NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 1042/2014
ze dne 25. července 2014,
kterým se doplňuje nařízení (EU) č. 514/2014, pokud jde o určení odpovědných orgánů a jejich řídicí a kontrolní povinnosti a o postavení a povinnosti auditních orgánů
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 514/2014 ze dne 16. dubna 2014 o obecných ustanoveních týkajících se Azylového, migračního a integračního fondu a nástroje pro finanční podporu policejní spolupráce, předcházení trestné činnosti, boje proti trestné činnosti a řešení krizí (1), a zejména na čl. 26 odst. 4 a čl. 29 odst. 1 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V zájmu zajištění kontinuity mezi čerpáním předchozích fondů v rámci obecného programu „Solidarita a řízení migračních toků“ na období 2007-2013 a prováděním zvláštních nařízení podle rámce pro období 2014-2020 bylo nařízení (EU) č. 514/2014 z velké části vytvořeno podle pravidel platných pro předchozí fondy, avšak se zohledněním změn, které do sdíleného řízení zavedlo nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 (2).
(2)
Aby se zajistilo, že subjekty provádějící národní programy jsou schopny plnit své úkoly účinně a v souladu s cíli a prioritami stanovenými ve zvláštních nařízeních uvedených v čl. 2 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014, měla by být stanovena pravidla pro jejich určování, dohled nad jejich určováním a v případě nezbytnosti pravidla pro zrušení určení.
(3)
Aby se zajistilo, že rozsah jejich povinností jim umožní provádět národní program, je nezbytné stanovit pravidla vymezující řídicí a kontrolní povinnosti odpovědných orgánů, zejména podmínky, za kterých mohou některé své úkoly svěřit nebo zadat externím dodavatelům.
(4)
Výběrové a zadávací řízení pro poskytnutí příspěvku Unie v rámci národních programů by mělo být v souladu se zásadami transparentnosti, nediskriminace a rovného zacházení. Je proto nutné stanovit podmínky, za kterých by členské státy měly v rámci národních programů realizovat akce, a především vymezit okolnosti, za nichž může realizovat akce přímo odpovědný orgán.
(5)
Ve všech členských státech by audity měly být účinné, měly by mít vhodný rozsah a měly by se provádět v souladu s mezinárodními auditorskými standardy. Za tímto účelem by mělo být jasně vymezeno postavení auditních orgánů a jejich auditorské standardy.
(6)
Aby se zajistilo, že výroky auditorů se budou opírat o kontrolní činnost, měly by být definovány různé druhy kontrolních činností.
(7)
Je důležité, aby byly výsledky činnosti auditního orgánu včas a odpovídajícím způsobem oznámeny orgánu, který provádí určení, a Evropské komisi. Zejména je důležité, aby výkaz o správě a řízení a každoroční souhrn závěrečných zpráv o auditu a informací o provedených kontrolách, které se předkládají jako součást každoroční žádosti o platbu, věrně odrážely výsledky práce a závěry auditního orgánu. Proto by měl auditní orgán v rámci své kontrolní činnosti zajistit, aby informace týkající se jeho kontrolní činnosti byly v těchto dokumentech dostatečným způsobem obsaženy.
(8)
Aby se umožnilo co nejrychlejší uplatňování opatření stanovených v tomto nařízení a nezpožďovalo schvalování a provádění národních programů, mělo by toto nařízení vstoupit v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
(9)
Spojené království a Irsko jsou vázány nařízením (EU) č. 514/2014, a tudíž i tímto nařízením.
(10)
Dánsko není vázáno nařízením (EU) č. 514/2014 ani tímto nařízením,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA I
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Definice
Pro účely tohoto nařízení se použijí definice v nařízení (EU) č. 514/2014. Použijí se rovněž tyto definice:
a)
„orgánem, který provádí určení,“ se rozumí orgán členského státu uvedený v čl. v čl. 26 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014, jenž určuje odpovědný orgán;
b)
„příslušnými orgány“ se rozumí odpovědný orgán, auditní orgán a případně pověřený orgán uvedený v čl. 25 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
c)
„SFC2014“ se rozumí elektronický informační systém zavedený článkem 2 prováděcího nařízení Komise (EU) č. 802/2014 (3);
d)
„grantovou dohodou“ se rozumí dohoda nebo rovnocenná forma právního nástroje, na jehož základě odpovědný orgán poskytuje granty pro příjemce za účelem realizace nějaké akce v rámci národního programu.
KAPITOLA II
ODPOVĚDNÝ ORGÁN
ODDÍL I
Určení odpovědného orgánu
Článek 2
Kritéria a postup pro určení odpovědného orgánu
1. Orgán, jenž má být určen za odpovědný orgán, musí mít organizační uspořádání a systém vnitřní kontroly splňující kritéria stanovená v příloze tohoto nařízení (dále jen „kritéria pro určení“). Kritéria pro určení se týkají:
a)
vnitřního prostředí;
b)
kontrolní činnosti;
c)
vnitřních informací a vnitřní komunikace;
d)
vnitřního monitorování a podávání zpráv.
Členské státy mohou stanovit další kritéria pro určení s cílem zohlednit velikost, povinnosti a jiné charakteristiky odpovědného orgánu.
2. Auditní orgán uvedený v čl. 26 odst. 3 nařízení (EU) č. 514/2014 posoudí, zda budoucí odpovědný orgán splňuje kritéria pro určení v příloze, a svá zjištění, závěry a výrok auditora zdokumentuje v auditní zprávě pro orgán, který provádí určení.
3. Pokud orgán, který provádí určení, není spokojen s tím, jak budoucí odpovědný orgán splňuje kritéria pro určení, vydá tomuto orgánu konkrétní pokyny k nápravě nesouladu a stanoví lhůtu pro splnění kritérií, než bude moci být určen za odpovědný orgán.
Do splnění kritérií pro určení může být tento orgán prozatímně určen za odpovědný orgán na dobu nepřesahující 12 měsíců. Délka trvání tohoto prozatímního období musí být úměrná zjištěnému nesouladu.
4. Po určení odpovědného orgánu o tom členský stát neprodleně informuje Komisi prostřednictvím SFC2014. Spolu s tím členský stát předá dokumentaci obsahující:
a)
hlavní rozdělení povinností mezi organizačními útvary odpovědného orgánu;
b)
případně jeho vztahy s pověřenými orgány, činnosti, které mají být svěřeny, a hlavní postupy pro dohled nad těmito svěřenými činnostmi; a
c)
shrnutí hlavních postupů pro zpracování finančních pohledávek příjemců, schvalování a evidenci výdajů.
Článek 3
Dohled nad odpovědným orgánem a přezkum určení
1. Orgán, který provádí určení, dohlíží na odpovědný orgán, zejména na základě informací uvedených v čl. 14 odst. 2 tohoto nařízení, a sleduje nápravu všech zjištěných nedostatků.
2. Členské státy zajistí, aby informace o tom, že odpovědný orgán již nesplňuje kritéria pro určení, byly bez prodlení hlášeny orgánu, který provádí určení.
3. Pokud odpovědný orgán již plně nesplňuje kritéria pro určení nebo pokud jeho systém vnitřní kontroly je natolik nedostatečný, že to narušuje jeho schopnost plnit úkoly, orgán, který provádí určení, stanoví odpovědnému orgánu zkušební dobu. V takových případech orgán, který provádí určení, vypracuje pro odpovědný orgán plán nápravy, jenž musí být proveden ve lhůtě odpovídající závažnosti nesouladu nebo nedostatku. Tato lhůta nesmí být delší než 12 měsíců od začátku zkušební doby.
4. Orgán, který provádí určení, neprodleně uvědomí Komisi o plánu nápravy vypracovaném v souladu s odstavcem 3 a podává Komisi průběžné informace o jeho plnění.
5. Pokud je určení odpovědného orgánu zrušeno, orgán, který provádí určení, neprodleně určí jiný odpovědný orgán v souladu s článkem 26 nařízení (EU) č. 514/2014 a článkem 2 tohoto nařízení, aby se zajistilo, že platby příjemcům pokračují bez přerušení.
