Rozhodnutí Komise
ze dne 18. prosince 2001,
kterým se stanoví prováděcí pravidla k rozhodnutí Rady 2000/596/ES, pokud jde o řídící a kontrolní systémy a o postupy pro provádění finančních oprav v rámci akcí spolufinancovaných z Evropského fondu pro uprchlíky
(oznámeno pod číslem K(2001) 4372)
(2002/307/ES)
KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství,
s ohledem na rozhodnutí Rady 2000/596/ES ze dne 28. září 2000 o zřízení Evropského fondu pro uprchlíky [1], a zejména na článek 24 uvedeného rozhodnutí,
po konzultaci s výborem zřízeným čl. 21 odst. 1 rozhodnutí 2000/596/ES,
vzhledem k těmto důvodům:
(1) Aby členské státy zajistily řádné finanční řízení pomoci poskytované z Evropského fondu pro uprchlíky (dále jen "fond"), musí stanovit obecné zásady organizace úkolů orgánu příslušného pro provádění spolufinancovaných akcí.
(2) Aby členské státy zajistily využití finančních prostředků Společenství v souladu se zásadami řádného finančního řízení, musí zavést řídící a kontrolní systémy, které zajistí dostatečný revizní záznam, a poskytovat Komisi veškerou pomoc, kterou bude potřebovat k provádění kontrol, zvláště namátkových kontrol.
(3) Aby se zajistilo účinné a řádné využívání finančních prostředků Společenství, je třeba stanovit jednotná kritéria pro kontroly prováděné členskými státy podle článku 18 rozhodnutí 2000/596/ES.
(4) Aby se zajistilo jednotné zacházení s prohlášeními o výdajích, pro které je požadována pomoc z fondu podle čl. 17 odst. 2 rozhodnutí 2000/596/ES, je třeba vypracovat vzorové prohlášení o výdajích.
(5) Aby bylo umožněno vracení neoprávněně vyplacených částek podle čl. 18 odst. 1 rozhodnutí 2000/596/ES, je zapotřebí, aby členské státy informovaly Komisi o zjištěných nesrovnalostech a o průběhu správního nebo soudního řízení.
(6) Podle čl. 19 odst. 1 rozhodnutí 2000/596/ES musí členské státy provádět požadované finanční opravy v návaznosti na individuální nebo systémové nesrovnalosti formou úplného nebo částečného zrušení účasti Společenství. Aby bylo zajištěno jednotné provádění tohoto ustanovení v celém Společenství, je nutné stanovit pravidla pro určení oprav, které mají být provedeny, a stanovení povinnosti informovat Komisi.
(7) Pokud členský stát nesplní své povinnosti podle čl. 19 odst. 1 rozhodnutí 2000/596/ES nebo podle článku 18, může Komise sama provést opravy podle čl. 18 odst. 4 téhož rozhodnutí. Kdykoli je to možné a proveditelné, musí být částka opravy hodnocena na základě jednotlivých spisů a musí být rovna částce výdajů nesprávně vyúčtovaných fondu v souladu se zásadou proporcionality. Pokud není možné nebo proveditelné přesně vyčíslit finanční dopad nesrovnalosti nebo pokud by bylo zrušení všech dotyčných výdajů nepřiměřené, Komise by měla určit své opravy extrapolací nebo paušální sazbou podle rozsahu a finančního dopadu nesrovnalosti, které členský stát nezabránil nebo kterou nezjistil či neopravil.
(8) Měla by být stanovena určitá prováděcí pravidla pro finanční opravy stanovené v čl. 19 odst. 1 rozhodnutí 2000/596/ES a tatáž pravidla by měla být použitelná v případech uvedených v čl. 18 odst. 4 písm. b) téhož rozhodnutí.
(9) Musí být stanoveny úroky z prodlení, které je třeba vrátit spolu s neoprávněně přijatou částkou Komisi podle čl. 19 odst. 3 rozhodnutí 2000/596/ES.
(10) Toto rozhodnutí se použije, aniž jsou dotčena ustanovení o navrácení státní podpory podle článku 14 nařízení Rady (ES) č. 659/1999 ze dne 22. března 1999, kterým se stanoví prováděcí pravidla k článku 93 Smlouvy o ES [2].
(11) Toto rozhodnutí se použije, aniž je dotčeno nařízení Rady (Euratom, ES) č. 2185/96 ze dne 11. listopadu 1996 o kontrolách a inspekcích na místě prováděných Komisí za účelem ochrany finančních zájmů Evropských společenství proti podvodům a jiným porušením předpisů [3],
ROZHODLA TAKTO:
KAPITOLA I
OBLAST PŮSOBNOSTI A DEFINICE
Článek 1
Toto rozhodnutí stanoví prováděcí pravidla k rozhodnutí Rady 2000/596/ES, pokud jde o řídící a kontrolní systémy pro financování poskytované z Evropského fondu pro uprchlíky (dále jen "fond") a spravované členskými státy, a postup pro provádění finančních oprav použitelných na toto financování.
Článek 2
Pro účely tohoto rozhodnutí se rozumí:
a) "příslušným orgánem": orgán určený členským státem podle článku 7 rozhodnutí 2000/596/ES;
b) "zprostředkujícím subjektem": každý orgán veřejné správy nebo nevládní organizace, na který příslušný orgán přenese působnost k provádění podle článku 7 rozhodnutí 2000/596/ES.
KAPITOLA II
ŘÍDÍCÍ A KONTROLNÍ SYSTÉMY
Článek 3
1. Při provádění čl. 18 odst. 1 písm. c) rozhodnutí 2000/596/ES udělí členské státy pokyny orgánu a zprostředkujícímu subjektu, na které byla přenesena působnost.
Aniž je dotčen čl. 18 odst. 1 rozhodnutí 2000/596/ES, týkají se pokyny organizace řídících a kontrolních systémů nezbytných k zajištění přesnosti, zákonnosti a způsobilosti žádostí o financování Společenstvím a odvolávají se na obecně uznávaná pravidla řádné správní praxe stanovená v příloze I.
