2 Biçimsel Organizasyon ve İşletmeler İçin Önemi Organizasyonu, “belirli amaçlara ulaşmak için, birden fazla bireyin ya da birimin bir araya gelerek, düzenli ve bütünleşik faaliyetlerde bulunduğu bir yapı” olarak tanımlanabilir.Tanımı basit görünmekle birlikte, gerçek anlamıyla organizasyon karmaşık bir bütünü ifade eder.Karmaşık olma niteliğinin temel nedeni, organizasyon kavramının içinde biçimsel ve biçimsel olmayan organizasyonun bir arada olmasıdır.Biçimsel organizasyonun oluşturulma süreci, örgütleme ve bölümlere ayırma konularında etraflıca incelenmiştir. Organizasyonun işleyişiyle ilgili yönetim ve organizasyon ilkeleri, yetki kavramı biçimsel organizasyonun diğer önemli konularıdır. Bu ve diğer konular kuramsal olarak, organizasyonlarda biçimsel düzeni sağlamaya yöneliktir.
3 Biçimsel Organizasyon ve İşletmeler İçin Önemi Biçimsel yapı, işletmenin hedeflerine ulaşması için gerekli alt yapıyı hazırlar.Birimlerin oluşturulması, yönetim kadrolarının hazırlaması, yetki v sorumluluk ilişkilerinin belirlenmesi, faaliyetlerin sürdürülmesi için gereken iletişim kanallarının işletilmesi, kısaca emir-komuta düzeninin kurulması biçimsel organizasyon yapısı ile sağlanır.21. yüzyıl işletmecilik anlayışı, biçimsel organizasyonun önemini yadsımamaktadır. Ancak, işletmelerin hedeflerine ulaşması için gerekli bir temel unsur öncelik kazanır: insan ve onunla birlikte ortaya çıkan biçimsel olmayan organizasyon
4 Biçimsel Olmayan Organizasyonun Tanımı ve İşletmeler İçin Anlamı Biçimsel olmayan organizasyon, işletmelerde temel üretim unsurlarından biri olan insanı temel alır.Organizasyon kavramının tanımında insanın var olduğu göz önüne alındığında her biçimsel organizasyon içinde veya her işletmede, biçimsel olmayan organizasyonu varlığından söz edilebilir.Biçimsel olmayan organizasyon, bir işletmede ya da bir çalışma ortamındaki insanların birbiriyle iletişimi ve etkileşiminden doğan bir toplumsal ilişkiler ağıdır.
5 Biçimsel Olmayan Organizasyonun Özelikleri Toplumsal ilişkiler biçimsel olmayan organizasyonun özüdür.Biçimsel olmayan organizasyon, biçimsel organizasyon içinde ortaya çıkan biçimsel olmayan gruplardan meydana gelir.Biçimsel organizasyonun üyeleri, değişik nedenlerle çalışma ilişkileri dışında bir araya gelebilirler.Birden fazla kişinin biçimsel faaliyetlerin dışında ortak konular için bir araya gelmesi ile biçimsel olmayan gruplar oluşur.Biçimsel olmayan organizasyon, aynı ortamda bu şekilde oluşan biçimsel olmayan grupların ve ilişkilerin toplamıdır.Bir işletmede süreklilik kazanmış dostluk ve arkadaşlık ilişkileri, paylaşılan aynı hobiler, aynı yöreden olanların bir grup oluşturması biçimsel olmayan organizasyonun varlığını ortaya koyar.
6 Biçimsel Organizasyon-Biçimsel Olmayan Organizasyon İlişkisi Biçimsel organizasyon komuta birimleri, emir-komuta ilişkilerini, hiyerarşik basamakları, biçimsel çalışma ekiplerini kapsar.Biçimsel organizasyonu ve biçimsel çevreyi yöneticiler şekillendirir. Ancak her zaman, yöneticilerin belirlediği biçimsel çerçevenin dışına çıkılması söz konusu olabilir.Organizasyonlarda biçimsel yapının ve biçimsel ilişkilerin dışına çıkılmasında, biçimsel olmayan ilişkilerin etkisi vardır.Yani her biçimsel organizasyonda ikili bir faaliyet yapısı vardır: bir tarafta yöneticilerin belirlediği ilke, politika, yetki ve sorumluluk ilişkileri ile biçimsel faaliyet yapısı; diğer tarafta organizasyon üyelerinin birbiriyle etkileşimi sonucunda oluşan biçimsel olmayan organizasyon.
