... konulu sunumlar: "İÇ KONTROL SİSTEMİ Genel Esaslar Ayhan ERÇEL Mali Hizmet Uzmanı Ç.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 05-06 Nisan 2016."— Sunum transkripti:
1
İÇ KONTROL SİSTEMİ Genel Esaslar Ayhan ERÇEL Mali Hizmet Uzmanı Ç.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Nisan 2016
2
SUNUM PLANI 1 TARİHSEL GELİŞİM 2 NEDEN İÇ KONTROL 3 MEVZUAT ANALİZİ VE KAVRAMSAL BAKIŞ 4 KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI
3
TARİHSEL GELİŞİM BÜYÜK EKONOMİK BUHRAN (1929) (Amerikan Menkul Kıymetler Borsası Komisyonu (SEC)-1934) SEC’ e göre: İç Kontrol Sistemi, finansal bilgilerin güvenilirliğini ve finansal tabloların genel kabul görmüş muhasebe ilkelerine uygun hazırlanmasını sağlamaktır. SEC, iç kontrole ilişkin ilk profesyonel tanımını 1949 yılında yapmıştır. İç Kontrol; işletmenin varlıklarını korumak, muhasebe kayıtlarının doğruluğunu ve güvenirliliğini kontrol etmek, faaliyetlerin etkinliğini artırmak ve belirlenen yönetim politikalarına bağlılığı teşvik etmek üzere benimsenen tüm organizasyon planları ve birbiriyle uyumlu yöntemler ve tedbirlerdir. NASIL ?
4
TARİHSEL GELİŞİM SEC Denetim Prosedürleri Komitesi (CAP), iç kontrolün, muhasebe ve yönetim kontrolleri olarak sınıflandırabileceğini belirtmiştir. (1958) … Yönetim Kontrolleri ise, mali kayıtlarla doğrudan ilgili olmayan istatistiksel analizler, performans raporları, insan kaynakları eğitim programları ve kalite kontrol gibi yöntem ve prosedürlerden oluşmaktadır. 1973 yılında, muhasebe ve yönetim kontrollerinin tanımları revize edilmiştir. Etkin muhasebe kontrolleri ancak etkin bir yönetim kontrolleriyle birlikte sağlanabilir.
5
TARİHSEL GELİŞİM ABD’de yüksek enflasyon ve yüksek enerji maliyetleri nedeniyle birçok büyük şirket için sıkıntılı bir dönem olmuştur. ( ) “Yabancı Ülkelerde Yolsuzluk Uygulamaları Kanunu (FCPA)” Kanunda muhasebe sistemine ilişkin kontrollerin yetersizliğinin yolsuzluk işlemlerine neden olması durumunda, halka açık şirketlerin yöneticileri ve yetkilileri hakkında hapis cezası gibi cezalar öngörülüyor. Şirketlerin iç kontrol sistemleri yoğun bir gözetim altına alınmıştır. Gerek şirketler gerekse muhasebe örgütleri iç kontrolün değerlendirilmesine ilişkin rehberler ve kriterler geliştirmeye başlamıştır.
6
TARİHSEL GELİŞİM 1980’lerde yaşanan sansasyonel iflaslar ve mali skandallar, hatalı ve hileli mali raporlamalar: Muhasebe ve denetim alanında ABD’nin en önemli beş kuruluşunu Amerikan Kamu Muhasebecileri Birliği Amerikan Muhasebeciler Birliği Finansal Yöneticiler Enstitüsü İç Denetçiler Enstitüsü Ulusal Muhasebeciler Birliği’ni işbirliğine itti ve Treadway Komisyonu olarak adlandırılan Hatalı ve Hileli Mali Raporlama Ulusal Komisyonu kuruldu. Treadway Komisyonunu Destekleyen Kuruluşlar Komitesi “İç Kontrol Bütünleşik Sistemi” raporunu yayımlamıştır. Bu rapor, COSO iç kontrol modeli olarak bilinmektedir. Avrupa Birliğinin genişleme sürecinde mali kontrol alanında yapılan çalışmalar sonucunda COSO modeline dayalı bir iç kontrol sistemi benimsenmiştir. Avrupa Birliğine üye ve aday ülkelerin buna uygun iç kontrol sistemi oluşturulmaları beklenmektedir. Treadway Komisyonunu Destekleyen Kuruluşlar Komitesi (COSO)
7
TARİHSEL GELİŞİM COSO’ya göre iç kontrol; Finansal raporlamanın güvenilirliğini, Faaliyetlerin etkinliğini ve verimliliğini, Yasa ve yönetmeliklerle uyumu, sağlamak üzere kabul edilebilir bir güvence için düzenlenmiş, bir işletmenin yönetim kurulu, yönetimi ve diğer personeli tarafından gerçekleştirilen bir süreç olarak tanımlanmıştır. COSO’ya ait doküman iç kontrol sisteminin oluşturulmasında temel kaynak haline gelmiştir.