6. Pokud Komise zjistí, že členský stát nesplnil svou povinnost vypracovat plán nápravy podle odstavce 3 nebo že odpovědný orgán si zachoval své určení i bez splnění plánu nápravy ve stanovené lhůtě, Komise bude zbývající nedostatky řešit postupem schvalování souladu ve smyslu článku 47 nařízení (EU) č. 514/2014.
ODDÍL II
Řídicí a kontrolní povinnosti odpovědného orgánu
Článek 4
Úkoly odpovědného orgánu
Odpovědný orgán řídí a provádí národní program v souladu se zásadami řádného finančního řízení. Přitom:
a)
se radí s partnery v souladu s čl. 12 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
b)
zajišťuje řádné fungování monitorovacího výboru uvedeného v čl. 12 odst. 4 nařízení (EU) č. 514/2014;
c)
prostřednictvím SFC2014 předkládá Komisi návrh národního programu uvedeného v článku 14 nařízení (EU) č. 514/2014 a všechny jeho následné změny;
d)
v souladu se zásadami řádného finančního řízení definuje a stanoví pravidla způsobilosti pro akce a náklady všech činností, přičemž zajišťuje rovné zacházení a brání jakémukoliv střetu zájmů;
e)
organizuje a zveřejňuje nabídková řízení a výzvy k podávání návrhů, organizuje a zveřejňuje následný výběr a zadávání projektů financovaných v rámci národního programu v souladu s působností a cíli zvláštních nařízení uvedených v čl. 2 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014 a s kritérii stanovenými v článku 9 tohoto nařízení;
f)
zajišťuje, aby byly zavedeny systémy pro sběr údajů, které jsou potřebné pro vykazování společných ukazatelů a ukazatelů specifických pro jednotlivé programy Komisi, spolu s dalšími údaji o realizaci daného programu a akcí;
g)
přijímá platby od Komise a vyplácí je příjemcům;
h)
zajišťuje soulad a doplňkovost mezi spolufinancováním podle zvláštních nařízení a podle jiných příslušných nástrojů členských států a Unie;
i)
sleduje akce a kontroluje, zda byly vykázané výdaje na akce skutečně vynaloženy a zda jsou v souladu s pravidly Unie a členských států;
j)
zajišťuje, aby byl zaveden systém elektronické evidence a ukládání účetních záznamů pro každou akci v rámci národního programu a aby byly shromažďovány údaje o realizaci akcí nezbytné pro finanční řízení, monitorování, kontrolu a hodnocení;
k)
aniž jsou dotčena vnitrostátní účetní pravidla, zajišťuje, aby příjemci a jiné orgány podílející se na realizaci akcí financovaných v rámci národního programu vedli buď samostatný účetní systém nebo používali vhodný účetní kód pro všechny transakce související s danou akcí;
l)
zajišťuje, aby se v příslušných lhůtách prováděla hodnocení národního programu uvedená v článku 56 a čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
m)
zajišťuje, aby nezávislí hodnotitelé dostávali pro účely provádění hodnocení uvedeného v článku 56 a čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014 a pro formulování hodnotícího stanoviska veškeré potřebné informace o řízení národního programu;
n)
stanoví postupy k zajištění toho, aby všechny doklady týkající se výdajů, rozhodnutí a kontrolních činností měly požadovanou auditní stopu a aby byly uchovávány v souladu s prováděcím nařízením Komise přijatém na základě čl. 27 odst. 5 nařízení (EU) č. 514/2014;
o)
zajišťuje, aby auditní orgán dostával pro účely provádění auditů uvedených v článku 29 nařízení (EU) č. 514/2014 a formulování výroku auditora veškeré potřebné informace o používaných řídicích a kontrolních postupech a výdajích financovaných podle zvláštních nařízení;
p)
vypracovává zprávy o provádění uvedené v článku 54 nařízení (EU) č. 514/2014 a hodnotící zprávy uvedené v čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014 a předkládá je Komisi prostřednictvím SFC2014;
q)
vypracovává žádost o platbu v souladu s článkem 44 nařízení (EU) č. 514/2014 a předkládá ji Komisi prostřednictvím SFC2014;
r)
vykonává informační a propagační činnosti a šíří výsledky programu v souladu s článkem 53 nařízení (EU) č. 514/2014;
s)
provádí administrativní kontroly a kontroly na místě v souladu s článkem 27 nařízení (EU) č. 514/2014;
t)
spolupracuje s Komisí a odpovědnými orgány v ostatních členských státech; a
u)
reaguje na závěry auditního orgánu buď tím, že se jimi zabývá, nebo, pokud zjištění auditního orgánu nejsou přijata, tím, že podá podrobné zdůvodnění.
Článek 5
Pověřený orgán
1. Odpovědný orgán může některé nebo všechny své úkoly svěřit pověřenému orgánu v souladu s čl. 25 odst. 1 písm. c) nařízení (EU) č. 514/2014. Při svěřování úkolů musí být dodržena zásada řádného finančního řízení a musí být zajištěno dodržování zásady nediskriminace a transparentnosti financování ze strany Unie. Svěřené úkoly nesmí způsobit střet zájmů.
2. Rozsah úkolů, které odpovědný orgán svěřil pověřenému orgánu, a podrobné postupy pro jejich plnění musí být stanoveny v dokumentu podepsaném odpovědným orgánem a pověřeným orgánem. V pověřovacím aktu musí být uvedeny alespoň tyto údaje:
a)
příslušné zvláštní nařízení;
b)
úkol svěřený/úkoly svěřené pověřenému orgánu;
c)
povinnost pověřeného orgánu ověřit si, zda příjemci splňují předpisy Unie a vnitrostátní předpisy;
d)
povinnost pověřeného orgánu vytvořit a udržovat organizační strukturu a systém řízení a kontroly vhodný pro jeho povinnosti;
e)
informace a podpůrné doklady, jež má pověřený orgán předložit odpovědnému orgánu, a lhůty, jež mají být dodrženy; a
f)
mechanismus odpovědného orgánu pro dohled nad pověřeným orgánem.
3. Podle čl. 25 odst. 1 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014 nelze svěřovat komunikaci s Komisí. Pověřený orgán komunikuje s Komisí prostřednictvím odpovědného orgánu.
4. Pokud pověřený orgán není orgánem veřejné správy nebo soukromoprávním subjektem pověřeným výkonem veřejné služby, který se řídí vnitrostátním právem, odpovědný orgán mu nesmí svěřit své výkonné pravomoci, jež jsou spojeny s velkou mírou volného uvážení, jež předpokládá politickou volbu.
5. Odpovědný orgán odpovídá za úkoly, které svěřil. Odpovědný orgán pravidelně přezkoumává svěřené úkoly, aby se ujistil, že odváděné výkony jsou uspokojivé a že jsou v souladu s právními předpisy Unie a vnitrostátními právními předpisy.
6. Co se týče svěřených úkolů, toto nařízení se obdobně vztahuje na pověřený orgán.
Článek 6
Zadávání úkolů externím dodavatelům
Odpovědný orgán může zadat některé své úkoly externím dodavatelům. Nadále však za ně nese odpovědnost.
Odpovědný orgán pravidelně přezkoumává externě zadávané úkoly, aby se ujistil, že prováděná činnost je uspokojivá a v souladu s právními předpisy Unie a vnitrostátními právními předpisy.
ODDÍL III
Povinnosti odpovědného orgánu, pokud jde o veřejné intervence
Článek 7
Úloha odpovědného orgánu jako zadavatele
1. Obecně platí, že odpovědný orgán uděluje granty na akce v rámci národního programu na základě otevřených výzev k předkládání návrhů.
2. Odpovědný orgán může udělovat granty na akce na základě omezené výzvy k předkládání návrhů.
Omezené výzvy k předkládání návrhů jsou přístupné jen pro vybrané organizace kvůli specifické povaze dotyčné akce nebo kvůli technické nebo správní způsobilosti subjektů vyzvaných k předložení návrhů.
