İş Mektubunuzun Planlanması • Bütün iş mektupları aynı formatta yazılmaz • Yazmaya başlamadan önce yazacağınız mektup çeşidi ile ilgili hangi formatı kullanılması gerektiği belirlenir • Yazı iyi organize edilmelidir • Fikirler planlanmalıdır • Fikirlerinizi kağıt üzerine nasıl yerleştireceğiniz ve düşüncelerinizi hangi sıra ile karşı tarafa sunacağınız konusunda bir karara varmanız okuyucunun mektubunuza göstereceği reaksiyonu etkileyecektir.
İhracatçı; Güçlü İçeriye Sahip Bir Mektup Hazırlayabilmek İçin Aşağıdaki Sorulara Açıklık Getirmelidir • Mektubun amacı nedir ? • Mektubu alacak şahıs kimdir, beklentileri nedir ? • Satmak istediğiniz mal hakkında ithalatçının bilgisi nedir ? • İthalatçı ürününüz ile ilgili neleri bilmek isteyebilir ? Ve Neleri bilmeye ihtiyacı yoktur.
İhracatçı Bu Mektup İle Neyi Amaçlar? • Hemen gerçekleşmesini istediğimiz olay nedir? • Bundan sonraki aşama ne olmalıdır ve bu aşamalar nasıl izlenmelidir ? • İthalatçıdan mektubunuza nasıl bir cevap bekliyorsunuz ?
İş Mektuplarının Formatı Nasıl Olmalıdır? • Başlık • Adres • Hitap • Ana Bölüm • Kapanış cümlesi • İmza • Paragraflar, ekler, kopyalar
İş Mektuplarının Formatı-1Başlık • Matbuu antetin yanı sıra, birkaç sıra aşağıda sağda “tarih” yer alır. • İngilizce yazışmalarda “ay” açık olarak yazılmalıdır. Örnek: “May 28, 2004” veya “5 May 2005” • Göndericinin adı antette yoksa, açık adres sağda tarihin üzerinde blok şeklinde veya ortada üstte blok şeklinde yer almalıdır. • Sokak ve cadde isimlerinde kısaltma yapılması doğru değildir.
İş Mektuplarının Formatı-2Adres • Alıcının zarf üzerinde de olması gereken adresi • İç adres kağıdın sol tarafında, tarih satırının bir miktar altında yer alır
İş Mektuplarının Formatı-3Hitap • Gentlemen” hitabı kurumlara gönderilen mektuplarda • “Dear Sirs /Madam” gönderilecek makamdaki kişilerin adı bilinmediğinde • “Dear Mr/Ms.....” kuruluşlardaki özel kişilerle yapılan yazışmalarda • Mektup kapanışlarında sadece hitap edilen kişini adı bilinmiyorsa “Yours faithfully” ifadesi kullanılır. • İsim biliniyorsa “Yours sincerley” vb ifadeler kullanılır.
İş Mektuplarının Formatı-4Ana Bölüm • Subject kısmı mutlaka dolu olmalıdır • Kısa yazın • Madde madde yazın • Attachment varsa belirtin.
