++++
VERORDENING ( EEG ) Nr . 1417/76 VAN DE RAAD
van 1 juni 1976
houdende financiële bepalingen voor de Europese Stichting tot verbetering van de levens - en arbeidsomstandigheden
DE RAAD VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN ,
Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Economische Gemeenschap , inzonderheid op artikel 209 ,
Gelet op Verordening ( EEG ) nr . 1365/75 van de Raad van 26 mei 1975 betreffende de oprichting van een Europese Stichting tot verbetering van de levens - en arbeidsomstandigheden ( 1 ) ,
Gezien het voorstel van de Commissie ,
Gezien het advies van het Europese Parlement ( 2 ) ,
Overwegende dat in bovengenoemde verordening de organieke regels worden vastgesteld inzake het beheer van de Europese Stichting tot verbetering van de levens - en arbeidsomstandigheden , hierna te noemen " de Stichting " , de vaststelling van de jaarlijkse subsidie ten laste van de begroting der Gemeenschappen , de indiening en goedkeuring van de staat van ontvangsten en uitgaven , alsmede de controles waaraan de Stichting is onderworpen ;
Overwegende dat het noodzakelijk is de voorschriften nader vast te stellen inzake de opstelling en de uitvoering van de staat van ontvangsten en uitgaven van de Stichting alsmede inzake rekening en verantwoording en het nazien van de rekeningen ; dat het eveneens dienstig is de regels te bepalen en de controle te organiseren voor de aansprakelijkheid van de ordonnateurs en rekenplichtigen ;
Overwegende dat de Stichting valt binnen het kader van de Gemeenschappen en handelt onder eerbiediging van het Gemeenschapsrecht ; dat het derhalve wenselijk is dat de desbetreffende financiële bepalingen zo goed mogelijk aansluiten bij de bepalingen van het Financieel Reglement van 25 april 1973 van toepassing op de algemene begroting der Europese Gemeenschappen ( 3 ) , onder voorbehoud van enkele afwijkingen die noodzakelijk zijn door de specifieke vereisten van de werking van de Stichting ,
HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD :
TITEL I
ALGEMENE BEGINSELEN
Artikel 1
1 . Ieder jaar worden door middel van een staat van ontvangsten en uitgaven de te verwachten ontvangsten en uitgaven van de Stichting geraamd en goedgekeurd .
2 . Uitgaven voor een langere periode dan het dienstjaar mogen alleen volgens de in de staat van ontvangsten en uitgaven opgenomen bijzondere regels worden toegestaan .
Op de huishoudelijke uitgaven welke voortvloeien uit contracten die , volgens plaatselijk gebruik , zijn gesloten voor tijdvakken die de duur van het dienstjaar overschrijden , is het bepaalde in de eerste alinea niet van toepassing . Deze uitgaven worden afgeboekt op de staat van ontvangsten en uitgaven van het dienstjaar waarin zij worden gedaan .
Artikel 2
Over de op de staat van ontvangsten en uitgaven uitgetrokken bedragen moet worden beschikt volgens de beginselen van zuinig en goed financieel beheer .
Artikel 3
1 . Alle ontvangsten en uitgaven worden voor het volle bedrag in de staat van ontvangsten en uitgaven en in de rekeningen opgenomen .
De gezamenlijke ontvangsten dienen ter dekking van de gezamenlijke uitgaven .
2 . In afwijking van lid 1 , tweede alinea , worden ontvangsten die voor een bepaald doel ter beschikking zijn gesteld , zoals inkomsten van stichtingsvermogens , subsidies , giften en legaten , voor het aangegeven doel aangewend .
Na mededeling aan de Commissie kan de Raad van Bestuur alle schenkingen ten gunste van de Stichting , zoals stichtingsvermogens , subsidies , giften en legaten , aanvaarden .
Voor het aanvaarden van schenkingen die enigerlei lasten kunnen medebrengen is de goedkeuring vereist van de Commissie , die zich binnen twee maanden na ontvangst van het verzoek van de Raad van Bestuur uitspreekt . Indien binnen deze termijn geen bezwaar kenbaar is gemaakt , neenit de Raad van Bestuur een definitieve beslissing over de aanvaarding .
Artikel 4
Ontvangsten en uitgaven kunnen uitsluitend tot stand komen door aanwijzing op een artikel van de staat van ontvangsten en uitgaven .
Behoudens de in deze verordening bepaalde afwijkingen kunnen boven de voor het dienstjaar uitgetrokken kredieten of de uit hoofde van latere dienstjaren verstrekte machtigingen geen betalingsverplichtingen worden aangegaan .
Boven het maximum van de uitgetrokken kredieten kunnen geen betalingsopdrachten worden gegeven . Baten moeten voor het volle bedrag als ontvangsten worden verantwoord en mogen niet met uitgaven worden gecompenseerd , behoudens de in artikel 22 vastgestelde uitzondering .
Artikel 5
Het dienstjaar valt samen met het kalenderjaar .
De ontvangsten van een dienstjaar worden verantwoord in de rekening van het dienstjaar waarin zij zijn geïnd .
De uitgetrokken kredieten mogen alleen worden gebruikt ter dekking van uitgaven waarover op regelmatige wijze betalingsverplichtingen zijn aangegaan en betaling heeft plaatsgevonden uit hoofde van het dienstjaar waarvoor deze kredieten zijn toegekend , behoudens de in artikel 6 bedoelde afwijkingen , alsmede ter dekking van uit voorgaande dienstjaren stammende schulden waarvoor geen krediet was overgedragen .
De uitgaven van een dienstjaar worden in de rekening van dat dienstjaar verantwoord voor zover betalingsopdrachten daarvoor uiterlijk op 31 december in het bezit zijn van de financiële controleur en de betaling uiterlijk op 15 januari van het volgende jaar heeft plaatsgevonden .
Artikel 6
1 . a ) De personeelskredieten kunnen niet worden overgedragen naar een volgend dienstjaar .
b ) Kredieten ten aanzien waarvan op 31 december geen betalingsverplichtingen zijn aangegaan , kunnen uitsluitend naar het eerstvolgende dienstjaar worden overgedragen .
c ) Kredieten die verband houden met betalingen die op 31 december nog moeten worden verricht uit hoofde van tussen 1 januari en 31 december rechtmatig aangegane verplichtingen , worden van rechtswege naar uitsluitend het eerstvolgende dienstjaar overgedragen .
2 . Ten aanzien van de in lid 1 , sub b ) , bedoelde kredieten worden de door de Stichting voor 1 maart ingediende , behoorlijk gemotiveerde , verzoeken tot kredietoverdracht door de Commissie voor 1 mei aan de Raad voorgelegd en aan het Europese Parlement toegezonden .
Tenzij de Raad met gekwalificeerde meerderheid van stemmen , na raadpleging van het Europese Parlement , binnen een maand anders beslist , worden deze kredietoverdrachten geacht te zijn goedgekeurd .
3 . De per 31 december niet gebruikte ontvangsten en beschikbare kredieten uit hoofde van de in artikel 3 , lid 2 , bedoelde schenkingen , worden van rechtswege overgedragen .
