se provádějí ve lhůtách stanovených v nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 a v souladu s těmito nařízeními.
KAPITOLA 6
Systémy informačních technologií
Článek 78
Elektronické řízení operací
Jsou-li příjmové a výdajové operace řízeny počítačovými systémy, mohou být dokumenty podepisovány digitálně nebo elektronicky.
Článek 79
Elektronická správa (e-Government)
Subjekt Unie vypracuje a uplatňuje jednotné standardy pro elektronickou výměnu informací se třetími osobami účastnícími se zadávacích řízení a řízení o udělení grantu. Zejména pak, nakolik je to možné, navrhne a uplatňuje řešení pro předkládání, uchovávání a zpracovávání údajů poskytnutých v rámci řízení o udělení grantu a zadávacích řízení a za tímto účelem vytvoří pro potenciální žadatele, zájemce a uchazeče jediný prostor pro výměnu elektronických údajů.
Článek 80
Řádná správa
1. Schvalující osoba bez odkladu vyhlásí nutnost poskytnout průkazné materiály nebo doklady, jejich formu a požadovaný obsah a případně i orientační harmonogram pro dokončení zadávacího řízení.
2. Pokud žadatel nebo uchazeč v důsledku zjevné administrativní chyby opomene předložit průkazné materiály nebo poskytnout vyjádření, hodnotící výbor nebo případně schvalující osoba jej požádá, kromě řádně odůvodněných případů, aby k podkladům poskytl chybějící informace či podal vysvětlení. Tyto informace či vysvětlení nesmějí podstatně měnit návrh ani podmínky nabídkového řízení.
Článek 81
Údaje o opravných prostředcích
Dotýká-li se procesní akt schvalující osoby nepříznivě práv žadatele nebo uchazeče, příjemce grantu nebo zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele, musí obsahovat údaje o dostupných správních nebo soudních opravných prostředcích, kterými je možné tento akt napadnout.
Musí být uvedena zejména povaha opravných prostředků, orgán nebo orgány, jimž se podávají, a lhůty pro jejich uplatnění.
KAPITOLA 7
Interní auditor
Článek 82
Jmenování a pravomoci a povinnosti interního auditora
1. Subjekt Unie zřídí funkci interního auditora, která je vykonávána v souladu s příslušnými mezinárodními standardy.
2. Funkci interního auditora vykonává interní auditor Komise. Interním auditorem nesmí být schvalující osoba ani účetní subjektu Unie ani Komise.
3. Interní auditor radí subjektu Unie v otázkách rizik tím, že vydává nezávislá stanoviska ke kvalitě systémů řízení a kontroly a doporučení ke zlepšení podmínek provádění operací a k podpoře řádného finančního řízení.
Interní auditor odpovídá zejména za:
a)
posuzování vhodnosti a účelnosti vnitřních systémů řízení a výkonu útvarů při provádění programů a akcí s ohledem na rizika s nimi spojená;
b)
posuzování účinnosti a účelnosti systémů vnitřní kontroly a auditu použitelných na každou operaci plnění rozpočtu subjektu Unie.
4. Interní auditor vykonává své úkoly ve vztahu ke všem činnostem a útvarům subjektu Unie. Interní auditor má úplný a neomezený přístup ke všem informacím potřebným k výkonu svých úkolů.
5. Interní auditor vezme na vědomí souhrnnou výroční zprávu schvalující osoby o činnosti i ostatní získané informace.
6. Interní auditor podává správní radě a řediteli zprávu o svých zjištěních a doporučeních.
Interní auditor podává zprávu i v kterémkoli z těchto případů:
-
nebyla zohledněna kritická rizika a doporučení,
-
provádění doporučení z minulých let je významně zpožděno.
Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada a ředitel zajistí pravidelné sledování toho, zda jsou doporučení auditu prováděna. Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada přezkoumá informace uvedené v čl. 47 odst. 1 písm. a), jakož i úplné a včasné provedení doporučení.
7. Subjekt Unie zpřístupní kontaktní údaje interního auditora všem fyzickým či právnickým osobám zapojeným do výdajových operací, aby se na interního auditora mohly obracet důvěrně.
8. Zprávy a zjištění interního auditora jsou veřejně dostupné až poté, co interní auditor schválí opatření přijatá k jejich provedení.
Článek 83
Nezávislost interního auditora
Nezávislost interního auditora, jeho odpovědnost za opatření přijatá při výkonu jeho povinností a právo interního auditora podávat žaloby u Soudního dvora Evropské unie jsou stanoveny v souladu s článkem 100 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 84
Zřízení útvaru interního auditu
1. Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada může s náležitým ohledem na nákladovou efektivitu a přidanou hodnotu zřídit útvar interního auditu, který plní své povinnosti v souladu s příslušnými mezinárodními standardy.
Účel, pravomoc a odpovědnost útvaru interního auditu jsou uvedeny v jeho stanovách a podléhají schválení správní radou, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonnou radou.
Vedoucí útvaru interního auditu vypracuje roční plán auditů tohoto útvaru mimo jiné s přihlédnutím k posouzení rizika v subjektu Unie provedenému ředitelem.
Tento plán přezkoumává a schvaluje správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada.
Útvar interního auditu podává správní radě a řediteli zprávu o svých zjištěních a doporučeních.
2. Pokud útvar interního auditu některého subjektu Unie není nákladově efektivní nebo není schopen dodržet mezinárodní standardy, může se tento subjekt Unie rozhodnout, že bude útvar interního auditu sdílet s jinými subjekty Unie, které působí ve stejné oblasti politiky.
V těchto případech se správní rady, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonné rady dotyčných subjektů Unie dohodnou na praktickém způsobu fungování sdíleného útvaru interního auditu.
3. Subjekty interního auditu účinně spolupracují prostřednictvím výměny informací a zpráv o auditu a případně prostřednictvím společného posuzování rizik a provádění společných auditů.
Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada a ředitel zajistí pravidelné sledování toho, zda jsou doporučení útvaru interního auditu prováděna.
HLAVA V
ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK
Článek 85
Obecná ustanovení
1. Pokud jde o zadávání veřejných zakázek, použije se s výhradou článku 86 hlava V nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
2. Subjekt Unie může být na svou žádost přibrán jako veřejný zadavatel při zadávání zakázek Komise nebo interinstitucionálních zakázek a při zadávání zakázek jiných subjektů Unie.
3. Subjekt Unie se podílí na ústřední databázi vyloučených zájemců a uchazečů, kterou zřídila a provozuje Komise podle článku 108 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 86
Zadávací řízení
1. Subjekt Unie může uzavřít smlouvu s Komisí, interinstitucionálními úřady a Překladatelským střediskem pro instituce Evropské unie zřízeným nařízením Rady (ES) č. 2965/94 (8) o dodávce zboží, poskytnutí služeb nebo provedení práce, které tyto subjekty zajišťují, aniž by využil postup zadávání veřejných zakázek.
2. Subjekt Unie může k pokrytí svých administrativních potřeb použít společné zadávací řízení s veřejnými zadavateli hostitelského členského státu. V tomto případě se obdobně použije článek 133 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
HLAVA VI
ZLÁŠTNÍ USTANOVENÍ O SPRÁVNÍCH PROSTŘEDCÍCH
Článek 87
Správní prostředky
1. Správní prostředky jsou nerozlišené.
2. Správní výdaje vyplývající ze smluv, které se vztahují na období delší než jeden rozpočtový rok, ať již kvůli místním zvyklostem, nebo protože se jedná o dodávky zařízení, se zapisují k tíži rozpočtu subjektu Unie toho rozpočtového roku, ve kterém se uskutečnily.
3. Subjekt Unie poskytuje každoročně do 1. července Evropskému parlamentu a Radě pracovní dokument o své politice v oblasti nemovitostí, který obsahuje tyto informace:
a)
pro každou budovu výdaje a rozlohu hrazené z prostředků odpovídajících položek v rozpočtu subjektu Unie;
b)
očekávaný vývoj globálního plánování rozlohy a lokalit v nadcházejících letech a popis projektů v oblasti nemovitostí ve fázi plánování, které již byly stanoveny;
c)
konečné podmínky a náklady a důležité informace o uskutečňování nových projektů v oblasti nemovitostí předložených dříve Evropskému parlamentu a Radě postupem podle článku 88 a neuvedených v pracovních dokumentech z předchozího roku.
Článek 88
Projekty v oblasti nemovitostí
1. U všech projektů v oblasti nemovitostí, které zřejmě budou mít významný finanční dopad na rozpočet subjektu Unie, informuje subjekt Unie Evropský parlament a Radu co nejdříve o požadované rozloze nemovitosti a o předběžném plánování, a to před případným průzkumem místního trhu v případě smluv v oblasti nemovitostí nebo před vydáním výzvy k podání nabídky v případě stavebních prací.
2. U všech projektů v oblasti nemovitostí, které zřejmě budou mít významný finanční dopad na rozpočet subjektu Unie, předloží subjekt Unie projekt v oblasti nemovitostí, včetně podrobného odhadu nákladů a jeho financování, a také seznam návrhů smluv, které mají být použity, a před uzavřením smluv požádá Evropský parlament a Radu o jejich schválení. Na žádost subjektu Unie se s předloženými dokumenty vztahujícími se k projektu v oblasti nemovitostí zachází důvěrně.
S výjimkou mimořádných nepředvídatelných okolností projedná Rada a Evropský parlament projekt v oblasti nemovitostí do čtyř týdnů ode dne, kdy jej oba orgány obdržely.
Projekt v oblasti nemovitostí se považuje za schválený, pokud během tohoto čtyřtýdenního období Evropský parlament ani Rada nepřijme rozhodnutí v neprospěch návrhu.
Jestliže Evropský parlament nebo Rada v průběhu tohoto čtyřtýdenního období vznesou opodstatněné námitky, prodlouží se toto období o dva týdny.
Přijme-li Evropský parlament nebo Rada rozhodnutí v neprospěch projektu v oblasti nemovitostí, subjekt Unie svůj návrh vezme zpět a může předložit návrh nový.
3. V případě mimořádných nepředvídatelných okolností mohou být informace stanovené v odstavci 4 předloženy společně s projektem v oblasti nemovitostí. Evropský parlament a Rada projednají projekt v oblasti nemovitostí do dvou týdnů ode dne, kdy jej oba orgány obdržely. Projekt v oblasti nemovitostí se považuje za schválený, pokud během tohoto dvoutýdenního období Evropský parlament ani Rada nepřijme rozhodnutí v neprospěch návrhu.
4. U následujících projektů v oblasti nemovitostí se má za to, že mohou mít významný finanční dopad na rozpočet subjektu Unie:
a)
koupě pozemku;
b)
koupě, prodej, přestavba, výstavba budov nebo jakýkoli projekt spojující tyto prvky, které mají proběhnout ve stejném období, jehož výše přesahuje 3 000 000 EUR;
c)
veškeré nové smlouvy týkající se nemovitostí (včetně smluv o užívání a dlouhodobých nájemních smluv a obnovení stávajících smluv za méně výhodných podmínek), na něž se nevztahuje písmeno b), s ročními výdaji ve výši alespoň 750 000 EUR;
d)
prodloužení platnosti nebo obnova stávajících smluv týkajících se nemovitostí (včetně smluv o užívání a dlouhodobých nájemních smluv) za stejných nebo výhodnějších podmínek s ročními výdaji ve výši alespoň 3 000 000 EUR.
5. Aniž je dotčen čl. 19 odst. 4, lze plán koupě budovy financovat na základě půjčky, kterou předem schválí Evropský parlament a Rada.
Smlouvy o půjčce se uzavírají a půjčky se splácejí v souladu se zásadou řádného finančního řízení a s řádným ohledem na nejlepší finanční zájmy Unie.
Pokud subjekt Unie navrhuje, aby se koupě financovala půjčkou, uvede ve finančním plánu, který se předkládá spolu se žádostí o předchozí schválení subjektem Unie, zejména maximální míru financování, dobu financování, druh financování, podmínky financování a úsporu ve srovnání s jinými druhy smluvních ujednání.
Evropský parlament a Rada projednají žádost o předchozí schválení koupě ve lhůtě čtyř týdnů ode dne, kdy oba orgány žádost obdržely, přičemž tuto lhůtu lze jednou prodloužit o dva týdny. Koupě na základě půjčky se považuje za zamítnutou, pokud ji Evropský parlament a Rada v uvedené lhůtě výslovně neschválí.
HLAVA VII
ODBORNÍCI
Článek 89
Placení externí odborníci
Na výběr odborníků se obdobně použije článek 287 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012. Tito odborníci jsou odměňováni předem oznámenou a stanovenou pevnou částkou a vybíráni na základě svých odborných schopností. Jejich výběr probíhá na základě kritérií dodržujících zásady zákazu diskriminace, rovného zacházení a neexistence střetu zájmů.
HLAVA VIII
GRANTY A CENY UDĚLOVANÉ SUBJEKTEM UNIE
Článek 90
Granty
Pokud subjekt Unie může udělovat granty v souladu se zřizujícím aktem nebo na základě pověření Komise podle čl. 58 odst. 1 písm. c) bodu iv) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, použijí se příslušná ustanovení uvedeného nařízení a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
Článek 91
Ceny
Pokud subjekt Unie může udělovat ceny v souladu se zřizujícím aktem nebo na základě pověření Komise podle čl. 58 odst. 1 písm. c) bodu iv) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, použijí se příslušná ustanovení uvedeného nařízení a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
HLAVA IX
PŘEDKLÁDÁNÍ ÚČETNÍ ZÁVĚRKY A ÚČETNICTVÍ
KAPITOLA 1
Předkládání účetní závěrky
Článek 92
Skladba účetní závěrky
Účetní závěrku subjektu Unie tvoří:
a)
finanční výkazy subjektu Unie;
b)
zprávy o plnění rozpočtu subjektu Unie.
Článek 93
Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení
1. Každý subjekt Unie vypracuje zprávu o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok.
2. Ředitel tuto zprávu předá Evropskému parlamentu, Radě, Komisi a Účetnímu dvoru do 31. března následujícího rozpočtového roku.
3. Zpráva uvedená v odstavci 2 přinejmenším uvádí, jak v absolutních hodnotách, tak v procentním vyjádření, úroveň vynakládání prostředků a souhrnné informace o převodech prostředků mezi jednotlivými rozpočtovými body.
Článek 94
Pravidla pro účetní závěrku
1. Účetní subjektu Unie uplatňuje pravidla přijatá účetním Komise založená na mezinárodně uznávaných účetních standardech pro veřejný sektor.
2. Účetní závěrka subjektu Unie uvedená v článku 92 se řídí rozpočtovými zásadami stanovenými v článcích 5 až 31. Podává věrný a poctivý obraz rozpočtových příjmových a výdajových operací.
Článek 95
Účetní zásady
Finanční výkazy uvedené v článku 92 musí podávat informace, včetně informací o účetních zásadách, způsobem zajišťujícím jejich relevanci, spolehlivost, srovnatelnost a srozumitelnost. Vypracovávají se v souladu s obecně uznávanými účetními zásadami obsaženými v účetních pravidlech uvedených v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 96
Finanční výkazy
1. Finanční výkazy se předkládají v eurech a obsahují:
a)
rozvahu a výkaz o finanční výkonnosti, v nichž se uvádějí všechna aktiva a pasiva, finanční situace a hospodářský výsledek k 31. prosinci předchozího rozpočtového roku; jsou předkládány v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
b)
výkaz peněžních toků, z něhož vyplývají částky vybrané a vyplacené během rozpočtového roku, a konečný stav pokladny;
c)
výkaz změn v čistých aktivech, který obsahuje přehled o změnách stavu rezerv v průběhu roku a souhrnné výsledky.
2. Příloha k finančním výkazům doplňuje a vysvětluje informace obsažené ve výkazech podle odstavce 1 a poskytuje všechny doplňující informace stanovené mezinárodně uznávanou účetní praxí, pokud jsou tyto informace pro činnosti subjektu Unie relevantní.
Článek 97
Zprávy o plnění rozpočtu
1. Zprávy o plnění rozpočtu se předkládají v eurech. Sestávají:
a)
ze zpráv, které shrnují všechny rozpočtové příjmové a výdajové operace rozpočtového roku;
b)
z přílohy, která doplňuje a vysvětluje informace uvedené ve zprávách.
2. Výsledek plnění rozpočtu sestává z rozdílu mezi:
-
veškerými příjmy vybranými v souvislosti s daným rozpočtovým rokem,
-
souhrnem plateb provedených z prostředků pro daný rozpočtový rok zvýšeným o přenesené prostředky pro týž rozpočtový rok.
Rozdíl uvedený v prvním pododstavci se zvýší nebo sníží jednak o čistou výši prostředků přenesených z předchozích rozpočtových roků, jež byly zrušeny, jednak o:
-
platby provedené nad rámec nerozlišených prostředků přenesených z předchozích rozpočtových roků v důsledku změn směnných kurzů eura,
-
zůstatek vyplývající z realizovaných i nerealizovaných kurzových zisků a ztrát v průběhu daného rozpočtového roku.
3. Zprávy o plnění rozpočtu mají stejnou strukturu jako samotný rozpočet subjektu Unie.
Článek 98
Předběžná účetní závěrka
1. Účetní subjektu Unie předává účetnímu Komise a Účetnímu dvoru do 1. března následujícího roku svou předběžnou účetní závěrku.
2. Účetní subjektu Unie předává účetnímu Komise do 1. března následujícího roku rovněž soubor výkazů ve standardizovaném formátu, jejž účetní Komise stanoví za účelem konsolidace.
Článek 99
Schválení konečné účetní závěrky
1. V souladu s čl. 148 odst. 1 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 předloží Účetní dvůr do 1. června následujícího roku své připomínky k předběžné účetní závěrce subjektu Unie.
2. Po obdržení připomínek Účetního dvora k předběžné účetní závěrce subjektu Unie vypracuje účetní konečnou účetní závěrku subjektu Unie v souladu s článkem 50. Ředitel účetní závěrku předá správní radě, která k ní vydá své stanovisko.
3. Účetní konečnou účetní závěrku spolu se stanoviskem správní rady předá do 1. července následujícího rozpočtového roku účetnímu Komise a Účetnímu dvoru, Evropskému parlamentu a Radě.
Účetní subjektu Unie předá účetnímu Komise do 1. července rovněž soubor výkazů ve standardizovaném formátu, jejž účetní Komise stanoví za účelem konsolidace.
4. Účetní subjektu Unie předá Účetnímu dvoru současně se svou konečnou účetní závěrkou rovněž související prohlášení vedení k auditu; kopii tohoto prohlášení předá účetnímu Komise.
Ke konečné účetní závěrce se přikládá osvědčení, v němž účetní prohlásí, že byla vypracována v souladu s touto hlavou a s platnými účetními zásadami, pravidly a metodami.
Konečná účetní závěrka subjektu Unie se do 15. listopadu následujícího roku zveřejní v Úředním věstníku Evropské unie.
5. Ředitel zašle Účetnímu dvoru odpověď na připomínky uvedené ve výroční zprávě Účetního dvora do 30. září následujícího roku. Odpovědi subjektu Unie se současně zasílají Komisi.
KAPITOLA 2
Účetnictví a inventární soupisy majetku
Oddíl 1
Společná ustanovení
Článek 100
Účetní systém
1. Účetní systém subjektu Unie slouží k organizaci rozpočtových a finančních informací tak, aby bylo možné vkládat, třídit a zaznamenávat číselné údaje.
2. Účetní systém je tvořen obecnými a rozpočtovými účty. Tyto účty jsou vedeny v eurech a za kalendářní rok.
3. Schvalující osoba může rovněž vést analytické účty.
Článek 101
Společné požadavky týkající se účetního systému orgánů
Účetní Komise přijme v souladu s článkem 152 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 účetní pravidla a harmonizovanou účtovou osnovu, které má subjekt Unie uplatňovat.
Oddíl 2
Obecné a rozpočtové účty
Článek 102
Obecné účty
Obecné účty zachycují v chronologickém pořadí s využitím metody podvojného zápisu všechny události a operace, které ovlivňují hospodářskou a finanční situaci a aktiva a pasiva subjektu Unie.
Článek 103
Účetní zápisy v obecných účtech
1. Zůstatky účtů a pohyby na obecných účtech se zapisují do účetních knih.
2. Každý účetní zápis, včetně oprav v účetních záznamech, se provádí na základě účetních dokladů, na které odkazuje.
3. Účetní systém musí umožnit při kontrole bez potíží vyhledat všechny účetní zápisy.
Článek 104
Účetní opravy
Po uzavření rozpočtového roku až do dne předložení konečné účetní závěrky provádí účetní subjektu Unie opravy, které aniž by vyvolaly platby k tíži nebo inkasa ve prospěch uvedeného rozpočtového roku, jsou nezbytné pro věrný a poctivý obraz údajů v této účetní závěrce. Tyto opravy se řídí účetními pravidly uvedenými v článku 101.
Článek 105
Rozpočtové účetnictví
1. Rozpočtové účty umožňují podrobně sledovat plnění rozpočtu subjektu Unie.
2. Pro účely odstavce 1 zaznamenávají rozpočtové účty veškeré rozpočtové příjmové a výdajové operace stanovené v hlavě IV.
Článek 106
Inventární soupis majetku
1. Subjekt Unie vede v souladu se vzorem sestaveným účetním Komise soupisy množství a hodnot veškerého hmotného, nehmotného a finančního majetku Unie.
Subjekt Unie ověřuje, zda zápisy v inventárním soupisu odpovídají skutečnosti.
2. Prodej hmotného majetku subjektu Unie se vhodným způsobem vyhlašuje.
HLAVA X
EXTERNÍ AUDIT, ABSOLUTORIUM A BOJ PROTI PODVODŮM
Článek 107
Externí audit
1. Nezávislý externí auditor ověří, zda jsou v roční účetní závěrce subjektu Unie řádně zaznamenány jeho příjmy, výdaje a finanční situace před konsolidací v rámci konečné účetní závěrky subjektu Unie.
Není-li ve zřizujícím aktu stanoveno jinak, vypracuje Účetní dvůr v případě subjektu Unie výroční zprávu v souladu s požadavky čl. 287 odst. 1 Smlouvy o fungování EU.
Při vypracovávání zprávy uvedené ve druhém pododstavci Účetní dvůr vezme v úvahu auditní činnost nezávislého externího auditora uvedeného v prvním pododstavci a opatření přijatá na základě jeho zjištění.
2. Subjekt Unie předá Účetnímu dvoru svůj rozpočet přijatý s konečnou platností. Co nejdříve informuje Účetní dvůr o všech rozhodnutích a úkonech učiněných podle článků 10, 14, 19 a 23.
3. Kontrola prováděná Účetním dvorem se řídí články 158 až 163 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 108
Harmonogram postupu udělování absolutoria
1. Není-li ve zřizujícím aktu stanoveno jinak, Evropský parlament uděluje na základě doporučení Rady do 15. května roku N + 2 řediteli absolutorium za plnění rozpočtu rozpočtového roku n. Ředitel informuje správní radu o připomínkách Evropského parlamentu obsažených v usnesení, které je k rozhodnutí o udělení absolutoria připojeno.
2. Nelze-li lhůtu stanovenou v odstavci 1 dodržet, sdělí Evropský parlament nebo Rada řediteli důvody odkladu.
3. Pokud Evropský parlament rozhodnutí o udělení absolutoria odloží, snaží se ředitel ve spolupráci se správní radou co nejdříve přijmout opatření, která by odstranila nebo umožnila odstranit překážky bránící toto rozhodnutí přijmout.
Článek 109
Postup udělování absolutoria
1. Rozhodnutí o udělení absolutoria se týká účtů všech příjmů a výdajů subjektu Unie, z nich vyplývajícího výsledku plnění rozpočtu a aktiv a pasiv subjektu Unie uvedených ve finančním výkazu.
2. Před udělením absolutoria Evropský parlament přezkoumá poté, co tak učiní Rada, účty a finanční výkazy subjektu Unie. Současně přezkoumá výroční zprávu Účetního dvora, odpovědi ředitele subjektu Unie, všechny relevantní zvláštní zprávy Účetního dvora za uvedený rozpočtový rok a jeho prohlášení o věrohodnosti týkající se spolehlivosti účetní závěrky a legality a správnosti uskutečněných operací.
3. Ředitel předloží Evropskému parlamentu na jeho žádost způsobem stanoveným v čl. 165 odst. 3 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 veškeré informace nezbytné pro hladké uplatnění postupu udělení absolutoria pro příslušný rozpočtový rok.
Článek 110
Následná opatření
1. Ředitel učiní všechna vhodná opatření, aby vyhověl připomínkám připojeným k rozhodnutí Evropského parlamentu o absolutoriu a poznámkám provázejícím doporučení o absolutoriu přijaté Radou.
2. Na žádost Evropského parlamentu nebo Rady podá ředitel zprávu o opatřeních učiněných na základě těchto připomínek a poznámek. Její kopii předá Komisi a Účetnímu dvoru.
Článek 111
Kontroly na místě prováděné Komisí, Účetním dvorem a úřadem OLAF
1. Subjekt Unie umožní zaměstnancům Komise a ostatním jí pověřeným osobám, jakož i Účetnímu dvoru přístup na svá místa a do svých prostor a ke všem údajům a informacím, včetně údajů a informací v elektronické podobě, které jsou zapotřebí k provedení jejich auditů.
2. Evropský úřad pro boj proti podvodům (OLAF) může provádět šetření včetně kontrol a inspekcí na místě v souladu s ustanoveními a postupy uvedenými v nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 (9) a nařízení Rady (Euratom, ES) č. 2185/96 (10) s cílem zjistit, zda v souvislosti s grantem nebo smlouvou udělenými podle tohoto nařízení nedošlo k podvodu, korupci nebo jinému protiprávnímu jednání ohrožujícímu finanční zájmy Unie.
3. Aniž jsou dotčeny odstavce 1 a 2, musí dohody se třetími zeměmi a mezinárodními organizacemi, smlouvy, granty a veřejné zakázky subjektu Unie obsahovat ustanovení, která Evropský účetní dvůr a úřad OLAF k provádění těchto auditů a šetření v souladu s jejich příslušnými pravomocemi výslovně zmocňují.
HLAVA XI
PŘECHODNÁ A ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 112
Žádosti Evropského parlamentu a Rady o informace
Evropský parlament, Rada a Komise jsou oprávněny získávat od subjektu Unie jakékoli informace nebo vysvětlení týkající se rozpočtových záležitostí spadajících do jejich oblasti působnosti.
Článek 113
Přijetí nového finančního nařízení subjektu Unie
Každý subjekt uvedený v článku 208 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 přijme nové finanční nařízení tak, aby vstoupilo v platnost dnem 1. ledna 2014 a v každém případě do šesti měsíců ode dne, k němuž subjekt spadá do oblasti působnosti článku 208 uvedeného nařízení poté, co získá příspěvek z rozpočtu.
Článek 114
Prováděcí pravidla k finančnímu nařízení subjektu Unie
Správní rada přijme v případě potřeby a s předchozím souhlasem Komise prováděcí pravidla k finančnímu nařízení subjektu Unie, a to na návrh jeho ředitele.
Článek 115
Zrušení
Nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 se s účinkem ode dne 1. ledna 2014 zrušuje. Článek 40 se však nadále použije do dne 31. prosince 2014 a čl. 27 odst. 4 a 7 se nadále použije do dne 31. prosince 2015.
Článek 116
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie. Použije se ode dne 1. ledna 2014. Článek 47 a čl. 82 odst. 5 se však použijí ode dne 1. ledna 2015 a článek 32 a čl. 33 odst. 5 a 8 se použijí ode dne 1. ledna 2016.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 30. září 2013.
KOMISJONI DELEGEERITUD MÄÄRUS (EL) nr 1271/2013,
30. september 2013,
raamfinantsmääruse kohta asutustele, millele viidatakse Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artiklis 208
EUROOPA KOMISJON,
võttes arvesse Euroopa Liidu toimimise lepingut,
võttes arvesse Euroopa Parlamendi ja nõukogu 25. oktoobri 2012. aasta määrust (EL, Euratom) nr 966/2012, mis käsitleb Euroopa Liidu üldeelarve suhtes kohaldatavaid finantseeskirju ning millega muudetakse nõukogu määrust (EÜ, Euratom) nr 1605/2002, (1) eriti selle artiklit 208,
ning arvestades järgmist:
(1)
Komisjoni määruse (EÜ, Euratom) nr 2343/2002 (2) (raamfinantsmääruse kohta ühenduse asutatud asutustele) aluseks oli nõukogu määrus (EÜ, Euratom) nr 1605/2002 (3). Määrus (EÜ, Euratom) nr 1605/2002 asendati määrusega (EL, Euratom) nr 966/2012. Seetõttu on määrus (EÜ, Euratom) nr 2343/2002 vaja läbi vaadata. Selguse huvides on määrus (EÜ, Euratom) nr 2343/2002 vaja asendada.
(2)
Arvesse on vaja võtta ka Euroopa Parlamendi, Euroopa Liidu Nõukogu ja Euroopa Komisjoni 19. juuli 2012. aasta ühisavaldust detsentraliseeritud asutuste kohta.
(3)
Teatavad määruse (EÜ, Euratom) nr 2343/2002 sätted tuleb läbi vaadata, et oleks võimalik arvesse võtta nende kohaldamisel saadud kogemusi.
(4)
Käesoleva määrusega tuleks kehtestada laiaulatuslikud põhimõtted ja eeskirjad, mida kohaldatakse eelarvest rahalist toetust saavate, Euroopa Liidu toimimise lepingu ning Euratomi asutamislepingu alusel loodud asutuste (edaspidi „liidu asutused”) suhtes, ilma et see mõjutaks asutamisakti. Käesoleva määruse alusel peaksid liidu asutused vastu võtma oma finantseeskirjad, mis võivad määrusest erineda ainult erandjuhtudel, kui komisjon annab selleks eelneva nõusoleku.
(5)
Ka need liidu asutused, kes rahastavad oma tegevust täielikult ise ning kelle suhtes käesolevat määrust ei kohaldata, peaksid ühtsuse huvides vajaduse korral kehtestama sarnased eeskirjad. Vastavalt Euroopa Parlamendi, nõukogu ja komisjoni 19. juuli 2012. aasta ühisavaldusele peaksid kõnealused asutused esitama Euroopa Parlamendile, nõukogule ja komisjonile eelarve täitmise kohta iga-aastase aruande ning võtma nõuetekohaselt arvesse nende esitatud taotlusi ja soovitusi.
(6)
Liidu asutused peaksid oma eelarve koostamisel ja täitmisel järgima eelarveõiguse viit aluspõhimõtet (ühtsus, õigsus, kõikehõlmavus, sihtotstarbelisus ja aastasus) ning eelarve tasakaalu, arvestusühiku, usaldusväärse finantsjuhtimise ja läbipaistvuse põhimõtteid.
(7)
Rõhutada tuleks liidu toetuse tasakaalustavat iseloomu. Liidu asutuste eelarve ülejääk, mis ületab aasta jooksul makstud liidu toetuse summat, tuleks liidu eelarvesse tagasi maksta.
(8)
Kui asutamisaktis sätestatakse, et tulud moodustuvad lisaks ühenduse toetusele tasudest ja lõivudest ning nendest saadav tulu määratakse teatavate kulude katteks, peaks liidu asutustel olema võimalus saldo sihtotstarbelise tulu vormis üle kanda.
(9)
Vaja on tagada, et tasud määratakse asjakohasel tasemel, et oleks võimalik katta teenuste osutamisega kaasnevaid kulusid ning vältida märkimisväärsete ülejääkide tekkimist.
(10)
Eelarve täitmisega seotud ülesannete delegeerimist liidu asutustele tuleb asjakohaselt põhjendada ülesannete iseloomu ja asjaomase liidu asutuse eriteadmistega, tagades samal ajal usaldusväärse finantsjuhtimise ja kulutõhususe. Delegeeritud ülesanded peaksid olema kooskõlas asutamisaktiga.
(11)
Liidu asutustel peaks olema õigus saada sihtotstarbelisi toetusi ainult juhul, kui see on sätestatud asjaomastes alusaktides ning see on asutamisaktiga lubatud.
(12)
Määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artiklist 50 tulenevalt peab liidu asutus osalema võrdlusanalüüsil liidu teiste institutsioonide ja asutustega.
(13)
Oluline on kehtestada eeskirjad, mida kohaldatakse korrapäraseid üldhindamisi käsitlevate järelduste täitmise jälgimise tarbeks koostatava tegevuskava suhtes, et tagada nende tõhus rakendamine.
(14)
Järjepideva programmitöö tagamiseks peaks liidu asutus koostama dokumendi, mis hõlmab iga-aastaseid ja mitmeaastaseid programme ning milles võetakse arvesse komisjoni suuniseid.
(15)
Liidu asutus peaks iga-aastase ja mitmeaastase programmitöö ajakava eelarvemenetlusega vastavusse viima, et tagada selle tõhusus ning kõigi programmdokumentide järjepidevus.
(16)
On vaja selgitada siseauditi ja sisekontrolli ülesannete praegust ülesehitust ning ühtlustada aruandlusnõudeid. Liidu asutuse siseauditi peaks teostama komisjoni siseaudiitor, kes peaks auditi teostama siis, kui see on kaasnevaid riske arvestades põhjendatud. Kehtestada tuleb eeskirjad, mis käsitlevad siseauditi üksuste loomist ja toimimist.
(17)
Ühtlustada tuleks aruandekohustusi. Liidu asutused peaksid esitama iga-aastase konsolideeritud tegevusaruande, mis hõlmab terviklikku teavet tööprogrammi rakendamise, eelarve, personalipoliitika kava, juhtimise ning sisekontrollisüsteemide kohta.
(18)
Liidu asutuste kulutõhususe suurendamiseks on vaja sätestada võimalus jagada teenuseid või anda neid üle mõnele teisele liidu asutusele või komisjonile. Kulutõhusust on võimalik suurendada eelkõige andes komisjoni peaarvepidajale kõik või osa liidu asutuse peaarvepidaja ülesannetest.
(19)
Vastavalt määruses (EL, Euratom) nr 966/2012 ettenähtule peaks võimalus jaotada kulukohustusi mitme eelarveaasta peale olema lubatud üksnes juhul, kui see on asutamis- või alusaktiga ette nähtud, või kui need seonduvad halduskuludega.
(20)
Sihtotstarbelist tulu käsitlevate eeskirjade kooskõlla viimiseks määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 eeskirjadega tuleb kehtestada eeskirjad sihtotstarbelise tulu diferentseerimise (sise- ja välistulu) ning nende ülekandmise kohta.
(21)
Liidu toetusest liidu asutusele tekkinud intressi kasutamist käsitlevate eeskirjade kooskõlla viimiseks määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 eeskirjadega tuleb sätestada, et saadud intresse eelarvesse ei maksta.
(22)
Määruses (EL, Euratom) nr 966/2012 sätestatakse võimalus võtta erandjuhtudel juriidiline kohustus enne eelarvelist kulukohustust. Ka liidu asutustel peaks selline võimalus olema.
(23)
Määruse (EÜ, Euratom) nr 2343/2002 ja määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 ühtsuse tagamiseks ei tohiks hangete ja toetuste suhtes kehtestada erisätteid. Ühtsete eeskirjade kohaldamine tagab liidu asutuse töö lihtsustumise ning võimaldab kasutada komisjoni koostatud suuniseid ja näidiseid.
(24)
Määruse (EÜ, Euratom) nr 2343/2002 sätete kooskõlla viimiseks määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 sätetega tuleks sätestada võimalus, mille kohaselt on liidu asutusel õigus anda auhindu.
(25)
Tegelike ja tajutavate huvide konfliktide ohu tuvastamiseks ja nõuetekohaseks kõrvaldamiseks tuleks liidu asutustelt nõuda huvide konfliktide ärahoidmist ja kõrvaldamist käsitlevate eeskirjade vastuvõtmist. Sellised eeskirjad peaksid arvesse võtma suuniseid, mis komisjon on koostanud Euroopa Parlamendi, nõukogu ja komisjoni 19. juuli 2012. aasta ühisavalduse alusel.
(26)
Sätted, milles käsitletakse kinnisvarapoliitikat, sealhulgas liidu asutuste võimalust võtta laenu ja laenuvõtmise tingimusi, tuleks viia määrusega (EL, Euratom) nr 966/2012 kooskõlla, et kõik liidu asutused ja institutsioonid kohaldaksid hiljuti kehtestatud eeskirju ühtselt.
(27)
Vajalik on kehtestada programmitööd ja aruandlust käsitlevad üleminekusätted, kuna komisjonil on vaja aega, et töötada liidu asutustega välja sobivad suunised.
(28)
Käesolev määrus peaks jõustuma järgmisel päeval pärast selle avaldamist Euroopa Liidu Teatajas, et liidu asutuste läbivaadatud finantsmäärused jõutaks aegsasti vastu võtta ja hakkaksid kehtima alates 1. jaanuarist 2014, et tagada järgmist mitmeaastast finantsraamistikku käsitlevate eeskirjade sidusus,
ON VASTU VÕTNUD KÄESOLEVA MÄÄRUSE:
I JAOTIS
ÜLDSÄTTED
Artikkel 1
Reguleerimisese
Käesoleva määrusega kehtestatakse peamised finantseeskirjad, mille alusel võtab liidu asutus vastu oma finantseeskirjad. Liidu asutuste finantseeskirjad ei tohi lahkneda käesolevast määrusest, välja arvatud juhul, kui nende konkreetsed vajadused seda eeldavad ja kui komisjon annab selleks eelnevalt nõusoleku.
Artikkel 2
Mõisted
Käesolevas määruses kasutatakse järgmisi mõisteid:
„asutamisakt”- liidu õigusakt, millega reguleeritakse liidu asutuse loomise ja tegevuse põhiaspekte;
„liidu asutuse eelarve”- vahend, milles prognoositakse ja kiidetakse heaks igaks eelarveaastaks kõik liidu asutusele vajalikuks peetavad tulud ja kulud;
„liidu asutus”- määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artiklis 208 osutatud asutused;
„haldusnõukogu”- liidu asutuse peamine organ, mis vastutab otsuste tegemise eest finants- ja eelarveküsimustes, olenemata nimetusest, mis sellele asutamisaktiga on antud;
„direktor”- isik, kes vastutab haldusnõukogu otsuste rakendamise ja liidu asutuse eelarve täitmise eest eelarvevahendite käsutajana, olenemata nimetusest, mis sellele isikule asutamisaktiga on antud;
„juhatus”- liidu asutuse organ, mis abistab haldusnõukogu ning mille ülesanded ja menetluseeskirjad on esitatud asutamisaktis.
Artikkel 3
Ajavahemikud, kuupäevad ja tähtajad
Kui ei ole sätestatud teisiti, kohaldatakse käesoleva määrusega kehtestatud tähtaegade suhtes nõukogu määrust (EMÜ, Euratom) nr 1182/71 (4).
Artikkel 4
Isikuandmete kaitse
Käesolev määrus ei piira Euroopa Parlamendi ja nõukogu direktiivis 95/46/EÜ (5) ega Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruses (EÜ) nr 45/2001 (6) sätestatud nõuete kohaldamist.
Artikkel 5
Eelarvepõhimõtete austamine
Liidu asutuse eelarve koostatakse ja seda täidetakse kooskõlas ühtsuse, eelarve õigsuse, aastasuse, tasakaalu, arvestusühiku, kõikehõlmavuse, sihtotstarbelisuse, tulemuslikku ja tõhusat sisekontrolli nõudva usaldusväärse finantsjuhtimise ning läbipaistvuse põhimõtetega, nagu need on sätestatud käesolevas määruses.
II JAOTIS
EELARVEPÕHIMÕTTED
1. PEATÜKK
Ühtsuse ja eelarve õigsuse põhimõtted
Artikkel 6
Liidu asutuse eelarve sisu
1. Liidu asutuse eelarve hõlmab järgmist:
a)
omatulud, mille alla kuuluvad kõik tasud ja lõivud, mida liidu asutusel on lubatud oma ülesannete täitmisega seoses koguda, ning igasugused muud tulud;
b)
tulud, mis saadakse asukohaliikmesriikide võimalikest rahalistest toetustest;
c)
liidu toetused;
d)
tulud, mis on ette nähtud konkreetsete kulude katteks vastavalt artikli 23 lõikele 1;
e)
liidu asutuse kulud, sealhulgas halduskulud.
2. Tasudest ja lõivudest koosnevaid tulusid kasutatakse konkreetsete kulude katteks ainult erandlikel ja nõuetekohaselt põhjendatud juhtudel, mis on sätestatud asutamisaktis.
3. Juhul kui ühes või enamas asutamisaktis sätestatakse, et selgelt kindlaks määratud ülesandeid rahastatakse eraldi, või juhul kui liidu asutus täidab talle delegeerimislepinguga usaldatud ülesandeid, peab ta selliste tulude ja kulude kohta eraldi raamatupidamisarvestust. Liidu asutus määrab iga ülesanderühma selgelt kindlaks inimressursse käsitlevates kavades, mis on lisatud artiklis 32 osutatud iga-aastasele ja mitmeaastasele programmdokumendile.
