NAŘÍZENÍ RADY (EU) 2015/496
ze dne 17. března 2015,
kterým se mění nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83, pokud jde o uložení historických archivů orgánů v Evropském univerzitním institutu ve Florencii
RADA EVROPSKÉ UNIE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie, a zejména na článek 352 této smlouvy,
s ohledem na návrh Evropské komise,
po postoupení návrhu legislativního aktu vnitrostátním parlamentům,
s ohledem na souhlas Evropského parlamentu,
v souladu se zvláštním legislativním postupem,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V souladu s nařízením Rady (EHS, Euratom) č. 354/83 ze dne 1. února 1983 o otevření historických archivů Evropského hospodářského společenství a Evropského společenství pro atomovou energii veřejnosti (1) jsou historické archivy Unie uchovávány a podle možností zpřístupňovány veřejnosti po uplynutí 30 let.
(2)
Povinnost zřídit historické archivy a zpřístupnit je podle možností veřejnosti se vztahuje na všechny instituce uvedené v nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 (dále jen „instituce“) za podmínek tam stanovených.
(3)
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 stanoví, že každá instituce může mít své historické archivy na libovolném místě, které považuje za nejvhodnější.
(4)
V roce 1984 se Evropský parlament, Rada a Komise rozhodly, že své historické archivy uloží v Evropském univerzitním institutu (EUI) ve Florencii, kde jsou zpřístupněny veřejnosti. Za tímto účelem byla dne 17. prosince 1984 podepsána smlouva mezi Evropskými společenstvími, zastoupenými Komisí, a EUI (dále jen „smlouva o uložení“).
(5)
Evropský hospodářský a sociální výbor a Evropský účetní dvůr následně přistoupily k podmínkám smlouvy o uložení. Evropská investiční banka ukládá své historické archivy v EUI podle zvláštní dohody s EUI, která byla podepsána dne 1. července 2005, a na základě pravidel o historických archivech, která přijal řídící výbor banky dne 7. října 2005 (2).
(6)
Italská vláda poskytla EUI bezplatně vhodné prostory k trvalé dispozici, aby zajistila uchování uložených archivů a jejich ochranu v souladu s uznávanými mezinárodními normami a umožnila nahlížení do nich.
(7)
Účelem ukládání historických archivů institucí v EUI je poskytnout přístup do těchto archivů na jediném místě, podpořit jejich prohlížení a podnítit výzkum dějin evropské integrace a evropských institucí. EUI je proslulé středisko akademického výzkumu a vzdělávání se zaměřením na Evropu a evropskou integraci. Má téměř 30 let praxe ve správě historických archivů Unie, poskytuje nejmodernější archivní a výzkumné prostory vybudované výslovně pro zachování a prohlížení těchto archivů a těší se mezinárodní reputaci jakožto centrum těchto archivů.
(8)
Pokračující uložení historických archivů institucí v EUI by mělo být zakotveno v právních předpisech Unie, aby byla zohledněna úloha EUI jakožto partnera institucí při správě jejich historických archivů.
(9)
Toto nařízení by se mělo vztahovat na všechny instituce a nemělo by se dotýkat jejich odpovědnosti za otevření svých historických archivů veřejnosti ani vlastnictví těchto historických archivů každou institucí.
(10)
Zvláštní povaha činností Soudního dvora Evropské unie a Evropské centrální banky však odůvodňuje jejich vynětí z povinnosti stanovené tímto nařízením uložit své historické archivy v EUI. Soudní dvůr Evropské unie a Evropská centrální banka mohou ukládat své historické archivy v EUI dobrovolně.
(11)
Instituce a EUI by pokud možno měly zpřístupnit historické archivy veřejnosti v digitalizované a digitální podobě, aby tak usnadnily jejich prohlížení prostřednictvím internetu.
(12)
Osobní údaje obsažené v historických archivech Unie uložených v EUI by měly být zpracovávány v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (3).
(13)
V souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 byl ohledně legislativního návrhu vedoucího k tomuto nařízení Komisí konzultován evropský inspektor ochrany údajů, který k němu vydal své stanovisko dne 10. října 2012 (4).
(14)
Podrobná ustanovení o správě historických archivů v EUI, včetně jejich uložení, poskytování přístupu k nim a jejich prohlížení veřejností, jakož i vzájemné úlohy a povinnosti institucí a EUI by měly být stanoveny v rámcové dohodě o partnerství.
