ध्वनि प्रणालियों को प्राप्तकर्ता तक एक रिकार्ड किये हुए ऑडियो संदेश को पहुँचाने की दृष्टि से डिजाइन किया जाता है। इस कार्य को पूरा करने के लिये उनमें संदेशों के चयन, सुनाने और प्रबन्धन के लिये एक प्रयोगकर्ता इंटरफेस होता है; संदेश को सुनाने या पहुँचाने का एक तरीका ; और प्रतीक्षा कर रहे संदेश के बारे में प्रयोगकर्ता को सूचित करने की अधिसूचक क्षमता. अधिकतर प्रणालियाँ इन सभी कार्यों के लिये जरिये के रूप में फोन नेटवर्कों का प्रयोग करती हैं, या तो सेलुलर या भूमिगत-लाइन पर आधारित. कुछ प्रणालियाँ एकाधिक दूरसंचार विधियों का प्रयोग कर सकती हैं, जिससे प्राप्तकर्ताओं और कॉल करने वालों को विभिन्न तरीकों के माध्यम से संदेश छोड़ने या पुन: प्राप्त करने की सुविधा मिलती है। 

सरल ध्वनि मेल एक दूरस्थ उत्तर देने वाली मशीन के रूप में काम करती है जो प्रयोगकर्ता इंटरफेस के रूप में स्पर्श-टोनों का प्रयोग करती है। अधिक जटिल प्रणालियों में आवाज या एक कंप्यूटर इंटरफेस जैसे अन्य इनपुट उपकरणों का प्रयोग किया जा सकता है। सरल ध्वनि मेल प्रणालियाँ फोन के माध्यम से ऑडियो संदेश सुना सकती हैं, जबकि अधिक उन्नत प्रणालियों में वैकल्पिक प्रेषण विधियाँ हो सकती हैं जिनमें ईमेल या पाठ संदेश वितरण, संदेश अन्तरण और अग्रेषण विकल्प और कई मेलबाक्सों सहित वैकल्पिक वितरण के तरीके शामिल हैं। 

अधिसूचना तरीकों में भी ध्वनि मेल प्रणाली के आधार पर भिन्नता होती हैं। सरल प्रणालियाँ सक्रिय अधिसूचना बिल्कुल ही उपलब्ध नहीं करती है, बल्कि प्राप्तकर्ता को प्रणाली से पता करना होता है, जबकि अन्य प्रणालियाँ यह संकेत दे सकती हैं कि संदेश प्राप्तकर्ता की प्रतीक्षा कर रहे हैं। 

लगभग सभी आधुनिक ध्वनि मेल प्रणालियाँ डिजिटल भंडारण का प्रयोग करती हैं और वे आदर्श रूप से कम्प्यूटर भंडारण उपकरणों पर संग्रहीत की जाती हैं। 

विशेषताएं
ध्वनि मेल प्रणालियाँ कैसे काम करती हैं
वीओआईपी के साथ एकीकृत संदेश
2000 का दशक