Kommissionens beslutning
af 18. december 2001
om gennemførelsesbestemmelser til Rådets beslutning 2000/596/EF for så vidt angår forvaltnings- og kontrolsystemerne og gennemførelsesprocedurerne for finansielle korrektioner i forbindelse med aktioner, der medfinansieres af Den Europæiske Flygtningefond
(meddelt under nummer K(2001) 4372)
(2002/307/EF)
KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR -
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,
under henvisning til Rådets beslutning 2000/596/EF af 28. september 2000 om oprettelse af en europæisk flygtningefond(1), særlig artikel 24,
efter høring af det udvalg, der er nedsat i henhold til artikel 21, stk. 1, i beslutning 2000/596/EF, og
ud fra følgende betragtninger:
(1) For at sikre en forsvarlig økonomisk forvaltning af støtten fra Den Europæiske Flygtningefond (i det følgende benævnt "fonden") er det nødvendigt, at medlemsstaterne fastsætter retningslinjer for tilrettelæggelsen af de opgaver, der påhviler den myndighed, der har ansvaret for gennemførelsen af de medfinansierede aktioner.
(2) For at sikre at fællesskabsmidlerne anvendes i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, er det nødvendigt, at medlemsstaterne anvender forvaltnings- og kontrolsystemer, der sikrer et tilstrækkeligt revisionsspor, og at de yder Kommissionen den hjælp, der er nødvendig for gennemførelsen af kontrollen, herunder stikprøvekontrol.
(3) For at sikre at fællesskabsmidlerne anvendes effektivt og korrekt, bør der fastsættes ensartede kriterier for den kontrol, som medlemsstaterne udfører i henhold til artikel 18 i beslutning 2000/596/EF.
(4) For at sikre en ensartet behandling af anmeldelserne af de udgifter, for hvilke der anmodes om betalinger fra fonden i henhold til artikel 17, stk. 2, i beslutning 2000/596/EF, skal der fastlægges en standardmodel for udgiftsanmeldelser.
(5) For at gøre det muligt at inddrive de uretmæssigt udbetalte beløb i overensstemmelse med artikel 18, stk. 1, i beslutning 2000/596/EF skal det fastsættes, at medlemsstaterne giver Kommissionen meddelelse om de afslørede tilfælde af uregelmæssigheder og om, hvordan de administrative eller retlige procedurer forløber.
(6) Ifølge artikel 19, stk. 1, i beslutning 2000/596/EF skal medlemsstaterne foretage de finansielle korrektioner, der er nødvendige i forbindelse med den enkelte eller systemiske uregelmæssighed, ved hel eller delvis annullering af Fællesskabets medfinansiering. For at sikre en ensartet anvendelse af denne bestemmelse i hele Fællesskabet bør der fastsættes regler om, hvordan sådanne korrektioner fastsættes, og om indberetning til Kommissionen.
(7) Hvis en medlemsstat ikke opfylder de forpligtelser, der påhviler den i henhold til artikel 19, stk. 1, i beslutning 2000/596/EF, eller i henhold til artikel 18, kan Kommissionen selv foretage finansielle korrektioner i henhold til artikel 18, stk. 4, i beslutningen. Størrelsen af korrektionerne skal, når det er muligt og praktisk gennemførligt, beregnes på grundlag af de enkelte sager og svare til størrelsen af de udgifter, der fejlagtigt er blevet debiteret fonden, under hensyntagen til proportionalitetsprincippet. Når det ikke er muligt eller praktisk gennemførligt præcist at fastsætte de finansielle konsekvenser af uregelmæssigheden, eller når det ville stride mod proportionalitetsprincippet at annullere alle de pågældende udgifter, skal Kommissionen basere sine korrektioner på en ekstrapolation eller anvende faste korrektionssatser, der baseres på omfanget og de finansielle konsekvenser af den uregelmæssighed, som medlemsstaten ikke har forebygget, afsløret eller korrigeret.
(8) Det er nødvendigt at præcisere visse bestemmelser vedrørende gennemførelsen af de finansielle korrektioner, der er nævnt i artikel 19, stk. 1, i beslutning 2000/596/EF, og at fastsætte, at disse bestemmelser skal anvendes i de tilfælde, der er nævnt i beslutningens artikel 18, stk. 4, litra b).
(9) Rentesatsen for de morarenter, der skal betales af ethvert uretmæssigt udbetalt beløb, der skal inddrives, og som skal tilbagebetales til Kommissionen i henhold til artikel 19, stk. 3, i beslutning 2000/596/EF, skal fastsættes.
(10) Denne beslutning berører ikke de bestemmelser om tilbagebetaling af statsstøtte, der er fastsat i artikel 14 i Rådets forordning (EF) nr. 659/1999 af 22. marts 1999 om fastlæggelse af regler for anvendelsen af EF-traktatens artikel 93(2).
(11) Denne beslutning berører ikke bestemmelserne i Rådets forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 af 11. november 1996 om Kommissionens kontrol og inspektion på stedet med henblik på beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser mod svig og andre uregelmæssigheder(3) -
VEDTAGET FØLGENDE BESLUTNING:
KAPITEL I
ANVENDELSESOMRÅDE OG DEFINITIONER
Artikel 1
Ved denne beslutning fastsættes gennemførelsesbestemmelserne til beslutning 2000/596/EF for så vidt angår systemerne for forvaltning og kontrol af den støtte, der ydes af Den Europæiske Flygtningefond, i det følgende benævnt "fonden", og som forvaltes af medlemsstaterne, og proceduren for gennemførelse af de finansielle korrektioner af støtten.
Artikel 2
I denne beslutning forstås ved:
a) "ansvarlig myndighed": enhver myndighed, der er udpeget af en medlemsstat i henhold til artikel 7 i beslutning 2000/596/EF
b) "formidlende organ": enhver offentlig myndighed eller ikke-statslig organisation, til hvilken den ansvarlige myndighed uddelegerer gennemførelsesansvaret i henhold til artikel 7 i beslutning 2000/596/EF.
