Nařízení Komise (ES) č. 1663/95
ze dne 7. července 1995,
kterým se stanoví prováděcí pravidla k nařízení Rady (EHS) č. 729/70 týkající se postupu schválení účetní závěrky záruční sekce EZOZF
KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství,
s ohledem na nařízení Rady (EHS) č. 729/70 ze dne 21. dubna 1970 o financování společné zemědělské politiky [1], naposledy pozměněné nařízením (ES) č. 1287/95 [2], a zejména na čl. 4 odst. 6 a čl. 5 odst. 3 uvedeného nařízení,
vzhledem k tomu, že reforma postupu schválení účetní závěrky uskutečněná nařízením Rady (ES) č. 1287/95 předpokládá přijetí prováděcích pravidel týkajících se schvalování platebních agentur, osvědčování a schvalování roční účetní závěrky;
vzhledem k tomu, že si vývoj počtu a povahy opatření financovaných záruční sekcí EZOZF, spolu se změnami metod záznamu a přenosu informací vyžadují přezkoumání povahy a obsahu údajů předávaných Komisi pro účely schválení účetní závěrky;
vzhledem k tomu, že je proto třeba zrušit nařízení Komise (EHS) č. 1723/72 [3], naposledy pozměněné nařízením (EHS) č. 295/88 [4];
vzhledem k tomu, že Výbor Evropského zemědělského orientačního a záručního fondu nepodal stanovisko ve lhůtě stanovené předsedou,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
1. Každý členský stát po konzultaci s Komisí stanoví nejvyšší počet platebních agentur, které schválí na základě čl. 4 odst. 2 nařízení (EHS) č. 729/70. Komise může uplatnit námitky týkající se zejména jakékoli překážky, které může tento počet představovat pro dodržení lhůty stanovené v čl. 5 odst. 2 písm. b) uvedeného nařízení a pro průhlednost kontrol operací fondu. Komise uvědomí výbor fondu o počtu schválených platebních agentur ve všech členských státech.
2. U každé platební agentury uvědomí členský stát Komisi o orgánu nebo orgánech, které vydávají a odnímají schválení a které stanoví lhůtu pro nápravná opatření ve smyslu čl. 4 odst. 4 nařízení (EHS) č. 729/70 (dále jen "příslušný orgán").
3. Před schválením platební agentury ověří příslušný orgán, že správní i účetní postupy dotyčného orgánu skýtají záruky uvedené v čl. 4 odst. 1 písm. a) nařízení (EHS) č. 729/70. Kritéria pro schválení stanoví členský stát a uplatňuje příslušný orgán, přičemž zohledňují pokyny Komise k těmto kritériím, jak jsou uvedeny v příloze. Není-li splněno kterékoli kritérium významné ve vztahu k operacím uskutečňovaným platební agenturou, použije se čl. 4 odst. 4 uvedeného nařízení.
Rozhodnutí o schválení je přijímáno na základě prověrky správních a účetních podmínek, včetně opatření přijatých na ochranu zájmů Společenství v oblasti vyplácených záloh, obdržených záruk, intervenčních zásob a částek, které mají být vybrány. Prověrka zahrne zejména postupy při provádění plateb, ochranu pokladny, bezpečnost výpočetních systémů, vedení účetních záznamů, rozdělení úkolů a přiměřenost vnitřních i vnějších kontrol v souvislosti s výdaji financovanými záruční sekcí EZOZF.
4. Přesvědčí-li se příslušný orgán, že prověřovaná platební agentura splňuje všechny důležité požadavky, schválí ji. V opačném případě předá platební agentuře pokyny ke správním a účetním opatřením, které má učinit, a zejména jí sdělí podmínky, které musí platební agentura splnit před schválením. V průběhu provádění nezbytných změn ve správních a účetních postupech lze schválení vydat dočasně na dobu stanovenou s přihlédnutím k závažnosti nedostatku.
5. V případě odnětí schválení určí členský stát jinou platební agenturu v souladu s článkem 4 nařízení (EHS) č. 729/70 a odstavci 3 a 4 tohoto článku a zajistí, aby nedošlo k přerušení plateb jejich příjemcům.
6. Schvalovací listina sestává z písemného potvrzení, že platební agentura splňuje podmínky pro schválení, a případně obsahuje pokyny týkající se úprav a lhůty stanovené pro jejich provedení. Schvalovací listina bude předána Komisi.