Artikkel 7
Sihtotstarbelised toetused
1. Liidu asutused võivad vastu võtta sihtotstarbelisi toetusi eelarvest ainult juhul, kui see on asutamisaktiga lubatud ja alusaktis selgesõnaliselt sätestatud.
2. Kui liidu asutusele on antud luba võtta vastu sihtotstarbelisi toetusi, lisatakse kõnealuste toetuste abil rahastatud ülesanded artikli 32 lõikes 3 osutatud iga-aastasesse tööprogrammi.
Artikkel 8
Delegeerimislepingud
1. Komisjon delegeerib liidu asutusele eelarve täitmisega seotud ülesandeid ainult juhul, kui see on tegevuse eripära ja liidu asutuse eriteadmiste tõttu nõuetekohaselt põhjendatud.
2. Liidu asutuse valikul võetakse nõuetekohaselt arvesse järgmist:
a)
kõnealuste ülesannete delegeerimise kulutõhusus;
b)
mõju asutuse juhtimisstruktuurile ja selle finants- ja inimressurssidele.
3. Juhul kui komisjon delegeerib erandkorras liidu asutusele ülesandeid:
a)
kohaldatakse liidu asutuse suhtes kõnealuste ülesannete jaoks eraldatud vahendite puhul määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artiklit 60, mitte käesoleva määruse artikleid 108 ja 109;
b)
delegeeritud ülesannetele tuleks teavitamise eesmärgil osutada artikli 32 lõikes 3 esitatud liidu asutuse iga-aastases tööprogrammis.
4. Ilma et see piiraks lõike 2 kohaldamist, konsulteerib eelarvevahendite käsutaja enne delegeerimislepingu allakirjutamist haldusnõukoguga.
Artikkel 9
Ühtsuse ja eelarve õigsuse põhimõtteid käsitlevad erieeskirjad
1. Tulusid ei tohi sisse nõuda ega kulusid maksta, kui need ei ole kantud mõnele liidu asutuse eelarvereale.
2. Kulukohustusi, mis ületavad liidu asutuse eelarves heakskiidetud assigneeringuid, ei tohi võtta ega heaks kiita.
3. Liidu asutuse eelarvesse võib kanda üksnes need assigneeringud, mis vastavad vajalikuks peetavatele kuludele.
4. Liidu asutuse eelarvest tehtud eelmaksetelt kogunenud intresse liidu asutuse eelarvesse ei maksta.
2. PEATÜKK
Aastasuse põhimõte
Artikkel 10
Määratlus
Liidu asutuse eelarvesse kantud assigneeringud kiidetakse heaks eelarveaastaks, mis kestab 1. jaanuarist 31. detsembrini.
Artikkel 11
Assigneeringute liik
1. Liidu asutuse eelarve sisaldab liigendamata assigneeringuid ning vastavalt tegevusvajadustele liigendatud assigneeringuid. Liigendatud assigneeringud koosnevad kulukohustuste assigneeringutest ja maksete assigneeringutest.
2. Kulukohustuste assigneeringud hõlmavad eelarveaastal võetud juriidiliste kohustuste koguväärtust.
3. Maksete assigneeringud hõlmavad makseid, mis tehakse eelarveaastal või eelnenud eelarveaastatel võetud juriidiliste kohustuste täitmiseks.
Artikkel 12
Tulude ja assigneeringutega seotud raamatupidamine
1. Liidu asutuse tulud, mis on nimetatud artiklis 6, kirjendatakse eelarveaasta raamatupidamises kõnealuse eelarveaasta jooksul laekunud summade alusel.
2. Liidu asutuse tuludest saadakse sama suures summas maksete assigneeringuid.
3. Eelarveaastaks heakskiidetud assigneeringuid kasutatakse üksnes selliste kulukohustuste katmiseks, mis võetakse ja makstakse kõnealusel eelarveaastal, ja eelnenud eelarveaastate kulukohustustest tulenevate tasumisele kuuluvate summade katmiseks.
4. Kulukohustused kirjendatakse raamatupidamisarvestusse kuni 31. detsembrini võetud juriidiliste kohustuste alusel.
5. Maksed kirjendatakse eelarveaasta raamatupidamisarvestusse maksete alusel, mille peaarvepidaja on teinud kõnealuse eelarveaasta 31. detsembriks.
Artikkel 13
Assigneeringute sidumine kulukohustustega
Eelarvesse kantud assigneeringud võib kulukohustustega siduda alates 1. jaanuarist pärast seda, kui eelarve on lõplikult vastu võetud.
Artikkel 14
Assigneeringute tühistamine ja järgmisse eelarveaastasse ülekandmine
1. Assigneeringud, mida ei ole kasutatud selle eelarveaasta lõpuks, mille eelarvesse need on kantud, tühistatakse. Need võib lõigete 3 ja 4 kohaselt haldusnõukogu, või kui asutamisakt seda lubab, juhtkonna otsusega, mis on tehtud hiljemalt 15. veebruaril, siiski üle kanda, kuid üksnes järgmisse eelarveaastasse, või need võib kanda järgmisse eelarveaastasse üle automaatselt lõike 5 kohaselt.
2. Üle ei tohi kanda personalikuludega seotud assigneeringuid.
3. Liigendatud kulukohustuste assigneeringutest ja liigendamata assigneeringutest, mis on jäänud eelarveaasta sulgemise järel veel kulukohustustega sidumata, võib järgmisse eelarveaastasse üle kanda:
a)
summad, mis vastavad kulukohustuste assigneeringutele;
b)
summad, mis vastavad ehitusprojektidega seotud liigendamata assigneeringutele, mille puhul enamik kulukohustustega sidumise menetluse ettevalmistusjärkudest on 31. detsembriks läbitud. Kulukohustuste võtmise menetluse ettevalmistusjärgud määratakse kindlaks iga liidu asutuse finantsmääruse rakenduseeskirjades.
Sellised summad tohib kulukohustustega siduda järgneva eelarveaasta 31. märtsini või kinnisvaraprojektidega seotud summade korral järgneva eelarveaasta 31. detsembrini.
4. Maksete assigneeringutest võib järgmisse eelarveaastasse üle kanda summad, mida on vaja olemasolevate kulukohustuste või nende kulukohustuste katmiseks, mis on seotud järgmisse eelarveaastasse üle kantud kulukohustuste assigneeringutega, kui järgneva eelarveaasta asjaomastel eelarveridadel ettenähtud maksete assigneeringud ei ole vajaduste katmiseks piisavad.
Asjaomane liidu asutus kasutab kõigepealt jooksvaks eelarveaastaks heakskiidetud assigneeringuid ega kasuta eelnevast eelarveaastast üle kantud assigneeringuid enne, kui esimesena nimetatud on ammendunud.
5. Liigendamata assigneeringud, mis vastavad eelarveaasta lõpu seisuga nõuetekohaselt lepingute alusel võetud kohustustele, kantakse automaatselt üle üksnes järgmisse eelarveaastasse.
6. Ülekantud assigneeringud, mis on N + 1 aasta 31. märtsiks sidumata, tühistatakse automaatselt ning kajastatakse raamatupidamises.
Artikkel 15
Sihtotstarbelise tulu järgmisse eelarveaastasse ülekandmise eeskirjad
Artiklis 23 nimetatud sihtotstarbelise tulu ning sellisest tulust tulenevate kasutamata ja 31. detsembril kättesaadavate assigneeringute järgmisse eelarveaastasse ülekandmine toimub kooskõlas järgmiste eeskirjadega:
a)
sihtotstarbeline välistulu kantakse järgmisse eelarveaastasse üle automaatselt ja tuleb asjaomase programmi või meetmega seotud tegevuse lõpuleviimise hetkeks täielikult ära kasutada; programmi või meetme viimasel aastal saadud sihtotstarbelist välistulu võib kasutada jätkuprogrammi või -meetme esimesel aastal;
b)
sihtotstarbeline sisetulu kantakse üle ainult järgmisse eelarveaastasse, v.a artikli 23 lõike 3 punktis f määratletud sihtotstarbeline sisetulu, mis kantakse üle automaatselt.
Liidu asutus esitab komisjonile hiljemalt N + 1 aasta 1. juuniks teabe ülekantud sihtotstarbelise tulu kasutamise kohta.
Artikkel 16
Assigneeringute vabastamine
Kui assigneeringud vabastatakse mis tahes eelarveaastal, mis järgneb eelarveaastale, mil assigneeringud liidu asutuse eelarvesse kanti, nendest rahastatavate meetmete täieliku või osalise rakendamata jätmise tõttu, tühistatakse asjaomased assigneeringud.
Artikkel 17
Kulukohustused
1. Iga aasta 15. oktoobrist võib jooksvaid halduskulusid eelnevalt siduda kulukohustustega järgnevaks eelarveaastaks ettenähtud assigneeringute arvelt. Sellised kulukohustused ei tohi siiski ületada ühte neljandikku haldusnõukogu otsustatud jooksva eelarveaasta asjaomasel eelarvereal esitatud assigneeringutest. Need ei tohi olla seotud uute sellist liiki kuludega, mida ei ole liidu asutuse viimases nõuetekohaselt vastuvõetud eelarves veel üldiselt heaks kiidetud.
2. Kulusid, mis tuleb tasuda ette, näiteks üürikulud, võidakse tasuda alates 1. detsembrist järgmise eelarveaasta assigneeringute arvelt. Sel juhul ei kehti punktis 1 nimetatud piirang.
Artikkel 18
Liidu asutuse eelarve vastuvõtmise hilinemise korral kohaldatavad eeskirjad
1. Kui liidu asutuse eelarvet ei ole eelarveaasta alguseks lõplikult vastu võetud, kohaldatakse lõigetes 2-6 sätestatud eeskirju.
2. Kulukohustusi võib võtta ja makseid teha lõikes 3 sätestatud piirides.
3. Kulukohustusi võib võtta iga peatüki kohta kõige rohkem ühe neljandiku piires eelnenud eelarveaastaks asjaomases peatükis heakskiidetud assigneeringute kogusummast pluss üks kaheteistkümnendik iga möödunud kuu eest.
Koostatavas tulude ja kulude eelarvestuses ette nähtud assigneeringuid ei tohi ületada.
Makseid võib teha igas kuus iga peatüki kohta kõige rohkem ühe kaheteistkümnendiku piires eelnenud eelarveaastaks asjaomases peatükis heakskiidetud assigneeringutest. Kõnealune summa ei või aga ületada üht kaheteistkümnendikku tulude ja kulude eelarvestuse samas peatükis kavandatud assigneeringutest.
4. Eelnenud eelarveaastaks asjaomases peatükis heakskiidetud assigneeringuid, mis on sätestatud lõigetes 2 ja 3, tuleb mõista assigneeringutena, mis sisalduvad hääletusel vastuvõetud liidu asutuse eelarves, sealhulgas paranduseelarvetes, pärast kõnealuse eelarveaasta jooksul tehtud ümberpaigutuste arvessevõtmiseks tehtud korrigeerimist.
5. Kui liidu asutuse tegevuse järjepidevus ja haldusvajadused seda nõuavad, võib haldusnõukogu direktori taotlusel lubada nii kulukohustuste kui ka maksete assigneeringute puhul ühte ajutist kaheteistkümnendikku ületavaid, kuid, v.a nõuetekohaselt põhjendatud juhtudel, kokku mitte rohkem kui nelja ajutise kaheteistkümnendiku suuruseid kulusid lisaks nendele assigneeringutele, mis muutuvad automaatselt kättesaadavaks vastavalt lõigetele 2 ja 3.
Täiendavad kaheteistkümnendikud kiidetakse heaks tervikuna ja need ei ole jagatavad.
6. Kui teatava peatüki puhul ei piisa neljast lõike 5 kohaselt kinnitatud kaheteistkümnendikust selliste kulude katmiseks, mis on vajalikud, et vältida asjaomase peatükiga hõlmatud valdkonnas liidu asutuse tegevuse järjepidevuse katkemist, võib erandkorras anda loa ületada eelnenud eelarveaastal vastavasse liidu asutuse eelarvepeatükki kantud assigneeringute summat. Haldusnõukogu toimib lõikes 5 sätestatud korras. Siiski ei või mingil juhul ületada liidu asutuse eelnenud eelarveaasta eelarves ega esitatud eelarveprojekti kohaselt kättesaadavate assigneeringute kogusummat.
3. PEATÜKK
Tasakaalu põhimõte
Artikkel 19
Määratlus ja reguleerimisala
1. Tulud ja maksete assigneeringud peavad olema tasakaalus.
2. Kulukohustuste assigneeringud ei tohi ületada liidu toetuse summat, millele lisanduvad omatulud ja muud artiklis 6 nimetatud tulud.
3. Asutustele, mille tulud tulenevad lisaks liidu toetusele tasudest ja lõivudest, tuleb tasud kehtestada tasemel, millega välditakse märkimisväärse ülejäägi kogunemist. Artiklis 97 nimetatud märkimisväärse ülejäägi või puudujäägi kordumise korral vaadatakse tasude ja lõivude tase uuesti läbi.
4. Liidu asutused ei või liidu asutuse eelarve raames laenu võtta.
5. Liidu asutusele makstav liidu toetus kujutab liidu asutuse eelarve jaoks tasakaalustavat toetust ning seda võib maksta mitmes osas.
6. Liidu asutus juhib rahavooge rangelt ja sihtotstarbelisi tulusid arvestades, et tema sularahasaldo piirduks nõuetekohaselt põhjendatud vajadustega. Oma väljamaksete taotlustes esitab liidu asutus üksikasjaliku ja ajakohase prognoosi kogu aasta tõenäolise sularahavajaduse kohta, kaasa arvatud teave sihtotstarbeliste tulude kohta.
Artikkel 20
Eelarveaasta täitmise tulemus
1. Kui eelarve on artikli 97 tähenduses ülejäägis, makstakse ülejääk kuni aasta jooksul makstud liidu toetuse summas komisjonile tagasi. Eelarve ülejääk, mis ületab aasta jooksul makstud liidu toetuse summat, kantakse järgmise eelarve aasta tuluna liidu asutuse eelarvesse.
Esimest lõiku kohaldatakse ka juhul, kui liidu asutuse tulud tulenevad lisaks liidu toetusele ka tasudest ja lõivudest.
Eelarvesse kantud toetuse ja liidu asutusele tegelikult makstud toetuse vahe tühistatakse.
Selleks et täiendada olemasolevat teavet aasta N - 2 ülejäägi kohta, esitavad liidu asutused hiljemalt N aasta 31. jaanuariks prognoosi aasta N - 1 eelarve ülejäägi kohta, mis kantakse aasta N jooksul tagasi eelarvesse. Seda teavet võtab komisjon nõuetekohaselt arvesse liidu asutuste N + 1 eelarveaasta rahastamisvajaduste hindamisel.
2. Erandjuhtudel, kui asutamisaktis sätestatakse, et tasudest ja lõivudest saadav tulu määratakse teatavate kulude katteks, võib liidu asutus üle kanda tasude ja lõivude saldo sihtotstarbelise tuluna selliste toimingute puhul, mis on seotud selliste teenuste osutamisega, mille suhtes kõnealused tasud kehtestati.
3. Kui eelarve on artikli 97 tähenduses puudujäägis, kantakse see liidu asutuse järgmise aasta eelarvesse maksete assigneeringuna või tehakse võimaluse korral tasaarvestus liidu asutuse järgmiste eelarveaastate ülejäägist.
4. Tulud ja maksete assigneeringud kantakse liidu asutuse eelarvesse eelarvemenetluse käigus määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artikli 39 kohaselt esitatava kirjaliku muutmisettepaneku abil, või liidu asutuse eelarve täitmise ajal paranduseelarve abil.
4. PEATÜKK
Arvestusühiku põhimõte
Artikkel 21
Euro kasutamine
Liidu asutuse eelarve koostatakse ja täidetakse ning raamatupidamise aastaaruanne esitatakse eurodes. Rahavoogude osas võivad peaarvepidaja ja, kui tegemist on avansikontodega, avansikontode haldajad teha tehinguid muudes vääringutes vastavalt iga liidu asutuse finantseeskirjades sätestatule.
5. PEATÜKK
Kõikehõlmavuse põhimõte
Artikkel 22
Määratlus ja reguleerimisala
Ilma et see piiraks artikli 23 kohaldamist, katab kogutulu maksete assigneeringute kogusumma. Ilma et see piiraks artikli 25 kohaldamist, kajastatakse kõiki tulusid ja kulusid täies mahus neid vastastikku korrigeerimata.
Artikkel 23
Sihtotstarbeline tulu
1. Sihtotstarbelisi välis- ja sisetulusid kasutatakse teatavate kulukategooriate rahastamiseks.
2. Sihtotstarbeliste välistulude hulka kuuluvad:
a)
liikmesriikide ja kolmandate riikide, sealhulgas mõlemal juhul nende avalik-õiguslike asutuste ning üksuste ja füüsiliste isikute rahaline osalus teatavas liidu asutuste tegevuses, kuivõrd see on sätestatud liidu asutuste, liikmesriikide, kolmandate riikide, avalik-õiguslike asutuste ning üksuste ja füüsiliste isikute vahel sõlmitud lepingus;
b)
sihtotstarbelised tulud, nagu sihtkapitalina saadud tulu, toetused, kinked ja annakud;
c)
kolmandate riikide või erinevate liiduväliste asutuste rahaline osalus, mis ei ole hõlmatud punktiga a, liidu asutuste tegevuses;
-
artiklis 7 osutatud sihtotstarbelistest toetustest saadud tulu;
-
artiklis 8 osutatud delegeerimislepingutest saadud tulu;
d)
lõikes 3 osutatud sihtotstarbeline sisetulu, kuivõrd see täiendab muud käesoleva lõike punktides a-c nimetatud tulu;
e)
artikli 6 lõikes 2 osutatud tasudest ja lõivudest saadud tulu;
3. Sihtotstarbeliste sisetulude hulka kuuluvad:
a)
kolmandatelt isikutelt saadud tulu, mis on laekunud nende tellimusel tarnitud kaupade, osutatud teenuste või tehtud ehitustööde eest, välja arvatud artikli 6 lõike 1 punktis a nimetatud tasud ja lõivud;
b)
tulu väljavahetatavate või mahakantavate sõidukite, seadmete, sisseseade, materjalide ning teadusliku ja tehnilise aparatuuri müügist, kui bilansiline väärtus on täielikult amortiseerunud;
c)
tulu ebaõigesti makstud summade tagasimaksmisest vastavalt artiklile 62;
d)
tulu liidu institutsioonidele või teistele liidu asutustele tarnitud kaupade, osutatud teenuste ja tehtud ehitustööde eest;
e)
laekunud kindlustusmaksed;
f)
üüritulu;
g)
väljaannete ja filmide, sealhulgas elektroonilisel andmekandjal olevate väljaannete ja filmide müügist saadud tulu;
h)
tulu, mis tekib tagastatud maksudest vastavalt artikli 25 lõike 3 punktile b.
4. Ilma et see piiraks artikli 23 lõike 2 punkti e kohaldamist, võib asjaomase asutamisaktiga samuti ette näha tulu, mida kasutatakse sihtotstarbeliselt teatavateks kuludeks. Selline tulu kuulub sihtotstarbelise sisetulu hulka, kui asjaomasest asutamisaktist ei tulene teisiti.
5. Kõikide lõike 2 punktides a-c ning lõike 3 punktides a-d sätestatud tulude arvelt kaetakse kõik asjaomase tegevuse või eesmärgiga seotud otsesed ja kaudsed kulud.
6. Liidu asutuse eelarve sisaldab ridu, millele on kantud sihtotstarbelised välis- ja sisetulud ning võimaluse korral märgitud ka summad.
Tulude ja kulude eelarvestusse võib kanda üksnes sellised sihtotstarbelise tulu summad, mille suurus on eelarvestuse koostamise kuupäeva seisuga kindel.
Artikkel 24
Annetused
1. Direktor võib vastu võtta kõik liidu asutusele tehtud annetused, nagu sihtkapital, toetused, kinked ja annakud.
2. Selliste annetuste vastuvõtmise, millega võib kaasneda teatav rahaline tasu, peab eelnevalt heaks kiitma haldusnõukogu või, kui asutamisakt seda lubab, juhatus, kes teeb otsuse kahe kuu jooksul alates talle taotluse esitamisest. Kui haldusnõukogu või, kui asutamisakt seda lubab, juhatus ei ole nimetatud ajavahemiku jooksul otsust teinud, loetakse annetus heakskiidetuks.