KAPITEL II
FORVALTNINGS- OG KONTROLSYSTEMER
Artikel 3
1. I medfør af artikel 18, stk. 1, litra c), i beslutning 2000/596/EF udsteder medlemsstaterne retningslinjer for den ansvarlige myndighed og for de formidlende organer, som gennemførelsesansvaret er uddelegeret til.
Med forbehold af artikel 18, stk. 1, i beslutning 2000/596/EF omfatter retningslinjerne indretningen af de forvaltnings- og kontrolsystemer, der er nødvendige for at sikre, at ansøgningerne om fællesskabsstøtte er velbegrundede, korrekte og støtteberettigede, og de henviser til de alment anerkendte standarder for god administrativ praksis, der er beskrevet i bilag I.
2. Når alle eller nogle af den ansvarlige myndigheds opgaver uddelegeres til formidlende organer, skal de retningslinjer, der er nævnt i stk. 1, bl.a. indeholde nærmere bestemmelser om:
a) en klar definition og fordeling af opgaverne, bl.a. hvad angår forvaltning, betaling, kontrol og efterprøvning af overensstemmelsen med
i) de betingelser, der er fastsat i Kommissionens beslutninger om godkendelse af ansøgningerne om medfinansiering, jf. artikel 8 i beslutning 2000/596/EF
ii) reglerne om udgifternes støtteberettigelse, jf. bilag I til Kommissionens beslutning 2001/275/EF(4), og
iii) Fællesskabets politikker og foranstaltninger, bl.a. hvad angår konkurrencereglerne, offentlige indkøb, miljøbeskyttelse og -forbedring, afskaffelse af uligheder og fremme af ligestilling mellem mænd og kvinder
b) indførelse af effektive systemer, som sikrer, at de formidlende organer udøver deres beføjelser på en tilfredsstillende måde, og
c) fremsendelse til den ansvarlige myndighed af oplysninger om den faktiske udførelse af deres opgaver og en beskrivelse af de anvendte midler.
3. I medfør af artikel 18, stk. 1, litra b), i beslutning 2000/596/EF skal medlemsstaterne senest to måneder efter, at denne beslutning er trådt i kraft, som et supplement til oplysningerne i den første ansøgning om medfinansiering sende Kommissionen en beskrivelse af de indførte forvaltnings- og kontrolsystemer og af de planlagte forbedringer, specielt under hensyntagen til de alment anerkendte standarder for god administrativ praksis, der er beskrevet i bilag I.
Beskrivelsen skal omfatte følgende oplysninger om hver enkelt ansvarlig myndighed:
a) de opgaver, den har fået tildelt
b) opgavefordelingen, som inden for den ansvarlige myndighed eller det formidlende organ skal sikre, at forvaltnings-, betalings- og kontrolopgaverne er tilstrækkeligt adskilt til at sikre en forsvarlig økonomisk forvaltning
c) oplysninger om eventuelle andre formidlende organer
d) procedurerne for modtagelse, kontrol og validering af betalingsanmodninger og procedurerne for forelæggelse til betaling, betaling og bogføring af udgifterne
e) bestemmelserne om intern revision eller tilsvarende procedurer.
4. Kommissionen gennemgår i samarbejde med medlemsstaten forvaltnings- og kontrolsystemerne og påpeger eventuelle hindringer for en gennemsigtig kontrol af, hvordan fonden fungerer, samt for udførelsen af de opgaver, der påhviler Kommissionen i henhold til traktatens artikel 274.
Artikel 4
1. Medlemsstaternes forvaltnings- og kontrolsystemer skal sikre et tilstrækkeligt revisionsspor.
2. Et tilstrækkeligt revisionsspor er et revisionsspor, der gør det muligt at:
a) afstemme de sammenfattede beløb, der attesteres over for Kommissionen, med de individuelle regnskaber og bilag, der findes på de forskellige administrative niveauer og hos støttemodtagerne, herunder de organer eller virksomheder, der gennemfører projekterne, og
b) efterprøve tildelingen og overførslerne af de disponible fællesskabsmidler og nationale midler.
Bilag II indeholder en vejledende beskrivelse af informationskravene til et tilstrækkeligt revisionsspor.
3. Den ansvarlige myndighed indfører procedurer, der sikrer, at det registreres, hvor alle dokumenter, der vedrører bestemte betalinger, der er foretaget som led i det pågældende nationale gennemførelsesprogram, befinder sig, og at disse dokumenter kan stilles til rådighed for inspektion efter anmodning fra:
a) personalet ved den myndighed, der skal behandle betalingsanmodningerne
b) de nationale revisionsmyndigheder, der foretager den kontrol, der er omhandlet i artikel 5, stk. 1, i denne beslutning
c) den afdeling i eller det organ under den ansvarlige myndighed, der skal godkende anmodninger om mellemliggende og endelige betalinger, jf. artikel 17 i beslutning 2000/596/EF, og
d) Europa-Kommissionens og Den Europæiske Revisionsrets tjenestemænd og befuldmægtigede.
De tjenestemænd eller ansatte, der har ansvaret for kontrollen, eller de personer, der har fået bemyndigelse til at foretage kontrollen, kan anmode om at få udleveret kopier af dokumenter, der er omhandlet i dette stykke.
4. De ansvarlige myndigheder opbevarer til brug for Kommissionen i en periode på fem år efter Kommissionens betaling af restbeløbet vedrørende en intervention alle udgifts- og kontrolbilag vedrørende interventionen, enten i form af de originale dokumenter eller i versioner, der er attesteret som værende i overensstemmelse med originalerne, på almindeligt anerkendte datamedier. Denne frist afbrydes, hvis der indledes retsforfølgning, eller hvis Kommissionen fremsætter begrundet anmodning herom.
Artikel 5
1. Medlemsstaterne tilrettelægger kontrol af projekterne på grundlag af en passende stikprøve, specielt med henblik på:
a) at efterprøve, om de indførte forvaltnings- og kontrolsystemer er effektive
b) selektivt på grundlag af risikoanalyse at efterprøve de udgiftsanmeldelser, der udarbejdes på de forskellige niveauer.
