PROVÁDĚCÍ NAŘÍZENÍ KOMISE (EU) 2015/212
ze dne 11. února 2015,
kterým se stanoví pravidla pro uplatňování nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 223/2014, pokud jde o technické specifikace systému pro zaznamenávání a uchovávání údajů o každé operaci, které jsou nezbytné pro monitorování, hodnocení, finanční řízení, ověřování a audit, včetně údajů o jednotlivých účastnících operací spolufinancovaných z OP II
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 223/2014 ze dne 11. března 2014 o Fondu evropské pomoci nejchudším osobám (1), a zejména na čl. 32 odst. 8 druhý pododstavec uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Prováděcí nařízení Komise (EU) č. 463/2014 (2) obsahuje ustanovení nezbytná pro přípravu programů. Aby se zajistilo provádění programů financovaných z Fondu evropské pomoci nejchudším osobám („FEAD“), je nutné stanovit další ustanovení pro uplatňování nařízení (EU) č. 223/2014.
(2)
Pro účely čl. 32 odst. 2 písm. d) nařízení (EU) č. 223/2014 je nezbytné stanovit technické specifikace systému pro zaznamenávání a uchovávání údajů o každé operaci, které jsou nezbytné pro monitorování, hodnocení, finanční řízení, ověřování a audit, v elektronické podobě.
(3)
Podrobné technické specifikace systému pro zaznamenávání a uchovávání údajů by měly být dostatečně zdokumentovány, aby se zajistila auditní stopa, pokud jde o soulad s právními požadavky.
(4)
Systém pro zaznamenávání a uchovávání údajů by měl rovněž zahrnovat vhodné nástroje vyhledávání a funkce podávání zpráv, aby v něm bylo možné snadno vyhledat a agregovat uložené informace za účelem monitorování, hodnocení, finančního řízení, ověřování a auditu.
(5)
Opatření stanovená tímto nařízením jsou v souladu se stanoviskem výboru pro Fond evropské pomoci nejchudším osobám,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Obecná ustanovení
Systém pro zaznamenávání a uchovávání údajů o operacích uvedený v čl. 32 odst. 2 písm. d) nařízení (EU) č. 223/2014 musí splňovat technické specifikace stanovené v článcích 2 až 5.
Článek 2
Ochrana a uchovávání údajů a dokumentů a jejich integrita
1. Přístup do systému je založen na předem vymezených právech pro různé typy uživatelů, a jestliže přestane být potřebný, musí být zrušen.
2. Systém registruje každý záznam, změnu nebo vymazání dokumentů a údajů.
3. Systém neumožňuje změnu obsahu dokumentů, které jsou opatřeny elektronickým podpisem. Uložení dokumentu s elektronickým podpisem se potvrzuje časovým razítkem, které se vytvoří a spojí s daným dokumentem a není možné jej měnit. Vymazání takových dokumentů se registruje v souladu s odstavcem 2.
4. Údaje podléhají pravidelnému zálohování. V případě nouze musí být k dispozici záloha s přesnou kopií celého obsahu registru elektronických souborů.
5. Elektronické zařízení pro uchovávání údajů je chráněno proti jakémukoli riziku ztráty nebo pozměnění jeho integrity. Tato ochrana zahrnuje fyzickou ochranu proti nevhodné teplotě a vlhkosti vzduchu, systémy detekce požáru a krádeží, přiměřené systémy ochrany proti virovým útokům, útokům hackerů a jakýmkoli jiným neoprávněným přístupům.
6. Systém umožňuje přenos údajů a poskytuje formát a počítačové prostředí v intervalech, které jsou dostatečné k tomu, aby byla zaručena způsobilost a dostupnost dokumentů a údajů do konce příslušného období uvedeného v čl. 51 odst. 1 nařízení (EU) č. 223/2014.
