

BÜRO YÖNETİCİSİ VE YÖNETİCİ ASİSTANLARI
Büro yöneticisi olarak göreviniz nedir?
Büro yöneticisi olmak, çok çeşitli mesleki becerileri ve tecrübeleri gerektirir. Yöneticisini yönetme vasfına sahip her sekreter büro yönetimi görevini de başarıyla yerine getirir.
Büro Yöneticisi Olarak Ana Faaliyetleriniz
– Planlama – Düzenleme/örgütleme – Karar verme – İletişim – Motivasyon – Eylem – Kontrol – Değerlendirme – Liderlik/Yol gösterme
Etkin Bir Büro Planlamacısı Olmak
Bir büro yöneticisi olarak, ana hedeflerinizden biri sorumluluklarınızı tam olarak yerine getirmektir. Bu, hem müşterilerin hemde çalışanların taleplerini karşılayabilmek, her şeyin ne durumda bulunacağını belirlemek, yeni hedefler tespit etmek ve hedeflerinize ulaşmak için kısa ve uzun vadeli planlar yapabilmek demektir. Planlama, sizin şimdiki konumunuz ile varmak istediğiniz yeri birleştiren bir köprüdür ve faaliyeti hiç durmaz. Planlar somut, belirli, işe yönelik, eylemden yana, anlaşılabilir ve ahlaki değerlere uygun olmalıdır.
Büro için Satın alma Faaliyetleri
Sorumlu olacağınız işlerden birisi de büronuz için makina, mobilya veya malzeme siparişi vermek olacaktır. İyi bir büro yöneticisi olarak, hangi malın daha ucuz ve kaliteli olduğunu saptamak için satış yerlerini dolaşmak ve ondan sonra satın almakla kurumsal kazancınızın artmasına yardımcı olabilirsiniz. Satın alma konusunda dikkat edilecek hususlar: – Neye, ne kadar ve ne sıklıkta ihtiyacınız olduğuna karar verin – Fiyat teklifi almak için hangi bilgilere ihtiyacınız olduğunu saptayın – Satıcılardan fiyat tekliflerini alın, toptan alımlardaki indirim oranlarını ve özel fiyat uygulaması (iskonto) yapıp, yapamayacaklarını öğrenin – Malın fiyatını, kalitesini ve verilen hizmeti karşılaştırın – O ürün için en iyi fiyatı ve en iyi hizmeti veren satıcılardan malı satın alın – Satın alma kararlarınızı düzenli olarak gözden geçirin
Büro Gider Hesaplarının Tutulması
Her büronun işletme giderlerinin tutulması ile ilgili bazı kurallara ve prensiplere ihtiyacı vardır. Büro yöneticileri, doğrudan işle ilgili ve uygun görülmüş giderlerin karşılanması konusundaki, gider hesaplarından, ilgili şirket içi politikalardan ve uygulamalardan haberdar olmalıdır. Dikkatle yapılan denetimlerle, kuruluşunuzun mali açıdan sağlam olmasına katkıda bulunmuş olursunuz. Giderleri kontrol ederken; – Tüm giderlerin işle ilgili olmasına dikkat edin – İş yemekleri, müşterilere hediyeler ve sürekli yapılmayan satın almalar gibi belli kalemlerde nakit harcama limitleri koyun – Özellikle uçak ücretlerindeki özel uygulamalar, otellerin toplu promosyonları ve araba kiralama gibi konularda fiyat karşılaştırması yapıldıktan sonra harcama yapılmasına dikkat edin -Belirlenmiş miktarları geçen alımlarda, mutlaka üstlerinize danışın
Büro için standartlar ve hedefler tespit etme
Her büronun bir takım standartları ve hedefleri olmalıdır. Büro yöneticisi bu konularda sapma olmasına izin vermemelidir. Örneğin; bir büro standardı, müşteri ile iletişim içindeki personelin giyim kriterleri, telefonlara cevap verme, sözlü iletişim ve ilişkinin devam biçimi gibi kriterler olabilir. Büro için hedefler çeşitli alanlarda, kısa veya uzun vadeli olabilir. Hedeflere, çalışanların performansı ve üretkenliği ile ulaşılır.