2. Kontrollen skal omfatte mindst 20 % af de samlede støtteberettigede udgifter for hvert nationalt gennemførelsesprogram og et repræsentativt udsnit af de godkendte projekter under hensyntagen til kravene i stk. 3. Medlemsstaterne sikrer, at der er en passende adskillelse af denne kontrol og gennemførelses- eller betalingsprocedurerne vedrørende aktionerne.
3. De udvalgte projekter skal identificeres, stikprøvemetoden skal beskrives, og der skal udarbejdes en rapport om resultaterne af alle inspektionerne og de foranstaltninger, der er truffet med hensyn til de konstaterede fejl og uregelmæssigheder.
4. Stikprøven af de kontrollerede projekter skal:
a) omfatte en passende blanding af typer og størrelser af projekter
b) tage hensyn til de risikofaktorer, der er afsløret ved national kontrol eller fællesskabskontrol
c) afspejle koncentrationen af projekter hos bestemte støttemodtagere, således at de vigtigste støttemodtagere kontrolleres mindst én gang før afslutningen af hvert nationalt gennemførelsesprogram.
Artikel 6
Ved kontrollen efterprøver medlemsstaterne følgende:
a) om forvaltnings- og kontrolsystemerne fungerer effektivt
b) for et passende antal regnskaber, om disse regnskaber stemmer overens med de bilag, der findes hos de formidlende organer, som den ansvarlige myndighed har uddelegeret visse dele af gennemførelsesansvaret til, hos støttemodtagerne og i givet fald hos andre organer eller virksomheder, der gennemfører projekter
c) tilstedeværelsen af et tilstrækkeligt revisionsspor
d) om arten af og datoen for udgifterne svarer til fællesskabskravene, de krav, der blev fastsat under den nationale udvælgelsesprocedure, bestemmelserne i kontrakten eller beslutningen om tildeling af støtte samt de faktisk gennemførte aktioner
e) om projektets faktiske eller påtænkte formål er i overensstemmelse med de formål, der er beskrevet i det nationale gennemførelsesprogram, jf. artikel 8 i beslutning 2000/596/EF
f) om Fællesskabets finansielle tilskud ligger inden for de grænser, der er fastsat i artikel 13 i beslutning 2000/596/EF og i andre gældende fællesskabsbestemmelser, og udbetales til støttemodtagerne uden nedsættelser eller forsinkelser
g) om den fornødne nationale medfinansiering rent faktisk er blevet stillet til rådighed, og
h) om de medfinansierede projekter er blevet gennemført i overensstemmelse med artikel 4 og artikel 9, stk. 1, i beslutning 2000/596/EF.
Artikel 7
Kontrollen skal fastslå, om eventuelle problemer er systemiske, og der dermed er risiko for, at de også berører andre aktioner, som gennemføres af den samme støttemodtager eller administreres af den samme forvaltningsmyndighed. Den skal også fastslå, hvad der er årsagerne til sådanne situationer, om der er behov for yderligere undersøgelser, og hvilke forebyggende eller korrigerende foranstaltninger der skal træffes.
Artikel 8
Medlemsstaterne underretter hvert år i den rapport, der er nævnt i artikel 20, stk. 2, i beslutning 2000/596/EF, Kommissionen om, hvordan de har anvendt artikel 5, 6 og 7 i denne beslutning i det foregående år, og supplerer eller opdaterer om nødvendigt den beskrivelse, der er nævnt i artikel 4, stk. 2.
Artikel 9
Når der er tale om interventioner, som mere end en medlemsstat deltager i, eller som omfatter støttemodtagere i mere end en medlemsstat, bliver de pågældende medlemsstater og Kommissionen enige om, hvilken administrativ bistand der er nødvendig for at sikre en fyldestgørende kontrol.
KAPITEL III
UDGIFTSANMELDELSER
Artikel 10
1. Attester vedrørende udgiftsanmeldelser udarbejdes efter modellen i bilag IV af en person eller en afdeling i betalingsmyndigheden, der fungerer uafhængigt af alle betalingsanvisende tjenestegrene.
2. For alle de udgifter, som den anmelder til Kommissionen, sikrer den ansvarlige myndighed, at de nationale gennemførelsesprogrammer forvaltes i overensstemmelse med alle de relevante fællesskabsforskrifter, og at midlerne anvendes i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning. Denne anmeldelse skal attestere, at medfinansieringsansøgningen kun omfatter udgifter:
a) som rent faktisk er afholdt af støttemodtagerne som defineret i artikel 2, litra d), i beslutning 2001/275/EF i støtteperioden for programmet som fastlagt i beslutningerne om godkendelse af medfinansieringsansøgningerne, og
b) der vedrører projekter, der er blevet udvalgt til medfinansiering under det pågældende nationale gennemførelsesprogram i overensstemmelse med de fastlagte udvælgelseskriterier og -procedurer, og som har overholdt fællesskabsreglerne i hele den periode, hvor de er afholdt.
3. Ved afslutningen af programmet skal medlemsstaten inden seks måneder indsende en endelig anmeldelse, jf. bilag IV. Hvis anmeldelsen ikke fremsendes til Kommissionen inden fristens udløb, afslutter Kommissionen automatisk programmet og frigør de bevillinger, der var afsat til det.
4. Inden anmodningen indsendes til Kommissionen, efterprøver den ansvarlige myndighed, at den udførte kontrol er tilstrækkelig. Der gives en detaljeret beskrivelse af det udførte arbejde i den endelige rapport, der er nævnt i artikel 20, stk. 3, i beslutning 2000/596/EF. Kontrollen vedrører såvel projekternes fysiske aspekter og effektivitet som deres finansielle og regnskabsmæssige aspekter.
KAPITEL IV
FINANSIELLE KORREKTIONER, DER FORETAGES AF MEDLEMSSTATERNE
Artikel 11
1. Når der er tale om systemiske uregelmæssigheder, skal de undersøgelser, der foretages i henhold til artikel 19, stk. 1, i beslutning 2000/596/EF, omfatte alle de projekter, der kan være berørt.
