VERORDENING (EG) Nr. 2064/97 VAN DE COMMISSIE van 15 oktober 1997 tot vaststelling van de voorwaarden ter uitvoering van Verordening (EEG) nr. 4253/88 van de Raad wat de financiële controle door de lidstaten op door de Structuurfondsen medegefinancierde verrichtingen betreft
DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,
Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,
Gelet op Verordening (EEG) nr. 4253/88 van de Raad van 19 december 1988 tot vaststelling van toepassingsbepalingen van Verordening (EEG) nr. 2052/88 met betrekking tot de coördinatie van de bijstandsverlening uit de onderscheiden Structuurfondsen enerzijds en van die bijstandsverlening met die van de Europese Investeringsbank en de andere bestaande financieringsinstrumenten anderzijds (1), laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 3193/94 (2), en met name op artikel 23, lid 1, vierde alinea,
Na raadpleging van het Raadgevend Comité voor de ontwikkeling en de omschakeling van de regio's en van het overeenkomstig artikel 124 van het Verdrag opgerichte Comité,
Overwegende dat artikel 23, lid 1, van Verordening (EEG) nr. 4253/88 de beginselen behelst waaraan de door de lidstaten op de verrichtingen die door de Structuurfondsen worden medegefinancierd, uitgeoefende financiële controle dient te beantwoorden;
Overwegende dat met het oog op het waarborgen van een aanvaardbaar niveau van financiële controle in de gehele Gemeenschap, een aantal minimumvoorwaarden waaraan de controle moet voldoen, nader dienen te worden vastgesteld;
Overwegende dat deze verordening, vanwege de grondwettelijke en bestuursrechtelijke bijzonderheden van de respectieve lidstaten, dient te worden aangevuld met tussen de Commissie en de respectieve lidstaten overeen te komen passende administratieve regelingen;
Overwegende dat de onderhavige verordening van toepassing dient te zijn op de vormen van bijstandsverlening bedoeld in artikel 5, lid 2, van Verordening (EEG) nr. 2052/88 van de Raad van 24 juni 1988 betreffende de taken van de Fondsen met structurele strekking, hun doeltreffendheid alsmede de coördinatie van hun bijstandsverlening onderling en met die van de Europese Investeringsbank en de andere bestaande financieringsinstrumenten (3), laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 3193/94, op voorwaarde dat de vormen van bijstandsverlening door de lidstaten worden beheerd;
Overwegende dat de beheers- en controlesystemen van de lidstaten zodanig dienen te zijn opgezet dat een doeltreffende en juiste tenuitvoerlegging van de door de Structuurfondsen medegefinancierde acties kan worden gewaarborgd;
Overwegende dat voor de uitvoering van controles door de lidstaten voorschriften dienen te worden vastgesteld en voor periodiek overleg tussen de lidstaten en de Commissie regelingen dienen te worden getroffen die zodanig zijn opgezet dat de middelen die op nationaal en op Gemeenschapsniveau voor controles worden ingezet, zo doeltreffend mogelijk worden benut;
Overwegende dat de lidstaten ervoor zorg dienen te dragen dat naar kennelijke onregelmatigheden die naar aanleiding van nationale of communautaire controles worden gemeld, onderzoek wordt ingesteld en dat die onregelmatigheden op passende wijze worden afgehandeld;
Overwegende dat de lidstaten bij de beëindiging van vormen van bijstandsverlening aan de Commissie een onafhankelijk verslag dienen voor te leggen waarin een algemene conclusie over de deugdelijkheid van het verzoek om betaling van het saldo is opgenomen aan de hand waarvan eventuele onvolkomenheden of onregelmatigheden kunnen worden onderkend en op passende wijze afgehandeld;
Overwegende dat de lidstaten jaarlijks aan de Commissie verslag over de toepassing van deze verordening dienen uit te brengen;
Overwegende dat de lidstaten overeenkomstig artikel 23, lid 1, tweede alinea, van Verordening (EEG) nr. 4253/88 de Commissie een beschrijving van hun controle- en beheerssystemen dienen te verstrekken; dat deze beschrijvingen zo nodig dienen te worden vervolledigd en bijgewerkt;
Overwegende dat in geval van vormen van bijstandsverlening waarbij meer dan één lidstaat is betrokken, in administratieve samenwerking tussen de betrokken lidstaten en de Commissie dient te worden voorzien;
Overwegende dat het de lidstaten vrij behoort te staan om nationale controlevoorschriften toe te passen die strikter zijn dan die welke in deze verordening zijn vervat;