Firma ve Ürün Profili • Firmanızın tam adı ve ticari unvanı • Marka yada jenerik ürün adları • Kuruluş tarihi ve yeri • Kuvvetli yönleri, fark yarattığı hizmet veya ürünleri, vizyonu, ilkeleri, mottoları vb. • Kapasitesi, kalite belgeleri, çalışan sayısı • Referansları • Kontak detayları ve kontak kişi
Firma Tanıtım Yazısı (Company Profile) All About Nestlé Nestlé with headquarters in Vevey, Switzerland was founded in 1866 by Henri Nestlé and is today the world's biggest food and beverage company. Sales for 2006 were CHF 98.5 bn, with a net profit of CHF 9 bn. We employ around 260,000 people and have factories or operations in almost every country in the world. The Company's strategy is guided by several fundamental principles. Nestlé's existing products grow through innovation and renovation while maintaining a balance in geographic activities and product lines. Long-term potential is never sacrificed for short-term performance. The Company's priority is to bring the best and most relevant products to people, wherever they are, whatever their needs, throughout their lives. • Since Henri Nestlé developed the first milk food for infants in 1867 in , and saved the life of a neighbor’s child, the Nestlé Company has aimed to build a business based on sound human values and principles. • While our Nestlé Corporate Business Principleswill continue to evolve and adapt to a changing world, our basic foundation is unchanged from the time of the origins of our Company, and reflects the basic ideas of fairness, honesty, and a general concern for people. • Nestlé is committed to the following Business Principles in all countries, taking into account local legislation, cultural and religious practices: • Nestlé's business objective is to manufacture and market the Company's products in such a way as to create value that can be sustained over the long term for shareholders, employees, consumers, and business partners. • Nestlé does not favor short-term profit at the expense of successful long-term business development. • Nestlé recognizes that its consumers have a sincere and legitimate interest in the behavior, beliefs and actions of the Company behind brands in which they place their trust, and that without its consumers the Company would not exist. • Nestlé believes that, as a general rule, legislation is the most effective safeguard of responsible conduct, although in certain areas, additional guidance to staff in the form of voluntary business principles is beneficial in order to ensure that the highest standards are met throughout the organization. • Nestlé is conscious of the fact that the success of a corporation is a reflection of the professionalism, conduct and the responsible attitude of its management and employees. Therefore recruitment of the right people and ongoing training and development are crucial. • Nestlé continues to maintain its commitment to follow and respect all applicable local laws in each of its markets. HEADQUARTERS:Nestlé S.A.Avenue Nestlé 551800 VeveySwitzerlandGeneral Enquiries:(Tel) +41 21 924 2111 (Fax) +41 21 924 4800Contact us by e-mail: email@example.com
Örnek 2: Ürün Tanıtım Mektubu 23-06-2001 Stork Co. Ltd. 56 West Heath Avenue NW11 4FR Golders Green London, UK Dear Mr. Tate, We write to introduce you to our product range, which features the following best sellers collection; • Ladies’ knitwear • Men’s knitwear • Children's wear We enclose our latest catalogue, price list and samples for your attention. We have sent the samples by DHL 22/06/2001 and the AWB no is as follows: ZT 706 522 633 If you have any queries or require assistance in any way, do not hesitate to contact us. Yours sincerely, Mrs. Ayça Uluçay Export Executive Encl. Brochure and price list
6- Yurtdışı ticaret ataşeliklerimizle bağlantıya geçme : Google, Turkish Commercial Attache / internet aracılığı ile istediğiniz ülkedeki ticari ateşelikler ile ilişkiye geçerek, o ülkede bulunan ithalatçı listelerine ulaşabilirsiniz. Veya Türk elçiliklere Türkçe mektup yazarak ithalatçı listelerini isteyebilirsiniz
Örnek 1: Türk elçiliğine yazılan Türkçe mektup ( İhracatcının İsim ve Adresi) Sayın Baylar, Şirketimiz Coproline ( ürün ismi ) ihracatçısıdır ve sizleri şirketimiz ve ürünlerimiz hakkında bilgilendirmek istiyoruz. Ürünlerimiz ve fiyatları ile genel bilgiler veren bir broşür ilişiktedir. İlgilendiğiniz takdirde, size daha fazla bilgi göndermekten memnunluk duyacağız. Sizlerden ricamız, görev yapmakta bulunduğunuz ticari ataşeliğiniz aracılığı ile ülkenizde bulunan ....... sektöründeki ithalatçı firma listelerini bize göndermeniz. Bu yardımınızla Türkiye’nin ........ sektörü alanında dış pazarlara açılımında önemli bir katkı sağlayacaksınız. İlginize teşekkür eder, erken cevabınızı bekleriz. Saygılarımla ( İhracatcının ismi )
Uluslararası kuruluşlardan bilgi talebinde bulunmak Profesyonelden yazı ile bir konuda bilgi istemek, bir arkadaşa yazmaktan oldukça farklıdır E-mail ortamında bile haberleşmeyi resmi bir dil ile gerçekleştirin, kendinizi tanıtın ve ondan sonra bilgi isteyin Araştırdığınız konuyu veya elde etmek istediğiniz bilgiyi nasıl kullanacağınızı açıklayın. Hatta neye ihtiyacınız olduğunu ne kadar kısa anlatırsanız, cevap alma olasılığınız o kadar artar Mektubun sonuna bilginin gönderilmesini istediğiniz, e-mail adres, telefon no, fax…vs. ekleyin. Nazik olun, çünkü birileri size zaman ayıracak, mutlaka “please” ve “thank you” kullanın Son olarak gramer hatalarını kontrol ederek, hatta bir başkasına okutarak, doğruluğundan emin olduktan sonra yollayın.
