NAŘÍZENÍ KOMISE (ES) č. 792/2009
ze dne 31. srpna 2009,
kterým se stanoví prováděcí pravidla pro předávání informací a dokumentů členskými státy Komisi v rámci provádění společné organizace trhů, režimu přímých plateb, propagace zemědělských produktů a režimů platných pro nejvzdálenější regiony a menší ostrovy v Egejském moři
KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství,
s ohledem na nařízení Rady (ES) č. 247/2006 ze dne 30. ledna 2006, kterým se stanoví zvláštní opatření v oblasti zemědělství ve prospěch nejvzdálenějších regionů Unie (1), a zejména na článek 25 uvedeného nařízení,
s ohledem na nařízení Rady (ES) č. 1405/2006 ze dne 18. září 2006, kterým se stanoví zvláštní opatření v oblasti zemědělství ve prospěch menších ostrovů v Egejském moři a mění nařízení (ES) č. 1782/2003 (2), a zejména na článek 14 uvedeného nařízení,
s ohledem na nařízení Rady (ES) č. 1234/2007 ze dne 22. října 2007, kterým se stanoví společná organizace zemědělských trhů a zvláštní ustanovení pro některé zemědělské produkty (jednotné nařízení o společné organizaci trhů) (3), a zejména na čl. 192 odst. 2 ve spojení s článkem 4 uvedeného nařízení,
s ohledem na nařízení Rady (ES) č. 3/2008 ze dne 17. prosince 2007 o informačních a propagačních opatřeních na podporu zemědělských produktů na vnitřním trhu a ve třetích zemích (4), a zejména na článek 15 uvedeného nařízení,
s ohledem na nařízení Rady (ES) č. 73/2009 ze dne 19. ledna 2009, kterým se stanoví společná pravidla pro režimy přímých podpor v rámci společné zemědělské politiky a kterým se zavádějí některé režimy podpor pro zemědělce a kterým se mění nařízení (ES) č. 1290/2005, (ES) č. 247/2006, (ES) č. 378/2007 a zrušuje nařízení (ES) č. 1782/2003 (5), a zejména na čl. 142 písm. q) uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Vzhledem k všeobecnému používání nových informačních a komunikačních technologií ze strany Komise a členských států (zejména příslušnými vnitrostátními orgány odpovědnými za provádění společné zemědělské politiky (SZP)) jsou dokumenty uchovávané Komisí a členskými státy v rostoucí míře v elektronické nebo digitalizované podobě.
(2)
Komise zvýšila své úsilí s cílem vyvinout počítačové systémy, které umožňují elektronickou správu dokumentů a postupů v rámci jejích interních pracovních postupů a jejích vztahů s orgány podílejícími se na SZP. Členské státy současně vyvinuly na vnitrostátní úrovni počítačové systémy ke splnění požadavků sdíleného řízení SZP.
(3)
V této souvislosti je vzhledem k potřebě zajistit jednotné a harmonizované řízení SZP ze strany všech dotčených subjektů nutno vytvořit právní rámec a stanovit společná pravidla vztahující se na informační systémy zřízené za účelem předávání informací a dokumentů Komisi členskými státy a orgány nebo subjekty, které členské státy určily v rámci SZP.
(4)
Aby bylo těchto cílů účinně dosaženo, je třeba stanovit oblast působnosti tohoto právního rámce, a to s ohledem na právní předpisy i dotčené zúčastněné strany.
(5)
Co se týká právních předpisů, nařízení (ES) č. 247/2006, (ES) č. 1405/2006, (ES) č. 1234/2007, (ES) č. 3/2008 a (ES) č. 73/2009 a jejich prováděcí předpisy (dále jen „nařízení v rámci SZP“) stanoví širokou škálu povinností členských států s ohledem na předávání informací a dokumentů Komisi, které jsou nezbytné k provádění těchto nařízení. Je proto nutno je vzít v úvahu v souladu s jejich zvláštními charakteristikami.
