KOMMISSIONENS FORORDNING (EF) Nr. 792/2009
af 31. august 2009
om gennemførelsesbestemmelser for medlemsstaternes formidling til Kommissionen af oplysninger og dokumenter som led i gennemførelsen af de fælles markedsordninger, ordningen med direkte betalinger, fremme af landbrugsprodukter og ordningerne for fjernområderne og øerne i Det Ægæiske Hav
KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR -
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,
under henvisning til Rådets forordning (EF) nr. 247/2006 af 30. januar 2006 om særlige foranstaltninger på landbrugsområdet i EU’s fjernområder (1), særlig artikel 25,
under henvisning til Rådets forordning (EF) nr. 1405/2006 af 18. september 2006 om særlige foranstaltninger på landbrugsområdet til fordel for de mindre øer i Det Ægæiske Hav og om ændring af forordning (EF) nr. 1782/2003 (2), særlig artikel 14,
under henvisning til Rådets forordning (EF) nr. 1234/2007 af 22. oktober 2007 om en fælles markedsordning for landbrugsprodukter og om særlige bestemmelser for visse landbrugsprodukter (fusionsmarkedsordningen) (3), særlig artikel 192, stk. 2, sammenholdt med artikel 4,
under henvisning til Rådets forordning (EF) nr. 3/2008 af 17. december 2007 om oplysningskampagner og salgsfremmende foranstaltninger for landbrugsprodukter på det indre marked og i tredjelande (4), særlig artikel 15,
under henvisning til Rådets forordning (EF) nr. 73/2009 af 19. januar 2009 om fælles regler for den fælles landbrugspolitiks ordninger for direkte støtte til landbrugere og om fastlæggelse af visse støtteordninger for landbrugere, om ændring af forordning (EF) nr. 1290/2005, (EF) nr. 247/2006, (EF) nr. 378/2007 og om ophævelse af forordning (EF) nr. 1782/2003 (5), særlig artikel 142, litra q), og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Som følge af den udbredte brug af ny informations- og kommunikationsteknologi i Kommissionen og medlemsstaterne - ikke mindst i kontakten med de nationale myndigheder med ansvar for gennemførelsen af den fælles landbrugspolitik - foreligger Kommissionens og medlemsstaternes dokumenter stadig oftere i elektronisk eller digitaliseret form.
(2)
Kommissionen har øget sine bestræbelser på at udvikle edb-systemer til elektronisk forvaltning af dokumenter og procedurer i sine interne arbejdsgange og i sine forbindelser med de myndigheder, der beskæftiger sig med den fælles landbrugspolitik. Sideløbende hermed har medlemsstaterne udviklet edb-systemer på nationalt plan for at kunne opfylde kravene til delt forvaltning af den fælles landbrugspolitik.
(3)
På denne baggrund og i betragtning af, at den fælles landbrugspolitik bør forvaltes ensartet af alle de involverede parter, bør der opstilles et regelsæt med fælles regler for de informationssystemer, der indføres til formidling af oplysninger og dokumenter til Kommissionen fra medlemsstaterne og de myndigheder og organer, disse har udpeget som led i den fælles landbrugspolitik.
(4)
For at disse mål kan gennemføres effektivt, bør anvendelsesområdet for dette regelsæt fastsættes nærmere, både hvad lovgivningen og de berørte aktører angår.
(5)
Hvad lovgivningen angår, pålægger forordning (EF) nr. 247/2006, (EF) nr. 1405/2006, (EF) nr. 1234/2007, (EF) nr. 3/2008 og (EF) nr. 73/2009 og de tilhørende gennemførelsesbestemmelser (i det følgende benævnt »landbrugsforordningerne«) medlemsstaterne en lang række forpligtelser til at sende Kommissionen de oplysninger og dokumenter, der behøves til gennemførelsen af disse forordninger. Disse forordninger bør derfor tages i betragtning under hensyntagen til deres særlige træk.
(6)
Hvad de berørte aktører angår, indebærer de rettigheder og forpligtelser, landbrugsforordningerne fastlægger for både Kommissionen og for medlemsstaterne og deres myndigheder og organer, at de enkeltpersoner og myndigheder, der har ansvaret for foranstaltningerne, identificeres nøjagtigt.
