Tesis Yöneticiliğinin Temel Yetkinlikleri 1 başlıklı yazımda, Uluslararası Tesis Yönetimi Derneğinin (IFMA) belirlediği ve tesis yöneticilerinin sahip olması gereken 11 başlıktan; “finans ve işletme”, “operasyonel işletme ve bakım”, “liderlik ve strateji” konularına yer vermiştim. Yazı dizisinin ikinci bölümü olan bu metnimde ise “proje yönetimi”, “iletişim”, “performans ve kalite”, “tesis bilişim ve teknoloji yönetimi” başlıklarına değineceğim.
Proje Yönetimi
Proje yönetimi, bir organizasyonun çeşitli projelerinin etkin bir şekilde yönetilmesini sağlar. Bu; projenin amacını, kapsamını, zamanlamasını ve bütçesini belirlemek, kaynakları yönetmek ve proje süresince yapılacak işleri planlamak gibi faaliyetleri kapsar.
Yetkin tesis yöneticileri, projelerin planlamasını ve tasarımını yapabilirler. Öncelikle projeyi tanımlamak ve programlamak için amaç, boyut, kapsam, zamanlama, bütçe ve kullanıcı ihtiyaçlarını belirlemek gerekir. Daha sonra projenin planlanması için kaynaklar, zamanlama ve işlerin sırası belirlenmelidir.
Tesis yöneticileri ayrıca projeleri yönetebilir ve denetleyebilirler. Bunlar, sözleşmeleri yönetmek (uygulamak, hizmet seviyesi anlaşmalarını izlemek ve değerlendirmek), projeleri yönetmek ve denetlemek (inşaat, taşınma, yenileme, organizasyonel değişiklikler gibi) ve proje sonuçlarını değerlendirmek gibi faaliyetleri içerir.
Sonuç olarak proje yönetimi tesis yönetiminde temel bir beceridir. Bahse konu başlık; projelerin tanımlanması, programlanması, planlanması, yönetilmesi ve değerlendirilmesi gibi çeşitli faaliyetleri kapsar ve yetkin tesis yöneticileri tarafından gerçekleştirilir.
İletişim
İletişim, bir tesis kuruluşunun çalışmalarını etkin şekilde yönetebilmesi için hayati öneme sahiptir. Tesis kuruluşu, çok sayıda paydaşın desteğine ihtiyaç duyar ve bu paydaşları bilgilendirmekle yükümlüdür. Bu süreç, paydaşlardan geri bildirim toplanmasını, hedef kitlenin belirlenmesini, uygun dağıtım yöntemi ile iletişim sıklığının seçilmesini ve iletişim planının etkinliğinin değerlendirilmesini içerir.
Bir tesis yönetimi; iletişim planını geliştirmek ve uygulamak için mesajlar, hatırlatmalar, davetler, e-postalar gibi çeşitli araçları kullanabilir. Ayrıca paydaşlarla iletişim için duruma en uygun medya planlamalarını ve teknikleri seçmek önemlidir. Örneğin tesis personeli için yerel bir pano veya intranet kullanılabilirken, kullanıcılar için web tabanlı kapalı sistem şifreli abonelik yöntemlerinden, kamuya yönelik iletişim için basın açıklamalarından veya sosyal medya gibi platformlardan faydalanılabilir.
İletişimin alt yetkinliklerinden biri de mesajların amaçlanan sonuçlara ulaştırılmasıdır. Bu amaç doğrultusunda tesis yönetimleri, bilgileri ile tavsiyelerini iç ve dış paydaşlara (tesis personeli, kamu, üst yönetim, müşteriler ve yönetim kurulları gibi) tanıtmak için çeşitli araçlar kullanabilir. Ayrıca paydaşlar için raporlar hazırlamak, paydaş algılarını ve beklentilerini yönetmek de iletişimin alt yetkinliklerindendir.
Sonuç olarak tesis iletişim planının geliştirilmesini/kullanılmasını yönetmek ve denetlemek, tesis kuruluşunun çalışmalarını etkin bir şekilde idare edilebilmesi için hayati önem taşımaktadır. İletişimin alt yetkinlikleri arasında; planlama, sunum ve değerlendirme gibi önemli aşamalar bulunur ve bu yetkinliklerin yerine getirilmesi, tesis kuruluşunun paydaşları ile olan iletişimini etkin bir şekilde yönetmesine yardımcı olur.
Özellikle tesis yönetimi için iletişim planının geliştirilmesi önemlidir. Çünkü bu, tesisin amaçlarına uygun olarak hedef kitlenin belirlenmesini, iletişimin planlanmasını ve uygun dağıtım yöntemlerinin seçilmesini içerir.
Performans ve Kalite
Performans ve kalite, tesis yöneticilerinin, tesis organizasyonunun ve hizmet sağlayıcılarının performansını ölçerek sürekli iyileştirme yapılmasını sağlar. Bu nedenle tesis yöneticileri, paydaşların tesis hizmetlerine ilişkin ihtiyaç ve beklentilerini anlamalı ve belgelendirmelidir. Performans ve kalitenin alt yetkinlikleri arasında performans ve kalite yönetimi bulunur.