(6)
Co se týká dotčených zúčastněných stran, práva a povinnosti, jež nařízení v rámci SZP ukládají Komisi i členským státům a jejich příslušným orgánům a subjektům, vyžadují přesné určení jednotlivců a orgánů odpovědných za provedené úkony a přijatá opatření.
(7)
Nařízení v rámci SZP obecně stanoví, že by informace měly být předávány elektronickou cestou nebo pomocí informačního systému, nestanoví však nutně platné zásady. K zajištění soudržnosti a řádného řízení a v zájmu zjednodušení postupů pro uživatele a orgány odpovědné za systémy je proto vhodné stanovit společné zásady vztahující se na všechny vytvořené informační systémy.
(8)
Aby byly dokumenty pro účely Komise a v členských státech uznány jako platné, mělo by být možné zaručit pravost, integritu a čitelnost dokumentů a souvisejících metadat po celé období, během něhož mají být uchovávány.
(9)
Aby bylo toto zajištěno, je nutno orgány nebo jednotlivce pověřené zasíláním sdělení ve vytvořených informačních systémech vždy identifikovat, a to na základě pravomocí, které jim byly svěřeny. Za proces identifikace musí odpovídat příslušné orgány uvedené v jednotlivých nařízeních v rámci SZP. V zájmu řádného řízení by však mělo být ponecháno na členských státech a Komisi, aby stanovily podmínky pro určení pověřených jednotlivců a zajistily určení prostřednictvím jednoho kontaktního subjektu. Mimoto je nutno stanovit podmínky pro udělování přístupových práv k informačním systémům, které zřídila Komise.
(10)
Vzhledem k široké škále oznamovacích povinností, které spadají do oblasti působnosti tohoto nařízení, budou příslušným orgánům členských států postupně zpřístupňovány informační systémy. Povinnost předávat informace a dokumenty prostřednictvím těchto informačních systémů by měla platit, umožňují-li příslušná ustanovení nařízení v rámci SZP uplatňování tohoto nařízení.
(11)
Dokumenty je nutno spravovat v souladu s pravidly týkajícími se ochrany osobních údajů. Za tímto účelem by měla platit obecná pravidla stanovená v právních předpisech Společenství, zejména směrnici Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES ze dne 24. října 1995 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (6), směrnici Evropského parlamentu a Rady 2002/58/ES ze dne 12. července 2002 o zpracování osobních údajů a ochraně soukromí v odvětví elektronických komunikací (směrnice o soukromí a elektronických komunikacích) (7), nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 ze dne 30. května 2001 o přístupu veřejnosti k dokumentům Evropského parlamentu, Rady a Komise (8) a nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (9).
(12)
Opatření stanovená tímto nařízením jsou v souladu se stanoviskem Řídícího výboru pro přímé platby a Řídícího výboru pro společnou organizaci zemědělských trhů,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA I
OBLAST PŮSOBNOSTI A DEFINICE
Článek 1
Předmět a oblast působnosti
Toto nařízení stanoví pravidla platná pro předávání informací a dokumentů (dále jen „dokumenty“) prostřednictvím informačních systémů, které jsou nezbytné ke splnění oznamovacích povinností členských států vůči Komisi podle:
-
nařízení (ES) č. 247/2006 a jeho prováděcích pravidel,
-
nařízení (ES) č. 1405/2006 a jeho prováděcích pravidel,
-
nařízení (ES) č. 1234/2007 a jeho prováděcích pravidel,
-
nařízení (ES) č. 3/2008 a jeho prováděcích pravidel,
-
nařízení (ES) č. 73/2009 a jeho prováděcích pravidel.
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto nařízení se:
a)
„oznamovací povinností“ rozumí povinnost členských států předávat Komisi dokumenty, která je stanovena v právních předpisech Společenství uvedených v článku 1;
b)
„příslušnými orgány“ rozumí orgány nebo subjekty, které členské státy určily jako odpovědné za splnění oznamovací povinnosti;
c)
„orgánem odpovědným za informační systémy“ rozumí orgán, oddělení, subjekt nebo osoba, které v Komisi odpovídají za ověřování a používání systému a jsou jako takové v tomto systému identifikovány;
d)
„metadaty“ rozumí údaje popisující kontext, obsah a strukturu dokumentů a jejich správu v průběhu času.
