अधिकांश क्लाइंट कार्यक्रमों की तरह, एक ईमेल क्लाइंट ही सक्रिय रहता है जब एक उपयोगकर्ता इसे चलाता है। रिमोट मेल स्थानांतरण एजेंट (MTA) के लिए सबसे आम प्रणाली है, एक उपयुक्त मेल वितरण एजेंट (MDA) का उपयोग करना, ताकि ईमेल संदेश के आते ही उसे क्लाइंट के भंडारण में जोड़ दिया जाए. दूरस्थ मेल भंडारण उपयोगकर्ता के मेलबॉक्स के रूप में संदर्भित किया जाता है। कई सिस्टम यूनिक्स पर डिफ़ॉल्ट सेटिंग रिमोट मेल सर्वर पर स्वरूपित संदेश एमबॉक्स के भीतर, यूज़र के होम डायरेक्ट्री में भंडारण के लिए होता है। 

रिमोट सर्वर पर उपयोगकर्ता के मेलबॉक्स में ईमेल जमा रहता है जबतक कि उपयोगकर्ता ईमेल क्लाइंट, अनुरोध कर उसे अपने कंप्यूटर पर डाउनलोड न कर ले या अन्यथा रिमोट सर्वर पर उपयोगकर्ता के मेलबॉक्स का उपयोग कर सकते हैं। एक ही समय में एकाधिक मेलबॉक्स ईमेल सम्पर्क करने के लिए ईमेल क्लाइंट निर्धारित कर सकते हैं और ईमेल स्वतः डाउनलोड के लिए, पूर्व निर्धारित अंतराल पर, या उपयोगकर्ता हस्तचालित रूप से अनुरोध कर सकते हैं। वैकल्पिक रूप से, उपयोगकर्ता रिमोट सर्वर मशीन पर या किसी अन्य स्थान पर एक ईमेल क्लाइंट के माध्यम से एक ईमेल क्लाइंट चला सकते हैं। रिमोट सर्वर पर वेबमेल अनुप्रयोगों को प्रत्यक्ष रूप से उपयोगकर्ता के मेलबॉक्स पर भी चलाया जा सकता है। 

एक उपयोगकर्ता के मेलबॉक्स को दो तरह से उपयोग किया जा सकता है। पोस्ट ऑफिस प्रोटोकॉल (POP) उपयोगकर्ता को एक ही समय में संदेश डाउनलोड करने की अनुमति देता है और स्थानीय भंडारण पर सफलतापूर्वक सुरक्षित करने बाद ही इसे सर्वर पर से मिटाया जा सकता है। यह संभव है कि किसी दूसरे के उपयोग के लिए उपयोगकर्ता की अनुमति पर संदेश को सर्वर पर ही छोड़ दिया जाए. हालांकि, एक विशेष संदेश को चिह्नित कर "देखने", "उत्तर देने" या "भेजने" का कोई प्रावधान नहीं है, इसलिए जो यूज़र एक ही मेल के लिए अलग-अलग मशीनों या उपयोगकर्ता का उपयोग करते हैं POP उनके लिए सुविधाजनक नहीं है। 

वैकल्पिक रूप से, इंटरनेट मैसेज एक्सेस प्रोटोकॉल (IMAP) उपयोगकर्ता को संदेशों को उपयुक्त चिह्नित कर, सर्वर पर रखने की अनुमति देता है। IMAP उप-फ़ोल्डर्स प्रदान करता है। आमतौर पर, "भेजा गया", "ड्राफ़्ट" और "कचरा पेटी" फ़ोल्डर डिफ़ॉल्ट रूप से बनाया जाता है। IMAP की विशेषता है "निष्क्रिय" विस्तार रियल टाइम अपडेट के लिए, जो पोलिंग की अपेक्षा तेजी से अधिसूचना प्रदान करता है जहां लंबे समय तक स्थायी कनेक्शन संभव है।

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एक मेलबॉक्स से संदेश पुनः प्राप्त करना