(7)
I landbrugsforordningerne hedder det generelt, at oplysninger bør fremsendes elektronisk eller gennem et informationssystem, men det anføres ikke nødvendigvis, hvilke principper der finder anvendelse. For at sikre kohærens og forsvarlig forvaltning og for at forenkle procedurerne for brugerne og for de myndigheder, der har ansvaret for systemerne, bør der derfor opstilles fælles principper for alle de informationssystemer, der indføres.
(8)
For at dokumenterne kan erkendes som gyldige til brug for Kommissionen og i medlemsstaterne, bør det være muligt at sikre dokumenternes og de tilhørende metadatas ægthed, integritet og læsbarhed gennem hele det tidsrum, de skal opbevares i.
(9)
For at kunne yde denne sikkerhed bør de myndigheder eller enkeltpersoner, der er bemyndiget til at sende meddelelser, altid identificeres i de pågældende informationssystemer, ud fra de beføjelser, de har fået tildelt. Ansvaret for identifikationsprocessen skal påhvile de myndigheder, der henvises til i de enkelte landbrugsforordninger. For at sikre forsvarlig forvaltning bør det imidlertid overlades medlemsstaterne og Kommissionen at fastsætte betingelserne for udpegning af bemyndigede personer gennem et enhedsforbindelsesorgan. Endvidere bør betingelserne for tildeling af adgangsrettigheder til Kommissionens informationssystemer fastsættes.
(10)
Da denne forordning omfatter et bredt spektrum af underretningsforpligtelser, vil medlemsstaternes myndigheder få informationssystemerne stillet til rådighed gradvis. Pligten til at formidle oplysninger via disse informationssystemer bør gælde fra tidspunktet for anvendelse af denne forordning som fastsat i de respektive bestemmelser i landbrugsforordningerne.
(11)
Dokumenterne skal forvaltes i overensstemmelse med reglerne om beskyttelse af personoplysninger. I dette øjemed bør de generelle regler i fællesskabslovgivningen, navnlig Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF af 24. oktober 1995 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (6), Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2002/58/EF af 12. juli 2002 om behandling af personoplysninger og beskyttelse af privatlivets fred i den elektroniske kommunikationssektor (direktiv om databeskyttelse inden for elektronisk kommunikation) (7), Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (8) og Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (9), finde anvendelse.
(12)
Foranstaltningerne i denne forordning er i overensstemmelse med udtalelse fra Forvaltningskomitéen for Direkte Betalinger og Forvaltningskomitéen for Den Fælles Markedsordning for Landbrugsprodukter -
UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:
KAPITEL I
ANVENDELSESOMRÅDE OG DEFINITIONER
Artikel 1
Genstand og anvendelsesområde
Denne forordning fastsætter reglerne for formidling via informationssystemer af oplysninger og dokumenter (i det følgende »dokumenter«) til Kommissionen i overensstemmelse med medlemsstaternes underretningsforpligtelser i medfør af:
-
forordning (EF) nr. 247/2006 og gennemførelsesbestemmelserne hertil
-
forordning (EF) nr. 1405/2006 og gennemførelsesbestemmelserne hertil
-
forordning (EF) nr. 1234/2007 og gennemførelsesbestemmelserne hertil
-
forordning (EF) nr. 3/2008 og gennemførelsesbestemmelserne hertil
-
forordning (EF) nr. 73/2009 og gennemførelsesbestemmelserne hertil.
Artikel 2
Definitioner
I denne forordning forstås ved:
a) »underretningspligt«: medlemsstaternes forpligtelse til at sende Kommissionen dokumenter, som fastsat i den i artikel 1 anførte fællesskabslovgivning
b) »kompetente myndigheder«: myndigheder og organer, der af medlemsstaterne er udpeget som ansvarlige for at opfylde underretningspligten
c) »myndighed med ansvar for informationssystemerne«: myndighed, afdeling, organ eller person i Kommissionen, der har ansvaret for at validere og anvende systemet, og som identificeres som sådan i det pågældende system
d) »metadata«: data, der beskriver konteksten for og indholdet og strukturen i dokumenterne og disses forvaltning over tid.
KAPITEL II
KOMMISSIONENS INFORMATIONSSYSTEMER, ADGANGSRETTIGHEDER OG DOKUMENTERNES ÆGTHED
Artikel 3
Kommissionens informationssystemer
Til opfyldelse af underretningspligten skal dokumenterne tilsendes Kommissionen gennem de informationssystemer, der stilles til rådighed for de kompetente myndigheder (i det følgende benævnt »informationssystemer«), fra den dato, hvor det ifølge den tilsvarende underretningspligt er obligatorisk at anvende disse systemer i overensstemmelse med nærværende forordning.