7. Sdělení podle čl. 4 odst. 3 nařízení (EHS) č. 729/70 musí být předáno po prvním schválením určité platební agentury a obsahuje ohledně každé platební agentury tyto údaje:
- působnost na ní převedenou,
- interní rozdělení působnosti,
- její vztahy k jiným veřejným či soukromým subjektům, které jsou rovněž částečně příslušné k provádění opatření, pro která uplatňují výdaje z prostředků fondu,
- postupy, podle kterých jsou přijímány, ověřovány a vyhodnocovány žádosti příjemců finančních částek a podle kterých jsou schvalovány, vypláceny a účtovány výdaje,
- předpisy pro vnitřní audit.
Informace, které mají být předávány podle čl. 4 odst. 4 nařízení (EHS) č. 729/70, zahrnují zejména pokyny týkající se správních a účetních opatření, která je třeba učinit a úprav, které musí platební agentura provést, aby jí nebylo odňato schválení, jakož i lhůtu, v níž mají být úpravy provedeny.
Článek 2
1. Koordinační subjekt uvedený v čl. 4 odst. 1 písm. b) nařízení (EHS) č. 729/70 je jediným prostředníkem členského státu vůči Komisi ve všech otázkách souvisejících se záruční sekcí EZOZF, pokud se jedná o
- předávání příslušných textů a pokynů Společenství různým platebním agenturám a orgánům příslušným pro jejich provádění,
- podporu jejich jednotného používání,
- sdělování informací Komisi podle tohoto nařízení a nařízení (EHS) č. 729/70,
- poskytování všech účetních údajů Komisi požadovaných pro kontrolní a statistické účely.
Informace uchovávané v listinné podobě nejsou platební agentury a schvalující orgány povinny zasílat Komisi; musí je však uchovávat k dispozici. Platební agentura může vykonávat též funkci koordinačního subjektu za předpokladu, že obě působnosti jsou odděleny. Při plnění svých úkolů se může koordinační subjekt v souladu s vnitrostátními postupy obracet na jiné správní orgány či útvary, především na ty, které jsou příslušné v oblasti vedení účetnictví a technických otázek.
2. Členský stát sdělí Komisi údaje o názvu a stanovách koordinačního subjektu, jakož i podmínky správy, účetnictví a vnitřní kontroly, za nichž vykonává svou činnost.
3. Formu a obsah účetních údajů uvedených v odstavci 1 stanoví Komise po konzultaci s výborem fondu a sdělí je členskému státu do tří měsíců ode dne vstupu tohoto nařízení v platnost. Veškeré změny sdělí členským státům do tří měsíců od události, která tuto změnu vyvolala a členské státy upraví svůj informační systém ve lhůtě stanovené Komisí po konzultaci s výborem fondu.
Článek 3
1. Osvědčení uvedené v čl. 5 odst. 1 písm. b) nařízení (EHS) č. 729/70 vystaví útvar nebo subjekt funkčně nezávislý na platebních agenturách a koordinačních subjektech, který splňuje odborné předpoklady (dále jen "osvědčovatel").
Osvědčení se zakládá na prověření postupů a vzorku operací. Soulad plateb s předpisy Společenství osvědčuje jen co do schopnosti správní struktury platební agentury zajistit, že tento soulad bude zkontrolován před provedením platby.
Osvědčovatel provádí svá prověřování podle mezinárodně uznávaných norem pro provádění auditu. Kontroly jsou prováděny jak v průběhu, tak i po skončení každého účetního období. Do 31. ledna následujícího účetního období vystaví osvědčovatel osvědčení a zprávu o svých zjištěních, v níž zejména uvede, zda obdržel přiměřené záruky úplnosti, přesnosti a pravdivosti účtů předávaných Komisi a zda jsou dostatečně uplatňovány postupy vnitřní kontroly.
2. Je-li schváleno více platebních agentur, může se členský stát spolehnout na osvědčení vydávaná subjekty, které osvědčovaly účty jednotlivých platebních agentur, pokud obdrží záruky, že rozsah provedených auditů a normy při nich použité odpovídají požadavkům uvedeným v odstavci 1.
3. Zpráva podle odstavce 1 uvede
- zda mohou postupy platebních agentur, zejména s ohledem na kritéria schválení, v přiměřené míře zaručit, že jsou operace účtované fondu v souladu s předpisy Společenství, a jaká doporučení byla učiněna pro zdokonalení systémů,
- zda jsou roční vyúčtování uvedená v čl. 4 odst. 1 písm. a) v souladu s účetními doklady a záznamy platebních agentur,
- zda jsou výkazy výdajů a intervenčních operací uvedené v článku 5 věcně správným, úplným a přesným záznamem operací účtovaných fondu,
- zda jsou dostatečně chráněny finanční zájmy Společenství, pokud se jedná o vyplacené zálohy, obdržené záruky, intervenční zásoby a částky, které mají být vybrány,
- zda byla zohledněna doporučení ke zdokonalení systémů určená platebním agenturám.