Důvody pro použití omezené výzvy k předkládání návrhů musí být uvedeny ve výzvě k předkládání návrhů.
3. Odpovědný orgán může udělovat granty přímo, pokud specifická povaha dotyčné akce nebo odborná či správní způsobilost příslušných subjektů nedává žádnou jinou možnost, jak tomu může být v případě monopolu de jure nebo de facto.
Důvody pro použití přímého udělení grantu musí být uvedeny v rozhodnutí o udělení.
4. V řádně odůvodněných případech, včetně případů pokračování víceletých akcí, které byly vybrány po předcházející výzvě k předkládání návrhů, nebo v naléhavých situacích lze granty udělit i bez výzvy k předkládání návrhů.
Důvody pro udělení grantu bez výzvy k předkládání návrhů musí být uvedeny v rozhodnutí o udělení.
5. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel, nesmí být odpovědný orgán ani pověřený orgán příjemcem grantu uděleného v souladu s tímto článkem.
6. Odpovědný orgán určí, kdo uděluje granty, a zajistí, aby se zabránilo střetu zájmů, a to zejména v případech, kdy jsou uchazeči vnitrostátními subjekty.
Článek 8
Podmínky, za nichž odpovědný orgán jedná jako výkonný orgán
1. Odpovědný orgán se může rozhodnout, že akce zrealizuje přímo, sám nebo ve sdružení s jiným vnitrostátním subjektem, neboť správní pravomoci, odborné znalosti či povaha akce nedávají jinou možnost její realizace, například kvůli monopolu de jure nebo kvůli bezpečnostním požadavkům. V takových případech je příjemcem grantu odpovědný orgán.
2. Důvody pro to, aby odpovědný orgán jednal jako výkonný subjekt, a důvody pro výběr přidružených vnitrostátních subjektů podle odstavce 1 se nahlašují Komisi ve výroční zprávě o provádění podle článku 54 nařízení (EU) č. 514/2014.
3. Při provádění akcí v úloze výkonného subjektu musí odpovědný orgán dodržovat zásadu ekonomické výhodnosti a zabránit střetu zájmů.
4. Správní rozhodnutí o spolufinancování akce v rámci národního programu musí obsahovat veškeré informace nezbytné ke sledování realizace spolufinancovaných produktů a služeb a ke kontrole vzniklých výdajů.
5. Je-li pravděpodobné, že odpovědný orgán bude jednat jako výkonný orgán pravidelně:
a)
odpovědný orgán a auditní orgán nesmí být součástí stejného subjektu, ledaže auditní orgán podává zprávy externímu subjektu a jeho auditní nezávislost je zaručena; a
b)
úkoly odpovědného orgánu stanovené v článku 4 nejsou dotčeny.
Článek 9
Výběrové a zadávací řízení
1. Výzvy k podávání návrhů uvedené v čl. 7 odst. 1 se zveřejňují takovým způsobem, aby byla zaručena volná hospodářská soutěž a odpovídající propagace mezi možnými příjemci. Veškeré podstatné změny ve výzvách se zveřejňují stejným způsobem.
Ve výzvách k podávání návrhů uvedených v čl. 7 odst. 1 a 2 musí být uvedeny alespoň:
a)
cíle;
b)
kritéria pro výběr a udělení;
c)
postupy pro financování ze strany Unie, případně financování na vnitrostátní úrovni, včetně případné možnosti použít vyšší podíl spolufinancování v souladu s čl. 16 odst. 5 nařízení (EU) č. 514/2014;
d)
způsob a konečné datum pro předkládání návrhů;
e)
pravidla způsobilosti výdajů;
f)
doba trvání akce; a
g)
finanční a jiné informace, které mají být uchovávány a vykazovány.
2. Před rozhodnutím o udělení grantu se odpovědný orgán přesvědčí, že příjemci v dané akci jsou schopni splnit kritéria pro výběr a udělení.
3. Odpovědný orgán vymezí postupy pro přijetí návrhů. Podrobí návrhy formální, technické a rozpočtové analýze a kvalitativnímu posouzení za použití kritérií stanovených ve výzvě k předkládání návrhů transparentním a nediskriminačním způsobem. Odpovědný orgán písemně zaznamená důvody pro zamítnutí ostatních návrhů.
4. V rozhodnutí o udělení grantu musí být uvedeno alespoň jméno příjemce, základní podrobnosti o akci a jejích provozních cílech, maximální částka příspěvku Unie a maximální míra spolufinancování celkových způsobilých nákladů.
5. Odpovědný orgán písemně informuje všechny uchazeče o svém rozhodnutí. Musí sdělit neúspěšným uchazečům důvody jejich odmítnutí s odkazem na kritéria pro výběr a kritéria pro udělení grantu.
Článek 10
Formální dokumentace grantů v případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel
1. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel, musí stanovit postupy pro řízení projektů, které přinejmenším vyžadují, aby:
a)
podepsal grantové dohody s příjemci, a
b)
monitoroval grantové dohody, včetně jejich změn, pomocí administrativních prostředků, jako jsou výměna korespondence nebo písemné zprávy.
2. Grantová dohoda obsahuje nebo se v ní uvádí následující údaje:
a)
maximální výše příspěvku Unie;
b)
maximální procentní podíl příspěvku Unie podle zvláštního nařízení;
c)
podrobný popis a harmonogram projektu;
d)
je-li to relevantní, také všechny velké úkoly, které příjemce hodlá zadat třetím stranám, včetně souvisejících nákladů;
e)
dohodnutý předběžný rozpočet a plán financování projektu, včetně příjmů a výdajů, v souladu se stanovenými pravidly způsobilosti;
f)
metodu pro výpočet výše příspěvku Unie při uzavření projektu;
g)
harmonogram a prováděcí ustanovení dohody, včetně ustanovení týkajících se povinnosti týkající se podávání zpráv, změn dohody a vypovězení dohody;
h)
provozní cíle projektu, včetně kvantifikovaných cílů a ukazatelů, které mají být vykazovány;
i)
ustanovení, které vyžaduje, aby příjemce včas shromáždil potřebné údaje týkající se společných ukazatelů stanovených ve zvláštním nařízení a specifické ukazatele pro jednotlivé programy a aby tyto údaje vykazoval alespoň jednou ročně;
j)
vymezení způsobilých nákladů, včetně, pokud to připadá v úvahu, popisu metodiky pro určení jednotkových nákladů, jednorázových částek a financování pevnou sazbou;
k)
účetní požadavky a podmínky týkající se platby grantu;
l)
podmínky týkající se auditní stopy;
m)
ustanovení o ochraně údajů, a
n)
ustanovení týkající se propagace.
3. Platí obecné pravidlo, že grantová dohoda musí být podepsána před zahájením činností vykonávaných v rámci národního programu.
4. Grantová dohoda výslovně stanoví, že Komise nebo její zástupci a Účetní dvůr vykonávají své kontrolní pravomoce vůči všem příjemcům grantů, dodavatelům a subdodavatelům, kteří obdrželi finanční prostředky Unie v rámci národního programu, a činí tak na základě kontroly dokumentace a kontrol na místě.
Článek 11
Formální dokumentace grantů v případech, kdy odpovědný orgán jedná jako výkonný subjekt
1. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako výkonný subjekt, musí stanovit postupy pro řízení projektů, které vyžadují alespoň:
a)
přijetí formálního správního rozhodnutí o spolufinancování projektů, a
b)
monitorování správního rozhodnutí a všech jeho změn pomocí administrativních prostředků, jako jsou výměna korespondence nebo písemné zprávy.
