Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001
ze dne 30. května 2001
o přístupu veřejnosti k dokumentům Evropského parlamentu, Rady a Komise
EVROPSKÝ PARLAMENT A RADA EVROPSKÉ UNIE,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství, a zejména na čl. 255 odst. 2 této smlouvy,
s ohledem na návrh Komise [1],
v souladu s postupem stanoveným v článku 251 Smlouvy [2],
vzhledem k těmto důvodům:
(1) V čl. 1 druhém pododstavci Smlouvy o Evropské unii je vyjádřena zásada průhlednosti prohlášením, že Smlouva představuje novou etapu v procesu vytváření stále užšího svazku mezi národy Evropy, v němž jsou rozhodnutí přijímána co neotevřeněji a co nejblíže občanovi.
(2) Průhlednost umožňuje občanům blíže se účastnit rozhodovacího procesu a zaručuje, že správní orgány budou mít ve vztahu k občanům v demokratickém systému větší legitimitu, účinnost a odpovědnost. Průhlednost přispívá k posílení zásad demokracie a dodržování základních práv, která jsou uvedena v článku 6 Smlouvy o EU a v Chartě základních práv Evropské unie.
(3) Závěry zasedání Evropské rady, která se konala v Birminghamu, Edinburghu a Kodani, zdůraznily nutnost zavést do práce orgánů Unie větší průhlednost. Toto nařízení sjednocuje podněty, které orgány již učinily, aby se zvýšila průhlednost rozhodovacího procesu.
(4) Účelem tohoto nařízení je v co nejvyšší míře posílit právo veřejnosti na přístup k dokumentům a stanovit obecné zásady a omezení tohoto přístupu podle čl. 255 odst. 2 Smlouvy o ES.
(5) Protože otázka přístupu k dokumentům není ve Smlouvě o založení Evropského společenství uhlí a oceli a ve Smlouvě o založení Evropského společenství pro atomovou energii upravena, Evropský parlament, Rada a Komise by se měly podle prohlášení č. 41 připojeného k závěrečnému aktu Amsterodamské smlouvy řídit tímto nařízením, pokud jde o dokumenty, které se týkají činností spadajících pod zmíněné dvě smlouvy.
(6) Měl by být poskytnut širší přístup k dokumentům v případech, kdy orgány vykonávají své legislativní funkce, též v rámci přenesených pravomocí, a přitom zachována účinnost rozhodovacího procesu orgánů. Tyto dokumenty by měly být přístupné přímo v co nejširším rozsahu.
(7) Podle čl. 28 odst. 1 a čl. 41 odst. 1 Smlouvy o EU se právo na přístup vztahuje také na dokumenty, které se týkají společné zahraniční a bezpečnostní politiky a policejní a soudní spolupráce v trestních věcech. Každý orgán musí dodržovat svá bezpečnostní pravidla.
(8) Aby se zajistilo plné uplatnění tohoto nařízení na veškeré činnosti Unie, měly by všechny subjekty vytvořené orgány uplatňovat zásady, které stanoví toto nařízení.
(9) S některými dokumenty je třeba kvůli jejich velice citlivému obsahu zacházet zvláštním způsobem. Způsoby informování Evropského parlamentu o obsahu těchto dokumentů by měla upravovat interinstitucionální dohoda.
(10) Aby se zlepšila průhlednost práce orgánů, měly by Evropský parlament, Rada a Komise zpřístupnit nejen dokumenty, které orgány vytvoří, ale i dokumenty, které obdrží. V této souvislosti je třeba připomenout, že prohlášení č. 35 připojené k závěrečnému aktu Amsterodamské smlouvy stanoví, že členský stát může Komisi nebo Radu požádat, aby nepředávaly dokument třetím osobám pocházejícím z tohoto státu bez jeho předchozího souhlasu.
(11) V zásadě by měly být veřejnosti přístupné všechny dokumenty orgánů. Je však třeba chránit některé veřejné a soukromé zájmy prostřednictvím výjimek. Orgány by měly mít právo chránit své vnitřní konzultace a porady tam, kde je to třeba k zabezpečení jejich způsobilosti provádět své úkoly. Při posuzování výjimek by měly orgány ve všech oblastech činnosti Unie brát v úvahu zásady právních předpisů Společenství o ochraně osobních údajů.
(12) Všechna pravidla přístupu k dokumentům orgánů musí být v souladu s tímto nařízením.
(13) Aby se zajistilo úplné dodržování práva na přístup, mělo by se používat dvoufázové správní řízení s další možností obrácení se na soud nebo podání stížnosti veřejnému ochránci práv.
(14) Každý orgán by měl přijmout opatření nutná k informování veřejnosti o nových platných předpisech a k vyškolení svých zaměstnanců, aby pomáhali občanům při výkonu jejich práv vyplývajících z tohoto nařízení. Aby mohli občané snadněji uplatňovat svá práva, měl by každý orgán poskytnout přístup k rejstříku dokumentů.
(15) Ačkoliv záměrem ani účinkem tohoto nařízení není měnit vnitrostátní právní předpisy o přístupu k dokumentům, je nicméně zřejmé, že kvůli zásadě loajální spolupráce, kterou se řídí vztahy mezi orgány a členskými státy, musí členské státy dbát na to, aby nebránily řádnému uplatňování tohoto nařízení a respektovaly bezpečnostní pravidla orgánů.
(16) Tímto nařízením nejsou dotčena stávající práva členských států, soudních orgánů nebo vyšetřovacích orgánů na přístup k dokumentům.
(17) Podle čl. 255 odst. 3 Smlouvy o ES stanoví každý orgán ve svém jednacím řádu zvláštní ustanovení o přístupu ke svým dokumentům. Rozhodnutí Rady 93/731/ES ze dne 20. prosince 1993 o přístupu veřejnosti k dokumentům Rady [3], rozhodnutí Komise 94/90/ESUO, ES, Euratom ze dne 8. února 1994 o přístupu veřejnosti k dokumentům Komise [4], rozhodnutí Evropského parlamentu 97/632/ES, ESUO, Euratom ze dne 10. července 1997 o přístupu veřejnosti k dokumentům Evropského parlamentu [5] a ustanovení o důvěrnosti schengenských dokumentů by proto měly být v případě potřeby změněna nebo zrušena,
PŘIJALY TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Účel
Účelem tohoto nařízení je
a) vymezit zásady, podmínky a omezení z důvodu veřejného nebo soukromého zájmu pro výkon práva na přístup k dokumentům Evropského parlamentu, Rady a Komise (dále jen "orgány") uvedeného v článku 255 Smlouvy o ES tak, aby se zajistil co nejširší přístup k dokumentům,
b) vytvořit pravidla zajišťující co nejsnadnější výkon tohoto práva a
c) podporovat řádnou správní praxi při přístupu k dokumentům.