Artikkel 25
Mahaarvamist ja vahetuskursierinevuste korrigeerimist käsitlevad eeskirjad
1. Maksetaotlustest, mis seejärel kinnitatakse maksmiseks netosummas, võib maha arvata:
a)
hankelepingu pooltele või toetusesaajatele määratud rahalised karistused;
b)
konkreetsetes arvetes ja kuluaruannetes sisalduvad allahindlused, tagasimaksed ja hinnavähendid;
c)
alusetult makstud summade korrigeerimised.
Esimese lõigu punktis c nimetatud korrigeerimisi võib teha otsese mahaarvamisena samale maksesaajale tehtavast uuest vahemaksest või lõppmaksest, mis tehakse sellel eelarveaastal ning sellest peatükist ja artiklist, mille arvelt ülemäärane makse tehti.
Esimese lõigu punktis c osutatud mahaarvamiste suhtes kohaldatakse liidu raamatupidamiseeskirju.
2. Liidu asutusele tarnitud toodete või osutatud teenuste maksumus, mis sisaldab maksusid, mille liikmesriigid Euroopa Liidu privileegide ja immuniteetide protokolli kohaselt tagastavad, kantakse liidu asutuse eelarvesse maksudeta summadena, tingimusel et protokolli liidu asutuse suhtes kohaldatakse.
3. Liidu asutusele tarnitud toodete või osutatud teenuste maksumuse, mis sisaldab maksusid, mille kolmandad riigid asjaomaste kokkulepete põhjal tagastavad, võib liidu asutuse eelarvesse kanda järgmiselt:
a)
maksudeta summadena;
b)
makse sisaldavate summadena. Sellisel juhul käsitatakse tagastatud makse hiljem sihtotstarbelise sisetuluna.
4. Igasugused siseriiklikud maksud, mille liidu asutus vastavalt lõigule 2 ja 3 ajutiselt tasub, kirjendatakse vahekontole, kuni asjaomane riik need tagastab.
5. Kui eelarve on puudujäägis, kantakse see liidu asutuse eelarvesse kuluna.
6. Liidu asutuse eelarve täitmisel ilmnevaid vahetuskursierinevusi võib korrigeerida. Lõplik kasum või kahjum kajastatakse eelarveaasta saldos.
6. PEATÜKK
Sihtotstarbelisuse põhimõte
Artikkel 26
Üldsätted
Assigneeringud kantakse eelarvesse sihtotstarbelistena jaotiste ja peatükkide kaupa. Peatükid jaotatakse omakorda artikliteks ja punktideks.
Artikkel 27
Ümberpaigutused
1. Direktor võib assigneeringuid ümber paigutada:
a)
ühest jaotisest teise maksimaalselt 10 % ulatuses eelarveaasta assigneeringutest, mis on kantud reale, kust ümberpaigutus tehakse;
b)
ühest peatükist teise ja ühest artiklist teise ilma piiranguteta.
2. Lõikes 1 nimetatud piirmäära ületamisel võib direktor ühest jaotisest teise ümberpaigutuste tegemiseks esitada ettepaneku haldusnõukogule või, kui asutamisakt seda lubab, juhatusele. Haldusnõukogul või, kui asutamisakt seda lubab, juhatusel on selliste ümberpaigutuste vaidlustamiseks aega kolm nädalat. Nimetatud ajavahemiku möödumisel loetakse ümberpaigutus heakskiidetuks.
3. Ettepanekutele assigneeringute ümberpaigutamiseks ning lõigete 1 ja 2 kohaselt ümberpaigutatud assigneeringutele lisatakse asjakohased ja üksikasjalikud tõendavad dokumendid, milles on kirjeldatud assigneeringute kasutamist ja esitatud vajalike assigneeringute eelarvestused eelarveaasta lõpuni nende eelarverubriikide kohta, kuhu assigneeringud kantakse, ja nende rubriikide kohta, mille arvelt need võetakse.
4. Direktor teatab kõikidest tehtud ümberpaigutustest haldusnõukogule niipea kui võimalik. Direktor teavitab Euroopa Parlamenti ja nõukogu kõigist lõike 2 kohaselt tehtud ümberpaigutustest.
Artikkel 28
Erisätted ümberpaigutamiste kohta
1. Assigneeringuid võib ümber paigutada ainult sellistele liidu asutuse eelarve ridadele, mille jaoks on liidu asutuse eelarves heakskiidetud assigneeringuid või mis on varustatud märkega „pro memoria”.
2. Sihtotstarbelisele tulule vastavaid assigneeringuid võib ümber paigutada üksnes juhul, kui sellist tulu kasutatakse sel otstarbel, milleks see ette on nähtud.
7. PEATÜKK
Usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõte
Artikkel 29
Säästlikkuse, tõhususe ja tulemuslikkuse põhimõte / usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõte
1. Assigneeringuid kasutatakse usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtete kohaselt, milleks on säästlikkus, tõhusus ja tulemuslikkus.
2. Säästlikkuse põhimõte tähendab, et vahendid, mida liidu asutus oma tegevuses kasutab, tehakse õigel ajal kättesaadavaks ning et nende kogus ja kvaliteet on sobivad ja nende hind võimalikult soodne.
Tõhususe põhimõte tähendab parimat võimalikku suhet kasutatud vahendite ja saavutatud tulemuste vahel.
Tulemuslikkuse põhimõte tähendab seatud eesmärkide ja kavandatud tulemuste saavutamist.
3. Liidu asutus teostab määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artiklis 50 osutatud võrdlusanalüüsi.
Võrdlusanalüüs hõlmab:
-
liidu asutuse horisontaalsete talituste tõhususe läbivaatamist;
-
talituste jagamise kulutõhususe analüüsi või nende täielikku üleandmist mõnele teisele liidu asutusele või komisjonile.
Esimeses ja teises lõigus osutatud võrdlusanalüüsi tehes võtab liidu asutus huvide konflikti vältimiseks vajalikud meetmed.
4. Kõikidele liidu asutuse eelarvega hõlmatud tegevusvaldkondadele seatakse täpsed, mõõdetavad, saavutatavad, asjakohased ja ajaliselt piiritletud eesmärgid. Nende eesmärkide saavutamist jälgitakse tegevuskohaste tulemusnäitajate abil ja direktor esitab haldusnõukogule vastava teabe. Nimetatud teave esitatakse kord aastas ja hiljemalt liidu asutuse eelarveprojektile lisatavates dokumentides.
5. Otsuste tegemise parandamiseks teeb liidu asutus nii eel- kui ka järelhindamisi komisjoni antud juhiste kohaselt. Selliseid hindamisi tehakse kõikide programmide ja meetmete puhul, millega kaasnevad märkimisväärsed kulud, ja hindamistulemused saadetakse haldusnõukogule.
6. Direktor koostab tegevuskava, et teostada lõikes 5 osutatud hindamisi käsitlevate järelduste täitmise järelevalvet, ning esitab kaks korda aastas komisjonile ja korrapäraselt haldusnõukogule aruande tehtud edusammude kohta.
7. Haldusnõukogu kontrollib lõikes 6 osutatud tegevuskava rakendamist.
Artikkel 30
Eelarve täitmise sisekontroll
1. Liidu asutuse eelarvet täidetakse tulemuslikku ja tõhusat sisekontrolli rakendades.
2. Liidu asutuse eelarve täitmisel tähendab sisekontroll kõigil juhtimistasanditel rakendatavat protsessi ning see on loodud piisava kindluse tagamiseks järgmiste eesmärkide saavutamisel:
a)
tegevuse tulemuslikkus, tõhusus ja säästlikkus;
b)
aruandluse usaldusväärsus;
c)
varade ja teabe säilimine;
d)
pettuste ja eeskirjade eiramiste ärahoidmine, tuvastamine ja kõrvaldamine ning pettuste ja eeskirjade eiramiste kõrvaldamise suhtes võetavad järelmeetmed;
e)
raamatupidamisarvestuse aluseks olevate tehingute seaduslikkuse ja korrektsusega seotud riskide piisav juhtimine, võttes arvesse programmide mitmeaastast iseloomu ja asjaomaste maksete laadi.
3. Tulemuslik sisekontroll põhineb parimatel rahvusvahelistel tavadel ja hõlmab eelkõige järgmist:
a)
ülesannete lahusus;
b)
asjakohane riskijuhtimise ja kontrolli strateegia, sealhulgas kontroll vahendite saaja tasandil;
c)
huvide konfliktide vältimine;
d)
piisavad kontrolljäljed ja andmete terviklikkus andmesüsteemides;
e)
tulemuste ja tuvastatud sisekontrolli puuduste suhtes võetud järelmeetmete ning erandite jälgimise kord;
f)
sisekontrollisüsteemi sujuva toimimise regulaarne hindamine.
4. Tõhus sisekontroll põhineb järgmisel:
a)
kontrolliahelasse kuuluvate asjaomaste isikute vahel koordineeritud asjakohase riskijuhtimise ja kontrolli strateegia rakendamine;
b)
läbiviidud kontrollide tulemuste kättesaadavus kõigi kontrolliahelasse kuuluvate asjaomaste isikute jaoks;
c)
kui see on asjakohane, siis toetumine sõltumatutele auditiarvamustele, tingimusel et nende aluseks oleva töö kvaliteet on piisav ja vastuvõetav ning töö on tehtud kooskõlas kokkulepitud standarditega;
d)
parandusmeetmete, sealhulgas vajaduse korral hoiatavate rahaliste karistuste õigeaegne rakendamine;
e)
mitmekordsete kontrollide kaotamine;
f)
kontrolli kulude ja sellest saadava kasu suhte parandamine.
8. PEATÜKK
Läbipaistvuse põhimõte
Artikkel 31
Raamatupidamise aastaaruande, eelarve ja aruannete avaldamine
1. Liidu asutuse eelarve koostatakse ja seda täidetakse ning raamatupidamise aastaaruanne esitatakse kooskõlas läbipaistvuse põhimõttega.
2. Liidu asutuse eelarve kokkuvõte ja liidu asutuse võimalik paranduseelarve avaldatakse oma lõplikus vormis kolme kuu jooksul pärast heakskiitmist Euroopa Liidu Teatajas.
Kokkuvõte sisaldab viit peamist tulude eelarverida, viit peamist haldus- ja tegevuskulude eelarverida, ametikohtade loetelu koos eelarve assigneeringutega kaetud lepinguliste töötajate hinnangulise arvuga (taandatuna täistööajale) ja riikide lähetatud ekspertide arvu. Esitatakse ka eelmise aasta andmed.
3. Lõplikult vastuvõetud liidu asutuse eelarve koos ametikohtade loeteluga ja liidu asutuse paranduseelarved ning teave eelarve assigneeringutega kaetud lepinguliste töötajate (taandatuna täistööajale) ja riikide lähetatud ekspertide arvu kohta edastatakse Euroopa Parlamendile ja nõukogule, kontrollikojale ja komisjonile ning avaldatakse asjaomase liidu asutuse veebisaidil nelja nädala jooksul pärast nende vastuvõtmist.
4. Liidu asutus avaldab oma veebisaidil standardesitusviisi kohaselt hiljemalt järgmise eelarveaasta 30. juuniks teabe liidu asutuse eelarvest tulenevate vahendite saajate kohta, sealhulgas niisuguste ekspertide kohta, kellega on sõlmitud leping vastavalt artiklile 89 kooskõlas komisjoni delegeeritud määruse (EL) nr 1268/2012 (7) artikli 21 lõigetega 2, 3 ja 4. Avaldatud teave on hõlpsalt leitav, läbipaistev ja terviklik. Nimetatud teave tehakse kättesaadavaks, järgides nõuetekohaselt konfidentsiaalsuse ja turvalisuse nõudeid, eelkõige määruses (EÜ) nr 45/2001 sätestatud isikuandmete kaitset.
III JAOTIS
EELARVE KOOSTAMINE JA STRUKTUUR
1. PEATÜKK
Liidu asutuse eelarve koostamine
Artikkel 32
Iga-aastased ja mitmeaastased programmid
1. Liidu asutus koostab programmdokumendi, mis sisaldab mitmeaastaseid ja iga-aastaseid programme, milles võetakse arvesse komisjoni kehtestatud suuniseid.
2. Mitmeaastane programm hõlmab:
-
üldist strateegilist kava, sealhulgas eesmärke, oodatavaid tulemusi ja tulemuslikkuse näitajaid;
-
ressursside kavandamist, sealhulgas mitmeaastast eelarvet ja personali.
Ressursside kavandamine hõlmab aruandluse tarbeks kvalitatiivset ja kvantitatiivset teavet inimressursside ja eelarve kohta, eelkõige:
-
teavet personalieeskirjades määratletud ametnike, ajutiste ja lepinguliste töötajate ning riikide lähetatud ekspertide arvu kohta aastatel N - 1 ja N;
-
eelarvetoimingute prognoosi artikli 97 tähenduses ja teavet asukohaliikmesriigi mitterahalise osaluse kohta liidu asutuses aastal N - 1;
-
personalieeskirjades määratletud ametnike, ajutiste töötajate ja lepinguliste töötajate arvu prognoosi aasta N + 1 kohta;
-
soovituslikku eelarve- ja inimressursside planeeringut järgnevateks aastateks.
Komisjon saadab liidu asutusele inimressursside planeeringu projekti kohta oma asjaomaste talituste koostatud arvamuse.
Juhul kui liidu asutus ei võta komisjoni talituste arvamust täielikult arvesse, peab ta esitama komisjonile selle kohta piisavad selgitused.
Ressursside planeeringut ajakohastatakse igal aastal. Strateegilist planeeringut ajakohastatakse vajaduse korral ja eriti selleks, et tegeleda asutamisaktis osutatud hindamise tulemustega.
3. Liidu asutuse iga-aastases tööprogrammis esitatakse üksikasjalikud eesmärgid ja oodatavad tulemused, sealhulgas tulemuslikkuse näitajad. See sisaldab ka rahastatava(te) meetme(te) kirjeldust ja igale meetmele eraldatud finants- ja inimressursi suurust. Iga-aastane tööprogramm on kooskõlas lõikes 1 osutatud mitmeaastase programmiga.
Selles näidatakse selgelt, millised liidu asutuse ülesanded on lisatud või tühistatud ning milliseid on muudetud võrreldes eelmise eelarveaastaga.
4. Iga-aastases tööprogrammis oluliste muudatuste tegemiseks kasutatakse sama menetlust kui esialgse tööprogrammis vastuvõtmisel vastavalt asutamisaktis ja käesoleva määruse artiklis 33 sätestatule.
Haldusnõukogu võib iga-aastasesse tööprogrammi mitteoluliste muudatuste tegemise õiguse delegeerida liidu asutuse eelarvevahendite käsutajale.
Artikkel 33
Eelarve koostamine
1. Eelarve koostatakse kooskõlas asutamisakti sätetega.
2. Liidu asutus saadab komisjonile igal aastal hiljemalt 31. jaanuariks tulude ja kulude esialgse eelarvestuse projekti ning üldjuhised, millel eelarvestus põhineb.
3. Liidu asutus saadab kooskõlas määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artikliga 37 igal aastal komisjonile, Euroopa Parlamendile ja nõukogule asutamisaktis sätestatu kohaselt tulude ja kulude eelarvestuse.
4. Liidu asutuse tulude ja kulude eelarvestus peab sisaldama:
a)
ametikohtade loetelu, milles sätestatakse eelarveassigneeringute piires lubatud alaliste ja ajutiste ametikohtade arv palgaastmete ja kategooriate kaupa;
b)
uute ametikohtade loomise taotluse põhjendust, kui ametikohtade arv muutub;
c)
sularahamaksete ja -laekumiste kvartalieelarvestuse;
d)
teavet kõigile eri meetmetele eelnevalt seatud eesmärkide saavutamise kohta. Hindamistulemustega tutvutakse ja neid kasutatakse selleks, et tõendada kasu, mida võib anda liidu asutuse eelarve kavandatav suurendamine või vähendamine võrreldes selle asutuse N aasta eelarvega.
5. Liidu asutus saadab komisjonile, Euroopa Parlamendile ja nõukogule hiljemalt iga aasta 31. jaanuariks artiklis 32 osutatud programmdokumendi projekti ning selle võimalikud hilisemad versioonid.
6. Eelarve vastuvõtmise menetluse raames saadab komisjon liidu asutuse eelarvestuse Euroopa Parlamendile ja nõukogule ning teeb enda seisukohast lähtuva ettepaneku selle kohta, kui suurt toetust tuleks liidu asutusele maksta ja kui palju töötajaid sellel peaks olema. Komisjon esitab liidu asutuste esialgse ametikohtade loetelu ning lepinguliste töötajate ja riikide lähetatud ekspertide arvu prognoosi (taandatuna täistööajale), mis kaetakse eelarve assigneeringutega kohe, kui komisjon on koostanud eelarveprojekti.
7. Euroopa Parlament ja nõukogu võtavad vastu liidu asutuse ametikohtade loetelu ning selle võimalikud hilisemad muudatused vastavalt artikli 38 lõikele 1. Ametikohtade loetelu avaldatakse eelarve III jao (komisjon) lisas.
8. Liidu asutuse eelarve ja ametikohtade loetelu koos artiklis 32 osutatud programmdokumendiga võtab vastu haldusnõukogu. Eelarve ja ametikohtade loetelu hakkab kehtima pärast eelarve lõplikku vastuvõtmist, mis sätestab toetuse suuruse ja ametikohtade loetelu, ning vajaduse korral korrigeeritakse nii liidu asutuse eelarvet kui ka ametikohtade loetelu vastavalt.
9. Liidu asutusele uusi ülesandeid delegeerides esitab komisjon Euroopa Parlamendile ja nõukogule vajaliku teabe, hindamaks uute ülesannete mõju liidu asutuse ressurssidele, et vaadata vajaduse korral läbi asutuse rahastamine, ilma et see piiraks asutamisakti muutmist käsitlevate seadusandlike menetluste kohaldamist.
Artikkel 34
Paranduseelarved
Liidu asutuse eelarve, sealhulgas ametikohtade loetelu muutmine toimub paranduseelarve abil, mis võetakse vastu sama menetluse alusel kui liidu asutuse esialgne eelarve vastavalt asutamisaktis ja käesoleva määruse artiklis 33 sätestatule.
2. PEATÜKK
Liidu asutuse eelarve struktuur ja esitusviis
Artikkel 35
Liidu asutuse eelarve struktuur
Liidu asutuse eelarve koosneb tulude ja kulude eelarvestusest.
Artikkel 36
Eelarve liigendus
Kui liidu asutuse tegevuse iseloom seda nõuab, tuleb kulude eelarvestus esitada liigenduse alusel kasutusotstarbe järgi liigitatuna. Selle liigenduse määrab kindlaks liidu asutus, kusjuures selgelt eristatakse halduskulude ja tegevuskuludega seotud assigneeringuid.
Artikkel 37
Liidu asutuse eelarve esitusviis
Liidu asutuse eelarve hõlmab järgmist:
1.
tulude eelarvestuses:
a)
liidu asutuse tulude eelarvestus asjaomasel eelarveaastal (edaspidi „eelarveaasta N”);
b)
eelnenud eelarveaasta tulude eelarvestus ja eelarveaasta N - 2 tulud;
c)
asjakohased märkused iga tulude rea kohta;
2.
kulude eelarvestuses:
a)
asjaomase eelarveaasta kulukohustuste assigneeringud ja maksete assigneeringud;
b)
eelnenud eelarveaasta kulukohustuste assigneeringud ja maksete assigneeringud, eelarveaastal N - 2 võetud kulukohustused ja makstud kulud, kusjuures viimast väljendatakse ka protsendina liidu asutuse aasta N eelarvest;
c)
kokkuvõte nende järgmistel eelarveaastatel tehtavate maksete ajakavadest, mis tuleb teha varasematel eelarveaastatel võetud eelarveliste kulukohustuste täitmiseks;
d)
asjakohased selgitused iga alajaotise kohta.
Artikkel 38
Ametikohtade loetelu käsitlevad eeskirjad
1. Artiklis 33 nimetatud ametikohtade loetelus näidatakse eelarveaastaks lubatud ametikohtade kõrval eelmiseks aastaks lubatud ametikohtade arv ning tegelikult täidetud ametikohtade arv. Ametikohtade loeteluga kehtestatakse liidu asutuse jaoks absoluutne ülempiir. Seda ei tohi ametisse nimetamisel ületada.