7 Biçimsel ve Biçimsel Olmayan Organizasyonun Karşılaştırması Her biçimsel organizasyonun içinde bir biçimsel olmayan organizasyon vardır.Biçimsel olmayan organizasyon en az bir, çoğu zaman birden fazla biçimsel olmayan gruptan oluşur.Biçimsel organizasyonun boyutları ve niteliklerine bağlı olarak, biçimsel olmayan organizasyonun yetki boyutları ve içerdiği biçimsel olmayan grupların sayısı değişir.
8 Biçimsel ve Biçimsel Olmayan Organizasyonun Karşılaştırılması Biçimsel Organizasyonİnsanların karşılıklı etkileşimi ve iletişimi ile oluşurYöneticilerin biçimsel hedefe yönelik çabaları ile oluşurÇoğu kez kendiliğinden, bazen bilinçli olarak oluşturulurPlanlayarak ve sistemli bir biçimde oluşturulurBiçimsel olmayan grubun kendi çıkarlarına uygun amaçlarBiçimsel organizasyonun çıkarlarına uygun amaçlarYönetim ve denetim kaynağı, güçYönetim ve denetim kaynağı, yetkiGücün kaynağı, ilişkiler ve kişilik özelliğiYetkinin kaynağı, bulunulan hiyerarşik pozisyonGüç sahibi: liderYetki sahibi: yöneticiGrup normlarına uyum önemliBiçimsel ilke, politika ve süreçlere uyum önemliGrup ilişkileriEmir-komuta, ast-üst ilişkileriBireyler üzerindeki denetimin kaynağı, grupta kalma veya dışlanmaBireyler üzerindeki denetimin kaynağı, ödüller veya cezalarDayanışmayı sağlama amacıylaSürekli büyüme eğilimi baskınBiçimsel olmayan iletişim kanallarıBiçimsel iletişim kanalları
9 Biçimsel Olmayan İlişkiler İşletmelerde biçimsel olmayan grupların varlığı önlenemez. İnsanların çeşitli gereksinmelerine dayanarak bir araya gelmesi kaçınılmaz bir davranıştır.Yöneticiler biçimsel olmayan davranışları önlemek yerine, öncelikle bu ilişkilerin hangi amaç ve gereksinmelere dayandığını öğrenmelidir. Bunlar arasında işletmeyi ve çalışanları olumsuz etkileyen ilişkiler varsa, yönetici bunların üzerinde durmalı ve mümkünse önlemeye çalışmalıdır.Biçimsel olmayan ilişkilerin ve grupların varlığı, içinde bulunulan biçimsel organizasyonun amaçlarına zarar vermeyecek boyutlarda olmalıdır. Bunu sağlamak için yöneticilerde biçimsel olmayan organizasyonun varlığını baskıcı olmayan biçimde gözleyebilme yeteneğine sahip olması gerekir.
10 Biçimsel Organizasyon İçindeki Biçimsel Olmayan Organizasyon Örneği
11 Örgütsel BuzdağıBiçimsel organizasyon ile biçimsel olmayan organizasyon birlikte bir buzdağı gibidir.Biçimsel organizasyonun yapısı, ilişkiler, yetki ve sorumluluklar buzdağının su üzerinde görülebilen kısmı gibi açıktır.Organizasyonun biçimsel olmayan yönü, buzdağının suyun altındaki kısmına benzetilebilir: açıkça görülemeyen, boyutları belirlenemeyen, olumlu veya olumsuz etkileri tam olarak bilinmeyen ve asıl üzerinde durulması gereken kısımdır.Bu nitelikleri nedeniyle, biçimsel olmayan organizasyonu oluşturan biçimsel olmayan ilişkiler, biçimsel olmayan gruplar, bunların yapısı ve amaçları iyi öğrenilmelidir.
12 Örgütsel Buzdağı Biçimsel Organizasyon (Hiyerarşik yapı, biçimsel ilişkiler, yetki ve sorumluluklar, planlar, politikalar, vb. )Biçimsel olmayan organizasyon(Gruplar, liderlik, biçimsel olmayan ilişkiler, güç, rol algılamaları, vb.)
13 Biçimsel Olmayan Organizasyon Yapısı Biçimsel olmayan organizasyon, değişik amaçlı biçimsel olmayan ilişkilerden ve gruplardan oluşur.Biçimsel olmayan ilişkiler çeşitli nedenlerden kaynaklanır. Bu nedenler ortaya çıktığında insanlar bir araya gelerek, biçimsel olmayan grupları oluştururlar.