(15)
Náklady na správu historických archivů Unie prováděnou EUI by měly být hrazeny ze souhrnného rozpočtu Unie a tyto náklady by měly nést všechny ukládající instituce.
(16)
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 by proto mělo být odpovídajícím způsobem změněno,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 se mění takto:
1)
Článek 8 se mění takto:
a)
odstavec 1 nahrazuje tímto:
„1. Každá instituce, kromě Soudního dvora Evropské unie a Evropské centrální banky, uloží v Evropském univerzitním institutu (EUI) ve Florencii dokumenty, které jsou součástí jejích historických archivů a které otevřela veřejnosti v souladu s tímto nařízením. Uložení proběhne v souladu s přílohou.
Bez ohledu na první pododstavec mohou ukládající instituce z právních nebo správních důvodů vyloučit uložení určitých originálních dokumentů v EUI. V takovém případě uloží mikrofilm nebo digitální kopii těchto dokumentů.“
;
b)
doplňují se nové odstavce, které znějí:
„3. Soudní dvůr Evropské unie a Evropská centrální banka mohou ukládat své historické archivy v EUI dobrovolně.
4. Ukládající instituce si zachovají vlastnictví svých archivů, jakož i výlučnou odpovědnost za skladbu dokumentů a složek, které jsou uloženy v EUI nebo EUI jinak zpřístupněny.
5. Uložení historických archivů institucí v EUI nemá vliv na ochranu archivů ve smyslu článku 2 Protokolu č. 7 o výsadách a imunitách Evropské unie, připojeného ke Smlouvě o Evropské unii a Smlouvě o fungování Evropské unie.
6. EUI zajistí zachování a ochranu uložených archivů. Uložení a ochrana musí vyhovovat uznávaným mezinárodním normám o fyzické ochraně archivů a přinejmenším musí dodržovat technická a bezpečnostní pravidla, jež odpovídají pravidlům používaným pro zachování a správu veřejných archivů v Itálii. Za tímto účelem jsou uložené dokumenty uchovávány ve zvlášť vybudovaných archivních prostorech.
7. EUI je výhradně odpovědný za pracovníky povolané ke správě historických archivů Unie uložených v EUI. EUI zajistí, aby pracovníci pověření správou historických archivů měli příslušnou odbornou kvalifikaci, která je k výkonu práce v této oblasti nezbytná.
8. Každá ukládající instituce má právo dostávat informace týkající se správy jejích archivů v EUI a provádět inspekce archivů, které tam uložila.
9. EUI zpřístupní veřejnosti historické archivy, které dostane v souladu s odstavci 1 a 3. Instituce mohou rovněž zpřístupňovat veřejnosti kopie týchž historických archivů.
10. Náklady na správu historických archivů Unie se financují z příspěvků všech ukládajících institucí do příslušné rozpočtové linie v mezích ročních prostředků vyčleněných rozpočtovým orgánem v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie (5). Tyto finanční příspěvky nepokrývají náklady na poskytování a uzpůsobení budov a úložných prostor určených pro archivy a jejich pracovníky.
Výše příspěvků uvedených v prvním pododstavci je úměrná velikosti příslušných plánů pracovních míst ukládajících institucí. Každý příspěvek je přepočten, kdykoli začne v EUI ukládat své historické archivy další instituce, nebo alespoň každých pět let.
11. EUI jedná jako zpracovatel ve smyslu článku 2 nařízení (ES) č. 45/2001 podle pokynů ukládajících institucí. Veškeré osobní údaje, které jsou obsaženy v historických archivech institucí, zpracovává EUI v souladu se zárukami stanovenými v uvedeném nařízení.
12. Evropský inspektor ochrany údajů má i nadále pravomoci dohledu nad institucemi, pokud se jedná o zpracování osobních údajů, které jsou obsaženy v historických archivech uložených v EUI.
