एक निजी सचिव या सहायक बैठक के संयोजन तथा आयोजन के लिए प्रत्यक्ष रूप से प्रधिकृत या उत्तरदायी नहीं है किन्तु वह कार्यपालक, जिसके साथ वह कार्य कर रहा है, संबंधित कंपनी या संघ का सचिव है या उसने बैठक का संयोजन किया है या बैठक की अध्यक्षता की है, तो यह वैयक्तिक सहायक/निजी सचिव का कर्हव्य है कि वह बैठकों से संबंधित सभी सचिवीय कार्यो के निष्पादन में कार्यपालक को सहयोग दें।

बैठक से संबंधित सचिवीय कार्य को तीन शीर्षकाें के अंतर्गत वर्गीकृत किया जा सकता है:

बैठकों के आयोजन में वैयक्तिक सहायक/निजी सचिव की भूमिका
बैठकों के प्रकार
कार्यसूची
कार्यवृत्त