BESCHIKKING VAN DE COMMISSIE van 2 juli 1998 tot vaststelling van uitvoeringsbepalingen voor Beschikking nr. 888/98/EG van het Europees Parlement en de Raad houdende vaststelling van een communautair actieprogramma ter verbetering van de stelsels van indirecte belastingen van de interne markt (Fiscalis-programma) (kennisgeving geschied onder nummer C(1998) 1819) (98/467/EG)
DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,
Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,
Gelet op Beschikking nr. 888/98/EG van het Europees Parlement en de Raad van 30 maart 1998 houdende vaststelling van een communautair actieprogramma ter verbetering van de stelsels van indirecte belastingen van de interne markt (Fiscalis-programma) (1), inzonderheid op artikel 10,
Overwegende dat er bepaalde regelingen dienen te worden ingevoerd voor de organisatie van de uitwisselingen, studiebijeenkomsten en multilaterale controles waarvan sprake is in artikel 5 van voornoemde beschikking;
Overwegende dat het programma aan zoveel mogelijk ambtenaren ten goede dient te komen;
Overwegende dat deze uitwisselingen, studiebijeenkomsten en multilaterale controles zodanig moeten worden gepland en uitgevoerd dat deze een optimaal voordeel en rendement voor de Gemeenschap opleveren;
Overwegende dat er financiële bepalingen dienen te worden aangenomen ter verzekering van een goed financieel beheer en een doeltreffende controle van de kosten van de uitwisselingen, studiebijeenkomsten en multilaterale controles, waarvan sprake is in artikel 8 van voornoemde beschikking;
Overwegende dat er een regeling dient te worden getroffen om te waarborgen dat het programma voortdurend wordt beoordeeld, zoals voorzien in artikel 12 van voornoemde beschikking;
Overwegende dat de maatregelen die in deze beschikking zijn voorzien, in overeenstemming zijn met het advies van het Comité waarvan sprake is in artikel 11 van Beschikking nr. 888/98/EG,
HEEFT DE VOLGENDE BESCHIKKING GEGEVEN:
Artikel 1
Ter uitvoering van Beschikking nr. 888/98/EG houdende vaststelling van een communautair actieprogramma ter verbetering van de stelsels van indirecte belastingen van de interne markt (Fiscalis-programma) worden bepalingen vastgesteld inzake:
- de organisatie van uitwisselingen, studiebijeenkomsten en multilaterale controles;
- de financiële regeling voor de betaling en vergoeding van kosten in verband met de uitwisselingen, studiebijeenkomsten en multilaterale controles;
- de regeling voor de voortdurende beoordeling van uitwisselingen, studiebijeenkomsten en multilaterale controles.
Artikel 2
Elke lidstaat draagt er zorg voor dat hun vertegenwoordiger in het in artikel 11 van Beschikking nr. 888/98/EG bedoelde comité ("het comité") verantwoordelijk is voor de coördinatie van de toepassing van de bepalingen van deze beschikking door de betrokken lidstaat. Indien een lidstaat twee vertegenwoordigers heeft, zullen zij gezamenlijk hiervoor verantwoordelijk zijn.
TITEL I
ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 3
1. De lidstaten dragen er zorg voor dat hun ambtenaren regelmatig op de hoogte worden gesteld van de mogelijkheden die het Fiscalis-programma biedt.
2. De lidstaten dragen er zorg voor dat al hun ambtenaren die geselecteerd zijn voor deelname aan uitwisselingen, studiebijeenkomsten en multilaterale controles zich goed verstaanbaar kunnen maken in de talen die bij deze activiteiten worden gebruikt.
3. De lidstaten dragen er als regel zorg voor dat de Gemeenschap de lasten draagt van niet meer dan:
- één uitwisseling per ambtenaar in de loop van het programma;
- één multilaterale controle per ambtenaar in de loop van een zeker jaar; en
- twee studiebijeenkomsten per ambtenaar in een zeker jaar.
Uitzonderingen op deze algemene regel moeten voorafgaandelijk worden meegedeeld aan de Commissie. Indien de Commissie binnen tien werkdagen na ontvangst van de officiële mededeling niet het tegenovergestelde voorstelt, zal de Gemeenschap de kosten voor deze activiteit voor haar rekening nemen.