Článek 3
Funkce vyhledávání a podávání zpráv
Systém zahrnuje:
a)
vhodné vyhledávací nástroje umožňující snadné vyhledávání dokumentů, údajů a jejich metadat;
b)
funkci podávání zpráv umožňující vytváření zpráv na základě předem definovaných kritérií, zejména v případě údajů stanovených v nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) č. 532/2014 (3);
c)
možnost uchovávání, exportování nebo tisku zpráv uvedených v písmenu b), nebo odkaz na externí aplikaci/propojení s externí aplikací, která tuto možnost nabízí.
Článek 4
Dokumentace systému
Řídicí orgán poskytne podrobnou a aktualizovanou funkční a technickou dokumentaci týkající se fungování a vlastností systému, ke které mají na žádost přístup příslušné subjekty odpovědné za řízení programu, Komise a Evropský účetní dvůr.
Dokumentace uvedená v prvním pododstavci poskytuje důkazy o provádění nařízení (EU) č. 223/2014 v dotčeném členském státě.
Článek 5
Bezpečnost výměny informací
Používaný systém je chráněn vhodnými bezpečnostními opatřeními, pokud jde o klasifikaci dokumentů, ochranu informačních systémů a ochranu osobních údajů. Tato opatření jsou v souladu s mezinárodními standardy a požadavky vnitrostátních právních předpisů.
Bezpečnostní opatření uvedená v prvním pododstavci chrání sítě a zařízení pro přenos dat v případech, kdy je používaný systém propojen s jinými moduly a systémy.
Článek 6
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost dvacátým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 11. února 2015.
KOMISJONI RAKENDUSMÄÄRUS (EL) 2015/212,
11. veebruar 2015,
milles kehtestatakse Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EL) nr 223/2014 rakenduseeskirjad seoses sellise süsteemi tehnilise kirjeldusega, millega kirjendatakse ja salvestatakse iga tegevust kajastavad andmed, mis on vajalikud seireks, hindamiseks, finantsjuhtimiseks, kontrollimiseks ja auditeerimiseks, sealhulgas andmed II rakenduskava alusel kaasrahastatavate tegevuste üksikute osalejate kohta
EUROOPA KOMISJON,
võttes arvesse Euroopa Liidu toimimise lepingut,
võttes arvesse Euroopa Parlamendi ja nõukogu 11. märtsi 2014. aasta määrust (EL) nr 223/2014, mis käsitleb Euroopa abifondi enim puudustkannatavate isikute jaoks, (1) eriti selle artikli 32 lõike 8 teist lõiku,
ning arvestades järgmist:
(1)
Komisjoni rakendusmäärusega (EL) nr 463/2014 (2) on kehtestatud sätted, mis on vajalikud programmide ettevalmistamiseks. Et tagada selliste programmide rakendamine, mida rahastatakse Euroopa abifondist enim puudust kannatavate isikute jaoks, on vaja kehtestada määruse (EL) nr 223/2014 kohaldamiseks täiendavad sätted.
(2)
Määruse (EL) nr 223/2014 artikli 32 lõike 2 punkti d kohaldamiseks on vaja kehtestada tehniline kirjeldus süsteemi jaoks, millega kirjendatakse ja salvestatakse elektrooniliselt iga tegevuse andmed, mis on vajalikud seireks, hindamiseks, finantsjuhtimiseks, kontrollimiseks ja auditeerimiseks.
(3)
Andmete kirjendamise ja salvestamise süsteemi üksikasjalik tehniline kirjeldus peaks olema piisavalt dokumenteeritud, et tagada kontrolljälg, mis võimaldaks tõendada vastavust õigusnõuetele.
(4)
Andmete kirjendamise ja salvestamise süsteem peaks sisaldama ka asjakohaseid otsinguvahendid ja aruandluse funktsioone, et süsteemis salvestatud andmeid saaks hõlpsasti hankida ja koondada seireks, hindamiseks, finantsjuhtimiseks, kontrollimiseks ja auditeerimiseks.
(5)
Käesoleva määrusega ette nähtud meetmed on kooskõlas enim puudust kannatavate isikute Euroopa abifondi komitee arvamusega,
ON VASTU VÕTNUD KÄESOLEVA MÄÄRUSE:
Artikkel 1
Üldsätted
Andmete kirjendamise ja salvestamise süsteem, millele on osutatud määruse (EL) nr 223/2014 artikli 32 lõike 2 punktis d, peab vastama tehnilisele kirjeldusele, mis on sätestatud artiklites 2-5.