2. Správní rozhodnutí obsahuje nebo se v něm uvádí tyto údaje:
a)
maximální výše příspěvku Unie;
b)
maximální procentní podíl příspěvku Unie podle zvláštního nařízení;
c)
podrobný popis a harmonogram projektu;
d)
je-li to relevantní, také všechny velké úkoly, které příjemce hodlá zadat třetím stranám, včetně souvisejících nákladů;
e)
dohodnutý předběžný rozpočet a plán financování projektu, včetně příjmů a výdajů, v souladu se stanovenými pravidly způsobilosti;
f)
metodu pro výpočet výše příspěvku Unie při uzavření projektu;
g)
provozní cíle projektu, včetně kvantifikovaných cílů a ukazatelů, které se mají používat;
h)
ustanovení, které vyžaduje, aby odpovědný orgán nejméně jednou za rok shromáždil potřebné údaje týkající se společných ukazatelů stanovených ve zvláštním nařízení a specifické ukazatele pro jednotlivé programy a aby tyto údaje alespoň jednou ročně vykazoval;
i)
vymezení způsobilých nákladů, včetně, pokud to připadá v úvahu, popisu metodiky pro určení jednotkových nákladů, jednorázových částek a financování pevnou sazbou;
j)
účetní požadavky a podmínky týkající se platby grantu;
k)
podmínky týkající se auditní stopy;
l)
ustanovení o ochraně údajů, a
m)
ustanovení týkající se propagace.
3. Platí obecné pravidlo, že správní rozhodnutí musí být přijato před zahájením činností vykonávaných v rámci národního programu.
4. Správní rozhodnutí výslovně stanoví, že Komise nebo její zástupci a Účetní dvůr vykonávají auditní pravomoci vůči všem příjemcům grantů, dodavatelům a subdodavatelům, kteří obdrželi finanční prostředky Unie v rámci národního programu, a činí tak na základě kontroly dokumentace a kontrol na místě.
KAPITOLA III
POSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU A POVINNOSTI TÝKAJÍCÍ SE AUDITŮ
Článek 12
Postavení auditního orgánu
1. V souladu s čl. 59 odst. 5 druhým pododstavcem nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a čl. 25 odst. 1 písm. b) nařízení (EU) č. 514/2014 je auditní orgán funkčně nezávislý na odpovědném orgánu. Funkční nezávislost se považuje za splněnou, jestliže neexistuje žádný přímý vztah nadřízenosti a podřízenosti mezi auditním orgánem a odpovědným orgánem a auditní orgán má plnou autonomii, pokud jde o jeho vlastní stanoviska a prohlášení.
2. Všechny audity se provádějí v souladu s mezinárodně uznávanými auditorskými standardy.
Článek 13
Externí audit
Auditní orgán může zadat část svých auditních výkonů jinému kontrolnímu subjektu, za předpokladu, že tento subjekt je funkčně nezávislý na odpovědném orgánu. Auditní orgán odpovídá za výkony, které zadal externímu auditorovi.
Externí audity se provádějí v souladu s mezinárodně uznávanými auditorskými standardy a pod bedlivým dohledem a dozorem auditního orgánu.
Článek 14
Audity
1. Za účelem vydání výroku uvedeného v čl. 59 odst. 5 druhém pododstavci nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 provede auditní orgán systémové a finanční audity.
2. Při systémových auditech ověří, zda systémy řízení a kontroly odpovědného orgánu fungovaly účinně tak, aby poskytly přiměřenou jistotu o tom, že výdaje vykázané v roční účetní závěrce jsou legální a správné. Na základě těchto auditů auditní orgán určí, zda odpovědný orgán nadále splňuje kritéria pro určení stanovená v příloze.
3. Finanční audity musí být prováděny tak, aby poskytovaly přiměřenou jistotu, že roční účetní závěrka poskytuje věrný a poctivý obraz o výdajích vykázaných odpovědným orgánem.
Aby dospěl k závěru, zda účetní závěrka poskytuje věrný a poctivý obraz skutečnosti, auditní orgán ověří, zda všechny aspekty uhrazených výdajů a obdržených příspěvků z veřejných zdrojů zanesených do účetnictví odpovědného orgánu v daném rozpočtovém roce jsou správně zaúčtovány v účetním systému a odpovídají podkladovým účetním záznamům vedeným příslušným orgánem. Auditní orgán musí zejména na základě těchto účtů:
a)
ověřit, zda celková výše způsobilých výdajů vykázaných v žádosti o platbu ročního zůstatku, jež byla předložena Komisi, souhlasí s výdaji v účetnictví odpovědného orgánu, a pokud zjistí rozdíly, zda byly odpovídajícím způsobem vysvětleny ve vyúčtování nesouhlasících částek;
b)
ověřit, zda čerpané a vrácené částky, částky, které mají být získány zpět, a částky, které jsou na konci rozpočtového roku nedobytné, odpovídají částkám zapsaným v účetnictví odpovědného orgánu a jsou podloženy dokumentovanými rozhodnutími odpovědného orgánu;
c)
zjistit, zda odpovědný orgán provedl administrativní kontroly a kontroly na místě v souladu s článkem 27 nařízení (EU) č. 514/2014.
Ověřování podle písmen a), b) a c) lze provádět na základě vzorku.
4. V rámci svých systémových a finančních auditů zopakuje auditní orgán některé administrativní kontroly nebo kontroly na místě, které vykonal odpovědný orgán. Auditní orgán určí rozsah opětovných auditních výkonů na základě posouzení rizik.
5. Zjistí-li auditní orgán při systémových nebo finančních auditech závažné nedostatky v účinném fungování systémů řízení a kontroly odpovědného orgánu:
a)
posoudí finanční a provozní dopady těchto nedostatků;
b)
vydá odpovědnému orgánu vhodná doporučení pro nápravná a preventivní opatření;
c)
sleduje realizaci těchto opatření odpovědným orgánem a posuzuje, zda byl přijat akční plán na obnovení účinného fungování systémů řízení a kontroly.
6. Po dokončení auditorské činnosti uvedené v odstavcích 1, 2 a 3 informuje auditní orgán o svých zjištěních orgán, který provádí určení, včetně toho, zda podle jeho názoru odpovědný orgán nadále splňuje kritéria pro určení.
7. Auditní orgán zajistí, aby odpovědný orgán vhodným způsobem hlásil Evropské komisi veškeré informace týkající se jeho auditních výkonů uvedených v odstavcích 1, 2 a 3.
KAPITOLA IV
ZÁVĚREČNÉ USTANOVENÍ
Článek 15
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech v souladu se Smlouvami.
V Bruselu dne 25. července 2014.
KOMISJONI DELEGEERITUD MÄÄRUS (EL) nr 1042/2014,
25. juuli 2014,
millega täiendatakse määrust (EL) nr 514/2014 seoses vastutavate asutuste määramise, nende juhtimis- ja kontrollialaste ülesannete ning auditeerimisasutuste seisundi ja kohustustega
EUROOPA KOMISJON,
võttes arvesse Euroopa Liidu toimimise lepingut,
võttes arvesse Euroopa Parlamendi ja nõukogu 16. aprilli 2014. aasta määrust (EL) nr 514/2014, millega sätestatakse Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi ning politseikoostöö, kuritegevuse tõkestamise ja selle vastu võitlemise ning kriisiohje rahastamisvahendi suhtes kohaldatavad üldsätted, (1) eriti selle artikli 26 lõiget 4 ja artikli 29 lõiget 1,
ning arvestades järgmist:
(1)
Selleks et tagada järjepidevus üldprogrammi „Solidaarsus ja rändevoogude juhtimine” varasemate, 2007.-2013. aasta finantsraamistiku fondide ning 2014.-2020. aasta finantsraamistiku erimääruste rakendamise vahel, on määruse (EL) nr 514/2014 väljatöötamisel suurel määral lähtutud varasemate fondide puhul kehtinud eeskirjadest, võttes seejuures arvesse muutusi, mida eelarve täitmises koostöös liikmesriikidega on tehtud Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrusega (EL, Euratom) nr 966/2012 (2).
(2)
Selleks et tagada riiklikke programme ellu viivate asutuste suutlikkus täita oma ülesandeid tulemuslikult ja kooskõlas määruse (EL) nr 514/2014 artikli 2 punktis a osutatud erimäärustes sätestatud eesmärkide ja prioriteetidega, tuleb kehtestada eeskirjad nende asutuste määramise, määramisega seotud järelevalve ja määramise lõpetamise kohta.
