32011D0871
L 343/35
SLUŽBENI LIST EUROPSKE UNIJE
ODLUKA VIJEĆA 2011/871/ZVSP
od 19. prosinca 2011.
o uspostavi mehanizma radi upravljanja financiranjem zajedničkih troškova operacija Europske unije koje imaju vojne ili obrambene implikacije (Athena)
VIJEĆE EUROPSKE UNIJE
uzimajući u obzir Ugovor o Europskoj uniji, a posebno njegov članak 26. stavak 2. i članak 41. stavak 2.,
budući da:
(1)
Europsko vijeće koje se 10. i 11. prosinca 1999. sastalo u Helsinkiju, dogovorilo je osobito da „države članice koje dobrovoljno surađuju u operacijama pod vodstvom EU-a, moraju biti u stanju do 2003. rasporediti u roku od 60 dana i održavati najmanje jednu godinu vojne snage do 50 000 - 60 000 osoba koje su sposobne izvršiti cijeli niz petersberških zadaća”.
(2)
17. lipnja 2002. Vijeće je odobrilo mehanizme za financiranje operacija kriznog upravljanja pod vodstvom EU-a, koje imaju vojne ili obrambene implikacije.
(3)
Vijeće je u svojim zaključcima od 14. svibnja 2003. potvrdilo potrebu za mogućnošću brze reakcije, posebno za humanitarne zadaće i zadaće spašavanja.
(4)
Europsko Vijeće koje se 19. i 20. lipnja 2003. sastalo u Solunu pozdravilo je zaključke sa sastanka Vijeća od 19. svibnja 2003., koji su posebno potvrdili potrebu Europske unije za mogućnošću brze vojne reakcije.
(5)
Vijeće je 22. rujna 2003. odlučilo da bi Europska unija trebala steći sposobnost fleksibilnog upravljanja financiranjem zajedničkih troškova vojnih operacija bilo kojeg razmjera, složenosti ili žurnosti, posebno uspostavom stalnog mehanizma financiranja najkasnije do 1. ožujka 2004. koji bi preuzeo trošak financiranja zajedničkih troškova svih budućih vojnih operacija EU-a.
(6)
Vijeće je 23. veljače 2004. donijelo Odluku 2004/197/ZVSP o uspostavi mehanizama za upravljanje financiranja zajedničkih troškova operacija Europske unije s vojnim ili obrambenim implikacijama (1). Odluka je naknadno izmijenjena i zamijenjena nekoliko puta, posljednji put Odlukom 2008/975/ZVSP (2).
(7)
Europska unija u stanju je voditi operacije brzog vojnog odziva, u skladu s konceptom koji odredi Vojni odbor EU-a. Europska unija u stanju je raspoređivati borbene skupine u skladu s konceptom koji odredi Vojni odbor EU-a.
(8)
Shema ranog financiranja namijenjena je, prije svega, operacijama brzog odziva.
(9)
Vježbe na političkoj i vojnoj strateškoj razini zapovjednih i nadzornih struktura i postupci za vojne operacije EU-a preko vježbi stožera EU-a koje odobri Politički i sigurnosni odbor (PSO), doprinose jačanju opće operativne spremnosti Unije.
(10)
Vijeće odlučuje na pojedinačnoj osnovi ima li neka operacija vojne ili obrambene implikacije u smislu članka 41. stavka 2. Ugovora o Europskoj uniji (UEU).
(11)
Drugi podstavak članka 41. stavka 2. UEU-a, predviđa da države članice čiji su predstavnici u Vijeću dali formalnu izjavu u skladu s drugim podstavkom članka 31. stavka 1. nisu u obvezi doprinositi financiranju operacije koja ima dotične vojne ili obrambene implikacije.
(12)
U skladu s člankom 5. Protokola (br. 22) o stajalištu Danske koji je priložen Ugovoru o Europskoj Uniji i Ugovoru o funkcioniranju Europske unije, Danska ne sudjeluje u izradi i provedbi odluka i postupaka Europske unije koji imaju obrambene implikacije. Danska ne sudjeluje u ovoj odluci i stoga ne sudjeluje u financiranju mehanizma.
(13)
Na temelju članka 44. Odluke 2008/975/ZVSP, Vijeće je preispitalo predmetnu odluku i suglasilo se da se ona izmijeni.
(14)
Radi jasnoće, trebalo bi staviti izvan snage Odluku 2008/975/ZVSP i zamijeniti je novom Odlukom,
DONIJELO JE OVU ODLUKU:
Članak 1.