4 . De in lid 1 , sub b ) , bedoelde kredieten ten aanzien waarvan op 31 december geen betalingsverplichtingen zijn aangegaan en waarvan de overdracht naar het volgende dienstjaar is goedgekeurd , vervallen voor zover aan het einde van dat dienstjaar geen betalingsverplichtingen ten aanzien van deze kredieten zijn aangegaan en geen betalingen ten laste van deze kredieten hebben plaatsgevonden .
5 . Een lijst van de van rechtswege overgedragen kredieten wordt voor 1 maart ter informatie aan de Commissie toegezonden . De Commissie zendt deze lijst ter informatie door aan het Europese Parlement en aan de Raad .
6 . Voor de uitvoering van de staat van ontvangsten en uitgaven wordt het gebruik van de overgedragen kredieten voor ieder artikel afzonderlijk in de rekening van het lopende dienstjaar verantwoord .
Artikel 7
Voor uitgaven ter zake van lopend beheer die ten laste komen van het volgende dienstjaar en die door hun aard bij het begin van dat dienstjaar ingaan , kunnen vanaf 15 november van elk jaar vervroegde betalingsverplichtingen worden aangegaan ten laste van de voor het volgende dienstjaar uitgetrokken kredieten tot maximaal een vierde gedeelte van het totaal van de overeenkomstige kredieten van het lopende dienstjaar . Deze betalingsverplichtingen mogen echter geen nieuwe uitgaven betreffen waarvan het beginsel in de staat van ontvangsten en uitgaven van het lopende dienstjaar nog niet is aanvaard .
Artikel 8
Indien de staat van ontvangsten en uitgaven bij het begin van het dienstjaar nog niet definitief is vastgesteld , is artikel 204 van het Verdrag van toepassing op het aangaan van betalingsverplichtingen en het verrichten van betalingen ter zake van uitgaven waarvan het beginsel in de laatste op regelmatige wijze goedgekeurde staat is aanvaard .
De betalingen kunnen maandelijks per hoofdstuk worden verricht zonder dat zij een twaalfde van het totaal van de kredieten welke voor het vorige dienstjaar in het betrokken hoofdstuk zijn opgenomen mogen overschrijden en zonder dat deze maatregel tot gevolg mag hebben dat de Stichting maandelijks meer dan een twaalfde van het bedrag van de in de ontwerp-begroting , of bij gebreke daarvan , in het voorontwerp van begroting van de Gemeenschappen aan de Stichting toegewezen subsidie ter beschikking krijgt . Betalingsverplichtingen kunnen per hoofdstuk worden aangegaan tot een maximum van een kwart van het totaal van de in het betrokken hoofdstuk van het vorige dienstjaar opgenomen kredieten , vermeerderd met een twaalfde voor elke verstreken maand , met dien verstande dat het bedrag van de in de ontwerp-begroting of , bij gebreke daarvan in het voorontwerp van begroting van de Gemeenschappen aan de Stichting toegewezen subsidie niet mag worden overschreden .
Op verzoek van de Raad van Bestuur en onverminderd het bepaalde in de tweede alinea kan de Commissie aan de hand van de behoeften van het beheer twee of meer voorlopige twaalfde gedeelten tegelijk toekennen .
Artikel 9
De staat van ontvangsten en uitgaven van de Stichting alsmede de lijst van het aantal ambten worden ter informatie gelijk met de begroting van de Gemeenschappen in het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen bekendgemaakt .
Artikel 10
De staat van ontvangsten en uitgaven luidt in rekeneenheden . De waarde van de rekeneenheid is die welke is vastgesteld in het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting der Europese Gemeenschappen .
TITEL II
INDIENING EN OPZET VAN DE STAAT VAN ONTVANGSTEN EN UITGAVEN
Artikel 11
1 . De Raad van Bestuur van de Stichting doet uiterlijk op 31 maart aan de Commissie een raming van de ontvangsten en uitgaven van de Stichting voor het volgende jaar toekomen . Deze raming bevat een lijst van het aantal ambten .
2 . De Raad van Bestuur van de Stichting kan aan de Commissie aanvullende of gewijzigde ramingen voorleggen . Deze worden in dezelfde vorm en volgens dezelfde procedure ingediend en vastgesteld als de staat waarvan de ramingen worden gewijzigd . Zij moeten vergezeld gaan van een motivering onder verwijzing naar laatsbedoelde staat .
Een aanvullende raming moet in het algemeen uiterlijk op de datum , vastgesteld voor het indienen van de raming voor het volgende dienstjaar , aan de Commissie worden voorgelegd .
3 . Zo nodig kan de Commissie aan de begrotingsautoriteit passende maatregelen voorstellen met het oog op het aanbrengen van de wenselijke wijzigingen in de subsidie welke overeenkomstig artikel 13 , lid 1 , in de begroting van de Gemeenschappen is opgenomen . De bevoegde autoriteiten beraadslagen erover met inachtneming van de vereiste spoed .
Artikel 12
1 . Aan de raming worden ter motivering toegevoegd :
- een lijst van het aantal ambten die per personeelscategorie een organigram van de toegestane posten en van de werkelijke personeelsbezetting op de datum van indiening van de raming van de ontvangsten en uitgaven bevat ;
- bij verandering van de personeelsbezetting , een overzicht met een motivering van de gevraagde nieuwe posten ;
- een raming van de driemaandelijkse betalingen en ontvangsten .
2 . De Raad van Bestuur doet de raming voorafgaan door een algemene inleiding , welke onder meer bevat :
- een uiteenzetting van het beleid waarvoor de aangevraagde kredieten zijn benodigd ,
- een verklaring van de van jaar tot jaar optredende wijzigingen in de omvang der kredieten .
Bovendien voegt de Commissie aan de raming een advies toe dat met redenen omklede afwijkende ramingen kan bevatten .
3 . Voor de goedkeuring van de begroting van de Gemeenschappen kan de Commissie , eventueel op verzoek van de Raad van Bestuur , wijzigingen indienen op grond van naderhand verkregen inlichtingen .
Artikel 13
De subsidie ten gunste van de Stichting wordt op de bij deze verordening bepaalde wijze ter beschikking van de Stichting gesteld .
Artikel 14
Voor het begin van het dienstjaar stelt de Raad van Bestuur de staat van ontvangsten en uitgaven vast en past deze aan de door de begrotingsautoriteit toegekende subsidie aan .
De aldus vastgestelde staat wordt onverwijld aan de Commissie toegezonden .
Artikel 15
De staat van ontvangsten en uitgaven is onderverdeeld in titels , hoofdstukken , artikelen en posten volgens de aard of de bestemming van de ontvangst of de uitgave . Hij omvat :
a ) de voor het betrokken dienstjaar uitgetrokken kredieten , onderverdeeld in titels , hoofdstukken , artikelen en posten volgens een decimaal indelingsschema ;
b ) volgens dezelfde indeling de voor het vorige dienstjaar uitgetrokken kredieten en de werkelijke uitgaven van het laatste afgesloten dienstjaar , vermeerderd met de overgedragen kredieten ;
c ) een passende toelichting bij elk onderdeel ; deze toelichtingen kunnen verplicht zijn , hetgeen dan uitdrukkelijk is vermeld ;
d ) als bijlage , een lijst van het aantal ambten waarin het aantal posten per rang voor iedere categorie en voor iedere groep wordt vastgelegd .