2)
Článek 9 se mění takto:
a)
se odstavec 1 nahrazuje tímto:
„1. Každá instituce přijme vnitřní pravidla pro používání tohoto nařízení. Tato pravidla zahrnují pravidla pro uchování historických archivů a jejich otevírání veřejnosti a o ochraně osobních údajů obsažených v historických archivech. Kdykoli je to možné, zpřístupní instituce své archivy veřejnosti elektronickými prostředky včetně digitalizovaných archivů a archivů vytvořených přímo v digitální podobě a usnadní jejich prohlížení prostřednictvím internetu. Uchovávají rovněž dokumenty, které jsou k dispozici ve formách přizpůsobených zvláštním požadavkům (například slepecké písmo, texty psané velkými písmeny nebo zvukové záznamy).“
;
b)
doplňuje se nový odstavec, který zní:
„3. Komise uzavře jménem ukládajících institucí rámcovou dohodu o partnerství s EUI. Rámcová dohoda o partnerství zahrnuje podrobná ustanovení o vzájemných úlohách a povinnostech institucí a EUI při správě historických archivů Unie, včetně jejich uložení, uchování, poskytování přístupu k nim a jejich prohlížení veřejností.“
3)
K nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 se doplňuje příloha ve znění uvedeném v příloze tohoto nařízení.
Článek 2
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 17. března 2015.
NÕUKOGU MÄÄRUS (EL) 2015/496,
17. märts 2015,
millega muudetakse määrust (EMÜ, Euratom) nr 354/83 osas, mis käsitleb institutsioonide ajalooarhiivide üleandmist Firenzes asuvale Euroopa Ülikool-Instituudile
EUROOPA LIIDU NÕUKOGU,
võttes arvesse Euroopa Liidu toimimise lepingut, eriti selle artiklit 352,
võttes arvesse Euroopa Komisjoni ettepanekut,
olles edastanud seadusandliku akti eelnõu liikmesriikide parlamentidele,
võttes arvesse Euroopa Parlamendi nõusolekut,
toimides seadusandliku erimenetluse kohaselt
ning arvestades järgmist:
(1)
Vastavalt nõukogu 1. veebruari 1983. aasta määrusele (EMÜ, Euratom) nr 354/83, mis käsitleb Euroopa Majandusühenduse ja Euroopa Aatomienergiaühenduse ajalooarhiivide avalikkusele kättesaadavaks tegemist, (1) säilitatakse liidu ajalooarhiivid ja tehakse need võimaluse korral avalikkusele kättesaadavaks pärast 30 aasta möödumist.
(2)
Kohustus asutada ajalooarhiiv ja teha see võimaluse korral avalikkusele kättesaadavaks kehtib kõigi määruses (EMÜ, Euratom) nr 354/83 osutatud institutsioonide („institutsioonid”) suhtes nimetatud määruses sätestatud tingimustel.
(3)
Määruses (EMÜ, Euratom) nr 354/83 on nähakse ette, et iga institutsioon võib hoida oma ajalooarhiivi tema jaoks kõige sobivamas kohas.
(4)
1984. aastal otsustasid Euroopa Parlament, nõukogu ja komisjon, et annavad oma ajalooarhiivid säilitamiseks Firenzes asuvale Euroopa Ülikool-Instituudile (EUI), kus need tehakse avalikkusele kättesaadavaks. Selleks kirjutati 17. detsembril 1984 alla Euroopa ühenduste (keda esindas komisjon) ja EUI vaheline leping („üleandmisleping”).
(5)
Euroopa Majandus- ja Sotsiaalkomitee ning Euroopa Kontrollikoda on otsustanud ühineda üleandmislepinguga. Euroopa Investeerimispank annab oma ajalooarhiivid EUI-le üle vastavalt EUI-ga 1. juulil 2005 allakirjastatud eraldi kokkuleppele ja panga halduskomitee poolt 7. oktoobril 2005 vastu võetud ajalooarhiivide eeskirjadele (2).
(6)
Itaalia valitsus on andnud alaliselt ja tasuta EUI käsutusse sobivad ruumid, et tagada üleantud arhiivide säilitamine ja kaitsmine vastavalt tunnustatud rahvusvahelistele standarditele ning luua võimalus neid kohapeal kasutada.
(7)
Institutsioonide ajalooarhiivid antakse EUI-le üle selleks, et võimaldada arhiividele juurdepääsu ühes kohas, lihtsustada nende kasutamist ning soodustada Euroopa integratsiooni ja Euroopa institutsioonide ajaloo uurimist. EUI on tunnustatud akadeemiline teadus- ja õppekeskus, kus peatähelepanu pööratakse Euroopale ja Euroopa integratsioonile. Tal on peaaegu 30 aasta pikkune liidu ajalooarhiivide haldamise kogemus, tal on kaasaegsed, spetsiaalselt nende arhiivide säilitamiseks ja uurimiseks ettenähtud hoidlad ja teadustööks ettenähtud ruumid ning tal on institutsioonide arhiivikeskusena rahvusvaheline maine.
