#import "../custom.typ": *

== Interview with Caroline <InterviewCaroline>
00:00 - 00:02 
Caroline: Skal jeg starte med at fortælle ham, hvem jeg er?

00:02 - 00:03 
Mads: Ja, det må du meget gerne.

00:03 - 00:09 
Caroline: Så I har den baggrund. Altså, mit navn er Caroline, og I optager nu?

00:15 - 00:21 
Caroline: Mit navn er Caroline. Jeg har været i KMD siden december i ti år, hvilket er lidt vildt at tænke på.

00:22 - 00:27 
Caroline: Men det taler virkelig for, at det er en fantastisk virksomhed at arbejde for.

00:28 - 00:34 
Caroline: Faktisk stort set lige fra universitetet, så har jeg kun haft mit arbejdsliv i KMD.

00:34 - 00:40 
Caroline: Det passer ikke helt, jeg har arbejdet fuldtid, mens jeg tog min kandidat som managementkonsulent i et større konsulenthus.

00:42 - 00:44 
Caroline: Jeg har lavet rigtig mange ting på de ti år.

00:44 - 00:45 
Caroline: Det gør man jo sjovt nok.

00:45 - 00:55 
Caroline: Men jeg har hele tiden været forankret i, hvordan KMD arbejder med projekter og projektledelse i noget, der hedder PMO.

00:55 - 01:00 
Caroline: Så det er omkring, hvordan vi driver vores projekter, men også håndtering af dem.

01:00 - 01:12 
Caroline: Og en af de ting, man jo gør, når man arbejder med projekter, er, at man arbejder med mennesker, og når man arbejder med mennesker, så er der jo sjovt nok også noget som ferie, som man skal tage højde for.

01:12 - 01:40 
Caroline: Derudover har jeg udviklet og lavet et par forskellige setups, vi har haft i forbindelse med resource management, hvor vi blandt andet også har arbejdet, ikke direkte med KMD's ferieplanlægger, men med hele konceptet omkring ferie og hvad det betyder for resource management, allokering og planlægning osv.

01:42 - 01:47 
Caroline: Så det, jeg laver lige nu, er, at jeg har to sider af mit arbejde.

01:47 - 02:16 
Caroline: Den ene del er, at jeg er det, der hedder Portfolio Manager, så fancy som det lyder, men jeg driver nogle forskellige porteføljer på tværs af KMD. Vi kigger på projekter og investeringer, ser hvordan det går, hvad deres status er, laver en masse ledelsesrapportering og faciliterer forskellige ledelsesgrupper på forskellige niveauer helt op til vores øverste group management, hvor vi diskuterer de respektive investeringer i deres områder.

02:17 - 02:20 
Caroline: Den anden del af mit arbejde består af, at jeg har et projekt selv.

02:20 - 02:32 
Caroline: Jeg har lige afsluttet et program for vores daværende CTO, den øverste tekniske direktør, hvor Dion var en af mine "track leads".

02:34 - 02:40 
Caroline: Det jeg laver nu ved siden af mit andet fuldtidsarbejde, er, at jeg er PMO-lead på et af de største programmer.

02:40 - 02:57
Caroline: Hvis nok det største program, vi har lige nu i KMD, som I formentlig har hørt om, men at vi skal skifte partner fra "-----" over til "-----" System, så hele den transition, der ligger der, og også udflytning af både arbejdspladser og folk osv.

02:57 - 03:05
Caroline: Og der har man et stort program. Vi er on-and-off måske 60-70 mennesker, der arbejder på det her.

03:05 - 03:10
Caroline: Og en af de ting, vi blandt andet skal forholde os til, det er, at der hele tiden er nogen, der skal arbejde.

03:11 - 03:14
Caroline: Men folk er folk, og mennesker skal have fri.

03:14 - 03:18
Caroline: Så vi har selvfølgelig også noget omkring, hvordan vi planlægger i forhold til ferie.

03:19 - 03:27
Caroline: Nu er det efterårsferie lige nu. Det er knap så kritisk, fordi der ikke er så mange med små børn. Det har jeg selv, men der er ikke så mange med små børn, så folk kan selv lidt mere planlægge ferie.

03:27 - 03:32
Caroline: Men os med små børn skal ligesom holde fri, når skoler, børnehaver og vuggestuer har lukket.

03:33 - 03:39
Caroline: Og sommerferien, der brugte vi faktisk meget det her med, hvem der er på hvornår osv.

03:39 - 04:03
Caroline: Men vi brugte ikke KMD's ferieplanlægger af den simple årsag, at det kun kan køre på de teams, man er organisatorisk tilknyttet, og det kan man ikke bruge i projekter, fordi et projekt pr. definition er noget, der er tidsbegrænset, komplekst og arbejder på tværs af enheder.

04:03 - 04:20
Caroline: Det kan selvfølgelig også være i samme enhed, men som udgangspunkt har man forskellige rollegrupper i et projekt, og det vil være på tværs af afdelinger. Hvis vi altid kunne det hele i én afdeling, så ville det bare være almindelig business as usual, groft sagt.

04:22 - 04:24
Caroline: Og det er det, jeg laver i dag.

04:24 - 04:27
Mads: Hvilket værktøj brugte I så i stedet for KMD's ferieplanlægger?

04:29 - 04:32
Caroline: Vi brugte noget så sexet som en Excel, vi selv havde lavet.

04:37 - 04:53
Caroline: Altså ren Excel. Man kan sige, at nogle gange er det altid en trade-off, fordi man kan lave noget, der er super nice og kan alle mulige fede ting, og det er virkelig nice, men samtidig skal man også tænke på, hvad man har brug for. Altså hvad man skal bruge det til.