2. Jsou-li všechny úkoly příslušného orgánu nebo některé z nich jsou přeneseny na zprostředkující subjekt, stanoví pokyny uvedené v odstavci 1 prováděcí pravidla pro:
a) jasné vymezení a rozdělení úkolů, zejména pokud jde o řízení, platby a kontroly a ověřování souladu s
i) podmínkami stanovenými v rozhodnutích Komise, kterými se schvalují žádosti o spolufinancování uvedené v článku 8 rozhodnutí 2000/596/ES;
ii) pravidly pro způsobilost výdajů stanovenými v příloze 1 rozhodnutí Komise 2001/275/ES [4] a
iii) politikami a akcemi Společenství, zvláště těmi, které se týkají pravidel hospodářské soutěže, veřejných zakázek, ochrany a zlepšování životního prostředí, odstraňování nerovností a podpory rovnosti mužů a žen;
b) zavádění účinných systémů, které zajistí uspokojivý výkon pravomocí zprostředkujících subjektů, a
c) poskytování informací příslušnému orgánu o účinném plnění jejich úkolů a popisu použitých prostředků.
3. Podle čl. 18 odst. 1 písm. b) rozhodnutí 2000/596/ES sdělí členské státy nejpozději do dvou měsíců od nabytí účinku tohoto rozhodnutí Komisi kromě informací obsažených v první žádosti o spolufinancování popis řídících a kontrolních systémů, které zavedly, a všech plánovaných zlepšení, se zvláštním přihlédnutím k obecně uznávaným pravidlům řádné správní praxe stanoveným v příloze I.
Tento popis musí zahrnovat následující údaje o každém příslušném orgánu:
a) úkoly orgánu, jež mu byly přiděleny;
b) rozdělení těchto úkolů v rámci příslušného orgánu nebo zprostředkujícího subjektu takovým způsobem, aby byly od sebe dostatečně odděleny řídící, platební a kontrolní úkoly, s cílem zajistit řádné finanční řízení;
c) údaje o všech případných zprostředkujících subjektech;
d) postupy pro příjem, ověřování a potvrzování žádostí o platby a schvalování a platbu výdajů a jejich zaúčtování;
e) předpisy upravující vnitřní účetní kontroly nebo obdobné postupy.
4. Komise posoudí ve spolupráci s členskými státy řídící a kontrolní systémy a poukáže na případné nedostatky týkající se průhlednosti kontrol činnosti fondu a plnění povinností Komise podle článku 274 Smlouvy o ES.
Článek 4
1. Řídící a kontrolní systémy členských států zajistí dostatečný revizní záznam.
2. Revizní záznam se považuje za dostatečný, pokud umožňuje:
a) srovnání souhrnných účtů předkládaných Komisi s jednotlivými záznamy o výdajích a podklady uchovávanými na různých správních úrovních a konečnými příjemci včetně subjektů nebo podniků provádějících projekty a
b) ověření rozdělení a převodů dostupných finančních prostředků Společenství a vnitrostátních finančních prostředků.
Orientační popis požadavků na údaje týkající se dostatečného revizního záznamu je uveden v příloze II.
3. Příslušný orgán zavede postupy, kterými se zajistí vedení záznamu o místě uložení všech dokladů týkajících se jednotlivých plateb uskutečněných v rámci dotčeného vnitrostátního prováděcího programu a možnost předložení dokladů k nahlédnutí na vyžádání:
a) pracovníků orgánu příslušného pro zpracování žádostí o platbu;
b) vnitrostátních kontrolních orgánů, které provádějí kontroly požadované podle čl. 5 odst. 1 tohoto rozhodnutí;
c) odboru nebo útvaru příslušného orgánu pověřeného potvrzováním žádostí o prozatímní a konečnou platbu podle článku 17 rozhodnutí 2000/596/ES a
d) úředníků a zmocněných zástupců Komise a Evropského účetního dvora.
Úředníci a zástupci odpovědní za kontrolu nebo zmocnění k tomuto účelu mohou požadovat kopie dokladů uvedené v tomto odstavci.
4. Po dobu pěti let ode dne, kdy Komise vyplatí konečný zůstatek na jakýkoli projekt, uchovávají příslušné orgány pro potřeby Komise na obecně přijímaných nosičích dat veškeré podklady, tj. originály nebo ověřené kopie, které se týkají výdajů a kontrol dotyčného projektu. Tato doba se přerušuje v případě soudního řízení nebo na základě řádně odůvodněné žádosti Komise.
Článek 5
1. Členské státy organizují vhodné namátkové kontroly projektů, které mají za cíl zejména:
a) prověřit řádné fungování stávajících řídících a kontrolních systémů;
b) selektivně prověřit, na základě analýzy rizik, prohlášení o výdajích učiněná na různých dotčených úrovních.
2. Kontroly se týkají nejméně 20 % celkových způsobilých výdajů na každý vnitrostátní prováděcí program a reprezentativní vzorek schválených projektů s přihlédnutím k požadavkům odstavce 3. Členské státy zajistí vhodné oddělení kontrol od prováděcích nebo platebních postupů týkajících se projektů.
3. Vybrané projekty jsou identifikovány, je popsána metoda výběru vzorků a vypracována zpráva o výsledcích všech inspekcí a opatřeních přijatých ohledně zjištěných odchylek nebo nesrovnalostí.
4. Vzorek projektů vybraných ke kontrole
a) zahrnuje vhodnou kombinaci projektů odlišného druhu a rozsahu;
b) přihlíží ke všem rizikovým faktorům, které byly zjištěny při vnitrostátních kontrolách nebo kontrolách Společenství;
c) zohledňuje soustředění projektů u určitých příjemců grantů, aby hlavní příjemci podléhali alespoň jedné kontrole před uzavřením každého jednotlivého vnitrostátního prováděcího programu.