Overwegende dat de onderhavige verordening het bepaalde in Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 van de Raad van 11 november 1996 betreffende controles en verificaties ter plaatse die door de Commissie worden uitgevoerd ter bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen tegen fraudes en andere onregelmatigheden (4), en in Verordening (EG) nr. 1681/94 van de Commissie van 11 juli 1994 betreffende onregelmatigheden in het kader van de financiering van het structuurbeleid en terugvordering van in dat kader onverschuldigd betaalde bedragen, alsmede betreffende de inrichting van een informatiesysteem op dit gebied (5), onverlet dient te laten;
Overwegende dat overeenkomstig artikel 214 van het EG-Verdrag dient te worden gewaarborgd dat vertrouwelijke gegevens die naar aanleiding van controles op grond van deze verordening zijn verkregen, onbevoegden niet ter kennis worden gebracht;
Overwegende dat de in deze verordening vervatte maatregelen in overeenstemming zijn met het advies van het Comité van beheer voor de landbouwstructuur en de plattelandsontwikkeling en met dat van het Permanent Comité van beheer voor de visserijstructuur,
HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:
Artikel 1
Deze verordening is van toepassing op de in artikel 5, lid 2, van Verordening (EEG) nr. 2052/88 bedoelde en door de lidstaten beheerde vormen van bijstandsverlening.
Artikel 2
1. De beheers- en controlesystemen van de lidstaten moeten:
a) in overeenstemming met de doelstellingen van goed financieel beheer de goede uitvoering van de vormen van bijstandsverlening waarborgen;
b) de deugdelijkheid van verzoeken om betaling van voorschotten of van saldi op basis van daadwerkelijk verrichte uitgaven met voldoende zekerheid vaststellen;
c) een toereikend controletraject bieden;
d) de verschillende verantwoordelijkheden vastleggen en met name aangeven welke controles op de verschillende niveaus worden verricht om deugdelijke certificeringen te waarborgen;
e) het onderkennen van eventuele, aan de uitvoering van acties en projecten verbonden gebreken of risico's vergemakkelijken;
f) bijsturingsmaatregelen treffen om bij de uitvoering van projecten, met name wat het financieel beheer betreft, onderkende gebreken, risico's of onregelmatigheden weg te nemen.
2. Onder "toereikend controletraject" wordt in de zin van deze verordening verstaan, een traject op grond waarvan het mogelijk is:
a) de aan de Commissie opgegeven gecertificeerde totaalbedragen met de individuele uitgavenstaten en met bewijsstukken op de diverse administratieve niveau's en bij de diverse eindbegunstigden te vergelijken;
b) de toewijzing en de overdrachten van beschikbare communautaire en nationale middelen te verifiëren.
3. Bijlage I behelst een indicatieve lijst van de voor de vaststelling van een toereikend controletraject vereiste informatie.
Artikel 3
1. De lidstaten richten controles van de projecten of acties in, hierna "controles" genaamd, volgens een geëigende steekproefmethode, met name om:
a) de effectiviteit van de beheers- en controlesystemen na te gaan;
b) selectief, op basis van risicoanalyse, op de verschillende betrokken niveaus gedane uitgavenaangiften te verifiëren.
2. De controles die vóór de beëindiging van iedere vorm van bijstandsverlening worden uitgevoerd, hebben betrekking op ten minste 5 % van de totale, voor bijstand in aanmerking komende uitgaven en op een representatieve steekproef van de goedgekeurde projecten of acties, waarbij met het bepaalde in lid 3 rekening wordt gehouden.
Voor vormen van bijstandsverlening die vóór de inwerkingtreding van deze verordening zijn goedgekeurd, mag het percentage proportioneel worden verlaagd.
De lidstaten streven ernaar de controles gelijkmatig over de betrokken periode te spreiden.
3. Bij de samenstelling van de steekproef van aan een controle te onderwerpen projecten of acties wordt rekening gehouden met:
a) de behoefte aan een adequate verhouding tussen projecten en acties wat type en omvang betreft;
b) eventuele risicofactoren die naar aanleiding van nationale of communautaire controles zijn onderkend;
c) de concentratie van projecten bij bepaalde uitvoerende autoriteiten of eindbegunstigden, zodat, alvorens elke vorm van bijstandsverlening wordt afgesloten, de belangrijkste uitvoerende autoriteiten en eindbegunstigden aan ten minste één controle worden onderworpen.
