पत्रों, टिप्पणियों और रिपोर्टों का सार तैयार करने में अत्यधिक सावधानी की आवश्यकता होती है। पहले पत्र या टिप्पण को ध्यान से पढ़ना चाहिए। यदि एक बार पढ़ने से बात स्पष्ट न हो तो उसे दो बार-तीन बार पढ़ना चाहिए, क्योंकि यदि पत्र में दी गई बातें ठीक
से समझ न आएँ तो सार में ग़लती हो सकती है। पत्रों में सरकारी नियमों, आदेशों या पूर्व-पत्रों का उल्लेख रहता है, इसलिए यह ज़रूरी है कि उनका सार बनाने से पहले उस सामग्री को ठीक से देख लिया जाए, तभी सार ठीक और उपयोगी बन सकता है।

फाइल के दो भाग होते हैं- पत्राचार भाग और टिप्पणी भाग। पत्राचार भाग में मामले से संबंधित पत्र रखे जाते हैं और टिप्पण भाग में मामले से संबंधित टिप्पणियाँ होती हैं। ये टिप्पणियाँ ऐसे लिखी जाती हैं कि इनमें पूर्व-टिप्पणियों का सार हो जिन्हें पढ़े बिना ही आगे टिप्पण लिखा जा सके। कार्यालय का हर मामला टिप्पणियों की मदद से निपटाया जाता है इसलिए टिप्पण-लेखन में बहुत सावधानी अपेक्षित होती है। अगर टिप्पण लेखन में छोटी-सी चूक हो जाए तो कार्रवाई की पूरी दिशा ही बदल सकती है।

सार-लेखन के समय ध्यान रखने योग्य बातें:

1. एक, दो या अधिक बार पढ़कर मूल सामग्री को समझना।

2. सामग्री में आई व्याख्याओं, उदाहरणों और भावों के दोहराव को रेखांकित करना।

3. मूलभाव को अलग कागज़ पर लिखना।

4. मूलभाव और उससे संबंधित भावों के आधार पर विवरणात्मक अन्य पुरुष शैली में मूल सामग्री से लगभग एक-तिहाई आकार में सार-संक्षेपण लिखना।

5. आवश्यक होने पर मूल भाव के आधार पर सार संक्षेपण का शीर्षक लिखना।

6. लिखित सार को पढ़ना और देखना कि कहीं उसमें कोई मुख्य बात आने से रह तो नहीं गई है।

7. आवश्यक होने पर सार का संपादन करना। संपादन का अर्थ है कि सार में कोई मुख्य बात आने से रह गई हो तो उसे जोड़ना। यदि उसमें कोई दोहराव है तो उसे हटाना और भाषा-शैली को उपयुक्त व सरल बनाना।

सामग्री में मूल विचार क्या है?
सार-संक्षेपण की विधि
परिवर्तन विधि
पत्रों और टिप्पणियों का सार लिखने में सावधानियाँ