केवल चित्रों के पुनरुत्पादन की तुलना में भण्डारण के लिये कागज़ी दस्तावेजों की स्कैनिंग या अंकीकरण (Digitization) के कार्य में स्कैनिंग उपकरण की विभिन्न आवश्यकताओं का प्रयोग किया जाता है। हालांकि दस्तावेजों को सामान्य-उद्देशीय स्कैनर्स पर स्कैन किया जा सकता है, लेकिन यह कार्य एटिज़ इनोवेशन (Atiz Innovation), बोव बेल एण्ड हॉवेल (Böwe Bell & Howell), कैनन (Canon), एप्सन (Epson), फुजित्सु (Fujitsu), HP, कोडैक (Kodak) और अन्य कम्पनियों द्वारा बनाये गये समर्पित दस्तावेज स्कैनर्स पर अधिक दक्षतापूर्वक किया जा सकता है।

दस्तावेजों की बड़ी मात्रा को स्कैन करते समय गति और कागज़-प्रबंधन बहुत महत्वपूर्ण है, लेकिन स्कैन का रेज़ॉल्युशन चित्रों के अच्छे पुनरुत्पादन की तुलना में बहुत कम होगा। 

दस्तावेज स्कैनर्स में दस्तावेज फीडर्स होते हैं, जिनका आकार सामान्यतः कॉपियर्स या सर्व-उद्देशीय (All-purpose) स्कैनर्स पर पाये जाने वाले फीडर्स से बड़ा होता है। स्कैनिंग की प्रक्रिया उच्च गति, संभवतः 20 से 150 पृष्ठ प्रति मिनट, पर, अक्सर ग्रे-स्केल में पूर्ण की जाती है, हालांकि अनेक स्कैनर्स रंगों का समर्थन भी करते हैं। अनेक स्कैनर्स दोनों ओर मुद्रित मूल दस्तावेजों के दोनों भागों को स्कैन कर सकते हैं (दोहरा कार्य [Duplex Operation])। परिष्कृत दस्तावेज स्कैनर्स में ऐसा फर्मवेयर या सॉफ्टवेयर होता है, जो पाठ्य-सामग्री के उत्पादन के साथ ही उसके स्कैन को साफ करता जाता है और गलती से लगे दाग़ों को मिटाकर अक्षराकृति को तीक्ष्ण बनाता है; चित्रात्मक कार्य के लिये यह अस्वीकार्य होगा क्योंकि उसमें दाग़ों को वांछित सूक्ष्म विवरण से विश्वासपूर्वक अलग नहीं पहचाना जा सकता. निर्मित की जा रही फाइलों को निर्माण के साथ ही संपीड़ित भी किया जाता है।

प्रयुक्त रेज़ॉल्युशन सामान्यतः 150 से 300 dpi के बीच होता है, हालांकि हार्डवेयर कुछ उच्च रेज़ॉल्युशन दे पाने में सक्षम हो सकता है; यह उच्च-रेज़ोल्युशन वाले चित्रों के लिये आवश्यक उच्च भण्डारण स्थान की मांग किये बिना पाठ्य-सामग्री के ऐसे चित्र उत्पन्न करता है, जिन्हें ऑप्टिकल कैरेक्टर रेकग्निशन (OCR) द्वारा अच्छी तरह पढ़ा जा सके। 

संपादन-योग्य तथा खोजी जा सकने योग्य फाइलों का निर्माण करने के लिये दस्तावेज स्कैन अक्सर OCR प्रौद्योगिकी का प्रयोग करके उत्पन्न किये जाते हैं। अधिकांश स्कैनर्स ISIS या TWAIN का प्रयोग करके दस्तावेजों को TIFF प्रारूप में स्कैन करते हैं, ताकि उन्हें एक दस्तावेज प्रबंधन तंत्र में भेजा जा सके, जो स्कैन किये गये पृष्ठों के पुरालेख्नन और पुनः प्राप्ति को संभालेगा. क्षतिपूर्ण JPEG संपीड़न, जो कि चित्रों के लिये बहुत दक्ष होता है, पाठ्य-सामाग्री के लिये अवांछित है क्योंकि तिरछे किये गये सीधे किनारे नुकीले दिखाई देने लगते हैं और एक हल्की पृष्ठभूमि पर गहरी काली (या रंगीन) पाठ्य-सामग्री क्षतिरहित संपीड़न प्रारूपों के साथ अच्छी तरह संपीड़ित हो जाती है।

हालांकि कागज़ भरने और स्कैनिंग का कार्य स्वचालित रूप से और शीघ्रता से किया जा सकता है, लेकिन इसकी तैयारी और अनुक्रमण आवश्यक होते हैं और इन कार्यों में अत्यधिक मानवीय हस्तक्षेप की आवश्यकता पड़ती है। तैयारी के कार्य में स्कैन किये जाने वाले कागज़ों का मानवीय रूप से निरीक्षण करना और इस बात को सुनिश्चित करना शामिल है कि वे क्रम में हैं, मुड़े हुए नहीं है और उनमें कोई स्टेपल या कुछ भी ऐसा नहीं है, जो स्कैनर को फंसा दे। इसके अतिरिक्त, कुछ उद्योगों, जैसे न्यायिक और चिकित्सीय, के लिये दस्तावेजों में बेट्स अंकन (Bates Numbering) या कोई अन्य चिह्न होना आवश्यक हो सकता है, जो दस्तावेज पहचान संख्या और दस्तावेज स्कैन की तिथि/समय बताता हो। 

अनुक्रमण में फाइलों का साथ मुख्य-शब्द (keywords) जोड़ना शामिल होता है, ताकि उन्हें सामग्री के द्वारा पुनःप्राप्त किया जा सके। कभी-कभी यह प्रक्रिया कुछ हद तक स्वचालित हो सकती है, लेकिन इसमें मानवीय श्रम की आवश्यकता होना संभावित है। बारकोड-पहचान प्रौद्योगिकी (Barcode-recognition technology) का प्रयोग करना एक सामान्य पद्धति है: तैयारी के दौरान, फोल्डर नामों से युक्त बारकोड शीट्स दस्तावेज फाइलों, फोल्डर्स और दस्तावेज समूहों में प्रविष्ट की जाती हैं। स्वचालित बैच स्कैनिंग का प्रयोग करके, ये दस्तावेज उपयुक्त फोल्डरों में संचित किये जाते हैं और दस्तावेज-प्रबंधन सॉफ्टवेयर तंत्र में एकीकरण के लिये एक अनुक्रमणिका बनाई जाती है।

पुस्तकों की स्कैनिंग दस्तावेज स्कैनिंग का एक विशेषीकृत प्रकार है। चूंकि पुस्तकें बंधी हुई होती हैं और कभी-कभी नाज़ुक और दुर्लभ भी होती हैं, अतः इसके कारण कुछ तकनीकी समस्याएं उत्पन्न हो सकतीं हैं, लेकिन कुछ निर्माताओं ने इस समस्या से निपटने के लिये विशेषीकृत मशीनें विकसित की हैं। उदाहरण के लिये एटिज़ DIY स्कैनर (Atiz DIY scanner) नाज़ुक पुस्तकों को संभालने के लिये V-आकार की सतह और V-आकार की पारदर्शी प्लैटेन का प्रयोग करता है। पृष्ठों को पलटने और स्कैनिंग की प्रक्रिया को स्वचालित बनाने के लिये अक्सर विशेष रोबोटिक कार्यविधि का प्रयोग किया जाता है।

एकत्रित अनुप्रयोग
गुणवत्ता
दस्तावेज़ प्रसंस्करण
प्रकार