Artikel 4
De lidstaten streven ernaar bij de in artikel 3 bedoelde controles na te gaan of:
a) de beheers- en controlesystemen in de praktijk worden toegepast en effectief zijn;
b) er voor een adequaat aantal boekhoudposten bij de eindbegunstigde en bij de intermediaire autoriteiten overeenstemming tussen de boekingen en de stukken waarop zij betrekking hebben, bestaat;
c) er een toereikend controletraject bestaat;
d) voor een adequaat aantal uitgavenposten, de aard en het tijdstip van de betrokken uitgaven (vastleggingen en betalingen) met de communautaire voorschriften, met de goedgekeurde fysieke specificaties van het project en met de daadwerkelijk uitgevoerde werkzaamheden in overeenstemming zijn;
e) het gebruik of het voorgenomen gebruik van het project overeenstemt met hetgeen in de aanvraag voor medefinanciering door de Gemeenschap was beschreven;
f) de financiële bijdragen van de Gemeenschap de in artikel 13 van Verordening (EEG) nr. 2052/88 en andere toepasselijke communautaire bepalingen vastgestelde grenzen niet overschrijden en zonder kortingen of ongerechtvaardigde vertragingen aan de eindbegunstigden zijn betaald;
g) de overeenkomstige financiële bijdrage van de lidstaat daadwerkelijk beschikbaar is gesteld;
h) de medegefinancierde acties zijn uitgevoerd in overeenstemming met het bepaalde in artikel 7, lid 1, van Verordening (EEG) nr. 2052/88.
Artikel 5
De controles dienen uit te wijzen of geconstateerde problemen een systemisch karakter vertonen hetgeen een risico inhoudt voor andere projecten waarbij dezelfde eindbegunstigde is betrokken of die door dezelfde uitvoerende autoriteiten worden beheerd; tevens moeten daarbij de oorzaken van die situaties worden nagegaan en worden vastgesteld of eventueel nader onderzoek dient te worden verricht en of bijstellingen of preventieve maatregelen nodig zijn.
Artikel 6
Elke lidstaat en de Commissie plegen ten minste éénmaal per jaar overleg om hun programma's van controles op elkaar af te stemmen teneinde het nuttig effect van de middelen die op nationaal en op Gemeenschapsniveau voor controles worden ingezet, zo groot mogelijk te doen zijn. Dit overleg bestrijkt tevens de toe te passen risicoanalysetechnieken en voorts worden daarbij recente controles, verslagen en mededelingen van nationale autoriteiten, van de Commissie en van de Rekenkamer in aanmerking genomen.
Artikel 7
1. De lidstaten dragen ervoor zorg dat kennelijke onregelmatigheden die naar aanleiding van nationale of communautaire controles zijn gemeld, worden onderzocht en op passende wijze worden afgehandeld.
2. Indien binnen zes maanden na aan de uitvoerende autoriteit te zijn gemeld, een kennelijke onregelmatigheid niet op passende wijze is afgehandeld, brengt de lidstaat de Commissie van die situatie op de hoogte, voorzover dit niet reeds op grond van Verordening (EG) nr. 1681/94 is geschied.
3. Voor de doeleinden van de leden 1 en 2 wordt onder "op passende wijze afgehandeld", verstaan, dat de eindbegunstigde of de uitvoerende autoriteit de geëigende, voor de controle in de lidstaat verantwoordelijke persoon of instantie met toereikend bewijsmateriaal aantoont dat de kennelijke onregelmatigheid niet bestaat of is gecorrigeerd.
Indien een onregelmatigheid van systemische aard is, wordt onder "op passende wijze afgehandeld" voorts verstaan dat de nodige maatregelen worden vastgesteld om de bij de controles niet afzonderlijk onderkende gevallen te corrigeren en herhaling ervan te voorkomen.
4. Het in lid 3 bedoelde bewijs kan bestaan uit afschriften van de boekhouding, stavingsbescheiden of enig ander dienstig bewijsmateriaal.