Artikel 16
De door de begrotingsautoriteit vastgestelde lijst van het aantal ambten vormt voor de Stichting een absoluut maximum ; boven dit maximum mogen geen aanstellingen worden verricht .
TITEL III
UITVOERING VAN DE STAAT VAN ONTVANGSTEN EN UITGAVEN
AFDELING I
ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 17
De uitvoering van de staat van ontvangsten en uitgaven geschiedt volgens het beginsel van scheiding van ordonnateurs en rekenplichtigen .
Het beheer der kredieten berust bij de ordonnateur , die als enige bevoegd is betalingsverplichtingen aan te gaan , aanspraken vast te stellen en ontvangstbewijzen en betalingsstukken af te geven . Invordering en betaling geschieden door de rekenplichtige . De functie van ordonnateur is onverenigbaar met die van financieel controleur en die van rekenplichtige .
Artikel 18
De Raad van Bestuur van de Stichting voert de staat van ontvangsten en uitgaven uit overeenkomstig deze verordening , onder zijn eigen verantwoordelijkheid en binnen de grens der uitgetrokken kredieten .
De Raad van Bestuur delegeert zijn bevoegdheden onder de door hem bepaalde omstandigheden en binnen de grenzen welke zijn vastgesteld in de akte van overdracht , waarvan kennis moet worden gegeven aan de gedelegeerde , de rekenplichtige , de financiële controleur en de controlecommissie .
Artikel 19
De controle op het aangaan van alle betalingsverplichtingen en het betalen van alle uitgaven , alsmede de controle op het constateren en innen van alle ontvangsten van de Stichting worden uitgeoefend door de financiële controleur van de Commissie .
De door deze functionaris verrichte controle wordt uitgeoefend aan de hand van de bescheiden betreffende de uitgaven en de ontvangsten en kan zo nodig ter plaatse goschieden .
De financiële controleur kan bij de vervulling van zijn taak worden bijgestaan door een of meer ondergeschikte financiële controleurs .
De bijzondere regeling voor deze functionarissen zal worden vastgesteld in het kader van de in artikel 76 bedoelde uitvoeringsvoorschriften en wel zodanig dat de zelfstandigheid van hun ambt gegarandeerd wordt .
Artikel 20
De ontvangsten worden geïnd en de uitgaven betaald door een rekenplichtige die door de Raad van Bestuur wordt aangewezen .
Behoudens het bepaalde in artikel 42 , tweede alinea , en artikel 43 is de rekenplichtige als enige bevoegd het beheer te voeren over de contante en andere middelen . Hij is aansprakelijk voor de bewaring van deze middelen .
Hij kan bij de vervulling van zijn taak worden bijgestaan door een of meer ondergeschikte rekenplichtigen , die onder dezelfde voorwaarden als de rekenplichtige worden aangewezen .
Artikel 21
1 . Elk krediet behoort bij een bepaald hoofdstuk en een bepaald artikel .
2 . De voor een bepaald hoofdstuk van uitgaven uitgetrokken kredieten kunnen niet voor andere hoofdstukken van uitgaven worden aangewend .
3 . De Raad van Bestuur kan echter aan de Commissie voorstellen kredieten van het ene hoofdstuk naar het andere over te schrijven .
De Commissie beslist binnen een termijn van een maand . Na het verstrijken van deze termijn worden deze overschrijvingen geacht te zijn goedgekeurd .
Overschrijvingen van het ene artikel naar het andere kunnen namens de Stichting worden vastgesteld door de Raad van Bestuur of door de Directeur van de Stichting , wanneer de bevoegdheid daartoe aan laatstgenoemde is overgedragen .
De Commissie wordt van deze overschrijvingen in kennis gesteld .
4 . Elk voorstel voor overschrijving binnen een bepaald hoofdstuk of van het ene hoofdstuk naar het andere moet voorzien zijn van het visum van de financiële controleur die verklaart dat de kredieten beschikbaar zijn .
5 . De bepalingen van dit artikel zijn alleen van toepassing op kredieten welke overeenkomen met ontvangsten met een bepaalde bestemming in de zin van artikel 3 , lid 2 , voor zover deze ontvangsten hun bestemming behouden .
Artikel 22
In afwijking van artikel 4 kunnen
a ) op het bedrag van rekeningen of betaalstaten , waarvoor in dat geval een betalingsopdracht voor het nettobedrag wordt gegeven , in mindering worden gebracht :
- boeten , opgelegd aan partijen bij overeenkomsten en aanbestedingen ;
- onverschuldigd betaalde bedragen , waarvan verrekening kan plaatsvinden door inhouding op een nieuwe soortgelijke betaling ten laste van het hoofdstuk , het artikel en het dienstjaar waarop het teveel betaalde is geboekt ;
- de waarde van voertuigen , apparaten , materiaal en installaties die overeenkomstig de handelsgebruiken worden ingeruild bij de aankoop van nieuwe apparatuur , nieuwe voertuigen , nieuw materiaal en nieuwe installaties van dezelfde aard .
De op rekeningen in mindering gebrachte kortingen en rabatten worden niet afzonderlijk als ontvangsten opgevoerd ;
b ) opnieuw worden aangewend :
- ontvangsten uit hoofde van terugbetaling van bedragen welke onverschuldigd zijn betaald ten laste van de op de staat van ontvangsten en uitgaven uitgetrokken kredieten :
- opbrengsten van leveranties , werkzaamheden en diensten , verricht ten behoeve van andere instellingen of organen , met inbegrip van de vergoedingen voor dienstreizen betaald voor rekening van en terugbetaald door andere instellingen of organen ;
- ontvangen verzekeringsuitkeringen ;
- ontvangsten uit de verkoop van publikaties en films ;
- de door de Lid-Staten op grond van het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten verrichte terugbetalingen van belastingen welke zijn begrepen in de prijs van aan de Stichting geleverde goederen en verleende diensten ;
- ontvangsten uit hoofde van onder bezwarende titel verrichte leveranties , werkzaamheden en diensten ;
- de opbrengst van de verkoop bij vervanging van voertuigen , materiaal en installaties en van apparaten en materiaal voor wetenschappelijke en technische doeleinden .
De nieuwe aanvending moet plaatsvinden voor het einde van het dienstjaar dat volgt op het dienstjaar tijdens hetwelk de ontvangsten zijn geïnd ;
c ) bij de overmaking van middelen behaalde koerswinsten en geleden koersverliezen , alsmede creditrenten en debetrenten over kasverrichtingen worden gecompenseerd . Alleen het saldo wordt als ontvangst of als uitgave opgevoerd .