4. De lidstaten selecteren ambtenaren van alle in aanmerking komende onderdelen van hun diensten voor deelname aan uitwisselingen, studiebijeenkomsten en multilaterale controles.
5. De lidstaten dragen er zorg voor dat de ambtenaren die zij geselecteerd hebben voor deelname aan uitwisselingen, studiebijeenkomsten en multilaterale controles de gepaste kwalificaties hebben, van tevoren geheel zijn voorbereid en ten volle aan de betreffende activiteiten deelnemen.
6. De lidstaten delen de Commissie elk jaar mee welk aantal van hun ambtenaren geacht wordt in aanmerking te komen voor deelname aan uitwisselingen, studiebijeenkomsten en multilaterale controles. Het dient daarbij te gaan om ambtenaren die voldoen aan de definitie van artikel 2, onder c), van Beschikking nr. 888/98/EG.
Artikel 4
1. Elke lidstaat deelt de Commissie mede welke taken of werkzaamheden op grond van hun wettelijke voorschriften alleen door hun eigen ambtenaren kunnen worden uitgevoerd en niet kunnen worden toevertrouwd aan een ambtenaar van een andere lidstaat die deelneemt aan een uitwisseling of een multilaterale controle. De Commissie zal ook worden meegedeeld wat deze specifieke uitsluiting behelst. De Commissie zal deze informatie bundelen en ter beschikking stellen aan alle lidstaten.
2. Elke lidstaat draagt er zorg voor dat aan ambtenaren van andere lidstaten alle taken en werkzaamheden worden toevertrouwd die de verwezenlijking van de doelstellingen van de uitwisseling of de multilaterale controle mogelijk maken. De lidstaten gaan ervan uit dat alle taken en werkzaamheden die door hun eigen ambtenaren worden uitgevoerd, in principe ook kunnen worden verricht door een ambtenaar van een andere lidstaat met een vergelijkbare positie; dit geldt niet voor deze die overeenkomstig, lid 1 uitdrukkelijk zijn uitgesloten en ter kennis gebracht van de Commissie.
Artikel 5
1. De Gemeenschap kan alleen de reis- en verblijfskosten dragen van ambtenaren die aan uitwisselingen, studiebijeenkomsten en multilaterale controles buiten hun eigen lidstaat deelnemen. De reis- en verblijfskosten van ambtenaren die aan uitwisselingen, studiebijeenkomsten en multilaterale controles in eigen land deelnemen, komen voor rekening van de betrokken lidstaat.
2. Uitwisselingen en studiebijeenkomsten worden als regel afgerond in het kalenderjaar waarvoor de Gemeenschap de daarmee verband houdende kosten voor haar rekening neemt. De reizen die ambtenaren van of naar andere lidstaten maken in het kader van multilaterale controles, dienen plaats te vinden binnen vijf maanden na het besluit dat de Gemeenschap een tegemoetkoming in de kosten van de betreffende controle zal verstrekken. Uitzonderingen op deze algemene regel moeten op voorhand worden meegedeeld aan de Commissie. Indien de Commissie binnen tien werkdagen na ontvangst van de officiële mededeling niet het tegenovergestelde voorstelt, zal de Gemeenschap de kosten voor deze activiteit voor haar rekening nemen.
TITEL II
UITWISSELINGEN
Artikel 6
De lidstaten dragen er zorg voor dat zij een geografisch evenwichtige keuze maken van de door hun ambtenaren te bezoeken lidstaten ("gastlanden"). Als algemene regel zal elke lidstaat in de loop van het programma tenminste drie ambtenaren naar elke andere lidstaat uitzenden en ervoor zorgen dat de jaarlijkse gemiddelde duur van al de uitwisselingen waaraan ze hun ambtenaren laten deelnemen niet minder dan twee weken bedraagt. Uitzonderingen op deze algemene regel moeten voor het einde van augustus van elk jaar worden meegedeeld aan de Commissie. Indien de Commissie binnen tien werkdagen na ontvangst van de officiële mededeling niet het tegenovergestelde voorstelt, zal de Gemeenschap de kosten voor deze activiteit voor haar rekening nemen.