04:53 - 05:10
Caroline: Outputtet her drejer sig om at have noget, der var simpelt for folk at bruge, som skabte et overblik, og som også imødekom de kravspecifikationer, som vi havde. Altså, man skulle have en eller anden form for "-----" af, når du er på ferie. Hvor meget på ferie er du så?

05:10 - 05:20
Caroline: Det må vi selvfølgelig HR-mæssigt formentlig ikke sige, fordi når man er på ferie, så er man selvfølgelig på ferie, men der er jo noget med, hvor kritisk det er. Har du din telefon med, kan folk komme i kontakt med dig osv.

05:21 - 05:40
Caroline: Så det, vi gjorde, var, at vi lavede en simpel Excel med uger, dage og måneder og så de respektive "-----"-medlemmer og andre medlemmer af projektteamet. Ikke de her 50-70 mennesker, der går ind og ud, men dem som har en fast allokering til programmet.

05:42 - 06:05
Caroline: Og så har vi både et mix af danske og polske ressourcer, der arbejder på det, og der er også forskel på, hvornår der er helligdage. Så for at sikre det, lagde vi alle de danske og polske helligdage ind med noget så simpelt som farvemarkeringer, og selvfølgelig en forklaringstekst på de forskellige farvekoder.

06:07 - 06:30
Caroline: Og så skulle man angive, igen bare med ord, hvem der var stedfortræder med initialer og en anden farvekodning, om man var helt rød, altså at du ikke skulle kontaktes, medmindre det virkelig brænder på, eller gul, hvor du gerne måtte kontaktes. Meget simpelt Excel.

06:31 - 06:40
Caroline: Det kan man jo altid gøre, men det ville være rart at tage noget ned fra hylden, som også er lidt mere lækkert end Excel, så man ikke skal sidde og rode rundt i det.

06:40 - 06:54
Caroline: Nu har jeg nogle rigtig dygtige talent labber. Det er den polske udgave af et graduate-forløb, og en af dem fik jeg til at lave den her Excel.

07:01 - 07:15
Mads: Så det, I egentlig manglede i ferieplanlæggeren, var, at I kunne gå ind og sætte, hvor tilgængelig du egentlig var. For vi kan se, at du i dag kun kan sige, om du har ferie eller ej. I kunne godt bruge noget, der viser, hvor tilgængelig man er.

07:16 - 07:19
Caroline: Ja, det kunne vi godt.

07:19 - 07:24
Caroline: Så bevæger man sig bare over i noget, der hedder resource management. Og der kan man sige, det kunne være ret nice at have.

07:25 - 07:39
Caroline: Jeg tror, at HR ville komme efter en, hvis man begyndte at bygge et værktøj, hvor det var en option. Når man holder ferie, så holder man ferie, og det er vigtigt, og man kan ikke pådutte folk at arbejde.

07:39 - 08:00
Caroline: Der er også regler omkring, hvis man skal arbejde i sin ferie eller weekender. Afhængig af hvilken kontrakt man har, så skal man have et tillæg, eller det skal varsles. Så det kunne være en fed feature, men man skal være varsom med det i forbindelse med ferieplanlægning.

08:01 - 08:06
Caroline: Det ville være anderledes, hvis det var et resource management-tool, for der er det en nødvendighed.

08:06 - 08:11
Caroline: Men det er jo ret nice, hvis man har en feature, der hedder "I am available by telephone".

08:11 - 08:27
Caroline: Eller noget lignende, ligesom folk selv skriver det i deres autosvar. Så må du vurdere, om det er vigtigt nok til, at du vil forstyrre dem på deres ferie.

08:27 - 09:03
Caroline: Jeg tror, HR ville være lidt skeptiske, især med yngre medarbejdere, som måske føler sig pressede til at være tilgængelige, selvom de har fri. Det vil jeg ikke være garant for at presse på. Det, vi kunne have brugt, og som vi ikke kan med KMD’s ferieplanlægger, er, at den er afdelingsbaseret, og det giver mening, for et sted skal man jo tilhøre.

09:03 - 09:19
Caroline: Men det kunne være fedt at have en version, der gav mening for både større og mindre afdelinger, hvor data kunne trækkes fra HR/SAP eller SuccessFactors, så det kunne bruges til projekter.

09:19 - 09:30
Caroline: Det ville være fedt at have et værktøj målrettet projekter, fordi vi laver rigtig mange projekter i KMD af forskellige størrelser.

09:32 - 09:57
Caroline: Og også til arbejde på tværs af afdelinger, hvor man selv kunne vælge ud fra initialer, medarbejdernummer eller lignende og planlægge ferie for projektteams. Det kunne være nice.

09:57 - 10:05
Mads: Er det ikke netop det, man kan i dag? Vi har forstået, at man kan oprette teams og vælge medarbejdere fra alle afdelinger i KMD.

10:05 - 10:27
Caroline: Ja, men så har vi en kommunikationsudfordring, vil jeg sige. For det var jeg ikke klar over. Jeg har lige siddet og sagt, at jeg har været her i ti år. Det er jo en god pointe. For hvis man kan det, jamen det er da nice. Men jeg er ret sikker på, at det ikke er tilfældet. Så er det i hvert fald en rigtig god hemmelighed, der ligger der.

10:27 - 10:30
Mads: Det kan jo være, det er lidt lavet på en underlig måde eller noget, så det er svært at bruge?

10:30 - 10:32
Caroline: Det kan også sagtens være.

10:33 - 10:38
Caroline: Men det er i hvert fald noget, hvis jeg var jer, så ville jeg notere det.

10:41 - 10:43
Caroline: Hvad mere? Altså...

10:49 - 11:00
Caroline: Hvis man ikke allerede har tænkt på det, så er det vigtigt at tage højde for, at vi har forskellige nationaliteter med forskellige helligdage. Det er sindssygt vigtigt at have med, fordi nogle af dem falder sammen, men andre gør ikke.