(3)
Selleks et tagada, et nende vastutusala võimaldab neil riikliku programmi elluviimist, on vaja kehtestada eeskirjad, milles oleks kindlaks määratud vastutavate asutuste juhtimis- ja kontrollialased ülesanded, eeskätt tingimused, mille alusel nad võivad osa oma ülesannetest delegeerida või tellida allhankena.
(4)
Riiklike programmide raames liidu toetuse saajate valimise ja toetuste määramise kord peaks vastama läbipaistvuse, mittediskrimineerimise ja võrdse kohtlemise põhimõtetele. Seega on vaja kehtestada tingimused, mida liikmesriigid peaksid täitma riiklike programmide meetmete rakendamisel, määrates eelkõige kindlaks, millistel asjaoludel võib vastutav asutus projekte otse ellu viia.
(5)
Auditid peaksid olema kõigis liikmesriikides tulemuslikud, piisava ulatusega ning läbi viidud vastavalt rahvusvahelistele auditeerimisstandarditele. Selleks peaks auditeerimisasutuste seisund ja auditeerimisstandardid olema selgelt kindlaks määratud.
(6)
Selleks et tagada, et auditeerimisasutuste auditeerimistegevus võimaldab neil oma auditiarvamusi põhjendada, tuleks määratleda eri tüüpi auditeerimistegevused.
(7)
Tähtis on, et auditeerimisasutuste tegevuse tulemustest teavitatakse õigeaegselt ja nõuetekohaselt määrajaasutust ning Euroopa Komisjoni. Eriti tähtis on, et liidu vahendite haldaja kinnitus ning lõplike auditiaruannete ja tehtud kontrollide iga-aastane kokkuvõte, mis edastatakse iga-aastase maksetaotluse osana, kajastaks õigesti auditeerimisasutuse tööd ja järeldusi. Seega peaks auditeerimisasutus osana oma auditeerimistööst tagama, et auditeerimistegevusega seotud teave leiab kõnealustes dokumentides piisavat kajastust.
(8)
Selleks et käesolevas määruses sätestatud meetmeid oleks võimalik viivitamata kohaldada ja et riiklike programmide heakskiitmine ja elluviimine ei viibiks, peaks käesolev määrus jõustuma järgmisel päeval pärast selle avaldamist Euroopa Liidu Teatajas.
(9)
Määrus (EL) nr 514/2014 ja seega ka käesolev määrus on Ühendkuningriigi ja Iirimaa suhtes siduvad.
(10)
Määrus (EL) nr 514/2014 ja käesolev määrus ei ole Taani suhtes siduvad,
ON VASTU VÕTNUD KÄESOLEVA MÄÄRUSE:
I PEATÜKK
ÜLDSÄTTED
Artikkel 1
Mõisted
Käesoleva määruse kohaldamisel kasutatakse määruse (EL) nr 514/2014 mõisteid. Samuti kohaldatakse järgmisi mõisteid:
a) „määrajaasutus”- liikmesriigi ministeeriumi tasandi asutus, millele on osutatud määruse (EL) nr 514/2014 artikli 26 lõikes 1 ja mis määrab vastutava asutuse;
b) „pädevad asutused”- vastutav asutus, auditeerimisasutus ja vajaduse korral volitatud asutus, millele on osutatud määruse (EL) nr 514/2014 artikli 25 lõikes 1;
c) „SFC2014”- elektrooniline andmevahetussüsteem, mis on loodud komisjoni rakendusmääruse (EL) nr 802/2014 artikliga 2 (3);
d) „toetusleping”- leping või samaväärne õigusakt, mille alusel annab vastutav asutus toetusesaajale toetust projekti elluviimiseks riikliku programmi alusel.
II PEATÜKK
VASTUTAV ASUTUS
I JAGU
Vastutava asutuse määramine
Artikkel 2
Vastutava asutuse määramiskriteeriumid ja -kord
1. Asutusel, mis määratakse vastutavaks asutuseks, peab olema halduskorraldus ja sisekontrolli süsteem, mis vastavad käesoleva määruse lisas sätestatud kriteeriumidele („määramiskriteeriumid”). Määramiskriteeriumites käsitletakse:
a)
sisekeskkonda,
b)
kontrollitegevusi,
c)
sisemist teavitamist ja teabevahetust,
d)
sisejärelevalvet ja -aruandlust.
Liikmesriigid võivad kehtestada täiendavaid määramiskriteeriume, et võtta arvesse vastutava asutuse suurust, ülesandeid ja muid omadusi.
2. Määruse (EL) nr 514/2014 artikli 26 lõikes 3 osutatud auditeerimisorgan hindab, kas tulevane vastutav asutus vastab lisas esitatud määramiskriteeriumidele, ning esitab määrajaasutusele auditiaruandes oma auditeerimistulemused, järeldused ja arvamuse.
3. Juhul kui määrajaasutus ei ole veendunud, et tulevane vastutav asutus vastab määramiskriteeriumidele, annab ta kõnealusele asutusele konkreetsed juhised mittevastavuste kõrvaldamiseks ning tähtaja vastavuse saavutamiseks, enne kui asutuse võib määrata vastutavaks asutuseks.
Kuni vastavuse saavutamiseni võib asutuse kuni 12 kuuks ajutiselt määrata vastutavaks asutuseks. Kõnealuse ajutise määramise pikkus peab olema proportsionaalne avastatud mittevastavustega.
4. Vastutava asutuse määramisel teavitab liikmesriik komisjoni viivitamata SFC2014 abil. Teates esitab liikmesriik dokumendid, mis sisaldavad järgmist:
a)
ülesannete üldine jaotus vastutava asutuse üksuste vahel;
b)
vajaduse korral vastutava asutuse seos volitatud asutustega, delegeeritavad ülesanded ning nende delegeeritavate ülesannete järelevalveks ettenähtud peamised menetlused ning
c)
toetusesaajate esitatud rahaliste nõuete läbivaatamise ning kulude kinnitamise ja kajastamise peamiste menetluste kokkuvõte.
Artikkel 3
Vastutava asutuse järelevalve ja määramise läbivaatamine
1. Määrajaasutus teostab vastutava asutuse üle järelevalvet, eelkõige käesoleva määruse artikli 14 lõikes 2 osutatud teabe alusel, ja jälgib kõigi avastatud puuduste kõrvaldamist.
2. Liikmesriigid tagavad, et teave selle kohta, et vastutav asutus ei vasta enam määramiskriteeriumidele, edastatakse viivitamata määrajaasutusele.
3. Kui vastutav asutus ei vasta enam täielikult määramiskriteeriumidele või kui selle sisekontrolli süsteem on nii puudulik, et kahjustab asutuse suutlikkust täita oma ülesandeid, kehtestab määrajaasutus vastutavale asutusele katseaja. Sellistel juhtudel koostab määrajaasutus vastutavale asutusele puuduste kõrvaldamise kava, mis tuleb ellu viia mittevastavuse või puuduse raskusastmele vastava tähtaja jooksul. See tähtaeg ei tohi olla pikem kui 12 kuud alates katseaja algusest.
4. Määrajaasutus teavitab viivitamata komisjoni kõigist lõike 3 alusel koostatud puuduste kõrvaldamise kavadest ning hoiab komisjoni kursis kava elluviimise käiguga.
5. Kui vastutava asutuse määramine lõpetatakse, määrab määrajaasutus viivitamata teise vastutava asutuse kooskõlas määruse (EL) nr 514/2014 artikliga 26 ja käesoleva määruse artikliga 2, et tagada maksete katkematu laekumine toetusesaajatele.
6. Kui komisjon leiab, et liikmesriik ei ole täitnud oma kohustust koostada puuduste kõrvaldamise kava vastavalt lõikele 3 või et vastutav asutus on säilitanud oma seisundi, ehkki puuduste kõrvaldamise kava ei ole täidetud kindlaksmääratud tähtajaks, käsitleb komisjon kõiki ülejäänud puudusi määruse (EL) nr 514/2014 artikliga 47 ette nähtud vastavuskontrolli menetluse abil.
