Başarılı Proje • Başarılı bir proje; – Kapsamını, belirlenen niteliklerde, zamanında ve hesaplanan maliyet sınırları içinde tamamlayabilen projedir. Başarılı bir Proje İçin Gerekenler • Proje hedeflerinin belirlenmesi gerekmektedir: – – – – – açık, net ve anlaşılır ölçülebilir ve karşılaştırılabilir tutarlı gerçekçi ve somut zaman sınırlı • Proje kısıtlarının doğru bir şekilde belirlenmesi gerekmektedir Kısıt türleri – Zaman – Bütçe – Kalite – Kaynak kısıtları – Teknolojik kısıtlar – Yönetimin talimatları Başarılı bir Proje İçin Gerekenler • Proje Varsayımları önemlidir: – Proje paydaşlarının proje ile ilgili varsayımlarının anlaşılması ve dökümante edilmesi gereklidir – Projelerin ileri bir aşamasında, belirli bir varsayımın yanlış çıkması veya unutulması yüzünden proje başarısızlıkla sonuçlanabilir • Ön bütçenin tahmini önemlidir: – Projenin başlangıç aşamasında kaynak ihtiyaçlarının belirlenerek, maliyetlerin tahminlenmesi ve ön bütçenin belirlenmesi büyük önem taşır – İnsan kaynağı maliyetleri; personel maliyetleri – Proje maliyetleri; malzeme, ekipman vs. – Genel giderler Projelerde Başarısızlık Nedenleri? – Standart süreçlere dayanan br proje yönetim metodolojisinin uygulanmayışı – Küresel bir rekabet ortamında olması – Kültürel farklılıklar – Yönetim desteğini alamaması – Kötü tanımlanan hedefler ve ihtiyaçlar – Müşteri-kullanıcı katılımında eksiklikler – Yetersiz ve etkisiz planlama – Risk yönetimi yapılmaması ya da eksikliği – Yetersiz ya da eksik proje yönetimi/ yöneticisi PROJELERDE BAŞARISIZLIĞA GÖTÜREN 30 UNSUR • • • • • • • • • 1. İş Geliştirme/Kontrat Yönetimi grubu ile Proje Yönetimi grubu arasındaki koordinasyon eksikliği sonucunda karşılanması imkânsız/zor taahhütlerin müşteriye verilmesi veya proje gerekliliklerinin imzalanan kontratta eksik veya fazla tanımlanması, 2. Projede kontrat yönetiminin olmaması veya kontratsal gerekliliklerin tam olarak yorumlanmaması, 3. Projenin amacının net olmaması, 4. Hedeflerin belirlenmemesi veya yanlış/eksik belirlenmiş olması, 5. Projeye uygun proje modelinin seçilmemesi, 6. Projenin sahipliğinin doğru belirlenmemesi veya yanlış/eksik belirlenmiş olması, 7. Proje organizasyonunun doğru kurulmaması veya kurulmuş olan proje organizasyonunun değişen ihtiyaçlara ve proje fazlarına göre güncellenmemesi, 8. Proje yetki matrisinin/tablosunun hazırlanmaması, yetersiz hazırlanmış olması veya uygulanmaması, 9. Projenin Ana Zaman Planı/Çizelgesinin hazırlanmaması veya yanlış/eksik hazırlanması PROJELERDE BAŞARISIZLIĞA GÖTÜREN 30 UNSUR • • • • • • • • • 10. Ana Zaman Planı/Çizelgesinin güncellenmemesi, geçerliliğini yitirerek duvar kâğıdına dönüşmesi, 11. Projede İş Dağılım Yapısının hazırlanmaması veya yanlış/eksik hazırlanmış olması, 12. İş Dağılım Yapısında yeralan iş paketlerinin sorumlularının belirlenmemesi; iş paketlerinin alt detaylandırmasının yapılmaması, yanlış/eksik/fazla yapılmış olması, 13. Proje lideri/müdürü için, sorumluluk üçgeni kuramının uygulanmaması, 14. Üst yönetimin ve proje liderinin/müdürünün projenin başarısı için akılları ve kalpleri kazanmaması, 15. (Projenin başarısı için; gözlerin, kulakların ve ellerin katkısı yeterli değildir.) 16. Bireylerin bağımsız ancak birbirlerine karşı sorumlu olduğu gerçeğinin gözönünde bulundurulmaması, 17. Darboğazların, riskleri ve etkilenenleri ile beraber; zamanında tespit edilememesi (Bottle-neck Report), 18. Proje bütçesinin gerçekçi olmaması, PROJELERDE BAŞARISIZLIĞA GÖTÜREN 30 UNSUR • • • • • • • • • • • • 19. Müşteri ilişkileri yönetiminin etkin olarak işlememesi, müşteriye uygun dilde “hayır” denilememesi, 20. Proje mukayese matrisinin gereğinin yapılamaması, önemli iki önceliğin belirlenememesi, 21. Proje kararlarının doğru ve zamanında alınamaması, 22. Projede iletişim becerisinin eksikliği, 23. Projede organizasyon ve ekip oluşturma becerisinin eksikliği, 24. Projede liderlik becerisinin eksikliği, 25. Projede başarma becerisinin eksikliği, 26 Proje bilgisinde, iş hayatı tecrübesinde ve teknolojik imkanlarda yaşanan eksiklikler, 27. Projede rutin toplantıların, gözden geçirmelerin, raporlamaların ve denetimlerin yapılmaması, 28. Projede dokümantasyona ve veri yönetimine önem verilmemesi, 29. “Bilinmesi gerektiği kadar” kuramının uygulanmaması, herkesin her şeyi bilmesine müsaade edilmesi, 30. Geçici kabul ve kesin kabul süreçlerinin iyi planlanamaması, yürütülememesi, bu önemli süreçte imzalanmış olan kontratların göz ardı edilmesi, Proje Yönetimi Nedir? Bazı Tanımlar • Aktiviteleri sistematik bir şekilde planlamak ve kontrol etmek için yapılan çalışmalar bütünüdür. Verilen bir hedefe, sınırlı bir süre içinde, verimli ve uygun bir şekilde ulaşılabilmesi için kaynakların yönetimi, tahsisi ve zamanlaması sürecidir. • Belirli bir zaman ve bütçe çerçevesinde, belirli bir amaca ulaşmayı sağlayacak sonuçları üretmek üzere beşeri ve fiziksel kaynakların bir araya getirilmesi, yönetimi ve zamanlanmasıdır. • Proje yönetimi bilgi, beceri ve araçlarını proje çalışmalarında uygulayarak paydaşların beklentilerine varmak ve aşarak karşılamaktır Bir projeyi gerçekleştirirken, o işten çıkarı olanların beklentilerini aşacak şekilde karşılamak üzere tüm bilgi, beceri araç-gereç ve teknikleri uygulamaktır • • Proje Yönetimi demek “tanımlanan işi – Optimum sürede – Optimum maliyetle – Hedeflenen kalitede yapmak” demektir Proje Yönetiminde Başarı • Proje yönetim Süreçlerinin uygulanmasına • Bu süreçleri uygulayacak beceriye sahip Proje Yöneticisine , • Proje yönetim felsefesine yatkın organizasyonel kültüre ve organizasyonel yapıya doğrudan bağlıdır Proje Yönetiminin Faydaları • Yapılması gerekenlerin düzenini sağlar. • Yapılmak istenenler zamanında gerçekleştirilir. • Yapılmak istenenler bütçeye uygun olarak yapılır. • Projenin hüsrana uğrayacağı duygusunu ve stresini azaltır. • Projenin akışını, ahengini sağlar. • Projede çalışanların fayda sağlamalarını ve takdir edilerek kendilerine güven duymalarını sağlar. Proje yönetiminde başarısızlık nedenleri • Proje yönetiminde belli başlı başarısızlık nedenleri şunlardır: • Standart süreçlere dayanan bir proje yönetim metodolojisinin uygulanmayışı, • Mevcut durumun yetersiz analizi, • Projenin hedef gruplarla ilgili olmaması ve bu nedenle benimsenmemesi, * Proje sahibi kurumun/kuruluşun konuya ilgisinin zayıflığı, • Üst yönetimin ilgi ve desteğinin olmaması, • Yöneticilerin ortaya konmuş hedefleri paylaşmaması, • Ortaya çıkacak ürün veya hizmetin gerçek anlamda müşterisinin olmaması, • Teknik yöneticilerin sistem için gerekli iş nedenlerini algılayamaması, Proje yönetiminde başarısızlık nedenleri • Kısa vadeli bakış açısı, • • Kötü tanımlanan veya net tanımlanmamış hedefler ve ihtiyaçlar, • • Geçmiş deneyimlerin yeni projelerde dikkate alınmaması, • • Müşteri/kullanıcı katılımındaki eksiklikler, • • Yetersiz ve etkisiz planlama ve kontrol, • • Risk yönetimi olmaması ya da eksikliği, • • Yetersiz ya da eksik proje yönetimi/yöneticisi, proje