Ke zprávě jsou připojeny údaje o počtu a kvalifikaci pracovníků provádějících audit, o vykonané práci, o počtu prověřených operací, o stupni dosažené věcnosti a důvěryhodnosti, o zjištěných nedostatcích a o doporučeních učiněných k dosažení zlepšení, jakož i o operacích osvědčovatele a ostatních subjektů provádějících audit, vnějších i vnitřních z hlediska platební agentury, od nichž osvědčovatel obdržel všechny anebo část záruk ohledně záležitostí, které jsou obsahem zprávy.
Článek 4
1. Pro účely schválení účetní závěrky ve smyslu čl. 5 odst. 2 písm. b) nařízení (EHS) č. 729/70 zasílají členské státy Komisi
a) roční účetní závěrky výdajů účtovaných záruční sekci fondu a zprávy vypracované každým útvarem nebo subjektem podle čl. 5 odst. 1 uvedeného nařízení;
b) osvědčení a zprávy vypracované osvědčovatelem anebo osvědčovateli.
2. Doklady uvedené v odstavci 1 se Komisi zasílají ve čtyřech provedeních do 10. února kalendářního roku následujícího po skončení dotyčného účetního období.
3. Na žádost Komise nebo z podnětu členského státu mohou být Komisi zaslány další údaje pro schválení dané účetní závěrky ve lhůtě, kterou stanoví Komise s přihlédnutím k množství práce nezbytné k poskytnutí těchto údajů. Neobdrží-li tyto údaje, může Komise schválit účetní závěrku na základě informací, které má k dispozici ke dni uplynutí lhůty.
4. Komise může v odůvodněných případech vyhovět žádosti o prodloužení lhůty pro zaslání údajů, pokud je Komisi zaslána před uplynutím stanovené lhůty.
Článek 5
1. Vyúčtování uvedené ve čl. 4 odst. 1 písm. a) obsahuje
a) výdaje rozepsané podle položek a podpoložek rozpočtu Společenství;
b) přehled intervenčních operací a výkaz množství a umístění zásob na konci účetního období;
c) údaje o výdajích nebo potvrzení, že podrobnosti o každé operaci jsou uloženy v počítačovém souboru a jsou k dispozici pro potřeby Komise;
d) potvrzení, že podrobnosti o každém pohybu intervenčních zásob jsou uloženy v dokladech platebních agentur;
e) vysvětlení rozdílů mezi výdaji uvedenými v ročním vyúčtování a výdaji uvedenými za totéž období v dokladech uvedených v čl. 3 odst. 5 nařízení Komise (EHS) č. 2776/88 [5], opravenými podle čl. 9 odst. 7 uvedeného nařízení.
2. Zprávy uvedené v čl. 4 odst. 1 tohoto nařízení obsahují tyto údaje o koordinačním subjektu a každé platební agentuře:
- jakékoli mimořádné operace nebo technické obtíže, které se vyskytly v průběhu daného účetního období,
- jakékoli významné změny údajů uvedených v čl. 1 odst. 7, k nimž došlo od předchozí zprávy.
Článek 6
Podpůrné doklady k financovaným výdajům a částkám, které mají být získány zpět záruční sekcí EZOZF, jsou uchovávány k dispozici Komisi po dobu nejméně tří let následujících po kalendářním roce, v němž Komise schválí účetní závěrku za dané účetní období, a je-li rozhodnutí o schválení účetní závěrky předmětem řízení u Soudního dvoru, po dobu jednoho roku od skončení tohoto řízení.
Článek 7
1. Rozhodnutí o schválení účetní závěrky uvedené v čl. 5 odst. 2 písm. b) nařízení (EHS) č. 729/70 stanoví výši výdajů uskutečněných v každém členském státě v průběhu daného účetního období, které jsou uznány za financovatelné EZOZF, aniž jsou dotčena pozdější rozhodnutí přijatá podle odst. 2 písm. c) uvedeného článku.