Článek 6
Při provádění kontrol členské státy prověřují:
a) účinné používání řídících a kontrolních systémů;
b) u přiměřeného počtu účetních záznamů, zda tyto záznamy odpovídají podkladům, které uchovávají zprostředkující subjekty, na které příslušný orgán přenesl určité povinnosti spojené s prováděním, příjemci grantů a případně jiné subjekty nebo podniky zapojené do provádění projektu;
c) zda je revizní záznam dostatečný;
d) zda povaha a datum položek výdajů odpovídají požadavkům Společenství, požadavkům stanoveným v rámci vnitrostátního výběrového řízení, smluvním podmínkám nebo podmínkám aktu, kterým se poskytuje podpora, a skutečně provedeným pracím;
e) zda použití nebo zamýšlené použití projektu je v souladu s cíli stanovenými ve vnitrostátním prováděcím programu uvedeném v článku 8 rozhodnutí 2000/596/ES;
f) zda finanční podpora Společenství nepřekračuje hranice stanovené v článku 13 rozhodnutí 2000/596/ES nebo v jiných použitelných předpisech Společenství a zda jsou vypláceny příjemcům bez jakéhokoliv krácení nebo zpoždění;
g) zda bylo skutečně poskytnuto vhodné vnitrostátní spolufinancování a
h) zda spolufinancované projekty byly prováděny v souladu s požadavky článku 4 a čl. 9 odst. 1 rozhodnutí 2000/596/ES.
Článek 7
Kontroly zjišťují, zda mají jakékoli zjištěné obtíže systémový ráz a představují tudíž riziko pro další projekty prováděné stejným příjemcem grantu nebo spravované stejným řídícím orgánem. Kontroly rovněž určují příčiny takových situací, případná další šetření, která mohou být potřebná, a nápravná a preventivní opatření.
Článek 8
Členské státy ve zprávě uvedené v čl. 20 odst. 2 rozhodnutí 2000/596/ES každoročně informují Komisi o tom, jak v předchozím roce uplatňovaly články 5, 6 a 7 tohoto rozhodnutí, přičemž v případě potřeby doplní nebo aktualizují popis uvedený v čl. 4 odst. 2.
Článek 9
V případě forem pomoci, kterých se účastní více než jeden členský stát nebo jejíž příjemci jsou usazeni ve více než jednom členském státě, dotyčné členské státy a Komise se dohodnou na správní pomoci nezbytné pro zajištění řádné kontroly.
KAPITOLA III
PROHLÁŠENÍ O VÝDAJÍCH
Článek 10
1. Prohlášení o výdajích potvrzuje podle vzoru uvedeného v příloze IV osoba nebo útvar v rámci platebního subjektu, jehož činnost je nezávislá na všech útvarech, které schvalují žádosti.
2. Příslušný orgán pro všechny výdaje, které oznámí Komisi, poskytne ujištění o tom, že vnitrostátní prováděcí programy jsou řízeny v souladu se všemi platnými předpisy Společenství a že finanční prostředky jsou používány v souladu se zásadami řádného finančního řízení. Toto ujištění potvrzuje, že žádost o spolufinancování zahrnuje pouze výdaje,
a) které skutečně vynaložili příjemci grantů stanovení v čl. 2 písm. d) rozhodnutí 2001/275/ES v době způsobilosti programu, jak je stanovena v rozhodnutích, kterými se schvalují žádosti o spolufinancování, a
b) které se vztahují k projektům, jež byly vybrány ke spolufinancování dotyčným vnitrostátním prováděcím programem podle stanovených výběrových kritérií a postupů a jež po celou dobu, kdy výdaje vznikaly, splňovaly pravidla Společenství.
3. Po skončení programu předloží členský stát do šesti měsíců závěrečné prohlášení uvedené v příloze IV. Pokud tak členský stát neučiní, Komise automaticky uzavře program a stáhne související rozpočtové položky.
4. Dříve než příslušný orgán předloží žádost Komisi, prověří přiměřenost provedených kontrol. Provedená práce je podrobně popsána v závěrečné zprávě uvedené v čl. 20 odst. 3 rozhodnutí 2000/596/ES. Kontroly se týkají materiálních hledisek a účinnosti projektů, jakož i jejich finančních a účetních hledisek.
KAPITOLA IV
FINANČNÍ OPRAVY PROVÁDĚNÉ ČLENSKÝMI STÁTY
Článek 11
1. Šetření podle čl. 19 odst. 1 rozhodnutí 2000/296/ES se v případě systémových nesrovnalostí vztahuje na všechny akce, které mohou být dotčeny.
2. Při rušení celého příspěvku Společenství nebo jeho části berou členské státy v úvahu povahu a závažnost nesrovnalostí a finanční ztrátu fondu.
3. Členské státy informují Komisi v příloze ke zprávě uvedené v čl. 20 odst. 2 rozhodnutí 2000/596/ES o všech řízeních o zrušení pomoci zahájených v průběhu předcházejícího roku.
Článek 12
1. V případě, že musí být po zrušení příspěvku Společenství podle čl. 18 odst. 1 písm. g) rozhodnutí 2000/596/ES částky vráceny, zahájí příslušný útvar nebo subjekt postup vracení a informuje o tom příslušný orgán. Informace o vracení se předají Komisi a vedou se účty v souladu s článkem 13 tohoto rozhodnutí.
2. Členské státy ve zprávě uvedené v čl. 20 odst. 2 rozhodnutí 2000/596/ES informují Komisi o tom, jak rozhodly, nebo navrhnou nové použití zrušených finančních prostředků.
Článek 13
Příslušný orgán vede záznamy o splatných částkách z již provedených plateb pomoci Společenství a zajistí, aby byly částky bez prodlení vráceny. Po vrácení příslušný orgán sníží své další prohlášení o výdajích určené Komisi o částku rovnající se vrácenému obnosu nebo, pokud tato částka nestačí, uhradí částku Společenství. Splatné částky se úročí ode dne jejich splatnosti úrokovou sazbou stanovenou v článku 94 nařízení Komise (Euratom, ESUO, ES) č. 3418/93 ze dne 9. prosince 1993, kterým se stanoví prováděcí pravidla k některým ustanovením finančního nařízení [5] ze dne 21. prosince 1977, naposledy pozměněného nařízením (ES) č. 1687/2001 [6], k prvnímu pracovnímu dni v měsíci, ve kterém je dluh splatný.
Současně s předložením zprávy uvedené v čl. 20 odst. 2 rozhodnutí 2000/596/ES předají členské státy Komisi seznam zjištěných nesrovnalostí, v němž uvedou částky, které byly nebo mají být vráceny, popřípadě všechna správní nebo soudní řízení zahájená za účelem vrácení neoprávněně vyplacených částek.