11:00 - 11:21
Caroline: Og det er rigtig rart at vide, hvornår der er en planlagt helligdag. Jeg kan simpelthen ikke huske, hvordan vores system håndterer det, men det er en sindssyg vigtig feature. Og så ville det være nice med den her funktion om, hvor meget man er tilgængelig. Men jeg tror, vi vil høre fra HR, hvis vi implementerer det.

11:22 - 11:35
Mads: Kunne man ikke lave det sådan, at i stedet for at have en funktion, hvor man vælger, hvor tilgængelig man er, så kunne man indføre et notesfelt, når man registrerer ferie? Så kunne man jo skrive det der.

11:35 - 11:43
Caroline: Nå ja, så er det ens egen note. Så er det en selv, der skriver det. Det kunne man godt gøre, ja.

11:43 - 12:02
Caroline: Fordi meget af det, vi oplever, har også at gøre med, hvor kritisk det er, du arbejder på, og om du er i en kritisk periode. Det afhænger også af rang. Jo højere oppe i hierarkiet, jo mere ansvar du har, og jo mere tilgængelig skal du selvfølgelig være, også når du har fri.

12:03 - 12:32
Caroline: Fordi der kan være ting, der er kritiske og haster. Når man arbejder med IT, så skubber man ikke nye elementer ud i prime time, altså i dagtimerne, fordi det kan skabe nedetid, og det vil man jo gerne begrænse, især når mange brugere er på. Så det sker på skæve tidspunkter og i weekender, hvor vi har servicevinduer.

12:33 - 12:36
Caroline: Og jeg kan give et eksempel fra det virkelige liv.

12:36 - 13:05
Caroline: Jeg var til min lillebrors fødselsdag i København her i lørdags, og hans kone arbejder hos en af vores kunder. Jeg vil ikke sige hvilken, men hun var nødt til at gå fra fødselsdagen midt på dagen for at tage et møde med KMD, fordi de skulle lancere noget, der skulle gå live her til morgen kl. 8. Det skulle hun gøre både lørdag og søndag.

13:06 - 13:21
Caroline: Og der ville det være rart at vide, om hun sad i en flyvemaskine på vej til New York og dermed ikke kunne kontaktes, eller om hun var tilgængelig i det omfang, man nu kan være i en weekend, hvor man har fri.

13:22 - 13:23
Mads: Ja, selvfølgelig.

13:28 - 13:30
Caroline: Hvad mere?

13:31 - 13:48
Mads: Altså, er det korrekt forstået, at I bruger... Vi har forstået indtil videre, at alt fravær bliver registreret i SAP SuccessFactors som baseline, ikke også? Og så kan I skrive det ind i andre værktøjer bagefter. Det er sådan "ground truth", eller hvad man kan sige.

13:51 - 13:56
Caroline: Jo, jo, selvfølgelig er det det. Det siger jeg helt klart.

14:00 - 14:16
Caroline: Vores politik er, at vi har skiftet system inden for de sidste par måneder, men du skal registrere, når du har ferie, og der er sådan en nedtælling afhængigt af, hvor meget ferie du har optjent osv.

14:17 - 14:40
Caroline: Og det gør du i SuccessFactors, som er SAP-baseret. Derinde har du også overblik over, hvor mange barnets sygedage du har, din egen sygdom og forskellige koder for det ene og det andet, f.eks. hvis du har graviditetsgener eller noget andet, så skal det registreres specifikt.

14:40 - 14:59
Caroline: Så derinde finder man al den information. Det skal du indberette, fordi hvis du ikke bruger din ferie, bliver det registreret, og så skal du have det udbetalt. KMD har selvfølgelig nogle politikker, men det er også dansk lovgivning.

15:00 - 15:40
Caroline: Man skal jo holde sin ferie. Der er en grund til, at vi har ferie i Danmark, og derfor har vi også nogle politikker i KMD omkring, hvor meget ferie der skal bruges på hvilke tidspunkter af året. Når man er chef, får man meldinger om, hvordan ens afdeling ser ud i forhold til ferieafvikling. Du skal være opmærksom på, bare som eksempel, at Karoline har to uger for meget, fordi hun ikke har holdt sommerferie. Så det skal afvikles inden det nye ferieår.

15:42 - 15:54
Caroline: Den data er derinde. Jeg smiler lidt, fordi selvfølgelig skal dataen være derinde, og det er der, registreringen sker.

15:54 - 16:13
Caroline: Jeg ved, at der måske ikke er alle, der er lige gode til at få det gjort. Så det er der nogle dialoger om. Måske er det lidt for besværligt. Så det er en balance. Nu havde jeg jo et barn, der var syg, så skal jeg registrere barnets første sygedag.

16:14 - 16:25
Caroline: Men det er en balance, for selvom jeg havde barn syg, sad jeg og arbejdede seks timer om aftenen, for jeg havde noget arbejde, der skulle laves. Så jeg arbejdede fra kl. 20 til 02, selvom jeg havde været hjemme hele dagen med mit barn.

16:26 - 16:32
Caroline: Og det er jo selvfølgelig ikke hensigtsmæssigt, men jeg registrerede ikke barnets første sygedag.

16:32 - 16:33
Mads: Det giver god mening.

16:34 - 17:05
Caroline: Jeg har helt ret til barnets første sygedag og barnets anden sygedag. Vi er så heldige og privilegerede i KMD, så det er dejligt. Men når jeg alligevel har arbejdet, skal det ikke registreres. Selvfølgelig har man ubegrænset sygedage osv., men det hele akkumuleres, og på et tidspunkt bliver der kigget på, hvor meget fravær man har, og når jeg alligevel har arbejdet, registrerer jeg det ikke.

17:05 - 17:11
Mads: Okay, på den måde. Men det kunne jo stadig være fint at registrere, at du ikke var ledig i det første tidsrum på dagen.

17:12 - 17:14
Caroline: Det ville være en god pointe.

17:16 - 17:24
Caroline: Og i udgangspunktet har vi det jo sådan. Men det er faktisk interessant, når man snakker om arbejdstider.

17:25 - 17:46
Caroline: I udgangspunktet arbejder... Altså KMD er en super fed virksomhed, fordi det selvfølgelig afhænger fra team til team, hvad du laver. Nogle er mere fastlåste i deres arbejdstider, f.eks. hvis man passer kundetelefoner, så er der ikke mange opkald om natten, så de skal være på i dagtimerne.

17:47 - 18:00
Caroline: Og de fleste arbejder også i løbet af dagen, men vi har stor fleksibilitet. Man arbejder selvfølgelig i et givent tidsrum, så vi alle kan få fat i hinanden, men der er fleksibilitet omkring arbejdstid.

18:00 - 18:08
Caroline: Vi har noget, der hedder KMD Life, som handler om at skabe en balance i forhold til ens livsfaser.

18:09 - 18:34
Caroline: Jeg er den yngste i mit område og den eneste med små børn. Jeg har derfor en fast bagkant, fordi jeg skal hente mine børn. Der er et tidsrum, hvor man selvfølgelig kan få fat i mig via telefon, men jeg har to små børn med 1,5 år mellem dem, og de skændes og kaster legoklodser på hinanden, mens jeg laver aftensmad.

18:34 - 18:39
Caroline: Så det er ikke super produktivt. Det er bedre at kontakte mig igen fra kl. 20-22. Det, jeg gør i min kalender, er at skrive ind, hvornår jeg arbejder.

18:53 - 19:19
Caroline: Der er selvfølgelig den normale arbejdstid, og så er der møder og arbejds-chunks. Jeg skriver også, hvornår jeg er med mine børn. Hvis jeg arbejder om aftenen, skriver jeg, at jeg er tilgængelig fra kl. 20 til kl. 23, eller om morgenen fra kl. 5 til 6.

19:20 - 19:28
Caroline: Man er ikke nødvendigvis tilgængelig for møder, men det kunne være en fed feature.

19:29 - 19:31
Caroline: Det kunne være nice.

19:33 - 19:42
Caroline: Også det her med, at grænserne er lidt flydende for, hvornår man arbejder bedst. Det kunne være ret nice.

19:43 - 19:47
Mads: Okay, ja. Det sørger vi for at tage med.

19:47 - 19:59
Mads: Det, vi havde snakket om indtil videre, var at lave en platform, hvor man logger ind med sin Microsoft-konto fra KMD.

20:00 - 20:06
Caroline: Alt skal være single-sign-on. Folk gider ikke bruge et system, hvis det ikke er single-sign-on. De stejler fuldstændig.

20:08 - 20:12
Mads: Ja, det var også, hvad vi tænkte.

20:12 - 20:13
Caroline: Det er super godt tænkt.

20:13 - 20:20
Caroline: Det er også fint, at brugeren i forhold til alt det med sikkerhed bruger Microsoft 365 security. Så det er fint.

20:21 - 20:29
Caroline: Men folk er helt vilde med det. Hvis det ikke er single-sign-on, så kommer de ikke til at bruge det. Punktum.

20:29 - 20:32
Mads: Okay, det sørger vi for at sætte en stor, fed streg under.

20:32 - 20:34
Caroline: Ja, perfekt.

20:35 - 21:02
Mads: Men ja, det vi havde snakket om, var, at man kunne oprette teams derinde på tværs af afdelinger mellem alle medarbejdere i KMD. Og at man så kunne gå ind og registrere fravær for sig selv. Det skulle ikke godkendes af andre management i KMD, ligesom det skal i SuccessFactors. Så man havde en form for manuel override der. Men vi ville stadig importere alt fra SuccessFactors, så man kunne se det. Så man ikke skulle indtaste alt igen. Det var det, vi havde snakket om indtil videre.

21:04 - 21:05
Caroline: Det vil også være smart.

21:05 - 21:17
Caroline: Og så have muligheden for at køre det som... Når nu det ikke skal være et system, der skal håndtere tidsregistrering, fordi det er jo ikke det, det går ud på, så er det super godt, at der ikke skal være et godkendelsesflow.

21:23 - 21:30
Caroline: Når man arbejder på projekter, så skal ferien selvfølgelig godkendes, og man er jo midlertidigt udlånt til det projekt.

21:32 - 21:42
Caroline: Så man kunne godt argumentere for, at det kunne være fedt, at man skulle godkende en nedsat ferie i det team.

21:42 - 22:06
Caroline: Omvendt kan man sige, at det med meget lille sandsynlighed vil være den person, der sidder for bordenden i projektet, der faktisk skal godkende det i det officielle tidsregistreringssystem, fordi det sjældent er personalemanageren for projektdeltagerne.

22:09 - 22:21
Mads: Nå, lad os sige, at projektlederen for projektet oprettede et team i vores system, og det var så dem, der skulle godkende det. Ville det så give god mening i stedet for, at det var en anden person?

22:21 - 22:46
Caroline: Ja, lige præcis. Jeg tænkte bare, at man er jo udlånt til projektet, så det skal selvfølgelig afstemmes... Nu tager jeg mig selv som eksempel: Jeg er højre hånd for programdirektøren for det hele, og han er ikke min chef. Min chef arbejder også i projektet, men hun arbejder langt nede – det lyder mærkeligt – men længere nede i et af de tracks, der ligger der.

22:47 - 23:01
Caroline: Min chef skal godkende min KMD-ferie overordnet, men jeg kan jo ikke tage ferie på et tidspunkt, hvor det giver dårlig mening i forhold til projektet.