Článek 2
Oprávněné osoby a oblast působnosti
1. Všichni občané Unie a všechny fyzické a právnické osoby, které mají bydliště nebo sídlo v členském státě, mají právo na přístup k dokumentům orgánů, s výhradou zásad, podmínek a omezení vymezených v tomto nařízení.
2. Orgány mohou s výhradou stejných zásad, podmínek a omezení poskytnout přístup k dokumentům všem fyzickým nebo právnickým osobám, které nemají bydliště ani sídlo v členském státě.
3. Toto nařízení se vztahuje na všechny dokumenty, které má orgán v držení, to znamená na dokumenty, které vytvořil nebo obdržel a které má v držení, a to ve všech oblastech činnosti Evropské unie.
4. Aniž jsou dotčeny články 4 a 9, zpřístupní se dokumenty veřejnosti buď na písemnou žádost, nebo přímo v elektronické formě nebo prostřednictvím rejstříku. Přímo přístupné mají být v souladu s článkem 12 zejména dokumenty vytvořené nebo obdržené v průběhu legislativního procesu.
5. Citlivé dokumenty vymezené v čl. 9 odst. 1 podléhají zvláštnímu zacházení v souladu s uvedeným článkem.
6. Toto nařízení se nedotýká práv na přístup veřejnosti k dokumentům v držení orgánů, která vyplývají z mezinárodních úmluv nebo z aktů, jež orgány přijaly k jejich provedení.
Článek 3
Definice
Pro účely tohoto nařízení se:
a) "dokumentem" rozumí obsah na jakémkoli nosiči (psaný či tištěný na papíře či uložený v elektronické formě nebo jako zvuková, vizuální nebo audiovizuální nahrávka) o záležitosti, která se týká politik, činností a rozhodnutí, jež spadají do působnosti orgánu;
b) "třetí osobou" rozumějí všechny fyzické nebo právnické osoby nebo subjekty mimo dotyčný orgán, včetně členských států, ostatních orgánů a institucí Společenství, orgánů a institucí mimo Společenství a třetích zemí.
Článek 4
Výjimky
1. Orgány odepřou přístup k dokumentu, pokud by zpřístupnění vedlo k porušení ochrany:
a) veřejného zájmu, pokud jde o
- veřejnou bezpečnost,
- obranné a vojenské záležitosti,
- mezinárodní vztahy,
- finanční, měnovou nebo hospodářskou politiku Společenství nebo členského státu;
b) soukromí a osobnosti jednotlivce, zejména podle právních předpisů Společenství o ochraně osobních údajů.
2. Neexistuje-li převažující veřejný zájem na zpřístupnění, odepřou orgány přístup k dokumentu, pokud by jeho zpřístupnění vedlo k porušení ochrany
- obchodních zájmů fyzické nebo právnické osoby, včetně duševního vlastnictví,
- soudního řízení a právního poradenství,
- cílů inspekce, vyšetřování a auditu.
3. Přístup k dokumentu, který orgán vypracoval k vnitřnímu použití nebo který obdržel a který se vztahuje k záležitosti, v níž orgán ještě nerozhodl, se odepře, pokud by zpřístupnění dokumentu vážně ohrozilo rozhodovací proces orgánu, neexistuje-li převažující veřejný zájem na zpřístupnění.
Přístup k dokumentu, který obsahuje stanoviska pro vnitřní použití v rámci porad a předběžných konzultací uvnitř daného orgánu, se odepře i po přijetí rozhodnutí, pokud by zpřístupnění dokumentu vážně ohrozilo rozhodovací proces orgánu, neexistuje-li převažující veřejný zájem na zpřístupnění.
4. U dokumentů třetích osob konzultuje orgán třetí osobu pro posouzení, zda má uplatnit výjimku uvedenou v odstavci 1 nebo 2, není-li zřejmé, zda dokument má nebo nemá být zpřístupněn.
5. Členský stát může požádat orgán, aby nezveřejňoval dokument pocházející z tohoto členského státu bez jeho předchozího souhlasu.
6. Pokud se některá z výjimek vztahuje pouze na části požadovaného dokumentu, zbývající části dokumentu se zpřístupní.
7. Výjimky uvedené v odstavcích 1 až 3 se uplatňují jen po dobu, po kterou je ochrana odůvodněna obsahem dokumentu. Výjimky lze uplatňovat nejdéle po dobu třiceti let. V případě dokumentů spadajících pod výjimky, které se vztahují k soukromí nebo obchodním zájmům, a v případě citlivých dokumentů lze výjimky uplatňovat i po uplynutí této doby, je-li to nezbytné.
Článek 5
Dokumenty v členských státech
Pokud členský stát obdrží žádost o dokument v jeho držení, který pochází od orgánu, konzultuje daný orgán, aby přijal rozhodnutí, které neohrozí dosažení cílů tohoto nařízení, není-li zřejmé, zda dokument má nebo nemá být zveřejněn.
Členský stát může místo toho orgánu žádost postoupit.
Článek 6
Žádosti
1. Žádosti o přístup k dokumentu se vyhotovují v jakékoli písemné podobě, včetně elektronické, v jednom z jazyků uvedených v článku 314 Smlouvy o ES, a to způsobem dostatečně přesným, aby orgán mohl dokument přesně určit. Žadatel nemusí uvádět důvody žádosti.
2. Pokud žádost není dostatečně přesná, orgán žadatele požádá, aby žádost vyjasnil, a žadateli přitom pomůže například tím, že mu poskytne informace o použití veřejných rejstříků dokumentů.