Bürolarda Estetik ve Dekorasyon
Çalışanların motivasyonu ve dış müşterilere karşı olumlu bir izlenim yaratmak açısından önemlidir. Büro yöneticisinin zevk sahibi olması gerekir. – Renkler – Yerleşme biçimleri – Estetik – Temizlik ve düzenlilik olarak sınıflandırılabilir Zevkler çok çeşitli olduğundan, çok uç noktalara kaçılmadan, standartlar muhafaza edilerek uygulanmalıdır.
YÖNETİCİ ASİSTANININ NİTELİKLERİ
- YÖNETİM BECERİLERİ
* Ekip çalışması * İnsiyatif kullanmak * Değişen önceliklerle başedebilmek için yeterli esnekliği gösterebilmek, dakik ve hızlı olmak * Stres ve zamansızlıkla başa çıkabilmek * Yönetici ve diğer çalışanlara geri besleme yapabilmek, geri besleme istemek * Personel/iletişim toplantılarında müdürünü temsil edebilmek * Ofis giderlerini takip etmek. Maliyet indirimi çalışmalarına katkıda bulunmak. * İç ve dış müşterilerin memnuniyetini sağlamak. * Planlı olmak, kriz anında soğukkanlı olmak. * İyi bir telefon tekniğine sahip olmak * İyi bir sözlü ve yazılı iletişim tekniğine sahip olmak * Yöneticinin yokluğunda ofis işlerinin yürütülmesi sağlamak. * Zor ve karmaşık seyahat organizasyonlarını düzenleyebilmek. * İyi bir raporlama tekniğine (görsel, anlaşılır, basit vb. özellikler) sahip olmak. * İyi bir dosyalama sistemine (alfabetik, numerik, coğrafi, önem derecesi, bölümler, vb. özellikler) sahip olmak. * Güncel ve basit yazışmaları yöneticinin yerine yapabilmek.
2. KİŞİSEL YETENEKLER
* Kararlı, inatçı ve sabırlı olmak * Sadık olmak ve sır saklamak * Dürüst ve güvenilir olmak * Yüksek enerjiye sahip olmak * Olayları ve insanları anımsayabilmek * Gruba hitap yeteneğine sahip olmak * Eleştiriye açık olmak * Reaktif yerine proaktif olmak * Empati yaratmak
3. EĞİTİM
* Mesleki tüm eğitimlere açık olmak * Kendini geliştirme istek ve yeteneğine sahip olmak * İyi bir zaman yöneticisi olmak * Proje gruplarında ve takım çalışmalarında yer alabilmek * Sayılar ve matematik prensipleri konusunda bilgi ve beceri sahibi olmak * Yeni teknoloji ve yazılımları takip edebilmek
4. GENEL KÜLTÜR
* Farklı kültürler ile başa çıkabilmek * Çevreye saygılı ve duyarlı olmak * Topluma katkı olanaklarını değerlendirmek * Medyayı ve şirketle ilgili haberleri takip etmek. * Şirket içi ve dışı sosyal aktivitelerde yer almak
YÖNETİCİ ASİSTANINDAN BEKLENTİLER
* Değişen iş dünyasına ayak uydurma * Yönetimin dinamik ortamında çalışabilmek * Liderlik yeteneklerini geliştirmek * Üst düzey yönetim ekibinin bir üyesi olarak çalışmak * Yeni iletişim tekniklerini kullanabilmek * Kişisel eğitimi sürekli kılmak
YÖNETİCİ ASİSTANININ BEKLENTİLERİ
* Hakedildiğinde takdir-teşekkür edilmelidir. * Yönetici ve asistan sorumlulukları karşılıklı olarak konuşulmalı, kariyer planı yapılmalı, günün sonunda günün kısa bir değerlendirilmesi yapılmalıdır. * Rutin işler yanında, yaratıcılık isteyen işler de verilmelidir. * Eleştiriler kalabalık ortamlarda değil, izole ortamlarda yapılmalıdır. * Ekibin üyesi gibi davranılmalıdır. * Gerektiği zaman bağımsız olarak çalışmalarına izin verilmeli, çalışmalarına her zaman karışılmamalıdır. * Beklentiler önceden açıklanmalıdır.
KAYNAK: http://yoneticiasistaniyiz.blogcu.com/buro-yoneticisi-ve-yonetici-asistanlari/4898938