2. Ved hel eller delvis annullering af Fællesskabets medfinansiering tager medlemsstaterne hensyn til uregelmæssighedernes art og alvorlighed og til fondens finansielle tab.
3. Medlemsstaterne sender som bilag til den rapport, der er nævnt i artikel 20, stk. 2, i beslutning 2000/596/EF, Kommissionen en oversigt over de procedurer til annullering af støtten, der er indledt i løbet af det foregående år.
Artikel 12
1. Når der, efter at medfinansieringen er blevet annulleret, skal inddrives midler i henhold til artikel 18, stk. 1, litra g), i beslutning 2000/596/EF, indleder den kompetente afdeling eller det kompetente organ en inddrivelsesprocedure og underretter den ansvarlige myndighed herom. Oplysningerne om inddrivelserne sendes til Kommissionen, og regnskabet føres i overensstemmelse med artikel 13 i denne beslutning.
2. Medlemsstaterne underretter i den rapport, der er nævnt i artikel 20, stk. 2, i beslutning 2000/596/EF, Kommissionen om, hvordan de har besluttet eller påtænker at omfordele de annullerede midler.
Artikel 13
Den ansvarlige myndighed fører regnskab over beløb, der kan inddrives i forbindelse med allerede udbetalt fællesskabsstøtte, og sikrer sig, at beløbene inddrives omgående. Efter inddrivelsen reducerer den ansvarlige myndighed sin næste udgiftsanmeldelse til Kommissionen med et beløb svarende til de inddrevne beløb, eller den foretager en tilbagebetaling til Fællesskabet, hvis dette beløb er utilstrækkeligt. De beløb, der skal inddrives, er fra forfaldsdatoen rentebærende til den rentesats, der er fastsat i artikel 94 i Kommissionens forordning (Euratom, EKSF, EF) nr. 3418/93 af 9. december 1993 om gennemførelsesbestemmelser til finansforordningen af 21. december 1977(5), senest ændret ved forordning (EF) nr. 1687/2001(6), for den første arbejdsdag i den måned, hvor forfaldsdatoen for fordringen falder.
Ved fremsendelsen af den rapport, der er nævnt i artikel 20, stk. 2, i beslutning 2000/596/EF, sender medlemsstaterne Kommissionen en liste over de afslørede tilfælde af uregelmæssigheder med angivelse af de inddrevne beløb og de beløb, der skal inddrives, og i givet fald de administrative og retslige procedurer, der er indledt med henblik på inddrivelse af de uretmæssigt udbetalte beløb.
KAPITEL V
FINANSIELLE KORREKTIONER, DER FORETAGES AF KOMMISSIONEN
Artikel 14
1. Størrelsen af de finansielle korrektioner, der foretages af Kommissionen i henhold til artikel 18, stk. 4, litra b), i beslutning 2000/596/EF i forbindelse med individuelle eller systemiske uregelmæssigheder, skal så vidt muligt vurderes på grundlag af de enkelte sager og svarer til det udgiftsbeløb, der fejlagtigt er blevet debiteret fonden, under hensyntagen til proportionalitetsprincippet.
2. Når det ikke er muligt eller praktisk gennemførligt præcist at fastslå størrelsen af de uregelmæssige udgifter, eller når det ville stride mod proportionalitetsprincippet at annullere alle de pågældende udgifter, baserer Kommissionen de finansielle korrektioner på
a) en ekstrapolation, til hvilken den anvender et repræsentativt udsnit af transaktioner med tilsvarende karakteristika, eller
b) en korrektion med en fast sats, idet den vurderer alvorligheden af overtrædelsen af reglerne samt omfanget og de finansielle konsekvenser af den konstaterede uregelmæssighed.
3. Når Kommissionen baserer sin stillingtagen på forhold, som er fastslået af revisorer uden for dens egne tjenestegrene, drager den sine egne konklusioner om de finansielle virkninger efter at have gennemgået de foranstaltninger, som den pågældende medlemsstat har truffet i henhold til artikel 18, stk. 1, i beslutning 2000/596/EF.
4. Den berørte medlemsstat har en frist på to måneder til at besvare en anmodning i henhold til artikel 18, stk. 3, i beslutning 2000/596/EF. I behørigt begrundede tilfælde kan Kommissionen give en længere frist.
5. Når Kommissionen foreslår en finansiel korrektion på basis af ekstrapolation eller en fast sats, gives medlemsstaten mulighed for på grundlag af en undersøgelse af de pågældende sager at godtgøre, at uregelmæssighedens faktiske omfang har været mindre end vurderet af Kommissionen. Efter aftale med Kommissionen kan medlemsstaten begrænse undersøgelsens omfang til en del eller et passende udsnit af de berørte sager. Bortset fra i behørigt begrundede tilfælde kan den yderligere frist, der gives til undersøgelsen, ikke overstige to måneder efter udløbet af den tomånedersfrist, der er nævnt i stk. 4. Kommissionen tager hensyn til det bevismateriale, som medlemsstaten fremlægger inden for de nævnte frister.
6. I de tilfælde, hvor Kommissionen har suspenderet betalingerne i henhold til artikel 19, stk. 2, i beslutning 2000/596/EF, finder artikel 18, stk. 4, i beslutning 2000/596/EF anvendelse, hvis årsagerne til suspensionen stadig er til stede efter udløbet af den frist, der er fastsat i stk. 4, eller hvis den pågældende medlemsstat ikke har underrettet Kommissionen om, hvilke foranstaltninger den har truffet for at korrigere uregelmæssighederne.
7. Retningslinjerne for de principper, kriterier og vejledende satser, som skal anvendes, når Kommissionens tjenestegrene foretager finansielle korrektioner, er beskrevet i bilag III til denne beslutning.