Částky, které mají být na základě uvedeného rozhodnutí navráceny od členských států nebo jim vyplaceny, se stanoví odečtením záloh vyplacených v průběhu daného účetního období od výdajů uznaných za financovatelné za totéž účetní období ve smyslu prvního pododstavce. Tyto částky se odečtou od záloh splatných ve druhém měsíci následujícím po měsíci, kdy bylo přijato rozhodnutí o schválení účetní závěrky, anebo se k nim přičtou.
2. Do 31. března následujícího po skončení účetního období sdělí Komise dotyčnému členskému státu výsledky ověřování předaných údajů spolu se změnami, které navrhuje.
3. Nemůže-li Komise z důvodů přičitatelných dotyčnému členskému státu schválit účetní závěrku tohoto členského státu do 30. dubna následujícího roku, oznámí členskému státu, jaká další šetření navrhuje provést podle článku 9 nařízení (EHS) č. 729/70.
Článek 8
1. Dojde-li Komise na základě šetření k závěru, že výdaje nebyly uskutečněny v souladu s předpisy Společenství, sdělí toto zjištění dotyčnému členskému státu a uvede nápravná opatření, které je třeba učinit pro zajištění souladu s těmito předpisy v budoucnosti, a dále vyhodnotí výdaje, které navrhuje vyloučit na základě čl. 5 odst. 2 písm. c) nařízení (EHS) č. 729/70. Sdělení obsahuje odkaz na toto nařízení. Členský stát odpoví ve lhůtě dvou měsíců a Komise může následně upravit svůj postoj. V odůvodněných případech může Komise tuto lhůtu prodloužit.
Po uplynutí lhůty stanovené pro odpověď svolá Komise dvoustranná jednání a obě strany se pokusí dosáhnout dohody o opatřeních, která mají být přijata. Komise poté formálně sdělí své závěry členskému státu, přičemž odkáže na rozhodnutí Komise 94/442/ES [6].
2. Rozhodnutí uvedená v čl. 5 odst. 2 písm. c) nařízení (EHS) č. 729/70 musí být přijata po prověření případné zprávy vypracované smírčím orgánem podle ustanovení stanovených v rozhodnutí 94/442/ES.
3. Výdaje vyloučené z financování Společenstvím na základě čl. 5 odst. 2 písm. c) nařízení (EHS) č. 729/70, se odečtou od záloh na výdaje za druhý měsíc následující po dni rozhodnutí přijatého podle uvedeného článku. Komise však může na žádost členského státu, pokud je to odůvodněno významem vyloučených výdajů, a po konzultaci s výborem fondu stanovit i jiný den.
Článek 9
Nařízení (EHS) č. 1723/72 se zrušuje od 16. října 1995.
Nadále se však použije na účetní závěrky EZOZF až do konce účetního období 1995.
Článek 10
Toto nařízení vstupuje v platnost sedmým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropských společenství.
Použije se od rozpočtového roku, který začíná dne 16. října 1995.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 7. července 1995.
VERORDENING (EG) Nr. 1663/95 VAN DE COMMISSIE van 7 juli 1995 houdende uitvoeringsbepalingen van Verordening (EEG) nr. 729/70 van de Raad aangaande de procedure inzake de goedkeuring van de rekeningen van het EOGFL, afdeling Garantie
DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,
Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,
Gelet op Verordening (EEG) nr. 729/70 van de Raad van 21 april 1970 betreffende de financiering van het gemeenschappelijk landbouwbeleid (1), laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 1287/95 (2), en met name op de artikelen 4, lid 6, en 5, lid 3,
Overwegende dat bij de hervorming van de procedure voor de goedkeuring van de rekeningen die tot stand is gebracht bij Verordening (EG) nr. 1287/95, is voorzien in de vaststelling van uitvoeringsbepalingen aangaande de erkenning van de betaalorganen, de verklaring betreffende de jaarrekeningen en de goedkeuring van de jaarrekeningen;
Overwegende dat de toeneming en de wijziging van aard van de door het EOGFL, afdeling Garantie, gefinancierde maatregelen alsmede de ontwikkeling van de technieken om gegevens vast te leggen en door te geven van dien aard zijn, dat de aard en de inhoud van de met het oog op de goedkeuring van de rekeningen aan de Commissie te verstrekken gegevens dienen te worden herzien;
Overwegende dat Verordening (EEG) nr. 1723/72 van de Commissie (3), laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 295/88 (4), derhalve moet worden ingetrokken;
Overwegende dat het Comité van het EOGFL geen advies heeft uitgebracht binnen de door zijn voorzitter bepaalde termijn,
HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:
Artikel 1
1. De beperking van het aantal door elke Lid-Staat erkende betaalorganen overeenkomstig artikel 4, lid 1, van Verordening (EEG) nr. 729/70 wordt door de Lid-Staat beslist na overleg met de Commissie. De Commissie kan in het bijzonder laten weten welke beletsels dit aantal vormt voor de naleving van de in artikel 5, lid 2, onder b), van die verordening gestelde termijn, en voor de doorzichtigheid van de controles op de verrichtingen van het Fonds. De Commissie stelt het Comité van het Fonds in kennis van de erkende betaalorganen in alle Lid-Staten.