Artikel 7
1. De lidstaten kiezen jaarlijks overeenkomstig artikel 3, lid 3, de ambtenaren die aan uitwisselingen zullen deelnemen ("uitwisselingsambtenaren"), de doelstellingen en het bijzondere werkterrein van de voorgenomen uitwisseling en de lidstaten die als gastland in aanmerking komen. Het aantal uitwisselingen op deze wijze geselecteerd, wordt bepaald in functie van het totale bedrag van de reis- en verblijfskosten vastgesteld overeenkomstig artikel 10, leden 1 en 2. De gekozen uitwisselingen zijn deze waar de combinatie van uitwisselingsambtenaar, doelstellingen en werkterrein, en de lidstaat die als gastland optreedt, naar alle waarschijnlijkheid het best voldoet aan de algemene doelstellingen van het programma, zoals bepaald in artikel 3 van Beschikking nr. 888/98/EG.
2. De lidstaat van oorsprong draagt er zorg voor dat elke gegadigde voor een uitwisseling een aanvraagformulier, in overeenkomstig het door de Commissie vastgestelde model, invult waarop de betrokkene de doelstellingen van de uitwisseling en zijn beroepservaring vermeldt. De lidstaat van oorsprong draagt er zorg voor dat de doelstellingen en het bijzondere werkterrein van de uitwisseling worden besproken en overeengekomen met de meerdere van de uit te wisselen ambtenaar.
3. Voor elke geselecteerde kandidaat stuurt de lidstaat van oorsprong het ingevulde aanvraagformulier toe aan alle lidstaten die in aanmerking komen als gastland.
4. Binnen twee weken na ontvangst van het aanvraagformulier zal het gastland in de regel de lidstaat van oorsprong bevestigen of de uitwisseling zal plaatsvinden op basis van het aanvraagformulier. De naam en het kantooradres van de ambtenaar die de uitwisseling zal organiseren ("mentor") zal eveneens aan de lidstaat van oorsprong worden doorgegeven. Indien het gastland niet binnen twee weken een bevestiging kan geven van de uitwisseling, stelt het de Commissie hiervan in kennis.
5. Beide lidstaten dragen er zorg voor dat de uit te wisselen ambtenaar en de mentor van tevoren overeenstemming bereiken over de doelstellingen en het bijzondere werkterrein van de uitwisseling, alsmede de taken die door de ontvangende dienst aan de uitwisselingsambtenaar worden toevertrouwd, de vereiste talenkennis of specifieke beroepseisen, de datum van de uitwisseling en iedere andere relevant geachte informatie.
6. Het gastland stelt voorts bij de planning en uitvoering van de uitwisseling alles in het werk om te verzekeren dat de uitwisselingsambtenaar daadwerkelijk deelneemt aan de activiteiten van de ontvangende dienst.
7. Het gastland stelt het nodige in het werk om te verzekeren dat de wettelijke aansprakelijkheid van de uitwisselingsambtenaar bij de uitvoering van zijn werkzaamheden op dezelfde wijze is geregeld als voor de eigen ambtenaren. De lidstaat van oorsprong en het gastland doen hetgeen zij nodig achten om ervoor te zorgen dat de uitwisselingsambtenaar aan dezelfde regels inzake beroepsgeheim is gebonden als de ambtenaren van het gastland.
TITEL III
STUDIEBIJEENKOMSTEN
Artikel 8
1. Niet meer dan 15 studiebijeenkomsten kunnen georganiseerd worden in een gegeven jaar. De lidstaten en de Commissie kunnen studiebijeenkomsten voorstellen. De gekozen studiebijeenkomsten zijn deze die naar alle waarschijnlijkheid het best voldoen aan de algemene doelstellingen van het programma, zoals bepaald in artikel 3 van Beschikking nr. 888/98/EG.