Örnek: İthalatçı listesi talep etme ve pazar araştırması: (Kuruluşun Adresi) Dear Sirs, (......Şirket ismi) Company produces (ürün ismi) and is interested in expanding its exports of these items. The enclosed brochure will provide you with an indication of the type of our products. We should be grateful if you would send us information on the (ülke ismi) market for these products, together with a list of importers and any studies available on the subject. Thank you for your assistance. Yours Faithfully, (imza)
(Kuruluşun Adresi) Sayın Baylar , (Şirket ismi) şirketi (ürün ismi) üretmekte ve bu ürünlerin ihracatını geliştirmeyi istemektedir. Ekteki broşür size ürünlerimiz hakkında fikir verecektir. Bize bu ürünler için (Ülke ismi) piyasası hakkında bilgiyi, ithalatçıların listesi ve konu hakkındaki mevcut çalışmalarla birlikte gönderirseniz müteşekkir kalırız. Yardımınız için teşekkür ederiz. Saygılarımla (İmza)
Birlikte Örnek yazalım I: Uygulama Unsolicited offer • Adresinizi web sitenizden aldık • …. üreticisi olarak kendimizi tanıtmak isteriz • Bu yüzden bu e-postayı gönderiyoruz • Şirketimizin satış rakamlarının dünya çapında yükselişi sayesinde, son birkaç yıl içinde üretim ağımızı gittikçe genişletmeyi başardık • Bu nedenle, ülkenizde ticari faaliyette bulunmayı ve ürünlerimizin pazarınıza girmesini arzuluyoruz • Firmamızın yeterliliğine ilişkin size fikir vermesi için fiyatlarımızı ve ürünlerimizin ayrıntılarını size gönderiyoruz • Sizden haber almak bizi çok sevindirecektir Saygılar, Ekler: Broşür
Birlikte Örnek yazalım I : Uygulama Unsoliciated offer Dear Sir or Madam, We have obtained your address from your website and are sending you this e-mail to introduce ourselves as a manufacturer of …............. Thanks to our company’s increasing sales figures world-wide, we have been able to progressively expand our production network over the last few years. For this reason we are also very interested in establishing ourselves in your country and introducing our products to your market . In order to give you an insight into the efficiency of our company, we are sending your details of our range including our prices and descriptions of our products. We would be delighted to hear from you. Yours faithfully, Encl: Brochure
Birlikte Örnek yazalım II: Talep edilmeden yapılan ürün teklif Sayın Bay/Bayan Adressinizi web sitenizden aldık ve bir … üreticisi olarak kendimiz tanıtmak amacıyla size be e-postayı gönderiyoruz. Firmamızın satış rakamlarının dünya çapında yükselişi sayesinde, son birkaç yıl içinde üretim ağımızı gittikçe genişletmeyi başardık. Bu nedenle ülkenizde ticari faaliyette bulunmayı ve ürünlerimizin pazarınıza girmesini çok arzuluyoruz. Şirketimizin yeterliğine ilişkin size bir fikir vermesi için fiyatlarımızı ve ürünlerimizin açıklamasıyla birlikte ürün yelpazemizin ayrıntılarını size gönderiyoruz. Sizden haber almak bizi çok sevindirecektir. Saygılarımızla, Ek: Broşür
Birlikte Örnek yazalım II: İthalatçı firmanın bilgi isteğine yazılan cevap • Sayın Al-Halil, • (Ürün ismi) konusundaki talebinize teşekkür ederiz. • İlgi duyduğunuz ürünleri içeren tanıtım broşürümüz ve fiyat listemiz ilişiktedir. • Yardımcı olabileceğimiz herhangi bir husus olduğunda lütfen bizi bilgilendiriniz. • İlginize teşekkür ederiz. • Saygılarımla, • (imza) • Ahmet DEVELİ • İhracat Müdürü
Birlikte Örnek yazalım II: İthalatçı firmanın bilgi isteğine yazılan cevap Dear Mr. Al-Halil, Thank you for your inquiry concerning (ürün ismi). 0ur brochure including the products in which you are interested, and our price list and the delivery terms are enclosed. Please let us know if there is any other way we can help. Thank you for your kind interest. Yours truly, (İmza) Mr. Ahmet DEVELI EXPORT MANAGER