Artikel 8
1. Uiterlijk op het tijdstip waarop het verzoek om betaling van het eindsaldo en de laatste uitgavenaangifte voor elke vorm van bijstandsverlening worden ingediend, doen de lidstaten de Commissie een door een van de uitvoerende dienst onafhankelijke persoon of instantie opgestelde verklaring toekomen waarvan ter indicatie een model in bijlage II is opgenomen. In deze verklaring worden de bevindingen van de in de afgelopen jaren verrichte controleonderzoeken samengevat en wordt een algemene conclusie getrokken inzake de deugdelijkheid van het verzoek om betaling van het eindsaldo en inzake de rechtmatigheid en de regelmatigheid van de verrichtingen waarop de laatste uitgavenaangifte betrekking heeft.
2. Indien het wegens het bestaan van belangrijke tekortkomingen in het beheer of de controle, of wegens de hoge frequentie van de onregelmatigheden niet mogelijk is over de deugdelijkheid van het verzoek om betaling van het eindsaldo en de laatste uitgavenaangifte een gunstig algemeen oordeel uit te brengen, wordt zulks in de verklaring gemeld en worden daarin de omvang van het probleem en de financiële gevolgen ervan geraamd.
De Commissie kan in een dergelijk geval met het oog op de identificering van onregelmatigheden en de correctie ervan binnen een bepaalde termijn, verzoeken een aanvullende controle uit te voeren.
Artikel 9
De lidstaten lichten de Commissie jaarlijks uiterlijk op 30 juni en voor het eerst uiterlijk op 30 juni 1998 in over de wijze waarop deze verordening in het vorige kalenderjaar is toegepast, met bijzondere aandacht voor het bepaalde in artikel 2, en verstrekken, in voorkomend geval, aanvullingen op of bijwerkingen van de bij artikel 23, lid 1, tweede alinea, van Verordening (EEG) nr. 4253/88 verlangde beschrijving van hun beheers- en controlesystemen.
Artikel 10
De Commissie en de lidstaten werken samen om te waarborgen dat de doelstellingen van deze verordening worden bereikt in het kader van de met elke lidstaat opgestelde administratieve regeling.
Artikel 11
Voor vormen van bijstandsverlening waarbij verscheidene lidstaten of begunstigden in meer dan één lidstaat zijn betrokken, verlenen de betrokken lidstaten en de Commissie elkaar wederzijds de administratieve bijstand die ter waarborging van een adequate controle nodig is.
Artikel 12
1. De personen of instanties die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van voor de Gemeenschap medegefinancierde acties, dragen ervoor zorg dat aan de voor de controle verantwoordelijke functionarissen of andere daartoe gemachtigde personen alle voor de controle dienstige documenten en boekingsbescheiden worden verstrekt.
2. De voor de controle verantwoordelijke functionarissen of andere daartoe gemachtigde personen zijn gerechtigd de overlegging te vragen van uittreksels of afschriften van de in lid 1 bedoelde documenten en boekingsbescheiden.
Artikel 13
De naar aanleiding van controles verzamelde inlichtingen worden beschermd door de verplichting tot geheimhouding, overeenkomstig de desbetreffende bepalingen van het nationale en het Gemeenschapsrecht. De betrokken inlichtingen mogen slechts aan diegenen worden medegedeeld die daarvan uit hoofde van hun functie in de lidstaten of in de instellingen van de Gemeenschap voor de vervulling van hun taken kennis moeten nemen.
Artikel 14
Functionarissen van de Commissie hebben, in overeenstemming met de relevante wetgeving van de lidstaten, toegang tot alle documenten die worden opgesteld met het oog op of in aansluiting op controles die overeenkomstig deze verordening worden verricht, en tot de beschikbare gegevens, waaronder die welke in gegevensverwerkingssystemen zijn opgeslagen.
Artikel 15
Deze verordening belet de lidstaten geenszins striktere nationale controlebepalingen toe te passen dan die welke in deze verordening zijn vervat.
Artikel 16
De controles die op grond van Verordening (EEG) nr. 3508/92 van de Raad (6) en Verordening (EEG) nr. 3887/92 van de Commissie (7) worden verricht, mogen, in zoverre zij betrekking hebben op het EOGFL, afdeling Oriëntatie, tevens worden beschouwd als op grond van de onderhavige verordening verrichte controles.
Artikel 17
Deze verordening treedt in werking op de twintigste dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.
Artikel 8 is van toepassing met ingang van 1 januari 1998.
Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.
Gedaan te Brussel, 15 oktober 1997.