(8)
Institutsioonide ajalooarhiivide jätkuv üleandmine EUI-le tuleks inkorporeerida liidu õigusaktidesse, et kajastada EUI kui institutsioonide partneri rolli ajalooarhiivide haldajana.
(9)
Käesolevat määrust tuleks kohaldada kõigi institutsioonide suhtes ning see ei tohiks mõjutada nende kohustust teha oma ajalooarhiiv avalikkusele kättesaadavaks ega institutsioonide omandiõigust oma ajalooarhiivile..
(10)
Euroopa Liidu Kohtu ja Euroopa Keskpanga tegevuse spetsiifiline laad õigustab nende suhtes erandi tegemist jättes nende suhtes kohaldamata käesolevas määruses sätestatud kohustuse anda oma ajaloolised arhiivid üle EUI-le. Euroopa Liidu Kohus ja Euroopa Keskpank võivad oma ajalooarhiivi EUI-le üle anda vabatahtlikult.
(11)
Institutsioonid ja EUI peaksid võimalusel tegema ajalooarhiivid avalikkusele kättesaadavaks digiteeritud või digitaalsel kujul, et lihtsustada nende kasutamist internetis.
(12)
EUI-sse üleantud liidu ajalooarhiivides sisalduvaid isikuandmeid tuleks töödelda kooskõlas Euroopa Parlamendi ja nõukogu 18. detsembri 2000. aasta määrusega (EÜ) nr 45/2001 üksikisikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ühenduse institutsioonides ja asutustes ning selliste andmete vaba liikumise kohta (3).
(13)
Kooskõlas määrusega (EÜ) nr 45/2001 konsulteeris komisjon käesoleva määruseni viinud seadusandliku akti eelnõu osas Euroopa andmekaitseinspektoriga, kes esitas selle kohta oma arvamuse 10. oktoobril 2012 (4).
(14)
EUI-s olevate ajalooarhiivide haldamist, sh nende üleandmist, neile juurdepääsu ja nende kasutamist käsitlevad üksikasjalikud sätted ning institutsioonide ja EUI vastastikuline roll ja vastastikulised kohustused tuleks kindlaks määrata partnerluse raamlepingus.
(15)
Liidu ajalooarhiivide halduskulusid, mis EUI-l tekkivad, tuleks rahastada liidu üldeelarvest ning neid peaksid kandma kõik üleandvad institutsioonid.
(16)
Määrust (EMÜ, Euratom) nr 354/83 tuleks seetõttu vastavalt muuta,
ON VASTU VÕTNUD KÄESOLEVA MÄÄRUSE:
Artikkel 1
Määrust (EÜ, Euratom) nr 354/83 muudetakse järgmiselt.
1)
Artiklit 8 muudetakse järgmiselt:
a)
lõige 1 asendatakse järgmisega:
„1. Kõik institutsioonid, välja arvatud Euroopa Liidu Kohus ja Euroopa Keskpank, annavad Euroopa Ülikool-Instituudile (EUI) Firenzes üle oma ajalooarhiivi kuuluvad dokumendid, mille nad on teinud avalikkusele kättesaadavaks kooskõlas käesoleva määrusega. Üleandmine toimub vastavalt lisale.
Olenemata esimesest lõigust, võivad üleandvad institutsioonid jätta õiguslikel ja halduslikel põhjustel EUI-le üle andmata teatavaid originaaldokumente. Sel juhul annavad nad üle nende dokumentide mikrovormid või digitaalse koopia.”
;
b)
lisatakse järgmised lõiked:
„3. Euroopa Liidu Kohus ja Euroopa Keskpank võivad oma ajalooarhiivi EUI-le üle anda vabatahtlikult.
4. Arhiivid jäävad neid üleandnud institutsiooni omandisse ning samuti jääb institutsioonile ainuvastutus EUI-le üle antud või talle muul moel kättesaadavaks tehtud dokumentide ja toimikute koosseisu eest.
5. Institutsioonide ajalooarhiivide üleandmine EUI-le ei mõjuta arhiivide suhtes kehtivat kaitset, mis on sätestatud Euroopa Liidu lepingule ja Euroopa Liidu toimimise lepingule lisatud protokolli nr 7 (Euroopa Liidu privileegide ja immuniteetide kohta) artiklis 2.
