Pendant la période comprise entre la réalisation des modifications et/ou ajouts et la date de  prise d'effet de l'avenant portant modification à la redevance annuelle, le contractant est tenu  de prendre en charge les installations modifiées et/ou ajoutées, sans pouvoir prétendre  immédiatement à une modification de sa rétribution.  Pendant la période comprise entre la suppression d'un équipement et la date de prise d’effet  de l’avenant, le contractant n’a plus en charge l'équipement supprimé, sans modification de la  rémunération pour cette période. Toutefois, sa responsabilité est maintenue pour les  manquements survenus avant la mise hors service et décelés dans les 30 jours calendrier  suivants.  Dans les plus brefs délais, et au plus tard dans l'heure, par tous moyens appropriés, le  contractant a une obligation d'informer le représentant du Secrétariat (qui sera identifié lors de  la réunion de lancement) des problèmes d'exploitation ayant entraîné ou risquant d'entraîner  une dégradation du service aux utilisateurs. De plus, il est tenu de prendre toutes les mesures  conservatoires qui peuvent s'imposer.  Après la visite journalière prévue entre 7h et 8h, le contractant envoie chaque matin et au plus  tard à 15h00, un rapport de visite par email au Secrétariat. Ce rapport mentionne les points  contrôlés et les anomalies constatées. Le compte rendu écrit des réunions ponctuelles planifiées d'un commun accord avec le  Secrétariat sera rédigé par le contractant. Ce rapport sera transmis au Secrétariat endéans les  7 jours qui suivent la réunion.  Le responsable technique et administratif utilisera l’outil de gestion des demandes du  Secrétariat (actuellement Archibus, qui sera éventuellement remplacé par un autre outil  GMAO) selon la procédure définie ci-dessous: a)  Edition et traitement des fiches de Demandes d'Intervention (D.I.): Chaque demande fait l'objet d'une fiche enregistrée par le Dispatching dans Archibus. Cette  fiche est envoyée au Contractant par email. Après intervention, le Contractant complétera la  fiche reçue dans Archibus en ajoutant la date, l'heure d'intervention et le nom de l'intervenant. Pour toute intervention demandée le jour N, la réponse en Archibus doit être renvoyée au  Dispatching au plus tard, le jour N+1 avant 10 h. La clôture administrative dans Archibus doit intervenir dans les 2 jours après la clôture  technique.  b)  Edition d'états  Chaque mois le Contractant résume et analyse dans un rapport mensuel toutes les D.I. qui  n'ont pas encore été clôturées. Le but est de déceler les écarts importants entre les dates de  demandes et les dates de clôtures et de prendre les mesures correctives adéquates pour les  atténuer.  Le Contractant devra utiliser son propre outil informatique destiné à une gestion notamment:   des demandes d'intervention et de suivi des délais d'intervention et de remise en ordre;  28  Cahier des charges  UCA 21/013  VIII. ASPECTS ADMINISTRATIFS  1. Informations et rapports de réunion 2. Gestion informatisée des interventions et du stock 