विदेश विभाग के राजनीतिक अध्यक्ष विदेश मन्त्री के अतिरिक्त इस विभाग का एक और विभागीय अध्यक्ष होता है, यह विभाग का सचिव होता है। रोजमर्रा के प्रशासकीय कार्य की हस्ताक्षर, मन्त्रालय के खर्चे का सही उपयोग इसी का उत्तरदायित्व होता है। सामान्यतः विदेश मन्त्री मोटे तौर पर नीति निर्णय आदेश देकर विसृत पूर्ति का कार्य विदेश सचिव पर ही छोड़ देते हैं। विदेश सचिव के सहायतार्थ अनेक संयुक्त सचिव व उप-सचिव होते हैं जो विभिन्न उप-विभागों के अध्यक्ष होते हैं।

विदेश सचिव
महासचिव
उपमंत्री अथवा संयुक्त मन्त्री
विदेश मंत्रालय के विभाग