In het rekeningstelsel worden tussenrekeningen opgenomen waarover de boeking der opnieuw aangewende ontvangsten en uitgaven moet lopen .
AFDELING II
ONTVANGSTEN EN BEHEER VAN DE FINANCIELE MIDDELEN
Artikel 23
1 . Elke handeling waardoor een schuldvordering van de Stichting ontstaat , dient te worden voorafgegaan door een voorstel van de ordonnateur . Deze voorstellen worden toegezonden aan de financiële controleur . Zij bevatten met name de aard , het geraamde bedrag en de aanwijzing van de ontvangst op de staat van ontvangsten en uitgaven , alsmede de naam van de schuldenaar . Van deze voorstellen wordt , nadat zij van het visum van de financiële controleur zijn voorzien , aantekening gehouden . Uit het door de financiële controleur verstrekte visum blijkt :
a ) de juistheid van de aanwijzing op de staat van ontvangsten en uitgaven ;
b ) de rechtmatigheid en juistheid van het voorstel ten aanzien van de geldende bepalingen , in het bijzonder die van de staat van ontvangsten en uitgaven en de op de Stichting van toepassing zijnde verordeningen , alsmede alle besluiten die ter uitvoering van deze verordeningen zijn genomen , en ten aanzien van de beginselen van goed financieel beheer .
De financiële controleur kan zijn visum weigeren . De ordonnateur kan bij een met redenen omkleed besluit en op eigen verantwoording over de weigering heenstappen . Het besluit van de ordonnateur dient te worden uitgevoerd ; het wordt ter informatie aan de financiële controleur medegeddeld . De Raad van Bestuur stelt de Controlecommissie periodiek van al deze besluiten op de hoogte .
2 . Wanneer de Raad van Bestuur afziet van een handeling die een schuldvordering doet ontstaan of van het innen van een schuldvordering , moet hij de financiële controleur hiervan in kennis stellen .
Wanneer de financiële controleur vaststelt dat een handeling waaruit een schuldvordering ontstaat niet heeft plaatsgevonden of dat een schuldvordering niet is geïnd , stelt hij de Raad van Bestuur hiervan op de hoogte .
Artikel 24
De rekenplichtige neemt volgens voorschrift opgestelde ontvangstbewijzen in behandeling .
Hij is gehouden zorg te dragen voor het innen van de middelen van de Stichting op de in de ontvangstbewijzen vastgestelde tijdstippen en te waken voor de handhaving van de rechten van de Stichting .
De rekenplichtige stelt de ordonnateur en de financiële controleur op de hoogte wanneer ontvangsten niet binnen de vastgestelde termijnen zijn geïnd .
Artikel 25
Voor iedere storting in gereed geld in de kas van de rekenplichtige moet een ontvangstbewijs worden afgegeven .
Artikel 26
De op de begroting van de Gemeenschappen uitgetrokken subsidie wordt aan de Stichting uitbetaald in driemaandelijkse termijnen , elk daarvan in de eerste twee weken van elk desbetreffend kwartaal , en op basis van de in artikel 12 , eerste alinea , derde streepje , bedoelde raming en naar gelang van de werkelijke behoeften .
AFDELING III
AANGAAN VAN BETALINGSVERPLICHTINGEN , BETAALBAARSTELLING , VERSTREKKING VAN BETALINGSOPDRACHTEN EN BETALING VAN UITGAVEN
1 . Aangaan van betalingsverplichtingen
Artikel 27
1 . Elke handeling waardoor een uitgave ten laste van de staat van ontvangsten en uitgaven ontstaat , dient te worden voorafgegaan door een voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting door de ordonnateur . Voor de lopende uitgaven kan een voorlopige betalingsverplichting worden aangegaan .
2 . De wijze van uitvoering van de bepalingen van lid 1 moet mogelijk maken dat in overeenstemming met de werkelijke behoeften een juiste boeking van de betalingsverplichtingen en betalingsopdrachten gewaarborgd wordt .
Artikel 28
De voorstellen tot het aangaan van betalingsverplichtingen worden aan de financiële controleur en vervolgens aan de rekenplichtige toegezonden . Deze voorstellen vermelden met name het onderwerp , het geraamde bedrag met , voor zover mogelijk , een opgave der deviezen en de aanwijzing van de uitgave op de staat van ontvangsten en uitgaven , alsmede de naam van de schuldeiser ; van deze voorstellen wordt , nadat zij van het visum van de financiële controleur zijn voorzien , aantekening gehouden .
Artikel 29
Uit het door de financiële controleur verstrekte visum op de voorstellen tot het aangaan van een betalingsverplichting blijkt :
a ) de juistheid van de aanwijzing op de staat van ontvangsten en uitgaven ;
b ) de beschikbaarheid van de kredieten ;
c ) de rechtmatigheid en juistheid van de uitgave ten aanzien van de geldende bepalingen , in het bijzonder die van de staat van ontvangsten en uitgaven en de op de Stichting van toepassing zijnde verordeningen , alsmede alle besluiten die ter uitvoering van deze verordeningen zijn genomen ;
d ) de toepassing van de beginselen van goed financieel beheer .
De financiële controleur kan zijn visum weigeren indien uit de beslissing tot kwijting blijkt dat een betalingsverplichting niet in overeenstemming is met de regels .
Artikel 30
De weigering van een visum door de financiële controleur moet behoorlijk en schriftelijk worden gemotiveerd ; hiervan wordt de ordonnateur in kennis gesteld .
Indien een visum wordt geweigerd en de ordonnateur zijn voorstel handhaaft , wordt dit voorstel ter beslissing voorgelegd aan de Raad van Bestuur .
Behoudens in gevallen waarin de beschikbaarheid der kredieten in het geding is , kan de Raad van Bestuur bij een met redenen omkleed besluit en op eigen verantwoording over de weigering van het visum heenstappen . Dit besluit moet worden uitgevoerd ; het wordt ter informatie aan de financiële controleur medegedeeld . De Raad van Bestuur stelt de Controlecommissie periodiek van al deze besluiten op de hoogte .
2 . Betaalbaarstelling
Artikel 31
De betaalbaarstelling door de ordonnateur omvat :
- verificatie van het bestaan van de rechten van de schuldeiser ,
- vaststelling of verificatie van het bestaan en het bedrag van de verordening ,
- verificatie van de opeisbaarheid van de vordering .
Artikel 32
Voor iedere betaalbaarstelling moeten bewijsstukken worden overgelegd die de rechten van de schuldeiser en het feit dat de prestatie is verricht of het bestaan van een stuk dat de betaling wettigt , staven .
De ordonnateur die tot betaalbaarstelling bevoegd is ziet persoonlijk deze bewijsstukken na of controleert onder eigen verantwoordelijkheid of zij zijn nagezien .
3 . Verstrekking van betalingsopdrachten
Artikel 33
De verstrekking van een betalingsopdracht is de handeling waarbij de ordonnateur , door het afgeven van een betalingsstuk , de rekenplichtige opdraagt de betaling te verrichten voor een uitgave die de door hem betaalbaar is gesteld .