Artikel 15
1. Enhver tilbagebetaling til Kommissionen i henhold til artikel 19, stk. 3, i beslutning 2000/596/EF skal foretages inden for den frist, der er angivet i den indtægtsordre, som udstedes som angivet i artikel 28 i finansforordningen af 21. december 1977(7). Fristens udløb fastsættes til udgangen af den anden måned efter den måned, hvor indtægtsordren blev udstedt.
2. Enhver forsinkelse i tilbagebetalingen giver anledning til betaling af morarenter, som beregnes fra udløbet af den frist, der er nævnt i stk. 1, til datoen for den faktiske inddrivelse. Der anvendes den rentesats, der er nævnt i artikel 13 i denne beslutning.
3. En finansiel korrektion i henhold til artikel 19, stk. 2, i beslutning 2000/596/EF berører ikke medlemsstatens forpligtelse til at inddrive midlerne i henhold til artikel 18, stk. 1, litra g), i beslutning 2000/596/EF og artikel 12, stk. 1, i denne beslutning eller deres pligt til at kræve statsstøtte tilbagebetalt i henhold til artikel 14 i forordning (EF) nr. 659/1999.
KAPITEL VI
AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 16
Bestemmelserne i denne beslutning er ikke til hinder for, at medlemsstaterne anvender strengere regler for national kontrol end reglerne i denne beslutning.
Artikel 17
Denne beslutning er rettet til medlemsstaterne.
Udfærdiget i Bruxelles, den 18. december 2001.
Rozhodnutí Komise
ze dne 18. prosince 2001,
kterým se stanoví prováděcí pravidla k rozhodnutí Rady 2000/596/ES, pokud jde o řídící a kontrolní systémy a o postupy pro provádění finančních oprav v rámci akcí spolufinancovaných z Evropského fondu pro uprchlíky
(oznámeno pod číslem K(2001) 4372)
(2002/307/ES)
KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství,
s ohledem na rozhodnutí Rady 2000/596/ES ze dne 28. září 2000 o zřízení Evropského fondu pro uprchlíky [1], a zejména na článek 24 uvedeného rozhodnutí,
po konzultaci s výborem zřízeným čl. 21 odst. 1 rozhodnutí 2000/596/ES,
vzhledem k těmto důvodům:
(1) Aby členské státy zajistily řádné finanční řízení pomoci poskytované z Evropského fondu pro uprchlíky (dále jen "fond"), musí stanovit obecné zásady organizace úkolů orgánu příslušného pro provádění spolufinancovaných akcí.
(2) Aby členské státy zajistily využití finančních prostředků Společenství v souladu se zásadami řádného finančního řízení, musí zavést řídící a kontrolní systémy, které zajistí dostatečný revizní záznam, a poskytovat Komisi veškerou pomoc, kterou bude potřebovat k provádění kontrol, zvláště namátkových kontrol.
(3) Aby se zajistilo účinné a řádné využívání finančních prostředků Společenství, je třeba stanovit jednotná kritéria pro kontroly prováděné členskými státy podle článku 18 rozhodnutí 2000/596/ES.
(4) Aby se zajistilo jednotné zacházení s prohlášeními o výdajích, pro které je požadována pomoc z fondu podle čl. 17 odst. 2 rozhodnutí 2000/596/ES, je třeba vypracovat vzorové prohlášení o výdajích.
(5) Aby bylo umožněno vracení neoprávněně vyplacených částek podle čl. 18 odst. 1 rozhodnutí 2000/596/ES, je zapotřebí, aby členské státy informovaly Komisi o zjištěných nesrovnalostech a o průběhu správního nebo soudního řízení.
(6) Podle čl. 19 odst. 1 rozhodnutí 2000/596/ES musí členské státy provádět požadované finanční opravy v návaznosti na individuální nebo systémové nesrovnalosti formou úplného nebo částečného zrušení účasti Společenství. Aby bylo zajištěno jednotné provádění tohoto ustanovení v celém Společenství, je nutné stanovit pravidla pro určení oprav, které mají být provedeny, a stanovení povinnosti informovat Komisi.
(7) Pokud členský stát nesplní své povinnosti podle čl. 19 odst. 1 rozhodnutí 2000/596/ES nebo podle článku 18, může Komise sama provést opravy podle čl. 18 odst. 4 téhož rozhodnutí. Kdykoli je to možné a proveditelné, musí být částka opravy hodnocena na základě jednotlivých spisů a musí být rovna částce výdajů nesprávně vyúčtovaných fondu v souladu se zásadou proporcionality. Pokud není možné nebo proveditelné přesně vyčíslit finanční dopad nesrovnalosti nebo pokud by bylo zrušení všech dotyčných výdajů nepřiměřené, Komise by měla určit své opravy extrapolací nebo paušální sazbou podle rozsahu a finančního dopadu nesrovnalosti, které členský stát nezabránil nebo kterou nezjistil či neopravil.
(8) Měla by být stanovena určitá prováděcí pravidla pro finanční opravy stanovené v čl. 19 odst. 1 rozhodnutí 2000/596/ES a tatáž pravidla by měla být použitelná v případech uvedených v čl. 18 odst. 4 písm. b) téhož rozhodnutí.
(9) Musí být stanoveny úroky z prodlení, které je třeba vrátit spolu s neoprávněně přijatou částkou Komisi podle čl. 19 odst. 3 rozhodnutí 2000/596/ES.
(10) Toto rozhodnutí se použije, aniž jsou dotčena ustanovení o navrácení státní podpory podle článku 14 nařízení Rady (ES) č. 659/1999 ze dne 22. března 1999, kterým se stanoví prováděcí pravidla k článku 93 Smlouvy o ES [2].
(11) Toto rozhodnutí se použije, aniž je dotčeno nařízení Rady (Euratom, ES) č. 2185/96 ze dne 11. listopadu 1996 o kontrolách a inspekcích na místě prováděných Komisí za účelem ochrany finančních zájmů Evropských společenství proti podvodům a jiným porušením předpisů [3],
ROZHODLA TAKTO:
KAPITOLA I
OBLAST PŮSOBNOSTI A DEFINICE
Článek 1
Toto rozhodnutí stanoví prováděcí pravidla k rozhodnutí Rady 2000/596/ES, pokud jde o řídící a kontrolní systémy pro financování poskytované z Evropského fondu pro uprchlíky (dále jen "fond") a spravované členskými státy, a postup pro provádění finančních oprav použitelných na toto financování.