Artikel 4
Adgangsrettigheder og enhedsforbindelsesorgan
1. Medlemsstaternes kompetente myndigheder har ansvaret for at meddele adgangsrettigheder og godkende identiteten af personer, der er bemyndiget til at få adgang til informationssystemerne (i det følgende benævnt »brugerne«).
2. Med hensyn til adgang til systemerne skal hver medlemsstat:
a)
udpege et enhedsforbindelsesorgan med ansvar for:
i)
at validere, for hvert enkelt system, de af de kompetente myndigheder meddelte og opdaterede adgangsrettigheder og den godkendte identitet af de adgangsberettigede brugere
ii)
at give Kommissionen underretning om de kompetente myndigheder og adgangsberettigede brugere
b)
meddele Kommissionen identiteten af og kontaktoplysninger om det udpegede forbindelsesorgan.
Når adgangsrettighederne er valideret, aktiveres de af myndigheden med ansvar for informationssystemerne.
Artikel 5
Oprettelse og formidling af dokumenter
1. Dokumenterne oprettes og fremsendes efter de procedurer, der er etableret ved informationssystemerne, med anvendelse af modeller og metoder, der - under medlemsstatens kompetente myndigheds ansvar og i overensstemmelse med de af denne myndighed meddelte adgangsrettigheder - er stillet til rådighed for brugerne gennem de pågældende informationssystemer. Disse modeller og metoder tilpasses og stilles til rådighed efter underretning af brugerne af det pågældende system.
2. I tilfælde af force majeure eller ekstraordinære omstændigheder, herunder navnlig funktionsfejl i informationssystemet eller afbrydelser af forbindelsen, kan medlemsstaterne sende Kommissionen dokumenterne i papirform eller ad anden elektronisk vej. Fremsendelse af dokumenter i papirform eller ad anden elektronisk vej kan kun finde sted efter begrundet meddelelse til Kommissionen inden underretningsfristens udløb.
Artikel 6
Dokumenternes ægthed
Ægtheden af et dokument, der fremsendes gennem eller opbevares i et informationssystem i overensstemmelse med denne forordning, anerkendes, hvis den person, som har sendt dokumentet, er behørigt identificeret, og hvis dokumentet er oprettet og sendt i overensstemmelse med denne forordning.
KAPITEL III
INTEGRITET OG LÆSBARHED OVER TID OG BESKYTTELSE AF PERSONOPLYSNINGER
Artikel 7
Integritet og læsbarhed over tid
Informationssystemerne skal beskytte integriteten af fremsendte og opbevarede dokumenter.
Navnlig følgende skal sikres:
a)
de skal muliggøre entydig identifikation af hver enkelt bruger og omfatte effektive foranstaltninger til kontrol af adgangsrettigheder til beskyttelse mod ulovlig, ondsindet og uautoriseret adgang, fjernelse, ændring og flytning af dokumenter, datafiler, metadata og led i proceduren
b)
de skal udstyres med fysiske beskyttelsessystemer mod indtrængen og miljøhændelser og beskyttelsessoftware mod internetangreb
c)
de skal på forskellig måde forhindre uautoriserede ændringer og omfatte integritetssikrende mekanismer til kontrol af, om et dokument er blevet ændret i tidens løb
d)
de skal opbevare et revisionsspor for hvert væsentligt led i proceduren
e)
de skal beskytte de lagrede data i et miljø, som er sikkert i både fysisk og softwaremæssig henseende, jf. litra b)
f)
de skal omfatte pålidelige formatkonverterings- og migrationsprocedurer til sikring af, at dokumenterne er læsbare og tilgængelige i hele den påbudte opbevaringsperiode
g)
de skal indeholde tilstrækkeligt detaljeret og opdateret funktionel og teknisk dokumentation vedrørende systemets drift og karakteristika, der når som helst er tilgængelig for de organisatoriske enheder, der har ansvaret for de funktionelle og/eller tekniske specifikationer.
Artikel 8
Beskyttelse af personoplysninger
Bestemmelserne i denne forordning finder anvendelse med forbehold af forordning (EF) nr. 45/2001 og (EF) nr. 1049/2001, direktiv 95/46/EF og 2002/58/EF og bestemmelser vedtaget i medfør heraf.