23:01 - 23:37
Caroline: Så der er jo en indirekte godkendelse fra ham, der lige nu er min chef i projektet, men han kan ikke sige nej til min ferie. Det kan kun min personalechef, men der er en tese om, at et midlertidigt team også har et indirekte godkendelsesflow, fordi vi sidder på core-team-møder og diskuterer ferieafviklingen. Så vi har selvfølgelig en dialog om det.

23:37 - 23:38
Mads: Okay.

23:41 - 23:48
Caroline: Men det skulle så bare være godkendelse kun i det her projekt og ikke i systemet, hvor masterdata ligger.

23:50 - 24:01
Caroline: Men igen, folk hader at taste ting ind flere steder, så det kunne være nice, hvis der var et dataflow frem og tilbage. Det kunne det faktisk.

24:03 - 24:11
Mads: Okay, så du mener, at hvis man kunne registrere ferie i vores system, ville det give mening at sende det tilbage til SuccessFactors?

24:22 - 24:23
Caroline: Lige præcis. Ja, det kunne det.

24:25 - 24:30
Caroline: Det kunne det godt. I hvert fald i nogle tilfælde, men det har nok nogle udfordringer.

24:31 - 24:34
Mads: Jeg forestiller mig, at der er et godkendelsesflow, det også skal igennem.

24:34 - 24:36
Caroline: Det var lige præcis det, ja.

24:40 - 24:41
Mads: Ja. Okay. Perfekt.

24:43 - 24:46
Mads: Lad os lige se, om vi har mere...

24:56 - 25:05
Caroline: Altså, så er det... øhh... tag det fra en, der har lavet og implementeret rigtig mange systemer i KMD. Ikke den tekniske del, men projektlederdelen af det.

25:06 - 25:42
Caroline: Nu har det været tre HR... nej, resource management tools, og selvfølgelig en proces omkring det. Man kan sige, at et tool er jo bare et tool. Der skal være en proces omkring det. Og så er det tre, nej, fire forskellige porteføljestyringssystemer og projektledersystemer. Det skal være så simpelt som overhovedet muligt. Altså for brugeren, for at de bruger det. Det giver jo sig selv, ikke?

25:43 - 25:53
Caroline: Men det skal være simpelt og pænt at se på, men simpelthed overtrumfer faktisk udseende, også selvom man arbejder i en IT-afdeling.

25:54 - 26:11
Caroline: Jeg har seriøst stået og trænet chefer i at bruge et værktøj, hvor jeg fik spørgsmålet: 'Hvordan kommer man ind i systemet?' De skulle skrive i URL'en for at komme til det her system. Og der skete ingenting.

26:12 - 26:15
Caroline: Der var to chefer, der var simpelthen så sure, fordi der skete ikke noget.

26:15 - 26:28
Caroline: Jeg var sådan, okay, men første gang var der noget med single-sign-on og sådan noget. Men der skete ikke noget... De trykkede ikke på 'ENTER'... Okay, og så sker der jo ingenting.

26:28 - 26:52
Caroline: Så jeg siger bare, og det er faktisk meget kompetente, kloge mennesker, så der er ikke noget der, men folk har meget at se til. Folk kan være pressede. Forandring er svært, selv når det er noget, der letter deres hverdag.

26:53 - 27:04
Caroline: Så det gælder om at være meget opmærksom på, at det skal være så simpelt som muligt og skabe et så visuelt overblik som muligt.

27:05 - 27:10
Caroline: Hvis der er for mange klik, så går folk helt kolde. Ikke?

27:12 - 27:14
Caroline: Det er i hvert fald også en ting, I skal tænke på.

27:14 - 27:33
Mads: Ja, det var også helt klart noget, vi overvejede. Vi kunne også høre, at den gamle KMD-ferieplanlægger var meget simpel. Der var ikke så mange funktioner, men det var det, der gjorde, at folk gad bruge den. Fordi det ikke var ti klik, før man kunne oprette noget. Du kunne bare klikke, og så var det der.

27:34 - 27:49
Caroline: Ja, lige præcis. Men jeg vil så sige, at for at vende tilbage til det, I lige lærte mig om vores KMD-ferieplanlægger i starten af interviewet, var, at jeg ikke var klar over, at man kunne gøre det på tværs af teams.

27:51 - 27:59
Caroline: Så nu ved jeg godt, at det er den tekniske del af jeres opgave, men jeg tror også, I får ret mange bonuspoint for at gøre det mere brugbart.

27:59 - 28:12
Caroline: I skal tænke over, at der skal være en proces... Hvad er processen og governance omkring det? Det betyder ikke, at det skal være noget tungt, men hvor finder man det? Single-sign-on, lækkert udstyr, og hvad er kommunikationen omkring det?

28:15 - 28:28
Caroline: Et er lanceringen og releases, noget andet er den løbende kommunikation. Hvor finder man information? Noget så simpelt som: 'Hvad går det her tool ud på?'

28:28 - 28:48
Caroline: Er der nogle enkle små videoer eller guides, der viser, hvordan man bruger det? Det er måske ikke nødvendigt, men... Hvis jeg, der har brugt ferieplanlæggeren relativt meget, ikke var klar over det, så kunne en lille pop-up eller en gul markering have været nyttig.

29:04 - 29:06
Caroline: Det kunne være nice, tror jeg.

29:07 - 29:17
Mads: Hundrede procent. Så ligesom du siger, nogle korte videoer eller noget lækkert, hvor man selv kunne lære værktøjet i stedet for, at vi bare forventer, at man går ind og bruger det.

29:17 - 29:25
Caroline: Lige præcis. Jeg tror i hvert fald, at I skal være opmærksomme på, at værktøjet er én ting, men processer og governance omkring det er noget andet, ikke?

29:27 - 29:29
Caroline: Det ene kan ikke leve uden det andet.

29:29 - 29:42
Caroline: Så man skal være opmærksom på, at de to ting skal tænkes sammen, uden at det behøver at være et stort og kompliceret setup, for det gider folk jo ikke.