8
TARİHSEL GELİŞİM COSO’nun dışında; Uluslararası Yüksek Denetim Kurumları Organizasyonu (INTOSAI) ile Uluslararası Muhasebeciler Federasyonu’nun (IFAC) çalışmaları çerçevesinde, 1992 yılında Kamu Sektörü İç Kontrol Standartları Kılavuzu yayınlanmıştır. 1994 King Report, Kurumsal Yönetişimin Üst Düzey Standartları, Güney Afrika 1995 (Criteria of Control) COCO, Kanada 1998 Şefaflık ve Kontrol Yasası Kontrag, Almanya 1999 İç Kontrol, Birleştirilmiş Kurallar Üzerine Yönetim Kurulu Üyeleri İçin Rehber” (Turnbull Report),
9
TARİHSEL GELİŞİM COSO PİRAMİDİ İzleme Bilgi ve İletişim Kontrol Faaliyetleri Risk Değerlendirmesi Kontrol Ortamı Varlıklar Faaliyet Uyum Raporlama Kurum Geneli Bölüm Birim COSO KÜBÜ İç kontrol unsurlarının, iç kontrolün amaçları ve faaliyetlerle ilişkisini gösterir. İç kontrol unsurlarının birbirleriyle ilişkisini gösterir.
10
2 NEDEN İÇ KONTROL
11
Türkiye, 2000’li yılların başından itibaren kamu iç kontrol sistemini güçlendirmek üzere bir reform sürecinden geçmektedir. Avrupa Birliği ile üyelik müzakereleri Bu süreçte Avrupa Komisyonunun tüm aday ülkelere tavsiye ettiği ve COSO ile uyumlu iç kontrol modelinin ana unsurları, olarak özetlenebilir. Yönetsel sorumluluğa ve hesap verebilirliğe dayalı mali yönetim ve kontrol (MYK) sistemi, Fonksiyonel olarak bağımsız iç denetim faaliyeti İki alanın tüm Kamu sektöründe uyumlaştırılmasından sorumlu bir Merkezi Uyumlaştırma Birimi 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu
12
NEDEN İÇ KONTROL
13
3 MEVZUAT ANALİZİ VE KAVRAMSAL BAKIŞ
14
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu (Aralık 2003-Ocak 2005) İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar (Aralık 2005) Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik (Ocak 2006) Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik (Ocak 2006) Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği (Aralık 2007) Kamu iç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Yazısı ve Rehberi (Şubat 2009) Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Genelgesi (Aralık 2013) Kamu İç Kontrol Rehberi (Şubat Version 1.0) İÇ KONTROL MEVZUATI Stratejik Plan- Performans Programı-İç Denetim
15
MEVZUAT ANALİZİ VE KAVRAMSAL BAKIŞ 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu (Aralık 2003-Ocak 2005) BEŞİNCİ KISIM İç Kontrol Sistemi (DDK ?) Madde 55: İç kontrolün tanımı Madde 56: İç kontrolün amacı Madde 57: Kontrolün yapısı ve işleyişi Madde 58: Ön malî kontrol Madde 60: Malî hizmetler birimi Madde 61: Muhasebe hizmeti ve muhasebe yetkilisinin yetki ve sorumlulukları Madde 62: Muhasebe yetkilisinin nitelikleri ve atanması Madde 63: İç denetim Madde 64: İç denetçinin görevleri Madde 65: İç denetçinin nitelikleri ve atanması Madde 66: İç Denetim Koordinasyon Kurulu Madde 67: İç Denetim Koordinasyon Kurulunun görevleri
16
MEVZUAT ANALİZİ VE KAVRAMSAL BAKIŞ 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu (Aralık 2003-Ocak 2005) BEŞİNCİ KISIM İç Kontrol Sistemi
17
MEVZUAT ANALİZİ VE KAVRAMSAL BAKIŞ 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu (Aralık 2003-Ocak 2005) BEŞİNCİ KISIM İç Kontrol Sistemi Madde 56- İç kontrolün amacı; a) Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini, b) Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini, c) Her türlü malî karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini, d) Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini, e) Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını, sağlamaktır.
18
MEVZUAT ANALİZİ VE KAVRAMSAL BAKIŞ 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu (Aralık 2003-Ocak 2005) BEŞİNCİ KISIM İç Kontrol Sistemi Madde 57- Kontrolün yapısı ve işleyişi Kamu idarelerinin malî yönetim ve kontrol sistemleri; harcama birimleri, muhasebe ve malî hizmetler ile ön malî kontrol ve iç denetimden oluşur. Yeterli ve etkili bir kontrol sisteminin oluşturulabilmesi için; mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunması, malî yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesi, belirlenmiş standartlara (?) uyulmasının sağlanması, mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesi ve kapsamlı bir yönetim anlayışı ile uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanması bakımından ilgili idarelerin üst yöneticileri ile diğer yöneticileri tarafından görev, yetki ve sorumluluklar göz önünde bulundurulmak suretiyle gerekli önlemler alınır.
