EUROPOLS STYRELSESRÅDS AFGØRELSE
af 4. juni 2009
om betingelser for databehandling på grundlag af Europol-afgørelsens artikel 10, stk. 4
(2009/1010/RIA)
STYRELSESRÅDET HAR -
under henvisning til Rådets afgørelse 2009/371/RIA af 6. april 2009 om oprettelse af en europæisk politienhed (Europol) (1) (i det følgende benævnt »Europol-afgørelsen«), særlig artikel 10, stk. 4, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Styrelsesrådet fastlægger efter forslag fra direktøren og efter høring af Den Fælles Kontrolinstans betingelserne for databehandling med henblik på at afgøre, hvorvidt sådanne data er relevante for Europols opgaver og kan indgå i et af organisationens informationsbehandlingssystemer, navnlig hvad angår adgang til og anvendelse af dataene samt tidsfrister for opbevaring og sletning af dataene.
(2)
I forbindelse med vedtagelsen af denne afgørelse tager Styrelsesrådet hensyn til principperne i Europarådets konvention om beskyttelse af individet i forbindelse med automatisk behandling af personlige data af 28. januar 1981 og til anbefaling R(87)15, vedtaget den 17. september 1987 af Europarådets ministerudvalg, om anvendelse af personoplysninger inden for politisektoren.
(3)
Styrelsesrådets afgørelse forelægges Rådet til godkendelse -
VEDTAGET FØLGENDE AFGØRELSE:
Artikel 1
Definitioner
I denne afgørelse forstås ved:
a) »personoplysninger«: alle oplysninger om en identificeret eller identificerbar person. Ved identificerbar person forstås en person, der direkte eller indirekte kan identificeres, bl.a. ved et identifikationsnummer eller et eller flere forhold, der er særlige for denne persons fysiske, fysiologiske, psykiske, økonomiske, kulturelle eller sociale identitet
b) »behandling af personoplysninger«: enhver operation eller række af operationer - med eller uden brug af elektronisk databehandling - som personoplysninger gøres til genstand for, f.eks. indsamling, registrering, systematisering, opbevaring, tilpasning eller ændring, udlæsning, søgning, brug, videregivelse ved transmission, formidling eller enhver anden form for overladelse, sammenstilling eller samkøring samt blokering, sletning eller tilintetgørelse
c) »informationsbehandlingssystemer«: Europols informationssystem, analyseregistre og andre systemer til behandling af personoplysninger, jf. Europol-afgørelsens artikel 10, stk. 1
d) »Europols informationssystem«: det system, som beskrives i Europol-afgørelsens artikel 11, stk. 1
e) »analyseregister«: et register, der oprettes med henblik på analyse, jf. Europol-afgørelsens artikel 14
f) »EU-organer«: institutioner, organer, kontorer og agenturer, der er oprettet ved eller på grundlag af traktaten om Den Europæiske Union og traktaterne om oprettelse af De Europæiske Fællesskaber, jf. Europol-afgørelsens artikel 22, stk. 1
g) »tredjeparter«: tredjelande og organisationer som nævnt i Europol-afgørelsens artikel 23, stk. 1
h) »behørigt bemyndigede medlemmer af Europols personale«: ansatte ved Europol, der udpeges af Europols direktør til at behandle personoplysninger opbevaret i overensstemmelse med denne afgørelse.
Artikel 2
Anvendelsesområde
Denne afgørelse finder anvendelse på personoplysninger, der er videregivet til Europol, med henblik på at fastslå, om oplysningerne er relevante for organisationens opgaver og kan indgå i organisationens informationsbehandlingssystemer, med undtagelse af:
a)
personoplysninger, der er indlæst i Europols informationssystem i henhold til Europol-afgørelsens artikel 13, stk. 1
b)
personoplysninger, der er stillet til rådighed af en medlemsstat, et EU-organ eller en tredjepart til indlæsning i et specifikt analyseregister samt personoplysninger indlæst i et analyseregister i medfør af Europol-afgørelsens artikel 14
c)
personoplysninger, der er stillet til rådighed for Europol med henblik på indlæsning i et andet specifikt system til behandling af personoplysninger i medfør af Europol-afgørelsens artikel 10, stk. 1, sidste punktum.
Artikel 3
Adgang og anvendelse
1. Adgang til personoplysninger, som Europol behandler i henhold til denne afgørelse, begrænses til behørigt bemyndigede medlemmer af Europols personale.