ekip elemanlarının herbirinin ayrıca yönetici olmaya çalışması, • • Doğru kararların doğru zamanda verilmemesi, • • Teknik bilgi eksikliği, • • Uygunsuz teknoloji ve altyapı kullanımı, • • Ekipte motivasyon ve disiplinin yeterli düzeyde olmayışı, • • Doğrulanabilir olmayan proje çıktıları, • • Yetersiz proje dokümanları. Proje Yönetiminin Bileşenleri •Kapsam Yönetimi, Kapsam tanımı, kapsam planlaması, kapsamın doğrulanması, kapsam değişikliği denetimi yöntemleri uygulanır. •Zaman Yönetimi, Projenin zamanında bitirilmesini sağlayacak süreçler tanımlanır. İşlerin tanımı, süre tahminleri, zaman çizelgelerinin geliştirilmesi ve denetiminden oluşur. Proje Yönetiminin Bileşenleri •Maliyet Yönetimi, Projenin onaylanma bütçesi ile projenin bitirilmesini sağlayacak süreçler tanımlanır. Maliyet planlama, maliyet tahmini, bütçe ve maliyet denetimi yöntemleri uygulanır. •Kalite Yönetimi, Projenin ihtiyaçlarının karşılanmasını sağlayacak süreçler tanımlanır. Kalite planlama, kalite güvence ve kalite denetimi yöntemleri uygulanır. Proje Yönetiminin Bileşenleri •İnsan Kaynakları Yönetimi, Proje ile ilgili işgücünün daha etkin kullanımına yönelik süreçler tanımlanır. Örgütsel planlama, kadro kurma, takım oluşturma yöntemleri uygulanır. •İletişim Yönetimi, Proje bilgilerinin zamanında ve uygun biçimde üretilmesi, derlenmesi, dağıtılması, saklanması, düzenlenmesi süreçlerini tanımlar. İletişim planlama, bilgi dağıtımı, performans raporlama yöntemleri uygulanır. Proje Yönetiminin Bileşenleri •Risk Yönetimi, Proje risklerinin belirlenmesi, analiz edilmesi, çözümlerin uygulanmasına yönelik süreçler tanımlanır. Risk tanımlama, risk boyutu belirleme, riske karşı planlama ve risk azaltıcı denetim yöntemleri uygulanır. •Satın Alma Yönetimi, Proje için gerekecek ürün ve hizmetlerin dışardan alınması süreçleri tanımlanır. Satın almanın planlanması, talep planlama, firma seçimi, sözleşme yönetimi, sözleşmenin imzalanmasından oluşur. RİSK NEDİR? • Risk, belirli bir zaman aralığında, hedeflenen bir sonuca ulaşamama, kayba ya da zarara uğrama olasılığıdır. • Gelecekte oluşabilecek potansiyel sorunlara, tehdit ve tehlikelere işaret eder. Risk genellikle tam ve net olarak bilinemez ya da öngörülemez (belirsizlik), zamana bağlı olarak değişir. Sonuç üzerinde olumsuz etkileri vardır. • Risk, yönetilebilir bir olgudur. Risk Tanımlama Risk Kategorileri • Dışsal kestirilemeyen – Hukuki değişimler (Kanun, Yönetmelik değişmesi v.b.) • Dışsal kestirilebilen – Pazarda oluşan riskler • İçsel teknik olmayan – Yönetimin duyarsızlığı, beceriksizliği • Teknik – Tasarım kaynaklı, teknik şartname kaynaklı • Yasal – Sözleşme, diğer yasal uygulamalar Risk ve Karar Mercileri * Risk alacak kişinin, riski almadan önce “Risk neden alınmalıdır?”, “Bu riskin alınması ile ne kazanılacak?”, “Ne kaybedilebilir?”, “Başarma veya başaramama olasılığı nedir?”, “Eğer başarılamazsa neler yapılmalıdır?”, “Bu riski almaya değecek bir sonuç var mı?” gibi sorulara gerçekçi yanıtlar bulması gerekmektedir. • Bu sorulara yanıt ararken, “Potansiyel kaybetme sıklığı”, “Eldeki verilerin miktarı ve güvenilirliği”, “Potansiyel kaybın ciddiyet seviyesi”, “Riskin yönetilebilirliği”, “Oluşacak sonuçların ölçülebilirliği” gibi risk elementlerinden yararlanılması yerinde olacaktır. • Doğru temellere dayandırılmamış iyimserlikten, ön yargılardan, ihmalkârlıktan veya kişisel ilgi alanlarından ayrıştırılmış bir risk planlaması yapılmalıdır. Bunu yaparken, bu