19
MEVZUAT ANALİZİ VE KAVRAMSAL BAKIŞ 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu (Aralık 2003-Ocak 2005) BEŞİNCİ KISIM İç Kontrol Sistemi İç Kontrolün Tanımı İç Kontrolün Amacı İç Kontrolün Yapısı ve İşleyişi
20
MEVZUAT ANALİZİ VE KAVRAMSAL BAKIŞ İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar (Aralık 2005) İç kontrol standartları Madde 5- İç kontrol standartları, merkezi uyumlaştırma görevi çerçevesinde Bakanlık tarafından belirlenir ve yayımlanır. (18 standart-Tebliğ 2007) İdareler, malî ve malî olmayan tüm işlemlerinde bu standartlara uymakla ve gereğini yerine getirmekle yükümlüdür. Kanuna ve iç kontrol standartlarına aykırı olmamak koşuluyla, idarelerce görev alanları çerçevesinde her türlü yöntem, süreç ve özellikli işlemlere ilişkin standartlar belirlenebilir. NEREDE
21
MEVZUAT ANALİZİ VE KAVRAMSAL BAKIŞ İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar (Aralık 2005) İç kontrolün temel ilkeleri Madde 6- İç kontrolün temel ilkeleri şunlardır: a) İç kontrol faaliyetleri idarenin yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütülür. b) İç kontrol faaliyet ve düzenlemelerinde öncelikle riskli alanlar dikkate alınır. c) İç kontrole ilişkin sorumluluk, işlem sürecinde yer alan bütün görevlileri kapsar. d) İç kontrol malî ve malî olmayan tüm işlemleri kapsar. e) İç kontrol sistemi yılda en az bir kez değerlendirilir ve alınması gereken önlemler belirlenir. f) İç kontrol düzenleme ve uygulamalarında mevzuata uygunluk, saydamlık, hesap verebilirlik ve ekonomiklik, etkinlik, etkililik gibi iyi malî yönetim ilkeleri esas alınır. İç kontrolün unsurları ve genel koşulları Madde 7- İç kontrolün unsurları ve genel koşulları şunlardır: a)Kontrol ortamı b)Risk değerlendirmesi c)Kontrol faaliyetleri d)Bilgi ve iletişim e)Gözetim (COSO)!!!
22
22 İç kontrole ilişkin yetki ve sorumluluklar Üst Yönetici Kurma-Gözetme Mali Hizmetler Birimi İç Denetçi Harcama Yetkilisi Yönetim sorumluluğuna dayalı mali yönetim ve kontrol Fonksiyonel olarak bağımsız iç denetim Harcama Yetkilisi Harcama Yetkilisi Mali Yönetim ve Kontrol Merkezi Uyumlaştırma (Maliye Bakanlığı- BÜMKO) İç Denetim Merkezi Uyumlaştırma (Maliye Bakanlığı-İDKK) Bakan İç Kontrol Gerçekleştirme görevlisi Gerçekleştirme görevlisi Gerçekleştirme görevlisi Muhasebe Yetkilisi Ön mali kontrol İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar (Aralık 2005) Oluşturma-Uygulama Koordinasyon-ÖMK Standart-Yöntem Uygunluk- Değerlendirme- Geliştirme Kayıt Sayıştay Personel
23
MEVZUAT ANALİZİ VE KAVRAMSAL BAKIŞ İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar (Aralık 2005) İç kontrole ilişkin yetki ve sorumluluklar Üst yöneticiler ve bütçe ile ödenek tahsis edilen harcama yetkilileri, her yıl, iş ve işlemlerinin amaçlara, iyi malî yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini içeren iç kontrol güvence beyanını düzenler ve birim faaliyet raporları ile idare faaliyet raporlarına eklerler. Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik (Ocak 2006) HANGİ İÇ KONTROL? Ön Mali Kontrol 2005
24
MEVZUAT ANALİZİ VE KAVRAMSAL BAKIŞ Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik (Ocak 2006) Ek-2: İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI Üst yönetici olarak yetkim dahilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için bütçe ile tahsis edilmiş kaynakların, planlanmış amaçlar doğrultusunda ve iyi mali yönetim ilkelerine uygun olarak kullanıldığını ve iç kontrol sisteminin işlemlerin yasallık ve düzenliliğine ilişkin yeterli güvenceyi sağladığını bildiririm. Bu güvence, üst yönetici olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dahilindeki hususlara dayanmaktadır. Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. (Yer-Tarih) İmza Ad-Soyad Unvan
25
MEVZUAT ANALİZİ VE KAVRAMSAL BAKIŞ Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik (Ocak 2006) Ek-3: İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI Harcama yetkilisi olarak yetkim dahilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm. Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dahilindeki hususlara dayanmaktadır. Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. (Yer-Tarih) İmza Ad-Soyad Unvan
26