3. V případě žádosti, která se vztahuje k velmi rozsáhlému dokumentu nebo k velkému počtu dokumentů, se dotyčný orgán může s žadatelem neformálně poradit s cílem nalézt přijatelné řešení.
4. Orgány poskytují občanům informace o tom, jak a kde se mohou být podávány žádosti o přístup k dokumentům, a jsou jim při tom nápomocny.
Článek 7
Vyřizování původních žádostí
1. Žádost o přístup k dokumentu se vyřídí bez prodlení. Žadateli se zašle potvrzení o jejím obdržení. Do 15 pracovních dnů od registrace žádosti orgán buď zajistí přístup k požadovanému dokumentu a zpřístupní jej v této lhůtě v souladu s článkem 10, nebo v písemné odpovědi sdělí žadateli důvody úplného nebo částečného zamítnutí žádosti a informuje jej o jeho právu podat potvrzující žádost podle odstavce 2 tohoto článku.
2. V případě úplného nebo částečného zamítnutí žádosti může žadatel do 15 dnů ode dne, kdy obdržel odpověď orgánu, podat potvrzující žádost, ve které orgán požádá, aby přezkoumal své stanovisko.
3. Ve výjimečných případech, například když se žádost týká velmi rozsáhlého dokumentu nebo velkého počtu dokumentů, může být lhůta uvedená v odstavci 1 prodloužena o 15 pracovních dnů, pokud je o tom žadatel předem vyrozuměn a jsou mu uvedeny podrobné důvody.
4. Pokud orgán neodpoví v předepsané lhůtě, je žadatel oprávněn podat potvrzující žádost.
Článek 8
Vyřizování potvrzujících žádostí
1. Potvrzující žádost o přístup k dokumentu se vyřídí bez prodlení. Do 15 pracovních dnů od registrace žádosti orgán buď zajistí přístup k požadovanému dokumentu a zpřístupní jej v této lhůtě v souladu s článkem 10, nebo v písemné odpovědi sdělí důvody úplného nebo částečného zamítnutí žádosti. V případě úplného nebo částečného zamítnutí žádosti orgán informuje žadatele o opravných prostředcích, které může použít, zejména o soudním řízení proti orgánu nebo o možnosti podat stížnost veřejnému ochránci práv za podmínek uvedených v článcích 230 a 195 Smlouvy o ES.
2. Ve výjimečných případech, například když se žádost týká velmi rozsáhlého dokumentu nebo velkého počtu dokumentů, může být lhůta uvedená v odstavci 1 prodloužena o 15 pracovních dnů, pokud je o tom žadatel předem vyrozuměn a jsou mu uvedeny podrobné důvody.
3. Pokud orgán neodpoví v předepsané lhůtě, považuje se to za zamítavou odpověď a žadatel je oprávněn zahájit proti němu soudní řízení nebo podat stížnost veřejnému ochránci práv podle odpovídajících ustanovení Smlouvy o ES.
Článek 9
Zacházení s citlivými dokumenty
1. Citlivé dokumenty jsou dokumenty orgánů nebo subjektů zřízených těmito orgány, členských států, třetích zemí nebo mezinárodních organizací, které jsou klasifikovány jako "TRÉS SECRET/TOP SECRET", "SECRET" nebo "CONFIDENTIEL" v souladu s předpisy daného orgánu na ochranu základních zájmů Evropské unie nebo jednoho či více členských států v oblastech spadajících pod čl. 4 odst. 1 písm. a), zejména v oblastech veřejné bezpečnosti, obrany a vojenských záležitostí.
2. Žádosti o přístup k citlivým dokumentům vyřizují postupy uvedenými v článcích 7 a 8 pouze osoby, které mají právo se s obsahem těchto dokumentů seznámit. Aniž je dotčen čl. 11 odst. 2, posuzují tyto osoby také to, které odkazy na citlivé dokumenty mohou být uvedeny v rejstříku přístupném veřejnosti.
3. Citlivé dokumenty se zaznamenávají do rejstříku a uvolňují pouze se souhlasem jejich původce.
4. Každé rozhodnutí některého orgánu o odepření přístupu k citlivému dokumentu je odůvodněno způsobem, který nepoškodí zájmy, jež chrání článek 4.
5. Členské státy učiní opatření vhodná k zajištění toho, aby byly při vyřizování žádostí o citlivé dokumenty dodrženy zásady uvedené v tomto článku a v článku 4.
6. Pravidla orgánů týkající se citlivých dokumentů se zveřejní.
7. Komise a Rada informují Evropský parlament o citlivých dokumentech podle pravidel dohodnutých mezi orgány.
Článek 10
Přístup k dokumentům na základě žádosti
1. Žadateli jsou dokumenty zpřístupněny buď tak, že do nich může nahlédnout přímo na místě, nebo obdrží jejich kopii, včetně kopie elektronické, pokud je dostupná, podle toho, čemu dává přednost. Žadateli mohou být vyúčtovány náklady na pořízení a zaslání kopie. Tento poplatek nesmí být vyšší než skutečné náklady na pořízení a zaslání kopie. Nahlédnutí na místě, kopie, která nemá více než 20 stran formátu A4, a přímý přístup v elektronické formě nebo prostřednictvím rejstříku jsou zdarma.
2. Pokud dotyčný orgán dokument již uveřejnil a tento dokument je žadateli snadno přístupný, může orgán splnit svou povinnost a zpřístupnit dokument tím, že žadateli sdělí, jak může požadovaný dokument získat.
3. Dokumenty se dodávají ve stávající verzi a typu záznamu (včetně formy elektronické nebo jiné, jako je Braillovo písmo, velký tisk nebo záznamy na pásce), přičemž se plně zohledňuje, čemu dává žadatel přednost.
Článek 11
Rejstříky
1. Aby mohli občané práv podle tohoto nařízení účinně využívat, zajistí každý orgán přístup k rejstříku dokumentů. Přístup k rejstříku by měl být zajištěn v elektronické formě. Odkazy na dokumenty se do rejstříku zaznamenávají neprodleně.