KAPITOLA II
INFORMAČNÍ SYSTÉMY KOMISE, PŘÍSTUPOVÁ PRÁVA A PRAVOST DOKUMENTŮ
Článek 3
Informační systémy Komise
Ke splnění oznamovací povinnosti je nutno dokumenty Komisi předat pomocí informačních systémů, které jsou zpřístupněny příslušným orgánům (dále jen „informační systémy“) ode dne, který příslušná oznamovací povinnost stanoví pro povinné používání těchto systémů podle tohoto nařízení.
Článek 4
Přístupová práva a jeden kontaktní subjekt
1. Za udělení přístupových práv a potvrzení totožnosti subjektů s oprávněním k přístupu k informačním systémům (dále jen „uživatelé“) odpovídají příslušné orgány členských států.
2. Co se týká přístupu k systémům, každý členský stát:
a)
určí jeden kontaktní subjekt odpovědný za:
i)
ověření přístupových práv, která byla udělena a jsou aktualizována příslušnými orgány, a ověření totožnosti uživatelů, kteří jsou oprávněni k přístupu k systému, a to pro každý systém,
ii)
sdělení příslušných orgánů a uživatelů s oprávněním k přístupu k systémům Komisi;
b)
sdělí Komisi totožnost a kontaktní údaje kontaktního subjektu, který určil.
Po ověření platnosti přístupových práv jsou tato aktivována orgánem odpovědným za informační systémy.
Článek 5
Vyhotovení a předání dokumentů
1. Dokumenty je nutno vytvořit a předat v souladu s postupy stanovenými informačními systémy pomocí vzorů nebo metod, které jsou těmito informačními systémy zpřístupněny uživatelům, a to v rámci odpovědnosti příslušného orgánu členského státu a v souladu s přístupovými právy udělenými dotyčnými orgány. Tyto vzory a metody jsou změněny a zpřístupněny po vyrozumění uživatelů příslušného systému.
2. V případech zásahů vyšší moci nebo výjimečných okolností, a zejména v případě poruchy systému nebo nedostatku trvalého spojení, mohou členské státy zaslat Komisi dokumenty v tištěné podobě nebo prostřednictvím jiných vhodných elektronických prostředků. Toto odeslání v tištěné podobě nebo prostřednictvím jiných elektronických prostředků vyžaduje, aby Komisi bylo dostatečně včas před lhůtou pro předání zasláno odůvodněné předchozí oznámení.
Článek 6
Pravost dokumentů
Pravost předaného dokumentu nebo dokumentu uchovávaného pomocí informačního systému v souladu s tímto nařízením je uznána, je-li osoba, která dokument zaslala, řádně identifikována a byl-li dokument vyhotoven a předán v souladu s tímto nařízením.
KAPITOLA III
INTEGRITA A ČITELNOST V PRŮBĚHU ČASU A OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Článek 7
Integrita a čitelnost v průběhu času
Informační systémy chrání integritu předaných a uchovávaných dokumentů.
Poskytují zejména tyto záruky:
a)
umožňují jednoznačně určit každého uživatele a obsahují účinná kontrolní opatření s ohledem na přístupová práva s cílem chránit dokumenty, soubory, metadata a jednotlivé fáze postupu před neoprávněným, nezákonným nebo nepovoleným přístupem, výmazem, změnou nebo přesunem;
b)
jsou vybaveny systémy pro fyzickou ochranu před vniknutím a ekologickými katastrofami a ochranou programového vybavení před kybernetickými útoky;
c)
různými prostředky zabraňují provedení neoprávněných změn a zahrnují mechanismy k zajištění integrity s cílem ověřit, zda dokument nebyl v průběhu času pozměněn;
d)
pro každou základní fázi postupu uchovávají podklady pro audit;
e)
v souladu s písmenem b) zajistí uložení dat v prostředí, které je bezpečné z fyzického hlediska i z hlediska programového vybavení;
f)
poskytují spolehlivé postupy pro převod formátu a přesun s cílem zajistit, aby byly dokumenty čitelné a přístupné během celé požadované doby uchovávání;
g)
mají dostatečně podrobnou a aktuální funkční a technickou dokumentaci týkající se fungování a vlastností systému a tato dokumentace je kdykoli dostupná všem organizačním útvarům odpovědným za funkční a/nebo technické specifikace.
