Microsoft SharePoint, Microsoft Word மற்றும் மற்ற Microsoft Office பொருட்கள் உட்பட பல ஆவணங்களை உருவாக்கும் திட்டங்கள், ஆவண கோப்புகளிலேயே மெட்டாடேட்டாவை சேமிக்கிறது. கோப்பை உருவாக்கியவரின் பெயர் (இயங்கு முறையில் இருந்து பெற்றது), கடைசியாக கோப்பில் மாற்றங்கள் செய்தவர் பெயர், எத்தனை முறை அந்த கோப்பு அச்சடிக்கப்பட்டது, எத்தனை முறை அந்த கோப்பில் மறு ஆய்வு செய்யப்ப்பட்டது என்பதும் கூட இந்த மெட்டாடேட்டாவில் இருக்கும். மற்ற சேமிக்கப்பட்ட விஷயங்களான, அழிக்கப்பட்ட எழுத்துகள் (அழிக்கப்பட வேண்டாம் என்ற ஆணையின் போது சேமிக்கப்பட்டது), ஆவண கருத்துரைகள் ஆகியவையும் “மெட்டாடேட்டா” என்று பொதுவாக அழைக்கப்படுகிறது மற்றும் விநியோகிக்கப்பட்ட கோப்புகளில் கவனக்குறைவாக சேர்க்கப்பட்ட விஷயங்கள் சில சமயம் தேவையில்லாத வெளிப்பாடுகளுக்கு வழி வகுக்கும். 

ஆவண மெட்டாடேட்டா முக்கியமாக வழக்குகளில் முக்கியமானது. தனிப்பட்ட ஊறு விளைவிக்கக் கூடிய தரவுகள் அடங்கிய இந்த முக்கிய தகவலை (மெட்டாடேட்டா) வழக்கிற்கு தேவைப்படலாம். இந்த தரவு பல வழக்குகளில் இணைக்கப்பட்டு பல நிறுவனங்களை சட்ட சிக்கல்களுக்கு உள்ளாகியுள்ளது. 

பல சட்ட நிறுவனங்கள் தற்போது மெட்டாடேட்டா அழிப்பு கருவிகளை உபயோகிக்கத் தொடங்கியுள்ளது. நிறுவனத்தை விட்டு வெளியேற்றப்படும் முன் இவை ஆவணங்களை சுத்தம் செய்கிறது. மின்ணனு கண்டுபிடிப்பு வழியாக முக்கிய தரவுகள் பாதுகாப்பற்ற முறையில் கசியும் அபாயத்தை இந்த முறை ஓரளவு தடுக்கிறது. முழுமையாகவும் மற்றும் மொத்தமாகவும் செய்யப்படத் தேவையான முறையான குறைதல் என்ற முறையில் மெட்டாடேட்டாவை வெளியேற்றுவது என்பது மட்டுமே உள்ள வேலையாகும்.

செயல்படுத்தக் கூடிய கோப்புகளின் பட்டியலுக்கு பொருள் கோப்பை பார்க்கவும். 

ஆவண மெட்டாடேட்டா
சேமிப்பு
திட்ட மெட்டாடேட்டா
IT மெட்டாடேட்டா மேலாண்மை தயாரிப்புகள்