29:42 - 30:06
Caroline: Kort videoer skal være meget korte. Vi har et af de værktøjer, jeg sidder med lige nu. Det er et meget anerkendt porteføljestyringsværktøj, brugt af mange store virksomheder, og også Microsoft-baseret med Power Apps, så det er super hurtigt og lækkert. bum. bum. bum.

30:07 - 30:20
Caroline: Vi har så lavet sådan nogle videoer. "This is how you do stuff." De er mellem 50 sekunder og halvandet minut, fordi de faktisk skal vise noget. Og det er lige før, at det er for lang tid.

30:21 - 30:35
Caroline: Så vi er nede omkring... og det er selvfølgelig til den yngre generation, men her er det jo folk, der ofte har mange år på bagen, så de har ikke noget imod at se lidt længere videoer.

30:36 - 30:42
Caroline: Når man har arbejdet som projektleder i mange år, er man ikke typen, der siger, at videoer kun må vare ti sekunder, vel?

30:42 - 30:46
Caroline: Så de skal være meget korte og præcise.

30:47 - 30:51
Caroline: Så hellere, at der er lidt flere valgmuligheder for videoer.

30:54 - 31:08
Caroline: Eller sådan nogle pop-ups. Det er folk også ret glade for, vil jeg sige. Ligesom når man holder musen henover et område, og der popper en besked op, der siger "did you know that". Altså, at du kunne gøre sådan og sådan.

31:09 - 31:14
Caroline: Det er også en måde at kommunikere information til folk.

31:14 - 31:27
Caroline: Så længe der er en feature, hvor man kan slå alle notifikationer fra, for vi har også nogle ret gnavne folk, der bliver sure, hvis der popper noget op hele tiden. Så er de glade, tænker jeg.

31:28 - 31:34
Mads: Man kunne også lave en guided-tour første gang, de kommer ind, hvor man siger... Klik her, og nu gør du det her.

31:34 - 31:36
Caroline: Nemlig!

31:38 - 31:41
Caroline: Det synes jeg var en god idé, for så kan man også have den mulighed.

31:41 - 32:02
Caroline: Måske når man åbner værktøjet, så har man kalenderoverblikket her, og ude i siden kunne man have "Do you want to learn more?" med et par enkle trin til at se "learning video" eller "What can the tool do for you?" Så det er let tilgængeligt, hvis man har lyst til det.

32:02 - 32:15
Caroline: Hvis man ikke har lyst til det og bare vil klikke rundt, fordi man allerede kender det, eller man ikke ønsker hjælp, så kan man også gøre det.

32:16 - 32:37
Caroline: Når jeg reflekterer over det, så har jeg godt nok klikket mange gange i vores ferieplanlægger bare for at finde ud af, hvordan man gør. Nå ja, det var ikke sådan. Hvorfor er det låst? Nå, det er fordi, jeg ikke har adgang til den kolonne.

32:37 - 32:43
Caroline: Og det er jo ikke svært, men det faktum, at man sidder og tænker over det, gør, at folk ikke gider bruge det.

32:43 - 32:49
Caroline: Så det skal man også være opmærksom på, hvordan layoutet er.

32:51 - 32:55
Caroline: For jeg husker, det er så irriterende, når man ikke får lov til at klikke der, hvor man vil.

33:01 - 33:06
Mads: Okay, hundrede procent. Så vi kunne godt lave det lidt mere interaktivt på en eller anden måde?

33:06 - 33:07
Caroline: Ja, det synes jeg kunne være fedt.

33:15 - 33:16
Mads: Det tager vi med i hvert fald.

33:21 - 33:29
Mads: Men du nævnte søjlerne, den måde det er lavet på nu, med søjler for hver medarbejder, synes du det var træls, at det var lavet sådan?

33:33 - 33:45
Caroline: Jeg husker det bare, som om det var irriterende. Og hvis jeg sidder med den fornemmelse, så er jeg jo ikke den eneste, der sidder med den fornemmelse.

33:46 - 34:02
Caroline: Jeg kan huske, jeg tænkte: Hvordan er det nu? Jeg skal registrere ferie. Især hvis man er en af de første, så er der ikke nogen farvekoder, og så tænker man: Jeg har ferie den 10. december.

34:02 - 34:20
Caroline: Så klikker man på den 10. december, men der sker ikke noget. Så klikker man flere gange, indtil man opdager, at man skal kigge op og se, hvor man er i søjlen. Det er grayed out, så det er ikke tydeligt.

34:21 - 34:31
Caroline: Man er ikke opmærksom på det, men hvis alle felter var tydelige, ville det se grotesk ud. Så det er et trade-off, som jeg forstår.

34:31 - 34:40
Caroline: Men jeg tror, jeg har gjort det nærmest hver eneste gang, jeg har været i systemet – tænkt: Klik her... Nå nej, klik et andet sted.

34:43 - 34:49
Caroline: Hvis der ikke er nogen smartere løsning, så er jeg nok ikke den eneste, der har haft den følelse.

34:53 - 35:20
Caroline: Jeg ved ikke, hvordan det er i dag. Er det ikke integreret med Microsoft? Hvis det er, burde systemet genkende dig på en anden måde, så du kunne åbne hele dagen fremfor det statiske format, som ligner en Excel-fil.

35:24 - 35:34
Mads: Det var også noget, vi overvejede, at når du kom ind på startsiden, så ville du kun se din egen ferie for ugen. Så kunne du klikke ind i Teams og se det i sammenhæng med andre.

35:34 - 35:37
Caroline: At se det i sammenhæng med andre kunne være ret nice.

35:37 - 35:37
Mads: Ja.

35:37 - 35:43
Mads: For det er lidt forvirrende med søjlerne, fordi du skal ind og finde din egen.