Článek 2
Pro účely tohoto rozhodnutí se rozumí:
a) "příslušným orgánem": orgán určený členským státem podle článku 7 rozhodnutí 2000/596/ES;
b) "zprostředkujícím subjektem": každý orgán veřejné správy nebo nevládní organizace, na který příslušný orgán přenese působnost k provádění podle článku 7 rozhodnutí 2000/596/ES.
KAPITOLA II
ŘÍDÍCÍ A KONTROLNÍ SYSTÉMY
Článek 3
1. Při provádění čl. 18 odst. 1 písm. c) rozhodnutí 2000/596/ES udělí členské státy pokyny orgánu a zprostředkujícímu subjektu, na které byla přenesena působnost.
Aniž je dotčen čl. 18 odst. 1 rozhodnutí 2000/596/ES, týkají se pokyny organizace řídících a kontrolních systémů nezbytných k zajištění přesnosti, zákonnosti a způsobilosti žádostí o financování Společenstvím a odvolávají se na obecně uznávaná pravidla řádné správní praxe stanovená v příloze I.
2. Jsou-li všechny úkoly příslušného orgánu nebo některé z nich jsou přeneseny na zprostředkující subjekt, stanoví pokyny uvedené v odstavci 1 prováděcí pravidla pro:
a) jasné vymezení a rozdělení úkolů, zejména pokud jde o řízení, platby a kontroly a ověřování souladu s
i) podmínkami stanovenými v rozhodnutích Komise, kterými se schvalují žádosti o spolufinancování uvedené v článku 8 rozhodnutí 2000/596/ES;
ii) pravidly pro způsobilost výdajů stanovenými v příloze 1 rozhodnutí Komise 2001/275/ES [4] a
iii) politikami a akcemi Společenství, zvláště těmi, které se týkají pravidel hospodářské soutěže, veřejných zakázek, ochrany a zlepšování životního prostředí, odstraňování nerovností a podpory rovnosti mužů a žen;
b) zavádění účinných systémů, které zajistí uspokojivý výkon pravomocí zprostředkujících subjektů, a
c) poskytování informací příslušnému orgánu o účinném plnění jejich úkolů a popisu použitých prostředků.
3. Podle čl. 18 odst. 1 písm. b) rozhodnutí 2000/596/ES sdělí členské státy nejpozději do dvou měsíců od nabytí účinku tohoto rozhodnutí Komisi kromě informací obsažených v první žádosti o spolufinancování popis řídících a kontrolních systémů, které zavedly, a všech plánovaných zlepšení, se zvláštním přihlédnutím k obecně uznávaným pravidlům řádné správní praxe stanoveným v příloze I.
Tento popis musí zahrnovat následující údaje o každém příslušném orgánu:
a) úkoly orgánu, jež mu byly přiděleny;
b) rozdělení těchto úkolů v rámci příslušného orgánu nebo zprostředkujícího subjektu takovým způsobem, aby byly od sebe dostatečně odděleny řídící, platební a kontrolní úkoly, s cílem zajistit řádné finanční řízení;
c) údaje o všech případných zprostředkujících subjektech;
d) postupy pro příjem, ověřování a potvrzování žádostí o platby a schvalování a platbu výdajů a jejich zaúčtování;
e) předpisy upravující vnitřní účetní kontroly nebo obdobné postupy.
4. Komise posoudí ve spolupráci s členskými státy řídící a kontrolní systémy a poukáže na případné nedostatky týkající se průhlednosti kontrol činnosti fondu a plnění povinností Komise podle článku 274 Smlouvy o ES.
Článek 4
1. Řídící a kontrolní systémy členských států zajistí dostatečný revizní záznam.
2. Revizní záznam se považuje za dostatečný, pokud umožňuje:
a) srovnání souhrnných účtů předkládaných Komisi s jednotlivými záznamy o výdajích a podklady uchovávanými na různých správních úrovních a konečnými příjemci včetně subjektů nebo podniků provádějících projekty a
b) ověření rozdělení a převodů dostupných finančních prostředků Společenství a vnitrostátních finančních prostředků.
Orientační popis požadavků na údaje týkající se dostatečného revizního záznamu je uveden v příloze II.
3. Příslušný orgán zavede postupy, kterými se zajistí vedení záznamu o místě uložení všech dokladů týkajících se jednotlivých plateb uskutečněných v rámci dotčeného vnitrostátního prováděcího programu a možnost předložení dokladů k nahlédnutí na vyžádání:
a) pracovníků orgánu příslušného pro zpracování žádostí o platbu;
b) vnitrostátních kontrolních orgánů, které provádějí kontroly požadované podle čl. 5 odst. 1 tohoto rozhodnutí;
c) odboru nebo útvaru příslušného orgánu pověřeného potvrzováním žádostí o prozatímní a konečnou platbu podle článku 17 rozhodnutí 2000/596/ES a
d) úředníků a zmocněných zástupců Komise a Evropského účetního dvora.
Úředníci a zástupci odpovědní za kontrolu nebo zmocnění k tomuto účelu mohou požadovat kopie dokladů uvedené v tomto odstavci.
4. Po dobu pěti let ode dne, kdy Komise vyplatí konečný zůstatek na jakýkoli projekt, uchovávají příslušné orgány pro potřeby Komise na obecně přijímaných nosičích dat veškeré podklady, tj. originály nebo ověřené kopie, které se týkají výdajů a kontrol dotyčného projektu. Tato doba se přerušuje v případě soudního řízení nebo na základě řádně odůvodněné žádosti Komise.
Článek 5
1. Členské státy organizují vhodné namátkové kontroly projektů, které mají za cíl zejména:
a) prověřit řádné fungování stávajících řídících a kontrolních systémů;
b) selektivně prověřit, na základě analýzy rizik, prohlášení o výdajích učiněná na různých dotčených úrovních.