Kui aga palgaastmed AD 16, AD 15, AD 14 ja AD 13 välja arvata, võib haldusnõukogu siiski muuta ametikohtade loetelu kuni 10 % ulatuses lubatud ametikohtade arvust, kui täidetud on järgmised tingimused:
a)
see ei mõjuta tervele eelarveaastale vastavate personaliassigneeringute mahtu;
b)
ametikohtade loeteluga lubatud ametikohtade koguarvu ei ületata;
c)
liidu asutus on osalenud komisjoni personalivajaduste läbivaatamisega käivitatud võrdlusanalüüsil liidu teiste asutustega.
2. Erandina lõike 1 teisest lõigust võib osalise tööajaga ametikohad, mis ametisse nimetav asutus on heaks kiitnud personalieeskirjade kohaselt, asendada muude ametikohtadega. Kui töötaja taotleb loa tühistamist enne selle kehtivusaja lõppu, võtab liidu asutus niipea kui võimalik asjakohaseid meetmeid lõike 1 teise lõigu punktis b nimetatud piirangust kinnipidamiseks.
IV JAOTIS
LIIDU ASUTUSE EELARVE TÄITMINE
1. PEATÜKK
Üldsätted
Artikkel 39
Eelarve täitmine usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtte kohaselt
1. Eelarvevahendite käsutaja ülesandeid täidab direktor. Direktor täidab eelarvet nii tulude kui ka kulude osas liidu asutuse finantseeskirjade ning usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtte kohaselt, omal vastutusel ja heakskiidetud assigneeringute piires.
2. Liidu asutus osaleb Euroopa Pettustevastase Ameti pettustevastases võitluses, ilma et see piiraks eelarvevahendite käsutaja ülesannete täitmist pettuste ja rikkumiste ärahoidmise ja tuvastamise valdkonnas.
Artikkel 40
Eelarve täitmise volituste delegeerimine
1. Direktor võib eelarve täitmisega seotud volitused delegeerida liidu asutuse töötajatele, kelle suhtes kohaldatakse personalieeskirju, vastavalt liidu asutuse finantseeskirjades sätestatud tingimustele, mille võtab vastu haldusnõukogu. Volitatud esindajad võivad tegutseda ainult oma otseste volituste piires.
2. Volitatud isik võib saadud volitusi edasi delegeerida vastavalt käesoleva määruse rakenduseeskirjadele, millele viidatakse artiklis 114. Igaks edasi delegeerimiseks on tarvis direktori selgesõnalist nõusolekut.
Artikkel 41
Huvide konflikt
1. Käesoleva jaotise 2. peatüki tähenduses finantsjuhtimises osalejad ja teised isikud, kes on seotud eelarve täitmise ja haldamisega, sh seda ette valmistavate aktide ja toimingutega, ning eelarve auditeerimise või kontrolliga, ei astu samme, mille tagajärjel võivad nende oma huvid sattuda vastuollu liidu asutuse huvidega.
Sellise riski tekkimisel hoidub asjaomane isik sellistest sammudest ja suunab asja pädevale asutusele, kes kinnitab kirjalikult, kas huvide konflikt esineb. Kui on tuvastatud huvide konflikt, lõpetab asjaomane isik kogu oma tegevuse kõnealuses asjas. Pädev asutus võtab mis tahes asjakohased lisameetmed.
2. Lõike 1 kohaldamisel esineb huvide konflikt siis, kui lõikes 1 osutatud finantsjuhtimises osaleja või muu isiku ülesannete erapooletut ja objektiivset täitmist ohustavad perekonna-, emotsionaalsete, poliitiliste või rahvuslike sidemete või majanduslike huvidega seotud põhjused või mis tahes muud põhjused, mis tulenevad kõnealuse isiku ja vahendite saaja ühistest huvidest.
3. Lõikes 1 nimetatud pädev asutus on asjaomase töötaja vahetu ülemus. Kui asjaomaseks töötajaks on direktor, on pädevaks asutuseks haldusnõukogu või, kui asutamisakt seda lubab, juhatus.
4. Liidu asutus võtab vastu huvide konfliktide ärahoidmist ja kõrvaldamist käsitlevad eeskirjad.
Artikkel 42
Liidu asutuse eelarve täitmise viis
1. Liidu asutuse eelarvet täidetakse direktori poolt tema alluvuses olevates talitustes.
2. Tehnilised erialased ülesanded ning haldus-, ettevalmistus- või abiülesanded, mis ei hõlma avaliku võimu ega kaalutlusõiguse kasutamist, võib lepinguga anda välistele erasektori isikutele või asutustele, kui see osutub möödapääsmatuks.
2. PEATÜKK
Finantsjuhtimises osalejad
1. jagu
Ülesannete lahususe põhimõte
Artikkel 43
Ülesannete lahusus
Eelarvevahendite käsutaja ja peaarvepidaja ülesanded seisavad üksteisest lahus ja need on üksteist välistavad.
2. jagu
Eelarvevahendite käsutaja
Artikkel 44
Eelarvevahendite käsutaja volitused ja ülesanded
1. Eelarvevahendite käsutaja vastutab tulude ja kulude usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtete kohase haldamise ning selle tagamise eest, et seaduslikkuse ja korrektsuse nõuded oleksid täidetud.
2. Lõike 1 kohaldamisel kehtestab eelarvevahendite käsutaja kooskõlas haldusnõukogu või, kui asutamisakt seda lubab, juhatuse vastuvõetud miinimumnõuetega komisjoni poolt oma talituste jaoks kehtestatud samaväärsete nõuete alusel organisatsioonilise struktuuri ja sisekontrollisüsteemi, mis sobib eelarvevahendite käsutaja ülesannete täitmiseks, võttes nõuetekohaselt arvesse juhtimiskeskkonna ja rahastatavate meetmete laadiga seotud riske.
Kõnealuse struktuuri ja süsteemide kehtestamist peab toetama igakülgne riskianalüüs, milles võetakse arvesse struktuuri ja süsteemide kulutõhusust.
Eelarvevahendite käsutaja võib oma talituste raames kindlaks määrata teavitamis- ja nõustamisfunktsiooni, mille eesmärk on aidata tal juhtida oma tegevusega seotud riske.
3. Kulude haldamisel võtab eelarvevahendite käsutaja eelarvelisi kulukohustusi ja juriidilisi kohustusi, tõendab kulusid ja kinnitab makseid ning valmistab ette assigneeringute kasutamist.
4. Tulude haldamine hõlmab saada olevate summade eelarvestuste koostamist, sissenõutavate nõuete kindlaksmääramist ja sissenõudekorralduste väljastamist. Vajaduse korral võib see hõlmata ka kindlaksmääratud nõuetest loobumist.
5. Eelarvevahendite käsutaja säilitab tehtud toimingutega seotud tõendavaid dokumente viis aastat pärast liidu asutuse eelarve täitmise otsuse heakskiitmise kuupäeva. Kui tõendavates dokumentides sisalduvad isikuandmed ei ole vajalikud eelarve täitmisele heakskiidu andmise või kontrolli või auditeerimise eesmärgil, tuleb need võimaluse korral kustutada. Andmeliikluse andmete säilitamisel kohaldatakse igal juhul määruse (EÜ) nr 45/2001 artikli 37 lõiget 2.
Artikkel 45
Eelkontrollid
1. Iga artiklis 44 osutatud toimingu suhtes tehakse vähemalt eelkontroll, mis põhineb dokumentaalsel kontrollil ning toimingu tegevuslike ja finantsaspektidega seoses juba tehtud kontrollide kättesaadavatel tulemustel.
Eelkontroll hõlmab toimingu algatamist ja kontrolli.
2. Toimingu algatamise all mõistetakse kõiki toiminguid, millega artiklites 33 ja 34 nimetatud eelarvevahendite käsutajad valmistavad ette liidu asutuse eelarve täitmise toimingut.
3. Toimingu eelkontrolli all mõistetakse kõiki eelkontrolle, mille on kehtestanud eelarvevahendite käsutaja, et kontrollida toimingu teostus- ja finantsaspekte.
4. Eelkontrolli käigus kontrollitakse nõutavate tõendavate dokumentide ja muu kättesaadava teabe ühtsust. Eelkontrollide sageduse ja põhjalikkuse määrab kindlaks vastutav eelarvevahendite käsutaja, võttes arvesse riskidel põhinevaid ja kulutõhususe kaalutlusi. Kahtluse korral taotleb asjaomase makse tõendamise eest vastutav eelarvevahendite käsutaja lisateavet või korraldab kohapealse kontrolli, et saada eelkontrolli raames piisav kindlus.
Eelkontrolli eesmärk on kindlaks teha, et
a)
kulu on nõuetekohane ja kooskõlas kohaldatavate sätetega;
b)
kohaldatud on artiklis 29 sätestatud usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtet.
Kontrolli eesmärgil võib eelarvevahendite käsutaja käsitada rida sarnaseid üksikuid tehinguid, mis seonduvad töötajate tavapäraste palga- ja pensionikuludega ning lähetus- ja ravikulude hüvitamisega, ühe tehinguna.
5. Iga tehingu puhul peab toimingut kontrolliv töötaja olema toimingu algatanud töötajast erinev isik. Toimingut kontrolliv töötaja ei tohi olla toimingu algatanud töötaja alluv.
Artikkel 46
Järelkontrollid
1. Eelarvevahendite käsutaja võib sisse seada järelkontrollid, et kontrollida eelkontrolli järel juba heakskiidetud toiminguid. Kõnealuseid kontrolle võib olenevalt riskidest korraldada pisteliselt.
2. Järelkontrolle võib teha dokumentide alusel ja vajaduse korral kohapeal.
Järelkontrollidega kontrollitakse, kas liidu asutuse eelarvest rahastatavad toimingud on nõuetekohaselt tehtud, ja eelkõige seda, kas artikli 45 lõikes 4 nimetatud kriteeriumid on täidetud.
Eelarvevahendite käsutaja vaatab järelkontrollide tulemused läbi vähemalt kord aastas, et teha kindlaks võimalikud süsteemsed probleemid. Eelarvevahendite käsutaja võtab nende probleemide lahendamiseks vajalikud meetmed.
Lõikes 1 nimetatud riskianalüüs vaadatakse läbi kontrollide tulemusi ja muud asjaomast teavet arvesse võttes.
Mitmeaastaste programmide puhul kehtestab eelarvevahendite käsutaja mitmeaastase kontrollistrateegia, milles täpsustatakse perioodi jooksul kohaldatavate kontrollide laad ja ulatus ning see, mil viisil aasta jooksul saavutatud tulemusi iga-aastase kinnitava avalduse koostamise käigus mõõdetakse.
3. Eelkontrolle teevad järelkontrollide eest vastutavatest töötajatest erinevad töötajad. Järelkontrollide eest vastutavad töötajad ei tohi olla eelkontrollide eest vastutavate töötajate alluvad.
Kui eelarvevahendite käsutaja rakendab toetusesaajate suhtes järelkontrollina finantsauditeid, peavad asjaomased auditeerimiseeskirjad olema selged, ühtsed ja läbipaistvad ning nendes austatakse nii liidu asutuse kui ka auditeeritavate õigusi.
4. Lõikes 3 osutatud finantstoimingute haldamise kontrolli eest vastutavatel töötajatel peavad olema vajalikud kutseoskused. Nad peavad järgima konkreetseid kutsenorme, mille on vastu võtnud liidu asutus ning mis põhinevad komisjoni poolt oma talituste jaoks kehtestatud normidel.
Artikkel 47
Iga-aastane konsolideeritud tegevusaruanne
1. Eelarvevahendite käsutaja annab haldusnõukogule oma ülesannete täitmisest aru iga-aastase konsolideeritud tegevusaruande vormis, mis sisaldab:
a)
teavet järgmise kohta:
-
asutuse iga-aastase tööprogramm ning eelarve ja artiklis 38 osutatud inimressursside rakendamine;
-
juhtimise ning sisekontrollisüsteemid, sealhulgas kokkuvõte siseaudiitori tehtud siseauditite arvu ja liigi kohta, siseauditi üksused, esitatud soovitused ja nende soovituste ning eelnevate aastate soovituste alusel võetud meetmed vastavalt artiklites 82 ja 83 osutatule;
-
kontrollikoja märkused ja nende märkuste alusel võetud meetmed;
-
raamatupidamise aruanne ja eelarvehalduse ja finantsjuhtimise aruanne, ilma et see piiraks artiklite 92, 96 ja 97 kohaldamist.
b)
eelarvevahendite käsutaja kinnitus, milles ta teatab, et kui määratletud kulu- ja tuluvaldkondadega seotud võimalikes reservatsioonides ei ole täpsustatud teisiti, võib ta piisava kindlusega kinnitada, et
-
aruandes esitatud teave annab õige ja õiglase ülevaate;
-
aruandes kirjeldatud tegevuse jaoks ettenähtud vahendeid on kasutatud ettenähtud eesmärkidel ja kooskõlas usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõttega;
-
kehtestatud kontrollimenetlus annab piisava kindluse seoses raamatupidamisarvestuse aluseks olevate tehingute seaduslikkuse ja korrektsusega.
Iga-aastases konsolideeritud tegevusaruandes esitatakse tegevuse tulemused, võrreldes neid seatud eesmärkidega, esitatakse tegevusega seotud riskid ning kirjeldatakse vahendite kasutamist ning sisekontrollisüsteemide tulemuslikkust ja tõhusust, sealhulgas antakse üldine hinnang kontrolliga kaasnevatele kuludele ja neist saadavale kasule.
Konsolideeritud aastaaruanne esitatakse hindamiseks haldusnõukogule.
2. Haldusnõukogu esitab hiljemalt iga aasta 1. juuliks iga-aastase konsolideeritud tegevusaruande koos hinnanguga kontrollikojale, komisjonile, Euroopa Parlamendile ja nõukogule.
3. Nõuetekohaselt põhjendatud juhtudel võib asutamisaktis sätestada täiendavaid aruandlusnõudeid, seda eelkõige juhul, kui aruandlus on vajalik valdkonna laadi tõttu, kus asutus tegutseb.
Artikkel 48
Liidu rahaliste huvide kaitse
1. Kui töötaja, kes osaleb finantsjuhtimises ja tehingute kontrollimises, leiab, et otsus, mille kohaldamist või millega nõustumist tema ülemus temalt nõuab, on eeskirjavastane või vastuolus usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtete või kutse-eeskirjadega, mida kõnealune töötaja peab täitma, teatab ta sellest kirjalikult direktorile, kes vastab kirjalikult. Direktori tegevusetuse korral või juhul, kui otsene ülemus kinnitab algset otsust või juhist ja töötaja leiab, et selline kinnitus ei ole mõistlik vastus tema murele, teavitab asjaomane töötaja sellest kirjalikult artikli 54 lõikes 5 osutatud asjaomast toimkonda ja haldusnõukogu.
2. Ebaseadusliku tegevuse, pettuse või korruptsiooni korral, mis võib kahjustada liidu huve, teatab asjaomane töötaja sellest kohaldatavates õigusaktides määratud asutustele või organitele. Liidu asutuse finantsjuhtimist auditeerivate välisaudiitoritega sõlmitavates lepingutes nähakse ette välisaudiitori kohustus teavitada eelarvevahendite käsutajat mis tahes kahtlustatavast ebaseaduslikust tegevusest, pettusest või korruptsioonist, mis võib kahjustada liidu huve.
Artikkel 49
Eelarve täitmise delegeerimine
Kui eelarve täitmisega seotud volitusi volitatakse või volitatakse edasi vastavalt artiklile 40, kohaldatakse eelarvevahendeid volituse või edasivolituse alusel käsutajate suhtes artikli 44 lõikeid 1, 2 ja 3 mutatis mutandis.
3. jagu
Peaarvepidaja
Artikkel 50
Peaarvepidaja volitused ja ülesanded
1. Haldusnõukogu määrab ametisse peaarvepidaja, kelle suhtes kohaldatakse personalieeskirju ja kes on oma ülesannete täitmisel täielikult sõltumatu. Peaarvepidaja vastutab liidu asutuses järgmiste ülesannete eest:
a)
nõuetekohane maksete tegemine, tulude kogumine ja kindlaksmääratud saada olevate summade sissenõudmine;
b)
raamatupidamise aastaaruande koostamine ja esitamine IX jaotise kohaselt;
c)
raamatupidamisarvestus IX jaotise kohaselt;
d)
IX jaotise kohane raamatupidamiseeskirjade ning kontoplaani rakendamine vastavalt komisjoni peaarvepidaja vastuvõetud sätetele;
e)
raamatupidamisarvestuse süsteemide kehtestamine ja heakskiitmine ning vajaduse korral selliste eelarvevahendite käsutaja ettenähtud süsteemide heakskiitmine, mis on mõeldud raamatupidamisandmete koostamiseks või põhjendamiseks; selles osas on peaarvepidajal õigus igal ajal kontrollida heakskiitmise kriteeriumide järgimist;
f)
sularahahaldus.
2. Kaks või enam liidu asutust võivad ametisse nimetada sama peaarvepidaja.
Liidu asutused võivad ka komisjoniga kokku leppida, et komisjoni peaarvepidaja tegutseb ka liidu asutuse peaarvepidajana.
Liidu asutused võivad komisjoni peaarvepidajale delegeerida ka osa liidu asutuse peaarvepidaja ülesannetest, võttes arvesse artiklis 29 osutatud kulutõhususe analüüsi.
Käesolevas lõigus osutatud juhul võtavad nad huvide konflikti vältimiseks vajalikud meetmed.
3. Komisjoni peaarvepidaja hangib eelarvevahendite käsutajalt kogu teabe, mis on vajalik liidu asutuse finantsseisundit ja eelarve täitmist õigesti ja õiglaselt kajastava raamatupidamise aastaaruande koostamiseks. Eelarvevahendite käsutaja tagab selle teabe usaldusväärsuse.
4. Enne raamatupidamise aastaaruande heakskiitmist direktori poolt kirjutab peaarvepidaja sellele alla, tõendades seega, et peaarvepidaja on piisavalt kindel, et raamatupidamise aastaaruanne annab ühenduse asutuse finantsseisundist õige ja õiglase ülevaate.
Esimeses lõigus esitatu kohaldamisel kontrollib peaarvepidaja, et raamatupidamise aastaaruanne oleks koostatud kooskõlas määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artiklis 143 osutatud raamatupidamiseeskirjadega ning et kõik tulud ja kulud oleksid raamatupidamisarvestuses kajastatud.
Vajaduse korral edastab peaarvepidaja mis tahes teabe, mida peaarvepidajal on oma ülesannete täitmiseks vaja.
Eelarvevahendite käsutajad jäävad täielikult vastutavaks nende hallatavate vahendite nõuetekohase kasutamise, nende kontrolli all olevate kulude seaduslikkuse ja korrektsuse ning peaarvepidajale edastatud teabe täielikkuse ja täpsuse eest.
5. Peaarvepidajal on õigus saadud teavet kontrollida ja viia läbi mis tahes täiendavaid kontrolle, mida ta peab raamatupidamise aastaaruande allakirjutamiseks vajalikuks.
Vajaduse korral teeb peaarvepidaja reservatsioone, selgitades täpselt kõnealuste reservatsioonide iseloomu ja ulatust.
6. Vastavalt käesoleva artikli lõikele 7 ja artiklile 51 on ainult peaarvepidajal õigus hallata sularaha ja selle ekvivalente. Peaarvepidaja vastutab nende turvalise hoidmise eest.
7. Peaarvepidaja võib oma ülesannete täitmisel delegeerida teatavad ülesanded alluvatele, kelle suhtes kohaldatakse personalieeskirju, kui see on tema ülesannete täitmiseks hädavajalik.
8. Volikirjas täpsustatakse volitatutele usaldatud ülesanded ning nende õigused ja kohustused.
4. jagu
Avansikontode haldaja
Artikkel 51
Avansikontod
Kui see on hädavajalik väikeste summade maksmiseks ja artiklis 6 nimetatud muude tulude kogumiseks, võib sisse seada avansikontod. Avansikontosid varustab vahenditega peaarvepidaja ja nende eest vastutavad tema määratud avansikontode haldajad.
Ükski kuluartikli või tulu maksimumsumma, mida avansikonto haldaja võib kolmandatele isikutele maksta, ei tohi ületada 60 000 eurot, mille iga liidu asutus iga kuluartikli või tulu osas kindlaks määrab. Väljamaksed avansikontolt võib sooritada krediitkorraldusega pangaülekandena, kaasa arvatud artikli 74 lõikes 1 nimetatud otsearveldussüsteemi abil, tšeki või muu maksemeetodiga vastavalt peaarvepidaja poolt kehtestatud juhenditele.