MEVZUAT ANALİZİ VE KAVRAMSAL BAKIŞ Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik (Ocak 2006) Ek-4: MALİ HİZMETLER BİRİM YÖNETİCİSİNİN BEYANI Mali hizmetler birim yöneticisi olarak yetkim dahilinde; Bu idarede, faaliyetlerin mali yönetim ve kontrol mevzuatı ile diğer mevzuata uygun olarak yürütüldüğünü, kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılmasını temin etmek üzere iç kontrol süreçlerinin işletildiğini, izlendiğini ve gerekli tedbirlerin alınması için düşünce ve önerilerimin zamanında üst yöneticiye raporlandığını beyan ederim. İdaremizin ………. yılı Faaliyet Raporunun “III/A- Mali Bilgiler” bölümünde yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu teyit ederim. (Yer-Tarih) İmza Ad-Soyad Unvan
27
MEVZUAT ANALİZİ VE KAVRAMSAL BAKIŞ İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar (Aralık 2005) İç Kontrol Standartları (Bakanlık?) İç Kontrolün Temel İlkeleri İç Kontrolün Unsurları ve Genel Koşulları Yetki ve Sorumluluklar İç Kontrolün Tanımı İç Kontrolün Amacı İç Kontrolün Yapısı ve İşleyişi 5018 İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar
28
MEVZUAT ANALİZİ VE KAVRAMSAL BAKIŞ Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik (Ocak 2006) Madde 4-…. ayrı bir alt birim ve personel tarafından yürütülmesi zorunludur…. Strateji geliştirme birimlerinin görevleri (5018-Madde 60) MADDE 5 —…s) Ön malî kontrol faaliyetini yürütmek. t) İç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak; … Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı (2006) (Maliye Bakanlığına bağlı olarak hizmet veren Bütçe Dairesi Başkanlığı) Stratejik Planlama ve Yönetim Şube Müdürlüğü Bütçe ve Performans Programı Şube Müdürlüğü Muhasebe, Kesin Hesap ve Raporlama Şube Müdürlüğü İç Kontrol/Ön Mali Kontrol Şube Müdürlüğü
29
MEVZUAT ANALİZİ VE KAVRAMSAL BAKIŞ 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu (Aralık 2003-Ocak 2005) BEŞİNCİ KISIM İç Kontrol Sistemi Ön malî kontrol süreci malî karar ve işlemlerin hazırlanması, yüklenmeye girişilmesi, iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesi belgelendirilmesinden oluşur. Ön malî kontrol süreci malî karar ve işlemlerin hazırlanması, yüklenmeye girişilmesi, iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesi belgelendirilmesinden oluşur. Harcama Birimleri Malî Hizmetler Birimi İdarelerin gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerine ilişkin malî karar ve işlemlerinin; idarenin bütçesi, bütçe tertibi, kullanılabilir ödenek tutarı, finansman programı, merkezi yönetim bütçe kanunu diğer malî mevzuat hükümlerine uygunluğu kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması İdarelerin gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerine ilişkin malî karar ve işlemlerinin; idarenin bütçesi, bütçe tertibi, kullanılabilir ödenek tutarı, finansman programı, merkezi yönetim bütçe kanunu diğer malî mevzuat hükümlerine uygunluğu kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması Ön Mali Kontrol İç Kontrol Şube Müdürlüğü
30
MEVZUAT ANALİZİ VE KAVRAMSAL BAKIŞ İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar (Aralık 2005) Ön malî kontrol sonucunda uygun görüş verilip verilmemesi, bağlayıcı değildir. uygun görüş verilmiş olması, harcama yetkilileri ve gerçekleştirme görevlilerinin sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. uygun görüş verilmediği halde harcama yetkilileri tarafından gerçekleştirilen işlemlerin malî hizmetler birimince kayıtları tutulur ve aylık dönemler itibariyle üst yöneticiye bildirilir. Söz konusu kayıtlar iç ve dış denetim sırasında denetçilere de sunulur. HANGİ MALİ KARAR VE İŞLEMLER ÖN MALİ KONTROLE TABİDİR?
31
MEVZUAT ANALİZİ VE KAVRAMSAL BAKIŞ İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar (Aralık 2005) Malî Hizmetler Biriminin Ön Malî Kontrolüne Tâbi Malî Karar ve İşlemler Taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları (md.13 zorunlu) İdarelerin, ihale kanunlarına tâbi olsun veya olmasın, mal ve hizmet alımları için TL (KDV Hariç) yapım işleri için TL (KDV Hariç) aşanlar kontrole tâbidir. en geç 10 işgünü (Talep ve üst yönetici onayı ile artırılabilir) Kanun tasarılarının malî yükünün hesaplanması Ödenek gönderme belgeleri Ödenek aktarma işlemleri Kadro dağılım cetvelleri Seyahat kartı listeleri Seyyar görev tazminatı cetvelleri Geçici işçi pozisyonları Yan ödeme cetvelleri Sözleşmeli personel sayı ve sözleşmeleri Yurtdışı kira katkısı (md. 13 zorunlu) İç kontrol ve ön malî kontrole ilişkin olarak yapılan düzenlemeler, üst yöneticinin onayını izleyen 10 işgünü içinde Maliye Bakanlığa bildirilir.