KAPITOLA V
FINANČNÍ OPRAVY PROVÁDĚNÉ KOMISÍ
Článek 14
1. Výše finančních oprav prováděných Komisí podle čl. 18 odst. 4 písm. b) rozhodnutí 2000/596/ES u jednotlivých nebo systémových nesrovnalostí se oceňuje, pokud je to možné a proveditelné, na základě jednotlivých spisů a rovná se částce výdajů nesprávně uplatněných u fondu, při dodržení zásady proporcionality.
2. Pokud není možné nebo proveditelné přesně vyčíslit částku neoprávněných výdajů nebo pokud by zrušení všech dotčených výdajů bylo nepřiměřené, založí Komise své finanční opravy na:
a) extrapolaci, pro kterou použije reprezentativní vzorek transakcí podobné povahy nebo
b) paušální sazbě, a v takovém případě vyhodnotí závažnost porušení pravidel a rozsah a finanční důsledky zjištěné nesrovnalosti.
3. Pokud Komise založí své stanovisko na skutečnostech zjištěných auditory nepříslušejícími k útvarům Komise, vyvodí své vlastní závěry ohledně finančních důsledků po posouzení opatření přijatých dotyčným členským státem podle čl. 18 odst. 1 rozhodnutí 2000/596/ES.
4. Lhůta, ve které může dotyčný členský stát odpovědět na žádost podle čl. 18 odst. 3 rozhodnutí 2000/596/ES, činí dva měsíce. V řádně odůvodněných případech může Komise schválit delší lhůtu.
5. Pokud Komise navrhuje finanční opravy stanovené na základě extrapolace nebo paušální sazby, dostane členský stát příležitost prokázat na základě přezkoumání daného spisu, že skutečný rozsah nesrovnalostí byl menší, než vyhodnotila Komise. Po dohodě s Komisí může členský stát omezit rozsah tohoto přezkumu na vhodnou poměrnou část nebo vzorek daného spisu. S výjimkou řádně odůvodněných případů nesmí doba povolená pro takové přezkoumání překročit další dva měsíce od uplynutí lhůty dvou měsíců uvedené v odstavci 4. Komise přihlíží ke všem důkazům, které členský stát ve stanovených lhůtách předloží.
6. Pokud Komise pozastaví platby podle čl. 19 odst. 2 rozhodnutí 2000/596/ES nebo pokud po uplynutí lhůty uvedené v odstavci 4 trvají důvody pro pozastavení nebo dotyčný členský stát nesdělil Komisi opatření přijatá k nápravě nesrovnalostí, použije se čl. 18 odst. 4 rozhodnutí 2000/596/ES.
7. Pokyny k zásadám, kritériím a orientačním sazbám, které mají útvary Komise používat při určování paušálních oprav, jsou stanoveny v příloze III tohoto rozhodnutí.
Článek 15
1. Každá částka, která má být vrácena Komisi podle čl. 19 odst. 3 rozhodnutí 2000/596/ES, musí být uhrazena přede dnem splatnosti uvedeným v inkasním příkazu vydaném v souladu s článkem 28 finančního nařízení ze dne 21. prosince 1977 [7]. Tímto dnem splatnosti je poslední den druhého měsíce následujícího po dni vydání příkazu.
2. Každým prodlením při navrácení částky vzniká nárok na úrok z prodlení, který se začíná počítat ode dne splatnosti uvedeného v odstavci 1 a končí dnem skutečného navrácení. Platná úroková sazba je sazba uvedená v článku 13 tohoto rozhodnutí.
3. Finanční opravou na základě čl. 19 odst. 2 rozhodnutí 2000/596/ES není dotčena povinnost členského státu požadovat zpět částky podle čl. 18 odst. 1 písm. g) rozhodnutí 2000/596/ES a čl. 12 odst. 1 tohoto rozhodnutí a požadovat zpět státní podporu podle článku 14 nařízení (ES) č. 659/1999.
KAPITOLA VI
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 16
Žádné ustanovení tohoto rozhodnutí nebrání členským státům používat přísnější vnitrostátní právní pravidla, než která jsou v něm předepsána.
Článek 17
Toto rozhodnutí je určeno členským státům.
V Bruselu dne 18. prosince 2001.
Beschikking van de Commissie
van 18 december 2001
houdende bepalingen voor de toepassing van Beschikking 2000/596/EG van de Raad met betrekking tot de beheers- en controlesystemen alsmede met betrekking tot de procedures inzake financiële correcties in het kader van door het Europees Vluchtelingenfonds medegefinancierde acties
(kennisgeving geschied onder nummer C(2001) 4372)
(2002/307/EG)
DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,
Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,
Gelet op Beschikking 2000/596/EG van de Raad van 28 september 2000 tot instelling van een Europees Vluchtelingenfonds(1), en met name op artikel 24,
Na raadpleging van het bij artikel 21, lid 1, van Beschikking 2000/596/EG ingestelde comité,
Overwegende hetgeen volgt:
(1) Teneinde een goed financieel beheer van de uit hoofde van het Europees Vluchtelingenfonds (hierna "het Fonds") toegekende bijstand te waarborgen, moeten de lidstaten richtsnoeren vaststellen betreffende de organisatie van de functies van de autoriteit die verantwoordelijk is voor de tenuitvoerlegging van de medegefinancierde acties.
(2) Teneinde te waarborgen dat de communautaire middelen overeenkomstig de beginselen van goed financieel beheer worden gebruikt, moeten de lidstaten beheers- en controlesystemen toepassen die een toereikend controlespoor bieden en moeten zij de Commissie alle medewerking verlenen die nodig is voor het verrichten van controles, onder meer door middel van steekproeven.
(3) Om een doeltreffend en regelmatig gebruik van de communautaire middelen te waarborgen, moeten uniforme criteria worden opgesteld voor de controles die door de lidstaten overeenkomstig artikel 18 van Beschikking 2000/596/EG worden verricht.
(4) Teneinde te zorgen voor een eenvormige behandeling van de staten van de uitgaven waarvoor op grond van artikel 17, lid 2, van Beschikking 2000/596/EG om de bijdrage van het Fonds wordt verzocht, moet een standaardmodel voor de uitgavendeclaratie worden vastgesteld.