2. Kontroly se týkají nejméně 20 % celkových způsobilých výdajů na každý vnitrostátní prováděcí program a reprezentativní vzorek schválených projektů s přihlédnutím k požadavkům odstavce 3. Členské státy zajistí vhodné oddělení kontrol od prováděcích nebo platebních postupů týkajících se projektů.
3. Vybrané projekty jsou identifikovány, je popsána metoda výběru vzorků a vypracována zpráva o výsledcích všech inspekcí a opatřeních přijatých ohledně zjištěných odchylek nebo nesrovnalostí.
4. Vzorek projektů vybraných ke kontrole
a) zahrnuje vhodnou kombinaci projektů odlišného druhu a rozsahu;
b) přihlíží ke všem rizikovým faktorům, které byly zjištěny při vnitrostátních kontrolách nebo kontrolách Společenství;
c) zohledňuje soustředění projektů u určitých příjemců grantů, aby hlavní příjemci podléhali alespoň jedné kontrole před uzavřením každého jednotlivého vnitrostátního prováděcího programu.
Článek 6
Při provádění kontrol členské státy prověřují:
a) účinné používání řídících a kontrolních systémů;
b) u přiměřeného počtu účetních záznamů, zda tyto záznamy odpovídají podkladům, které uchovávají zprostředkující subjekty, na které příslušný orgán přenesl určité povinnosti spojené s prováděním, příjemci grantů a případně jiné subjekty nebo podniky zapojené do provádění projektu;
c) zda je revizní záznam dostatečný;
d) zda povaha a datum položek výdajů odpovídají požadavkům Společenství, požadavkům stanoveným v rámci vnitrostátního výběrového řízení, smluvním podmínkám nebo podmínkám aktu, kterým se poskytuje podpora, a skutečně provedeným pracím;
e) zda použití nebo zamýšlené použití projektu je v souladu s cíli stanovenými ve vnitrostátním prováděcím programu uvedeném v článku 8 rozhodnutí 2000/596/ES;
f) zda finanční podpora Společenství nepřekračuje hranice stanovené v článku 13 rozhodnutí 2000/596/ES nebo v jiných použitelných předpisech Společenství a zda jsou vypláceny příjemcům bez jakéhokoliv krácení nebo zpoždění;
g) zda bylo skutečně poskytnuto vhodné vnitrostátní spolufinancování a
h) zda spolufinancované projekty byly prováděny v souladu s požadavky článku 4 a čl. 9 odst. 1 rozhodnutí 2000/596/ES.
Článek 7
Kontroly zjišťují, zda mají jakékoli zjištěné obtíže systémový ráz a představují tudíž riziko pro další projekty prováděné stejným příjemcem grantu nebo spravované stejným řídícím orgánem. Kontroly rovněž určují příčiny takových situací, případná další šetření, která mohou být potřebná, a nápravná a preventivní opatření.
Článek 8
Členské státy ve zprávě uvedené v čl. 20 odst. 2 rozhodnutí 2000/596/ES každoročně informují Komisi o tom, jak v předchozím roce uplatňovaly články 5, 6 a 7 tohoto rozhodnutí, přičemž v případě potřeby doplní nebo aktualizují popis uvedený v čl. 4 odst. 2.
Článek 9
V případě forem pomoci, kterých se účastní více než jeden členský stát nebo jejíž příjemci jsou usazeni ve více než jednom členském státě, dotyčné členské státy a Komise se dohodnou na správní pomoci nezbytné pro zajištění řádné kontroly.
KAPITOLA III
PROHLÁŠENÍ O VÝDAJÍCH
Článek 10
1. Prohlášení o výdajích potvrzuje podle vzoru uvedeného v příloze IV osoba nebo útvar v rámci platebního subjektu, jehož činnost je nezávislá na všech útvarech, které schvalují žádosti.
2. Příslušný orgán pro všechny výdaje, které oznámí Komisi, poskytne ujištění o tom, že vnitrostátní prováděcí programy jsou řízeny v souladu se všemi platnými předpisy Společenství a že finanční prostředky jsou používány v souladu se zásadami řádného finančního řízení. Toto ujištění potvrzuje, že žádost o spolufinancování zahrnuje pouze výdaje,
a) které skutečně vynaložili příjemci grantů stanovení v čl. 2 písm. d) rozhodnutí 2001/275/ES v době způsobilosti programu, jak je stanovena v rozhodnutích, kterými se schvalují žádosti o spolufinancování, a
b) které se vztahují k projektům, jež byly vybrány ke spolufinancování dotyčným vnitrostátním prováděcím programem podle stanovených výběrových kritérií a postupů a jež po celou dobu, kdy výdaje vznikaly, splňovaly pravidla Společenství.
3. Po skončení programu předloží členský stát do šesti měsíců závěrečné prohlášení uvedené v příloze IV. Pokud tak členský stát neučiní, Komise automaticky uzavře program a stáhne související rozpočtové položky.
4. Dříve než příslušný orgán předloží žádost Komisi, prověří přiměřenost provedených kontrol. Provedená práce je podrobně popsána v závěrečné zprávě uvedené v čl. 20 odst. 3 rozhodnutí 2000/596/ES. Kontroly se týkají materiálních hledisek a účinnosti projektů, jakož i jejich finančních a účetních hledisek.
KAPITOLA IV
FINANČNÍ OPRAVY PROVÁDĚNÉ ČLENSKÝMI STÁTY
Článek 11
1. Šetření podle čl. 19 odst. 1 rozhodnutí 2000/296/ES se v případě systémových nesrovnalostí vztahuje na všechny akce, které mohou být dotčeny.
2. Při rušení celého příspěvku Společenství nebo jeho části berou členské státy v úvahu povahu a závažnost nesrovnalostí a finanční ztrátu fondu.
3. Členské státy informují Komisi v příloze ke zprávě uvedené v čl. 20 odst. 2 rozhodnutí 2000/596/ES o všech řízeních o zrušení pomoci zahájených v průběhu předcházejícího roku.