2. De studiebijeenkomsten mogen twee tot drie dagen duren naar gelang van het onderwerp.
3. Per studiebijeenkomst kan de Gemeenschap de reis- en verblijfskosten van twee vertegenwoordigers van elke lidstaat (uitgezonderd het gastland) en ten hoogste vijf externe deskundigen voor haar rekening nemen. De Commissie en het gastland kunnen overeenkomen dat enkele of alle lidstaten meer vertegenwoordigers naar de studiebijeenkomst kunnen zenden, zonder dat evenwel hun onkosten voor rekening van de Gemeenschap komen. Daarnaast kunnen de reis- en verblijfskosten voor een dag voor het bijwonen van één voorbereidende vergadering per studiebijeenkomst door een ambtenaar van ten hoogste vijf lidstaten andere dan de ontvangende lidstaat ten laste van de Gemeenschap komen. De Commissie en het gastland besluiten tezamen of een dergelijke vergadering noodzakelijk is.
4. De Gemeenschap draagt andere kosten in verband met de organisatie van studiebijeenkomsten die niet gedekt worden door de reis- en verblijfskosten van de ambtenaren, wanneer dit door de Commissie en de ontvangende lidstaat wordt overeengekomen overeenkomstig het bepaalde in het volgende lid. De Commissie vergoedt deze kosten onmiddellijk. De procedures voor de financiële controle die in bijlage I bij deze beschikking zijn vastgelegd, zullen in acht worden genomen.
5. De plaats van elke studiebijeenkomst en de levering van alle benodigde uitrusting wordt overeengekomen door de Commissie en het gastland, waarbij in aanmerking wordt genomen in hoeverre deze plaats toegankelijk is vanuit andere lidstaten, of er adequate en niet te dure voorzieningen voorhanden zijn en welke wisselkoersen gelden voor de vergoeding van de verblijfskosten voor het gastland.
6. Elke studiebijeenkomst wordt gezamenlijk gepland en uitgevoerd door de Commissie en het gastland, teneinde de actieve deelname en betrokkenheid van de deelnemers zoveel mogelijk te verzekeren.
TITEL IV
MULTILATERALE CONTROLES
Artikel 9
1. Met betrekking tot de reis- en verblijfskosten kan de Gemeenschap als regel ten hoogste twee reizen van en naar een andere lidstaat per ambtenaar en per multilaterale controle en de verblijfskosten voor in totaal tien dagen per ambtenaar en per multilaterale controle vergoeden. Uitzonderingen op deze algemene regel moeten op voorhand worden meegedeeld aan de Commissie. Indien de Commissie binnen tien werkdagen na ontvangst van de officiële mededeling niet het tegenovergestelde voorstelt, zal de Gemeenschap de kosten voor deze activiteit voor haar rekening nemen. De Gemeenschap kan aldus alleen de reis- en verblijfskosten van twee ambtenaren per lidstaat en per multilaterale controle vergoeden.
2. Het aantal gekozen multilaterale controles, waarvoor de reis- en verblijfskosten worden gedragen door de Gemeenschap, wordt bepaald in functie van het totale bedrag van de reis- en verblijfskosten vastgesteld overeenkomstig artikel 10, leden 1 en 2. De gekozen multilaterale controles zijn deze die naar alle waarschijnlijkheid het best voldoen aan de algemene doelstellingen van het programma, zoals bepaald in artikel 3 van Beschikking nr. 888/98/EG.
Elk voorstel voor een multilaterale controle zal beoordeeld worden op grond van de volgende informatie die wordt verstrekt door de lidstaat die het voorstel doet aan de Commissie en aan alle andere lidstaten:
- de bedrijfstak en bij benadering de grootte van de te controleren belastingplichtige(n);
- de rechtvaardiging voor een multilaterale controle;
- de rechtvaardiging, overeenkomstig artikel 5 van deze beschikking voor een financiële tegemoetkoming van de Gemeenschap in verband met de algemene doelstellingen van het programma, zoals bepaald in artikel 3 van Beschikking nr. 888/98/EG;
- en iedere andere relevante informatie.
Daarnaast zal de lidstaat die het voorstel doet tegelijkertijd alle andere lidstaten waar de te controleren belastingplichtige(n) vermoedelijk fiscale verplichtingen heeft/hebben, op de hoogte stellen van de identiteit van de te controleren belastingplichtige(n).