KAPITEL IV
AFSLUTTENDE BESTEMMELSE
Artikel 9
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft på syvendedagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 31. august 2009.
NAŘÍZENÍ KOMISE (ES) č. 792/2009
ze dne 31. srpna 2009,
kterým se stanoví prováděcí pravidla pro předávání informací a dokumentů členskými státy Komisi v rámci provádění společné organizace trhů, režimu přímých plateb, propagace zemědělských produktů a režimů platných pro nejvzdálenější regiony a menší ostrovy v Egejském moři
KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství,
s ohledem na nařízení Rady (ES) č. 247/2006 ze dne 30. ledna 2006, kterým se stanoví zvláštní opatření v oblasti zemědělství ve prospěch nejvzdálenějších regionů Unie (1), a zejména na článek 25 uvedeného nařízení,
s ohledem na nařízení Rady (ES) č. 1405/2006 ze dne 18. září 2006, kterým se stanoví zvláštní opatření v oblasti zemědělství ve prospěch menších ostrovů v Egejském moři a mění nařízení (ES) č. 1782/2003 (2), a zejména na článek 14 uvedeného nařízení,
s ohledem na nařízení Rady (ES) č. 1234/2007 ze dne 22. října 2007, kterým se stanoví společná organizace zemědělských trhů a zvláštní ustanovení pro některé zemědělské produkty (jednotné nařízení o společné organizaci trhů) (3), a zejména na čl. 192 odst. 2 ve spojení s článkem 4 uvedeného nařízení,
s ohledem na nařízení Rady (ES) č. 3/2008 ze dne 17. prosince 2007 o informačních a propagačních opatřeních na podporu zemědělských produktů na vnitřním trhu a ve třetích zemích (4), a zejména na článek 15 uvedeného nařízení,
s ohledem na nařízení Rady (ES) č. 73/2009 ze dne 19. ledna 2009, kterým se stanoví společná pravidla pro režimy přímých podpor v rámci společné zemědělské politiky a kterým se zavádějí některé režimy podpor pro zemědělce a kterým se mění nařízení (ES) č. 1290/2005, (ES) č. 247/2006, (ES) č. 378/2007 a zrušuje nařízení (ES) č. 1782/2003 (5), a zejména na čl. 142 písm. q) uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Vzhledem k všeobecnému používání nových informačních a komunikačních technologií ze strany Komise a členských států (zejména příslušnými vnitrostátními orgány odpovědnými za provádění společné zemědělské politiky (SZP)) jsou dokumenty uchovávané Komisí a členskými státy v rostoucí míře v elektronické nebo digitalizované podobě.
(2)
Komise zvýšila své úsilí s cílem vyvinout počítačové systémy, které umožňují elektronickou správu dokumentů a postupů v rámci jejích interních pracovních postupů a jejích vztahů s orgány podílejícími se na SZP. Členské státy současně vyvinuly na vnitrostátní úrovni počítačové systémy ke splnění požadavků sdíleného řízení SZP.
(3)
V této souvislosti je vzhledem k potřebě zajistit jednotné a harmonizované řízení SZP ze strany všech dotčených subjektů nutno vytvořit právní rámec a stanovit společná pravidla vztahující se na informační systémy zřízené za účelem předávání informací a dokumentů Komisi členskými státy a orgány nebo subjekty, které členské státy určily v rámci SZP.
(4)
Aby bylo těchto cílů účinně dosaženo, je třeba stanovit oblast působnosti tohoto právního rámce, a to s ohledem na právní předpisy i dotčené zúčastněné strany.
(5)
Co se týká právních předpisů, nařízení (ES) č. 247/2006, (ES) č. 1405/2006, (ES) č. 1234/2007, (ES) č. 3/2008 a (ES) č. 73/2009 a jejich prováděcí předpisy (dále jen „nařízení v rámci SZP“) stanoví širokou škálu povinností členských států s ohledem na předávání informací a dokumentů Komisi, které jsou nezbytné k provádění těchto nařízení. Je proto nutno je vzít v úvahu v souladu s jejich zvláštními charakteristikami.
(6)
Co se týká dotčených zúčastněných stran, práva a povinnosti, jež nařízení v rámci SZP ukládají Komisi i členským státům a jejich příslušným orgánům a subjektům, vyžadují přesné určení jednotlivců a orgánů odpovědných za provedené úkony a přijatá opatření.
