लेखांकन का एक उद्देश्य सुगमता से यह निश्चित करना है व्यापारी को अपने लेनदारों को क्या देना है, उसे अपने देनदारों से क्या लेना है, उसके व्यय और आय कय है इत्यादी। यह भी स्पष्ट है कि यह जानकारी केवल रोजनामचे में सौदों के लिखने मात्र से ही तुरन्त प्राप्त नहीं हो सकती। माना कि एक व्यक्ति यह जानना चाहता है कि उसे 'क' से क्या लेना अथवा देना है तो उसे 'क' से सम्बन्धित प्रविष्टियों को ढ़ूंढने के लिए पूरा रोजनामचा देखना पड़ेगा क्योंकि उसने उससे कई बार माल खरीदा होगा और कई बार उसे धन दिया होगा। यदि यही तरीका अपने साथ व्यवहार करने वाले प्रत्येक व्यक्ति या फर्म के साथ अपनी स्थिति मालूम करने के लिए प्रयोग में लाया जाय तो वही खाते लिखने का उद्देश्य अंतशः ही प्राप्त होगा। इसके अतिरिक्त इसका अर्थ होगा समय, उर्जा (शक्ति), एवं धन की व्यर्थ बरवादी। अतः प्रत्येक व्यक्ति अथवा फर्म से सम्बन्धित सभी प्रविष्टियों को एक साथ (जगह) लिखने के लिए कोई त्वरित साधन प्राप्त करना चाहिए। यह सब प्रविष्टियों को एक और पुस्तक में, जिसे खताबही कहते हैं, एकत्रित और संक्षिप्त करके किया जाता है। प्रत्येक व्यक्ति से सम्बन्धित उन सभी प्रविष्टियों को जो अब तक रोजनामचे में विखरी पड़ी थी एक जगह (जिसे खाता कहा जात है) एकत्रित एवं संक्षिप्त किया जाता है।

बाटलीबॉय के अनुसार खाताबही खातों की मुख्य पुस्तक है और इसी पुस्तक में सारे व्यापारिक लेन-देन (सौदे) अन्त में विभाजित (वर्गीकृत) होकर अपने-अपने खातों में स्थान प्राप्त करते हैं।

पीकल्स के अनुसार, ‘खाताबही खातों की सबसे महत्त्वपूर्ण पुसतक है और सहायक पुस्तकों में की गई प्रविष्टियों की मंजिल है। यह अनिवार्यतः तीन प्रकार के खातों का संग्रह है - वास्तविक, व्यक्तिगत तथा नाममात्र (के)। उपर्युक्त विवेचन से यह पूरी तरह से स्पष्ट हो जाता है कि खातावही प्रथम प्रविष्टि की पुस्तक नहीं है क्योंकि कोई भी प्रविष्टि सीधी इस प्रस्तक में नहीं की जाती है। प्रविष्टि सर्वप्रथम सहायक पुस्तकों में की जाती है। यह प्रमुख महत्त्व की पुसतक है। इसमें वयवहार में होने वाले सब सौदों से सम्बन्धित खाते होते हैं। यद्यपि ऐसा कोई पक्का नियम नहीं है तथापि साधारणतया खाताबही के एक पृष्ठ में एक ही खाता होता है। ऐसा अशुद्धियों एवं पूरी लिखावट के भद्देपन को दूर करने के लिए किया जाता है।

यदि खातों की संख्या बहुत अधिक हो तो एक ही खाताबही में सब खातों को रखना संभव नहीं हो सकता। ऐसी दशा में बही को कई विभागों अथवा परिणामों में विभाजित कर दिया जाता है। उदाहरण के लिए रोकड़ बही खाताबही का ही एक उपविभाजन हैं। इसमें रोकड़ के सौदे लिखे जाते हैं।

खाताबही को विभाजित करने का एक-तरीका उसे व्यक्तिग और अव्यक्तिगत या साधारण खाताबही में विभाजित करना है। व्यक्तिगत खाताबही को आगे (फिर) विक्रय खाताबही के खाते में उपविभाजित किया जा सकता है। इसी प्रकार से खाताबही को भी वास्तविक खाताबही (सम्पत्ति के खाते रखती हुई) और नाम मात्र खाताबही (व्यक्तिगत एवं वास्तविक खातों को छोड़कर अन्य खाते रखती हुई) में उपविभाजित किया जा सकता है। कभी-कभी पूंजी खाता और आहरण खाता रखने के लिए निजी (वैयक्ति) खाताबही रखी जाती है। परन्तु कम्पनी में ऐसी कोई खाताबही नहीं रखी जाती है।

यह नोट किया जाना चाहिए कि खाताबही को उपविभाजित करने की केवल अकेली उपरोक्त विधि ही नहीं है। विभाजित करने की विधियां प्रत्येक के के हालात पर निर्भर करती है। प्रत्येक खाताबही के आरम्भ में अभिसूचक (सूचकांक) होता है। सामान्यता यह वर्णात्मक अभिसूचक होता है। अभिसूचक का एक पृष्ठ वर्णमाला के एक अक्षर के लिए नियत कर दिया जाता है और जो नाम जिस अक्षर से आरम्भ होते हैं वे उस अक्षर के लिए नियत पृष्ठ पर लिख दिए जाते हैं। अभिसूचक में प्रत्येक खाते के सामने खाताबही के उस पृष्ठ की संख्या लिख दी जाती है जिस पर वह खाता खोला गया है।

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