İnternetin geleceği olarak görülen bulut bilişim, son yıllarda dev teknoloji firmalarının bir numaralı yatırım alanı olmaya devam ediyor. Peki, hayatlarımıza güçlü bir şekilde sirayet eden bulut teknolojisinin muhasebe alanındaki karşılığı nedir?
Son yıllarda adından çok fazla söz ettiren bulut teknolojisi; Google, Microsoft ve Intel gibi firmaların çok fazla önemsediği bir konudur. Bulut teknolojisinin ilk evresi yedekleme odaklı olmuştu ancak geçen zaman ve değişen şartlar bu teknolojiyi birçok iş alanıyla entegre hale getirdi. Hard disk kavramının gitgide önemini kaybederek yerini çevrimiçi depolama yöntemlerine bırakacağı düşüncesi, bulut teknolojisine dair teorilerin başında gelmektedir. Bulut teknolojisinin muhasebe konusunda sağlayacağı kolaylıklar da tam olarak burada ortaya çıkmıştır.
Bulut Sistemlerle Fiziksel Yüke Elveda!
Modern teknolojinin takipçisi olan birçok teknoloji kullanıcısı artık telefon ya da bilgisayar yerine verilerini bulut sistemlerde depoluyor. Bunun en önemli sebebi; telefondan tablete, dijital fotoğraf cihazlarından bilgisayarlara dek hayatımızda birçok dijital cihazın bulunması. İhtiyaç olduğunda bu cihazların tamamının taşınması zor olduğu gibi kaplanan fiziksel alanın da artması bulut teknolojisini çok daha avantajlı kılmıştır. Bu doğrultuda modern teknolojiyle senkron bir şekilde çalışarak hayatını kolaylaştırmak isteyen herkes iş hayatında da bulut teknolojilerinden faydalanmaktadır.
Muhasebe’nin Dijital Dönüşümü
Bulut muhasebe uygulamalarının muhasebe alanında yeni bir kuşağı teşkil ettiği apaçık ortadadır. Bilgisayar kullanımı bu denli artmadan önce muhasebe dosyaları fiziksel bir şekilde tutulmaktaydı. Dosyaların ve kağıtların yarattığı karmaşa, teknolojinin gelişmesiyle birlikte yerini dijital ortamlara bırakmıştı. Bu gelişme işgücünden ve zamandan tasarruf sağlarken muhasebecileri karmaşık ve içinden çıkması zor olan bir zahmetten de kurtarmış oldu. Ayrıca dijital yöntemler kullanan muhasebecilerin dijital dönüşümden paylarına düşeni olumlu bir biçimde aldıklarını ve fiziksel dosyalarla çalışanların zamanla piyasada güç kaybettikleri görüldü.
Muhasebe Kültürünün Yeni Jenerasyonu: Bulut Muhasebe!
Günümüzde muhasebe alanında doğan ihtiyaçların ancak dijital yöntemlerle karşılanabildiğini görmek mümkün. Zamanında dijital yöntemlere entegre olmayan muhasebecilerin de piyasada doğan beklentiye doğru bir biçimde cevap veremediğini net bir biçimde söyleyebiliriz. Bu doğrultuda fiziksel dosyalardan dijital dosyalara doğru yeni bir anlayış edinen muhasebe kültürünün bulut muhasebe teknolojisiyle birlikte yeni bir jenerasyonun inşasına kalkıştığı görülmektedir. Nasıl ki geçtiğimiz dönemde muhasebe verilerini bilgisayarlara taşımayan muhasebeciler modern ihtiyaçlara yanıt veremediyse önümüzdeki dönemde de bulut muhasebe yöntemlerine uyum sağlamayanlar gitgide güç kaybedecektir.
Bulut Muhasebenin Geleneksel Muhasebeye Sağladığı Üstünlük
Geleneksel muhasebe yazılımları bulut muhasebe yazılımlarına nazaran gerek maliyet anlamında gerek işgücü ve zaman anlamında büyük dezavantajlara sahip. Teknik destekten yazılım lisansına dek birçok farka sahip olan bu iki kavram birçok noktada net biçimde ayrışıyor.
Yazılım Lisansı ve Sistem Lokasyonu
Geleneksel muhasebe yazılımları yüklü ücretlerle satın alınarak kullanılmaktaydı. Ancak buradaki genel problem, geleneksel muhasebe yazılımlarının grafik ve işlev anlamında güncellemelere kapalı olmasıydı. Birçok geleneksel muhasebe yazılımı, yayınlanan yeni sürümler için yeniden satın alma zorunluluğu koşmaktadır. Ancak bulut muhasebe yazılımları geleneksel sistemlerin aksine kiralanarak kullanılıyor. Satın almaya nazaran daha cüzî miktarlar ödenen bulut sunucular güncelleme konusunda da ciddi bir avantaj sağlıyor. Öte yandan sistem lokasyonunun şirket bilgisayarları ya da sunucularından çıkıp bulut sistemlere taşınması da bir başka olumlu faktör. Her türlü olumsuz probleme karşı bulut sistemlerin kullanımı ortaya çıkabilecek yazılım ve donanım sorunlarının yaratacağı veri kayıplarının önüne geçmektedir.
Kullanıcı Sayısı ve Donanım
Geleneksel muhasebe yazılımlarında kullanıcı sayısı alınan lisansa göre değişmekteydi. Bu sayı üzerinde sonradan değişiklik yapmak, sisteme yeni kullanıcılar dahil etmek ya da fazla görülen kullanıcıları sistemden çıkararak lisansın maliyetinden kurtulmak mümkün değildi. Ancak bulut muhasebe yazılımları kullanıcı sayısının limitsiz artırılıp azaltılma imkânını sunduğu için bu problemi ortadan kaldırıyor. Ayrıca geleneksel yöntemlerde kullanılan hard disk gibi donanım argümanları yüksek maliyetlerine rağmen satın alınmak zorunda iken bulut muhasebe sistemleri donanımı dahilinde getirdiği için bu konuda da ferahlatıcı bir çözüm sunmuştur.
Teknik Destek ve Bakım Maliyetleri
Geleneksel muhasebe sistemlerini kullanan büyük ölçekli muhasebe kuruluşları çok fazla bilgisayar bulunduğu için bu bilgisayarlara teknik destek sağlanması adına bir bilgi işlem ekibi bulundurmak zorundadır. Bilgi işlem ekibinin bulunmadığı kurumlarda teknik destek dış faktörler tarafından sağlanmakta ve bu da başka bir zahmete yol açmaktadır. Oysa bulut muhasebe sistemlerinde teknik destek, sistemi temin eden firma tarafından sağlanmaktadır. Ayrıca sistemsel problemlerin işletme tarafından karşılandığını ve bakım maliyetlerinin büyük rakamlara ulaşabildiği geleneksel muhasebe yazılımlarının aksine bulut muhasebede bakım maliyetleri sisteme dahil bir biçimde sağlanmaktadır.
Bu yazı dizimizin diğer bölümlerine aşağıdaki linklerden ulaşabilirsiniz.