(7)
Nařízení v rámci SZP obecně stanoví, že by informace měly být předávány elektronickou cestou nebo pomocí informačního systému, nestanoví však nutně platné zásady. K zajištění soudržnosti a řádného řízení a v zájmu zjednodušení postupů pro uživatele a orgány odpovědné za systémy je proto vhodné stanovit společné zásady vztahující se na všechny vytvořené informační systémy.
(8)
Aby byly dokumenty pro účely Komise a v členských státech uznány jako platné, mělo by být možné zaručit pravost, integritu a čitelnost dokumentů a souvisejících metadat po celé období, během něhož mají být uchovávány.
(9)
Aby bylo toto zajištěno, je nutno orgány nebo jednotlivce pověřené zasíláním sdělení ve vytvořených informačních systémech vždy identifikovat, a to na základě pravomocí, které jim byly svěřeny. Za proces identifikace musí odpovídat příslušné orgány uvedené v jednotlivých nařízeních v rámci SZP. V zájmu řádného řízení by však mělo být ponecháno na členských státech a Komisi, aby stanovily podmínky pro určení pověřených jednotlivců a zajistily určení prostřednictvím jednoho kontaktního subjektu. Mimoto je nutno stanovit podmínky pro udělování přístupových práv k informačním systémům, které zřídila Komise.
(10)
Vzhledem k široké škále oznamovacích povinností, které spadají do oblasti působnosti tohoto nařízení, budou příslušným orgánům členských států postupně zpřístupňovány informační systémy. Povinnost předávat informace a dokumenty prostřednictvím těchto informačních systémů by měla platit, umožňují-li příslušná ustanovení nařízení v rámci SZP uplatňování tohoto nařízení.
(11)
Dokumenty je nutno spravovat v souladu s pravidly týkajícími se ochrany osobních údajů. Za tímto účelem by měla platit obecná pravidla stanovená v právních předpisech Společenství, zejména směrnici Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES ze dne 24. října 1995 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (6), směrnici Evropského parlamentu a Rady 2002/58/ES ze dne 12. července 2002 o zpracování osobních údajů a ochraně soukromí v odvětví elektronických komunikací (směrnice o soukromí a elektronických komunikacích) (7), nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 ze dne 30. května 2001 o přístupu veřejnosti k dokumentům Evropského parlamentu, Rady a Komise (8) a nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (9).
(12)
Opatření stanovená tímto nařízením jsou v souladu se stanoviskem Řídícího výboru pro přímé platby a Řídícího výboru pro společnou organizaci zemědělských trhů,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA I
OBLAST PŮSOBNOSTI A DEFINICE
Článek 1
Předmět a oblast působnosti
Toto nařízení stanoví pravidla platná pro předávání informací a dokumentů (dále jen „dokumenty“) prostřednictvím informačních systémů, které jsou nezbytné ke splnění oznamovacích povinností členských států vůči Komisi podle:
-
nařízení (ES) č. 247/2006 a jeho prováděcích pravidel,
-
nařízení (ES) č. 1405/2006 a jeho prováděcích pravidel,
-
nařízení (ES) č. 1234/2007 a jeho prováděcích pravidel,
-
nařízení (ES) č. 3/2008 a jeho prováděcích pravidel,
-
nařízení (ES) č. 73/2009 a jeho prováděcích pravidel.
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto nařízení se:
a)
„oznamovací povinností“ rozumí povinnost členských států předávat Komisi dokumenty, která je stanovena v právních předpisech Společenství uvedených v článku 1;
b)
„příslušnými orgány“ rozumí orgány nebo subjekty, které členské státy určily jako odpovědné za splnění oznamovací povinnosti;
c)
„orgánem odpovědným za informační systémy“ rozumí orgán, oddělení, subjekt nebo osoba, které v Komisi odpovídají za ověřování a používání systému a jsou jako takové v tomto systému identifikovány;
d)
„metadaty“ rozumí údaje popisující kontext, obsah a strukturu dokumentů a jejich správu v průběhu času.
KAPITOLA II
INFORMAČNÍ SYSTÉMY KOMISE, PŘÍSTUPOVÁ PRÁVA A PRAVOST DOKUMENTŮ
Článek 3
Informační systémy Komise
Ke splnění oznamovací povinnosti je nutno dokumenty Komisi předat pomocí informačních systémů, které jsou zpřístupněny příslušným orgánům (dále jen „informační systémy“) ode dne, který příslušná oznamovací povinnost stanoví pro povinné používání těchto systémů podle tohoto nařízení.
Článek 4
Přístupová práva a jeden kontaktní subjekt
1. Za udělení přístupových práv a potvrzení totožnosti subjektů s oprávněním k přístupu k informačním systémům (dále jen „uživatelé“) odpovídají příslušné orgány členských států.
2. Co se týká přístupu k systémům, každý členský stát:
a)
určí jeden kontaktní subjekt odpovědný za:
i)
ověření přístupových práv, která byla udělena a jsou aktualizována příslušnými orgány, a ověření totožnosti uživatelů, kteří jsou oprávněni k přístupu k systému, a to pro každý systém,
ii)
sdělení příslušných orgánů a uživatelů s oprávněním k přístupu k systémům Komisi;
b)
sdělí Komisi totožnost a kontaktní údaje kontaktního subjektu, který určil.
Po ověření platnosti přístupových práv jsou tato aktivována orgánem odpovědným za informační systémy.
Článek 5
Vyhotovení a předání dokumentů
1. Dokumenty je nutno vytvořit a předat v souladu s postupy stanovenými informačními systémy pomocí vzorů nebo metod, které jsou těmito informačními systémy zpřístupněny uživatelům, a to v rámci odpovědnosti příslušného orgánu členského státu a v souladu s přístupovými právy udělenými dotyčnými orgány. Tyto vzory a metody jsou změněny a zpřístupněny po vyrozumění uživatelů příslušného systému.
2. V případech zásahů vyšší moci nebo výjimečných okolností, a zejména v případě poruchy systému nebo nedostatku trvalého spojení, mohou členské státy zaslat Komisi dokumenty v tištěné podobě nebo prostřednictvím jiných vhodných elektronických prostředků. Toto odeslání v tištěné podobě nebo prostřednictvím jiných elektronických prostředků vyžaduje, aby Komisi bylo dostatečně včas před lhůtou pro předání zasláno odůvodněné předchozí oznámení.
Článek 6
Pravost dokumentů
Pravost předaného dokumentu nebo dokumentu uchovávaného pomocí informačního systému v souladu s tímto nařízením je uznána, je-li osoba, která dokument zaslala, řádně identifikována a byl-li dokument vyhotoven a předán v souladu s tímto nařízením.
KAPITOLA III
INTEGRITA A ČITELNOST V PRŮBĚHU ČASU A OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Článek 7
Integrita a čitelnost v průběhu času
Informační systémy chrání integritu předaných a uchovávaných dokumentů.
Poskytují zejména tyto záruky:
a)
umožňují jednoznačně určit každého uživatele a obsahují účinná kontrolní opatření s ohledem na přístupová práva s cílem chránit dokumenty, soubory, metadata a jednotlivé fáze postupu před neoprávněným, nezákonným nebo nepovoleným přístupem, výmazem, změnou nebo přesunem;
b)
jsou vybaveny systémy pro fyzickou ochranu před vniknutím a ekologickými katastrofami a ochranou programového vybavení před kybernetickými útoky;
c)
různými prostředky zabraňují provedení neoprávněných změn a zahrnují mechanismy k zajištění integrity s cílem ověřit, zda dokument nebyl v průběhu času pozměněn;
d)
pro každou základní fázi postupu uchovávají podklady pro audit;
e)
v souladu s písmenem b) zajistí uložení dat v prostředí, které je bezpečné z fyzického hlediska i z hlediska programového vybavení;
f)
poskytují spolehlivé postupy pro převod formátu a přesun s cílem zajistit, aby byly dokumenty čitelné a přístupné během celé požadované doby uchovávání;
g)
mají dostatečně podrobnou a aktuální funkční a technickou dokumentaci týkající se fungování a vlastností systému a tato dokumentace je kdykoli dostupná všem organizačním útvarům odpovědným za funkční a/nebo technické specifikace.
Článek 8
Ochrana osobních údajů
Ustanoveními tohoto nařízení nejsou dotčena nařízení (ES) č. 45/2001 a (ES) č. 1049/2001, směrnice 95/46/ES a 2002/58/ES a předpisy přijaté na jejich základě.
KAPITOLA IV
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 9
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost sedmým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 31. srpna 2009.