II JAGU
Vastutava asutuse juhtimis- ja kontrollialased ülesanded
Artikkel 4
Vastutava asutuse ülesanded
Vastutav asutus kohustub riiklikku programmi juhtima ja ellu viima kooskõlas usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtetega. Vastutav asutus:
a)
konsulteerib partneritega vastavalt määruse (EL) nr 514/2014 artikli 12 lõikele 1;
b)
tagab määruse (EL) nr 514/2014 artikli 12 lõikes 4 osutatud järelevalvekomitee nõuetekohase töö;
c)
esitab komisjonile taotluse riikliku programmi ja selle muudetud versioonide kohta vastavalt määruse (EL) nr 514/2014 artiklile 14, kasutades andmevahetussüsteemi SFC2014;
d)
määrab kindlaks ja kehtestab toetuskõlblikkuse eeskirjad ja projektikulud kõigile tegevustele, tagades võrdse kohtlemise põhimõtte ning vältides huvide konflikti kooskõlas usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtetega;
e)
korraldab pakkumismenetlusi ja projektikonkursse ning järgnevat riikliku programmi raames rahastatavate projektide valimist ja toetuste määramist ning levitab nendekohast teavet kooskõlas määruse (EL) nr 514/2014 artikli 2 punktis a osutatud erimääruste reguleerimisala ja eesmärkidega ning käesoleva määruse artiklis 9 sätestatud kriteeriumidega;
f)
tagab väljakujunenud süsteemid, et koguda andmeid, mis on vajalikud selleks, et teavitada komisjoni üldistest ja programmipõhistest näitajatest, ja muid andmeid programmi ja projektide elluviimise kohta;
g)
võtab komisjonilt vastu makseid ja teeb makseid toetusesaajatele;
h)
tagab järjepidevuse ja täiendavuse erimääruste ning muude asjaomaste siseriiklike ja liidu õigusaktide alusel toimuva kaasrahastamise vahel;
i)
vastutab projektide järelevalve eest ja kontrollib, kas projektide kohta deklareeritud kulud on tegelikkuses kantud ning vastavad liidu ja siseriiklikele eeskirjadele;
j)
tagab riikliku programmi iga projekti puhul raamatupidamisdokumentide salvestamiseks ja säilitamiseks vajaliku arvutisüsteemi ning finantsjuhtimiseks, järelevalveks, kontrolliks ja hindamiseks vajalike rakendamisandmete kogumise;
k)
tagab, ilma et see piiraks siseriiklike raamatupidamiseeskirjade kohaldamist, et toetusesaajad ja muud riikliku programmi alusel rahastatavate projektide elluviimisse kaasatud asutused kasutavad kõigi projektiga seotud tehingute puhul eraldi raamatupidamissüsteemi või nõuetekohaseid raamatupidamiskoode;
l)
tagab, et määruse (EL) nr 514/2014 artiklis 56 ja artikli 57 lõikes 1 osutatud riikliku programmi hindamised tehakse ettenähtud tähtaegade jooksul;
m)
tagab, et sõltumatud hindajad saavad määruse (EL) nr 514/2014 artiklis 56 ja artikli 57 lõikes 1 osutatud hindamise tegemiseks ja hindamisaruande koostamiseks kogu vajaliku teabe riikliku programmi juhtimise kohta;
n)
kehtestab korra, millega tagatakse, et kõigil kulude, otsuste ja kontrollitegevustega seotud dokumentidel on nõuetekohane kontrolljälg ning et neid säilitatakse kooskõlas määruse (EL) nr 514/2014 artikli 27 lõike 5 alusel vastu võetud komisjoni rakendusmäärustega;
o)
tagab, et auditeerimisasutus saab määruse (EL) nr 514/2014 artiklis 29 osutatud auditite tegemiseks ja auditiarvamuse koostamiseks kogu vajaliku teabe rakendatud juhtimis- ja kontrollimenetluste ning erimääruste alusel rahastatud kulude kohta;
p)
koostab määruse (EL) nr 514/2014 artiklis 54 osutatud rakendamise aruanded ja määruse (EL) nr 514/2014 artikli 57 lõikes 1 osutatud hindamisaruanded ning esitab need komisjonile SFC2014 abil;
q)
koostab maksetaotluse määruse (EL) nr 514/2014 artikli 44 kohaselt ning esitab selle komisjonile SFC2014 abil;
r)
täidab teabe ja avalikustamisega seotud ülesandeid ning levitab programmi tulemusi määruse (EL) nr 514/2014 artikli 53 kohaselt;
s)
teeb halduskontrolle ja kohapealseid kontrolle määruse (EL) nr 514/2014 artikli 27 kohaselt;
t)
teeb koostööd komisjoniga ja vastutavate asutustega teistes liikmesriikides ning
u)
reageerib auditeerimisasutuse audititulemustele, rakendades vastavaid meetmeid või, juhul kui audititulemustega ei saa nõustuda, esitades üksikasjaliku põhjenduse.
Artikkel 5
Volitatud asutus
1. Vastutav asutus võib delegeerida oma ülesanded osaliselt või täielikult volitatud asutusele kooskõlas määruse (EL) nr 514/2014 artikli 25 lõike 1 punktiga c. Ülesannete delegeerimisel järgitakse usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtteid ning tagatakse mittediskrimineerimise ja liidu rahastamise nähtavuse põhimõtte järgimine. Delegeeritavad ülesanded ei tohi põhjustada huvide konflikti.
2. Vastutava asutuse poolt volitatud asutusele delegeeritud ülesannete ulatus ja nende täitmise üksikasjalik kord tuleb sätestada dokumendis, mille allkirjastavad vastutav asutus ja volitatud asutus. Kõnealune delegeerimisakt sisaldab vähemalt järgmisi andmeid:
a)
asjaomane erimäärus;
b)
volitatud asutusele usaldatud ülesanne/ülesanded;
c)
volitatud asutuse kohustus kontrollida toetusesaajate vastavust liidu ja siseriiklikele eeskirjadele;
d)
volitatud asutuse kohustus kehtestada ja säilitada tema kohustuste täitmiseks kohandatud organisatsiooniline struktuur ning juhtimis- ja kontrollisüsteem;
e)
teave ja tõendavad dokumendid, mida volitatud asutus on kohustatud esitama vastutavale asutusele ning nende esitamise tähtajad ning
f)
järelevalvemehhanism, mida vastutav asutus kohaldab volitatud asutuse suhtes.
3. Määruse (EL) nr 514/2014 artikli 25 lõike 1 punkti a kohaselt suhtlust komisjoniga ei delegeerita. Volitatud asutus suhtleb komisjoniga vastutava asutuse kaudu.
4. Kui volitatud asutus ei ole riiklik haldusorgan või siseriikliku õigusega reguleeritud eraõiguslik asutus, mis osutab avalikke teenuseid, ei tohi vastutav asutus delegeerida sellisele asutusele täidesaatvat võimu, millega kaasneb laiaulatuslik kaalutlusõigus, mis eeldab poliitiliste valikute tegemist.
5. Vastutav asutus jääb delegeeritud ülesannete eest vastutavaks. Vastutav asutus vaatab delegeeritud ülesanded korrapäraselt läbi, veendumaks, et tehtud töö on rahuldav ning kooskõlas liidu ja siseriiklike eeskirjadega.
6. Delegeeritud ülesannete puhul kehtib käesolev määrus analoogselt ka volitatud asutusele.
Artikkel 6
Ülesannete delegeerimine allhanke kaudu
Vastutav asutus võib osa ülesannetest delegeerida allhanke kaudu. Seejuures jääb ta nende ülesannete eest vastutavaks.
Vastutav asutus vaatab allhanke kaudu delegeeritud ülesanded korrapäraselt läbi, veendumaks, et tehtud töö on rahuldav ning kooskõlas liidu ja siseriiklike eeskirjadega.