2. Met betrekking tot elk betaalorgaan deelt de Lid-Staat de Commissie mede, welke autoriteit of autoriteiten de erkenning geven of intrekken, en de tijdsperiode vaststellen die wordt toegestaan om de nodige aanpassingen aan te brengen zoals bedoeld in artikel 4, lid 4, van Verordening (EEG) nr. 729/70 ("de bevoegde autoriteit").
3. Alvorens een betaalorgaan te erkennen, overtuigt de bevoegde autoriteit zich ervan, dat de administratieve en boekhoudkundige regelingen van het betrokken orgaan de garanties bieden zoals bedoeld in artikel 4, lid 1, onder a) van Verordening (EEG) nr. 729/70. De Lid-Staten stellen criteria vast, die de bevoegde autoriteit voor de erkenning moeten toepassen en die rekening houden met de in bijlage vermelde richtsnoeren van de Commissie inzake deze criteria. Wanneer niet wordt voldaan aan een criterium dat van groot belang is voor de verrichtingen van het betaalorgaan, leidt dit tot toepassing van artikel 4, lid 4, van de hierboven vermelde verordening.
Het besluit tot erkenning wordt genomen op basis van een onderzoek van de administratieve en boekhoudkundige bepalingen, hieronder begrepen die welke zijn vastgesteld ter bescherming van de belangen van de Gemeenschap met betrekking tot de betaalde voorschotten, de verkregen waarborgen, de interventievoorraden en de te innen ontvangsten en geïnde bedragen. Het onderzoek zal in het bijzonder de regelingen omvatten inzake de uitvoering van de betalingen, de beveiliging van de geldmiddelen, de veiligheid van de computersystemen, het bijhouden van de boeken, de scheiding van functies en de doelmatigheid van de interne en externe controles, dit alles met betrekking tot de uitgaven ten laste van het EOGFL, afdeling Garantie.
4. Indien de bevoegde autoriteit ervan overtuigd is dat het onderzochte betaalorgaan aan alle relevante eisen voldoet, zal het tot erkenning ervan overgaan. Zo niet, dan geeft het aan het betaalorgaan instructies betreffende de administratieve en boekhoudkundige regelingen en met name betreffende de voorwaarden waaraan het betaalorgaan moet voldoen voordat erkenning mogelijk is. Een betaalorgaan kan voor een van de ernst van het vastgestelde probleem afhankelijke termijn voorlopig worden erkend, in afwachting van de verlangde wijzigingen van de administratieve en boekhoudkundige regelingen.
5. Ingeval de erkenning wordt ingetrokken, wijst de Lid-Staat in overeenstemming met de in artikel 4 van Verordening (EEG) nr. 729/70 en in lid 3 en 4 van dit artikel vastgestelde voorwaarden een ander betaalorgaan aan en zorgt hij ervoor dat de betalingen aan de begunstigden niet worden onderbroken.
6. Het erkenningsbesluit bestaat uit een schriftelijke bevestiging dat het betrokken orgaan aan de voorwaarden voor erkenning voldoet, en vermeldt zo nodig de instructies en de wijzigingen. Het wordt de Commissie medegedeeld.
7. De in artikel 4, lid 3, van Verordening (EEG) nr. 729/70 bedoelde mededeling wordt gedaan wanneer het betaalorgaan voor het eerst wordt erkend, en is voor elk betaalorgaan vergezeld van de volgende gegevens:
- de aan het orgaan opgedragen taken,
- de taakverdeling over zijn afdelingen,
- zijn betrekkingen met andere, openbare of particuliere lichamen die eveneens zijn belast met een deel van de taken ter uitvoering van de maatregelen waarvoor het uitgaven ten laste van het EOGFL, afdeling Garantie, brengt,
- de procedures volgens welke de aanvragen van de begunstigden worden ontvangen, geverifieerd en geldig verklaard en de uitgaven worden toegestaan, betaald en geregistreerd,
- de bepalingen inzake interne accountantsonderzoeken.