14 Biçimsel Olmayan Grupları Oluşturan Etkenler Gereksinimlerin doyurulmasıArkadaşlık, güvenlik, kendini geliştirme, grup üyesi olmaFiziksel yakınlık ve etkileşimAynı adayı ya da çalışma araçlarını paylaşma, bir işin parçalarını yapmaAynı amacı paylaşmaÖğrenme, yönetime yakın olma, yönetimi geliştirmeBenzerlikKarakter veya zevkler, inançlar, din, dil, yetenek, aynı yöreden olma
15 Biçimsel Olmayan Grup Türleri Biçimsel olmayan gruplar değişik ölçüler temel alınarak gruplandırılabilir. Oluşma etkenleri ya da bulunulan hiyerarşik basamak ölçü alınabilir. Aşağıdaki gruplandırma, biçimsel olmayan grupların ortaya çıkardığı örgütsel basamakları ölçü almaktadır:Dikey GruplarYatay GruplarKarma Gruplar
16 Biçimsel Olmayan Grup Türleri Biçimsel Olmayan OrganizasyonKişilerDikey gruplarYatay gruplarKarma gruplar
17 1. Dikey GruplarBiçimsel olmayan dikey gruplar, biçimsel organizasyonun farklı hiyerarşik basamaklarından bireylerin bir araya geldiği gruplardır.Bu gruplar genellikle aynı çalışma alanındaki bireyleri, ast-üst ilişkilerini kapsar.Bu tür ilişkiler sayesinde üstler, daha alt basamakların kendilerine ilişkin görüşleri hakkında bilgi edinebilir.Biçimsel kanallardan üstlere yansımayan olumlu ya da olumsuz konular, bu yolla üst basamaklara iletilir.Akıllı yöneticiler, biçimsel olmayan dikey grupları, biçimsel organizasyonun etkinliğini arttıran birer araç olarak kullanabilir. Ancak, bu tür biçimsel olmayan ilişkiler, ast-üst arasındaki biçimsel ve hiyerarşik çalışma çalışma düzenini bozmamalıdır.
18 2. Yatay GruplarBiçimsel organizasyonun, aynı hiyerarşik düzeyinden bireylerin bir araya gelmesiyle oluşan gruplardır.Bu tür biçimsel olmayan grup üyeleri yönetici ve yönetilen olabilir. Üretim, pazarlama, finans bölümlerinin yöneticileri ya da çalışanları, biçimsel iş ilişkilerinin ötesinde işletme içinde veya dışında toplanıp çeşitli etkinliklerde bulunabilirler.Yatay biçimsel olmayan grupların belirgin niteliği, biçimsel çalışma ilişkilerini destekleyici olmasıdır. Bu tür ilişkiler, dikey biçimsel olmayan ilişkilere göre daha kolay ve kendiliğinden bir süreç içinde ortaya çıkar.Dikey biçimsel olmayan gruplarda, insiyatif daha çok üstlerin elinde gibidir. Yatay gruplarda ise üyeler daha rahattır, tartışma ya da sohbetler daha esnek bir ortamda sürdürülür.Yatay grupların oluşmasında en önemli etken, üyelerin değişik açıdan benzerliklere sahip olmasıdır.
19 3. Karma GruplarKarma gruplarda, farklı hiyerarşik düzeylerden ve farklı çalışma alanlarından olanlar bir araya gelir.Biçimsel organizasyon içinde birbiri ile çalışma ilişkisi olmayan bireylerin biçimsel olmayan gruplar içinde buluşması, yine iç dışında ortak noktalarının olmasından kaynaklanır.Karma gruplar bize biçimsel olmayan organizasyonun, biçimsel organizasyonun herhangi bir noktasında, değişik hiyerarşik düzeylerde etkili olabileceğini gösterir.
20 Biçimsel Olmayan Organizasyonun Oluşumu Biçimsel olmayan gruplar daha önce de belirtildiği gibi kendiliğinden ancak belli bir süreç içinde oluşur. Biçimsel olmayan grupların oluşumu dört aşamadan geçer. Bunlar:Biçim kazanmaKaynaşmaNorm belirlemeFaaliyet
21 Biçimsel Olmayan Grupların Gelişimi Biçim KazanmaKaynaşmaNorm BelirmeFaaliyet
22 Biçimsel Olmayan Organizasyonun Oluşum Süreci İlk aşamada, grup üyeleri ilk kez bir araya geliyor, karşılıklı olarak, benimsenen ve benimsenmeyen davranışlar, düşünceler ortaya konulur ve değerlendirme yapılır.İkinci aşamada, değerlendirme süreci devam eder ve sonucunda görüş ayrılıkları belirir. Grubun amaçları, öncelikleri, davranış biçimleri konusunda farklı görüşler ortaya çıkar. Grup içinde karşıt olanlar ortaya çıkar. Bu aşamada çoğunlukla uzlaşma sağlayacak biçimsel olmayan liderler kazanılır.