Artikel 34
Het betalingsstuk moet vermelden :
- het dienstjaar waarop de uitgave wordt geboekt ,
- het artikel van de staat van ontvangsten en uitgaven en eventueel elke andere noodzakelijke onderverdeling ,
- het te betalen bedrag , in cijfers en voluit , met aanduiding van de valuta ,
- de naam en het adres van de begunstigde ,
- het onderwerp van de uitgave ,
- zo mogelijk , de wijze van betaling .
Het betalingsstuk wordt gedateerd en ondertekend door de ordonnateur .
Artikel 35
Bij het betalingsstuk worden de oorspronkelijke bewijsstukken gevoegd ; deze worden voorzien of gaan vergezeld van een verklaring ten bewijze van de juistheid der te betalen bedragen , de ontvangst van de leveranties of de verrichting van de dienst en eventueel de opneming van de goederen in de in artikel 52 bedoelde inventarislijst .
Het betalingsstuk vermeldt de nummers en data van de betreffende visa op de voorstellen tot het aangaan der betalingsverplichtingen . In voorkomend geval kunnen afschriften van de bewijsstukken , welke door de ordonnateur voor eensluidend met het origineel zijn gewaarmerkt , gelden als oorspronkelijke stukken .
Artikel 36
In geval van voorschotverstrekking worden de stukken die het recht van de schuldeiser op betaling van het voorschot staven bij het eerste betalingsstukgevoegd . Op de latere betalingsstukken wordt melding gemaakt van de reeds overgelegde bewijzen , alsmede van de verwijzingen van het eerste betalingsstuk .
De ordonnateur kan voorschotten aan het personeel toekennen indien een bestuursrechtelijke bepaling zulks uitdrukkelijk bepaalt of indien een functionaris verplicht is bedragen uit te keren voor rekening van de Stichting en ten laste van de staat van ontvangsten en uitgaven .
Behoudens voorschotten vallende onder het beheer van gelden ter goede rekening als bedoeld in artikel 43 van deze verordening mogen geen voorschotten worden uitgekeerd indien deze niet van tevoren door de financiële controleur van een visum zijn voorzien .
Artikel 37
De betalingsstukken worden voor een voorafgaand visum aan de financiële controleur gezonden .
Uit het voorafgaande visum blijkt :
a ) de rechtmatigheid van de afgifte van het betalingsstuk ,
b ) de overeenstemming van het betalingsstuk met de aangegane betalingsverplichting en de juistheid van het bedrag ,
c ) de juistheid van de aanwijzing op de staat van ontvangsten en uitgaven ,
d ) de beschikbaarheid van de kredieten ,
e ) de deugdelijkheid van de bewijsstukken ,
f ) de juistheid van de naam van de begunstigde .
Artikel 38
Ingeval het visum wordt geweigerd , is artikel 30 van toepassing .
Artikel 39
Na verlening van het visum wordt het oorspronkelijke betalingsstuk met de bewijsstukken aan de rekenplichtige gezonden .
4 . Betaling
Artikel 40
Betaling is de slothandeling die de Stichting van haar verbintenissen jegens haar schuldeisers ontslaat .
Betaling geschiedt door de rekenplichtige binnen de grenzen van de beschikbare middelen .
Bij onjuistheid , betwisting van de geldigheid van de kwijting of niet-naleving van de bij deze verordening voorgeschreven vormen moet de rekenplichtige de betalingen opschorten .
Artikel 41
Bij opschorting van betalingen vermeldt de rekenplichtige zijn beweegredenen in een schriftelijke verklaring , welke hij onverwijld aan de ordonnateur en ter informatie aan de financiële controleur toezendt .
Behoudens inzake betwisting van de geldigheid van de kwijting , kan de ordonnateur zich wenden tot de autoriteit die de Stichting overeenkomstig haar Reglement van Orde heeft aangewezen . Deze autoriteit kan schriftelijk en op eigen verantwoordelijkheid verlangen dat tot betaling wordt overgegaan .
Artikel 42
De betalingen worden in beginsel verricht via een bank - of postgirorekening .
In de bepalingen betreffende het openen , beheren en aanwenden van deze rekeningen moet met name worden vastgesteld welke uitgaven uitsluitend per cheque , dan wel per postgiro - of bankoverschrijving mogen worden gedaan , alsmede dat cheques , postgiro - en bankoverschrijvingen voorzien moeten zijn van de handtekeningen van twee behoorlijk gemachtigde personeelsleden , waaronder die van de rekenplichtige , een ondergeschikt rekenplichtige of een beheerder van gelden ter goede rekening .
5 . Beheer van gelden ter goede rekening
Artikel 43
Voor bepaalde soorten uitgaven kan beheer van gelden ter goede rekening worden ingesteld .
Bij de in artikel 76 bedoelde uitvoeringsvoorschriften wordt met name bepaald :
- de wijze van aanwijzing der beheerders van gelden ter goede rekening ;
- de aard en het maximumbedrag van iedere te betalen uitgave ;
- het maximumbedrag van de gelden die ter goede rekening kunnen worden verstrekt ;
- de termijn waarbinnen de bewijsstukken moeten worden overgelegd ;
- de aansprakelijkheid van de beheerders van gelden ter goede rekening .
TITEL IV
SLUITEN VAN OVEREENKOMSTEN , INVENTARIS EN BOEKHOUDING
AFDELING I
OVEREENKOMSTEN INZAKE AANKOOP VAN ROERENDE GOEDEREN , WERKZAAMHEDEN AAN ONROERENDE GOEDEREN EN VERLENING VAN DIENSTEN , ALSMEDE HUUROVEREENKOMSTEN
Artikel 44
1 . Overeenkomsten inzake aankoop en huur van roerende goederen , werkzaamheden aan onroerende goederen en verlening van diensten worden schriftelijk gesloten na aanbesteding dan wel op grond van gevraagde offertes .
In de in artikel 46 bedoelde gevallen kunnen overeenkomsten evenwel ondershands worden gesloten .
In de in artikel 50 vermelde gevallen mag tegen afgifte van een rekening worden gekocht .
2 . Uitnodigingen tot inschrijving worden in beginsel gedaan in alle landen van de Gemeenschappen en , voor zover daartoe aanleiding bestaat , in derde landen mits zulks verenigbaar is met de ontwikkeling van de industrieën in de Gemeenschappen . Dit kan echter worden beperkt wanneer bepaalde prestaties wegens het daarmee gemoeide bedrag of wegens hun aard niet in aanmerking komen voor een algemene uitnodiging tot inschrijving .
Artikel 45
1 . Aanbesteding is een administratieve procedure welke voorafgaat aan het sluiten van een overeenkomst na uitnodiging tot inschrijving . Zij leidt ertoe dat aan degene die onder de deugdelijke en onderling vergelijkbare aanbiedingen , gedaan overeenkomstig de vraag , het laagste bod doet , in het openbaar recht wordt toegekend de overeenkomst te sluiten , na goedkeuring van de ordonnateur . De aanbesteding is openbaar wanneer elke gegadigde kan inschrijven ; zij is besloten indien slechts degenen wordt toegestaan in te schrijven die men besloten heeft te raadplegen wegens hun bijzondere kwalificatie .
