1. उपस्थिति रजिस्टर या उपस्थिति शीट में उपस्थित सदस्यों के हस्ताक्षर लेना।

2. गणपूर्ति का निर्धारण करने में अध्यक्ष को सहयोग प्रदान करना।

3. तत्काल संदर्भ के लिए अध्यक्ष के समक्ष आवश्यक कागज, फाइलें तथा दस्तावेज रखना तथा सदस्यों को कागज या दस्तावेज, यदि कोई हो, का वितरण करना।

4. अध्यक्ष द्वारा आदेश दिए जाने पर बैठक की आधिसूचना, अनुपस्थिति क्षमायाचना, पिछली बैठक के कार्यवृहों तथा लेखापरीक्षक की रिपोर्ट आदि को पढ़ना।

5. यह सुनिश्चित करना कि बैठक में उपस्थित सदस्यों को चाय/कॉफी/जलपान आदि प्रदान किया जा रहा है।

6. बैठक की कार्यवाही के संचालन के दौरान अध्यक्ष द्वारा अपेक्षित प्रक्रिया के नियमों की आवश्यक जानकारी, कागज तथा दस्तावेज उपलब्ध कराना।

7. बैठक की कार्यवाही को नोट करना।

(ऊपर उल्लिखित आधिकतर कर्हव्यों का निष्पादन कार्यापालक/सचिव द्वारा किया जाता है तथा उसके वैयक्तिक सहायक/निजी सहायक द्वारा उसे सहयोग प्रदान किया जाता है।

कार्यवृत्त
बैठकों के प्रकार
बैठक के दौरान
बैठकों के आयोजन में वैयक्तिक सहायक/निजी सचिव की भूमिका