3. Voor elke multilaterale controle waarvoor is overeengekomen dat de Gemeenschap een deel van de kosten zal dragen, is de lidstaat die het voorstel heeft gedaan voor de controle, verantwoordelijk voor de planning en uitvoering ervan, in overleg met de andere deelnemende lidstaten. Overeenkomstig het bepaalde in lid 1 kunnen de multilaterale controles in de regel niet meer dan twee reizen naar de andere lidstaat meebrengen voor de betrokken ambtenaren.
TITEL V
FINANCIEEL BEHEER EN CONTROLE
Artikel 10
1. Het totale bedrag van de reis- en verblijfskosten van de ambtenaren van elke lidstaat dat door de Gemeenschap kan gedragen worden, wordt jaarlijks per lidstaat vastgesteld door de Commissie, rekening houdend met:
- de middelen die op de jaarlijkse begroting zijn uitgetrokken voor het Fiscalis-programma;
- de middelen die nodig zijn voor andere Fiscalis-activiteiten dan uitwisselingen, studiebijeenkomsten en multilaterale controles;
- de middelen die nodig zijn voor de vergoeding van de kosten van de deelname door ambtenaren en externe deskundigen aan studiebijeenkomsten;
- het aantal ambtenaren in elke lidstaat dat in aanmerking komt voor deelname aan de activiteiten van het programma (overeenkomstig artikel 3, lid 6);
- het aantal lidstaten;
- om het even welke aanpassing overeenkomstig lid 2 en in het licht van de rapporten overeenkomstig lid 10; en
- het aantal belastingplichtigen in elke lidstaat dat intracommunautaire leveringen verricht.
2. Het totale bedrag van de reis- en verblijfskosten voor uitwisselingen, studiebijeenkomsten en multilaterale controles dat de Gemeenschap voor elke lidstaat kan dragen, kan in de loop van het jaar door de Commissie worden aangepast. Dergelijke aanpassingen moeten worden gerechtvaardigd op basis van de in lid 9 bedoelde verslagen van de feitelijke en geraamde kosten.
3. Indien het totale bedrag van de kosten die in een zeker jaar worden gemaakt door de ambtenaren van een lidstaat in het kader van uitwisselingen, studiebijeenkomsten en multilaterale controles, het bedrag overschrijdt dat voor die lidstaat is vastgesteld overeenkomstig de leden 1 en 2, zullen de extra kosten worden gedragen door de betrokken lidstaat overeenkomstig artikel 8, lid 3, onder a), van Beschikking nr. 888/98/EG.
4. De lidstaten dragen er zorg voor dat hun ambtenaren tijdens de deelname aan uitwisselingen, studiebijeenkomsten en multilaterale controles naar behoren zijn verzekerd tegen alle materiële, immateriële of letselschade die zij kunnen oplopen tijdens de reis naar en van of gedurende het verblijf op de plaats waar de uitwisselingen, studiebijeenkomsten en multilaterale controles worden uitgevoerd. Een ambtenaar die gebruik- maakt van zijn eigen auto, is aansprakelijk voor alle schade die aan zijn auto of aan derden wordt toegebracht in overeenstemming met de wetgeving geldend daar waar de schade plaatsvond. De Gemeenschap kan niet aansprakelijk worden gesteld voor materiële, immateriële of letselschade die een ambtenaar oploopt tijdens de reis naar en van of gedurende het verblijf op de plaats waar de uitwisselingen, studiebijeenkomsten en multilaterale controles worden uitgevoerd.
5. De lidstaten belasten zich namens de Gemeenschap met de vergoeding van de reis- en verblijfskosten die de ambtenaren tijdens de uitwisselingen, studiebijeenkomsten of multilaterale controles maken ten belope van het totaal bedrag van de reis- en verblijfskosten vastgesteld overeenkomstig de leden 1 en 2. Zij dragen er zorg voor dat alleen die kosten worden vergoed die zijn gemaakt overeenkomstig de regels die zijn vastgelegd in bijlage I bij deze beschikking.
6. De Commissie betaalt op haar beurt aan de lidstaten de kosten terug die zij namens de Gemeenschap hebben terugbetaald overeenkomstig lid 5. Ten hoogste 60 % van de totale bijdrage van de Gemeenschap aan elke lidstaat wordt aan het begin van het jaar aan de lidstaten betaald. Verdere betalingen aan de lidstaten kunnen plaatsvinden volgens de behoeften. Deze verdere betalingen kunnen worden ingehouden totdat de Commissie van mening is dat aan alle voorwaarden van deze beschikking, inzonderheid in de leden 9 en 10 en in titel VI, is voldaan.