2. Rejstřík obsahuje ke každému dokumentu referenční číslo (včetně případných odkazů na jiné orgány), předmět nebo krátký popis obsahu dokumentu a datum, kdy byl obdržen nebo vypracován a zaznamenán do rejstříku. Odkazy se činí způsobem, který neohrozí ochranu zájmů uvedených v článku 4.
3. Orgány neprodleně přijmou opatření k vytvoření rejstříku, jenž má být funkční nejpozději 3. června 2002.
Článek 12
Přímý přístup v elektronické formě nebo prostřednictvím rejstříku
1. Orgány zpřístupní veřejnosti dokumenty v co nejširším měřítku v elektronické formě nebo prostřednictvím rejstříku v souladu s pravidly daného orgánu.
2. Zejména legislativní dokumenty, to znamená dokumenty vytvořené nebo obdržené v průběhu procesu přijímání aktů, které jsou v členských státech nebo pro členské státy právně závazné, by měly být s výhradou článků 4 a 9 přímo přístupné.
3. Kde je to možné, měly by být přímo přístupné i jiné dokumenty, zvláště dokumenty, které se vztahují k vývoji politiky nebo strategie.
4. Kde není zajištěn přímý přístup prostřednictvím rejstříku, rejstřík co možná nejpřesněji uvede, kde se dokument nachází.
Článek 13
Zveřejnění v Úředním věstníku
1. Kromě aktů uvedených v čl. 254 odst. 1 a 2 Smlouvy o ES a v čl. 163 odst. 1 Smlouvy o Euratomu se v Úředním věstníku zveřejňují tyto dokumenty, s výhradou článků 4 a 9 tohoto nařízení:
a) návrhy Komise;
b) společné postoje zaujaté Radou postupy uvedenými v článcích 251 a 252 Smlouvy o ES a jejich odůvodnění a postoje Evropského parlamentu v rámci těchto postupů;
c) rámcová rozhodnutí a rozhodnutí uvedená v čl. 34 odst. 2 Smlouvy o EU;
d) úmluvy vypracované Radou podle čl. 34 odst. 2 Smlouvy o EU;
e) smlouvy podepsané mezi členskými státy na základě článku 293 Smlouvy o ES;
f) mezinárodní dohody uzavřené Společenstvím nebo podle článku 24 Smlouvy o EU.
2. Pokud je to možné, zveřejňují se v Úředním věstníku tyto dokumenty:
a) podněty podané Radě členským státem podle čl. 67 odst. 1 Smlouvy o ES nebo podle čl. 34 odst. 2 Smlouvy o EU;
b) společné postoje podle čl. 34 odst. 2 Smlouvy o EU;
c) směrnice jiné než uvedené v čl. 254 odst. 1 a 2 Smlouvy o ES, rozhodnutí jiná než uvedená v čl. 254 odst. 1 Smlouvy o ES, doporučení a stanoviska.
3. Každý orgán může ve svém jednacím řádu stanovit, které další dokumenty mají být zveřejňovány v Úředním věstníku.
Článek 14
Informace
1. Každý orgán přijme nezbytná opatření, aby informoval veřejnost o právech, která jí podle tohoto nařízení náležejí.
2. Členské státy spolupracují s orgány při poskytování informací občanům.
Článek 15
Správní postupy v orgánech
1. Orgány vyvinou vhodné správní postupy, které usnadní výkon práva na přístup k informacím zaručeného tímto nařízením.
2. Orgány zřídí interinstitucionální výbor, který bude zkoumat nejlepší postupy, zabývat se možnými konflikty a diskutovat o budoucím vývoji v oblasti přístupu veřejnosti k dokumentům.
Článek 16
Reprodukce dokumentů
Tímto nařízením není dotčena žádná platná právní úprava autorských práv, která omezuje právo třetí osoby reprodukovat nebo využívat zpřístupněné dokumenty.
Článek 17
Zprávy
1. Každý orgán jednou ročně zveřejní zprávu o předchozím roce, ve které uvede počet případů, ve kterých odepřel přístup dokumentům, důvody těchto odepření a počet citlivých dokumentů nezaznamenaných do rejstříku.
2. Nejpozději do 31. ledna 2004 zveřejní Komise zprávu o provádění zásad tohoto nařízení a podá odpovídající doporučení, včetně případných návrhů na změny tohoto nařízení a na akční program opatření, která mají orgány přijmout.
Článek 18
Prováděcí opatření
1. Každý orgán přizpůsobí svůj jednací řád tomuto nařízení. Tyto úpravy nabudou účinku dnem 3. prosince 2001.
2. Do šesti měsíců od vstupu tohoto nařízení v platnost přezkoumá Komise soulad nařízení Rady (EHS, Euratom) č. 354/83 ze dne 1. února 1983 o otevření historických archivů Evropského hospodářského společenství a Evropského společenství pro atomovou energii veřejnosti [6] s tímto nařízením s ohledem na to, aby byla co nejvíce zajištěna ochrana a archivace dokumentů.
3. Do šesti měsíců od vstupu tohoto nařízení v platnost posoudí Komise soulad stávajících pravidel o přístupu k dokumentům s tímto nařízením.
Článek 19
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost třetím dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropských společenství.
Je použitelné ode dne 3. prosince 2001.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 30. května 2001.
Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad
van 30 mei 2001
inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie
HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,
Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, en met name op artikel 255, lid 2,
Gezien het voorstel van de Commissie(1),
Volgens de procedure van artikel 251 van het Verdrag(2),
Overwegende hetgeen volgt:
(1) In artikel 1, tweede alinea, van het Verdrag betreffende de Europese Unie vindt het begrip "openheid" zijn verankering: het Verdrag markeert een nieuwe etappe in het proces van totstandbrenging van een steeds hechter verbond tussen de volkeren van Europa, waarin de besluiten in zo groot mogelijke openheid en zo dicht mogelijk bij de burger worden genomen.
(2) Deze openheid maakt een betere deelneming van de burgers aan het besluitvormingsproces mogelijk en waarborgt een grotere legitimiteit en meer doelmatigheid en verantwoordelijkheid van de administratie ten opzichte van de burgers binnen een democratisch systeem. Zij draagt bij aan de versterking van de beginselen van democratie en eerbiediging van de grondrechten, zoals vervat in artikel 6 van het Verdrag betreffende de Europese Unie en in het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie.