III JAGU
Vastutava asutuse kohustused seoses riikliku sekkumisega
Artikkel 7
Vastutava asutuse roll toetusi andva asutusena
1. Reeglina annab vastutav asutus projektidele toetusi riikliku programmi raames ning avalike konkursikutsete alusel.
2. Vastutav asutus võib anda projektide toetusi ka piiratud konkursikutsete alusel.
Piiratud konkursikutsed on suunatud üksnes valitud organisatsioonidele, seda projekti iseärasuste või taotlusi esitama kutsutud asutuste tehnilise või halduspädevuse tõttu.
Piiratud konkursikutse kasutamist põhjendatakse konkursikutses.
3. Vastutav asutus võib anda toetusi otse, kui projekti iseärasuste või asjaomaste asutuste tehnilise või halduspädevuse tõttu, näiteks de jure või de facto monopoolse seisundi tõttu ei ole muid võimalusi.
Otse antud toetusi põhjendatakse toetuse andmise otsuses.
4. Nõuetekohaselt põhjendatud juhtudel, sealhulgas selliste mitmeaastaste projektide pikendamisel, mis valiti välja pärast eelmist konkursikutset, või erakorralistes olukordades võib toetusi anda ilma konkursikutseta.
Toetuse andmist ilma konkursikutseta põhjendatakse toetuse andmise otsuses.
5. Kui vastutav asutus tegutseb toetusi andva asutusena, ei tohi vastutav asutus ega ükski volitatud asutus olla käesoleva artikli kohaselt antud toetuse saaja.
6. Vastutav asutus määrab asutuse, kellel on õigus toetusi anda, ning tagab huvide konflikti ärahoidmise, eelkõige juhul, kui taotlejad on riigiasutused.
Artikkel 8
Tingimused, mida vastutav asutus peab järgima täidesaatva asutusena
1. Vastutav asutus võib otsustada projektid ellu viia otse, tegutsedes üksinda või koos mis tahes muu riigiasutusega haldusvolituste, tehnilise pädevuse või selle tõttu, et projekti iseärasustest, näiteks de jure monopoolsest seisundist või turvanõuetest, tingituna ei ole teistsugune elluviimine võimalik. Sellistel juhtudel on toetuse saajaks vastutav asutus.
2. Vastutava asutuse põhjendused täidesaatva asutusena tegutsemiseks ning seotud riigiasutuste valimiseks lõike 1 kohaselt esitatakse komisjonile rakendamise aastaaruandes, millele on osutatud määruse (EL) nr 514/2014 artiklis 54.
3. Projekte täidesaatva asutusena ellu viies järgib vastutav asutus kulutustele vastava tulu saamise põhimõtet ja ennetab huvide konflikti tekkimist.
4. Haldusotsus riikliku programmi toetatava projekti kaasrahastamise kohta peab sisaldama teavet, mis on vajalik kaasrahastatavate toodete ja teenuste rakendamise järelevalveks ning tehtud kulutuste kontrollimiseks.
5. Kui vastutavalt asutuselt oodatakse pidevat tegutsemist täidesaatva asutusena, siis:
a)
vastutav asutus ja auditeerimisasutus ei tohi olla sama asutuse osad, välja arvatud juhul, kui auditeerimisasutus annab aru mõnele välisele asutusele ja kui auditi sõltumatus on tagatud, ning
b)
vastutava asutuse artiklis 4 määratud ülesannete täitmine ei tohi saada kahju.
Artikkel 9
Valimise ja toetuse andmise menetlus
1. Artikli 7 lõikes 1 osutatud konkursikutsed avaldatakse viisil, mis tagab avaliku konkursi ning võimalike toetusesaajate piisava tähelepanu. Igasugune märkimisväärne muudatus konkursikutses avaldatakse samal viisil.
Artikli 7 lõigetes 1 ja 2 osutatud konkursikutsetes määratakse kindlaks vähemalt järgnev:
a)
eesmärgid;
b)
valiku- ja hindamiskriteeriumid;
c)
liidu- ja vajaduse korral riigipoolse rahastamise kord, kaasa arvatud vajaduse korral võimalus kehtestada suurem kaasrahastamise määr kooskõlas määruse (EL) nr 514/2014 artikli 16 lõikega 5;
d)
taotluste esitamise kord ja tähtaeg;
e)
kulude toetuskõlblikkuse eeskirjad;
f)
projekti kestus ning
g)
finants- ja muu teave, mida tuleb säilitada ja edastada.
2. Vastutav asutus peab enne toetuse andmise otsuse tegemist olema kindel, et projekti abisaajad on suutelised täitma valiku- ja hindamiskriteeriume.
3. Vastutav asutus kehtestab taotluste vastuvõtmise korra. Vastutav asutus teeb konkursikutses kindaksmääratud kriteeriumide alusel ning läbipaistval ja mittediskrimineerival viisil taotlustele ametliku, tehnilise ja eelarveanalüüsi ning kvalitatiivse hindamise. Vastutav asutus dokumenteerib muude taotluste tagasilükkamise põhjused.
4. Toetuse andmise otsuses märgitakse ära vähemalt toetusesaajate nimed, projekti peamised üksikasjad ja selle tegevuseesmärgid, liidu toetuse maksimaalne summa ning kaasrahastamise maksimaalne osakaal toetuskõlblikes kogukuludes.
5. Vastutav asutus teavitab taotlejaid oma otsusest kirjalikult. Vastutav asutus esitab mitteedukatele kandidaatidele nende tagasilükkamise põhjused koos viidetega valiku- ja hindamiskriteeriumidele.
Artikkel 10
Toetusi käsitlevad dokumendid juhul, kui vastutav asutus tegutseb toetust andva asutusena
1. Juhul kui vastutav asutus tegutseb toetust andva asutusena, peab ta kehtestama projektijuhtimise korra, mis nõuab vähemalt järgmist:
a)
toetuslepingute sõlmimine toetusesaajatega;
b)
toetuslepingute ja nende mis tahes muudatuste järelevalve halduslike vahenditega, nagu kirjavahetus või kirjalikud aruanded.
2. Toetusleping peab sisaldama või seal peab olema osutatud:
a)
liidu toetuse maksimaalne summa;
b)
liidu toetuse ülemmäär vastavalt asjaomasele erimäärusele;
c)
projekti üksikasjalik kirjeldus ja ajakava;
d)
vajaduse korral peamised ülesanded, mille täitmiseks toetusesaaja kavatseb sõlmida allhankelepingu kolmandate isikutega, ja nendega kaasnevad kulud;
e)
projekti kokkulepitud esialgne eelarve ja rahastamiskava, sealhulgas kulud ja tulud, vastavalt toetuskõlblikkuse eeskirjale;
f)
liidu toetussumma suuruse arvutamine projekti lõppedes;
g)
lepingu ajakava ja rakendussätted, sealhulgas aruandluskohustuse, lepingu muutmise ja lepingu lõpetamise sätted;
h)
projekti tegevuseesmärgid, sealhulgas arvudes väljendatud eesmärgid ja aruannetesse kaasatavad näitajad;
i)
säte, millega nõutakse toetusesaajalt õigeaegset andmete kogumist erimääruses sätestatud ühiste näitajate ja võimalike programmipõhiste näitajate kohta ning nende andmete esitamist vähemalt kord aastas;
j)
toetuskõlblike kulude mõiste, sealhulgas vajaduse korral ühikuhindade astmiku, ühekordsete maksete ja kindlamääraliste maksete määramise metoodika kirjeldus;
k)
raamatupidamisnõuded ja toetuse maksmise tingimused;
l)
kontrolljäljega seotud tingimused;
m)
andmekaitse sätted ning
n)
avalikustamist reguleerivad sätted.
3. Üldreeglina allkirjastatakse toetuslepingud enne seda, kui riiklikust programmist rahastatavad projekti tegevused algavad.
4. Toetuslepingutes sätestatakse sõnaselgelt, et komisjoni või tema esindajate ja kontrollikoja pädevuses on auditeerida kõiki toetusesaajaid, töövõtjaid ja alltöövõtjaid, keda liit riikliku programmi raames rahastab, ning teha seda dokumentide kontrolli ja kohapealsete kontrollide abil.
Artikkel 11
Toetusi käsitlevad dokumendid juhul, kui vastutav asutus tegutseb täidesaatva asutusena
1. Juhul kui vastutav asutus tegutseb täidesaatva asutusena, peab ta kehtestama projektijuhtimise korra, millega nõutakse vähemalt järgmist:
a)
ametlik haldusotsus projektide kaasrahastamise kohta ning
b)
haldusotsuse ja selle mis tahes muudatuste järelevalve halduslike vahenditega, nagu kirjavahetus või kirjalikud aruanded.
2. Haldusotsus peab sisaldama või seal peab olema osutatud:
a)
liidu toetuse maksimaalne summa;
b)
liidu toetuse ülemmäär vastavalt asjaomasele erimäärusele;
c)
projekti üksikasjalik kirjeldus ja ajakava;
d)
vajaduse korral peamised ülesanded, mille täitmiseks toetusesaaja kavatseb sõlmida allhankelepingu kolmandate isikutega, ja nendega kaasnevad kulud;
e)
projekti kokkulepitud esialgne eelarve ja rahastamiskava, sealhulgas kulud ja tulud, vastavalt toetuskõlblikkuse eeskirjale;
f)
liidu toetussumma suuruse arvutamine projekti lõppedes;
g)
projekti tegevuseesmärgid, sealhulgas arvudes väljendatud eesmärgid ja kasutatavad näitajad;
h)
säte, millega nõutakse vastutavalt asutuselt andmete kogumist erimääruses sätestatud ühiste näitajate ja võimalike programmipõhiste näitajate kohta ning nende andmete esitamist vähemalt kord aastas;
i)
toetuskõlblike kulude mõiste, sealhulgas vajaduse korral ühikuhindade astmiku, ühekordsete maksete ja kindlamääraliste maksete määramise metoodika kirjeldus;
j)
raamatupidamisnõuded ja toetuse maksmise tingimused;
k)
kontrolljäljega seotud tingimused;
l)
andmekaitse sätted ning
m)
avalikustamist reguleerivad sätted.
3. Üldreeglina võetakse haldusotsus vastu enne seda, kui riiklikust programmist rahastatavad projekti tegevused algavad.
4. Haldusotsuses sätestatakse sõnaselgelt, et komisjoni või tema esindajate ja kontrollikoja pädevuses on auditeerida kõiki toetusesaajaid, töövõtjaid ja alltöövõtjaid, keda liit riikliku programmi raames rahastab, ning teha seda dokumentide kontrolli ja kohapealsete kontrollide abil.
III PEATÜKK
AUDITEERIMISASUTUSE SEISUND JA KOHUSTUSED SEOSES AUDITITEGA
Artikkel 12
Auditeerimisasutuse seisund
1. Kooskõlas määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artikli 59 lõike 5 teise lõiguga ning määruse (EL) nr 514/2014 artikli 25 lõike 1 punktiga b on auditeerimisasutus oma ülesannetes vastutavast asutusest sõltumatu. Sõltumatuseks ülesannete täitmisel loetakse seda, kui puudub hierarhiline seos auditeerimisasutuse ja vastutava asutuse vahel ning kui auditeerimisasutus on oma seisukohtades ja avaldustes täielikult iseseisev.
2. Kogu auditeerimistöö tehakse kooskõlas rahvusvaheliselt aktsepteeritud auditeerimisstandarditega.
Artikkel 13
Auditeerimisteenuste tellimine allhankena
Auditeerimisasutus võib tellida osa auditeerimistööst allhankena teiselt auditeerimisorganilt, tingimusel et teine auditeerimisorgan on oma ülesannetes vastutavast asutusest sõltumatu. Auditeerimisasutus jääb vastutavaks allhankena tellitud töö eest.
Allhankena tellitud auditid tehakse kooskõlas rahvusvaheliselt aktsepteeritud auditeerimisstandarditega ning auditeerimisasutuse hoolika järelevalve ja juhtimise all.
Artikkel 14
Auditid
1. Selleks et esitada määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artikli 59 lõike 5 teises lõigus osutatud arvamus, teeb auditeerimisasutus süsteemi- ja finantsauditid.
2. Süsteemiauditite ülesanne on kontrollida, kas vastutava asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemid on toiminud tulemuslikult, tagades piisava kindluse, et raamatupidamise aastaaruannetes kajastuvad kulud on seaduslikud ja korrektsed.Nende auditite põhjal teeb auditeerimisasutus kindlaks, kas vastutav asutus vastab jätkuvalt lisas sätestatud määramiskriteeriumidele.
3. Finantsauditid tehakse selleks, et tagada piisav kindlus, et raamatupidamise aastaaruanded annavad õige ja õiglase ülevaate vastutava asutuse deklareeritud kuludest.
Selleks et hinnata, kas aruanded annavad õige ja õiglase ülevaate, kontrollib auditeerimisasutus, kas kõik tehtud kulud ning avalikult sektorilt saadud toetused, mis majandusaasta vältel on vastutava asutuse raamatupidamisarvestusse kantud, on raamatupidamissüsteemis nõuetekohaselt kajastatud ning vastavad tõendavatele raamatupidamisdokumentidele, mida vastutav asutus säilitab. Eelkõige kohustub auditeerimisasutus nimetatud raamatupidamisarvestuse põhjal:
a)
kontrollima, kas komisjonile esitatud iga-aastases lõppmaksetaotluses deklareeritud toetuskõlblikud kogukulud vastavad vastutava asutuse raamatupidamisarvestuses kajastatud kogukuludele, ning kui esineb lahknevusi, siis kas nende vastavusse viimiseks vajalike summade kohta on raamatupidamisarvestuses antud piisavad selgitused;
b)
kontrollima, kas majandusaasta jooksul tühistatud ja tagasi nõutud summad, majandusaasta lõpu seisuga tagasinõudmisele kuuluvad summad ning summad, mida ei ole võimalik tagasi nõuda, vastavad vastutava asutuse raamatupidamissüsteemi sisestatud summadele ning põhinevad vastutava asutuse dokumenteeritud otsustel;
c)
veenduma, et vastutav asutus on teinud haldus- ja kohapealsed kontrollid määruse (EL) nr 514/2014 artikli 27 kohaselt.
Punktides a, b ja c osutatud kontrollimisi võib teha valimi alusel.
4. Osana süsteemi- ja finantsaudititest teeb auditeerimisasutus uuesti mõne vastutava asutuse tehtud haldus- või kohapealsetest kontrollidest. Auditeerimisasutus määrab riskihindamise alusel kindlaks kordusauditi ulatuse.
5. Juhul kui auditeerimisasutuse süsteemi- või finantsauditite käigus avastatakse olulisi nõrkusi vastutava asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemide tulemuslikus toimimises, kohustub auditeerimisasutus:
a)
hindama nimetatud nõrkuste finants- ja tegevusalast mõju;
b)
esitama vastutavale asutusele nõuetekohaseid soovitusi parandus- ja ennetusmeetmete võtmiseks;
c)
jälgima nende meetmete rakendamist vastutava asutuse poolt ning hindama, kas tegevuskava juhtimis- ja kontrollisüsteemide tulemusliku toimimise taastamiseks on rakendatud.
6. Pärast lõigetes 1-3 osutatud auditeerimistegevuse lõpuleviimist esitab auditeerimisasutus tulemustest aruande määrajaasutusele, märkides, kas vastutav asutus vastab tema arvates jätkuvalt määramiskriteeriumidele.
7. Auditeerimisasutus tagab, et vastutav asutus esitab kogu lõigetes 1-3 osutatud auditeerimistegevusega seotud teabe nõuetekohaselt Euroopa Komisjonile.
IV PEATÜKK
LÕPPSÄTE
Artikkel 15
Jõustumine
Käesolev määrus jõustub järgmisel päeval pärast selle avaldamist Euroopa Liidu Teatajas.
Käesolev määrus on tervikuna siduv ja aluslepingute kohaselt liikmesriikides vahetult kohaldatav.
Brüssel, 25. juuli 2014