ROZHODNUTÍ SPRÁVNÍ RADY EUROPOLU
ze dne 4. června 2009
o podmínkách týkajících se zpracování údajů na základě čl. 10 odst. 4 rozhodnutí o Europolu
(2009/1010/SVV)
SPRÁVNÍ RADA EUROPOLU,
s ohledem na rozhodnutí Rady ze dne 6. dubna 2009 o zřízení Evropského policejního úřadu (Europol) (1) (dále jen „rozhodnutí o Europolu“), a zejména na čl. 10 odst. 4 uvedeného rozhodnutí,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Správní rada má na základě návrhu ředitele a po konzultaci společného kontrolního orgánu stanovit podmínky pro zpracování údajů, jehož cílem je zjistit, zda jsou tyto údaje důležité pro úkoly Europolu a mohou být zahrnuty do jednoho z jeho systémů pro zpracování informací, zejména pokud jde o přístup k údajům a jejich využívání a lhůty pro uchování a vymazání údajů.
(2)
Přijetím tohoto rozhodnutí správní rada zohlední zásady Úmluvy Rady Evropy o ochraně osob se zřetelem na automatizované zpracování osobních dat ze dne 28. ledna 1981 a doporučení Výboru ministrů Rady Evropy č. R(87)15 ze dne 17. září 1987 upravující používání osobních údajů v policejním sektoru.
(3)
Své rozhodnutí předloží správní rada ke schválení Radě,
PŘIJALA TOTO ROZHODNUTÍ:
Článek 1
Definice
Pro účely tohoto rozhodnutí se rozumí
a)
„osobními údaji“ jakékoli informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě: identifikovatelnou osobou se rozumí osoba, jejíž totožnost lze přímo či nepřímo zjistit, zejména s odkazem na identifikační číslo nebo na jeden či více zvláštních prvků její fyzické, fyziologické, psychické, ekonomické, kulturní nebo sociální identity;
b)
„zpracováním osobních údajů“ každý úkon nebo soubor úkonů s osobními údaji, které jsou prováděny pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromažďování, zaznamenávání, uspořádávání, uchovávání, přizpůsobování nebo pozměňování, vyhledávání, nahlížení, užívání, zveřejňování přenosem, šířením nebo jejich zpřístupňování jiným způsobem, třídění nebo kombinování, blokování, vymazání nebo zničení;
c)
„systémy zpracování informací“ informační systém Europolu, analytické pracovní soubory a další systémy zpracování osobních údajů uvedené v čl. 10 odst. 1 rozhodnutí o Europolu;
d)
„informačním systémem Europolu“ systém uvedený v čl. 11 odst. 1 rozhodnutí o Europolu;
e)
„analytickým pracovním souborem“ soubor vytvořený za účelem analýzy uvedený v článku 14 rozhodnutí o Europolu;
f)
„institucemi EU“ orgány, instituce a jiné subjekty, které byly zřízeny Smlouvou o Evropské unii a Smlouvami o založení Evropských společenství nebo na jejich základě, uvedené v čl. 22 odst. 1 rozhodnutí o Europolu;
g)
„třetími stranami“ třetí státy a organizace uvedené v čl. 23 odst. 1 rozhodnutí o Europolu;
h)
„řádně zmocněnými zaměstnanci Europolu“ zaměstnanci Europolu jmenovaní ředitelem ke zpracování osobních údajů v souladu s tímto rozhodnutím.
Článek 2
Oblast působnosti
Toto rozhodnutí se použije na osobní údaje poskytnuté Europolu za účelem určení toho, zda jsou tyto údaje důležité pro úkoly Europolu a zda mohou být zahrnuty do jeho systémů pro zpracování informací, s výjimkou
a)
osobních údajů vložených do informačního systému Europolu podle čl. 13 odst. 1 rozhodnutí o Europolu;
b)
osobních údajů, které členský stát, instituce Evropské unie nebo třetí strana nabídne za účelem vložení do konkrétního analytického pracovního souboru, i osobních údajů vložených do analytického pracovního souboru podle článku 14 rozhodnutí o Europolu;
c)
osobních údajů poskytnutých Europolu za účelem vložení do jiného konkrétního systému zpracování osobních údajů uvedeného v poslední větě čl. 10 odst. 1 rozhodnutí o Europolu.
Článek 3
Přístup a používání
1. Přístup k osobním údajům zpracovávaným Europolem podle tohoto rozhodnutí mají pouze řádně zmocnění zaměstnanci Europolu.