Birlikte Örnek Yazalım III: Fuar Sonrası Müşteri Takibi • Sayın Bay Gagarin • … Deki … Fuarı vesilesiyle temsilciniz olan … ile uzun görüşme yapma fırsatı bulmuştuk. • Karalaştırdığımız gibi en kısa zamanda ürünlerimizin piyasanıza uygun olup olmadığını bize bildirmeniz gerekiyordu. • Ne yazık ki bu güne kadar sizden başka hiçbir haber alamdık. • Bu arada başka ilgilenenlerle de görüşme yaptığımızdan artık bir karar vermek durumundayız. • Bu nedenle niyetinizi bir an önce bildirmenizi rica ederiz. • Bu fırsattan yaralanarak dikkatinizi bir kez daha ürünlerimizin kalitesine, fiyat ve koşullarımızın uyguluğuna çekmek istiyoruz. • Yanıtınızı merak ve sabırsızlıkla bekliyoruz. • Saygılar, Mr. Ahmet DEVELİ İHRACAT MÜDÜRÜ
Birlikte Örnek Yazalım III: Fuar Sonrası Müşteri Takibi Dear Mr. Yuri Gagarin, On the occasion of the …… exhibition in …. We were able to talk to your representative, Mr …. at length at our stand. It was agreed that you would tell us in the near future whether our products would be suitable for your market. We have, unfortunately, received no further news from you to date. As we have since had talks with several other interested parties we are now obliged to come to a decision. We would therefore grateful if you would let us know your intentions by return. May we take this opportunity to draw your attention once again to the quality of our producta and our favourable prices and terms. We look forward with interest to your reply. Yours sincerely, Mr. Ahmet DEVELI EXPORT MANAGER
Teklif İsteği Örnek 1: Dear Ms. Smith, In recent years, we have presented various foreign brands in.........and have built up a considerable market for the manufacturers. We are interested in your line which we saw exhibitedin ........... Please send us all available data and a few samples of your products. We would like to point out that we offer our customers an excellent service department (and repair facilities.) We’ll be pleased for your early reply. Sincerely yours, Mr. Ali OZTURK IMPORT MANAGER
Teklif İsteği Örnek 1: Sayın Baylar, Son yıllarda birçok yabancı markayı......... piyasasına sunduk ve üretici firmalar için önemli sayılacak bir pazar oluşturduk. ..............’de sergilendiğini gördüğümüz çeşitleriniz ilgimizi çekmiş bulunmaktadır. Bize lütfen ürünleriniz ile ilgili tüm bilgileri ve birkaç numune örneği yollayınız. Bu arada müşterilerimize mükemmel servis ve onarım kolaylıkları sunduğumuza dikkatinizi çekmek isteriz. Erken cevabınızdan memnuniyet duyacağız. Saygılarımızla,
Örnek : Deneme siparişi Gentelmen: We received your address from Mr ..........our representative in..........He informed us that you manufacture various types of calculators. We are very interested in including your machines in our sales program. Please inform us if you can send us a shipment of calculators on a trial basis.If you are interested in doing business with us, we would like you to make us an offer with full details. We hope to hear from you soon. Sincerely yours,
Sayın Baylar, Adresinizi..........temsilcimiz olan Bay............’den aldık. Bize, sizin değişik tipte hesap makineleri ürettiğinizi bildirdi. Makinelerinizi satış programımıza dahil etmek istiyoruz. Bize deneme niteliğinde bir parti hesap makinası yollayıp yollayamayacağınızı lütfen bildirin. Bizimle iş yapmak istemeniz halinde, bize ayrıntılı bir teklifte bulunmanızı rica ederiz. Yakında sizden haber almak umuduyla. Saygılarımızla,
Teklif isteğine yanıt:Reply to request for an offer Örnek 1: Dear Ms. Smith, We are pleased to send you our line of samples as you requested. We are also enclosing an export price list of all of our items. We are very interested in exporting to ........... and would like to demonstrate our proficiency by a trial order. We assure you that all orders will be handled with great care. Our prices include packing, insurance and freight. We request an early reply. Sincerely yours, Mr Enclosure: 1 sample collection 1 price list