32
MEVZUAT ANALİZİ VE KAVRAMSAL BAKIŞ Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği (Aralık 2007) Kamu idarelerinin, iç kontrol sistemlerinin Kamu İç Kontrol Standartlarına (5 Bileşen, 18 Standart 79 Genel Şart) uyumunu sağlamak üzere; yapılması gereken çalışmaların belirlenmesi, bu çalışmalar için eylem planı oluşturulması, gerekli prosedürler ve ilgili düzenlemelerin hazırlanması çalışmalarını yürütmeleri ve bu çalışmaları en geç tarihine kadar tamamlamaları gerekmektedir. Kamu iç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Yazısı ve Rehberi (Şubat 2009) Kamu İç Kontrol Standartları Eylem Planlarının (Kamu iç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi) tarihine kadar hazırlanarak üst yönetici onayını müteakip bir ay içinde, Eylem planında yer alan çalışmaların ise tarihine kadar tamamlanarak üst yönetici onayını müteakip, Maliye Bakanlığı’na gönderilmesi gerekmektedir.
33
MEVZUAT ANALİZİ VE KAVRAMSAL BAKIŞ Kamu iç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Yazısı ve Rehberi (Şubat 2009) Eylem Planı Rehberinde; YÖNTEM İç kontrol sistemine ilişkin çalışmaların yürütülmesinde takip edilecek yöntemin belirlenmesi kamu idarelerinin inisiyatifinde olmakla birlikte, aşağıda yapılan açıklamalar doğrultusunda bir yaklaşımın benimsenmesi çalışmalarda etkinliğin sağlanmasına katkı sağlayacaktır. İç Kontrol Sisteminin oluşturulması, uygulanması ve geliştirilmesi çalışmalarının, Üst yöneticinin liderliği ve gözetiminde, Strateji geliştirme biriminin teknik desteği ve koordinatörlüğünde ve Harcama birimlerinin katılımıyla yürütülmesi gerektiği, İç denetim biriminin danışmanlık desteğinden yararlanılabileceği, İç kontrol sistemine yönelik çalışmaların üst yönetici onayıyla başlatılması,
34
MEVZUAT ANALİZİ VE KAVRAMSAL BAKIŞ Kamu iç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Yazısı ve Rehberi (Şubat 2009) Eylem Planı Rehberinde; Üst yönetici yardımcısı veya harcama yetkilisinin başkanlığında, harcama yetkilileri veya görevlendirecekleri yardımcılarından oluşan İÇ KONTROL İZLEME VE YÖNLENDİRME KURULU kurulacağı, Harcama birimlerinden yönetici veya hiyerarşik olarak harcama yetkilisine en yakın düzeydeki temsilcilerden oluşan KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI HAZIRLAMA GRUBUNUN oluşturulması, Kurul ve Grubun çalışmalarının koordinasyonu ile sekretarya hizmetlerinin strateji geliştirme birimi tarafından yürütüleceği belirtilmektedir.
35
MEVZUAT ANALİZİ VE KAVRAMSAL BAKIŞ Kamu iç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Yazısı ve Rehberi (Şubat 2009) Eylem Planı Rehberinde; KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI HAZIRLAMA GRUBU’NUN; İdaredeki mevcut durum ile 5018 sayılı Kanun ve ilgili mevzuatta öngörülen iç kontrol sistemini tespit eden, karşılaştıran ve boşlukları ortaya koyan bir rapor hazırlaması, Bu rapora, idarede Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumlu bir iç kontrol sisteminin oluşturulmasını sağlamak amacıyla yapılması gereken çalışmaları, prosedürleri ve düzenlemeleri gösteren Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Taslağı’nı eklemesi gerekmektedir.
36
MEVZUAT ANALİZİ VE KAVRAMSAL BAKIŞ Kamu iç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Yazısı ve Rehberi (Şubat 2009) Eylem Planı Rehberinde; İÇ KONTROL İZLEME VE YÖNLENDİRME KURULU; Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu’nca hazırlanan Rapor ve eki Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Taslağını görüşür, Eylem Planı Taslağında mevcut bir eylemin çıkarılması veya yeniden değerlendirilerek geliştirilmesi veya taslakta bulunmayan bir eylemin eklenmesi gerektiği sonucuna varırsa, bu değişikliği yapabileceği gibi, gerekçesi ile birlikte Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Taslağı Hazırlama Grubuna gönderebilir, Uygun bulunan Rapor ve eki Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Üst Yöneticinin onayına sunulur.
37
MEVZUAT ANALİZİ VE KAVRAMSAL BAKIŞ Kamu iç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Yazısı ve Rehberi (Şubat 2009) Eylem Planı Rehberinde; ÜST YÖNETİCİ; Eylem Planında önerilen çalışmalar üst yönetici tarafından değerlendirilir, varsa gerekli görülen değişiklikler bu aşamada yapılır. Bu suretle son şekli verilen Eylem Planı üst yönetici tarafından onaylanarak yürürlüğe konulur. Eylem Planında öngörülen çalışmaların gerçekleştirilmesi sırasında ortaya çıkan ihtiyaçlar doğrultusunda üst yöneticinin onayıyla Eylem Planı her zaman revize edilebilir.