(5) Teneinde het mogelijk te maken de ten onrechte uitgekeerde bedragen terug te vorderen overeenkomstig artikel 18, lid 1, van Beschikking 2000/596/EG, moet erin worden voorzien dat de lidstaten de Commissie in kennis stellen van de vastgestelde onregelmatigheden en van de inlichtingen over het verloop van de administratieve of gerechtelijke procedures in verband daarmee.
(6) Overeenkomstig artikel 19, lid 1, van Beschikking 2000/596/EG voeren de lidstaten de in verband met incidentele of structurele onregelmatigheden geboden financiële correcties uit door de communautaire bijdrage volledig of gedeeltelijk in te trekken. Voor een eenvormige toepassing van deze bepaling in de hele Gemeenschap moeten voorschriften worden vastgesteld inzake de bepaling van dergelijke correcties en inzake de verslaggeving aan de Commissie.
(7) Wanneer een lidstaat niet voldoet aan zijn verplichtingen op grond van artikel 19, lid 1, van Beschikking 2000/596/EG of aan zijn verplichtingen op grond van artikel 18 van die beschikking, kan de Commissie op grond van artikel 18, lid 4, van de beschikking zelf tot financiële correcties overgaan. Het bedrag van dergelijke correcties wordt, waar mogelijk en uitvoerbaar, bepaald op basis van individuele dossiers en is gelijk aan het bedrag van de uitgaven dat ten onrechte aan het Fonds in rekening is gebracht, met inachtneming van het evenredigheidsbeginsel. Wanneer een nauwkeurige kwantificering van de financiële gevolgen van de onregelmatigheid niet mogelijk of uitvoerbaar is, of wanneer het buitenproportioneel zou zijn de betrokken uitgaven volledig in te trekken, baseert de Commissie haar correcties op een extrapolatie of op een forfaitair percentage van de omvang en de financiële consequenties van de onregelmatigheid die de lidstaat heeft verzuimd te voorkomen, op te sporen of te corrigeren.
(8) Een aantal bepalingen voor de uitvoering van de in artikel 19, lid 1, van Beschikking 2000/596/EG bedoelde financiële correcties moeten worden verduidelijkt en er moet worden voorzien in de toepassing van deze bepalingen in de gevallen bedoeld in artikel 18, lid 4, onder b), van genoemde beschikking.
(9) De rentevoet van de moratoire rente die verschuldigd is voor ieder onverschuldigd betaald bedrag dat overeenkomstig artikel 19, lid 3, van Beschikking 2000/596/EG aan de Commissie moet worden terugbetaald, moet worden vastgesteld.
(10) Deze beschikking dient te gelden onverminderd de bepalingen betreffende de terugvordering van staatssteun die zijn vastgelegd in artikel 14 van Verordening (EG) nr. 659/1999 van de Raad van 22 maart 1999 tot vaststelling van nadere bepalingen voor de toepassing van artikel 93 van het EG-Verdrag(2).
(11) Deze beschikking dient te gelden onverminderd het bepaalde in Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 van de Raad van 11 november 1996 betreffende de controles en verificaties ter plaatse die door de Commissie worden uitgevoerd ter bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen tegen fraudes en andere onregelmatigheden(3),
HEEFT DE VOLGENDE BESCHIKKING GEGEVEN:
HOOFDSTUK I
TOEPASSINGSGEBIED EN DEFINITIES
Artikel 1
Bij deze beschikking worden uitvoeringsbepalingen van Beschikking 2000/596/EG vastgesteld met betrekking tot de beheers- en controlesystemen voor de bijstand die uit hoofde van het Europees Vluchtelingenfonds, hierna "het Fonds", wordt toegekend en door de lidstaten wordt beheerd, alsmede met betrekking tot de procedure inzake de financiële correctie van bedoelde bijstand.
Artikel 2
Voor de toepassing van deze beschikking wordt verstaan onder:
a) "verantwoordelijke autoriteit": iedere autoriteit die overeenkomstig artikel 7 van Beschikking 2000/596/EG door een lidstaat wordt benoemd;
b) "bemiddelende instantie": iedere overheidsdienst of niet-gouvernementele organisatie waaraan de verantwoordelijke autoriteit overeenkomstig artikel 7 van Beschikking 2000/596/EG uitvoeringsverantwoordelijkheden delegeert.
HOOFDSTUK II
BEHEERS- EN CONTROLESYSTEMEN
Artikel 3
1. Ingevolge artikel 18, lid 1, onder c), van Beschikking 2000/596/EG doen de lidstaten richtsnoeren toekomen aan de verantwoordelijke autoriteit en de bemiddelende instanties waaraan de verantwoordelijkheid voor de tenuitvoerlegging is gedelegeerd.
Onverminderd artikel 18, lid 1, van Beschikking 2000/596/EG betreffen de richtsnoeren de organisatie van beheers- en controlesystemen die nodig zijn om de gegrondheid, de regelmatigheid en de ontvankelijkheid van de verzoeken om communautaire bijstand vast te stellen en wordt erin verwezen naar de algemeen erkende normen inzake goede administratieve praktijken zoals omschreven in bijlage I bij deze beschikking.
2. Wanneer de taken van de verantwoordelijke autoriteit geheel of ten dele worden gedelegeerd aan bemiddelende instanties, worden in de in lid 1 bedoelde richtsnoeren met name de regels opgenomen voor:
a) een duidelijke taakomschrijving en -verdeling, met name wat betreft het beheer, de betaling, de controle en de verificatie van de conformiteit met
i) de voorwaarden die zijn gesteld in de besluiten van de Commissie tot goedkeuring van de in artikel 8 van Beschikking 2000/596/EG bedoelde verzoeken om medefinanciering,
ii) de in bijlage I bij Beschikking 2001/275/EG van de Commissie(4) vervatte regels inzake de subsidiabiliteit van uitgaven, en
iii) de communautaire beleidsmaatregelen en acties, met inbegrip van die inzake de mededingingsregels, de plaatsing van overheidsopdrachten, de bescherming en de verbetering van de kwaliteit van het milieu, het wegnemen van discriminatie en de bevordering van gelijke kansen voor mannen en vrouwen;
b) het opzetten van doeltreffende systemen om ervoor te zorgen dat de bemiddelende instanties hun bevoegdheden op bevredigende wijze uitoefenen; en
c) verslaggeving aan de verantwoordelijke autoriteit over de vervulling van hun taken en de aangewende middelen.