Teklif isteğine yanıt:Reply to request for an offer Örnek 1: Sayın Bayan Smith, İsteğiniz üzere size numunelerimizi yollamaktan memnuniyet duyuyoruz. Ayrıca tüm mallarımızın ihraç fiyat listesini de ilişikte sunuyoruz. .........’a ihracatta bulunmak bizim için son derece ilgi çekici olup deneme niteliğindeki bir siparişle yeterliliğimizi göstermek istiyoruz. Tüm siparişlerin azami dikkatle yerine getirileceğine sizi temin ederiz. Fiyatlarımıza ambalajlama,sigorta ve navlun dahildir. Acele cevap vermenizi rica ederiz. Saygılarımızla, EK: 1 numune koleksiyonu 1 fiyat listesi
Teklif isteğine yanıtReply to request for an offer Örnek 2 : Dear Mr Jorgen Hansen, Thank you for your inquiry of............. At the same time, we enclose the sampleof ..........which you requested. We can offer you this item on the following terms: Plastic ............in lots of.............. Minimum order:............ Delivery: CIF Amsterdam Packing: no charge Payment: by irrevocable letter of credit We would appreciate your order and promise you prompt service at all items. Sincerely yours, Enclosure: 1 sample
Teklif isteğine yanıtReply to request for an offer Örnek 2 : Sayın Bay Jorgen Hansen, ..........tarihli teklif isteğinize teşekkür ederiz. Bu mektupla birlikte size istemiş olduğunuz .........numunesini yolluyoruz. Bunu size aşağıdaki koşullarla verebileceğimizi bildiririz. Plastik......;....... lik parçalar/takımlar halinde Asgari sipariş:........ Teslimat: CIF Amsterdam Ambalajlama: ücretsiz Ödeme: gayri kabilirücu akreditif. Siparişinizi almaktan memnun olacağımızı ve her defasında süratli bir şekilde yerine getireceğimizi bildiririz. Saygılarımızla, Ek: 1 numune
Miktar ve Ambalajlama koşulları: Quantity & Packing Terms Quantity : Örnek 1: Dear Mrs.. Schindler, We have received your request for our terms. Because of our low prices, a minimum order of .......... is required. We could also agree on an annual order in the amount of .......... which could be delivered in partial shipments of at least ................. If these quantities are not accepted in full, the price will be based on the FOB Istanbul, 30% advance payment, the rest of balance will be 30 days after delivery amount of invoice. We hope you will understand our reasons for this arrangement Sincerely yours, ..........
Miktar ve Ambalajlama koşulları: Quantity & Packing Terms Miktar : Örnek 1: Sayın Baylar, Koşullarımızla ilgili bilgi isteğinizi içeren mektubunuzu aldık. Fiyatlarımız düşük olduğu için asgari...........’lik bir sipariş verilmesi gerekmektedir. Asgari.........’lik partiler halinde gönderilebilecek, toplam yıllık tutarı........olan bir sipariş üzerinde de anlaşabiliriz. Eğer bu miktarlar tam olarak istenilmeyecekse, fiyat, gönderilen mala fatura tutarının % ........’i eklenerek tespit edilecektir. Bu düzenlemeden dolayı bizi anlayışla karşılayacağınızı umuyoruz. Saygılarımızla,
Sipariş vermePlacing an order Örnek 1: Referring to your offer of……… we would like to send you thefollowing order : RE: Quantity …..items at ….. The articles should conform to those described in your brochure and to the samples you sent us. Re: Delivery Terms We expect delivery C&F Barcelona by ARKAS Shipping Line Re: Packing: Packing is to be in boxes (…..) and with no extra charge. Re : Paymet 50 % Advanve cash payment Remittance will be made upon receipt and inspection of the goods. Please confirm this order. Sincerely yours,