Definicije
Za potrebe ove Odluke:
(a)
„države članice sudionice” znači države članice Europske unije osim Danske;
(b)
„države doprinositeljice” znači države članice koje doprinose financiranju dotične vojne operacije u skladu s člankom 41. stavkom 2. UEU-a i treće zemlje koje doprinose financiranju zajedničkih troškova navedene operacije, u skladu sa sporazumima između njih i Europske unije;
(c)
„operacije” znači operacije EU-a koje imaju vojne ili obrambene implikacije;
(d)
„vojne potporne mjere” znači operacije EU-a ili dijelovi takvih operacija koje imaju vojne ili obrambene implikacije, ali koje nisu pod nadležnošću stožera Europske unije, o kojima je, s namjerom potpore trećoj zemlji ili trećoj organizaciji, odluku donijelo Vijeće.
POGLAVLJE 1.
MEHANIZAM
Članak 2.
Uspostava mehanizma
1. Ovim se uspostavlja mehanizam za upravljanje financiranjem zajedničkih troškova operacija.
2. Ovaj se mehanizam naziva Athena.
3. Athena djeluje u ime država članica sudionica ili, vezano uz posebne operacije, u ime država doprinositeljica.
Članak 3.
Pravna sposobnost
Radi administrativnog upravljanja financiranjem operacija EU-a s vojnim ili obrambenim implikacijama, Athena ima potrebnu pravnu sposobnost, posebno da posjeduje bankovne račune, stječe, posjeduje ili raspolaže imovinom, zaključuje sporazume i administrativne mjere i da bude stranka u sudskim postupcima. Athena je neprofitni mehanizam.
Članak 4.
Usklađivanje s trećim stranama
U mjeri u kojoj je to potrebno za ostvarivanje svojih zadaća te u skladu s ciljevima i politikama Europske unije, Athena usklađuje svoje aktivnosti s državama članicama, institucijama i tijelima Unije te međunarodnim organizacijama.
POGLAVLJE 2.
ORGANIZACIJSKA STRUKTURA
Članak 5.
Upravljačka tijela i osoblje
1. Athenom, pod nadležnošću Posebnog odbora upravljaju:
(a)
administrator;
(b)
zapovjednik svake operacije u vezi s operacijom kojom zapovijeda („zapovjednik operacije”);
(c)
računovodstveni službenik.
2. Athena u najvećoj mogućoj mjeri koristi administrativne strukture Unije. Athena koristi osoblje koje stave na raspolaganje institucije Unije ili koje su uputile države članice.
3. Glavni tajnik Vijeća može, na prijedlog države članice sudionice, administratoru i računovodstvenom službeniku osigurati osoblje koje im je potrebno za obavljanje njihovih zadaća.
4. Tijela i osoblje Athene mobiliziraju se na temelju operativnih potreba.
Članak 6.
Posebni odbor
1. Osniva se Posebni odbor koji je sastavljen od po jednog predstavnika svake države članice sudionice.
Predstavnici Europske službe za vanjsko djelovanje (ESVD) i Komisije pozivaju se da prisustvuju sastancima Posebnog odbora, bez sudjelovanja u njegovom glasovanju.
2. Upravljanje Athenom odvija se pod nadležnošću Posebnog odbora.
3. Kad Posebni odbor raspravlja o financiranju zajedničkih troškova određene operacije:
(a)
Posebni odbor sastavljen je od po jednog predstavnika svake države doprinositeljice;
(b)
predstavnici trećih zemalja doprinositeljica sudjeluju u postupcima Posebnog odbora. Oni ne sudjeluju niti su prisutni prilikom glasovanja;
(c)
zapovjednik operacije ili njegov predstavnik sudjeluju u postupcima Posebnog odbora, bez da sudjeluju u njegovom glasovanju.
4. Sastanke Posebnog odbora saziva i njima predsjedava predsjedništvo Vijeća. Administrator obavlja tajničke poslove za Posebni odbor. On sastavlja zapisnik o rezultatima rasprava Odbora. On ne sudjeluje u glasovanju Odbora.
5. Prema potrebi, računovodstveni službenik sudjeluje u postupcima Posebnog odbora, a da ne sudjeluje u njegovom glasovanju.
6. Na zahtjev države članice sudionice, administratora ili zapovjednika operacija, Predsjedništvo saziva Posebni odbor u roku od najviše 15 dana.