3. Overeenkomstig artikel 18, lid 1, onder b), van Beschikking 2000/596/EG verstrekken de lidstaten de Commissie uiterlijk twee maanden nadat deze beschikking in werking is getreden, ter aanvulling van de informatie in het eerste verzoek om medefinanciering, een beschrijving van de opgezette beheers- en controlesystemen en van de voorgenomen verbeteringen, waarbij in het bijzonder rekening wordt gehouden met de algemeen erkende en in bijlage I opgenomen normen voor goede administratieve praktijken.
Deze mededeling moet voor elke verantwoordelijke autoriteit de volgende informatie bevatten:
a) de taken die haar zijn toegewezen;
b) de taakverdeling waardoor binnen de verantwoordelijke autoriteit of de bemiddelende instantie wordt gezorgd voor een voldoende scheiding tussen de beheers-, betalings- en controlefuncties om een goed financieel beheer te garanderen;
c) de gegevens betreffende eventuele bemiddelende instanties;
d) de procedures voor het in ontvangst nemen, verifiëren en valideren van de verzoeken om betaling, alsmede de procedures voor het verstrekken van betalingsopdrachten, het verrichten van betalingen en het boeken van uitgaven;
e) de bepalingen betreffende interne audits of overeenkomstige procedures.
4. In samenwerking met de lidstaat onderzoekt de Commissie de beheers- en controlesystemen en geeft aan op welke wijze deze eventueel een belemmering vormen voor de doorzichtigheid van de controles van de werking van het Fonds en voor de vervulling door de Commissie van haar verantwoordelijkheden ingevolge artikel 274 van het EG-Verdrag.
Artikel 4
1. De beheers- en controlesystemen van de lidstaten zorgen voor een toereikend controlespoor.
2. Onder een toereikend controlespoor wordt verstaan een controlespoor op grond waarvan het mogelijk is:
a) de overeenstemming na te gaan van de aan de Commissie verstrekte gecertificeerde overzichtrekeningen met de afzonderlijke uitgavenstaten en met de tot staving daarvan dienende bewijsstukken die worden bewaard op de verschillende administratieve niveaus en bij de begunstigden van de subsidies, inclusief instanties of ondernemingen die de projecten uitvoeren, en
b) de toewijzing en de overmakingen van de beschikbare communautaire en nationale middelen te verifiëren.
Een indicatieve beschrijving van de voor een toereikend controlespoor noodzakelijke gegevens is opgenomen in bijlage II.
3. De verantwoordelijke autoriteit zorgt voor procedures die garanderen dat de plaats waar alle documenten worden bewaard die verband houden met bepaalde betalingen welke zijn verricht uit hoofde van het betrokken nationale uitvoeringsprogramma wordt geregistreerd en dat de documenten ter inspectie kunnen worden overgelegd op verzoek van:
a) het personeel van de met de behandeling van de verzoeken om betaling belaste autoriteit,
b) de nationale controleautoriteiten die de in artikel 5, lid 1, van deze beschikking bedoelde controles zullen uitvoeren,
c) de dienst of het orgaan van de verantwoordelijke autoriteit die/dat belast is met het certificeren van de verzoeken om tussentijdse betalingen en eindsaldobetalingen zoals bedoeld in artikel 17 van Beschikking 2000/596/EG, en
d) de ambtenaren en gemachtigde functionarissen van de Commissie en van de Europese Rekenkamer.
De met de controle belaste ambtenaren en functionarissen of andere daartoe gemachtigde personen kunnen verzoeken in het bezit te worden gesteld van afschriften van de in dit lid bedoelde bescheiden.
4. De verantwoordelijke autoriteiten houden gedurende de vijf jaren die volgen op de betaling door de Commissie van het eindsaldo voor een bijstandspakket alle bewijsstukken - hetzij de originele stukken, hetzij voor authentiek gewaarmerkte afschriften op algemeen aanvaarde gegevensdragers - van de met het bijstandspakket verband houdende uitgaven en controles ter beschikking van de Commissie. In geval van gerechtelijke vervolging of op een met redenen omkleed verzoek van de Commissie wordt deze termijn geschorst.
Artikel 5
1. De lidstaten voeren op grond van een adequate steekproef controles uit van de projecten, met name om:
a) te verifiëren of de opgezette beheers- en controlesystemen afdoende functioneren;
b) selectief, op basis van een risicoanalyse, de op de verschillende betrokken niveaus opgestelde uitgavendeclaraties te onderzoeken.
2. De uitgevoerde controles hebben betrekking op ten minste 20 % van de totale voor subsidie in aanmerking komende uitgaven voor ieder nationaal uitvoeringsprogramma en op een representatieve steekproef van de goedgekeurde projecten, met inachtneming van het bepaalde in lid 3. De lidstaten waarborgen een passende scheiding tussen deze controles en de uitvoerings- of betalingsprocedures betreffende de acties.
3. De geselecteerde projecten moeten worden gespecificeerd, de steekproefmethode moet worden beschreven en er moet een verslag worden opgesteld over de resultaten van alle inspecties en over de maatregelen die bij de vastgestelde afwijkingen en onregelmatigheden zijn genomen.
4. De steekproef van te controleren projecten moet:
a) projecten omvatten die naar aard en omvang voldoende gevarieerd zijn;
b) rekening houden met de risicofactoren die bij nationale of communautaire controles zijn vastgesteld;
c) een beeld geven van de concentratie van projecten bij bepaalde ontvangers van subsidies, zodat de belangrijkste begunstigden vóór de afsluiting van elke vorm van nationaal uitvoeringsprogramma aan ten minste één controle worden onderworpen.