35:43 - 35:48
Caroline: Det er lige præcis det. Og så afhænger det af, hvor mange der er på et team.

35:49 - 36:17
Caroline: Der kan være mange på et team, så man bliver forvirret over, hvilken kolonne der er ens egen. Og det giver i hvert fald en motivation for at opdatere sin ferie, når man starter med at se sin egen oversigt. Og derefter kan man tjekke, om de andre har gjort det samme.

36:17 - 36:22
Caroline: Folk kan godt lide at se sig selv først. Det ville være nice.

36:22 - 36:36
Caroline: Hvis man starter med at se sig selv og derefter kan vælge at se sit normale team og eventuelt de projekter, man er koblet på, kunne det være rigtig fedt.

36:40 - 36:59
Caroline: Hvis man har oprettet de her teams, kunne det være fedt, hvis man kunne se sig selv hele tiden i forhold til de andre, ligesom i Outlook, hvor du kan klikke på og fra for at se dig selv i forhold til andre.

36:59 - 37:19
Caroline: Det kunne være ret fedt. Jeg ved ikke, hvordan styringen af det skal være, men det må I finde ud af. Du har måske forskellige allokeringer afhængig af feriekalenderen.

37:19 - 37:46
Caroline: Jeg har en duo-rolle. Jeg holder fri mellem jul og nytår. Jeg har to små børn, og jeg kommer ikke til at svare på mails i mit ene arbejde. Men i mit projektarbejde, hvor vi har noget kritisk, vil jeg lave min Excel-fil sådan, at juleaften er helt rød, men dagene mellem jul og nytår er gule, så de kan kontakte mig, hvis det er nødvendigt.

37:46 - 37:53
Caroline: Men det vil jeg ikke gøre i mit andet arbejde. Så der er noget med, hvordan data flyder.

37:54 - 38:07
Caroline: I skal være opmærksomme på, at man kan have forskellige roller, og det ville være smart, hvis man kunne se det hele på én gang.

38:32 - 38:37
Mads: Det har vi faktisk ikke tænkt over, at man kan have brug for at melde det ud for to forskellige roller.

38:38 - 39:03
Caroline: Ja, og nogle har flere roller. På et tidspunkt er der et loft for, hvor mange roller du kan have. Jeg har f.eks. en 70 procents allokering til projektet, men det er mere end 70 procent af mit fuldtidsarbejde.

39:03 - 39:13
Caroline: Og så har jeg et andet arbejde også, som er en fuldtidsstilling. Jeg arbejder ikke 200 procent, men vi arbejder meget i KMD.

39:13 - 39:23
Caroline: Man er nødt til at balancere det ud, og der er stor forskel på, hvornår jeg er tilgængelig for hvad.

39:27 - 39:33
Caroline: Nu handler det om ferieplanlægning, men jeg går straks i resource management-mode, fordi jeg har arbejdet med det før.

39:34 - 39:46
Caroline: Når man har duo-roller, er der uger, hvor jeg er meget på programmet. I andre uger er jeg mere på mit andet arbejde, som ved månedens start.

39:47 - 40:10
Caroline: Der er en masse data, der skal køres igennem, og det resulterer i rapportering til ledelsen. Så er der en masse ledelsesmøder, hvor de store kanoner sidder og diskuterer, og det skal jeg facilitere.

40:10 - 40:23
Caroline: Der var jeg jo ikke tilgængelig for programmet, fordi jeg var optaget af noget andet. Så der kunne man jo – det er resource management, men det var ikke ferie – have lavet en note: "I kan ikke få fat på mig her, for jeg laver noget andet," eller hvis man er på en konference eller lignende.

40:23 - 40:41
Caroline: Det er mere sådan noget som absence i andre sammenhænge. Rigtig mange af vores tech-folk er meget ude, både som speakere på konferencer og for at tilegne sig ny viden. Dion er jo genial.

40:41 - 40:56
Caroline: I skal være glade for at have ham som kontaktperson, for han er genial. Han skal stå og tale foran nogle japanere. Vi er jo ejet af et meget stort japansk selskab, der hedder NSC "-----".

40:57 - 41:04
Caroline: De har nogle NSC-dage, som i år skal afholdes i LEGOLAND, eller noget i den stil.

41:04 - 41:11
Caroline: Dion blev spurgt, om han ville komme og tale, og det vil han selvfølgelig gerne. Men der er han jo ikke tilgængelig.

41:11 - 41:12
Mads: Nej, det er selvfølgelig rigtigt.

41:12 - 41:22
Caroline: Han har ikke ferie, men han er ikke tilgængelig. Og han er selvfølgelig heller ikke tilgængelig bagefter, for han skal sikkert indgå i alle mulige dialoger.

41:23 - 41:32
Caroline: Der er relativt mange af den slags situationer, især for tech-folkene. De er optaget af noget andet, men har ikke ferie. I programmet ville de være "gule", som betyder, at de kan kontaktes, hvis det virkelig brænder på.

41:34 - 41:51
Caroline: Det kunne være noget at overveje. Om det kun er ferieplanlægning, eller om det også skal omfatte andre former for absence – version 2.0 eller en add-on. Det kunne man tænke over.

41:52 - 42:05
Caroline: For det er jo en anden form for absence.

42:08 - 42:30
Mads: Hundrede procent, det kunne man sagtens tage med. Indtil videre har vi kun snakket om at tage SuccessFactors-koderne med ind i systemet. Men som du siger, kunne vi også tage nogle andre koder med. Og så kunne SuccessFactors-koderne være røde, og de andre kunne være gule. Det kan du vel godt komme afsted med i forhold til HR? Hvis du er fraværende uden at være syg, er det vel okay?

42:31 - 42:39
Caroline: Ja, lige præcis. Det kunne man sagtens gøre. Det var faktisk en god pointe.