38
MEVZUAT ANALİZİ VE KAVRAMSAL BAKIŞ Kamu iç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Yazısı ve Rehberi (Şubat 2009) Eylem Planı Rehberinde; UYGULAMA SÜRECİ Üst yönetici tarafından onaylanan Eylem Planında öngörülen çalışmaları gerçekleştirmekle görevli birim veya çalışma grupları tarafından hazırlanan taslak düzenlemeler, Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubunun uygun görüşüyle İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulunun değerlendirilmesine sunulur. Kurulun değerlendirmeleriyle son şekli verilen taslak düzenlemeler üst yöneticinin onayına sunulur. Onay sonrası yürürlüğe konulur ve uygulanır. Eylem Planında öngörülen faaliyet ve düzenlemelerin gerçekleşme sonuçları, idarelerin strateji geliştirme birimleri tarafından en az altı ayda bir olmak üzere düzenli olarak izlenir, değerlendirilir ve eylem planı formatında (?) üst yöneticiye raporlanır. İç kontrol sistemine ilişkin yürürlüğe konulan düzenlemelerin, üst yöneticinin onayını izleyen on işgünü içinde Bakanlığımıza (Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü) gönderilmesi gerekmektedir.
39
MEVZUAT ANALİZİ VE KAVRAMSAL BAKIŞ Kamu iç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Yazısı ve Rehberi (Şubat 2009) Standar t Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama KOS İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesi ni sağlamaya yönelik olmalıdır. Her yıl personel ihtiyacı gözden geçirilmekte dir. KOS3.1.1 Rektör Yardımcısı Başkanlığında; Başhekim, Genel Sekreter, Personel Daire Başkanı, Strateji Geliştirme Daire Başkanı ve İdari ve Mali İşler Daire Başkanı tarafından kurulacak komisyon ilgili şartın gerçekleşmesi yönünde çalışmalar yapılacaktır. Üst Yönetim Genel Sekretelik ToplantıHaziran 2016 Tamamlanma tarihi Haziran 2016 tarihine ertelenmiştir.
40
MEVZUAT ANALİZİ VE KAVRAMSAL BAKIŞ Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Genelgesi (Aralık 2013) 5 yıl sonra İlk defa veya yeniden hazırlanacak eylem planlarının dönemi iki yılı geçmemek üzere idareler tarafından belirlenecektir. Bakanlığımıza eylem planı göndermeyen kamu idareleri ile eylem planlarını yeniden hazırlayacak kamu idareleri eylem planlarını, genelgede yer alan açıklamalar, adresinde yer alan tespit ve öneriler ve Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi çerçevesinde en geç 31/12/2014 tarihine kadar hazırlayacaklar ve üst yöneticinin onayını müteakip on işgünü içinde Maliye Bakanlığına göndereceklerdir. İdareler tarafından hazırlanan eylem planlarında öngörülen eylemlerin gerçekleşme sonuçları, idarelerin strateji geliştirme birimleri tarafından her yılın Haziran ve Aralık ayı sonu itibarıyla iki dönem halinde ve eylem planı formatında üst yöneticiye sunulacak ve birer nüshası bilgi için on iş günü içerisinde Maliye Bakanlığına gönderilecektir.
41
MEVZUAT ANALİZİ VE KAVRAMSAL BAKIŞ Kamu İç Kontrol Rehberi (Şubat Version 1.0) Rehber, iç kontrol standartlarının uygulanmasına ışık tutmak üzere iç kontrolün temel unsurlarını tüm paydaşların kullanabilecekleri yöntem, araç ve örneklerle açıklayan bir yol gösterici olarak tasarlanmıştır. ( ?)