3. PEATÜKK
Finantsjuhtimises osalejate vastutus
1. jagu
Üldeeskirjad
Artikkel 52
Finantsjuhtimises osalejate volituste tagasivõtmine ja kohustuste peatamine
1. Volitatud või edasi volitatud eelarvevahendite käsutajad ametisse nimetanud asutus võib igal ajal nende volitamise või edasi volitamise ajutiselt või lõplikult tagasi võtta. Eelarvevahendite käsutaja võib edasi volitamiseks antud nõusoleku igal ajal tagasi võtta.
2. Haldusnõukogu võib igal ajal ajutiselt või lõplikult peatada peaarvepidaja või avansikontode haldaja või mõlema ametivolitused. Sellisel juhul nimetab haldusnõukogu ajutise peaarvepidaja.
3. Lõikeid 1 ja 2 kohaldatakse, ilma et see piiraks distsiplinaarmeetmete võtmist nimetatud lõigetes osutatud finantsjuhtimises osalejate suhtes.
Artikkel 53
Finantsjuhtimises osalejate vastutus ebaseadusliku tegevuse, pettuse või korruptsiooni korral
1. Artiklitega 52-56 ei piirata kriminaalvastutust, mida võidakse artiklis 52 osutatud finantsjuhtimises osalejate suhtes kohaldada asjaomaste siseriiklike õigusaktide ja kehtivate sätete alusel, mis käsitlevad liidu finantshuvide kaitset ja võitlust liidu või liikmesriikide ametnikega seonduva korruptsiooni vastu.
2. Ilma et see piiraks artiklite 54, 55 ja 56 kohaldamist, võib iga eelarvevahendite käsutaja, peaarvepidaja ja avansikontode haldaja suhtes rakendada distsiplinaarmeetmeid ja rahalist vastutust kahju hüvitamise eest, nagu need on sätestatud personalieeskirjades. Ebaseadusliku tegevuse, pettuse või korruptsiooni korral, mis võib kahjustada liidu huve, suunatakse küsimus kohaldatavates õigusaktides määratud asutustele või organitele, eelkõige Euroopa Pettustevastasele Ametile.
2. jagu
Eelarvevahendite käsutajate suhtes kohaldatavad eeskirjad
Artikkel 54
Eelarvevahendite käsutajate suhtes kohaldatavad eeskirjad
1. Eelarvevahendite käsutaja on personalieeskirjade kohaselt rahaliselt vastutav kahju hüvitamise eest.
2. Kahju hüvitamise kohustust kohaldatakse eelkõige juhul, kui eelarvevahendite käsutaja kas tahtlikult või raske hooletuse tõttu:
a)
määrab kindlaks sissenõutavaid summasid, väljastab sissenõudekorraldusi, võtab kulukohustusi või kirjutab maksekorraldusele alla käesolevat määrust ja vajaduse korral liidu asutuse finantsmäärust rakendavaid eeskirju eirates;
b)
jätab koostamata dokumendi, milles määratakse kindlaks saada olev summa, ei väljasta sissenõudekorraldust või jääb selle väljastamisega hiljaks või jääb hiljaks maksekorralduse väljastamisega, mille tagajärjel võivad kolmandad isikud liidu asutuse vastu tsiviilhagi esitada.
3. Kui volitatud või edasi volitatud eelarvevahendite käsutaja leiab, et otsus, mille tegemine on tema ülesanne, on eeskirjavastane või vastuolus usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtetega, teatab ta sellest volitajale kirjalikult. Kui volitaja annab volitatud või edasi volitatud eelarvevahendite käsutajale seejärel põhjendatud kirjalikud juhised kõnealuse otsuse tegemiseks, ei võeta seda eelarvevahendite käsutajat vastutusele.
4. Volitamise korral jääb eelarvevahendite käsutaja vastutavaks kehtestatud haldus- ja sisemiste kontrollisüsteemide toimimise ja tõhususe ning volitatud eelarvevahendite käsutaja valimise eest.
5. Finantsrikkumiste uurimise eritoimkonnal, mille komisjon loob, või milles ta vastavalt määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artikli 73 lõikele 6 osaleb, on liidu asutuse suhtes samad volitused, mis tal on komisjoni talituste suhtes, välja arvatud juhul, kui haldusnõukogu või, kui asutamisakt seda lubab, juhatus otsustab moodustada oma tegevuses sõltumatu toimkonna või osaleda mitme asutuse loodud ühistoimkonnas. Kui finantsrikkumiste uurimise eritoimkond, mille komisjon loob, või milles ta osaleb, uurib liidu asutuse esitatud juhtumeid, osaleb selles ka üks liidu asutuse töötaja.
Esimeses lõigus nimetatud toimkonna arvamuse põhjal otsustab direktor, kas algatada menetlus distsiplinaarvastutuse kohaldamiseks või tekitatud kahju hüvitamiseks. Kui toimkond tuvastab süsteemseid probleeme, saadab ta aruande koos soovitustega eelarvevahendite käsutajale ja komisjoni siseaudiitorile. Kui arvamuses peetakse asjaga seotuks direktorit, saadab toimkond aruande juhatusele ja komisjoni siseaudiitorile. Direktor esitab toimkonna seisukoha anonüümsena oma tegevuse aastaaruandes ja kirjeldab võetud järelmeetmeid.
6. Töötajalt võib nõuda, et ta hüvitaks tervikuna või osaliselt kahju, mida on liidu asutusele tekitanud tema raske eksimus oma kohustuste täitmisel või seoses nende täitmisega. Pärast personalieeskirjadega distsiplinaarküsimuste puhuks ette nähtud formaalsuste täitmist teeb ametisse nimetav asutus otsuse.
3. jagu
Peaarvepidajate ja avansikontode haldajate suhtes kohaldatavad eeskirjad
Artikkel 55
Peaarvepidajate suhtes kohaldatavad eeskirjad
Peaarvepidaja kannab distsiplinaarvastutust ja peab hüvitama kahju personalieeskirjade ja nendega ettenähtud korra kohaselt. Peaarvepidajat võib vastutusele võtta eeskätt järgmiste ametialaste rikkumiste tõttu:
a)
ta kaotab tema valduses olevad vahendid, vara või dokumendid või kahjustab neid või põhjustab hooletusest nende kadumise või kahjustumise;
b)
ta muudab alusetult pangakontosid või postižiirokontosid;
c)
tema sissenõutavad või makstavad summad ei ole kooskõlas vastavate sissenõude- või maksekorraldustega;
d)
ta ei nõua sisse saada olevat tulu.
Artikkel 56
Avansikontode haldajate suhtes kohaldatavad eeskirjad
Avansikontode haldaja kannab distsiplinaarvastutust ja peab hüvitama kahju personalieeskirjade ja nendega ettenähtud korra kohaselt. Avansikontode haldajat võib vastutusele võtta eeskätt järgmiste ametialaste rikkumiste tõttu:
a)
ta kaotab tema valduses olevad rahalised vahendid, vara või dokumendid või kahjustab neid või põhjustab hooletusest nende kadumise või kahjustumise;
b)
ta ei suuda esitada nõuetekohaseid tõendavaid dokumente enda tehtud maksete kohta;
c)
ta teeb makseid isikutele, kellel ei ole õigust sellistele maksetele;
d)
ta ei nõua sisse saada olevat tulu.
4. PEATÜKK
Tulutoimingud
Artikkel 57
Maksetaotlus
Liidu asutus esitab komisjonile maksetaotlused kogu ühenduse toetuse või selle osa kohta artikli 19 lõike 6 kohaselt vastavalt komisjoniga kokkulepitud tingimustele ja ajavahemikele.
Artikkel 58
Intresside käsitlemine
Komisjoni poolt liidu asutusele toetuse vormis makstud vahenditest saadud intresse eelarvesse ei maksta.
Artikkel 59
Saada olevate summade eelarvestus
1. Kui eelarvevahendite käsutajal on piisaval hulgal usaldusväärset teavet mis tahes meetme või olukorra kohta, millest võib tuleneda summa võlgnemine liidule asutusele, koostab ta saada olevate summade eelarvestuse.
2. Eelarvevahendite käsutaja korrigeerib saada olevate summade eelarvestust niipea, kui ta saab teada asjaoludest, mis muudavad meedet või olukorda, millest ajendatuna eelarvestus koostati.
Sissenõudekorralduse koostamisel seoses meetme või olukorraga, millest tulenevalt on eelnevalt koostatud saada olevate summade eelarvestus, korrigeerib eelarvevahendite käsutaja asjaomast eelarvestust sellele vastavalt.
Kui sissenõudekorraldus koostatakse esialgse saada olevate summade eelarvestusega samale summale, siis vähendatakse asjaomast eelarvestust nullini.
Artikkel 60
Saada olevate summade kindlaksmääramine
1. Saada oleva summa kindlaksmääramine on toiming, millega eelarvevahendite käsutaja:
a)
kontrollib võla olemasolu;
b)
määrab kindlaks võla tegelikkusele vastavuse ja summa või kontrollib seda;
c)
kontrollib võla tasumisele kuulumise tingimusi.
2. Kõik saada olevad summad, mis on kindlad, kindlasummalised ja kuuluvad maksmisele, määratakse kindlaks peaarvepidajale antavas sissenõudekorralduses, millele järgneb võlgnikule saadetav võlateade; mõlemad koostab eelarvevahendite käsutaja.
3. Ebaõigesti makstud summad nõutakse tagasi.
4. Sissenõudekorralduses märgitud võlgnevuste tähtajaks tasumata jätmisel võetakse intressi vastavalt delegeeritud määrusele (EL) nr 1268/2012.
5. Nõuetekohaselt põhjendatud juhtudel võib teatavate tavapäraste tuluartiklite kohta teha esialgse kirje. Esialgne kirje hõlmab mitmete üksikute summade sissenõudmist, mida seega ei ole tarvis eraldi kirjendada. Enne eelarveaasta lõppu muudab eelarvevahendite käsutaja esialgseid kirjeid, et tagada nende vastavus tegelikult kirjendatud saada olevatele summadele.
Artikkel 61
Sissenõudmise kinnitamine
Sissenõudmise kinnitamine on toiming, millega eelarvevahendite käsutaja annab peaarvepidajale sissenõudekorralduse väljastamise teel juhised nõuda sisse saada olev summa, mille kõnealune eelarvevahendite käsutaja on kindlaks määranud.
Artikkel 62
Sissenõudmise eeskirjad
1. Peaarvepidaja täidab sissenõudekorraldusi, mis käsitlevad eelarvevahendite käsutaja poolt nõuetekohaselt kindlaksmääratud saada olevaid summasid. Peaarvepidaja täidab hoolsuskohustust selle tagamisel, et liidu asutus saab oma tulu ja et tema õigusi kaitstakse.
2. Kui ettenähtud tähtajaks ei ole sissenõudekorraldust täidetud, teavitab peaarvepidaja eelarvevahendite käsutajat ning algatab viivitamata sissenõude täitmise kõikide seaduses ette nähtud vahenditega, sealhulgas tasaarvestuse või, kui see ei ole võimalik, sundtäitmise kaudu.
3. Summade sissenõudmisel tasaarvestab peaarvepidaja liidu asutuse nõuded selliste võlgnike samaväärsete nõuetega, kellel on omakorda nõue liidu asutuse suhtes. Sellised nõuded peavad olema kindlad, kindlasummalised ja tasumisele kuuluvad.
4. Kui eelarvevahendite käsutaja kavatseb loobuda või osaliselt loobuda kindlaksmääratud saada oleva summa sissenõudmisest, tagab ta, et loobumine on korrakohane ja kooskõlas usaldusväärse finantsjuhtimise ja proportsionaalsuse põhimõttega. Loobumisotsust tuleb põhjendada. Eelarvevahendite käsutaja võib niisuguse otsuse tegemise delegeerida üksnes summade puhul, mis on väiksemad kui 5 000 eurot.
Loobumisotsuses märgitakse, milliseid meetmeid on sissenõudmiseks võetud, ning otsuse aluseks olevad õiguslikud ja faktilised asjaolud.
5. Eelarvevahendite käsutaja võib kindlaksmääratud saada oleva summa osaliselt või täielikult tühistada juhul, kui tuvastatakse, et summa ei ole korrektselt kindlaks määratud. Tühistamise aluseks on eelarvevahendite käsutaja otsus, mis peab olema nõuetekohaselt põhjendatud.
Artikkel 63
Sissenõudmise vorminõuded
1. Saada oleva summa tegelikul kättesaamisel teeb peaarvepidaja arvestuskande ning teavitab eelarvevahendite käsutajat.
2. Kõigi peaarvepidajale tehtud sularahamaksete kohta väljastatakse kviitung.
3. Kui võlgnik, kelle suhtes on väljastatud mitu sissenõudekorraldust, teeb osalise tagasimakse, kirjendatakse see esmalt vanima nõude alla, kui võlgnik ei ole teisiti täpsustanud.
Kõik osalised tagasimaksed katavad esmalt viivise.
Artikkel 64
Makse tegemiseks lisaaja andmine
1. Peaarvepidaja võib koostöös eelarvevahendite käsutajaga lubada maksmiseks lisaaega ainult võlgniku kirjaliku taotluse korral, kus on nõuetekohaselt esitatud põhjused, ja kui täidetud on järgmised kaks tingimust:
a)
võlgnik kohustub maksma viivist delegeeritud määruse (EL) nr 1268/2012 artiklis 83 nimetatud määra alusel kogu lubatud lisaaja eest, mis algab delegeeritud määruse (EL) nr 1268/2012 artikli 80 lõike 3 punktis b nimetatud tähtajast;
b)
võlgnik esitab liidu asutuse õiguste kaitseks finantstagatise, mis katab tasumata võla põhisumma ja viivise ja mille liidu asutuse peaarvepidaja on aktsepteerinud.
Esimese lõigu punktis b nimetatud tagatise võib asendada kolmanda isiku solidaartagatisega, mille liidu asutuse peaarvepidaja on heaks kiitnud.
2. Peaarvepidaja võib erandlikel asjaoludel võlgniku taotlusel lõike 1 esimese lõigu punktis b osutatud tagatise nõudmisest loobuda, kui tema hinnangul võlgnik soovib ja on suuteline tegema makse lisaaja jooksul, kuid ei ole suuteline andma sellist tagatist ja on majanduslikult raskes olukorras.
Artikkel 65
Nõuete loetelu
1. Peaarvepidaja peab sissenõudmisele kuuluvate summade loetelu. Liidu asutuse nõuded rühmitatakse loetelus sissenõudekorralduste väljastamise kuupäevade järgi. Peaarvepidaja esitab ka otsused kindlaksmääratud saada olevate summade sissenõudmisest täieliku või osalise loobumise kohta. Loetelu lisatakse liidu asutuse eelarvehalduse ja finantsjuhtimise aruandele.
2. Liidu asutus koostab loetelu liidu asutuse sellistest nõuetest, mille puhul võlglaselt on tagasimaksmist nõutud res judicata jõudu omava kohtuotsusega ja pärast kohtuotsuse väljakuulutamist ei ole ühe aasta jooksul tehtud ühtegi tagasimakset või ei ole tehtud märkimisväärseid tagasimakseid, nimetades loetelus võlglaste nimed ja võla summa. Kõnealune loetelu avaldatakse, võttes nõuetekohaselt arvesse isikuandmete kaitset kooskõlas määruses (EÜ) nr 45/2001 sätestatud nõuetega.
Füüsiliste isikute puhul kõrvaldatakse avaldatud isikuandmed loetelust niipea, kui võlasumma on täielikult tagasi makstud. Sama kehtib ka juriidiliste isikutega seonduvate isikuandmete puhul, mille korral üks või mitu füüsilist isikut on tuvastatavad nende ametinimetuse järgi.
Otsus lisada võlgnik liidu asutuse nõuete loetelusse tehakse kooskõlas proportsionaalsuse põhimõttega, võttes sealjuures eelkõige arvesse seda, kas summa on märkimisväärne.
Artikkel 66
Aegumistähtaeg
Liidu asutuse kolmandatele isikutele esitatavate nõuete ja liidu asutusele kolmandate isikute esitatavate nõuete suhtes kohaldatakse viieaastast aegumistähtaega.
Artikkel 67
Tasude ja lõivude suhtes kohaldatavad erisätted
Kui liidu asutus kogub artikli 6 lõike 1 punktis a nimetatud tasusid ja lõive, koostatakse iga eelarveaasta alguses nende tasude ja lõivude laekumise esialgne prognoos.
Kui tasud ja lõivud on ette nähtud üksnes õigusaktide või haldusnõukogu otsusega, võib eelarvevahendite käsutaja loobuda sissenõudekorralduste väljastamisest ja koostada võlateated kohe pärast saada oleva summa kindlaksmääramist. Sel juhul registreeritakse kõik andmed liidu asutuse nõude kohta. Peaarvepidaja peab võlateadete nimekirja ning esitab nende arvu ja kogusumma liidu asutuse eelarvehalduse ja finantsjuhtimise aruandes.
Kui liidu asutusel on eraldi arvete väljastamise süsteem, kannab peaarvepidaja laekunud tasude ja lõivude kumuleerud summa raamatupidamisarvestusse korrapäraselt, kuid mitte harvemini kui kord kuus.
Üldreeglina pakub liidu asutus talle usaldatud ülesannete täitmiseks teenuseid alles pärast vastavate tasude ja lõivude täismahus laekumist. Erandjuhtudel võib teenust siiski pakkuda enne vastavate tasude ja lõivude tasumist. Juhtudel, kus teenust on pakutud ilma vastavate tasude või lõivude tasumist, kohaldatakse artikleid 60-66.
5. PEATÜKK
Kulutoimingud
Artikkel 68
Rahastamisotsus
1. Iga kuluartikli suhtes võetakse kulukohustus ning kulu tõendatakse, kinnitatakse ja makstakse.
2. Igale kulukohustuste võtmisele peab eelnema rahastamisotsus.
3. Liidu asutuse iga-aastane tööprogramm on sellega hõlmatud meetmete osas samaväärne rahastamisotsusega, kui artikli 32 lõikes 3 osutatud meetmed on selgelt määratletud.
4. Halduskulude assigneeringud ei vaja eelnevat rahastamisotsust.
Artikkel 69
Kohustuste liigid
1. Eelarvelise kulukohustuse võtmine on toiming, millega broneeritakse assigneering, mida on vaja hilisemateks makseteks, et täita juriidilisi kohustusi.
2. Juriidilise kohustuse võtmine on toiming, millega eelarvevahendite käsutaja võtab kohustuse või määrab kindlaks kohustuse, millest tuleneb kulu.
3. Eelarvelised kulukohustused jagunevad kolmeks kategooriaks:
a)
individuaalne: eelarveline kulukohustus on individuaalne, kui vahendite saaja ja kulu suurus on teada.
b)
üldine: eelarveline kulukohustus on üldine, kui vähemalt üks individuaalse kulukohustuse kindlaksmääramiseks vajalikest tunnustest ei ole veel teada.
c)
esialgne: eelarveline kulukohustus on esialgne, kui see on mõeldud jooksvate halduskulude katmiseks ja kui summa või lõplik maksesaaja ei ole teada.
Esialgne eelarveline kulukohustus täidetakse ühe või mitme eraldiseisva juriidilise kohustuse võtmisega, millega tekib õigus hilisematele maksetele, või personalijuhtimise kuludega seotud erandjuhtudel otse maksetega.
4. Eelarvelised kulukohustused, mis on seotud rohkem kui üht eelarveaastat hõlmavate meetmetega, võib jaotada mitme eelarveaasta peale üksnes juhul, kui see on asutamisakti või alusaktiga ette nähtud, või kui need seonduvad halduskuludega.
Artikkel 70
Kohustuste suhtes kohaldatavad eeskirjad
1. Iga meetme puhul, mis võib põhjustada liidu asutuse eelarvest tehtava kulutuse, peab eelarvevahendite käsutaja esmalt võtma eelarvelise kulukohustuse enne juriidilise kohustuse võtmist kolmandate isikute suhtes.
2. Lõikes 1 sätestatud kohustus võtta eelarveline kulukohustus enne juriidilise kohustuse võtmist ei ole kohaldatav juriidiliste kohustuste suhtes, mis on võetud pärast kriisiolukorra väljakuulutamist talitluspidevuse kava raames kooskõlas liidu asutuse vastu võetud menetlustega.
3. Üldised eelarvelised kulukohustused hõlmavad N + 1 aasta 31. detsembrini võetud vastavate individuaalsete juriidiliste kohustuste koguväärtust.
Kui artikli 69 lõikest 4 ja artikli 87 lõikest 2 ei tulene teisiti, võetakse individuaalsete või esialgsete eelarveliste kulukohustustega seotud individuaalsed juriidilised kohustused 31. detsembriks aastal N.