tip bir riskin daha önce alınıp alınmadığı, alındı ise daha önce alınan riskin şu anda alınacak riske ne kadar benzer olduğu konularına açıklık getirilmesinde fayda vardır. • Bunların yanı sıra, doğrulanmış kanıtlar araştırılmalı, bu konuda deneyimi olan kişiler ile görüşülmeli, farklı fikirler değerlendirilmeli ve ölçülmüş değerler elde edilmelidir. Riskin Temel Özellikleri (1) Riskin iki temel özelliği vardır. Bunlar; – (1) Belirli bir sonuca ulaşamama olasılığı ya da istenmeyen bir olayın oluşma olasılığı (Meydana Gelme İhtimali) – (2) Riskin oluşması durumunda, bu durumların sonuca etkisinden oluşur. (Kaybın Büyüklüğü) 20 20 Riskin Temel Özellikleri (2) OLASILIK NEDİR? ETKİ NEDİR? 21 21 Risk Değerlendirmesi: Olasılık ve Etki Analizi Olasılık Orta Risk Yüksek Risk Çok Yüksek Risk Düşük Risk Orta Risk Yüksek Risk Çok Düşük Risk Düşük Risk Orta Risk Yüksek Orta Düşük Etki Düşük Orta Yüksek 22 Risk Değerlendirmesi Riskin Değerlendirilmesi; • Tanımlanan risklerin, ortaya çıkma olasılıkları ile projeyi etkileme miktarları göz önüne alınarak, riskleri önem seviyesine göre sıralama çalışmasıdır. Risk değerlendirmesi üç adımdan oluşur; 1. Risklerin tanımlanması, 2. Analiz edilmesi, 3. Önceliklerin belirlenmesi, • Düzenli aralıklarla yapılan bu çalışmalarda, içinde bulunulan mevcut durum değerlendirilir ve risk oluşturabilecek faktörlerin zamana bağlı gelişimi incelenir. Risklere karşı geliştirilmesi gereken tedbirlerin aciliyetine göre de riskler sınıflandırılarak, risklerin önem seviyesi belirlenmelidir. • • • • • • Acil Çok Riskli Normal Az Riskli Risk Yok Risk Yönetimi Nedir? • Risk yönetimi hızlı kararlar ve faaliyetlerle sürekli olarak risklerin belirlendiği, hangi risklerin öncelikle çözümlenmesi gerektiğinin değerlendirildiği, risklerle basa çıkmak için stratejiler ve planların geliştirilerek uygulandığı bir sistematiktir. • Belirsizlikleri ve belirsizliğin yaratacağı olumsuz etkileri daha kabul edilebilir düzeye indirgemeyi hedefleyen bir disiplindir. Risklerin probleme ya da tehlikeye dönüşmeden belirlenmesini ve en aza indirgenmesi, faaliyetlerinin planlanması ve yürütülmesini kapsar. • Risk yönetiminin temel hedefi, karar verme mekanizmaları için riskleri görünür ve ölçülebilir hale getirmek, subjektifliği azaltmaktır. Risk Yönetimi Nedir? Resmi Tanım Kurumun hedeflerini gerçekleştirebilmesi için makul bir güvence sağlamak üzere, olası olay veya durumların önceden belirlenmesi, değerlendirilmesi ve kontrol edilmesinden oluşan bir süreçtir. (IIA Tanımı) Risk yönetimi, potansiyel risklerin sistematik olarak değerlendirilerek, olası zararların etkisini azaltıcı yönde, verilere dayalı karar vermeyi sağlayan yönetimi ifade eder. (İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, Madde 4) 25 25 Risk Yönetimi • Risk yönetiminin iki ana unsuru ; 1. Riskin değerlendirilmesi, 2. Riske karşı planlama yapılması, Riske Karşı Planlama • Dört adımdan oluşur ; 1. Riskleri ortadan kaldırmaya/azalmaya yönelik planlama, 2. Risk planının yürütülmesi, 3. Proje sonuçlarının değerlendirilmesi, 4. Alınan önlemler ile proje sonuçlarının belgelenmesi Risk Yönetiminin Araç ve Teknikleri 1. Fikir yaratma araçları » Uzmanlarla görüşme, » Anket düzenleme, » grup içi fikir jimnastiği 2. Eşgüdüm araçları, » Planların gözden geçirilmesi, » Teknik spesifikasyonları okuma » Ekip toplantıları 3. İnsan yönetimi araçları » Liderlik, » Ekip oluşturma becerileri, » Zaman yönetimi, » İletişim becerileri, » Yargı 