Článek 8
Ochrana osobních údajů
Ustanoveními tohoto nařízení nejsou dotčena nařízení (ES) č. 45/2001 a (ES) č. 1049/2001, směrnice 95/46/ES a 2002/58/ES a předpisy přijaté na jejich základě.
KAPITOLA IV
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 9
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost sedmým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 31. srpna 2009.
VERORDENING (EG) Nr. 792/2009 VAN DE COMMISSIE
van 31 augustus 2009
tot vaststelling van de uitvoeringsbepalingen voor de kennisgeving door de lidstaten aan de Commissie van de informatie en de documenten ter uitvoering van de gemeenschappelijke marktordening, de regeling voor rechtstreekse betalingen, de afzetbevordering voor landbouwproducten en de regelingen voor de ultraperifere gebieden en de kleinere eilanden in de Egeïsche Zee
DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,
Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,
Gelet op Verordening (EG) nr. 247/2006 van de Raad van 30 januari 2006 houdende specifieke maatregelen op landbouwgebied ten behoeve van de ultraperifere gebieden van de Unie (1), en met name op artikel 25,
Gelet op Verordening (EG) nr. 1405/2006 van de Raad van 18 september 2006 houdende vaststelling van specifieke maatregelen voor de landbouw ten behoeve van de kleinere eilanden in de Egeïsche Zee en tot wijziging van Verordening (EG) nr. 1782/2003 (2), en met name op artikel 14,
Gelet op Verordening (EG) nr. 1234/2007 van de Raad van 22 oktober 2007 houdende een gemeenschappelijke ordening van de landbouwmarkten en specifieke bepalingen voor een aantal landbouwproducten („integrale-GMO-verordening”) (3), en met name op artikel 192, lid 2, juncto artikel 4,
Gelet op Verordening (EG) nr. 3/2008 van de Raad van 17 december 2007 inzake voorlichtings- en afzetbevorderingsacties voor landbouwproducten op de binnenmarkt en in derde landen (4), en met name op artikel 15,
Gelet op Verordening (EG) nr. 73/2009 van de Raad van 19 januari 2009 tot vaststelling van gemeenschappelijke voorschriften voor regelingen inzake rechtstreekse steunverlening aan landbouwers in het kader van het gemeenschappelijk landbouwbeleid en tot vaststelling van bepaalde steunregelingen voor landbouwers, tot wijziging van Verordeningen (EG) nr. 1290/2005, (EG) nr. 247/2006, (EG) nr. 378/2007 en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 1782/2003 (5), en met name op artikel 142, onder q),
Overwegende hetgeen volgt:
(1)
Doordat de Commissie en de lidstaten op grote schaal gebruikmaken van de nieuwe informatie- en communicatietechnologieën, met name in hun betrekkingen met de bevoegde nationale autoriteiten die voor de uitvoering van het gemeenschappelijk landbouwbeleid (GLB) verantwoordelijk zijn, hebben zij steeds meer elektronische of gedigitaliseerde documenten in hun bezit.
(2)
De Commissie heeft haar inspanningen opgevoerd om computersystemen te ontwikkelen waarmee documenten en procedures elektronisch kunnen worden beheerd in het kader van haar eigen interne werkprocedures en in haar betrekkingen met de bij het GLB betrokken autoriteiten. Tegelijkertijd hebben de lidstaten op nationaal niveau computersystemen ontwikkeld die beantwoorden aan de behoeften van een gedeeld beheer van het GLB.