23 Biçimsel Olmayan Organizasyonun Oluşum Süreci Üçüncü aşamada, grup içinde uzlaşma ortamı sağlanır, gruba uyum sağlayanlar dışlanır ya da kendisi ayrılır. Kalan üyeler arasında, grubun fonksiyonları, normları ya da davranış biçimi, üyelerin rolleri ve sorumlulukları konusunda görüş birliğine varılır.Son aşamada, grup belirlenen çerçevede ve amaçları yönünde faaliyete geçer. Dayanışma, bilgi edinme, yemekli toplantılar, sorunları tartışma gibi.Biçimsel olmayan grupların varlığı, üyeler gruba tutunduğu sürece devam eder.
24 Biçimsel Olmayan Grupların İçindeki Unsurlar Biçimsel olmayan grupların varlığını sürdürmesini ve amaçlarını gerçekleştirmesini sağlayan birkaç önemli unsur vardır.Bunlar aynı zamanda, grupların yapısını ve faaliyet biçimini ortaya koyar.Biçimsel olmayan grupların varlığında etkili olan bu unsurlar: Normlar, grup içinde roller ve karşılıklı ilişkiler ve grup liderliği olarak sıralanabilir.
25 NormlarNormlar, bir grubun tüm üyelerince kabul edilen davranış standartlarıdır. Grup üyeleri için yol göstericidir.Belirli koşullar altında uygun olan ve olmayan davranışları belirler. Üyelerin birbiriyle ilişkileri, giyim tarzı, çalışma yoğunluğu, eğlenme tarzı, işe geliş-gidiş saatleri grup normlarına birkaç örnektir.Biçimsel olmayan grupların üyeleri için belirlediği normlar, üyelerin biçimsel organizasyona yönelik tutum ve davranışlarını etkiler.Normlar, grup üyeleri için bağlayıcıdır. Grubun içinde kalmak ve grubun katkılarından yararlanmak isteyenler, normlara uymalıdır. Uymayanlar, diğer üyeler tarafından grubun dışına itilir veya kendisi gruptan ayrılır.Normlar, grup üyelerini bir arada tutarak, grupların güçlü ve kalıcı olmasını sağlayan unsurlardır. Normlar aynı zamanda, üyeler üzerinde bir denetim aracı olarak işlev görür.
26 Grup İçinde Roller ve Karşılıklı İlişkiler Rol kavramı, bir grup içindeki bireylerin birbirinden beklentilerine uygun olarak girdikleri tutum ve davranış biçimini ifade eder.Biçimsel olmayan bir grup içinde, üyelerin birbirinden farklı roller üstlenmiştir. Bazı üyeler grubu amaçlarına ulaştırmada yönlendirici, diğerleri izleyici durumundadır.Grup içindeki roller, üyelerin birbiri ile ilişkileri açısından önemlidir. Yöneticiler biçimsel olmayan grup içindeki rolleri ve üyelerin karşılıklı ilişkilerin niteliğini öğrenmeye çalışmalıdır.
27 Yönetici grup üyeleri arasındaki karşılıklı ilişkileri nasıl öğrenebilir? Yöneticinin sahip olması gereken özelliklerinden biri, gözlem yeteneğidir.Astlarını ve çalışma arkadaşlarını, değişik koşullar altında, hissettirmeden ve baskı unsuru olmadan izleyebilir. Ancak bu, her koşulda geçerli olabilecek ve net sonuçlar verebilecek bir yöntem değildir.Grupların yapısını öğrenebilmek için kullanılan bilimsel araçlardan biri sosyogramdır. Sosyogram, 1960’lı yıllarda J.L. Moreno tarafından geliştirilmiş ve günümüzde de kullanılan bir araçtır.Gözlem yöntemine göre daha uzun bir çalışma gerektirir.,belirlenen grubun üyelerine, birbiri hakkındaki görüşleri, duyguları, kimlerle çalışıp kimlerle çalışmak istemedikleri sorulur.
