Toplantı sunumu ve Toplantı masası etrafında oturuş şekli hakkında merak edilenler yazımızda yer alacaktır.
Toplantının ilerleyişi kişilerin toplantı masası etrafında oturuşuna göre şekillenecektir. Farklı iki şirketten gruplar bir toplantıda bir araya gelmişse ayrı gruplar halinde değil de karışık oturmaları samimiyet göstergesidir. Bunun tersi güvensizliktir.
Toplantılarda genelde insanlar ilk defa karşılaşıyordur. Toplantı sunumları esnasında insanların arasında bir gerginliğin olması normaldir. Önemli olan konuşmacının bu gerginliği aşmanın yollarını bulmasıdır. Örneğin, doğrudan konuya girmek yerine küçük, abartısız bir sosyal eleştiri ile konuşmaya başlanarak ortamdaki gerginlik ortadan kaldırılabilir.
Toplantı esnasında da gerginlikler oluşabilir. Böyle durumlarla fikrinizi söyleyin ama bunu saldırı şeklinde gerçekleştirmeyin. Özellikle hakaret seviyesine ulaşmayın. Karşı tarafın eleştirisini hakaret olarak algılamayın. Cevabı da hakaret olarak vermeyin.
Toplantı sunumu esnasında birinin telefonu çalmış ve dışarı çıkmış olabilir. Bu kişi eğer karar mercii ise konuşmacı ‘Kusura bakmayın ama biraz bekleyelim.’ deyip bu kişinin tekrar içeri gelmesini beklemelidir. Telefon konuşmasının uzun sürmesi durumunda bile geri dönene kadar beklemelidir.
Toplantı eğer bir toplantı masası etrafında gerçekleşiyorsa elinizi ve kolunuzu kendi hareket alan sınırlarınız içerisinde tutun. Karşınızdakilerin sınırlarına girmeniz tehdit olarak algılanacaktır.
İnsanların algı süresi çok uzun değildir. Bu süre ortalama 15-20 dakikadır. Toplantı sunumunda konuşmayı gereksiz ayrıntılarla uzatmayın. Eğer başta bir süre kararlaştırılmışsa o süreyi aşmamaya çalışın. Katılımcıların başka randevuları olabilir. Olmasa bile zamanın değerli olduğunu hiçbir zaman aklınızdan çıkarmayın.
Toplantı sunumunda zamanı etkin kullanabilmek için en önemli unsurlardan birisi ekip çalışmasıdır. Yapılacak konuşmada stratejik önemi olan kısımlar belirlenmeli, konuşmacılardan her birine bu kısımlar paylaştırılmalıdır.
Toplantıya ekip halinde gitmişseniz toplantı sunumunda karar vermeniz gereken bir nokta ben mi ya da biz mi diye hitap etmektir. Ben genelde çabuk deforme olabildiğinden genelde tercih edilmez. Karşı taraf ben, sen gibi ifadeler kullansa dahi biz, siz ifadeleri daha uygundur.
Eğer toplantı sunumu esnasında dinleyici ekipteyseniz gerekli gördüğünüz zaman konuşmacıya müdahale edin. Örneğin konuşmacı uzattıysa, konu dışına çıktıysa veya yanlış bilgi veriyorsa onu uyarın. ‘Özür dileriz ama konumuz x değildi.’ şeklinde müdahale edebilirsiniz. Aksi takdirde karşı taraf doğru yaptığına inanır.
Toplantıda ekipten birisi konuşuyorsa ekipteki diğer kişiler ona gerek duydukları yerde eklemeler yapmalıdır.
Toplantı sunumu esnasında kilitlenmeler olabilir. Yani birisi bir konuyu anlatırken bir anda ne söyleyeceğini bilemez hale gelebilir. Böyle durumlarda ekipteki diğer kişiler devreye girmeli konuşmacı kendine gelene kadar sunumu devralmalıdır. Bunu da ancak sunulan konu ekip çalışması ile hazırlamışlarsa yapabilirler. Eğer kişi tek başınayken bu durum başına geliyorsa müsaade isteyip bir süre dışarı çıkıp kendini rahatlatıp öyle sunumuna devam etmelidir.
Siz sunum yaparken toplantı masasındaki dinleyicilerden biri telefonuyla birisini arayıp konuşmaya başlayabilir. Böyle durumlarda sunumda kontrolü kaybedersiniz. O anda uyarmak sandığınız kadar kolay değildir. Kimi uyardığınızı bilmiyor olabilirsiniz. Durmalı ve beklemelisiniz. Siz susmaz sunuma devam ederseniz karşı taraf da telefon görüşmesini sürdürecektir. Sizin konuşmayı sürdürmeniz karşı tarafa telefonla konuşma hakkını verdiğiniz anlamındadır. Susmak caydırıcı bir tepkidir.
Toplantı sunumları bittiğinde toplantı masasından ayrıldığınızda dikkat etmeniz gereken önemli bir konu daha vardır. Bu konu yani toplantı sonrasında da iletişimin devam etmesi, profesyonel iş hayatının gereklerindendir. Bu sebeple iş hayatındaki insanların kartvizitlerinin olması ve bunu toplantı sürecinde iletişim kurduğu kişilerle paylaşması önemlidir.