42
MEVZUAT ANALİZİ VE KAVRAMSAL BAKIŞ İç Kontrol Eylem Planı Rehberine uygun olarak gerekli çalışmalar Üst Yöneticinin onayı ile başladı. Rektör Yrd. Prof.Dr. Atila TANYELİ görevlendirildi. ‘‘İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu’’ oluşturuldu. ‘‘Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu’’ oluşturuldu. Birimlerde iç kontrolün benimsetilmesi ve eylem planının hazırlanması çalışmaları başlatıldı. İç kontrol ile ilgili olarak birimlere bilgilendirme eğitimleri/seminerleri verildi. ‘‘Üniversitemiz İç Kontrol Uyum Eylem Planı Taslağı’’ hazırlandı. Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği (Aralık 2007) Kamu iç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Yazısı ve Rehberi (Şubat 2009)
43
MEVZUAT ANALİZİ VE KAVRAMSAL BAKIŞ Birimlerin de katılımını sağlamak amacı ile ‘‘İç kontrol eylem planı otomasyon programı’’ hazırlandı. Birimler taslağa eklemek istedikleri eylemleri programa girdi. Birim önerileri de dikkate alınarak eylem planında yer alan eylemlere son şekli verildi. Eylemlerin sorumluları/İşbirliği yapılacak birimler/Tamamlanma tarihleri belirlendi. Süreç tablosuna, gereken ön bilgiler ilave edilerek ‘‘Ç.Ü. İç Kontrol Eylem Planı’’ hazırlandı. ‘‘Üniversitemiz İç Kontrol Eylem Planı ’’ Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği (Aralık 2007) Kamu iç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Yazısı ve Rehberi (Şubat 2009)
44
MEVZUAT ANALİZİ VE KAVRAMSAL BAKIŞ Eylem planı İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu’na sunularak onay alındı. Eylem planı Rektör Prof. Dr. Alper AKINOĞLU’na sunularak onay alındı. Onaylanan eylem planı Maliye Bakanlığına gönderildi. ‘‘2009 Üniversitemiz İç Kontrol Eylem Planı ’’ uygulaması başlatıldı. Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği (Aralık 2007) Kamu iç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Yazısı ve Rehberi (Şubat 2009) 133 Eylem
45
MEVZUAT ANALİZİ VE KAVRAMSAL BAKIŞ Üniversitemiz İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı revize çalışmaları 28/02/2014 tarih ve sayılı Rektörlük Makamı Oluru ile İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu oluşturularak başlamıştır. Oluşturulan komisyon tarafından çeşitli tarih ve zamanlarda gerçekleştirilen toplantılar, bilgilendirmeler ve birimlerden gelen bilgiler doğrultusunda Üniversitemiz İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı revize edilmiştir. ‘‘Üniversitemiz İç Kontrol Uyum Eylem Planı ’’ uygulaması başlatıldı. ( ) Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Genelgesi (Aralık 2013) 18 Standart 79 Genel Şart 125 Eylem Ç.Ü. İÇ KONTROL UYUM EYLEM PLANI REVİZE ( )
46
4 KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI
47
48
KONTROL ORTAMI 1.Etik değerler ve dürüstlük Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. 6 GENEL ŞART İç kontrol tüm personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmeli. KOS1.1.2 Hizmet içi eğitim ve görevde yükselme programları Uygulamada tüm yöneticiler personele örnek olmalı. Etik kurallar bilinmeli, uyulmalı. KOS1.3.2 Üniversitemiz etik davranış ilkelerinin duyurulması. Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalı. Herkese adil ve eşit davranılmalı. Faaliyetlere ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalı. KOS1.4.4 İdare Faaliyet Raporu, Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik hükümleri kapsamında düzenlenecektir.
49
KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI KONTROL ORTAMI 1.Etik değerler ve dürüstlük Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. 6 GENEL ŞART Dürüstlük ve tarafsızlık Mal bildiriminde bulunma Saygınlık ve güven Hediye alma ve menfaat sağlama yasağı Yetkili makamlara bildirim Hizmet standartlarına uyma Yöneticilerin hesap verme sorumluluğu Etik davranış ilkeleri
50
KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI KONTROL ORTAMI 2.Misyon, organizasyon yapısı ve görevler İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. 7 GENEL ŞART Misyon belirlenmeli, duyurulmalı ve benimsenmeli KOS2.1.2 Üniversitemiz misyonu, yılda iki kez üniversite personelinin kurumsal e-posta adresine bilgilendirme amacıyla gönderilecektir. Görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalı KOS2.3.1 Görev tanım formu Görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. (Görev, Yetki ve Sorumluluk) Teşkilat şeması olmalı (temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde), fonksiyonel görev dağılımı belirlenmeli Hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. KOS2.6.1 Hassas görev tanım formu
51
KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI KONTROL ORTAMI 2.Misyon, organizasyon yapısı ve görevler İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. 7 GENEL ŞART Görev Tanımları Hassas Görevler Mali değeri yüksek olan iş ve işlemler, yolsuzluk riski, gizli bilgilerin açığa çıkması vb.
52
KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI KONTROL ORTAMI 3.Personelin yeterliliği ve performansı İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. 8 GENEL ŞART ‘‘ İ nsanı kazanan i ş inde de kazanır’’ Mesleki yeterliliğe önem verilmeli, her görev için en uygun personel seçilmeli KOS3.1.1 İnsan kaynakları komisyonu Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalı Görevler için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli. Personelin yeterliliği ve performansı yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmeli. Yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmeli.
53
KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI KONTROL ORTAMI 4.Yetki Devri İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. 5 GENEL ŞART Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalı. KOS4.5.1 Çukurova Üniversitesi İmza Yetkileri Yönergesi Eki (Ek:1 Form), imza yetkisi devir formuna yetki devredene bilgi verme aralığı sütunu eklenecektir.
54
KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI RİSK DEĞERLENDİRME 5. Planlama ve Programlama İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. 6 GENEL ŞART Katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalı.(Misyon, Vizyon, Amaç, Hedef, Performans Göstergesi) RD5.1.1 Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümleri doğrultusunda Dönemi Stratejik Planı gözden geçirilecektir. Performans programı hazırlamalı.(Program, Faaliyet, Proje, Kaynak, Performans hedef ve gösterge) Bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalı.
55
KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI RİSK DEĞERLENDİRME 6. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. 3 GENEL ŞART Yüksek bir platformda çalışmak potansiyel bir tehlikedir. RİSK NEDİR?