42:40 - 42:54
Caroline: HR-mæssigt er man på arbejde, så man skal kunne kontaktes. Men det er vigtigt at understrege over for folk, at de ikke er fuldt til rådighed, fordi de er "gule".

42:56 - 42:57
Caroline: Det kunne være en nice feature.

42:58 - 43:05
Mads: Ja, det tager vi med. Det kunne også være fedt, hvis vi når så langt.

43:05 - 43:09
Caroline: Ja, det kan vi da håbe. Hvornår skal I aflevere?

43:10 - 43:14
Mads: Det er i slutningen af december. Den tyvende.

43:14 - 43:15
Caroline: December, ja.

43:25 - 43:28
Caroline: Ej, der er ikke lang tid til, men det skal nok blive skide godt.

43:28 - 43:35
Caroline: Og det er også fint at få afleveret det inden jul, så I kan gå på juleferie ordentligt.

43:35 - 43:43
Caroline: I har formentlig en masse eksamener i januar, så det er godt at få det ud af vejen. Har I andre spørgsmål?

43:44 - 43:47
Marc: Du nævnte det der Excel-ark med ferie og sådan noget.

43:47 - 43:48
Caroline: Uhm.

43:48 - 43:49
Marc: Er det noget, vi kan få indsigt i?

43:50 - 43:52
Marc: Om ikke andet i hvert fald de polske og danske helligdage?

43:56 - 43:58
Caroline: Ja, altså, det må I gerne.

43:58 - 44:10
Caroline: Jeg vil gerne tage et screenshot og sende det til jer. Jeg skal bare lige have det clearet. Der står umiddelbart ikke noget fortroligt, men fordi det er en del af programmet, bliver jeg nødt til at sikre mig, at alt er fint.

44:12 - 44:16
Caroline: Men jeg skal nok tjekke det, inden jeg går på efterårsferie, og sende det til jer.

44:16 - 44:20
Caroline: Jeg kan fortælle jer, hvordan vi har fået informationerne om danske og polske helligdage – Google is your friend.

44:20 - 44:23
Mads & Marc: Hahaha.

44:25 - 44:31
Caroline: Og så lige en validering hos... altså, de danske helligdage kender jeg jo godt.

44:34 - 44:43
Caroline: Der er meget stor forskel. Juleaften er jo ikke en helligdag. Nytårsaften er heller ikke en helligdag. Nogle virksomheder kræver, at man arbejder, og man skal bruge en fridag på det. Nogle har en halv fridag.

44:43 - 44:49
Caroline: Vi i KMD har faktisk fri hele dagen på begge dage, hvilket er super privilegeret, så det er to ekstra feriedage, vi har om året.

44:49 - 44:57
Caroline: Så er der nogen, der har fri 1. maj, og nogen har fri grundlovsdag. Vi har ikke fri 1. maj i KMD, men det er ikke alle, der har fri på grundlovsdag.

44:57 - 45:07
Caroline: Skolerne har lukket, men ikke alle børnehaver har lukket. Så det er lidt forskelligt. De danske helligdage har jeg valideret, og hvis jeg ikke vidste det, ville jeg gå til vores HR.

45:07 - 45:27
Caroline: De polske helligdage... Vi har et HR-setup i Polen, så der kunne man spørge dem. Men jeg lavede en Google-søgning, fandt de relevante datoer, og så tog jeg fat i en polsk kollega for at få det valideret. Det var den metode, jeg brugte.

45:27 - 45:38
Caroline: Det ville nok have været mere officielt at spørge HR, men det gjorde jeg ikke. Jeg brugte Google.

45:38 - 45:48
Mads: Det ville i hvert fald være guld værd at få den liste. For som du siger, det er forskelligt for KMD, hvilke dage I holder fri. Det ville være guld værd.

45:48 - 45:59
Caroline: Jeg skal lige tjekke det for at være sikker på, at jeg ikke giver noget videre, som jeg ikke må. Jeg kunne ikke forestille mig det, men der kan være noget omkring persondata, fordi der står navne.

46:07 - 46:11
Caroline: Eftersom I har underskrevet en NDA, så tænker jeg, at det er fint nok.

46:14 - 46:30
Caroline: Jeg kan jo bare lade være med at tage navnene med. Så kun de felter, hvor markeringerne er, som repræsenterer datoerne. Det er et simpelt Excel-ark.

46:30 - 46:37
Caroline: Jeg skal nok vende tilbage i slutningen af ugen. Jeg holder forlænget weekend. Er der andet?

46:39 - 46:42
Mads: Jeg tror faktisk, det var det hele.

46:42 - 46:43
Caroline: Okay, fedt.

46:44 - 46:47
Mads: <NAME>, fordi vi måtte få et interview med dig. Det var virkelig guld værd.

46:47 - 46:48
Caroline: Velbekomme.

46:48 - 47:06
Caroline: Jeg vil gerne se, hvad I kommer ud med. Og hvis I har brug for nogen til at teste det, så kan jeg få nærmest hvilket som helst system til at crashe. I skal bare skrive til mig, så skal jeg nok finde fejlene.

47:07 - 47:12
Caroline: Jeg vil gerne teste noget, hvis I vil prøve det af. Så bare skriv til mig.

47:12 - 47:14
Caroline: Bare tag det ikke personligt, hvis der går lidt tid, før jeg svarer.

47:14 - 47:21
Caroline: Der er et stort inflow af arbejdsopgaver og mails.

47:22 - 47:25
Caroline: Men I er altid velkomne til at sende en reminder.

47:25 - 47:29
Caroline: Jeg bliver ikke fornærmet over det. Så bare gør det. Tak.

47:31 - 47:32
Caroline: Ha' en dejlig eftermiddag.

47:32 - 47:33
Mads & Marc: Tak i lige måde.

47:33 - 47:34
Caroline: Godt. Vi tales ved.

47:35 - 47:37
Alle: Hej hej.