2. Aniž je dotčen článek 17 rozhodnutí o Europolu, jsou osobní údaje zpracovávané Europolem podle uvedeného rozhodnutí používány pouze za účelem určení toho, zda jsou tyto údaje důležité pro úkoly Europolu a zda mohou být zahrnuty do jeho systémů pro zpracování informací.
3. V případě, že Europol rozhodne, že údaje jsou pro jeho úkoly důležité a mohou být zahrnuty do informačního systému Europolu, navrhne, aby členský stát poskytující informace tyto údaje vložil do informačního systému Europolu v souladu s čl. 13 odst. 1 rozhodnutí o Europolu. Pokud se členský stát nebude návrhem Europolu řídit, použije se článek 5 tohoto rozhodnutí.
Článek 4
Pravidla pro ochranu osobních údajů a bezpečnost údajů
1. Při zpracovávání osobních údajů podle tohoto rozhodnutí Europol dodržuje pravidla pro ochranu osobních údajů a bezpečnost údajů, která stanoví rozhodnutí o Europolu, a to zejména články 18, 27 a 35, a pravidla přijatá k provádění uvedených článků.
2. V případě, že se Europol rozhodne vložit takové údaje do systémů zpracování informací nebo je vymazat či zničit, musí o tom uvědomit členský stát, instituci Evropské unie nebo třetí stranu poskytující informace.
Článek 5
Stanovená lhůta pro uchovávání údajů
1. Je třeba co nejdříve přijmout rozhodnutí o používání osobních údajů podle čl. 3 odst. 2, v každém případě nejpozději do šesti měsíců od okamžiku, kdy tyto údaje Europol obdržel.
2. Není-li rozhodnutí přijato v uvedené lhůtě šesti měsíců, příslušné osobní údaje jsou vymazány nebo zničeny a členský stát, instituce Evropské unie nebo třetí strana poskytující informace jsou o tomto kroku uvědomeny.
Článek 6
Odpovědnost
Europol odpovídá za splnění požadavků uvedených v článcích 3, 4 a 5 tohoto rozhodnutí.
Článek 7
Vstup v platnost
Toto rozhodnutí vstupuje v platnost týž den jako rozhodnutí o Europolu.
V Haagu dne 4. června 2009.
Schváleno Radou dne 30. listopadu 2009.
BESLUIT VAN DE RAAD VAN BESTUUR VAN EUROPOL
van 4 juni 2009
inzake de voorwaarden voor de verwerking van gegevens op basis van artikel 10, lid 4, van het Europol-besluit
(2009/1010/JBZ)
DE RAAD VAN BESTUUR VAN EUROPOL,
Gelet op Besluit 2009/371/JBZ van de Raad van 6 april 2009 tot oprichting van de Europese politiedienst (Europol) (1) (hierna te noemen het „Europol-besluit”) en met name artikel 10, lid 4,
Overwegende hetgeen volgt:
(1)
De Raad van bestuur bepaalt op voorstel van de directeur en na raadpleging van het gemeenschappelijk controleorgaan de voorwaarden voor de verwerking van gegevens om na te gaan of die gegevens van belang zijn voor de taken van Europol en kunnen worden opgenomen in een van de informatieverwerkingssystemen, met name met betrekking tot de toegang tot en het gebruik van de gegevens, alsmede tot de termijnen voor het bewaren en verwijderen van de gegevens.
(2)
De Raad van bestuur houdt bij het vaststellen van onderhavig besluit rekening met de beginselen van het Verdrag van de Raad van Europa van 28 januari 1981 tot bescherming van personen met betrekking tot de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens en van Aanbeveling R(87)15 van het Comité van ministers van de Raad van Europa van 17 september 1987 tot regeling van het gebruik van persoonsgegevens op politieel gebied.