2. Uanset artikel 17 i Europol-afgørelsen skal personoplysninger, som Europol behandler i henhold til denne afgørelse, kun anvendes til at afgøre, hvorvidt sådanne oplysninger er relevante for Europols opgaver og kan indgå i organisationens informationsbehandlingssystemer.
3. Afgør Europol, at disse data er relevante for organisationens opgaver og kan indgå i Europols informationssystem, foreslår Europol, at den medlemsstat, der har stillet de pågældende data til rådighed, indlæser disse i Europols informationssystem, jf. Europol-afgørelsens artikel 13, stk. 1. Hvis medlemsstaten ikke følger Europols forslag, finder Europol-afgørelsens artikel 5 anvendelse.
Artikel 4
Regler for beskyttelse af personoplysninger og om datasikkerhed
1. Når Europol behandler personoplysninger i henhold til denne afgørelse, skal den overholde de regler om beskyttelse af personoplysninger og om datasikkerhed, der er fastlagt i Europol-afgørelsen, navnlig artikel 18, artikel 27 og artikel 35 samt gennemførelsesbestemmelserne hertil.
2. Såfremt Europol beslutter at indlæse sådanne oplysninger i informationsbehandlingssystemerne eller at slette eller tilintetgøre dem, meddeler Europol dette til den pågældende medlemsstat, EU-organ eller tredjepart.
Artikel 5
Tidsfrister for opbevaring af personoplysninger
1. En afgørelse om anvendelsen af personoplysninger i overensstemmelse med artikel 3, stk. 2, træffes snarest muligt og under alle omstændigheder senest seks måneder efter, at Europol har modtaget sådanne oplysninger.
2. Træffes der ikke en sådan afgørelse inden udløbet af denne seksmåneders periode, slettes eller tilintetgøres de pågældende personoplysninger, meddeles dette til den pågældende medlemsstat, EU-organ eller tredjepart.
Artikel 6
Ansvar
Europol er ansvarlig for at sikre iagttagelsen af artikel 3, 4 og 5 i denne afgørelse.
Artikel 7
Ikrafttrædelse
Denne afgørelse træder i kraft på samme dag som den, hvor Europol-afgørelsen tages i anvendelse.
Haag, den 4. juni 2009.
Godkendt af Rådet den 30. november 2009.
ROZHODNUTÍ SPRÁVNÍ RADY EUROPOLU
ze dne 4. června 2009
o podmínkách týkajících se zpracování údajů na základě čl. 10 odst. 4 rozhodnutí o Europolu
(2009/1010/SVV)
SPRÁVNÍ RADA EUROPOLU,
s ohledem na rozhodnutí Rady ze dne 6. dubna 2009 o zřízení Evropského policejního úřadu (Europol) (1) (dále jen „rozhodnutí o Europolu“), a zejména na čl. 10 odst. 4 uvedeného rozhodnutí,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Správní rada má na základě návrhu ředitele a po konzultaci společného kontrolního orgánu stanovit podmínky pro zpracování údajů, jehož cílem je zjistit, zda jsou tyto údaje důležité pro úkoly Europolu a mohou být zahrnuty do jednoho z jeho systémů pro zpracování informací, zejména pokud jde o přístup k údajům a jejich využívání a lhůty pro uchování a vymazání údajů.
(2)
Přijetím tohoto rozhodnutí správní rada zohlední zásady Úmluvy Rady Evropy o ochraně osob se zřetelem na automatizované zpracování osobních dat ze dne 28. ledna 1981 a doporučení Výboru ministrů Rady Evropy č. R(87)15 ze dne 17. září 1987 upravující používání osobních údajů v policejním sektoru.
