Bireysel ihtiyaçlarımızı karşılarken verimlilik kriterlerinden belki de en önemlisi satınalma sürecine ilişkin olanlardır. Artık bilinçli tükeci tanımında online alışveriş yöntemini kullananlar anılıyor .Örneğin; alınacak bir televizyon için ihtiyaçlar tespit ediliyor, marka araştırması yapılıyor, alışveriş sitelerinden fiyat kontrolleri yapılarak en kısa sürede teslim alınmaya çalışılıyor.
Bu gün satınalma alışkanlıkları ve memnuniyet üzerine yapılan bir çok çalışmada, satınalma süreci ile teslimat süreci arasında geçen süre uzadıkça alınan malın marjinal – faydasının azaldığına ilişkin sonuçlar ortaya çıkıyor. Özetle hepimiz satınaldığımız an kullanmak istiyoruz. Aksi durumda teknik ya da psikolojik sebeplerle büyü bozuluyor.
En uygun ürün – En kısa sürede –Optimum fiyat
Yüzlerce teknolojik gelişimin içinde , binlerce yeni kelime listeye eklenirken sistem entegrasyon süreci için belki de en kıymetli aşama olan satınalma sürecinin hızlı ve güvenli olması da profesyoneller adına çok önemli. Özellikle kamu projelerinde , proje tamamlanma süreleri neredeyse alacakları ürünlerin teknolojik devinim sürelerinden fazla olabiliyor. İhtiyacın ortaya çıkmasıyla başlayan, projelendirme ile devam eden ve satınalma aşaması ile son bulan süreç , kamu kurumlarında mevcut sistem içinde takip edilmesi gereken bürokrasi sebebiyle ayları bulabiliyor. Bu nedenle artık birçok kamu kurumu Kamu İhale Kanununda “İstisna Kapsamı “ içinde kalan “DMO” (Devlet Malzeme Ofisi) üzerinden alım yöntemine yöneliyor.
“KAMUDA AKILLI SATINALMA”
Motto aslında Maliye Bakanlığına bağlı bu kurumu en güzel şekilde açıklıyor. Kamu kurumları DMO üzerinde farklı yöntemlerle çok kısa sürede alım yapabiliyor . Üstelik bunu online olarak DMO E-Satış portalı üzerinden birkaç saat içinde gerçekleştirebiliyorlar .DMO üzerinden halihazırda yapılabilen 3 farklı satınalma yöntemi bulunuyor.
- Katalog üzerinde yapılan satışlar: Bu yöntemde DMO üzerinden Kamu Kurumlarına satış yapmak için DMO’ya katalog başvurusu yapan firmaların ürünlerine ilişkin sıkı bir fiyat araştırması yaparak üreticilerden en uygun fiyatlarla satınalma yapıyor .Dolayısıyla Kamu kurumları şu anda onlarca firmanın binlerce ürününe online satın alma yoluyla çok uygun fiyatlarla ulaşabiliyor.(*)
AVANTAJLARI
- Tek seferde 400.000TL +KDV üst limitle satınalma imkanı,
- Farklı ürünlerin aynı anda alınabilmesi (donanım, yazılım v.s…),
- Siparişten sonra ortalam 40 gün içinde isetnilen adres ya da adreslere teslim imkanı,
- İstenilen marka model ürünün satınalmasının yapılabilmesi,
- Yüklenicinin DMO olması sebebiyle bürokratik tüm süreçlerin dışında gerçekleşmesi .
- Müteferrik alım yöntemi : Kamu kurumları DMO Kataloğunda bulunmayan ihtiyaç duydukları ürünleri “Müteferrik” alım yoluyla, marka ve model belirterek yapabiliyorlar .Bu aşamada DMO rekabet ortamının sağlanması için gerekli çalışmayı yaparak satınalma sürecini tamamlıyor.Satın alma aşamasında verilen teklifler DMO fiyat araştırma birimi tarafından araştırılarak onaylanabiliyor ya da red edilebiliyor.
AVANTAJLARI
- Tek seferde 150.000TL +KDV üst limitle satınalma imkanı
- Farklı ürünlerin aynı anda alınabilmesi (donanım, yazılım v.s…)
- Siparişten sonra ortalama 40 gün içinde istenilen adres ya da adreslere teslim imkanı.
- İstenilen marka model ürünün satınalmasının yapılabilmesi.
- Yüklenicinin DMO olması sebebiyle bürokratik tüm süreçlerin dışında gerçekleşmesi .
- DMO İhalesi yöntemi : Kamu kurumları DMO kataloğunda bulunan ya da bulunmayan tüm ihtiyaçlarını 7.200.000TL +KDV üst limite kadar bu yöntemle karşılayabiliyorlar. Bu noktada proje için hazırlanan teknik şartname (teslim süresi ve diğer huşuların belirtildiği) DMO onayına sunularak çalışma başlatılabiliyor .Şartnameye ek olarak ihaleye katılması istenilen en az 3 markanın (üst limit bulunmuyor) ismi belirtilebiliyor .Özellikle sistem güncelleme ve entegrasyon sürecinde yaşanabilecek uyum sorunları riski olan kritik projelerde , bu yöntem idarecilere büyük kolaylık sağlayabiliyor. EKAP ( Elektronik Kamu Satınalma Platformu ) ve DMO E-Satış potalı üzerinde duyurulan ihaleler açık eksiltme yöntemiyle sıkı bir rekabet ortamında gerçekleşiyor. En düşük fiyatı veren isteklinin ürünleri DMO fiyat araştırma birimi tarafından araştırılarak sözleşmeye davet veya ihalenin iptali gerçekleşebiliyor.
AVANTAJLARI
- Tek seferde 7.200.000TL +KDV üst limitle satınalma imkanı
- Farklı ürünlerin aynı anda alınabilmesi (donanım, yazılım v.s…)
- Entegrasyon kolaylığı ve maksimum ürün kalitesi için en az 3 markanın katılımının istenebilmesi.
- İhale askı süresinin ve ihale tarihinin çok kısa olması.
- Detaylı teknik şartname ve teslim süresinin teknik şartnamede belirtilerek güncel teknoloji edinebilme imkanı.
- İstenilen marka model ürünün satınalmasının yapılabilmesi.
- Açık eksiltme yöntemiyle sıkı bir rekabet ortamının oluşması ve optimum fiyatla satınalma yapılabilmesi.
Göründüğü üzere kamu kurumlarının alışkanlıkları da artık değişiyor .Kamu kaynaklarının verimli kullanılması konusunda atılan adımlar , satın alma süreçlerini bireysel ve özel sektör hassasiyetleri ile aynı noktaya taşıyor .Bu aşamada sistem entegrasyonu tarafında rol alan oyuncuların kamu alışkanlıklarını iyi okuması ve değişikliklere hızlı ayak uydurabilmesi ,rekabet yoğun pazarda maksimum müşteri memnuniyeti sağlayabilmeleri için en önemli noktalardan biri olarak görünüyor.