De te verstrekken inlichtingen in geval van toepassing van artikel 4, lid 4, van Verordening (EEG) nr. 729/70 betreffen in het bijzonder instructies inzake de administratieve en boekhoudkundige regelingen en inzake de aanpassingen die het betaalorgaan moet verrichten om de intrekking van de erkenning te voorkomen, en de daarvoor geldende termijn.
Artikel 2
1. De coördinerende instantie als bedoeld in artikel 4, lid 1, onder b), van Verordening (EEG) nr. 729/70 treedt op als de enige vertegenwoordiger van de Lid-Staat tegenover de Commissie voor alle vragen betreffende het EOGFL, afdeling Garantie, inzake:
- de verspreiding van de desbetreffende voorschriften en richtsnoeren van de Gemeenschap onder de diverse betaalorganen en de met de toepassing daarvan belaste instanties,
- de bevordering van de geharmoniseerde toepassing ervan,
- de mededeling aan de Commissie van de in deze verordening en Verordening (EEG) nr. 729/70 voorgeschreven gegevens,
- het ter beschikking houden van de Commissie van alle voor statistische en controledoeleinden benodigde boekhoudgegevens.
De gegevens die de betaalorganen of de beheerders op papier bewaren, behoeven niet aan de Commissie te worden gezonden, deze gegevens dienen de betaalorganen of de beheerders evenwel ter beschikking te houden. Een betaalorgaan kan als coördinerende instantie fungeren, op voorwaarde dat deze twee bevoegdheden gescheiden worden gehouden. In het kader van haar opdracht kan de coördinerende instantie zich in overeenstemming met de nationale procedures laten bijstaan door andere administratieve organen of diensten die met name boekhoudkundige of technische werkzaamheden verrichten.
2. De Lid-Staat deelt de Commissie de naam en de statuten van de coördinerende instantie mee, alsmede gegevens over de administratie, de boekhouding en de interne controle met betrekking tot de taken van die instantie.
3. Vorm en inhoud van de boekhoudkundige gegevens als bedoeld in lid 1 worden door de Commissie na raadpleging van het Comité van het Fonds vastgesteld en binnen drie maanden na de inwerkingtreding van deze verordening aan de Lid-staten medegedeeld. Elke wijziging wordt binnen drie maanden na de gebeurtenis die aanleiding tot de wijziging heeft gegeven aan de Lid-Staten medegedeeld, en de Lid-Staten leggen deze wijziging ten uitvoer binnen een door de Commissie vast te stellen termijn na raadpleging van het Comité van het Fonds.
Artikel 3
1. De verklaring zoals bedoeld in artikel 5, lid 1, onder b), van Verordening (EEG) nr. 729/70 moet worden afgegeven door een dienst of een orgaan die/dat functioneel onafhankelijk is van het betaalorgaan en van de coördinerende instantie en die/dat over technische bekwaamheden beschikt (verklarende instantie).
De verklaring is gegrond op een onderzoek van de procedures en op een steekproefsgewijs onderzoek van de transacties. Zij betreft de overeenstemming van de betalingen met de gemeenschapsbepalingen slechts voor zover de administratieve structuren van het betaalorgaan waarborgen, dat dergelijke controles op de overeenstemming worden verricht, voordat de betalingen geschieden.
De verklarende instantie verricht haar onderzoek overeenkomstig internationaal aanvaarde normen voor accountantsonderzoek. De controles worden zowel in de loop van als na het einde van elk begrotingsjaar verricht. Vóór 31 januari van het volgende jaar stelt de verklarende instantie de verklaring en ook een rapport over haar bevindingen op, waarin zij met name vermeldt of zij een redelijke zekerheid heeft verkregen dat de bij de Commissie in te dienen rekeningen waarheidsgetrouw, volledig en nauwkeurig zijn, en dat de interne controleprocedures naar tevredenheid hebben gefunctioneerd.
2. Wanneer er meer dan één erkend betaalorgaan is, kan de Lid-Staat zich baseren op de verklaringen van de diensten of organen die een verklaring hebben afgelegd inzake de rekeningen van de onderscheiden betaalorganen, op voorwaarde dat hij garanties krijgt dat de draagwijdte en de normen van de verrichte accountantsonderzoeken gelijkwaardig aan de in het eerste lid gestelde eisen zijn.