4. Karar Verme Araçları » Olasılık kavramları, » Yaşam döngüsü maliyet analizleri, » Uzman yazılımlar, » Karlılık ölçümleri, 5. Planlama araçları » Gant ve Pert çizgesi, » Kritik yol yöntemi (CPM), » Ara hedef (Milestone) çizgesi, Risk Yönetimi Neden Gereklidir? • Problemlerin oluşmadan önlenmesi ile performans, maliyet ve iş programında belirlenen hedeflere ulaşmak • Büyük risklerin temel nedenlerinin belirlenerek, önleme çalışmaları ile atılım niteliğinde kazançlara ulaşmak • Rekabetçi ortamda ayakta kalabilmek ve lider olabilmek yüksek risk almayı zorunlu kılar • Risklerden kaçılmamalı, riskler yönetilmelidir Risk Yönetimi Türleri • Zamanlama riski, yetersiz zaman ayrılması, • Maliyet riski, maliyetin iyi hesaplanması, • Teknik risk, ürünün oluşturulmasındaki zorluk derecesi, • Operasyonel risk, ürününün gereksinimleri karşılayamaması, • Tahmin edilemeyen riskler, düzen değişiklikleri, doğal afetler, çevresel faktörler, • Tahmin edilebilen (fakat belirsiz) durumlar, Pazar değişiklikleri, enflasyon, döviz kuru değişiklikleri, vergiler v.b. Proje Riski Nedir? • Olasılığı durumunda proje hedeflerinden en az birine (zaman, maliyet, kapsam ve kaliteye) etkisi olan durum veya olaya proje riski diyoruz. • Proje riskleri çoğu zaman biraz öngörü ve araştırma ile fırsatlara dönüştürülebilir. Ne yazık ki sıklıkla riskler ya görmezlikten gelinir ya da gelişigüzel değerlendirilerek oluşabilecek fırsatlar gözden kaçırılır. Projelerde Risk Bileşenleri • Riskin temel bileşenleri ise, oluşma olasılığı ve oluşması durumunda sonucu ne ölçüde etkileyeceğidir. Ancak riskin yalnızca olumsuz etkileri olan bir kavram olduğunu düşünmek büyük bir yanlış olur. Riske kazanç elde etme fırsatı olarak bakılmalı, fırsata dönüştürülmesi için sistematik bir çaba gösterilmelidir. • Riskler birbiriyle etkileşim içerisinde olan 3 temel alanda ele alınır: Teknik/performans, maliyet ve çizelge. Projelerde Risk Türleri • Teknik risk, hedeflenen (tahmin edilen ve planlanan) performans değerine ulaşamamanın bir ölçüsüdür. • Maliyet riski, tahmin edilen ve planlanan maliyet değerinin aşılması durumudur. Örneğin ekonomik koşullardaki belirsizlikler önemli maliyet risk kaynaklarından biridir. • Çizelge riski ise riskli bir işin tahmin edilen ve planlanan sürede gerçekleştirilememesinin bir ölçüsüdür. (Teknik riskler, maliyet ve çizelge risklerinin temel nedenidir. Teknolojik yetenekteki zaafiyetlerden ve ürün gerçekleştirme süreçlerindeki yetersizliklerden vb. kaynaklanır. Ancak teknolojik yenilik yeteneğinin firmaların basarisi için tek başına yeterli olmayacağını vurgulamakta fayda vardır ). Projelerle İlgili Olarak Belirlenen Riskler • • • • Asla sonuca ulaşılamama riski Gecikme riski Bütçeyi aşma riski Ürünün / Hizmetin son halinde eksiklikler olma riski(İhtiyacın tam tanımlanmamış olması) Proje ürününde hatalar olma riski • Proje ürününün işletiminde zorluk yaşama riski • Proje ürününün beklenen performansı vermeme riski • Proje ürününün ileride güncellenmesi veya modernize edilmesi imkansız olma riski Proje Risk Sınıfları • Riskleri Sınıflandırmak; • Projelerde karşılaşılan riskleri sınıflandırmak, proje yöneticisi açısından riskin etkilerini azaltabilmek için önemli bir çalışmadır. Sınıflandırılan risklerin etkilerini azaltmada Üst Yönetime, Proje Yöneticisine ve Proje Takımına yetkileri doğrultusunda sorumluluklar yüklenir. • Riskler örnek olarak aşağıdaki şekilde sınıflandırılabilir; - Stratejik Kararlara ait Riskler - Projenin Teknik Özelliklerinden Doğan Riskler - Projenin Kapsamı - Proje Organizasyonundan Doğan Riskler - Müşteri İsteklerinin Değişmesiyle Ortaya Çıkabilecek Riskler - Plan ve Kontrol Eksikliklerinden Doğan Riskler Projelerde Ne Zaman Risk Oluşur? • Süre tahmini Belirlenen süre gerçekçi değilse İş, göründüğünden büyükse İstenen sonuç elde edilemiyorsa • Çizelgeleme Öncül-ardçıl ilişkiler doğru değilse Öncül gecikirse, ardçıl başlamazsa • Proje organizasyonu Kilit personel ayrılırsa Proje sayısı artarsa Müşteri istenileni yapmazsa • Kaynaklar Kaynaklar sağlanamazsa Gecikirse, bulunamazsa • PROJE TANIMI Proje tanımı yanlışsa Yöntemler yanlışsa Bütçe gerçekçi değilse • Harici etkenler Ekonomik kriz olursa Savaş başlarsa Projelerde Risk Yönetimi • NO RISK NO GAIN • Kurumların başarıları, problemleri oluşmadan önleyebilme yetenekleri ile doğrudan ilişkilidir • Problemler oluşmadan önce çok daha erken aşamalarda öngörülmeli ve önlem alınmalıdır Proje Risk Yönetimi Proje yönetimi sürecinde gelecekte oluşabilecek olaylara ilişkin bazı öngörülerde bulunmamız gerekmektedir. Ancak çoğunlukla çok az sayıda plan beklendiği gibi gerçekleşir. Çünkü koşullar ve süreç devingendir sonuç olarak sürekli değişebilen bir ortamda çalışılmaktadır. Risk yönetiminin önemi, bu noktada ortaya çıkmaktadır. Şu bilinmelidir ki risklerin gerçekleşmesini tümüyle önlemek olası değildir, önemli olan doğru kararlar verip onları uygulayarak sorunları ve etkilerini en aza indirmektir. Ne yazık ki birçok projede risk yönetim planı uygulanmamaktadır. Bu nedenle birçok kuruluş beklenmedik bir durumla karşılaştıklarında planları olmadığı için anlık etkin ve etkili kararlar verememektedir ve kriz yaşamaktadır. Böyle durumlarda ise bu kuruluşlar kriz yönetimi gerçekleştirmektedir. 38 Proje Risk Yönetimi • Bir projenin içinde bulunduğu durumun gözden geçirilerek, projenin geleceği için risk teşkil eden oluşumların tespit edilmesi ve bunların önlenmesi için gerekli tedbirlerin alınmasını içeren işlemler sürecine Proje Risk Yönetimi denir. • Proje Risk Yönetiminin temel amacı belirsizliği risklerden fırsatlara doğru yönlendirmek olmalıdır. Kısacası, belirsizliğin proje üzerindeki tüm etkilerine biçilen değer, saptanması gereken proje riskini oluşturur • Proje risklerini tanımlamak, analiz etmek ve önlem almak içi uygulanan yöntemler bütünüdür • Olumlu olayların ortaya çıkma olasılığını arttırmak (opportunities) ve Olumsuz olayların ortaya çıkma olasılığını azaltmak (risks) bu süreçler kapsamındadır Risk Türü ; • Risk yönetiminin hedefleri, bazı istenmeyen durumların gerçekleşme ihtimallerini minimize edilmesi için alınan önlemlerinin belirlenmesidir. Proje Risk Yönetimi –Temel Özellikler • Proje Risk Yönetimi İleriye Yöneliktir (Pro-active) ve Öngörü Gerektirir: Proje Risk Yönetimi kelime anlamı olarak yanıltıcı olabilir. Çünkü “Yönetim” kelimesi olaylar karşısından tam kontrol şeklinde anlaşılabilmektedir. Oysaki proje risk yönetimi, oluşabilecek olumsuz olaylara karşı oluştuğu anda tepki göstermek yerine, oluşmadan önce ileri düzeyde bir hazırlık yapmak demektir. Bu şekilde yapılacak üst düzey bir hazırlık projenin hedeflerine başarılı bir şekilde ulaşabilmesini sağlayacak alternatif hareket planını seçebilmeye olanak sağlayacak nitelikte olmalıdır. • Tepkisel (reaktif) yaklaşımlar, risk yönetiminden ziyade, kriz yönetimi olarak algılanmalıdır. Fakat eğer planlama ile bu olumsuz durumlardan kaçınmak mümkün olabiliyor ise, bu