(3)
Své rozhodnutí předloží správní rada ke schválení Radě,
PŘIJALA TOTO ROZHODNUTÍ:
Článek 1
Definice
Pro účely tohoto rozhodnutí se rozumí
a)
„osobními údaji“ jakékoli informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě: identifikovatelnou osobou se rozumí osoba, jejíž totožnost lze přímo či nepřímo zjistit, zejména s odkazem na identifikační číslo nebo na jeden či více zvláštních prvků její fyzické, fyziologické, psychické, ekonomické, kulturní nebo sociální identity;
b)
„zpracováním osobních údajů“ každý úkon nebo soubor úkonů s osobními údaji, které jsou prováděny pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromažďování, zaznamenávání, uspořádávání, uchovávání, přizpůsobování nebo pozměňování, vyhledávání, nahlížení, užívání, zveřejňování přenosem, šířením nebo jejich zpřístupňování jiným způsobem, třídění nebo kombinování, blokování, vymazání nebo zničení;
c)
„systémy zpracování informací“ informační systém Europolu, analytické pracovní soubory a další systémy zpracování osobních údajů uvedené v čl. 10 odst. 1 rozhodnutí o Europolu;
d)
„informačním systémem Europolu“ systém uvedený v čl. 11 odst. 1 rozhodnutí o Europolu;
e)
„analytickým pracovním souborem“ soubor vytvořený za účelem analýzy uvedený v článku 14 rozhodnutí o Europolu;
f)
„institucemi EU“ orgány, instituce a jiné subjekty, které byly zřízeny Smlouvou o Evropské unii a Smlouvami o založení Evropských společenství nebo na jejich základě, uvedené v čl. 22 odst. 1 rozhodnutí o Europolu;
g)
„třetími stranami“ třetí státy a organizace uvedené v čl. 23 odst. 1 rozhodnutí o Europolu;
h)
„řádně zmocněnými zaměstnanci Europolu“ zaměstnanci Europolu jmenovaní ředitelem ke zpracování osobních údajů v souladu s tímto rozhodnutím.
Článek 2
Oblast působnosti
Toto rozhodnutí se použije na osobní údaje poskytnuté Europolu za účelem určení toho, zda jsou tyto údaje důležité pro úkoly Europolu a zda mohou být zahrnuty do jeho systémů pro zpracování informací, s výjimkou
a)
osobních údajů vložených do informačního systému Europolu podle čl. 13 odst. 1 rozhodnutí o Europolu;
b)
osobních údajů, které členský stát, instituce Evropské unie nebo třetí strana nabídne za účelem vložení do konkrétního analytického pracovního souboru, i osobních údajů vložených do analytického pracovního souboru podle článku 14 rozhodnutí o Europolu;
c)
osobních údajů poskytnutých Europolu za účelem vložení do jiného konkrétního systému zpracování osobních údajů uvedeného v poslední větě čl. 10 odst. 1 rozhodnutí o Europolu.
Článek 3
Přístup a používání
1. Přístup k osobním údajům zpracovávaným Europolem podle tohoto rozhodnutí mají pouze řádně zmocnění zaměstnanci Europolu.
2. Aniž je dotčen článek 17 rozhodnutí o Europolu, jsou osobní údaje zpracovávané Europolem podle uvedeného rozhodnutí používány pouze za účelem určení toho, zda jsou tyto údaje důležité pro úkoly Europolu a zda mohou být zahrnuty do jeho systémů pro zpracování informací.
3. V případě, že Europol rozhodne, že údaje jsou pro jeho úkoly důležité a mohou být zahrnuty do informačního systému Europolu, navrhne, aby členský stát poskytující informace tyto údaje vložil do informačního systému Europolu v souladu s čl. 13 odst. 1 rozhodnutí o Europolu. Pokud se členský stát nebude návrhem Europolu řídit, použije se článek 5 tohoto rozhodnutí.
Článek 4
Pravidla pro ochranu osobních údajů a bezpečnost údajů
1. Při zpracovávání osobních údajů podle tohoto rozhodnutí Europol dodržuje pravidla pro ochranu osobních údajů a bezpečnost údajů, která stanoví rozhodnutí o Europolu, a to zejména články 18, 27 a 35, a pravidla přijatá k provádění uvedených článků.
2. V případě, že se Europol rozhodne vložit takové údaje do systémů zpracování informací nebo je vymazat či zničit, musí o tom uvědomit členský stát, instituci Evropské unie nebo třetí stranu poskytující informace.
Článek 5
Stanovená lhůta pro uchovávání údajů
1. Je třeba co nejdříve přijmout rozhodnutí o používání osobních údajů podle čl. 3 odst. 2, v každém případě nejpozději do šesti měsíců od okamžiku, kdy tyto údaje Europol obdržel.
2. Není-li rozhodnutí přijato v uvedené lhůtě šesti měsíců, příslušné osobní údaje jsou vymazány nebo zničeny a členský stát, instituce Evropské unie nebo třetí strana poskytující informace jsou o tomto kroku uvědomeny.
Článek 6
Odpovědnost
Europol odpovídá za splnění požadavků uvedených v článcích 3, 4 a 5 tohoto rozhodnutí.
Článek 7
Vstup v platnost
Toto rozhodnutí vstupuje v platnost týž den jako rozhodnutí o Europolu.
V Haagu dne 4. června 2009.
Schváleno Radou dne 30. listopadu 2009.