(3)
Het besluit van de Raad van bestuur wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad,
HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:
Artikel 1
Begripsomschrijvingen
Voor de toepassing van dit besluit:
a) wordt onder „persoonsgegevens” verstaan: iedere informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificatienummer of van een of meer specifieke elementen die kenmerkend zijn voor zijn of haar fysieke, fysiologische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit;
b) wordt onder „verwerking van persoonsgegevens” verstaan: elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op enigerlei andere wijze ter beschikking stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;
c) worden onder „informatieverwerkingssystemen” verstaan: het Europol-informatiesysteem, analysebestanden en andere systemen waarin persoonsgegevens worden verwerkt, als bedoeld in artikel 10, lid 1, van het Europol-besluit;
d) wordt onder „Europol-informatiesysteem” verstaan: het systeem als bedoeld in artikel 11, lid 1, van het Europol-besluit;
e) wordt onder „analysebestand” verstaan: een voor analysedoeleinden aangelegd bestand als bedoeld in artikel 14 van het Europol-besluit;
f) worden onder „EU-instanties” verstaan: instellingen, organen, bureaus en agentschappen die zijn opgericht bij of op grond van het Verdrag betreffende de Europese Unie en de Verdragen tot oprichting van de Europese Gemeenschappen, als bedoeld in artikel 22, lid 1, van het Europol-besluit;
g) worden onder „derde partijen” verstaan: derde staten en organisaties als bedoeld in artikel 23, lid 1, van het Europol-besluit;
h) worden onder „naar behoren gemachtigde personeelsleden van Europol” verstaan: personeelsleden van Europol die door de directeur zijn aangewezen om persoonsgegevens te verwerken overeenkomstig onderhavig besluit.
Artikel 2
Toepassingsgebied
Onderhavig besluit is van toepassing op persoonsgegevens die aan Europol worden verstrekt om na te gaan of die gegevens van belang zijn voor de taken van Europol en kunnen worden opgenomen in de informatieverwerkingssystemen, met uitzondering van:
a)
persoonsgegevens die in het Europol-informatiesysteem worden ingevoerd krachtens artikel 13, lid 1, van het Europol-besluit;
b)
persoonsgegevens die door een lidstaat, een EU-instantie of een derde partij worden aangeboden ter opname in een specifiek analysebestand alsook persoonsgegevens die in een analysebestand worden opgenomen krachtens artikel 14 van het Europol-besluit;
c)
persoonsgegevens die aan Europol worden verstrekt ter opname in een ander specifiek systeem waarin persoonsgegevens worden verwerkt als bedoeld in artikel 10, lid 1, laatste zin, van het Europol-besluit.
Artikel 3
Toegang en gebruik
1. Toegang tot persoonsgegevens die uit hoofde van onderhavig besluit door Europol verwerkt worden, blijft beperkt tot naar behoren gemachtigde personeelsleden van Europol.
2. Onverminderd artikel 17 van het Europol-besluit, mogen persoonsgegevens die uit hoofde van onderhavig besluit door Europol worden verwerkt, uitsluitend gebruikt worden om na te gaan of die gegevens van belang zijn voor de taken van Europol en kunnen worden opgenomen in de informatieverwerkingssystemen.
3. Indien Europol bepaalt dat de gegevens van belang zijn voor zijn taken en kunnen worden opgenomen in het Europol-informatiesysteem, stelt Europol voor dat de informatieverstrekkende lidstaat de gegevens in het Europol-informatiesysteem invoert in overeenstemming met artikel 13, lid 1, van het Europol-besluit. Indien de lidstaat het voorstel van Europol niet volgt, is artikel 5 van onderhavig besluit van toepassing.
Artikel 4
Regels voor de bescherming van persoonsgegevens en de beveiliging van gegevens
1. Europol neemt bij het verwerken van persoonsgegevens overeenkomstig dit besluit, de regels voor de bescherming van persoonsgegevens en de beveiliging van gegevens als vastgelegd in het Europol-besluit, inzonderheid de artikelen 18, 27, en 35, alsook de voor tenuitvoerlegging hiervan vastgestelde regels in acht.
2. Ingeval Europol besluit dergelijke gegevens in de informatieverwerkingssystemen op te nemen of te verwijderen of vernietigen, stelt deze de informatieverstrekkende lidstaat, EU-instantie of derde partij hiervan in kennis.
Artikel 5
Termijn voor het bewaren van gegevens
1. Een besluit over het gebruik van persoonsgegevens in overeenstemming met artikel 3, lid 2, dient zo spoedig mogelijk te worden genomen, en in ieder geval uiterlijk zes maanden nadat Europol deze gegevens heeft ontvangen.
2. Bij het ontbreken van een dergelijk besluit na afloop van de termijn van zes maanden, worden de betreffende persoonsgegevens verwijderd of vernietigd en wordt de informatieverstrekkende lidstaat, EU-instantie of derde partij hiervan in kennis gesteld.
Artikel 6
Verantwoordelijkheid
Europol is verantwoordelijk voor het waarborgen van naleving van de artikelen 3, 4 en 5 van onderhavig besluit.
Artikel 7
Inwerkingtreding
Onderhavig besluit treedt in werking op dezelfde dag als de datum van toepassing van het Europol-besluit.
Gedaan te Den Haag, 4 juni 2009.
Door de Raad goedgekeurd op 30 november 2009.