(3) In de conclusies van de te Birmingham, te Edinburgh en te Kopenhagen gehouden bijeenkomsten van de Europese Raad is op de noodzaak gewezen voor een grotere transparantie in het werk van de instellingen van de Unie te zorgen. Deze verordening consolideert de initiatieven die de instellingen al hebben genomen om de doorzichtigheid van het besluitvormingsproces te verbeteren.
(4) Deze verordening heeft tot doel het recht van toegang van het publiek tot documenten maximaal zijn beslag te geven en de voorwaarden en beperkingen van dat recht vast te leggen in overeenstemming met artikel 255, lid 2, van het EG-Verdrag.
(5) Aangezien het vraagstuk van de toegang tot documenten niet in het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Kolen en Staal, noch in het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie is geregeld, dienen het Europees Parlement, de Raad en de Commissie, overeenkomstig Verklaring nr. 41 bij de Slotakte van het Verdrag van Amsterdam, deze verordening als leidraad te nemen voor documenten die betrekking hebben op activiteiten welke onder deze beide verdragen vallen.
(6) Ruimere toegang tot documenten dient te worden verleend in gevallen waarin de instellingen optreden in hun hoedanigheid van wetgever, inbegrepen in het geval van gedelegeerde bevoegdheden, waarbij tegelijkertijd de doeltreffendheid van het besluitvormingsproces van de instelling behouden moet blijven. Dergelijke documenten dienen zo veel mogelijk rechtstreeks toegankelijk te worden gemaakt.
(7) Overeenkomstig artikel 28, lid 1, en artikel 41, lid 1, van het Verdrag betreffende de Europese Unie geldt het recht van toegang eveneens ten aanzien van documenten met betrekking tot het gemeenschappelijk buitenlands en veiligheidsbeleid en tot de politiële en justitiële samenwerking in strafzaken. Elke instelling dient haar eigen veiligheidsregels in acht te nemen.
(8) Teneinde de volledige toepassing van deze verordening op alle activiteiten van de Unie te verzekeren, dienen alle door de instellingen ingestelde agentschappen de in deze verordening vervatte beginselen toe te passen.
(9) Bepaalde documenten vereisen vanwege hun zeer gevoelige inhoud een bijzondere behandeling. Er dienen dan ook regelingen te worden getroffen, door middel van een interinstitutioneel akkoord, over het inlichten van het Europees Parlement over de inhoud van dergelijke documenten.
(10) Teneinde de openheid van de werkzaamheden van de instellingen te verbeteren, dienen het Europees Parlement, de Raad en de Commissie toegang te verlenen niet alleen tot documenten die zij zelf hebben opgesteld, maar ook tot documenten die zij ontvangen hebben. In dit verband zij eraan herinnerd dat volgens Verklaring nr. 35 bij de Slotakte van het Verdrag van Amsterdam, een lidstaat de Commissie of de Raad erom kan verzoeken, een uit die lidstaat afkomstig document zonder diens voorafgaande instemming niet aan derden door te geven.
(11) In beginsel dienen alle documenten van de instellingen voor het publiek toegankelijk te zijn. Dit neemt niet weg dat de bescherming van bepaalde openbare en particuliere belangen door een uitzonderingenregeling dient te worden gewaarborgd. De instellingen dienen het recht te hebben om hun interne raadplegingen en beraadslagingen te beschermen, wanneer dat voor het behoud van hun vermogen om hun taken uit te voeren, noodzakelijk is. Bij het beoordelen van de uitzonderingen dienen de instellingen rekening te houden met de beginselen van de communautaire wetgeving betreffende de bescherming van persoonsgegevens, op alle terreinen van de activiteiten van de Unie.
(12) Alle regels inzake toegang tot de documenten van de instellingen dienen in overeenstemming te zijn met deze verordening.
(13) Om ervoor te zorgen dat het recht van toegang ten volle wordt geëerbiedigd, dient een administratieve procedure in twee fasen te worden gevolgd, met de aanvullende mogelijkheid van beroep op de rechter of een klacht bij de ombudsman.
(14) Iedere instelling dient de nodige maatregelen te nemen om het publiek van de nieuwe geldende bepalingen in kennis te stellen en om haar personeel op te leiden zodat het de burgers die zich op hun rechten uit deze verordening beroepen, kan bijstaan. Om het de burgers gemakkelijker te maken hun rechten uit te oefenen, dient iedere instelling een documentenregister open te stellen.
(15) Deze verordening heeft weliswaar noch tot doel noch tot gevolg de nationale wetgevingen ter zake van toegang tot documenten te wijzigen, maar het spreekt vanzelf dat de lidstaten, gelet op het beginsel van loyale samenwerking dat hun betrekkingen met de instellingen regelt, erop zullen toezien dat aan de goede toepassing van deze verordening geen afbreuk wordt gedaan en dat de veiligheidsregels van de instellingen worden geëerbiedigd.
(16) Deze verordening laat bestaande rechten inzake toegang tot documenten voor lidstaten, gerechtelijke autoriteiten of onderzoeksinstanties onverlet.
(17) Ingevolge het EG-Verdrag neemt elke instelling in haar eigen reglement van orde specifieke bepalingen betreffende de toegang tot haar documenten op. Besluit 93/731/EG van de Raad van 20 december 1993 betreffende toegang van het publiek tot documenten van de Raad(3), Besluit 94/90/EGKS, EG, Euratom van de Commissie van 8 februari 1994 inzake de toegang tot documenten van de Commissie(4), Besluit 97/632/EG, EGKS, Euratom van het Europees Parlement van 10 juli 1997 inzake de toegang van het publiek tot de documenten van het Europees Parlement(5) en de regels inzake de vertrouwelijkheid van documenten in verband met Schengen dienen daarom zo nodig te worden gewijzigd of ingetrokken,
HEBBEN DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:
Artikel 1
Doel
Deze verordening beoogt:
a) de bepaling van de beginselen, voorwaarden en beperkingen op grond van openbare of particuliere belangen betreffende het in artikel 255 van het EG-Verdrag neergelegde recht van toegang tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (hierna "de instellingen"), en wel zodanig, dat een zo ruim mogelijke toegang tot documenten wordt gewaarborgd,
b) de vaststelling van regels die een zo gemakkelijk mogelijke uitoefening van dit recht verzekeren, en
c) de bevordering van goede administratieve praktijken met betrekking tot de toegang tot documenten.
Artikel 2
Toegangsgerechtigden en toepassingsgebied
1. Iedere burger van de Unie en iedere natuurlijke of rechtspersoon met verblijfplaats of statutaire zetel in een lidstaat heeft een recht van toegang tot documenten van de instellingen, volgens de beginselen en onder de voorwaarden en beperkingen, die in deze verordening worden bepaald.
2. De instellingen kunnen toegang tot documenten verlenen, volgens dezelfde beginselen, en onder dezelfde voorwaarden en beperkingen, aan natuurlijke of rechtspersonen die geen verblijfplaats of geen statutaire zetel hebben in een lidstaat.
3. Deze verordening is van toepassing op alle bij een instelling berustende documenten, dit wil zeggen documenten die door de instelling zijn opgesteld of ontvangen en zich in haar bezit bevinden, op alle werkterreinen van de Europese Unie.
4. Onverminderd de artikelen 4 en 9 worden documenten voor het publiek toegankelijk gemaakt hetzij na een schriftelijk verzoek, hetzij direct in elektronische vorm, hetzij via een register. In het bijzonder worden documenten die in het kader van een wetgevingsprocedure zijn opgesteld of ontvangen direct toegankelijk gemaakt overeenkomstig artikel 12.
5. Voor gevoelige documenten in de zin van artikel 9, lid 1, geldt overeenkomstig dat artikel een bijzondere behandeling.
6. Deze verordening doet niet af aan een eventueel recht van toegang van het publiek tot documenten die bij de instellingen berusten, dat voortvloeit uit instrumenten van internationaal recht of besluiten van de instellingen ter uitvoering daarvan.
Artikel 3
Definities
Voor de toepassing van deze verordening wordt verstaan onder:
a) "document": iedere inhoud, ongeacht de drager ervan (op papier, in elektronische vorm, als geluids-, beeld- of audiovisuele opname), betreffende een materie die verband houdt met beleidsmaatregelen, acties en besluiten welke tot de bevoegdheid van de instelling behoren;
b) "derde": natuurlijke of rechtspersonen en entiteiten buiten de betrokken instelling, met inbegrip van de lidstaten, andere communautaire of niet-communautaire instellingen en organen, alsmede derde landen.
Artikel 4
Uitzonderingen
1. De instellingen weigeren de toegang tot een document wanneer de openbaarmaking ervan zou leiden tot ondermijning van de bescherming van:
a) het openbaar belang, wat betreft:
- de openbare veiligheid,
- defensie en militaire aangelegenheden,
- de internationale betrekkingen,
- het financieel, monetair of economisch beleid van de Gemeenschap of van een lidstaat;
b) de persoonlijke levenssfeer en de integriteit van het individu, in het bijzonder gelet op de Gemeenschapswetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens.
2. De instellingen weigeren de toegang tot een document wanneer de openbaarmaking ervan zou leiden tot ondermijning van de bescherming van:
- de commerciële belangen van een natuurlijke of rechtspersoon, met inbegrip van intellectuele eigendom,
- gerechtelijke procedures en juridisch advies,
- het doel van inspecties, onderzoeken en audits,
tenzij een hoger openbaar belang openbaarmaking gebiedt.
3. De toegang tot een document dat door een instelling is opgesteld voor intern gebruik of door een instelling is ontvangen, en dat betrekking heeft op een aangelegenheid waarover de instelling nog geen besluit heeft genomen, wordt geweigerd, indien de openbaarmaking ervan het besluitvormingsproces van de instelling ernstig zou ondermijnen, tenzij een hoger openbaar belang openbaarmaking gebiedt.
De toegang tot een document met standpunten voor intern gebruik in het kader van beraadslagingen en voorafgaand overleg binnen de betrokken instelling wordt ook geweigerd nadat het besluit genomen is, indien de openbaarmaking van het document het besluitvormingsproces van de instelling ernstig zou ondermijnen, tenzij een hoger openbaar belang openbaarmaking gebiedt.
4. Wanneer het gaat om documenten van derden, wordt de derde door de instelling geraadpleegd om te kunnen beoordelen of een uitzondering van de leden 1 of 2 van toepassing is, tenzij het duidelijk is dat het document wel of niet openbaar moet worden gemaakt.
5. Een lidstaat kan de instelling verzoeken, een van deze lidstaat afkomstig document niet zonder zijn voorafgaande toestemming openbaar te maken.
6. Indien het gevraagde document slechts ten dele onder de uitzonderingen valt, worden de overige delen ervan wel vrijgegeven.
7. De uitzonderingen van de leden 1 tot en met 3 zijn slechts van toepassing gedurende de periode waarin bescherming op grond van de inhoud van het document gerechtvaardigd is. De uitzonderingen gelden voor ten hoogste 30 jaar. In geval van documenten die vallen onder de uitzonderingen op grond van de persoonlijke levenssfeer of van commerciële belangen en in geval van gevoelige documenten, kunnen de uitzonderingen zo nodig na afloop van deze periode van toepassing blijven.
Artikel 5
Documenten in het bezit van de lidstaten
Wordt van een lidstaat een document gevraagd dat hij in zijn bezit heeft en dat van een instelling afkomstig is, dan raadpleegt hij de betrokken instelling, om een besluit te kunnen nemen waardoor het doel van deze verordening niet in gevaar komt - tenzij het duidelijk is dat het document wel of niet wordt vrijgegeven.
De lidstaat kan het verzoek ook doorgeleiden aan de betrokken instelling.
Artikel 6
Verzoeken
1. Verzoeken om toegang tot een document geschieden in schriftelijke vorm - elektronische vorm daaronder begrepen -, in één der talen van artikel 314 van het EG-Verdrag, en zijn voldoende nauwkeurig geformuleerd opdat de instelling het document kan identificeren. De verzoeker is niet verplicht de redenen voor zijn verzoek te vermelden.