29 Yönetici grup üyeleri arsındaki karşılıklı ilişkileri nasıl öğrenebilir? Bu yöntem, grup içindeki karşılıklı davranışların, üyelerin birbirleri hakkındaki, düşüncelerinin bir sonucu olduğu yolundaki görüşe dayanır.Üyelerin her biri ile soru-cevap çalışması yapıldıktan sonra şekilde görülen sosyogram elde edilir.Biçimsel organizasyon içindeki yetki ve sorumluluk ilişkileri, organizasyon şemalarında gösterilir. Sosyogram ise, biçimsel olmayan organizasyon içinde, grup üyelerinin karşılıklı etkileşimlerini gösterir.Biçimsel organizasyon ile bir bütün olduğu düşünüldüğünde, sosyogram organizasyon şemalarında görülmeyen bilgileri içerir ve onları tamamlayıcıdır.
30 Sosyogramın Yöneticiler İçin Taşıdığı Önem Sosyogramı okuyacak yönetici, kendine bağlı çalışanlar arasındaki olumlu ve olumsuz ilişkileri öğrenebilir.Çeşitli faaliyetlerde uyum içinde çalışabilecek ya da birlikte verimli olamayacak astları saptayabilir.Üyeler arasındaki hoşnutsuzluklar, biçimsel faaliyetleri etkiliyorsa, bunları belirleyerek gerekli önlemleri alabilir.Daha da önemlisi, sosyogram, biçimsel olmayan grupların içine sızabilmede ve onları amaçlara yöneltmede birer araç olarak kullanılabilir.
31 Grup LiderliğiBiçimsel olmayan organizasyonlar pek çok açıdan biçimsel organizasyonlara benzer. Nasıl biçimsel organizasyonu yönetecek, denetleyecek yönetici kişilere gereksinme varsa, biçimsel olmayan organizasyonlarda da aynı işlevi görecek liderler ortaya çıkar.Liderliğin kazanılması kendi çabaları ile veya diğer grup üyelerinin zorlaması ile gerçekleşebilir. Özellikle amaçları belirgin biçimsel olmayan bir lidere gereksinme duyulur.Bir grup içinde bir tek lider her konuda izleyebileceği gibi, farklı amaçlar için farklı liderler izlenebilir. Toplumsal ilişkilerde öncülük eden bir kişi, aynı grup içinde bilimsel konularda bir başkasının liderliğini benimseyebilir. Benzer biçimde, bir grubun liderliğini üstlenen bir kişi, bir başka grupta izleyen üye olabilir.
32 Grup LiderliğiBiçimsel olmayan grup liderinin, biçimsel yöneticilerin sahip olduğu gibi, yetkisi yani emir verebilme hakkı yoktur. Ancak güç sahibidir.Güç sahibi olmak kişiye, yönetebilme yeteneğini kazandırır.Grubun amaçlarıyla ilgili konularda, diğer üyelerden daha olumlu özelliklere sahip olan kişi gücü de elinde tutar.Biçimsel olmayan gruplarda üyeler, grubun üyesi olmayı sürdürmek için lidere ve kararlarına isteyerek uyarlar.Dikey tür biçimsel olmayan gruplarda, liderin biçimsel hiyerarşiden doğan bir gizli gücü de vardır.
33 Biçimsel Olmayan Organizasyonun Etkileri Biçimsel ve biçimsel olmayan organizasyonlar birbirinin içindedir. Buzdağından hatırlanacağı gibi bir bütünün parçalarıdır.Biçimsel olmayan organizasyon insanların gereksinmelerini karşılar, buna karşılık biçimsel organizasyon üzerinde de bir takım etkilere sahiptir.Biçimsel olmayan organizasyonun etkileri, amaçlarına ve üyelerin, biçimsel organizasyon ile ilişkilere göre değişik boyutlar kazanır. Yapıcı amaçlar peşinde ve üyelerinin biçimsel yapıyı desteklediği bir biçimsel olmayan organizasyonun olumlu etkileri baskındır.Yönetimi desteklemeyen görüşlerin yoğunlaştığı gruplar ise, yöneticiler için önemli sorunlar yaratabilir.
34 Biçimsel Olmayan Organizasyonun Biçimsel Organizasyon Üzerindeki Etkileri Olumlu EtkilerOlumsuz Etkilerİlave iletişim kanalları açarDedikodu ve yanlış haber yayılırYöneticiyi çalışanlara yöneltirYönetime karşı hareket oluşabilirYönetime destek sağlarBiçimsel olmayan amaçlar öncelik kazanırBiçimsel amaçlar desteklenirÇatışma yaratırÖrgüt kültürü pekiştirilirÜyelerin biçimsel organizasyona bağlılığı zayıflarBiçimsel sistem etkinlik kazanırGruplar ve üyeleri arasında huzursuzluk ortaya çıkarÜyelerin doyum ve moral kazanmasına yol açarDeğişime karşı direnç artar