56
KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI RİSK DEĞERLENDİRME 6. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. 3 GENEL ŞART Risklere Karşı Alınacak Önlemler -Eylem Planı Amaç ve Hedefler Gerçekleşme Olasılığı- Etkileri RD6.1.1 Risk Belirleme ve Değerlendirme Komisyonu
57
KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI KONTROL FAALİYETLERİ 7. Kontrol stratejileri ve yöntemleri İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. 4 GENEL ŞART (Düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Kontroller, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalı. ‘‘Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı a ş mamalıdır.’’
58
KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI KONTROL FAALİYETLERİ 8. Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. 3 GENEL ŞART Yazılı prosedürler belirlemeli. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır. (İş Akış Şeması) Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalı. (İş Akış Şeması)
59
KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI KONTROL FAALİYETLERİ 9. Görevler ayrılığı Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. 2 GENEL ŞART Onaylama Uygulama Kayıt Kontrol
60
KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI KONTROL FAALİYETLERİ 10. Hiyerarşik kontroller Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. 2 GENEL ŞART Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır. Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir. Yönlendirici kontroller (broşür,rehber, el kitapları) Önleyici kontroller (varlıkların fiziksel olarak korunması) Tespit edici kontroller (sayım) Düzeltici kontroller (garanti süresi)
61
KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI KONTROL FAALİYETLERİ 11. Faaliyetlerin sürekliliği İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. 3 GENEL ŞART Personel yetersizliği, Geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, Yeni bilgi sistemlerine geçiş, Yöntem veya mevzuat değişiklikleri, Olağanüstü durumlar, gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır. KF Yedek personel belirlenmesi. Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. KF İş veya işlemlerin güncel durumunu içeren bir rapor hazırlanması sağlanacaktır. Raporda kritik ve riskli işler ayrı bir başlık altında belirtilecektir.
62
KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI KONTROL FAALİYETLERİ 12. Bilgi sistemleri kontrolleri İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. 3 GENEL ŞART Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır. KF Bilgi Güvenliği Standardı ISO:27001 belgesinin alınması için gerekli çalışmalar yapılacaktır.
63
KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI BİLGİ VE İLETİŞİM 13. Bilgi ve iletişim İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır 7 GENEL ŞART Yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalı. Bİ destek.cu.edu.tr web sayfası yaygınlaştırılacaktır. Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmeli. Bİ Yönetim Bilgi Sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapılabilecek şekilde tasarlanacaktır. Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalı. Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmeli.
64
KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI BİLGİ VE İLETİŞİM 14. Raporlama İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. 4 GENEL ŞART Kamuoyuna açıklama: Performans programı Mali durum ve beklentiler raporu (bütçe uygulama sonuçları) İdare faaliyet raporu (Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler)
65
KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI BİLGİ VE İLETİŞİM 15. Kayıt ve dosyalama sistemi İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. 6 GENEL ŞART Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır. Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir. İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır.
66
KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI BİLGİ VE İLETİŞİM 16. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. 3 GENEL ŞART Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır. Ç.Ü. HATA, HİLE, USULSÜZLÜK VE YOLSUZLUKLARIN BİLDİRİLMESİ YÖNERGESİ
67
KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI İZLEME 17. İç kontrolün değerlendirilmesi İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. 5 GENEL ŞART İç kontrol sistemi izleme yöntemleri Sürekli izleme (Mali raporlar-Faaliyet raporları) Özel bir değerlendirme (Soru Formu-Anket) yapma İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır. (yılda en az bir kez ) İ İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu İ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı uygulama sonuçlarını belirli aralıklarla (altı ayda bir) izleyecektir. İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır.
68
KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI İZLEME 18. İç denetim İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. 2 GENEL ŞART İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmeli. İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmeli.
69
SİZ HANGİ KÜREKÇİDEN BİRİ OLMAK İSTERDİNİZ? Hadi koçum, daha hızlı... YENİ MALİ SİSTEM ESKİ MALİ SİSTEM İç Denetçi Harcama Yetkilisi Muhasebe Yetkilisi Sayman Başkan
70
İÇ KONTROL NEDİR? İç Kontrol bir süreçtir. İç Kontrol bir süreçtir. İç Kontrol hedeflere ulaşmaya yöneliktir. İç Kontrol hedeflere ulaşmaya yöneliktir. İç Kontrol herkesin işidir. İç Kontrol herkesin işidir. İç kontrol yönetimin sorumluluğundadır. İç kontrol yönetimin sorumluluğundadır. İç Kontrol makul güvence sağlar. (Önyargı, Risk,Dış Faktörler vb…) İç Kontrol makul güvence sağlar. (Önyargı, Risk,Dış Faktörler vb…) İç kontrol sistemi sürekli olarak güncellenmelidir. İç kontrol sistemi sürekli olarak güncellenmelidir.. İç kontrol mali iş ve işlemlerin kontrolü değildir.
71
İletiniz Nedir? Sabırla dinlediğiniz için teşekkür ederim. Ayhan ERÇEL Mali Hizmet Uzmanı Ç.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Nisan 2016 SORU- CEVAP