2 . Een overeenkomst na gevraagde aanbiedingen is een overeenkomst , gesloten tussen partijen naar aanleiding van een uitnodiging tot inschrijving . In dit geval kan vrijelijk die aanbieding worden gekozen welke het voordeligst wordt geacht , gezien de prijs van de prestaties , de kosten welke het gebruik hiervan medebrengt en hun technische waarde , alsmede de door elk der gegadigden geboden garanties in vaktechnisch en financieel opzicht , alsmede de leverings - of uitvoeringstermijn .
Aanvragen van aanbiedingen zijn openbaar wanneer hierbij voor iedereen de mogelijkheid openstaat in te schrijven ; zij zijn besloten indien zij slechts gericht worden tot degenen die men besloten heeft te raadplegen wegens hun bijzondere kwalificatie .
3 . De procedures voor de uitnodiging tot inschrijving , zowel ten aanzien van aanbestedingen als van gevraagde aanbiedingen , worden nader geregeld bij de in artikel 76 bedoelde uitvoeringsvoorschriften .
Artikel 46
Ondershandse overeenkomsten kunnen worden gesloten
a ) wanneer met de overeenkomst een bedrag gemoeid is van maximaal 5 000 rekeneenheden voor aankoop en huur van roerende goederen , werkzaamheden aan onroerende goederen of verlening van diensten , waarbij de Stichting gehouden blift de leveranciers of aannemers die in staat zijn de in de overeenkomst neer te leggen verplichtingen na te komen , zoveel mogelijk en met alle dienstige middelen in de gelegenheid te stellen met elkaar te concurreren ;
b ) wanneer de aankoop en de huur van roerende goederen , de werkzaamheden aan onroerende goederen of de verlening van diensten wegens dringende noodzaak niet kunnen worden uitgesteld tot na afloop van de tijd nodig voor een der in artikel 45 bedoelde procedures ;
c ) wanneer de aanbestedingen of aanvragen van aanbiedingen geen resultaat hebben opgeleverd of tot onaanvaardbare prijzen hebben geleid ;
d ) wanneer wegens technische eisen of omstandigheden van feitelijke of rechtelijke aard de prestatie slechts door een bepaalde aannemer of leverancier kan worden verricht ;
e ) voor bijkomende overeenkomsten inzake aankoop van roerende goederen , werkzaamheden aan onroerende goederen en verlening van diensten die om technische redenen niet van de hoofdovereenkomst kunnen worden gescheiden .
Artikel 47
Tussen onderdanen van de Lid-Staten mag ter zake van door de Stichting te sluiten overeenkomsten geen onderscheid op grond van hun nationaliteit worden gemaakt .
Artikel 48
Overeenkomsten waarmede een bedrag gemoeid is van meer dan 12 000 rekeneenheden worden ter goedkeuring aan de Raad van Bestuur voorgelegd .
Artikel 49
Als garantie voor de uitvoering van de overeenkomst kan van de leveranciers of aannemers onder meer worden verlangd vooraf een zekerheid te stellen .
Het bedrag van de zekerheid wordt vastgesteld
- volgens de usanties voor overeenkomsten inzake aankoop van roerende goederen ,
- volgens de bijzondere bestekken voor overeenkomsten inzake de uitvoering van werken .
Voor werkzaamheden ten bedrage van meer dan 100 000 rekeneenheden is zekerheidstelling verplicht . Tot het tijdstip van de definitieve oplevering kan een garantiesom worden ingehouden .
Ingeval de overeenkomst niet of met vertraging wordt uitgevoerd , verschaft de Stichting zich voor alle schaden , interesten en kosten een billijke vergoeding , met name door het betreffende bedrag af te houden van de zekerheid , ongeacht of deze rechtstreeks door de leverancier of aannemer dan wel door een derde is gesteld .
Artikel 50
Overeenkomsten kunnen worden gesloten tegen afgifte van een rekening wanneer de vermoedelijke waarde van de werkzaamheden aan onroerende goederen , koop van roerende goederen of verlening van diensten niet meer dan 200 rekeneenheden bedraagt . Dit maximum bedraagt 500 rekeneenheden voor uitgaven waarvoor buiten de zetel van de Stichting betalingsverplichtingen moeten worden aangegaan .
Artikel 51
Bij de afsluiting van de in deze verordening bedoelde overeenkomsten dient de Stichting zich te houden aan de voorschriften die de Raad ter uitvoering van het Verdrag vaststelt ter zake van openbare werken .
AFDELING II
INVENTARIS VAN DE ROERENDE EN ONROERENDE GOEDEREN
Artikel 52
Een permanente inventarislijst van het door de Commissie vastgestelde model wordt bijgehouden voor alle roerende en onroerende goederen , gespecificeerd naar aantallen , die eigendom van de Stichting zijn . Op deze inventarislijst worden alleen die roerende goederen opgenomen welke een bepaalde , bij de in artikel 76 bedoelde uitvoeringsvoorschriften vastgestelde waarde te boven gaan .
De Stichting laat haar diensten controleren of de stand op de inventarislijst overeenstemt met de werkelijkheid .
Artikel 53
Verkoop van roerende goederen zal op een daartoe geëigende wijze worden bekendgemaakt op de bij de in artikel 76 bedoelde uitvoeringsvoorschriften vastgestelde wijze .
Tenzij deze verkoop plaatsvindt bij openbare aanbesteding , mogen de functionarissen van de Stichting niet als koper optreden van door de Stichting verkochte roerende goederen .
Artikel 54
Van vervreemding , afdanking , verhuur en verdwijning door verlies , diefstal of welke oorzaak ook van goederen of voorwerpen die op de inventarislijst voorkomen , moet een verklaring of proces-verbaal worden opgemaakt door de ordonnateur , met het visum van de financiële controleur .
In de verklaring of het proces-verbaal moet inzonderheid melding worden gemaakt van de mogelijkheid tot verplichte vervanging van een en ander door een functionaris van de Stichting of iemand anders .
De kosteloze terbeschikkingstelling van onroerende goederen of van grote installaties dient in door de financiële controleur te viseren overeenkomsten te worden vastgelegd ; jaarlijks wordt hieromtrent aan de Commissie , ter gelegenheid van de indiening van de raming van de ontvangsten en uitgaven , een mededeling verstrekt .
Artikel 55
Iedere aanschaf van roerende of onroerende goederen als in artikel 52 omschreven , behoort voor de betaling op de permanente inventarislijst te worden bijgeschreven .
De bijschrijving wordt vermeld op de rekening of de bijlage die met het oog op de betaling is opgesteld .
AFDELING III
BOEKHOUDING
Artikel 56
De boekhouding wordt per kalenderjaar volgens de methode van dubbel boekhouden gevoerd . Zij omvat alle ontvangsten en uitgaven van het dienstjaar ; zij wordt gestaafd met bewijsstukken . De boekhouding van de Stichting kan worden gevoerd in de valuta van het land waar haar zetel is gevestigd .