6. EUI tagab talle üleantud arhiivide säilitamise ja kaitse. Säilitamine ja kaitse peavad vastama arhiivide füüsilise kaitse tunnustatud rahvusvahelistele standarditele ning vähemalt sellistele tehnilistele ja turvanõuetele, mis vastavad Itaalia avalike arhiivide säilitamise ja haldamise nõuetele. Selleks säilitatakse üleantud dokumente eriotstarbelises hoidlas.
7. EUI kannab ainuvastutust personali eest, kelle ülesandeks on EUI-le üleantud liidu ajalooarhiivide haldamine. EUI tagab, et ajalooarhiivide haldamiseks määratud personalil on olemas vajalik kutsekvalifikatsioon kõnealuses valdkonnas töötamiseks.
8. Igal üleandval institutsioonil on õigus saada teavet oma arhiivi EUI-poolse haldamise kohta ning üleantud arhiivi kontrollida.
9. EUI teeb vastavalt lõigetele 1 ja 3 vastu võetud ajalooarhiivid avalikkusele kättesaadavaks. Institutsioonid võivad avalikkusele kättesaadavaks teha ka oma ajalooarhiivi koopia.
10. Liidu ajalooarhiivide haldamisega seotud kulusid rahastatakse kõikide üleandvate institutsioonide poolt asjaomasele eelarvereale tehtavate maksetega eelarvepädeva institutsiooni poolt kättesaadavaks tehtud iga-aastaste assigneeringute piires kooskõlas Euroopa Parlamendi ja nõukogu 25. oktoobri 2012. aasta määrusega (EL, Euratom) nr 966/2012, mis käsitleb Euroopa Liidu üldeelarve suhtes kohaldatavaid finantseeskirju (5). Kõnealused rahalised maksed ei hõlma arhiivide paigutamiseks ja personali majutamiseks ettenähtud hoonete ja hoidlate hankimise ning nende kohandamisega seotud kulusid.
Esimeses lõigus nimetatud maksete suurus on proportsionaalne üleandvate institutsioonide asjaomaste ametikohtade loeteluga. Osamaksed arvutatakse ümber, kui EUI-le annavad oma ajalooarhiive üle täiendavad institutsioonid või vähemalt iga viie aasta tagant.
11. EUI tegutseb töötlejana vastavalt määruse (EÜ) nr 45/2001 artiklile 2, täites üleandva institutsiooni juhiseid. EUI töötleb institutsioonide ajalooarhiivides olevaid isikuandmeid kooskõlas kõnealuses määruses kehtestatud tagatistega.
12. Euroopa andmekaitseinspektoril on jätkuvalt järelevalvepädevus institutsioonide üle seoses EUI-le üleantud ajalooarhiivides sisalduvate isikuandmete töötlemisega.
2)
Artiklit 9 muudetakse järgmiselt:
a)
lõige 1 asendatakse järgmisega:
„1. Iga institutsioon võtab käesoleva määruse rakendamiseks vastu sise-eeskirjad. Nende hulka kuuluvad ajalooarhiivide säilitamise ja avalikkusele kättesaadavaks tegemise ning nendes sisalduvate isikuandmete kaitse eeskirjad. Võimaluse korral teevad institutsioonid oma arhiivid avalikkusele kättesaadavaks elektrooniliselt, sh digiteeritud ja juba algselt digitaalkujul olevad arhiivid, ning lihtsustavad nende kasutamist internetis. Samuti säilitavad nad erivajadusi rahuldaval kujul olemasolevaid dokumente (pimedate kiri, suur kiri või salvestised).”
;
b)
lisatakse järgmine lõige:
„3. Komisjon sõlmib üleandvate institutsioonide nimel EUI-ga partnerluse raamlepingu. Kõnealune partnerluse raamleping hõlmab institutsioonide ja EUI vastastikulist rolli ja vastastikulisi kohustusi ning samuti EUI-s olevate ajalooarhiivide haldamist, sh nende üleandmist, neile juurdepääsu ja nende kasutamist käsitlevaid üksikasjalikke sätteid.”
3)
Lisas olev tekst lisatakse määrusele (EMÜ, Euratom) nr 354/83 lisana.
Artikkel 2
Käesolev määrus jõustub järgmisel päeval pärast selle avaldamist Euroopa Liidu Teatajas.
Käesolev määrus on tervikuna siduv ja vahetult kohaldatav kõikides liikmesriikides.
Brüssel, 17. märts 2015