Artikel 6
Bij de uitvoering van de controles gaan de lidstaten na of:
a) de beheers- en controlesystemen daadwerkelijk worden toegepast;
b) voor een toereikend aantal van de boekhoudbescheiden die worden bewaard bij de bemiddelende instanties waaraan de verantwoordelijke autoriteit bepaalde uitvoeringsbevoegdheden heeft gedelegeerd, de begunstigden van de subsidies en, in voorkomend geval, andere instanties of ondernemingen die projecten uitvoeren, overeenstemming bestaat met de bewijsstukken waarop deze betrekking hebben;
c) het controlespoor toereikend is;
d) de aard en het tijdstip van de uitgaven in overeenstemming zijn met de communautaire voorschriften, met de bij de nationale selectieprocedure vastgestelde voorschriften, met de bepalingen van de overeenkomst of van het besluit tot toekenning van de subsidie en met de werkelijk uitgevoerde acties;
e) het daadwerkelijke of voorgenomen doel van het project overeenstemt met de doelstellingen die zijn omschreven in het nationale uitvoeringsprogramma bedoeld in artikel 8 van Beschikking 2000/596/EG;
f) de financiële bijdragen van de Gemeenschap de grenzen die zijn vastgesteld in artikel 13 van Beschikking 2000/596/EG of in andere toepasselijke communautaire bepalingen niet overschrijden en daadwerkelijk en zonder korting of vertraging aan de begunstigden van de subsidies zijn betaald;
g) de overeenkomstige financiële bijdrage van de lidstaat daadwerkelijk beschikbaar is gesteld; en
h) de medegefinancierde projecten zijn uitgevoerd in overeenstemming met het bepaalde in artikel 4 en artikel 9, lid 1, van Beschikking 2000/596/EG.
Artikel 7
De controles dienen uit te wijzen of eventueel ondervonden problemen een systematisch karakter vertonen, hetgeen een risico inhoudt voor andere acties waarbij dezelfde begunstigde is betrokken of die door dezelfde autoriteit worden beheerd. Tevens moeten de oorzaken van deze situaties worden nagegaan en moet worden vastgesteld of er eventueel nader onderzoek dient te worden verricht en of preventieve of corrigerende maatregelen nodig zijn.
Artikel 8
De lidstaten stellen de Commissie jaarlijks, in het kader van het in artikel 20, lid 2, van Beschikking 2000/596/EG bedoelde verslag, in kennis van de wijze waarop zij de artikelen 5, 6 en 7 van deze beschikking in het voorgaande jaar hebben toegepast, en verstrekken daarnaast, in voorkomend geval, aanvullingen op of bijwerkingen van de in artikel 4, lid 2, bedoelde beschrijving van hun beheers- en controlesystemen.
Artikel 9
In geval van bijstandverlening waarbij verscheidene lidstaten of begunstigden in meer dan één lidstaat betrokken zijn, verlenen de betrokken lidstaten en de Commissie elkaar wederzijds de administratieve bijstand die nodig is om een adequate controle te waarborgen.
HOOFDSTUK III
UITGAVENDECLARATIES
Artikel 10
1. De certificaten betreffende de uitgavendeclaraties worden in de in bijlage IV voorgeschreven vorm opgesteld door een persoon of dienst binnen de voor de betalingen verantwoordelijke autoriteit, die functioneel onafhankelijk moet zijn van de diensten die de betalingen goedkeuren.
2. De verantwoordelijke autoriteit zorgt ervoor dat de nationale uitvoeringsprogramma's in verband met alle uitgaven die zij bij de Commissie declareert, worden beheerd overeenkomstig de volledige toepasselijke communautaire regelgeving en dat de gelden worden gebruikt in overeenstemming met de beginselen van goed financieel beheer. In deze verklaring moet de verzekering worden gegeven dat het verzoek om medefinanciering uitsluitend betrekking heeft op uitgaven:
a) die door de subsidieontvangers bedoeld in artikel 2, onder d), van Beschikking 2001/275/EG daadwerkelijk zijn gedaan tijdens de periode waarin het programma voor subsidie in aanmerking komt, welke is vastgesteld in de beschikkingen tot goedkeuring van de verzoeken om medefinanciering, en
b) die betrekking hebben op projecten die in het kader van het betrokken nationale uitvoeringsprogramma voor medefinanciering zijn geselecteerd volgens de voor de selectie vastgestelde criteria en procedures en die gedurende de hele periode waarin zij werden gedaan aan de communautaire voorschriften onderworpen zijn geweest.
3. Bij de voltooiing van het programma moet de definitieve uitgavendeclaratie waarin bijlage IV voorziet door de lidstaat binnen een termijn van zes maanden worden ingediend. Indien deze declaratie niet binnen deze termijn bij de Commissie is ingediend, wordt het programma automatisch door de Commissie afgesloten en worden de voor het programma vastgelegde kredieten geannuleerd.
4. Alvorens bij de Commissie een verzoek wordt ingediend verifieert de verantwoordelijke autoriteit of de uitgevoerde controles toereikend zijn. De verrichte werkzaamheden worden uitgebreid beschreven in het eindverslag bedoeld in artikel 20, lid 3, van Beschikking 2000/596/EG. De controles moeten zowel de fysieke aspecten en de doeltreffendheid als de financiële en boekhoudkundige aspecten van de projecten betreffen.
HOOFDSTUK IV
FINANCIËLE CORRECTIES DOOR DE LIDSTATEN
Artikel 11
1. Bij structurele onregelmatigheden moet het onderzoek op grond van artikel 19, lid 1, van Beschikking 2000/596/EG betrekking hebben op alle projecten waarop die onregelmatigheden van invloed kunnen zijn.
2. Wanneer een lidstaat de bijdrage van de Gemeenschap geheel of gedeeltelijk intrekt, moet hij rekening houden met de aard en de ernst van de onregelmatigheden en met het financiële verlies voor het Fonds.
3. De lidstaten zenden de Commissie als bijlage bij het in artikel 20, lid 2, van Beschikking 2000/596/EG bedoelde verslag, een lijst toe van de in het voorgaande jaar ingeleide intrekkingsprocedures.
Artikel 12
1. Wanneer bedragen naar aanleiding van een intrekking uit hoofde van artikel 18, lid 1, onder g), van Beschikking 2000/596/EG moeten worden teruggevorderd, leidt de bevoegde dienst of instantie de procedure daarvoor in en stelt de verantwoordelijke autoriteit daarvan in kennis. Teruggevorderde bedragen worden aan de Commissie gemeld en worden geboekt overeenkomstig artikel 13 van deze beschikking.
2. De lidstaten stellen de Commissie in het in artikel 20, lid 2, van Beschikking 2000/596/EG bedoelde verslag in kennis van hun beslissingen of voorstellen tot hergebruik van de ingetrokken bedragen.