yaklaşım daha iyi olacaktır. • Hangi durumda olunursa olunsun, potansiyel faydanın tam olarak tanımlanması ve eğer mümkün ise ortak bir birim bazında (örneğin maliyet) ölçülebilmesi gereklidir. Projelerde Risk Yönetiminin Amaçları • Risk yönetiminin amacı, proje ile ilgili risklerin sistematik olarak belirlenmesi analiz edilmesi ve etkilerinin azaltılması, • Kapsam, kalite, zaman ve maliyet açısından projeyi etkileyebilecek faktörleri kesin olarak belirlemek, • Her faktörün etki miktarını ölçmek, • Projedeki kontrol edilemeyen faktörlere bir sınır çizgisi (baseline) belirlemek, • Risklerin projedeki kontrol edilebilen faktörler üzerindeki etkileri deneyerek, oluşabilecek etkiyi hafifletmek. Proje Risk Yönetimi Süreçleri 42 -Risk Yönetim SüreçleriRisk Planlama Risk planlama, bütün paydaşlar tarafından onaylanan bir risk yönetimi yaklaşımının ilk adımıdır. Aynı zamanda bütün paydaşlar risk yönetimi için gerekecek insan, zaman, para gibi bütün kaynakların var olduğu konusunda aynı düşüncede olurlar. Risk planlamanın odaklandığı bir konu da hazırlık aşamasıdır. Dizgesel bir hazırlık aşaması ve planlama süreci hata olasılıklarını azaltarak, kazanç olasılıklarını arttırır. 43 Risk Tanımlama Planlama aşamasından sonraki adım riskleri tanımlama aşamasıdır. Bütün riskler ve kazançlar tanımlanmalıdır. Ayrıca risklerin bütün nedenleri ve etkileri de tümüyle tanımlanmalıdır. Böylece etkili çözüm yolları da belirlenmiş olur. Unutulmamalıdır ki proje riskleri çok seyrek olarak kendi başlarına var olurlar. Çoğunlukla riskler birbirleri ile bağlantılıdır ve birisi düzeltilmez ise daha sonra karşımıza farklı bir sorun olarak çıkar. 44 Riske Değer Biçme Proje riskleri tanımlandıktan sonraki aşama risk çözümlemesi yapmaktır. Bunun için iki soruya cevap vermek gerekir: ◦ Riskin olma olasılığı nedir? ◦ Risk oluşursa proje üzerindeki etkisi ne olacaktır? Bu sorulara cevap vermek için niteliksel ve niceliksel çözümleme teknikleri kullanılabilir. Risklere değer biçilerek, önceliklendirme yapılabilir. Çözüm bulma yolunda hangi riskin etkisinin daha büyük olacağına ya da hangisinin en büyük kazanç olasılığı yaratacağına karar verilebilir. Risklere değer biçmek gereklidir çünkü bunlara çözüm bulmanın da bir gideri vardır ve sınırlı olan proje kaynaklarını da uygun bir şekilde kullanmak gerekmektedir. 45 Risk Stratejileri Bir sonraki aşama ise belirlenen risklere nasıl çözüm yolları bulunacağıdır. Proje paydaşları ellerindeki kaynakları kullanarak ortak bir çözüm yolu belirlerler. Risk stratejileri şu dört yaklaşımdan birisine odaklanır: ◦ ◦ ◦ ◦ Riski onaylamak ve beklemek ya da göz ardı etmek Riski tümüyle önlemek Riskin olma olasılığını ya da oluşursa olası etkisini azaltmak Riski başka birisine aktarmak Ayrıca risk oluşursa bunu erken görmek için bir uyarı düzeneği da yaratılmalıdır. Risk tanımı yapıldıktan sonra, risk uyarı düzeneği ve çözüm yolları da belgelenmelidir. Bu belge risk yanıt planı belgesidir. 46 Risk Yanıtlama • Risk Yanıtlama Planları aşağıdaki 4 başlıkta oluşturulabilir. • Kaçınma : Proje planında değişiklikler yaparak, ortaya çıkabilecek riskten uzak durma. Kısaca işi gerçekleştirmenin başka yollarını arama. • Transfer Etme : Riski bir başka kuruma veya bireye devretme. Bu uygulamada aslında risk yokedilmiş olmayacaktır, sadece riskin sorumluluğunun başkası tarafından yüklenilmesi sağlanacaktır. Bu şekilde risk yanıtlama planı hazırlanırken sigorta firmaları da projenin bir yüklenicisi konumundadır. • Azaltma : Karşılaşılabilecek riskler tanımlandıktan sonra bu risklerin etkisini veya gerçekleşme olasılıklarını azaltmak için ek önlemler alarak, riske yanıt verme planı oluşturma çalışmasıdır. Proje süresinin gecikme riskine karşılık ek insan kaynağı alarak (bütçeyi artırarak) riskin gerçekleşme ihtimalini azaltabiliriz. • Kabullenme : Kabullenme de bir risk yanıtlama planıdır. Tanımlanan risklerin tümüne önlem almaya çalışmak proje bütçesini bir hayli yükseltebilir. Bu yüzden göz ardı edilebilecek riskler proje taraflarınca kabul edilir. Bu durumda proje tarafları bu tür riskleri proje boyunca izlerler ve projeyi etkileme olasılığı yükseldiğinde diğer yanıtlama planlarını devreye sokarlar. Risk Almama Kuralları • Proje Yöneticileri için bazı pratik kurallar (rules-of-thumb) şöyle sıralanabilir. Eğer aşağıdaki durumlar söz konusu ise risk almamakta fayda vardır: • 1. Organizasyon riskten dolayı oluşabilecek kaybı karşılayamayacak ise, 2. Riskin alınması ile ulaşılacak sonuç gerçek dışı olacak kadar iyi ise, 3. Proje veya içinde bulunulan durum bunun için değmez ise, 4. Olasılıklar projenin yararına olmayacak ise, 5. Yararlar tam olarak tanımlanmamış ise, 6. Çok fazla sayıda kabul edilebilir başka alternatifler var ise, (Sayı ne kadar fazla ise belirsizlik o kadar çoktur) 7. Risk proje hedeflerinden birini başarmıyor ise, 8. Eldeki veri iyi organize edilmemiş bir yapıda ise, 9. Sonuçları hesaplamak için yeterli veri yok ise, (Daha fazla veri elde edilmeli veya araştırma yapılmalı) 10. Riskin doğurabileceği kötü sonuçları iyileştirmek için bir rezerv (contingency- beklenmedik olay) planı mevcut değil ise. Risk Yönetimi Aksiyon (Önlem) Modeli Olasılık Risk Yönetimi Önlemleri Yüksek Önemli derecede risk yönetimine ihtiyaç duyulmaktadır Riskler yönetilmeli ve gözetim altında tutulmalıdır Geniş kapsamlı risk yönetimi gereklidir Orta Riskler gözetim altında olmak kaydıyla kabul edilebilir Risk, yönetim faaliyetlerine değecek düzeydedir. Risk Yönetimi faaliyetlerine ihtiyaç duyulmaktadır. Düşük Riski kabul et Riski kabul et, fakat riskleri gözlemle Riski yönet ve gözlemle Etki Düşük Orta Yüksek 49 Proje Risk Yönetiminde Oluşan Sorunlar – Risk Yönetiminin Yararlarını Anlamamak: • Çoğunlukla projeyi yaptıranlar, hemen sonuç görmek isterler ve bunun nasıl yapılacağı onlar için önemli değildir. • Riskler genellikle proje planında yer almayan gecikmelerden, nitelik konuları ya da parasal sıkıntılardan kaynaklanmaktadır. • Çoğu zaman anlaşılmayan bu riskler önemsenmezler. – Risk yönetimi için yeterli zaman sağlamamak: • Risk yönetimi ve süreçleri, projeye ek olan bir süreç gibi değil de proje yaşam döngüsü ile bütünleşen bir süreç olmalıdır. • Bu nedenle risk yönetimi için en uygun zaman başlangıcı projenin başlangıç zamanıdır. • Riskleri önlemek için kullanılacak kaynaklar, problem yaratıldıktan sonra çözmek için gereken kaynaklardan daha azdır. • Bu nedenle riskin oluşma olasılığını düşürmek en iyi yoldur. – Bilindik bir yaklaşım kullanılarak riskin tanımlanmaması ve değerlendirilmemesi: • Riskleri ve fırsatları değerlendirebilecek olan risk yönetimi için bilindik bir yaklaşıma sahip olmamak • Riskler sorun olarak karşımıza çıktıktan sonra, riski önlemek için harcanan zaman ve kaynaktan daha fazla zaman ve kaynak harcanır. • Sorunları önlemek için riske ilişkin yeterli ölçüde bilgi elde edilmelidir. • Tersi durumda proje takımı bir kriz ortamında, problemleri düzeltmek durumunda kalabilir.