Esimeses ja teises lõigus osutatud tähtaegade möödumisel vabastab eelarvevahendite käsutaja kõnealuste eelarveliste kulukohustuste kasutamata jäänud saldo.
Enne üldise eelarvelise kulukohustuse alusel võetud individuaalse juriidilise kohustuse allakirjutamist kirjendab eelarvevahendite käsutaja selle summa eelarve raamatupidamisarvestusse ja arvab selle maha üldisest eelarvelisest kulukohustusest.
4. Eelarvelistel kulukohustustel ja juriidilistel kohustustel, mis on võetud seoses meetmetega, mis hõlmavad rohkem kui ühte eelarveaastat, välja arvatud personalikulude korral, on täitmise lõpptähtpäev, mis on kehtestatud kooskõlas usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõttega.
Kõnealuste kulukohustuste osad, mida ei ole täidetud kuue kuu jooksul käesoleva lõike esimeses lõigus osutatud kuupäevast arvates, vabastatakse artikli 16 kohaselt.
Eelarvelise kulukohustuse summa, millele vastava juriidilise kohustusega seoses ei ole kahe aasta jooksul pärast juriidilise kohustuse allakirjutamist tehtud ühtegi makset artikli 75 tähenduses, vabastatakse, välja arvatud kui see summa on seotud juhtumiga, mille suhtes on pooleli kohtu või vahekohtuorgani menetlus või mille suhtes kohaldatakse alusaktis sätestatud erinorme.
Artikkel 71
Kohustuste suhtes kohaldatavad kontrollid
1. Eelarvelise kulukohustuse võtmisel tagab eelarvevahendite käsutaja, et:
a)
kulud on kantud liidu asutuse õigesse eelarvepunkti;
b)
assigneeringud on kättesaadavad;
c)
kulud on kooskõlas kehtivate sätetega, eelkõige asutamisakti sätetega, asjaomase liidu asutuse finantseeskirjadega ning kõikide nende alusel vastuvõetud aktidega;
d)
järgitakse usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtet.
2. Juriidilise kohustuse registreerimisel tagab eelarvevahendite käsutaja füüsilise või elektroonilise allkirjaga, et:
a)
kohustus on kaetud vastava eelarvelise kulukohustusega;
b)
kulud on seaduslikud ja korrektsed ning kooskõlas kehtivate sätetega, eelkõige asutamisakti sätetega, asjaomase liidu asutuse finantseeskirjadega ning kõikide nende alusel vastu võetud aktidega;
c)
järgitakse usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtet.
Artikkel 72
Kulude tõendamine
Kulude tõendamine on toiming, mille käigus eelarvevahendite käsutaja:
a)
kontrollib võlausaldaja nõudeõiguse olemasolu;
b)
määrab kindlaks nõude tegelikkusele vastavuse ja summa või kontrollib seda;
c)
kontrollib makse tasumisele kuulumise tingimusi.
Artikkel 73
Kulude tõendamine ja märge „kuulub maksmisele”
1. Kulude tõendamine põhineb tõendavatel dokumentidel, mis tõendavad võlausaldaja nõudeõigust, võttes aluseks dokumendi, milles kinnitatakse, et teenused on tegelikult osutatud, tarned on tegelikult kohale toimetatud või ehitustööd tegelikult teostatud, või muud maksmist põhjendavad dokumendid, sealhulgas korrapärased tellimus- ja registreerimistasud või koolituskulud.
2. Enne kulude tõendamise otsuse tegemist kontrollib eelarvevahendite käsutaja tõendavaid dokumente isiklikult või teeb omal vastutusel kindlaks, et neid on kontrollitud.
3. Tõendamisotsust väljendatakse märkega „kuulub maksmisele”, millele kirjutab alla vastutav eelarvevahendite käsutaja.
4. Mitteelektroonilise süsteemi puhul tehakse „kuulub maksmisele” märge templiga, mis sisaldab eelarvevahendite käsutaja allkirja.
Elektroonilise süsteemi puhul tehakse „maksmiseks kinnitatud” märge eelarvevahendite käsutaja isikliku salasõna abil.
Artikkel 74
Kulude kinnitamine
1. Kulude kinnitamine on toiming, mille käigus eelarvevahendite käsutaja, olles kindlaks teinud, et assigneeringud on kättesaadavad, annab peaarvepidajale maksekorralduse väljastamise teel juhised maksta kuluna välja summa, mille eelarvevahendite käsutaja on tõendanud.
Perioodiliste maksete tegemisel seoses osutatud teenuste, sealhulgas renditeenuste, või tarnitud kaupadega, võib eelarvevahendite käsutaja anda oma riskianalüüsi alusel korralduse otsekorralduse süsteemi kohaldamiseks.
2. Eelarvevahendite käsutaja kuupäevastab ja allkirjastab maksekorralduse ning saadab selle seejärel peaarvepidajale. Tõendavaid dokumente säilitab eelarvevahendite käsutaja vastavalt artikli 44 lõikele 5.
3. Vajaduse korral lisatakse peaarvepidajale saadetavale maksekorraldusele dokument, mis tõendab kaupade kandmist artikli 106 lõikes 1 nimetatud inventarinimestikku.
Artikkel 75
Maksete liigid
1. Maksmine toimub siis, kui on tõendatud, et asjaomane meede on teostatud kooskõlas alusakti või lepingu või toetuslepingu sätetega, ja hõlmab üht või mitut järgmistest toimingutest:
a)
kogu tasumisele kuuluva summa maksmine;
b)
tasumisele kuuluva summa maksmine mõnel järgmistest viisidest:
1)
üks või mitu eelmakset, mis tehakse pärast lepingule või toetuslepingule allakirjutamist või toetuse andmise otsuse teatavakstegemist;
2)
üks või mitu vahemakset, mis tehakse pärast meetme osalist rakendamist;
3)
lõppmakse, mis tehakse pärast meetme täielikku rakendamist.
Eelmaksetega antakse käibevahendid. Need võib kooskõlas usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõttega jagada mitmeks makseks.
Vahemaksega, mis võib olla korduv, võib katta otsuse või lepingu rakendamise käigus kantud kulusid või maksta teenuste, tarnete või ehitustööde eest, mis on lõpule viidud ja/või saadud lepingu rakendamise vaheetappides. Sellega võidakse tasaarvestada eelmaksed kas täielikult või osaliselt, ilma et see piiraks alusakti sätete kohaldamist.
Kulude lõpparveldus toimub lõppmaksega, mis ei või olla korduv ja millega tasaarvestatakse kõik varasemad kulud, või sissenõudekorraldusega.
2. Lõikes 1 nimetatud eri liiki makseid eristatakse eelarve raamatupidamisarvestuses nende tegemise ajal.
Artikkel 76
Maksete tegemine kättesaadavate vahendite piires
Peaarvepidaja tasub kulud kättesaadavate vahendite piires.
Artikkel 77
Tähtajad
Kulude maksmisel järgitakse määruses (EL, Euratom) nr 966/2012 ja delegeeritud määruses (EL) nr 1268/2012 sätestatud tähtaegu.
6. PEATÜKK
IT-süsteemid
Artikkel 78
Toimingute elektrooniline haldamine
Kui tulu- ja kulutoiminguid hallatakse arvutisüsteemide abil, võib dokumente allkirjastada arvutisüsteemis või elektrooniliselt.
Artikkel 79
E-haldus
Liidu asutused kehtestavad hankemenetlustes ja toetuste andmise menetlustes osalevate kolmandate isikutega toimuva elektroonilise teabevahetuse suhtes ühtsed standardid ja kohaldavad neid. Eelkõige töötavad nad parimal võimalikul viisil välja lahendused toetuste andmise menetluste ja hankemenetluste raames andmete esitamiseks, säilitamiseks ja töötlemiseks ja kohaldavad neid ning loovad sel eesmärgil taotlejate ja pakkujate jaoks ühtse elektrooniliste andmete vahetuse koha.
Artikkel 80
Hea haldus
1. Eelarvevahendite käsutaja annab viivitamata teada tõendite ja/või dokumentide esitamise vajadusest, tõendite ja dokumentide vormist ning nõutavast sisust ja vajaduse korral hanke- või toetuste andmise menetluse soovituslikust ajakavast.
2. Kui taotleja või pakkuja ei ole ilmse tehnilise vea tõttu esitanud tõendeid või avaldusi, siis hindamiskomisjon või vajaduse korral eelarvevahendite käsutaja palub, välja arvatud nõuetekohaselt põhjendatud juhtudel, taotlejal või pakkujal esitada puuduva teabe või selgitada tõendavaid dokumente. Selline teave või selgitused ei tohi toetustaotluse sisu ega hanke tingimusi oluliselt muuta.
Artikkel 81
Õiguskaitsevahenditele osutamine
Kui eelarvevahendite käsutaja menetlusdokumendiga vähendatakse taotleja või pakkuja, toetusesaaja või töövõtja õigusi, osutatakse dokumendis selle dokumendi vaidlustamiseks ettenähtud halduslikele ja/või õiguslikele kaitsevahenditele.
Eelkõige esitatakse teave õiguskaitsevahendi laadi, samuti asutuse või asutuste kohta, kelle poole õiguskaitsevahendi kasutamiseks pöörduda, ning õiguskaitsevahendite kasutamiseks ettenähtud tähtajad.
7. PEATÜKK
Siseaudiitor
Artikkel 82
Siseaudiitori ametisse nimetamine ning volitused ja ülesanded
1. Liidu asutus näeb ette siseauditi funktsiooni, mida täidetakse asjaomaste rahvusvaheliste standardite kohaselt.
2. Siseauditit teostab komisjoni siseaudiitor. Siseaudiitoriks ei või olla liidu asutuse ega komisjoni eelarvevahendite käsutaja ega peaarvepidaja.
3. Siseaudiitor nõustab liidu asutust riskide juhtimisel, esitades sõltumatuid arvamusi haldus- ja kontrollsüsteemide taseme kohta ning andes soovitusi toimingute teostamise tingimuste parandamiseks ja usaldusväärse finantsjuhtimise edendamiseks.
Siseaudiitori ülesanne on eelkõige:
a)
hinnata sisehaldussüsteemide sobivust ja tõhusust ning talituste tegevust programmide ja meetmete rakendamisel, lähtudes nendega seotud riskidest;
b)
hinnata liidu asutuse eelarve täitmise toimingute suhtes kohaldatavate sisekontrolli- ja auditisüsteemide tulemuslikkust ja tõhusust.
4. Siseaudiitor täidab oma ülesandeid liidu asutuse kõigi toimingute ja talituste suhtes. Siseaudiitoril on täielik ja piiramatu juurdepääs kogu teabele, mis on vajalik tema ülesannete täitmiseks.
5. Siseaudiitor tutvub eelarvevahendite käsutaja iga-aastase konsolideeritud tegevusaruande ja muude üksikasjalike andmetega.
6. Siseaudiitor annab oma leidudest ja soovitustest aru haldusnõukogule ja direktorile.
Siseaudiitor esitab aruande ka järgmistel juhtudel:
-
suuremaid ohte ei ole kõrvaldatud ning soovitusi ei ole arvesse võetud;
-
eelmistel aastatel esitatud soovituste rakendamisel on tekkinud märkimisväärsed viivitused.
Haldusnõukogu või, kui asutamisakt seda lubab, juhatus ning direktor tagavad auditi soovituste rakendamise regulaarse järelevalve. Haldusnõukogu või, kui asutamisakt seda lubab, juhatus kontrollib artikli 47 lõike 1 punktis a osutatud teavet ning seda, kas soovitusi on täielikult ja õigeaegselt rakendatud.
7. Liidu asutus teeb siseaudiitori kontaktandmed kättesaadavaks kõikidele kulutoimingutega seotud füüsilistele ja juriidilistele isikutele, et neil oleks siseaudiitoriga võimalik konfidentsiaalselt ühendust võtta.
8. Siseaudiitori aruanded ja leiud tehakse üldsusele kättesaadavaks üksnes pärast seda, kui siseaudiitor on kinnitanud nende põhjal võetavad meetmed.
Artikkel 83
Siseaudiitori sõltumatus
Siseaudiitori sõltumatus ja tema vastutus oma ülesannete täitmisel võetud meetmete eest ning siseaudiitori õigus esitada hagi Euroopa Liidu Kohtusse määratakse kindlaks vastavalt määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artiklile 100.
Artikkel 84
Siseauditi üksuse loomine
1. Haldusnõukogu või, kui asutamisakt seda lubab, juhatus võib asutada siseauditi üksuse, mis täidab oma ülesandeid kooskõlas asjaomaste rahvusvaheliste standarditega, võttes nõuetekohaselt arvesse kulutõhususe ja lisaväärtuse põhimõtteid.
Siseauditi üksuse ülesanded, volitused ja vastutus sätestatakse siseauditi ametijuhendis ning need peab heaks kiitma haldusnõukogu või, kui asutamisakt seda lubab, juhatus.
Siseauditi üksuse aasta auditeerimiskava koostab siseauditi üksuse juhataja, võttes muu hulgas arvesse liidu asutust käsitlevat direktori riskihindamist.
Auditeerimiskava vaatab läbi ja kinnitab haldusnõukogu või, kui asutamisakt seda lubab, juhatus.
Siseauditi üksus annab oma leidudest ja soovitustest aru haldusnõukogule ja direktorile.
2. Kui liidu asutuse siseauditi üksuse tegevus ei ole kulutõhus või ei vasta rahvusvahelistele standarditele, võib liidu asutus võtta vastu otsuse kasutada ühist siseauditi üksust koos teiste samas poliitikavaldkonnas tegutsevate liidu asutustega.
Sellistel juhtudel asjaomase liidu asutuse haldusnõukogu või, kui asutamisakt seda lubab, juhatus lepivad kokku ühist siseauditi üksust käsitlevates praktilistes tingimustes.
3. Siseauditiga tegelejad teevad teabe ja auditiaruannete vahetamise kaudu tõhusat koostööd ning koostavad vajaduse korral ühiseid riskianalüüse ja teostavad ühisauditeid.
Haldusnõukogu või, kui asutamisakt seda lubab, juhatus ning direktor tagavad siseauditi üksuse soovituste rakendamise regulaarse järelevalve.
V JAOTIS
HANKED
Artikkel 85
Üldsätted
1. Kui artiklist 86 ei tulene teisiti, kohaldatakse hangete suhtes määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 V jagu ja delegeeritud määrust (EL) nr 1268/2012.
2. Liidu asutus võib taotleda õigust osaleda hankijana komisjoni või institutsioonidevaheliste lepingute ning liidu teiste asutuste lepingute sõlmimisel.
3. Liidu asutus osaleb menetlusest kõrvalejätmise juhtumeid sisaldava keskandmebaasi tegevuses, mis loodi ja mis tegutseb komisjoni määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artiklist 108 lähtuvalt.
Artikkel 86
Hankemenetlused
1. Ilma avaliku hankemenetluseta võib liidu asutus sõlmida lepingu komisjoni, institutsioonidevaheliste asutuste ja nõukogu määrusega (EÜ) nr 2965/94 (8) asutatud Euroopa Liidu asutuste tõlkekeskusega nende poolt pakutavate kaupade, teenuste ja ehitustööde hankimiseks.
2. Liidu asutus võib kasutada ühist institutsioonidevahelist hankemenetlust koos vastuvõtva liikmesriigi hankijaga, et katta oma haldusvajadusi. Sel juhul kohaldatakse mutatis mutandis delegeeritud määruse (EL) nr 1268/2012 artiklit 133.
VI JAOTIS
HALDUSASSIGNEERINGIUID KÄSITLEVAD ERISÄTTED
Artikkel 87
Haldusassigneeringud
1. Haldusassigneeringud on liigendamata assigneeringud.
2. Halduskulud, mis tulenevad lepingutest, mis hõlmavad eelarveaastast kaugemale ulatuvaid ajavahemikke kas tulenevalt kohalikest tavadest või seadmete tarnimisest, kantakse liidu asutuse selle eelarveaasta eelarvesse, mil kulud kantakse.
3. Iga liidu asutus esitab Euroopa Parlamendile ja nõukogule iga aasta 1. juuliks töödokumendi oma kinnisvarapoliitika kohta, mis sisaldab järgmist teavet:
a)
iga hoone kohta liidu asutuse asjaomaste eelarveridade assigneeringutega kaetavad kulud ja põrandapind;
b)
oodatavad muutused põrandapinda ja asukohti hõlmavas üldises kavas järgnevatel aastatel ja selliste kavandamisjärgus olevate kinnisvaraprojektide kirjeldus, mis on juba kindlaks määratud;
c)
lõplikud tingimused ja kulud ning asjakohane teave selliste uute kinnisvaraprojektide elluviimise kohta, mis on varem esitatud Euroopa Parlamendile ja nõukogule artiklis 88 sätestatud menetluse kohaselt ja mis ei sisaldu eelneva aasta töödokumentides.
Artikkel 88
Kinnisvaraprojektid
1. Iga kinnisvaraprojekti puhul, millel on tõenäoliselt oluline rahaline mõju liidu asutuse eelarvele, teavitab liidu asutus Euroopa Parlamenti ja nõukogu võimalikult aegsasti vajatavast põrandapinnast ja eelplaneerimisest enne, kui toimub kohaliku turu uurimine kinnisvaralepingu puhul või esitatakse pakkumuse esitamise ettepanekud ehitustööde puhul.
2. Iga kinnisvaraprojekti puhul, millel on tõenäoliselt oluline rahaline mõju liidu asutuse eelarvele, esitab liidu asutus kinnisvaraprojekti, sealhulgas selle maksumuse üksikasjaliku hinnangu ja rahastamise, samuti selliste lepinguprojektide loetelu, mida kavatsetakse kasutada, ning taotleb enne lepingute sõlmimist Euroopa Parlamendi ja nõukogu heakskiitu. Liidu asutuse taotlusel käsitatakse kinnisvaraprojektiga seoses esitatud dokumente konfidentsiaalsena.
Euroopa Parlament ja nõukogu teevad otsuse kinnisvaraprojekti kohta nelja nädala jooksul alates hetkest, mil mõlemad institutsioonid selle kätte said, välja arvatud vääramatu jõu korral.
Kinnisvaraprojekt loetakse heakskiidetuks pärast nimetatud neljanädalase ajavahemiku möödumist, välja arvatud juhul, kui Euroopa Parlament või nõukogu teevad selle ajavahemiku jooksul ettepaneku suhtes keelduva otsuse.
Kui Euroopa Parlament ja/või nõukogu esitab nimetatud neljanädalase ajavahemiku jooksul nõuetekohaselt põhjendatud argumente, pikendatakse seda ajavahemikku üks kord kahe nädala võrra.
Kui Euroopa Parlament või nõukogu teeb kinnisvaraprojekti suhtes keelduva otsuse, võtab asjaomane liidu asutus oma ettepaneku tagasi ning võib esitada uue ettepaneku.
3. Vääramatu jõu korral võib lõikes 4 sätestatud teabe esitada koos kinnisvaraprojektiga. Euroopa Parlament ja nõukogu teevad otsuse kinnisvaraprojekti kohta kahe nädala jooksul alates hetkest, mil mõlemad institutsioonid selle kätte said. Kinnisvaraprojekt loetakse heakskiidetuks pärast nimetatud kahenädalase ajavahemiku möödumist, välja arvatud juhul, kui Euroopa Parlament ja/või nõukogu teeb selle ajavahemiku jooksul ettepaneku suhtes keelduva otsuse.
4. Järgmisi toiminguid peetakse kinnisvaraprojektideks, millel on tõenäoliselt oluline rahaline mõju liidu asutuse eelarvele:
a)
maa soetamine;
b)
hoonete soetamine, müük või ehitamine või nende konstruktsioonide renoveerimine või nimetatud elemente kombineeriv projekt, mida rakendatakse sama ajavahemiku jooksul ja mille väärtus ületab 3 000 000 eurot;
c)
uute kinnisvaralepingute sõlmimine (sealhulgas kasutusvaldus, pikaajalised üürilepingud ja kehtivate kinnisvaralepingute uuendamine vähem soodsatel tingimustel), mida ei ole nimetatud punktis b ja mille kulu aastas on vähemalt 750 000 eurot;
d)
kehtivate kinnisvaralepingute pikendamine või uuendamine (sealhulgas kasutusvaldus ja pikaajalised üürilepingud) samadel või soodsamatel tingimustel, mille kulu aastas on vähemalt 3 000 000 eurot.
5. Ilma et see piiraks artikli 19 lõike 4 kohaldamist, võib kinnisvara soetamise projekti rahastada laenuga, kui Euroopa Parlament ja nõukogu on selle eelnevalt heaks kiitnud.