Sipariş vermePlacing an order Sayın Baylar, ………tarihli teklifinizle ilgili olarak size şu siparişi vermek İstiyoruz. ………..….fiyattan……..adet. Göndereceğiniz mallar broşürünüzdeki tariflere ve bize yolladığınız numunelere uygun olmalıdır. Teslimatın C&F Barcelona………tarihine kadar gerçekleşmesini istiyoruz. Ambalajlama sandıklarla (…..) yapılacak ve ayrı bir ücret alınmayacaktır. Ödemenin %50 si teslimat öncesi, kalanı mallar teslim alınıp incelendikten sonra yapılacaktır. Lütfen bu siparişimizi teyit ediniz. Saygılarımızla,
Birlikte örnek yazalım • Beden, renk ve modellerine göre sınıflandırılmış bayan etekleri ile ilgili DR 4316 no.lu siparişimizi ekte gönderiyoruz. • Teklif ettiğiniz %15’lik ticari iskontoyu ve ödeme şartlarını, yani vesaik ibrazında ödeme yöntemini (vesaik mukabili ödeme) kabul etmeye karar verdik, ancak bu şartların yakın gelecekte yeniden gözden geçirilmesini arzu ediyoruz. • Yükleme belgelerini ve düzenleyeceğiniz ibrazında ödemeli poliçeyi Northminster Bank (Merkez Şubesi), Deal Street, Birmingham adresine lütfen gönderir misiniz? • Stoğunuzda listede belirtilen parçalardan bir-iki tanesi mevcut değilse, lütfen onların yerine geçen başka malları göndermeyin. • Önümüzdeki altı hafta içinde yapılacak teslimat için müteşekkir olacağız ve onayınızı sabırsızlıkla bekliyoruz.
Dear Sirs, We are enclosing our order No. DR 4316, for women’ s skirts in assorted sizes, colours and designs. We have decided to accept the 15% trade discount you offered and terms of payment, i.e., documents against payment, but would like these terms reviewed in the near future. Would you please send the shipping documents and your sight draft to NortministerBank ( Main Branch), Deal Street,Birmingham ? If you do not have some of the listed items in stock, please do not send substitutes in their place. We would appreciate delivery within the next six weeks, and look forward to your acknowledgement. Yours faithfully, Encl.
Örnek 1: Gentelmen: We wish to confirm receipt of your order of……… to the shipment………. We will dispatch the goods to you as per our agreed schedule of delivery. Shipment will be made in accordance with the conditions of our offer dated……… We are certain you will be successful with these goods. Sincerely yours,
Sayın Baylar, ………..sevkıyatıyla ile ilgili………tarihli siparişinizi aldığımızı bildirmek isteriz. Malları size kararlaştırılmış teslimat planımıza uygun olarak göndereceğiz. Sevkıyat…….. tarihli teklifinizde yer alan koşullara uygun olarak yapılacaktır. Bu mallarla başarılı bir sonuç elde edeceğinize eminiz. Saygılarımızla,
Birlikte siparişin kabulü ile ilgili mektup hazırlayalım • (Ürün ismi) sevkıyat ile ilgili (…) tarihli siparişinizi aldığımızı teyit ederiz. • Sevkıyat (….) tarihli teklifimizde yer alan koşullara uygun olarak yapılacaktır. • Siparişiniz teslimatı yapılmak üzere(….) tarihinde hazırlanmış olacaktır. • Saygılarımızla, • (imza)
ÖRNEK: Dear ……., We wish to confirm the receipt of your order of (tarih) for the shipment of (ürün ismi). Shipment will be made in accordance with the conditions of our offer dated (tarih). We will have your order ready for delivery on (tarih). Yours sincerely, (imza)
Siparişin Reddi Dear……, We have received your order for shipment dated (tarih). Unfortunately, we are not in a position to deliver your order since our entire production is sold out for the next (....) months. We much regret not being able to meet your order, but will be in touch with you as soon as our stocks are available. Yours sincerely, (imza)
Sayın Sevkıyat talebinizi içeren (….) tarihli siparişinizi aldık. Maalesef, şu anda siparişinizi teslim edebilecek durumda değiliz, çünkü önümüzdeki (......) ay için üretimimizin tümü satılmıştır. Siparişinizi karşılayamamaktan ötürü üzgünüz ancak, stoklar müsait olduğunda sizinle temasa geçeceğiz. Saygılarımızla, (imza)