BESLUIT VAN DE RAAD van 27 april 1998 betreffende de regeling inzake de machtiging van ambtenaren en personeelsleden van het secretariaat-generaal van de Raad voor de raadpleging van gerubriceerde gegevens die de Raad in zijn bezit heeft (98/319/EG)
DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,
Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, inzonderheid op artikel 151, lid 3,
Gelet op het reglement van orde van de Raad (1), inzonderheid op artikel 23,
Overwegende dat de aan de Slotakte van het Verdrag van Amsterdam gehechte verklaring inzake intensievere samenwerking tussen de Europese Unie en de West-Europese Unie het volgende bepaalt: "Met het oog op intensievere samenwerking tussen de Europese Unie en de West-Europese Unie verzoekt de Conferentie de Raad te streven naar spoedige aanneming van een passende regeling voor het veiligheidsonderzoek ten aanzien van het personeel van het secretariaat-generaal van de Raad";
Overwegende dat de secretaris-generaal van de Raad bij besluit nr. 24 van 30 januari 1995 maatregelen betreffende de bescherming van gerubriceerde gegevens heeft vastgesteld die op het secretariaat-generaal van de Raad van toepassing zijn;
Overwegende dat de veiligheidsvoorschriften niet alleen betrekking moeten hebben op de fysieke bescherming van de gerubriceerde gegevens die de Raad in zijn bezit heeft, doch ook op de machtiging van de personeelsleden om dergelijke gegevens te raadplegen;
Overwegende dat er daarom een procedure moet worden ingesteld voor de machtiging van het personeel van het secretariaat-generaal van de Raad dat dergelijke gegevens beroepshalve moet raadplegen, en dat de toegang tot de gegevens beperkt moet worden tot gemachtigde personen;
Overwegende dat het besluit tot machtiging, daar het personeel van het secretariaat-generaal van de Raad betreft, uit de bevoegdheid van het tot aanstelling bevoegde gezag ("TABG") in de zin van artikel 2 van het statuut van de ambtenaren en andere personeelsleden zal voortvloeien, en wel nadat een veiligheidsonderzoek verricht is door de bevoegde nationale autoriteiten van de lidstaten;
Overwegende dat dit besluit geen enkel gevolg heeft voor de regels inzake doorzichtigheid die door de Raad zijn opgesteld, met name voor het besluit van de Raad van 20 december 1993 betreffende de toegang van het publiek tot documenten van de Raad,
BESLUIT:
Artikel 1
1. Alleen ambtenaren en andere personeelsleden van het secretariaat-generaal van de Raad, respectievelijk binnen het secretariaat-generaal werkzame personen, die uit hoofde van hun functie en met het oog op de eisen van de dienst gerubriceerde gegevens welke de Raad in zijn bezit heeft, moeten kunnen inzien of behandelen, zijn gemachtigd die gerubriceerde gegevens te raadplegen.
2. De in lid 1 bedoelde personen moeten overeenkomstig artikel 2 gemachtigd zijn om als "secret" of "confidentiel" gerubriceerde gegevens te kunnen raadplegen.
3. Gemachtigd worden uitsluitend personen naar wie volgens de regels van artikel 3 een veiligheidsonderzoek is ingesteld door de bevoegde nationale autoriteiten.
Artikel 2
1. Het TABG is verantwoordelijk voor de in artikel 1 bedoelde machtigingen.
Het TABG geeft een machtiging af na op basis van het veiligheidsonderzoek overeenkomstig de artikelen 3 en 4 advies te hebben ingewonnen bij de bevoegde nationale autoriteiten.
2. De machtiging heeft een geldigheidsduur van vijf jaar, maar kan niet langer lopen dan de duur van de functie op grond waarvan de machtiging gerechtvaardigd is. Zij kan volgens de in lid 1 bedoelde procedure door het TABG worden verlengd.
De machtiging wordt door het TABG ingetrokken, wanneer het van oordeel is dat daartoe een gegronde reden bestaat. Het besluit tot intrekking wordt meegedeeld aan de betrokken persoon, die het TABG kan verzoeken te worden gehoord, alsmede aan de bevoegde nationale autoriteit.
Artikel 3
1. Het veiligheidsonderzoek heeft ten doel zich ervan te vergewissen dat er geen bezwaren tegen zijn dat de persoon de gerubriceerde gegevens die de Raad in zijn bezit heeft, raadpleegt.
2. Het veiligheidsonderzoek wordt op verzoek van het TABG en met de medewerking van de betrokken persoon verricht door de bevoegde nationale autoriteiten van de lidstaat waarvan de te machtigen persoon onderdaan is. Wanneer de betrokken persoon op het grondgebied van een andere lidstaat verblijft, kunnen de nationale autoriteiten om de medewerking verzoeken van de autoriteiten van de staat van verblijf.
3. De betrokken persoon is verplicht ten behoeve van het onderzoek een persoonlijk inlichtingenformulier in te vullen.
4. Het TABG geeft in zijn verzoek aan, van welk soort gegevens de betrokken persoon inzage dient te krijgen en wat daarvan de rubriceringsgraad is, zodat de bevoegde nationale autoriteiten hun onderzoek en hun advies kunnen afstemmen op het vereiste machtigingsniveau.
5. Op het gehele verloop en de resultaten van de procedure voor het veiligheidsonderzoek zijn de daarvoor in de betrokken lidstaat geldende voorschriften en regelingen, met inbegrip van die betreffende eventuele beroepsmogelijkheden, van toepassing.
Artikel 4
1. Indien de bevoegde nationale autoriteiten een gunstig advies uitbrengen, kan het TABG de betrokken persoon gemachtigd verklaren.
2. Indien de bevoegde nationale autoriteiten een afwijzend advies uitbrengen, wordt de strekking van het advies ter kennis gebracht van de betrokken persoon, die het TABG kan verzoeken te worden gehoord. Indien het TABG het nodig acht, kan het zich tot de bevoegde nationale autoriteiten richten opdat deze nadere uitleg verstrekken indien mogelijk. Indien het afwijzend advies wordt bevestigd, kan de machtiging niet worden verleend.
Artikel 5
Eenieder die in de zin van artikel 2 is gemachtigd, krijgt op het tijdstip van de machtiging en vervolgens op gezette tijden de vereiste instructies voor de bescherming van de gerubriceerde gegevens en de wijze waarop die verzekerd moet worden. Hij ondertekent een verklaring waarin hij bevestigt dat hij die instructies heeft gekregen en hij zich ertoe verbindt deze op te volgen.
Artikel 6
1. Het TABG neemt de nodige maatregelen om dit besluit uit te voeren, met name wat betreft de regels in verband met de toegang tot de lijst van gemachtigde personen.
2. Het TABG kan in verband met de eisen van de dienst bij wijze van uitzondering een tijdelijke machtiging afgeven voor een periode van hoogstens drie maanden, in afwachting van het resultaat van het in artikel 3 bedoelde onderzoek, nadat het de bevoegde nationale autoriteiten daarvan op de hoogte heeft gesteld en mits deze autoriteiten niet binnen een maand reageren.
Artikel 7
Dit besluit wordt twee jaar na de inwerkingtreding ervan opnieuw bestudeerd op basis van een verslag van de secretaris-generaal.
Artikel 8
Dit besluit wordt van kracht op de dag waarop het bekend wordt gemaakt.
Het is van toepassing negen maanden na de datum waarop het van kracht wordt, met uitzondering van de artikelen 2, 3 en 4, die van toepassing zijn vanaf de datum van aanneming.
Gedaan te Luxemburg, 27 april 1998.