7. Administrator na odgovarajući način obavješćuje Posebni odbor o svim zahtjevima ili sporovima koji uključuju Athenu.
8. Posebni odbor odlučuje jednoglasnom odlukom svojih članova, vodeći pritom računa o sastavu kako je utvrđeno u člancima 1. i 3. Njegove odluke su obvezujuće.
9. Posebni odbor odobrava sve proračune, vodeći pritom računa o relevantnim referentnim iznosima i općenito izvršava nadležnosti u skladu s ovom Odlukom.
10. Administrator, zapovjednik operacije i računovodstveni službenik obavješćuju Posebni odbor, kako je predviđeno ovom Odlukom.
11. Tekst akata koje odobri Posebni odbor u skladu s ovom Odlukom, prilikom njihovog odobravanja potpisuje predsjednik Posebnog odbora i administrator.
Članak 7.
Administrator
1. Nakon što je obaviješten Posebni odbor, glavni tajnik Vijeća imenuje administratora i najmanje jednog zamjenika administratora na razdoblje od tri godine.
2. Administrator obavlja svoje dužnosti u ime Athene.
3. Administrator:
(a)
sastavlja i podnosi Posebnom odboru sve nacrte proračuna. U bilo kojem nacrtu proračuna, dio "rashodi" za operaciju sastavlja se na temelju prijedloga zapovjednika operacije;
(b)
donosi proračune nakon što ih je odobrio Posebni odbor;
(c)
dužnosnik je za ovjeravanje za dijelove „prihodi”, „zajedničke troškove koji nastanu u pripremi za ili nastavno na operacije” i za „zajedničke operativne troškove” koji nastanu izvan aktivne faze operacije;
(d)
u vezi s prihodima, provodi financijske dogovore zaključene s trećim stranama koje se odnose na financiranje zajedničkih troškova vojnih operacija EU-a;
(e)
otvara jedan ili više bankovnih računa u ime Athene.
4. Administrator osigurava poštovanje pravila uspostavljenih ovom Odlukom te provedbu odluka Posebnog odbora.
5. Administrator je ovlašten za donošenje svih mjera koje smatra potrebnima za izvršavanje rashoda koji se financiraju preko Athene. O tome obavješćuje Posebni odbor.
6. Administrator usklađuje posao u vezi s financijskim pitanjima koja se odnose na vojne operacije EU-a. On je kontaktna točka s nacionalnim administratorima i, prema potrebi, međunarodnim organizacijama u pogledu ovih pitanja.
7. Administrator je odgovoran Posebnom odboru.
Članak 8.
Zapovjednik operacija
1. Zapovjednik operacija obavlja svoje dužnosti u vezi s financiranjem zajedničkih troškova operacija kojima on zapovijeda u ime Athene.
2. Za operacije kojima on zapovijeda, zapovjednik operacija:
(a)
šalje administratoru svoje prijedloge za dio nacrta proračuna „rashodi - zajednički operativni troškovi”;
(b)
kao dužnosnik za ovjeravanje izvršava odobrena sredstva koja se odnose na zajedničke operativne troškove kao i rashode na temelju članka 28.; izvršava svoju nadležnost nad svim osobama koje sudjeluju u izvršavanju tih odobrenih sredstava, uključujući pretfinanciranje; može dodjeljivati i sklapati ugovore u ime Athene; otvara bankovni račun u ime Athene za operaciju kojom zapovijeda.
3. Zapovjednik operacije ovlašten je za donošenje svih mjera za koje smatra da su potrebne radi izvršavanje rashoda financiranih preko Athene, za operaciju kojom zapovijeda. On o tome obavješćuje administratora i Posebni odbor.
4. Zapovjednik operacije koristi računovodstveni sustav i sustav za upravljanje imovinom koji osigurava Athena, osim u propisno opravdanim okolnostima koje odobri Posebni odbor slijedom prijedloga administratora. Administrator unaprijed obavješćuje Posebni odbor kad smatra da postoje takve okolnosti.
Članak 9.
Računovodstveni službenik
1. Glavni tajnik Vijeća imenuje računovodstvenog službenika i najmanje jednog zamjenika računovodstvenog službenika na razdoblje od tri godine.