(3)
In dit verband en gelet op het feit dat alle betrokkenen een uniform en geharmoniseerd beheer van het GLB moeten garanderen, moet een rechtskader worden ingevoerd en moeten gemeenschappelijke bepalingen worden vastgesteld voor de informatiesystemen die worden opgezet voor de kennisgeving aan de Commissie van de informatie en de documenten die afkomstig zijn van de lidstaten en de door hen in het kader van het GLB aangewezen autoriteiten of instanties.
(4)
Om deze doelstellingen efficiënt te bereiken moet de reikwijdte van dit rechtskader worden vastgesteld, zowel wat betreft de betrokken regelgeving als de betrokken actoren.
(5)
Wat de regelgeving betreft, leggen de Verordeningen (EG) nr. 247/2006, (EG) nr. 1405/2006, (EG) nr. 1234/2007, (EG) nr. 3/2008 en (EG) nr. 73/2009 en de uitvoeringsbepalingen daarvan (hierna „GLB-verordeningen” genoemd) de lidstaten een brede waaier aan verplichtingen op inzake de kennisgeving aan de Commissie van de informatie en de documenten die voor de uitvoering van die verordeningen noodzakelijk zijn. Daarom moet met die verordeningen rekening worden gehouden overeenkomstig de eigen specifieke kenmerken ervan.
(6)
Wat de betrokken actoren betreft, maken de rechten en de verplichtingen die krachtens de GLB-verordeningen voor zowel de Commissie als de lidstaten en hun bevoegde autoriteiten en instanties gelden, het noodzakelijk dat de voor de uitgevoerde acties en maatregelen verantwoordelijke individuen en autoriteiten nauwkeurig worden geïdentificeerd.
(7)
In de GLB-verordeningen is meestal bepaald dat de gegevens elektronisch of via een informatiesysteem moeten worden doorgestuurd, maar is niet noodzakelijk aangegeven welke beginselen daarbij van toepassing zijn. Om coherentie en een goed beheer te garanderen en de procedures voor de gebruikers en de voor de systemen verantwoordelijke autoriteiten te vereenvoudigen, is het derhalve wenselijk gemeenschappelijke beginselen vast te stellen voor alle opgezette informatiesystemen.
(8)
Opdat de documenten als geldig kunnen worden erkend voor de doelstellingen van de Commissie en in de lidstaten, moeten de authenticiteit, de integriteit en de langdurige leesbaarheid van de documenten en de bijbehorende metagegevens kunnen worden gegarandeerd tijdens de hele periode waarin zij moeten worden bewaard.
(9)
Om die garantie te kunnen bieden moeten de autoriteiten of de individuen die gemachtigd zijn om mededelingen door te sturen, altijd in de opgezette informatiesystemen geïdentificeerd zijn op basis van de hen toegekende bevoegdheden. Het identificeringsproces moet plaatsvinden onder de verantwoordelijkheid van de bevoegde autoriteiten die in elk van de GLB-verordeningen zijn vermeld. Met het oog op het goed beheer moet het evenwel aan de lidstaten en de Commissie worden overgelaten om de voorwaarden vast te stellen voor de aanwijzing van gemachtigde personen en daarbij te bepalen dat die aanwijzing moet plaatsvinden via één enkel verbindingsorgaan. Voorts moeten de voorwaarden worden vastgesteld voor de toekenning van de toegangsrechten met betrekking tot de door de Commissie opgezette informatiesystemen.
(10)
Gezien de brede waaier aan kennisgevingsverplichtingen die onder het toepassingsgebied van deze verordening vallen, zullen de informatiesystemen geleidelijk ter beschikking van de bevoegde autoriteiten van de lidstaten worden gesteld. De verplichting om voor de kennisgevingen gebruik te maken van deze informatiesystemen, moet gelden zodra de desbetreffende bepalingen van de GLB-verordeningen in de toepassing van de onderhavige verordening voorzien.