De jaarrekening en de balans worden opgesteld in rekeneenheden .
Bedragen in rekeneenheden worden geboekt tegen de pariteit van de dag van de daadwerkelijke storting of betaling .
Artikel 57
De boekingen betreffende de boekhouding met betrekking tot de staat van ontvangsten en uitgaven en de boekhouding van de aangegane betalingsverplichtingen en geconstateerde rechten geschieden volgens een rekeningstelsel waarvan de indeling een duidelijke scheiding maakt tussen balansrekeningen en rekeningen betreffende lasten en baten van de staat van ontvangsten en uitgaven .
De boekingen vinden plaats in boeken of op kaarten aan de hand waarvan een algemene maandstaat , alsmede een overzicht per hoofdstuk en artikel van de stand der ontvangsten en uitgaven kunnen worden opgesteld die aan de financiële controleur worden toegezonden .
Artikel 58
Elk voorschot wordt op een tussenrekening geboekt en ten laatste verrekend in het dienstjaar dat volgt op de desbetreffende betaling .
Artikel 59
De bijzonderheden omtrent opstelling en gebruik van het rekeningstelsel worden vastgesteld bij de in artikel 76 bedoelde uitvoeringsvoorschriften .
Artikel 60
Aan het einde van het dienstjaar wordt de boekhouding afgesloten met het oog op de opstelling van de balans en de jaarrekening , bedoeld in titel VI . De jaarrekening dient aan de financiële controleur te worden voorgelegd .
TITEL V
AANSPRAKELIJKHEID VAN ORDONNATEURS REKENPLICHTIGEN EN BEHEERDERS VAN GELDEN TER GOEDE REKENING
Artikel 61
Een ordonnateur is tuchtrechtelijk verantwoordelijk en eventueel geldelijk aansprakelijk indien hij in te vorderen rechten vaststelt of ontvangstbewijzen afgeeft , een betalingsverplichting aangaat of een betalingsbewijs ondertekent in afwijking van de in deze verordening en de uitvoeringsvoorschriften vastgestelde bepalingen . Dit zelfde geldt indien hij nalaat een document op te stellen waarbij een vordering ontstaat en indien hij zonder geldige reden de afgifte van een ontvangstbewijs achterwege laat of vertraagt .
Artikel 62
1 . De rekenplichtige en ondergeschikte rekenplichtige zijn tuchtrechtelijk verantwoordelijk en eventueel geldelijk aansprakelijk voor de door hen verrichte betalingen wanneer het bepaalde in artikel 40 , derde alinea , niet in acht is genomen .
Zij zijn tuchtrechtelijk verantwoordelijk en geldelijk aansprakelijk voor elk verlies en elke aantasting van de hun toevertrouwde gelden , waarden en documenten als gevolg van een opzettelijk vergrijp of grove nalatigheid hunnerzijds .
Op dezelfde wijze zijn zij verantwoordelijk en aansprakelijk voor de juiste uitvoering van de door hen ontvangen opdrachten voor het gebruik en het beheer van bank - en postgirorekeningen , in het bijzonder :
a ) wanneer de door hen verrichte betaling of inning niet overeenstemt met het bedrag , vermeld in het betalingsstuk of ontvangstbewijs ;
b ) wanneer zij betalen aan een ander dan de rechthebbende .
2 . De beheerder van gelden ter goede rekening is tuchtrechtelijk verantwoordelijk en eventueel geldelijk aansprakelijk :
a ) wanneer hij door hem verrichte betalingen niet door deugdelijke bewijsstukken kan verantwoorden ;
b ) wanneer hij betaalt aan een ander dan de rechthebbende .
Hij is tuchtrechtelijk verantwoordelijk en geldelijk aansprakelijk voor elk verlies en elke aantasting van de hem toevertrouwde gelden , waarden en documenten als gevolg van een opzettelijk vergrijp of grove nalatigheid zijnerzijds .
3 . De rekenplichtige , de ondergeschikte rekenplichtigen en de beheerders van gelden ter goede rekening verzekeren zich tegen de risico's welke zij uit hoofde van dit artikel lopen .
De Stichting dekt de hiermede verbonden verzekeringskosten .
Artikel 63
Ordonnateurs , rekenplichtigen , ondergeschikte rekenplichtigen en beheerders van gelden ter goede rekening zijn tuchtrechtelijk verantwoordelijk en eventueel geldelijk aansprakelijk voor de met hun functie samenhangende handelingen .
Artikel 64
De Stichting beslist binnen twee jaar na de overlegging van de jaarrekening over de kwijting welke aan de rekenplichtigen wordt gegeven voor de door hen verrichte daden van beheer ten aanzien van deze rekening .
TITEL VI
REKENING EN VERANTWOORDING - NAZIEN VAN DE REKENINGEN
AFDELING I
REKENING EN VERANTWOORDING
Artikel 65
De Raad van Bestuur stelt elk jaar een jaarrekening van de Stichting op .
Deze rekening wordt voorafgegaan door een analyse van het financiële beheer van het desbetreffende jaar . Zij omvat alle verrichtingen inzake ontvangsten en uitgaven die op het afgelopen begrotingsjaar betrekking hebben . De jaarrekening wordt in dezelfde vorm en met dezelfde onderverdeling als de staat van ontvangsten en uitgaven ingediend .
Artikel 66
De jaarrekening omvat de volgende tabellen , welke zijn ingedeeld volgens de begrotingsnomenclatuur van de Gemeenschappen :
1 . een ontvangstentabel , vermeldende :
- de begrote ontvangsten van het dienstjaar ,
- de wijzigingen van de geraamde ontvangsten ingevolge aanvullende of gewijzigde ramingen ,
- de ontvangen bedragen ,
- de bedragen welke aan het einde van het dienstjaar nog moeten worden geïnd .
Bij deze tabel wordt eventueel een staat gevoegd met de restbedragen en brutobedragen van de in artikel 22 bedoelde verrichtingen ;
2 . een tabel betreffende de ontwikkeling van de kredieten van het dienstjaar , vermeldende :
- de oorspronkelijke uitgetrokken kredieten ,
- de wijzigingen in de kredieten als gevolg van overschrijvingen ,
- de wijzigingen als gevolg van aanvullende of gewijzigde ramingen ,
- de definitieve kredieten van het dienstjaar ;
3 . een uitgaventabel welke een overzicht geeft van de ontwikkeling van de kredieten van het dienstjaar , vermeldende :
- de totale kredieten ,
- de ten laste van het dienstjaar aangegane betalingsverplichtingen ,
- de betalingen welke aan het einde van de uitvoeringsperiode van de staat van ontvangsten en uitgaven zijn verricht ,
- de bedragen welke bij de afsluiting van het dienstjaar nog moeten worden betaald ,
- de op grond van artikel 6 , lid 1 , sub c ) , van rechtswege overgedragen kredieten ,
- de op grond van artikel 6 , lid 1 , sub b ) , overgedragen beschikbare kredieten ,
- de beschikbare kredieten welke komen te vervallen .