7. Alle betalingen van de Commissie aan de lidstaten worden uitbetaald in de valuta die voor de Gemeenschapsbegroting voor dat jaar wordt gebruikt. De lidstaten kunnen de kosten vergoeden in iedere dienstige valuta van de Gemeenschap, op voorwaarde dat alleen de door de Commissie vastgestelde officiële wisselkoersen worden toegepast. De wisselkosten komen volledig voor rekening van de lidstaten.
8. De lidstaten bewaren vijf jaar lang alle nodige bewijsstukken.
9. Iedere lidstaat zendt de Commissie jaarlijks voor eind augustus een verslag van de feitelijke en geraamde uitgaven voor reis en verblijf aan de hand van een door de Commissie op te stellen model.
10. Iedere lidstaat zendt de Commissie jaarlijks voor 20 februari een verslag van de feitelijke uitgaven voor reis en verblijf in het voorgaande jaar aan de hand van een door de Commissie op te stellen model.
11. Indien, in uitzonderlijke omstandigheden, een aan een lidstaat betaald bedrag niet gebruikt wordt, zal dit, mits voorafgaande toestemming van de Commissie, beschouwd worden als een deel van de betaling voor het volgende jaar. De eerste betaling voor het volgende jaar zal dienovereenkomstig worden verminderd. De Commissie kan, in het tegenovergestelde geval, niet-bestede middelen terugvorderen van de lidstaten.
TITEL VI
VERSLAGEN EN BEOORDELING
Artikel 11
1. De lidstaten dragen er zorg voor dat voor de beoordelingen binnen de aangegeven termijn het formulier opgenomen in bijlage II bij deze beschikking wordt ingevuld, gecontrasigneerd en toegezonden aan de Commissie:
- beoordeling van de uitwisseling door de uitwisselingsambtenaar (binnen twee weken na beëindiging van de uitwisseling). Het betreffende formulier wordt ook aan het gastland toegezonden;
- beoordeling van de uitwisseling door de mentor (binnen twee weken na beëindiging van de uitwisseling). Het betreffende formulier wordt ook aan de lidstaat van oorsprong toegezonden;
- beoordeling van de uitwisseling door de meerdere van de uitwisselingsambtenaar (binnen zes maanden na beëindiging van de uitwisseling);
- beoordeling van de studiebijeenkomst door elke deelnemer (vóór vertrek van de studiebijeenkomst);
- beoordeling van de studiebijeenkomst door elke lidstaat (binnen zes maanden na beëindiging van de studiebijeenkomst);
- beoordeling van elke multilaterale controle door de betrokken lidstaten (binnen twee maanden na beëindiging van de controle).
2. De Commissie respectievelijk de lidstaten dragen er zorg voor dat de volgende verslagen worden opgesteld. De lidstaten dragen er zorg voor dat deze verslagen, voor zover dienstig, in hun hele dienst worden verspreid:
- verslag van de uitwisselingsambtenaar over de uitwisseling;
- verslag van een deelnemer per lidstaat over de studiebijeenkomst;
- verslag van de Commissie en het gastland over de studiebijeenkomst. Dit verslag wordt binnen drie maanden na beëindiging van de studiebijeenkomst aan alle lidstaten toegezonden en wordt vervolgens in het comité besproken;
- verslag van het gastland over elke multilaterale controle. Dit verslag wordt binnen acht maanden na het besluit dat de Gemeenschap een deel van de kosten van de multilaterale controle zal dragen, aan de Commissie toegezonden. Dit verslag wordt door de Commissie aan alle lidstaten toegezonden en wordt vervolgens in het comité besproken.
Artikel 12
Deze beschikking treedt in werking op de dag van haar bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.
Zij is van toepassing met ingang van 1 januari 1998.
Artikel 13
Deze beschikking is gericht tot de lidstaten.
Gedaan te Brussel, 2 juli 1998.