1. बैठक की तिथि तथा समय को सुनिश्चित करना अर्थात बैठक कब और कहां आयोजित

करनी है और इसकी तैयारी के लिए तद्नुसार कदम उठाएं जैसे समिति कक्ष की बुकिंग, या होटल आवास की व्यवस्था आदि।

2. बैठक की आधिसूचना तथा कार्यसूची का मसौदा तैयार करना तथा उसे अनुमोदित कराना।

3. आधिसूचना, कार्यसूची तथा रिपोर्टाें आदि, यदि कोई हो, की पर्याप्त संख्या में प्रतियां बनाना और आवश्यकता होने पर उन्हें आधिसूचना के साथ संलग्न करके बैठक में शमिल होने वाले सभी सदस्यों को भेजना।

4. जिन्हें बैठक में भाग लेना है उन्हें आमंत्रण पत्र भेजना, जैसे शाखा प्रबंधक, लेखाकार तथा लेखापरीक्षक आदि।

5. बैठक कक्ष में पहले ही वातानुकूलन प्रणाली, व्लोयर आदि की जांच करना और जन-उदघोषणा प्रणाली जैसे ओएचपी/एलसीडी/स्क्रीन तथा अन्य उपकरणों की व्यवस्था करना, जिनकी बैठक के लिए आवश्यकता होती है और बैठक के आमंत्रितों की संख्या को ध्यान में रखते हुए यह सुनिश्चित करना कि बैठक कक्ष में पर्याप्त संख्या में कुर्सियां उपलब्ध हैं।

6. जलपान तथा दोपहर के भोजन के लिए समय से पूर्व बुकिंग कराना।

7. निम्नलिखित वस्तुओं को तैयार रखना 

बैठक से पूर्व
कार्यवृत्त
बैठक का अर्थ
गणपूर्ति