Artikkel 2
Andmete ja dokumentide ning nende terviklikkuse kaitse ja säilitamine
1. Juurdepääs süsteemile peab põhinema eelnevalt kindlaks määratud õigustel eri liiki kasutajate jaoks ning juurdepääs tuleb peatada, kui see ei ole enam vajalik.
2. Süsteemis peetakse logi dokumentide ja andmete iga salvestuse, muudatuse ja kustutuse kohta.
3. Süsteem ei tohi võimaldada elektroonilise allkirjaga dokumentide muutmist. Ajatempel, mis näitab elektroonilise allkirjaga dokumendi salvestamist, peab olema genereeritud ja seotud konkreetse dokumendiga ega tohi olla muudetav. Kõnealuste dokumentide kustutamine tuleb registreerida vastavalt lõikele 2.
4. Andmeid varundatakse regulaarselt. Varusüsteem, mis sisaldab kogu elektrooniliste failide hoidla sisu koopiat, peab hädaolukorras olema viivitamata kasutusvalmis.
5. Elektrooniline hoidla peab olema kaitstud selle terviklikkuse kadumise või muutmise mis tahes ohu eest. Kaitse peab hõlmama füüsilist kaitset ebasobiva temperatuuri ja niiskuse eest, tulekahju ja varguse avastamise süsteeme ning asjakohaseid kaitsesüsteeme viirusrünnaku, häkkerite ja mis tahes muu loata juurdepääsu vastu.
6. Süsteem peab võimaldama andmete, vormingute ja arvutikeskkonna migratsiooni selliste vaheaegadega, mis on piisavad, et tagada dokumentide ja andmete loetavus ja kättesaadavus määruse (EL) nr 223/2014 artikli 51 lõikes 1 osutatud ajavahemiku lõpuni.
Artikkel 3
Otsingu- ja aruandlusfunktsioonid
Süsteem peab hõlmama:
a)
asjakohaseid otsinguvahendeid, mis võimaldavad hõlpsasti hankida dokumente, andmeid ja metaandmeid;
b)
aruandlusfunktsiooni, mis võimaldab koostada aruandeid vastavalt eelnevalt kindlaks määratud kriteeriumidele, eelkõige andmete puhul, mis on sätestatud komisjoni delegeeritud määruses (EL) nr 532/2014 (3);
c)
võimalust salvestada, eksportida või printida punktis b osutatud aruandeid või linki seda võimaldavale välisele rakendusele.
Artikkel 4
Süsteemi dokumentatsioon
Korraldusasutus esitab üksikasjaliku ja uuendatud funktsionaalse ja tehnilise dokumentatsiooni süsteemi toimimise ja omaduste kohta, mis on taotluse korral kättesaadav asjakohastele üksustele, kes vastutavad programmi haldamise eest, komisjonile ja Euroopa Kontrollikojale.
Esimeses lõigus nimetatud dokumentatsioon peab sisaldama tõendeid määruse (EL) nr 223/2014 rakendamise kohta asjaomases liikmesriigis.
Artikkel 5
Teabevahetuse turvalisus
Kasutatav süsteem peab olema kaitstud asjakohaste turvameetmetega seoses dokumentide salastatuse taseme, infosüsteemide ja isiklike andmete kaitsega. Need meetmed peavad olema kooskõlas rahvusvaheliste standardite ja siseriiklike õigusaktide nõuetega.
Esimeses lõigus osutatud turvameetmed peavad kaitsma võrke ja andmeedastusvahendeid, kui süsteem suhtleb muude moodulite ja süsteemidega.
Artikkel 6
Jõustumine
Käesolev määrus jõustub kahekümnendal päeval pärast selle avaldamist Euroopa Liidu Teatajas.
Käesolev määrus on tervikuna siduv ja vahetult kohaldatav kõikides liikmesriikides.
Brüssel, 11. veebruar 2015