3. In het in lid 1 bedoelde rapport wordt vermeld of:
- de procedures van de betaalorganen, in het bijzonder gelet op de erkenningscriteria, redelijke garanties bieden, dat de aan het Fonds in rekening gebrachte verrichtingen in overeenstemming zijn met de gemeenschapsbepalingen, en welke aanbevelingen ter verbetering van systemen zijn gedaan,
- de in artikel 4, lid 1, onder a), van deze verordening bedoelde jaarlijkse rekeningen in overeenstemming zijn met de boeken en administratie van de betaalorganen,
- de in artikel 5 van deze verordening bedoelde staten van uitgaven en interventietransacties een materieel waarheidsgetrouw, volledig en nauwkeurig beeld van de aan het Fonds in rekening gebrachte verrichtingen geven,
- de financiële belangen van de Gemeenschap naar behoren worden beschermd wat de betaalde voorschotten, de verkregen waarborgen, de interventievoorraden en de te innen bedragen betreft,
- aan het betaalorgaan gedane controle-aanbevelingen ter verbetering van systemen werden opgevolgd.
Het rapport gaat vergezeld van gegevens over het aantal en de kwalificaties van het personeel dat het accountantsonderzoek uitvoert, over de verrichte werkzaamheden, over het aantal onderzochte transacties, over de representativiteit van de onderzochte uitgaven en de verkregen betrouwbaarheid, over de vastgestelde tekortkomingen en de ter verbetering gedane aanbevelingen, en over de activiteiten van de verklarende instantie en andere controle-instanties, zowel binnen als buiten de betaalorganen, waarop de conclusies van de verklarende instantie ten aanzien van de in het rapport genoemde feiten geheel of gedeeltelijk zijn gebaseerd.
Artikel 4
1. Met het oog op de goedkeuring van de rekeningen als bedoeld in artikel 5, lid 2, onder b), van Verordening (EEG) nr. 729/70 verstrekken de Lid-Staten de Commissie:
a) de jaarlijkse rekeningen van de aan het Fonds, afdeling Garantie, in rekening gebrachte uitgaven en de overeenkomstig artikel 5, lid 1, van die verordening door de betrokken organen en instanties opgestelde rapporten;
b) de door de verklarende instantie of instanties opgestelde verklaringen en rapporten.
2. De in lid 1 bedoelde documenten moeten bij de Commissie in viervoud worden ingediend uiterlijk op 10 februari van het jaar dat volgt op het begrotingsjaar waarop zij betrekking hebben.
3. Op verzoek van de Commissie of op initiatief van de Lid-Staat kunnen aanvullende inlichtingen in verband met de goedkeuring van de betrokken rekeningen aan de Commissie worden toegezonden tot een uiterste datum die door de Commissie wordt vastgesteld met inachtneming van de omvang van het werk dat nodig is om de betrokken inlichtingen te verstrekken. Wanneer deze inlichtingen niet binnen de vastgestelde termijn zijn ontvangen, kan de Commissie de rekeningen goedkeuren op grond van de gegevens waarover zij op de vastgestelde uiterste datum beschikt.
4. De Commissie kan, in gegronde gevallen, een verzoek om latere indiening van gegevens aanvaarden, indien dit haar vóór de vastgestelde uiterste datum is gedaan.
Artikel 5
1. De in artikel 4, lid 1, onder a), bedoelde rekeningen omvatten:
a) de uitgaven, samengevat per post en subpost van de Gemeenschapsbegroting,
b) een samenvatting van de interventietransacties en een overzicht van de omvang en de plaats van opslag van de voorraden aan het einde van het begrotingsjaar,
c) gegevens over betalingen, dan wel een bevestiging dat de bijzonderheden over elke transactie in een computerbestand ter beschikking van de Commissie worden gehouden,
d) een bevestiging dat de bijzonderheden over elke mutatie bij de interventieopslag in een computerbestand van het betaalorgaan worden bewaard,
e) een verklaring voor de verschillen tussen de in de jaarrekeningen aangegeven uitgaven en de uitgaven die voor dezelfde periode zijn aangegeven in het in artikel 3, lid 5, van Verordening (EEG) nr. 2776/88 van de Commissie (5) bedoelde dossier als gecorrigeerd overeenkomstig artikel 9, lid 7, van die verordening.
2. De rapporten als bedoeld in artikel 4, lid 1, onder a), bevatten de volgende gegevens betreffende de coördinerende instantie en elk betaalorgaan:
- buitengewone transacties of technische problemen die voor het betrokken begrotingsjaar zijn vastgesteld,
- elke wijziging van betekenis die sinds het vorige rapport is opgetreden in de gegevens als bedoeld in artikel 1, lid 7.