(11)
De documenten moeten worden beheerd overeenkomstig de regels inzake de bescherming van persoonsgegevens. Daartoe moeten de algemene regels gelden die zijn vastgesteld in de communautaire regelgeving, namelijk Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad van 24 oktober 1995 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (6), Richtlijn 2002/58/EG van het Europees Parlement en de Raad van 12 juli 2002 betreffende de verwerking van persoonsgegevens en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in de sector elektronische communicatie (richtlijn betreffende privacy en elektronische communicatie) (7), Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (8) en Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (9).
(12)
De in deze verordening vervatte maatregelen zijn in overeenstemming met het advies van het Comité van beheer voor rechtstreekse betalingen en het Beheerscomité voor de gemeenschappelijke ordening van de landbouwmarkten,
HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:
HOOFDSTUK I
TOEPASSINGSGEBIED EN DEFINITIES
Artikel 1
Onderwerp en toepassingsgebied
Bij deze verordening worden bepalingen vastgesteld voor de kennisgeving, via informatiesystemen, van informatie en documenten (hierna „documenten” genoemd) in het kader van de kennisgevingsverplichtingen die de lidstaten ten aanzien van de Commissie hebben op grond van:
-
Verordening (EG) nr. 247/2006 en de uitvoeringsbepalingen daarvan;
-
Verordening (EG) nr. 1405/2006 en de uitvoeringsbepalingen daarvan;
-
Verordening (EG) nr. 1234/2007 en de uitvoeringsbepalingen daarvan;
-
Verordening (EG) nr. 3/2008 en de uitvoeringsbepalingen daarvan;
-
Verordening (EG) nr. 73/2009 en de uitvoeringsbepalingen daarvan.
Artikel 2
Definities
Voor de toepassing van deze verordening wordt verstaan onder:
a) „kennisgevingsverplichting”: de verplichting voor de lidstaten om documenten aan de Commissie voor te leggen, als voorgeschreven in de in artikel 1 bedoelde communautaire regelgeving;
b) „bevoegde autoriteiten”: de autoriteiten of instanties die door de lidstaten zijn aangewezen als verantwoordelijk voor het vervullen van de kennisgevingsverplichting;
c) „voor de informatiesystemen verantwoordelijke autoriteit”: de autoriteit, dienst, instantie of persoon die in de Commissie voor de validering en het gebruik van het systeem verantwoordelijk is en als dusdanig in dat systeem is geïdentificeerd;
d) „metagegevens”: de gegevens die een beschrijving geven van de context, de inhoud en de structuur van de documenten en het beheer daarvan in de tijd.
HOOFDSTUK II
INFORMATIESYSTEMEN VAN DE COMMISSIE, TOEGANGSRECHTEN EN AUTHENTICITEIT VAN DE DOCUMENTEN
Artikel 3
Informatiesystemen van de Commissie
Om aan de kennisgevingsverplichting te voldoen, moeten de documenten via de informatiesystemen die ter beschikking van de bevoegde autoriteiten worden gesteld, hierna „informatiesystemen” genoemd, aan de Commissie worden doorgestuurd met ingang van de datum waarop, krachtens de desbetreffende kennisgevingsverplichting, het gebruik van die systemen overeenkomstig de onderhavige verordening verplicht wordt.
Artikel 4
Toegangsrechten en één enkel verbindingsorgaan
1. Het verlenen van toegangsrechten en het certificeren van de identiteit van diegenen die toegang hebben tot de informatiesystemen (hierna „de gebruikers” genoemd), vallen onder de verantwoordelijkheid van de bevoegde autoriteiten van de lidstaten.
2. Met betrekking tot de toegang tot de systemen:
a)
wijst elke lidstaat één enkel verbindingsorgaan aan dat verantwoordelijk is voor:
i)
de validering, voor elk systeem, van de toegangsrechten die de bevoegde autoriteiten toekennen en up-to-date houden, en van de gecertificeerde identiteit van de gebruikers die toegang tot de systemen hebben;
ii)
de mededeling aan de Commissie van de lijst van de bevoegde autoriteiten en de gebruikers die toegang tot de systemen hebben;
b)
stelt elke lidstaat de Commissie in kennis van de identiteit en de contactgegevens van het verbindingsorgaan dat hij heeft aangewezen.