Laenulepingud sõlmitakse ja laen makstakse tagasi kooskõlas usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõttega ja viisil, millega tagatakse liidu finantshuvide parimal viisil järgimine.
Kui liikmesriigi asutus teeb ettepaneku rahastada soetamist laenuga, näitab ta oma rahastamiskavas, mis esitatakse koos eelneva heakskiidu saamise taotlusega, eelkõige ära maksimaalse rahastamise määra, rahastamisperioodi, rahastamisliigi, rahastamistingimused ja säästu võrreldes muud liiki lepingutingimustega.
Euroopa Parlament ja nõukogu teevad otsuse eelneva heakskiidu taotluse kohta nelja nädala jooksul alates hetkest, mil mõlemad institutsioonid taotluse kätte said, ning seda tähtaega võib pikendada üks kord kahe nädala võrra. Soetamine laenuga loetakse tagasilükatuks, kui Euroopa Parlament ja nõukogu ei kiida seda nimetatud tähtaja jooksul sõnaselgelt heaks.
VII JAOTIS
EKSPERDID
Artikkel 89
Tasustatud väliseksperdid
Ekspertide valiku suhtes kohaldatakse mutatis mutandis delegeeritud määruse (EL) nr 1268/2012 artiklit 287. Sellistele ekspertidele makstakse tasu eelnevalt kindlaksmääratud summas ja eksperte valitakse kutsealase suutlikkuse alusel. Valik tehakse valikukriteeriumide alusel, järgides mittediskrimineerimise, võrdse kohtlemise ja huvide konflikti puudumise põhimõtet.
VIII JAOTIS
LIIDU ASUTUSE ANTAVAD TOETUSED JA AUHINNAD
Artikkel 90
Toetused
Juhul kui liidu asutus võib anda toetusi kooskõlas asutamisaktiga või tulenevalt määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artikli 58 lõike 1 punkti c alapunkti iv kohasest komisjoni volitusest, kohaldatakse nimetatud määruse ja delegeeritud määruse (EL) nr 1268/2012 asjaomaseid sätteid.
Artikkel 91
Auhinnad
Juhul kui liidu asutus võib anda auhindu kooskõlas asutamisaktiga või tulenevalt määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artikli 58 lõike 1 punkti c alapunkti iv kohasest komisjoni volitusest, kohaldatakse nimetatud määruse ja delegeeritud määruse (EL) nr 1268/2012 asjaomaseid sätteid.
IX JAOTIS
RAAMATUPIDAMISE AASTAARUANDE ESITAMINE JA RAAMATUPIDAMISARVESTUS
1. PEATÜKK
Raamatupidamise aastaaruande esitamine
Artikkel 92
Raamatupidamise aastaaruande struktuur
Liidu asutuse raamatupidamise aastaaruanne hõlmab järgmist:
a)
liidu asutuse finantsaruandeid;
b)
liidu asutuse eelarve täitmist käsitlevaid aruandeid.
Artikkel 93
Eelarvehalduse ja finantsjuhtimise aruanne
1. Iga liidu asutus koostab eelarveaasta kohta eelarvehalduse ja finantsjuhtimise aruande.
2. Direktor saadab kõnealuse aruande järgneva eelarveaasta 31. märtsiks Euroopa Parlamendile, nõukogule ja kontrollikojale.
3. Lõikes 2 osutatud aruandes esitatakse nii absoluutarvuna kui ka protsendimäärana vähemalt andmed assigneeringute kasutamise määra kohta koos kokkuvõtva teabega assigneeringute ümberpaigutuste kohta erinevate eelarvepunktide vahel.
Artikkel 94
Raamatupidamise aastaaruannet reguleerivad eeskirjad
1. Liidu asutuse peaarvepidaja kohaldab eeskirju, mille komisjoni peaarvepidaja on vastu võtnud rahvusvaheliselt heaks kiidetud avaliku sektori raamatupidamisstandardite alusel.
2. Artiklis 92 osutatud liidu asutuse raamatupidamisaruannete koostamisel järgitakse artiklites 5-31 sätestatud eelarvepõhimõtteid. Need peavad andma eelarve tulu- ja kulutoimingutest õige ja õiglase ülevaate.
Artikkel 95
Raamatupidamispõhimõtted
Artiklis 92 osutatud finantsaruannetes esitatakse teave, sealhulgas raamatupidamispõhimõtete kohta, sellisel viisil, et see on asjakohane, usaldusväärne, võrreldav ja selgesti arusaadav. Finantsaruanded koostatakse kooskõlas määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artiklis 143 osutatud raamatupidamiseeskirjades kirjeldatud üldtunnustatud raamatupidamispõhimõtetega.
Artikkel 96
Finantsaruanded
1. Raamatupidamisaruanne koostatakse eurodes ja selles sisaldub:
a)
bilanss ja tulemiaruanne, milles kajastatakse kõiki varasid ja kohustusi, finantsseisundit ning majandustulemust eelneva eelarveaasta 31. detsembri seisuga; need esitatakse kooskõlas määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artiklis 143 osutatud raamatupidamiseeskirjadega;
b)
rahavoogude aruanne, milles on näidatud eelarveaasta jooksul laekunud ja väljamakstud summad ning sularahaseis aasta lõpus;
c)
netovara muutuste aruanne, milles esitatakse ülevaade eelarveaasta jooksul toimunud reservide muutustest ning kumulatiivsed tulemused.
2. Raamatupidamisaruande märkused täiendavad ja selgitavad lõikes 1 kirjeldatud aruandes esitatud teavet ja annavad kogu täiendava teabe, mis on ette nähtud rahvusvaheliselt tunnustatud raamatupidamistavadega, kui selline teave on liidu asutuse tegevuse seisukohast asjakohane.
Artikkel 97
Eelarve täitmise aruanded
1. Eelarve täitmise aruanne koostatakse eurodes. Need koosnevad järgmisest:
a)
aruanded, millesse on koondatud kõik eelarve tulu- ja kulutoimingud asjaomasel eelarveaastal;
b)
seletuskirjad, mis täiendavad ja selgitavad aruannetes esitatud teavet.
2. Eelarve täitmise tulemus koosneb järgmiste komponentide vahest:
-
kõnealuse eelarveaasta kogu sissenõutud tulu;
-
kõnealuse eelarveaasta assigneeringutest tehtud maksete summa, millele on liidetud samasse eelarveaastasse üle kantud assigneeringute summa.
Esimeses lõigus nimetatud vahele liidetakse või sellest lahutatakse ühelt poolt eelmistest eelarveaastatest üle kantud tühistatud assigneeringute netosumma ning teiselt poolt:
-
eelmisest eelarveaastast üle kantud liigendamata assigneeringuid ületavad maksed, mis tulenevad euro kursi muutustest;
-
saldo, mis tuleneb eelarveaasta jooksul toimunud vahetuskursi muutuste realiseeritud või realiseerimata kasumist ja kahjumist.
3. Eelarve täitmise aruannete struktuur on samasugune kui liidu asutuse eelarve oma.
Artikkel 98
Esialgne raamatupidamise aastaaruanne
1. Liidu asutuse peaarvepidaja saadab oma esialgse raamatupidamise aastaaruande komisjoni peaarvepidajale ja kontrollikojale järgneva eelarveaasta 1. märtsiks.
2. Samuti saadab liidu asutuse peaarvepidaja komisjoni peaarvepidajale järgneva eelarveaasta 1. märtsiks aruandluspaketi, mis on koostatud standardvormi alusel, mille komisjoni peaarvepidaja kehtestab konsolideerimise eesmärgil.
Artikkel 99
Lõpliku raamatupidamise aastaaruande heakskiitmine
1. Vastavalt määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artikli 148 lõikele 1 esitab kontrollikoda hiljemalt järgmise aasta 1. juuniks oma tähelepanekud liidu asutuse esialgse raamatupidamise aastaaruande kohta.
2. Pärast liidu asutuse esialgset raamatupidamise aastaaruannet käsitlevate kontrollikoja tähelepanekute kättesaamist koostab peaarvepidaja vastavalt artiklile 50 liidu asutuse lõpliku raamatupidamise aastaaruande. Direktor saadab raamatupidamise aastaaruande haldusnõukogule, kes esitab nende kohta oma arvamuse.
3. Peaarvepidaja saadab lõpliku raamatupidamise aastaaruande koos haldusnõukogu arvamusega komisjoni peaarvepidajale ning kontrollikojale, Euroopa Parlamendile ja nõukogule hiljemalt järgmise aasta 1. juuliks.
Samuti saadab liidu asutuse peaarvepidaja komisjoni peaarvepidajale 1. juuliks aruandluspaketi, mis on koostatud standardvormi alusel, mille komisjoni peaarvepidaja kehtestab konsolideerimise eesmärgil.
4. Liidu asutuse peaarvepidaja saadab oma lõpliku raamatupidamise aastaaruande esitamise tähtajaga samaks tähtajaks esitiskirja kõnealuse raamatupidamise aastaaruande kohta kontrollikojale ning nimetatud esitiskirja koopia komisjoni peaarvepidajale.
Lõplikule raamatupidamise aastaaruandele lisatakse peaarvepidaja deklaratsioon, milles viimane kinnitab, et lõplik raamatupidamise aastaaruanne on koostatud kooskõlas käesoleva jaotisega ning kohaldatavate raamatupidamispõhimõtete, -eeskirjade ja -meetoditega.
Liidu asutuse lõplik raamatupidamise aastaaruanne avaldatakse Euroopa Liidu Teatajas järgmise eelarveaasta 15. novembriks.
5. Direktor saadab hiljemalt järgmise aasta 30. septembriks kontrollikojale vastuse tema esitatud aastaaruande suhtes tehtud tähelepanekute kohta. Liidu asutuse vastused saadetakse samal ajal ka komisjonile.
2. PEATÜKK
Raamatupidamine ja vara inventarinimestikud
1. jagu
Üldsätted
Artikkel 100
Raamatupidamissüsteem
1. Liidu asutuse raamatupidamissüsteemi eesmärk on korrastada eelarve- ja finantsteavet nii, et arvnäitajaid saab sisestada, liigitada ja salvestada.
2. Raamatupidamissüsteem koosneb üldisest raamatupidamisarvestusest ja eelarve raamatupidamisarvestusest. Raamatupidamisarvestus toimub eurodes ja kalendriaasta põhjal.
3. Eelarvevahendite käsutaja võib pidada ka analüütilist arvestust.
Artikkel 101
Ühised nõuded institutsioonide raamatupidamissüsteemi kohta
Liidu asutuse kohaldatavad raamatupidamiseeskirjad ja ühtlustatud kontoplaani võtab vastu komisjoni peaarvepidaja vastavalt määruse (EÜ, Euratom) nr 966/2012 artiklile 152.
2. jagu
Üldine ja eelarve raamatupidamisarvestus
Artikkel 102
Üldine raamatupidamisarvestus
Üldisse raamatupidamisarvestusse märgitakse ajalises järjestuses kahekordse kirjendamise meetodit kasutades kõik sündmused ja toimingud, mis mõjutavad liidu asutuse majanduslikku ja rahalist seisundit ning tema varasid ja kohustusi.
Artikkel 103
Üldise raamatupidamisarvestuse kirjed
1. Üldise raamatupidamisarvestuse saldod ja liikumised kontodel kirjendatakse arvestusraamatutesse.
2. Kõik raamatupidamiskirjed, sealhulgas paranduskirjed, põhinevad tõendavatel dokumentidel, millele neis ka viidatakse.
3. Raamatupidamissüsteemi peab jääma selge kontrolljälg kõikidest raamatupidamiskirjetest.
Artikkel 104
Raamatupidamisarvestuse korrigeerimised
Eelarveaasta sulgemise ja lõpliku raamatupidamisarvestuse esitamise vahelisel ajal teeb liidu asutuse peaarvepidaja kõik korrigeerimised, mida on vaja sellise raamatupidamise aastaaruande koostamiseks, mis annab õige ja õiglase ülevaate; nimetatud korrigeerimised ei hõlma kõnealuse aastaga seonduvaid väljamakseid ega laekumisi. Sellised korrigeerimised peavad vastama artiklis 101 osutatud raamatupidamiseeskirjadele.
Artikkel 105
Eelarve raamatupidamisarvestus
1. Eelarve raamatupidamisarvestus peab andma üksikasjaliku ülevaate liidu asutuse eelarve täitmisest.
2. Lõike 1 kohaldamiseks märgitakse eelarve raamatupidamisarvestusse kõik eelarvega seotud tulu- ja kulutoimingud, mis on sätestatud IV jaotises.
Artikkel 106
Vara inventarinimestikud
1. Liidu asutus peab inventarinimestikke, milles on komisjoni peaarvepidaja koostatud näidise järgi näidatud liidu vara hulka kuuluva materiaalse, immateriaalse ja finantsvara kogus ja väärtus.
Liidu asutus teeb kindlaks, kas nimestikus esitatu vastab tegelikule olukorrale.
2. Liidu asutuse materiaalse vara müük kuulutatakse välja nõuetekohasel viisil.
X JAOTIS
VÄLISAUDIT, EELARVE TÄITMISELE HEAKSKIIDU ANDMINE JA PETTUSTEVASTANE VÕITLUS
Artikkel 107
Välisaudit
1. Sõltumatu välisaudiitor kontrollib enne seda, kui liidu asutuse raamatupidamise aastaaruanne konsolideeritakse liidu asutuse lõplikusse raamatupidamise aastaaruandesse, kas liidu asutuse tulud, kulud ja finantsseisund on asjakohase liidu asutuse raamatupidamise aastaaruandes nõuetekohaselt esitatud.
Kui asutamisaktis ei ole sätestatud teisiti, koostab kontrollikoda kooskõlas ELi toimimise lepingu artikli 287 lõikega 1 liidu asutuse kohta aasta eriaruande.
Teises lõigus osutatud aruande koostamisel arvestab kontrollikoda esimeses lõigus osutatud sõltumatu välisaudiitori auditit ja meetmeid, mida on võetud audiitori leidudele reageerimiseks.
2. Liidu asutus saadab oma lõplikult vastu võetud eelarve kontrollikojale. Ta teatab kontrollikojale võimalikult kiiresti kõigist artiklite 10, 14, 19 ja 23 alusel tehtud otsustest ja võetud meetmetest.
3. Kontrollikoja teostatav kontroll on reguleeritud määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artiklitega 158-163.
Artikkel 108
Eelarve täitmisele heakskiidu andmise menetluse ajakava
1. Nõukogu soovituse põhjal annab Euroopa Parlament heakskiidu direktori tegevusele N aasta eelarve täitmisel enne 15. maid aastal N + 2, kui asutamisaktis ei sätestata teisiti. Direktor teavitab haldusnõukogu Euroopa Parlamendi tähelepanekutest, mis on esitatud eelarve täitmisele heakskiidu andmise otsusele lisatud resolutsioonis.
2. Kui lõikes 1 ette nähtud kuupäevast ei ole võimalik kinni pidada, teatab Euroopa Parlament või nõukogu direktorile edasilükkamise põhjustest.
3. Kui Euroopa Parlament lükkab eelarve täitmisele heakskiitu andva otsuse tegemise edasi, teeb direktor koostöös haldusnõukoguga kõik endast oleneva, et võimalikult kiiresti võtta meetmeid selle otsuse tegemist takistavate asjaolude kõrvaldamiseks või kõrvaldamise hõlbustamiseks.
Artikkel 109
Eelarve täitmisele heakskiidu andmise menetlus
1. Otsus eelarve täitmisele heakskiidu andmise kohta hõlmab kõiki liidu asutuse tulude ja kulude kontosid ja nende saldot ning finantsaruandes näidatud liidu asutuse varasid ja kohustusi.
2. Eelarve täitmisele heakskiidu andmiseks tutvub Euroopa Parlament pärast seda, kui nõukogu on seda juba teinud, liidu asutuse raamatupidamise aastaaruande ja finantsaruannetega. Samuti tutvub ta kontrollikoja aastaaruande ja liidu asutuse direktori saadetud vastustega, asjaomase eelarveaasta kohta kontrollikoja koostatud võimalike eriaruannetega ja kontrollikoja avaldusega, mis kinnitab raamatupidamise aastaaruande usaldatavust ning raamatupidamisarvestuse aluseks olevate tehingute seaduslikkust ja korrektsust.
3. Euroopa Parlamendi taotluse korral esitab direktor talle määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artikli 165 lõike 3 kohaselt kogu teabe, mida on vaja asjaomast eelarveaastat käsitleva eelarve täitmisele heakskiidu andmise menetluse tõrgeteta rakendamiseks.
Artikkel 110
Järelmeetmed
1. Direktor võtab kõik asjakohased meetmed, et järgida eelarve täitmisele heakskiidu andmist käsitlevale Euroopa Parlamendi otsusele lisatud tähelepanekuid ja eelarve täitmisele heakskiidu andmist käsitlevale nõukogu vastuvõetud soovitusele lisatud märkusi.
2. Euroopa Parlamendi või nõukogu taotluse korral annab direktor aru nende tähelepanekute ja märkuste põhjal võetud meetmetest. Direktor saadab aruande koopia komisjonile ja kontrollikojale.
Artikkel 111
Komisjoni, kontrollikoja ja OLAFi kohapealsed kontrollid
1. Liidu asutus annab komisjoni töötajatele ja muudele volitatud isikutele, samuti kontrollikojale juurdepääsu oma objektidele ja ruumidele ja kõigile andmetele ja teabele, sealhulgas elektroonilistele andmetele ja teabele, mis on vajalik auditi läbiviimiseks.
2. Euroopa Pettustevastane Amet (OLAF) võib korraldada juurdlusi, sealhulgas kohapealset kontrolli ja inspekteerimist Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruses (EL, Euratom) nr 883/2013 (9) ja nõukogu määruses (Euratom, EÜ) nr 2185/96 (10) sätestatud korras, eesmärgiga teha kindlaks, kas käesoleva määruse alusel antud toetuse või sõlmitud lepingu puhul on esinenud pettust, korruptsiooni või mis tahes muud liidu finantshuve kahjustavat ebaseaduslikku tegevust.
3. Ilma et see piiraks lõigete 1 ja 2 kohaldamist, sisaldavad liidu asutuse lepingud kolmandate riikide ja rahvusvaheliste organisatsioonidega ning toetus-, hanke- ja muud lepingud sätteid, milles sõnaselgelt volitatakse Euroopa Kontrollikoda ja OLAFit teostama vastavalt oma pädevusele selliseid auditeid ja juurdlusi.
XI JAOTIS
ÜLEMINEKU- JA LÕPPSÄTTED
Artikkel 112
Euroopa Parlamendi ja nõukogu teabenõuded
Euroopa Parlamendil, nõukogul ja komisjonil on õigus saada liidu asutuselt mis tahes teavet ja selgitusi oma pädevuses olevate eelarveküsimuste kohta.
Artikkel 113
Liidu asutuse uue finantsmääruse vastuvõtmine
Iga määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artiklis 208 osutatud asutus võtab vastu uue finantsmääruse, mis jõustub 1. jaanuariks 2014 või hiljemalt kuue kuu möödumisel kuupäevast, millest alates kuulub asjaomane asutus pärast üldeelarvest makstava toetuse määramist nimetatud määruse artikli 208 reguleerimisalasse.
Artikkel 114
Liidu asutuse finantsmääruse rakenduseeskirjad
Vajaduse korral võtab haldusnõukogu direktori ettepanekul ja komisjoni eelneval nõusolekul vastu liidu asutuse finantsmääruse üksikasjalikud rakenduseeskirjad.
Artikkel 115
Kehtetuks tunnistamine
Määrus (EÜ, Euratom) nr 2343/2002 tunnistatakse kehtetuks alates 1. jaanuarist 2014. Määruse artikli 40 kohaldamist jätkatakse kuni 31. detsembrini 2014 ning artikli 27 lõigete 4 ja 7 kohaldamist jätkatakse kuni 31. detsembrini 2015.
Artikkel 116
Jõustumine
Käesolev määrus jõustub järgmisel päeval pärast selle avaldamist Euroopa Liidu Teatajas. Käesolevat määrust kohaldatakse alates 1. jaanuarist 2014. Artiklit 47 ning artikli 82 lõiget 5 hakatakse kohaldama alates 1. jaanuarist 2015 ning artiklit 32 ja artikli 33 lõikeid 5 ja 8 hakatakse kohaldama alates 1. jaanuarist 2016.
Käesolev määrus on tervikuna siduv ja vahetult kohaldatav kõikides liikmesriikides.
Brüssel, 30. september 2013