Performans yönetimi; tesis organizasyonu için standartların oluşturulmasını, bunların uygulamasının geliştirilmesini, yönetilmesini ve denetlenmesini kapsar. Bu yetkinlikler arasında tesis yönetimi hizmetleri için performans ölçütlerinin geliştirilmesi, gözden geçirme ve karşılaştırma yapılması (kıyaslama, gözlemlenebilir davranışların ölçülmesi, hizmet yanıtı, çözüm süreleri vb.), temel performans göstergelerinin (KPI) oluşturulması, şartnamelerin kaleme alınması ve sürdürülmesi (malzemeler, ekipmanlar, mobilyalar, yüzeyler, demirbaşlar, tasarım kriterleri), en iyi değer uygulamalarının geliştirilmesi, uygulanması ve izlenmesi, müşteri hizmet seviyesi anlaşmalarının geliştirilmesi gibi faaliyetler bulunur.
Kalite yönetimi ise sağlanan hizmetlerin kalitesinin ölçülmesini, müşteri memnuniyetinin ve hizmet sunum performansının izlenmesini, tesis yönetimi verilerinin toplanmasını, doğrulama, analiz etme ve raporlama gibi faaliyetlerin gerçekleştirilmesini içerir.
Performans ve kalite yetkinliklerinin arasında, iş süreçlerinin iyileştirilmesini yönetme ve denetleme de yer alır. Bu yetkinlikler içerisinde iş yeri verimliliğini arttırmanın yollarını değerlendirme, süreç iyileştirmeleri geliştirme ve uygulama gibi faaliyetler bulunur.
Son olarak yetkin tesis yöneticisi, standartlara uyulmasını sağlamakla yükümlüdür. Bu noktadaki yetkinlikler; kanunlara, yönetmeliklere, politikalara ve standartlara uygunluğu belgeleme, mevzuat-iç prosedürler ile ilgili faaliyetleri yönetme, bu hususlardaki problemleri çözme, mevzuata uygun çalışma koşullarını denetleme gibi faaliyetleri içerir.
Tesis yöneticilerinin bu yetkinlikleri kazanması, tesislerin performansını ölçerek sürekli iyileştirme yapmayı, sağlanan hizmetlerin kalitesini ölçerek müşteri memnuniyetini izlemeyi, iş süreçlerinin iyileştirilmesini yönetmeyi, kanunlara, yönetmeliklere, politikalara, standartlara uyulmasını sağlamayı mümkün kılar. Bu sayede tesislerdeki hizmet sunum kalitesi artarken müşteri memnuniyeti ve iş sürekliliği de yükselir.
Tesis Bilişim ve Teknoloji Yönetimi
Tesis yönetim profesyonelleri, tesis organizasyonundaki hizmetlerin sunulmasından, donanımsal/yazılımsal teknoloji altyapısı barındıran binaların korunmasından ve bakımından sorumludur. Bu amaçla tesis yöneticisi yetkin olmalıdır. Zira tesis yönetiminin günlük operasyonlarını destekleyen teknolojilerin planlanması, uygulanması ve kullanılması, akıllı bina sistemlerinin otomasyonu, verilerin toplanması/doğrulanması, ham verilerin ilgili bilgilere sentezlenmesi, bilgilerin yönetimi ve raporlanması ile tesis bilgilerinin güvence altına alınması gerekir. Tesis içerisindeki teknoloji uyumluluğunun sağlanması, güncelliğin korunması ve donanımsal, yazılımsal veya sosyal mühendislik alanında siber tehditlerin sürekli izlenmesi de bu alanda önem arz eden diğer başlıklardandır.
Tesis yöneticisi, tesis yönetimi iş ve operasyon teknolojilerini planlamalı, yönlendirmeli ve yönetmelidir. Bu süreçte tesis yöneticisi, teknoloji trendlerini ve yenilikleri izlemeli ve değerlendirmelidir. Ayrıca tesis yönetimi teknolojisi için ihtiyaç analizi ve/veya iş birliği yapmak gibi gerekleri takip etmek de tesis yönetimi profesyonellerinin sorumluluğundadır.
Tesis yönetimi teknolojisini kurumsal bilgi teknolojisi ile uyumlu hâle getirmeyi hedefleyen tesis yöneticisi, tesis operasyonları içinde teknoloji uygulamalarını da değerlendirir. Tesis yönetimi profesyoneli; entegre iş yeri yönetim sistemlerini (IWMS), bilgisayar destekli tesis yönetim sistemlerini (CAFM), bilgisayar destekli bakım yönetim sistemlerini (CMMS) ve yapı bilgi modellemesi (BIM) gibi sistemleri kullanarak tesis yaşam döngüsünü en verimli şekilde sürdürmeli ve sürekli iyileştirme ile işleterek değerlendirmelidir.
Toplam üç bölüm olarak kurguladığım “Tesis Yöneticiliğinin Temel Yetkinlikleri” başlıklı yazı dizimin son bölümünde; “doluluk ve insan faktörleri”, “gayrimenkul”, “risk yönetimi” ve “sürdürülebilirlik” başlıklarına yer vereceğim.
- “Tesis Yöneticiliğinin Temel Yetkinlikleri 1” başlıklı yazıya ulaşmak için tıklayınız…
- “Tesis Yöneticiliğinin Temel Yetkinlikleri 3” başlıklı yazıya ulaşmak için tıklayınız…
Yazı dizisi kaynakları: