यह सॉफ्टवेयर सर्वप्रथम गूगल डेस्कटॉप (Google Desktop) को संस्थापित करने के बाद कंप्यूटर की सभी फ़ाइलों के अनुक्रमण का कार्य पूर्ण करता है। प्रारंभिक अनुक्रमण पूर्ण हो जाने के बाद भी यह सॉफ्टवेयर आवश्यकतानुसार फाइलों को अनुक्रमित करना जारी रखता है। इस प्रोग्राम की संस्थापना के तुरंत बाद ही प्रयोक्ता फाइलों की खोज आरंभ कर सकते हैं। खोज कार्य करने के उपरांत परिणामों को गूगल वेब (Google Web) खोजों की भांति एक इंटरनेट ब्राउज़र के पृष्ठ गूगल डेस्कटॉप होम पेज (Google Desktop Home Page) पर प्रदर्शित किया जा सकता है।

गूगल डेस्कटॉप (Google Desktop) अनेक प्रकार के विभिन्न डेटा को अनुक्रमित कर सकता है, जिसमें ईमेल, इंटरनेट एक्सप्लोरर (Internet Explorer और मोज़िला फायरफॉक्स (Mozilla Firefox) से वेब ब्राउज़िंग का इतिहास, ओपनडॉक्युमेंट (OpenDocument) व माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस (Microsoft Office) प्रारूपों में ऑफिस दस्तावेज, एओएल (AOL), गूगल (Google), एमएसएन (MSN), स्काइपे (Skype), टेन्सेन्ट क्यूक्यू (Tencent QQ) से इंस्टेंट मैसेंजर ट्रांस्क्रिप्ट, तथा विभिन्न मल्टीमीडिया फाइल प्रकार शामिल हैं। - प्लग-इन्स के माध्यम से अतिरिक्त प्रकार की फाइलों को भी अनुक्रमित किया जा सकता है। गूगल डेस्कटॉप (Google Desktop) उपयोगकर्ता को इस प्रोग्राम द्वारा अनुक्रमित किये जाने वाले डाटा के प्रकार को नियंत्रित करने की अनुमति देता है।

गूगल डेस्कटॉप (Google Desktop) आरंभिक अनुक्रमण अवधि के दौरान केवल 100,000 फ़ाइलें प्रति ड्राइव अनुक्रमित करता है। यदि उपयोगकर्ताओं के एक विशेष ड्राइव में 1,00,000 से अधिक फ़ाइलें हैं, तो गूगल डेस्कटॉप (Google Desktop) उन सभी फाइलों को इस प्रारंभिक अवधि के दौरान अनुक्रमित नहीं करेगा। हालांकि, जब भी उपयोगकर्ता उन फाइलों को खोलेंगे तब गूगल डेस्कटॉप (Google Desktop) उन्हें वास्तविक समय के दौरान अनुक्रमित कर देगा। 

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