2. Is een verzoek niet nauwkeurig genoeg, dan vraagt de instelling de verzoeker om nadere precisering en is zij hem hierbij behulpzaam, bijvoorbeeld door informatie te verstrekken over het gebruik van de openbare documentenregisters.
3. In geval van verzoeken om omvangrijke documenten of om een zeer groot aantal documenten, kan de betrokken instelling informeel met de aanvrager overleggen om een billijke oplossing te vinden.
4. De instellingen voorzien in voorlichting van de burger over hoe en waar verzoeken om toegang tot documenten kunnen worden ingediend en in bijstand terzake.
Artikel 7
Behandeling van initiële verzoeken
1. Een verzoek om toegang tot een document wordt onmiddellijk behandeld. De verzoeker ontvangt een ontvangstbevestiging. Binnen vijftien werkdagen na registratie van het verzoek verleent de instelling de verzoeker toegang tot het gevraagde document en maakt zij het toegankelijk in de zin van artikel 10, ofwel deelt zij de verzoeker schriftelijk de redenen mede waarom zij het verzoek volledig of gedeeltelijk afwijst, waarbij zij hem attendeert op zijn recht om overeenkomstig lid 2 een confirmatief verzoek in te dienen.
2. In geval van volledige of gedeeltelijke afwijzing kan de verzoeker binnen vijftien werkdagen na ontvangst van het antwoord van de instelling een confirmatief verzoek indienen, welk verzoek ertoe strekt de instelling haar standpunt te doen herzien.
3. In uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld bij een verzoek om een zeer omvangrijk document of om een zeer groot aantal documenten, kan de in lid 1 genoemde termijn met vijftien werkdagen worden verlengd, mits de verzoeker daarvan tevoren in kennis wordt gesteld met nauwkeurige vermelding van de redenen daarvoor.
4. Bij uitblijven van een antwoord van de instelling binnen de voorgeschreven termijn, heeft de verzoeker het recht een confirmatief verzoek in te dienen.
Artikel 8
Behandeling van confirmatieve verzoeken
1. Een confirmatief verzoek wordt onmiddellijk behandeld. Binnen vijftien werkdagen te rekenen na registratie van het confirmatief verzoek verleent de instelling toegang tot het gevraagde document en maakt zij het toegankelijk in de zin van artikel 10, of deelt zij de verzoeker schriftelijk de redenen mede waarom zij het verzoek volledig of gedeeltelijk afwijst, waarbij zij hem attendeert op de beroepsmogelijkheden die hem openstaan, namelijk beroep op de rechter tegen de instelling en/of een klacht bij de ombudsman, onder de voorwaarden van respectievelijk de artikelen 230 en 195 van het EG-Verdrag.
2. In uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld bij een verzoek om een zeer omvangrijk document of een zeer groot aantal documenten, kan de in lid 1 genoemde termijn met vijftien werkdagen worden verlengd, mits de verzoeker daarvan tevoren in kennis wordt gesteld met uitvoerige vermelding van de redenen daarvoor.
3. Uitblijven van een antwoord van de instelling binnen de voorgeschreven termijn geldt als een afwijzend antwoord en geeft de verzoeker het recht beroep in te stellen tegen de instelling en/of een klacht in te dienen bij de ombudsman, onder de voorwaarden van het EG-Verdrag.
Artikel 9
Behandeling van gevoelige documenten
1. Gevoelige documenten zijn documenten die afkomstig zijn van de instellingen of van de agentschappen hiervan, van lidstaten, van derde landen of van internationale organisaties, en die op grond van de regels van de betrokken instelling ter bescherming van wezenlijke belangen van de Europese Unie, of van één of meer van haar lidstaten, op de gebieden van artikel 4, lid 1, onder a) - in het bijzonder openbare veiligheid -, defensie en militaire aangelegenheden, als "TRÈS SECRET/TOP SECRET", "SECRET" of "CONFIDENTIEL" zijn gerubriceerd.
2. Verzoeken om toegang tot gevoelige documenten volgens de procedures van de artikelen 7 en 8 worden uitsluitend behandeld door personen die het recht hebben zelf van deze documenten kennis te nemen. Deze personen beoordelen eveneens, onverminderd artikel 11, lid 2, welke verwijzingen naar gevoelige documenten in het openbaar register kunnen worden opgenomen.
3. Gevoelige documenten worden uitsluitend na instemming van de oorspronkelijke verstrekker in het register vermeld of vrijgegeven.
4. Het besluit van een instelling om de toegang tot een gevoelig document te weigeren wordt zodanig met redenen omkleed, dat de door artikel 4 beschermde belangen niet worden geschaad.
5. De lidstaten nemen de nodige maatregelen om te waarborgen dat de beginselen van dit artikel en van artikel 4 bij de behandeling van verzoeken om toegang tot gevoelige documenten worden geëerbiedigd.
6. De regels van de instellingen betreffende gevoelige documenten worden openbaar gemaakt.
7. De Commissie en de Raad informeren het Europees Parlement over gevoelige documenten overeenkomstig de door de instellingen overeengekomen regelingen.
Artikel 10
Toegang in aansluiting op een verzoek
1. De toegang tot de documenten wordt gegeven, volgens de voorkeur van de verzoeker, door hetzij inzage ter plaatse, hetzij afgifte van een kopie, eventueel een elektronische kopie indien deze beschikbaar is. De kosten van vervaardiging en verzending van kopieën kunnen ten laste van de aanvrager worden gebracht. Deze kosten mogen de werkelijke kosten van het vervaardigen en verzenden van de kopieën niet overschrijden. Inzage ter plekke, kopieën van minder dan twintig bladzijden A4 en rechtstreekse toegang in elektronische vorm of via het register, zijn kosteloos.
2. Indien een document door de betrokken instelling reeds vrijgegeven is en voor de verzoeker gemakkelijk toegankelijk is, kan de instelling aan haar verplichting tot het verschaffen van toegang tot documenten voldoen door de verzoeker mee te delen hoe het gewenste document kan worden verkregen.
3. De documenten worden geleverd in een bestaande versie en een bestaand formaat (inbegrepen in elektronische vorm of in een alternatieve vorm, zoals braille, grootgedrukt of op band), ten volle rekening houdend met de door de aanvrager te kennen gegeven voorkeur.