Artikel 13
De verantwoordelijke autoriteit houdt een rekening bij van de terug te vorderen bedragen aan reeds betaalde communautaire bijstand en zorgt ervoor dat deze bedragen onverwijld worden ingevorderd. Na de invordering verlaagt de verantwoordelijke autoriteit haar eerstvolgende uitgavendeclaratie aan de Commissie met de ingevorderde bedragen, of, indien dit bedrag ontoereikend is, verricht zij een terugbetaling aan de Gemeenschap. Op de terug te vorderen bedragen wordt vanaf de vervaldag ervan rente berekend tegen de rentevoet die voor de eerste werkdag van de maand waarin de vervaldag van de schuldvordering valt is vastgesteld in artikel 94 van Verordening (Euratom, EGKS, EG) nr. 3418/93 van de Commissie van 9 december 1993 houdende uitvoeringsvoorschriften betreffende een aantal bepalingen van het Financieel Reglement van 21 december 1977(5), laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 1687/2001(6).
In het in artikel 20, lid 2, van Beschikking 2000/596/EG bedoelde verslag zenden de lidstaten de Commissie een overzicht toe van de ontdekte onregelmatigheden, met vermelding van de teruggevorderde of nog in te vorderen bedragen en, in voorkomend geval, van de administratieve en gerechtelijke procedures die zijn ingeleid om ten onrechte betaalde bedragen terug te vorderen.
HOOFDSTUK V
FINANCIËLE CORRECTIES DOOR DE COMMISSIE
Artikel 14
1. Het bedrag van de door de Commissie op grond van artikel 18, lid 4, onder b), van Beschikking 2000/596/EG toegepaste financiële correcties voor incidentele of structurele onregelmatigheden wordt, waar mogelijk en uitvoerbaar, op basis van individuele dossiers bepaald en is gelijk aan het bedrag van de uitgaven dat ten onrechte aan het Fonds in rekening is gebracht, met inachtneming van het evenredigheidsbeginsel.
2. Wanneer het niet mogelijk of uitvoerbaar is het bedrag van de onregelmatige uitgaven nauwkeurig te kwantificeren of wanneer het buitenproportioneel zou zijn de betrokken bedragen volledig in te trekken, stelt de Commissie de financiële correcties vast op basis van
a) een extrapolatie, waarvoor zij een representatieve steekproef van transacties met soortgelijke kenmerken gebruikt, of
b) een forfaitair percentage, in welk geval zij het belang van de inbreuk op de regels en de omvang en de financiële consequenties van de vastgestelde onregelmatigheid inschat.
3. Wanneer de Commissie haar standpunt baseert op feiten die zijn vastgesteld door andere auditeurs dan die van haar eigen diensten, trekt zij met betrekking tot de financiële consequenties haar eigen conclusies, na onderzoek van de op grond van artikel 18, lid 1, van Beschikking 2000/596/EG door de betrokken lidstaat genomen maatregelen.
4. De termijn waarbinnen de betrokken lidstaat kan reageren op een verzoek uit hoofde van artikel 18, lid 3, van Beschikking 2000/596/EG is vastgesteld op twee maanden. In naar behoren gemotiveerde gevallen kan de Commissie een langere periode toestaan.
5. Wanneer de Commissie een financiële correctie voorstelt op basis van extrapolatie of tegen een forfaitair percentage, wordt de lidstaat in de gelegenheid gesteld op grond van een onderzoek van de betrokken dossiers aan te tonen dat de werkelijke omvang van de onregelmatigheid kleiner was dan door de Commissie ingeschat. In overeenstemming met de Commissie mag de lidstaat de omvang van zijn onderzoek beperken tot een passend gedeelte of een passende steekproef van de betrokken dossiers. Behalve in naar behoren gemotiveerde gevallen kan de voor dit onderzoek toegestane aanvullende periode niet meer bedragen dan twee maanden volgend op de periode van twee maanden bedoeld in lid 4. De Commissie houdt rekening met al het door de lidstaat binnen de bovenvermelde termijnen verstrekte bewijsmateriaal.
6. In gevallen waarin de Commissie op grond van artikel 19, lid 2, van Beschikking 2000/596/EG betalingen heeft opgeschort of indien de motieven voor de opschorting na afloop van de in lid 4 bedoelde termijn blijven bestaan, of indien de betrokken lidstaat de Commissie niet in kennis heeft gesteld van de maatregelen die zijn genomen om de onregelmatigheden te corrigeren, is artikel 18, lid 4, van Beschikking 2000/596/EG van toepassing.
7. In bijlage III bij deze beschikking is een gedetailleerd overzicht opgenomen van de richtsnoeren betreffende de principes, de criteria en de indicatieve schalen die de diensten van de Commissie bij de vaststelling van financiële correcties moeten toepassen.
Artikel 15
1. Elke ingevolge artikel 19, lid 3, van Beschikking 2000/596/EG aan de Commissie te verrichten terugbetaling geschiedt vóór de datum die is vastgesteld in de inningsopdracht die is opgesteld overeenkomstig artikel 28 van het Financieel Reglement van 21 december 1977(7). Deze datum is de laatste dag van de tweede maand die volgt op de maand waarin de opdracht tot inning is gegeven.
2. Elke vertraging van de terugbetaling geeft aanleiding tot moratoire rente, te rekenen vanaf de in lid 1 bedoelde datum tot de datum van de feitelijke inning. De toegepaste rentevoet is die bedoeld in artikel 13 van deze beschikking.
3. Een financiële correctie op grond van artikel 19, lid 2, van Beschikking 2000/596/EG laat de verplichting van de lidstaat tot terugvordering van bedragen op grond van artikel 18, lid 1, onder g), van Beschikking 2000/596/EG en van artikel 12, lid 1, van deze beschikking, alsmede de bepalingen betreffende de terugvordering van staatssteun op grond van artikel 14 van Verordening (EG) nr. 659/1999 onverlet.
HOOFDSTUK VI
SLOTBEPALINGEN
Artikel 16
De bepalingen van deze beschikking beletten de lidstaten geenszins striktere nationale controlebepalingen toe te passen dan die welke in deze beschikking zijn vervat.
Artikel 17
Deze beschikking is gericht tot de lidstaten.
Gedaan te Brussel, 18 december 2001.