Bij deze tabel wordt eventueel een staat gevoegd met de restbedragen en brutobedragen van de in artikel 22 bedoelde verrichtingen ;
4 . een tabel betreffende de ontwikkeling der van de voorafgaande dienstjaren overgedragen kredieten waarin wordt aangegeven :
- het bedrag van de overgedragen kredieten ,
- de betalingen welke aan het einde van de uitvoeringsperiode van de staat van ontvangsten en uitgaven zijn geboekt ,
- de niet-gebruikte kredieten welke komen te vervallen ,
- de niet-gebruikte kredieten welke opnieuw naar het volgende dienstjaar dienen te worden overgedragen .
Artikel 67
De Raad van Bestuur stelt ook een financiële balans op va . de activa en passiva van de Stichting per 31 december van het verstreken begrotingsjaar . Hieraan wordt een balans van de rekeningen toegevoegd , opgesteld per dezelfde datum met mutaties en saldi .
Artikel 68
Uiterlijk op 31 maart zendt de Raad van Bestuur de jaarrekening en de financiële balans van de Stichting voor het verstreken dienstjaar toe aan de Commissie en de Controlecommissie .
AFDELING II
NAZIEN VAN DE REKENINGEN
Artikel 69
De Controlecommissie oefent haar bevoegdheden ten aanzien van de Stichting uit overeenkomstig het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting der Europese Gemeenschappen .
Artikel 70
De Stichting zendt om de drie maanden , uiterlijk in de maand die volgt op het einde van het kwartaal , aan de Controlecommissie de bewijsstukken verband houdende met de boekingen , met name de documenten en verklaringen betreffende de juiste toepassing van de bepalingen die gelden voor de uitvoering van de staat van ontvangsten en uitgaven en die betrekking hebben op het aangaan van betalingsverplichtingen en op de betaling der uitgaven , alsmede op de constatering en de inning der ontvangsten .
De Controlecommissie kan aan de Stichting vragen omtrent genoemde bewijsstukken stellen .
Artikel 71
De Stichting verleent de Controlecommissie alle faciliteiten en verstrekt haar alle inlichtingen welke deze bij de vervulling van haar taak meent nodig te hebben .
In het bijzonder houdt zij ter beschikking van de Controlecommissie alle bescheiden inzake het sluiten van overeenkomsten en alle gelden en goederenrekeningen , alle boekingsbescheiden en bewijsstukken , alsmede de daarop betrekking hebbende administratieve documenten , alle documentatie betreffende de ontvangsten en uitgaven , alle inventarislijsten en alle organigrammen van de diensten welke deze voor de controle van de jaarrekening aan de hand van bescheiden of ter plaatse meent nodig te hebben .
Te dien einde zijn de aan de controle van de Controlecommissie onderworpen personeelsleden met name gehouden ,
a ) hun kas te openen , hun gelden , waardepapieren en andere goederen te tonen , alsmede de bewijsstukken voor hun beheer die zij onder zich hebben , alsook elk boek , register of ander document dat daarop betrekking heeft ,
b ) inzage te geven van de correspondentie en ieder ander document dat noodzakelijk is voor volledige uitvoering van de controle .
Om mededeling van de sub b ) bedoelde inlichtingen kan slechts door de Controlecommissie of door één van haar leden schriftelijk worden verzocht .
De Controlecommissie is bevoegd controle uit te oefenen op de documenten betreffende de ontvangsten en uitgaven die bij de diensten van de Stichting , met name bij de dienst die verantwoordelijk is voor de beslissingen omtrent deze ontvangsten en uitgaven , berusten .
De controle op de wettigheid en rechtmatigheid van de ontvangsten en uitgaven , en de controle op het goed financieel beheer strekken zich uit tot het gebruik door niet onder de Stichting ressorterende organisaties van uit hoofde van subsidies ontvangen Gemeenschapsgelden .
Het verlenen van subsidies aan niet onder de Stichting ressorterende organisaties geschiedt onder voorwaarde dat de gesubsidieerde instemt met de door de Controlecommissie verrichte controle op de besteding van het subsidiebedrag .
Artikel 72
De opmerkingen die naar de mening van de Controlecommissie dienen te worden opgenomen in haar verslag worden ter kennis van de Commissie en de Stichting gebracht .
De Stichting zendt haar antwoorden aan de Controlecommissie en tegelijkertijd aan de Commissie . De Controlecommissie voegt aan haar verslag een samenvattende beoordeling toe van het goed financieel beheer .
Artikel 73
De Controlecommissie stelt haar verslag over de rekening van het verstreken dienstjaar uiterlijk 15 juli vast en zendt het toe aan de Stichting en de Commissie . Binnen dezelfde termijn maakt zij haar opmerkingen over de financiële balans kenbaar .
De jaarrekening , de financiële balans en het verslag van de Controlecommissie alsmede de antwoorden op de opmerkingen worden door de Commissie uiterlijk 31 oktober aan het Europese Parlement en aan de Raad voorgelegd .
Artikel 74
Voor 30 april van het volgende jaar verlenen de Raad en het Europese Parlement de Raad van Bestuur kwijting voor uitvoering van de staat van ontvangsten en uitgaven . Indien deze datum niet kan worden aangehouden , deelt de Raad of het Europese Parlement de Raad van Bestuur de redenen mee waarom dit besluit moest worden uitgesteld .
De Raad van Bestuur treft alle nodige maatregelen om gevolg te geven aan de opmerkingen in de kwijtingsbesluiten . Op verzoek van het Europese Parlement , van de Raad of van de Commissie brengt hij verslag uit over de naar aanleiding van deze opmerkingen genomen maatregelen . Dit verslag wordt tevens toegezonden aan de Controlecommissie .
Behoudens het bepaalde in de tweede alinea , tweede zin , moet de Stichting in een bijlage van de jaarrekening van het volgende dienstjaar opgave doen van de maatregelen die naar aanleiding van de in het kwijtingsbesluit gemaakte opmerkingen zijn getroffen .
TITEL VII
SLOTBEPALINGEN
Artikel 75
De Raad van Bestuur stelt de Controlecommissie zo spoedig mogelijk in kennis van al zijn beslissingen en besluiten welke hij ter uitvoering van artikel 3 , artikel 6 , lid 6 , en de artikelen 14 en 21 heeft genomen .
De Controlecommissie en de financiële controleur worden in kennis gesteld van de aanwijzing van de rekenplichtige , de ondergeschikte rekenplichtigen en de beheerders van gelden ter goede rekening krachtens de artikelen 20 en 43 .
Artikel 76
De uitvoeringsvoorschriften welke nodig zijn voor de toepassing van deze verordening , worden op voorstel van de Directeur en na instemming van de financiële controleur vastgesteld door de Raad van Bestuur .
Artikel 77
Deze verordening treedt in werking op de vijfde dag volgend op die van haar bekendmaking in het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen .
Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke Lid-Staat .
Gedaan te Brussel , 1 juni 1976 .