Artikel 6
De bewijsstukken betreffende de door het EOGFL, afdeling Garantie, gefinancierde uitgaven en de door deze afdeling terug te vorderen bedragen blijven ter beschikking van de Commissie gedurende ten minste drie jaar na het jaar waarin de Commissie de rekeningen over het betrokken begrotingsjaar heeft goedgekeurd, en, ingeval het besluit tot goedkeuring van de rekeningen voor het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen wordt gebracht, gedurende één jaar na de beëindiging van deze zaak.
Artikel 7
1. In het besluit tot goedkeuring van de rekeningen, zoals bedoeld in artikel 5, lid 2, onder b), van Verordening (EEG) nr. 729/70, wordt het bedrag van de uitgaven vastgesteld die door elk van de Lid-Staten in het betreffende begrotingsjaar zijn verricht en die als ten laste van het EOGFL worden aangemerkt, zulks onverminderd latere besluiten op grond van lid 2, onder c), van dat artikel.
De bedragen die als gevolg van bovengenoemd besluit door of aan elke Lid-Staat moeten worden betaald, worden vastgesteld nadat de voor het betrokken begrotingsjaar ontvangen voorschotten in mindering zijn gebracht op de voor hetzelfde jaar overeenkomstig de eerste alinea vastgestelde uitgaven. Deze bedragen worden afgetrokken van of toegevoegd aan de voorschotten die betaalbaar zijn vanaf de tweede maand na de maand waarin het besluit tot goedkeuring van de rekeningen van kracht is geworden.
2. De Commissie deelt de betrokken Lid-Staat de resultaten van haar verificaties en de wijzigingen die zij eventueel voorstelt mede, vóór 31 maart van het jaar dat volgt op het begrotingsjaar.
3. Wanneer de Commissie de rekeningen van een Lid-Staat om aan de betrokken Lid-Staat toe te schrijven redenen niet vóór 30 april van het volgende jaar kan goedkeuren, deelt de Commissie die Lid-Staat mee, welke verdere onderzoeken zij op grond van artikel 9 van Verordening (EEG) nr. 729/70 voorstelt uit te voeren.
Artikel 8
1. Indien de Commissie op grond van een onderzoek van mening is, dat bepaalde uitgaven niet overeenkomstig de communautaire voorschriften zijn gedaan, stelt zij de betrokken Lid-Staat in kennis van haar bevindingen van de correctiemaatregelen die moeten worden genomen om naleving in de toekomst te garanderen en van een raming van de uitgaven die zij op grond van artikel 5, lid 2, onder c), van Verordening (EEG) nr. 729/70 kan voorstellen, te onttrekken. De kennisgeving verwijst naar de onderhavige uitvoeringsbepalingen. De Lid-Staat geeft binnen twee maanden een antwoord en de Commissie kan haar positie wijzigen. In gegronde gevallen kan de Commissie toestemming verlenen tot een verlenging van deze antwoordtermijn.
Na afloop van de antwoordtermijn, stelt de Commissie een bilaterale bespreking vast en beide partijen zullen proberen tot overeenstemming te komen omtrent de te nemen maatregelen. De Commissie doet vervolgens haar conclusies formeel aan de Lid-Staat toekomen, onder verwijzing naar Beschikking 94/442/EG (6).
2. De besluiten als bedoeld in artikel 5, lid 2, onder c), van Verordening (EEG) nr. 729/70 worden genomen na onderzoek van elk overeenkomstig Beschikking 94/442/EG door het bemiddelingsorgaan opgesteld rapport.
3. De onttrekkingen aan de communautaire financiering als bedoeld in artikel 5, lid 2, onder c), van Verordening (EEG) nr. 729/70 worden toegepast op de voorschotten betreffende de uitgaven van de tweede maand volgend op het besluit overeenkomstig dat artikel. Indien de Lid-Staat evenwel daarom verzoekt en wanneer de omvang van de onttrekkingen dit rechtvaardigt, kan de Commissie na raadpleging van het Comité van het Fonds, een andere datum vaststellen.
Artikel 9
Verordening (EEG) nr. 1723/72 wordt met ingang van 16 oktober 1995 ingetrokken.
Zij blijft echter van toepassing voor de goedkeuring van de rekeningen van het EOGFL, afdeling Garantie, met betrekking tot het begrotingsjaar 1995.
Artikel 10
Deze verordening treedt in werking op de zevende dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen.
Zij is van toepassing met ingang van het begrotingsjaar dat op 16 oktober 1995 begint.
Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke Lid-Staat.
Gedaan te Brussel, 7 juli 1995.