Nadat de toegangsrechten zijn gevalideerd, worden zij geactiveerd door de autoriteit die voor de informatiesystemen verantwoordelijk is.
Artikel 5
Opstelling en kennisgeving van documenten
1. De documenten worden opgesteld en meegedeeld overeenkomstig de procedures waarin de informatiesystemen voorzien, met gebruikmaking van de modellen of de methoden die via die informatiesystemen ter beschikking van de gebruikers worden gesteld, een en ander onder de verantwoordelijkheid van de bevoegde autoriteit van de lidstaat en overeenkomstig de toegangsrechten die door de betrokken autoriteiten zijn toegekend. Deze modellen en methoden worden gewijzigd en ter beschikking gesteld nadat aan de gebruikers van het betrokken systeem informatie is verstrekt.
2. In gevallen van overmacht of uitzonderlijke omstandigheden, en met name bij een storing in het informatiesysteem of het ontbreken van een stabiele verbinding, kan de lidstaat de stukken op papier of met andere adequate elektronische middelen aan de Commissie toezenden. Een dergelijke indiening van stukken op papier of met andere elektronische middelen moet tijdig, voordat de termijn voor de kennisgeving verstreken is, via een voorafgaande, gemotiveerde kennisgeving aan de Commissie worden gemeld.
Artikel 6
Authenticiteit van de documenten
De authenticiteit van een document dat overeenkomstig de onderhavige verordening via een informatiesysteem is meegedeeld of wordt bewaard, wordt erkend als de persoon die het document heeft doorgestuurd, naar behoren is geïdentificeerd en als het document overeenkomstig de onderhavige verordening is opgesteld en meegedeeld.
HOOFDSTUK III
INTEGRITEIT, LANGDURIGE LEESBAARHEID EN BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS
Artikel 7
Integriteit en langdurige leesbaarheid
De informatiesystemen zijn van die aard dat de integriteit van de meegedeelde en bewaarde documenten wordt beschermd.
Met name bieden de informatiesystemen de volgende garanties:
a)
zij maken het mogelijk elke gebruiker op ondubbelzinnige wijze te identificeren en bevatten efficiënte controlemaatregelen met betrekking tot de toegangsrechten zodat zij bescherming bieden tegen illegale, kwaadwillige of niet-toegestane toegang, vernietiging, wijziging of verplaatsing van documenten, dossiers, metagegevens en procedurefasen;
b)
zij zijn uitgerust met systemen die een fysieke bescherming bieden tegen indringing en milieuongevallen, en de software is beschermd tegen cyberaanvallen;
c)
zij voorkomen met diverse middelen ongeoorloofde wijzigingen en beschikken over integriteitsmechanismen waarmee kan worden nagegaan of een document in de loop van de tijd is gewijzigd;
d)
zij bewaren een controlespoor voor elke essentiële procedurefase;
e)
zij bewaren de opgeslagen gegevens in een omgeving die overeenkomstig punt b) veilig is, zowel fysiek als wat de software betreft;
f)
zij bieden betrouwbare procedures voor formaatconversie en migratie zodat zij kunnen garanderen dat de documenten gedurende de hele vereiste opslagperiode leesbaar en toegankelijk zijn;
g)
zij gaan vergezeld van een voldoende gedetailleerde en bijgewerkte functionele en technische documentatie over de werking en de kenmerken van het systeem en deze documentatie kan op elk ogenblik worden geraadpleegd door de organisatorische eenheden die voor de functionele en/of technische specificaties verantwoordelijk zijn.
Artikel 8
Bescherming van persoonsgegevens
De onderhavige verordening geldt onverminderd Verordening (EG) nr. 45/2001, Verordening (EG) nr. 1049/2001, Richtlijn 95/46/EG en Richtlijn 2002/58/EG en de bepalingen die op grond daarvan zijn vastgesteld.
HOOFDSTUK IV
SLOTBEPALING
Artikel 9
Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking op de zevende dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Unie.
Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.
Gedaan te Brussel, 31 augustus 2009.