Článek 12
1. V případě, že musí být po zrušení příspěvku Společenství podle čl. 18 odst. 1 písm. g) rozhodnutí 2000/596/ES částky vráceny, zahájí příslušný útvar nebo subjekt postup vracení a informuje o tom příslušný orgán. Informace o vracení se předají Komisi a vedou se účty v souladu s článkem 13 tohoto rozhodnutí.
2. Členské státy ve zprávě uvedené v čl. 20 odst. 2 rozhodnutí 2000/596/ES informují Komisi o tom, jak rozhodly, nebo navrhnou nové použití zrušených finančních prostředků.
Článek 13
Příslušný orgán vede záznamy o splatných částkách z již provedených plateb pomoci Společenství a zajistí, aby byly částky bez prodlení vráceny. Po vrácení příslušný orgán sníží své další prohlášení o výdajích určené Komisi o částku rovnající se vrácenému obnosu nebo, pokud tato částka nestačí, uhradí částku Společenství. Splatné částky se úročí ode dne jejich splatnosti úrokovou sazbou stanovenou v článku 94 nařízení Komise (Euratom, ESUO, ES) č. 3418/93 ze dne 9. prosince 1993, kterým se stanoví prováděcí pravidla k některým ustanovením finančního nařízení [5] ze dne 21. prosince 1977, naposledy pozměněného nařízením (ES) č. 1687/2001 [6], k prvnímu pracovnímu dni v měsíci, ve kterém je dluh splatný.
Současně s předložením zprávy uvedené v čl. 20 odst. 2 rozhodnutí 2000/596/ES předají členské státy Komisi seznam zjištěných nesrovnalostí, v němž uvedou částky, které byly nebo mají být vráceny, popřípadě všechna správní nebo soudní řízení zahájená za účelem vrácení neoprávněně vyplacených částek.
KAPITOLA V
FINANČNÍ OPRAVY PROVÁDĚNÉ KOMISÍ
Článek 14
1. Výše finančních oprav prováděných Komisí podle čl. 18 odst. 4 písm. b) rozhodnutí 2000/596/ES u jednotlivých nebo systémových nesrovnalostí se oceňuje, pokud je to možné a proveditelné, na základě jednotlivých spisů a rovná se částce výdajů nesprávně uplatněných u fondu, při dodržení zásady proporcionality.
2. Pokud není možné nebo proveditelné přesně vyčíslit částku neoprávněných výdajů nebo pokud by zrušení všech dotčených výdajů bylo nepřiměřené, založí Komise své finanční opravy na:
a) extrapolaci, pro kterou použije reprezentativní vzorek transakcí podobné povahy nebo
b) paušální sazbě, a v takovém případě vyhodnotí závažnost porušení pravidel a rozsah a finanční důsledky zjištěné nesrovnalosti.
3. Pokud Komise založí své stanovisko na skutečnostech zjištěných auditory nepříslušejícími k útvarům Komise, vyvodí své vlastní závěry ohledně finančních důsledků po posouzení opatření přijatých dotyčným členským státem podle čl. 18 odst. 1 rozhodnutí 2000/596/ES.
4. Lhůta, ve které může dotyčný členský stát odpovědět na žádost podle čl. 18 odst. 3 rozhodnutí 2000/596/ES, činí dva měsíce. V řádně odůvodněných případech může Komise schválit delší lhůtu.
5. Pokud Komise navrhuje finanční opravy stanovené na základě extrapolace nebo paušální sazby, dostane členský stát příležitost prokázat na základě přezkoumání daného spisu, že skutečný rozsah nesrovnalostí byl menší, než vyhodnotila Komise. Po dohodě s Komisí může členský stát omezit rozsah tohoto přezkumu na vhodnou poměrnou část nebo vzorek daného spisu. S výjimkou řádně odůvodněných případů nesmí doba povolená pro takové přezkoumání překročit další dva měsíce od uplynutí lhůty dvou měsíců uvedené v odstavci 4. Komise přihlíží ke všem důkazům, které členský stát ve stanovených lhůtách předloží.
6. Pokud Komise pozastaví platby podle čl. 19 odst. 2 rozhodnutí 2000/596/ES nebo pokud po uplynutí lhůty uvedené v odstavci 4 trvají důvody pro pozastavení nebo dotyčný členský stát nesdělil Komisi opatření přijatá k nápravě nesrovnalostí, použije se čl. 18 odst. 4 rozhodnutí 2000/596/ES.
7. Pokyny k zásadám, kritériím a orientačním sazbám, které mají útvary Komise používat při určování paušálních oprav, jsou stanoveny v příloze III tohoto rozhodnutí.
Článek 15
1. Každá částka, která má být vrácena Komisi podle čl. 19 odst. 3 rozhodnutí 2000/596/ES, musí být uhrazena přede dnem splatnosti uvedeným v inkasním příkazu vydaném v souladu s článkem 28 finančního nařízení ze dne 21. prosince 1977 [7]. Tímto dnem splatnosti je poslední den druhého měsíce následujícího po dni vydání příkazu.
2. Každým prodlením při navrácení částky vzniká nárok na úrok z prodlení, který se začíná počítat ode dne splatnosti uvedeného v odstavci 1 a končí dnem skutečného navrácení. Platná úroková sazba je sazba uvedená v článku 13 tohoto rozhodnutí.
3. Finanční opravou na základě čl. 19 odst. 2 rozhodnutí 2000/596/ES není dotčena povinnost členského státu požadovat zpět částky podle čl. 18 odst. 1 písm. g) rozhodnutí 2000/596/ES a čl. 12 odst. 1 tohoto rozhodnutí a požadovat zpět státní podporu podle článku 14 nařízení (ES) č. 659/1999.
KAPITOLA VI
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 16
Žádné ustanovení tohoto rozhodnutí nebrání členským státům používat přísnější vnitrostátní právní pravidla, než která jsou v něm předepsána.
Článek 17
Toto rozhodnutí je určeno členským státům.
V Bruselu dne 18. prosince 2001.