Artikel 11
Registers
1. Teneinde de rechten van de burgers uit deze verordening ten volle hun beslag te geven, voorziet elke instelling in toegang van het publiek tot een documentenregister. Deze toegang dient in elektronische vorm te worden verschaft. Verwijzingen naar documenten worden onverwijld in het register opgenomen.
2. Het register bevat voor ieder document een referentienummer (en, indien van toepassing, de interinstitutionele referentie), het behandelde onderwerp en/of een korte beschrijving van de inhoud van het document en de datum waarop het document werd ontvangen of opgesteld en in het register werd opgenomen. Verwijzingen worden gemaakt op een wijze die de bescherming van de in artikel 4 bedoelde belangen niet schaadt.
3. De instellingen nemen onverwijld de nodige maatregelen om een register op te zetten dat uiterlijk op 3 juni 2002 operationeel is.
Artikel 12
Rechtstreekse toegang in elektronische vorm of via een register
1. Voorzover mogelijk maken de instellingen de documenten rechtstreeks toegankelijk voor het publiek, in elektronische vorm of via een register, overeenkomstig de regels van de betrokken instelling.
2. In het bijzonder wetgevingsdocumenten, dat wil zeggen documenten die zijn opgesteld of ontvangen in de loop van procedures tot aanneming van in of voor de lidstaten bindende besluiten, dienen, met inachtneming van de artikelen 4 en 9, rechtstreeks toegankelijk te worden gemaakt.
3. Indien mogelijk dienen andere documenten, met name documenten die verband houden met de ontwikkeling van beleid of strategie, rechtstreeks toegankelijk te worden gemaakt.
4. Biedt het register geen rechtstreekse toegang, dan dient het aan te geven waar het document gelokaliseerd is.
Artikel 13
Bekendmaking in het Publicatieblad
1. Naast de besluiten van artikel 254, leden 1 en 2, van het EG-Verdrag en van artikel 163 van het Euratom-Verdrag worden de volgende documenten, met inachtneming van de artikelen 4 en 9 van deze verordening, in het Publicatieblad bekendgemaakt:
a) Commissievoorstellen;
b) gemeenschappelijke standpunten van de Raad overeenkomstig de artikelen 251 en 252 van het EG-Verdrag, tezamen met de motivering, almede de standpunten van het Europees Parlement in deze procedures;
c) kaderbesluiten en besluiten in de zin van artikel 34, lid 2, van het Verdrag betreffende de Europese Unie;
d) overeenkomsten vastgesteld door de Raad overeenkomstig artikel 34, lid 2, van het Verdrag betreffende de Europese Unie;
e) overeenkomsten tussen de lidstaten overeenkomstig artikel 293 van het EG-Verdrag;
f) internationale overeenkomsten gesloten door de Gemeenschap of overeenkomstig artikel 24 van het Verdrag betreffende de Europese Unie.
2. Voorzover mogelijk worden de volgende documenten in het Publicatieblad bekendgemaakt:
a) initiatieven door een lidstaat aan de Raad voorgelegd overeenkomstig artikel 67, lid 1, van het EG-Verdrag of artikel 34, lid 2, van het Verdrag betreffende de Europese Unie;
b) gemeenschappelijke standpunten in de zin van artikel 34, lid 2, van het Verdrag betreffende de Europese Unie;
c) richtlijnen die niet vallen onder artikel 254, leden 1 en 2, van het EG-Verdrag, en besluiten, aanbevelingen en adviezen die niet vallen onder artikel 254, lid 1, van het EG-Verdrag.
3. Elke instelling kan in haar reglement van orde bepalen welke andere documenten in het Publicatieblad worden gepubliceerd.
Artikel 14
Voorlichting
1. Iedere instelling neemt de maatregelen die nodig zijn om de burgers voor te lichten over de rechten die zij op grond van deze verordening genieten.
2. De lidstaten werken met de instellingen samen bij de voorlichting van de burgers.
Artikel 15
Administratieve praktijken in de instellingen
1. De instellingen werken goede administratieve praktijken uit, om de uitoefening van het door deze verordening gewaarborgde recht van toegang te vergemakkelijken.
2. De instellingen richten een interinstitutioneel comité op dat nagaat welke de beste praktijk is, eventuele geschillen behandelt en toekomstige ontwikkelingen van de toegang van het publiek tot documenten bespreekt.
Artikel 16
Reproductie van documenten
Deze verordening doet niet af aan bestaande regelingen inzake copyright die een beperking kunnen inhouden voor derden om vrijgegeven documenten te reproduceren of te gebruiken.
Artikel 17
Verslagen
1. Elke instelling publiceert jaarlijks een verslag over het voorgaande jaar met vermelding van het aantal gevallen waarin zij toegang tot documenten heeft geweigerd, de redenen voor die weigering en het aantal niet in het register vermelde gevoelige documenten.
2. Uiterlijk op 31 januari 2004 publiceert de Commissie een verslag over de toepassing van de beginselen van deze verordening door de instellingen en doet zij aanbevelingen die, indien noodzakelijk, ook voorstellen bevatten voor de herziening van deze verordening en voor een actieprogramma van door de instellingen te treffen maatregelen.
Artikel 18
Uitvoeringsbepalingen
1. Elke instelling past haar reglement van orde aan de bepalingen van deze verordening aan. Deze aanpassingen worden van kracht op 3 december 2001.
2. Binnen zes maanden na de inwerkingtreding van deze verordening onderzoekt de Commissie of Verordening (EEG, Euratom) nr. 354/83 van de Raad van 1 februari 1983 inzake het voor het publiek toegankelijk maken van de historische archieven van de Europese Economische Gemeenschap en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie(6) conform is met deze verordening, teneinde te verzekeren dat de documenten zo volledig mogelijk worden bewaard en gearchiveerd.
3. Binnen zes maanden na de inwerkingtreding van deze verordening onderzoekt de Commissie of de bestaande regels inzake de toegang tot documenten conform zijn met deze verordening.
Artikel 19
Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking op de derde dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.
Zij is van toepassing met ingang van 3 december 2001.
Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.
Gedaan te Brussel, 30 mei 2001.