2. Računovodstveni službenik obavlja svoje dužnosti u ime Athene.
3. Računovodstveni službenik odgovoran je za:
(a)
pravilno izvršavanje plaćanja, naplatu prihoda i povrat utvrđenih iznosa potraživanja;
(b)
pripremu financijskih izvještaja za Athenu svake godine te nakon dovršetka svake operacije, financijske izvještaje za navedenu operaciju;
(c)
potporu administratoru prilikom podnošenja godišnjih financijskih izvještaja ili financijskih izvještaja o operaciji Posebnom odboru radi odobravanja;
(d)
vođenje računovodstva Athene;
(e)
donošenje računovodstvenih pravila i metoda i kontnog plana;
(f)
donošenje i potvrđivanje računovodstvenih sustava za prihode i, prema potrebi, sustave potvrđivanja koje odredi dužnosnik za ovjeravanje kako bi se dostavili ili opravdali računovodstveni podaci;
(g)
vođenje popratne dokumentacije;
(h)
vođenje riznice, zajedno s administratorom.
4. Administrator i zapovjednik operacije dostavljaju računovodstvenom službeniku sve podatke potrebne za izradu financijskih izvještaja koji točno predstavljaju financijsku imovinu Athene i izvršenje proračuna kojim upravlja Athena. Oni jamče za njihovu pouzdanost.
5. Računovodstveni službenik odgovoran je Posebnom odboru.
Članak 10.
Opće odredbe o administratoru, računovodstvenom službeniku i osoblju Athene
1. Funkcije administratora ili zamjenika administratora s jedne strane, i računovodstvenog službenika ili zamjenika računovodstvenog službenika s druge strane, međusobno su nespojive.
2. Bilo koji zamjenik administratora djeluje po ovlaštenju administratora. Bilo koji zamjenik računovodstvenog službenika djeluje po ovlaštenju računovodstvenog službenika.
3. Zamjenik administratora mijenja administratora kada je on odsutan. Zamjenik računovodstvenog službenika mijenja računovodstvenog službenika kad je on odsutan.
4. Prilikom obavljanja svojih zadaća u ime Athene, dužnosnici i drugi službenici Europske unije i dalje podliježu pravilima i propisima koji se na njih primjenjuju.
5. Osoblje koje država članica stavi na raspolaganje Atheni, podliježe istim pravilima poput onih navedenih u odluci Vijeća koja se odnosi na upućene nacionalne stručnjake i odredbe koje je s institucijama Unije ili s Athenom dogovorila njihova nacionalna uprava.
6. Prije imenovanja, osoblje Athene mora dobiti dozvolu za pristup klasificiranim informacijama Vijeća najmanje do razine „Secret UE” ili istovrijednu dozvolu jedne od država članica.
7. Administrator može pregovarati i zaključivati dogovore s državama članicama ili institucijama Unije, kako bi se unaprijed imenovalo osoblje koje bi se moglo, ukaže li se potreba, odmah staviti na raspolaganje Atheni.
POGLAVLJE 3.
ADMINISTRATIVNE MJERE I OKVIRNI UGOVORI
Članak 11.
Administrativne mjere i okvirni ugovori
1. Administrativne mjere mogu se dogovoriti s državama članicama, institucijama i tijelima Unije, trećim zemljama ili međunarodnim organizacijama kako bi se olakšala nabava i/ili financijski aspekti uzajamne potpore u okviru operacija na troškovno najučinkovitiji način.
2. Takve mjere:
(a)
podliježu savjetovanju s Posebnim odborom, ako su zaključene s državama članicama, institucijama ili tijelima Unije;
(b)
dostavljaju se na odobrenje Posebnom odboru, ako su zaključene s trećim zemljama ili međunarodnim organizacijama.
3. Takve mjere potpisuje administrator ili, prema potrebi, odgovarajući zapovjednik operacije koji djeluje u ime Athene i nadležna upravna tijela drugih strana koje su navedene u stavku 1.
4. Okvirni ugovori mogu se zaključiti kako bi se na troškovno najučinkovitiji način olakšala nabava. Takvi ugovori podnose se Posebnom odboru radi odobrenja prije nego što ih potpiše administrator i stavljaju se na raspolaganje državama članicama i zapovjedniku operacije, ako ih oni žele koristiti. Ova odredba neće uvesti obvezu za bilo koju državu članicu da koristi ili nabavlja robu ili usluge na temelju okvirnog ugovora.
Članak 12.
Trajne i ad hoc administrativne mjere u vezi s načinima plaćanja doprinosa trećih zemalja
1. U okviru sporazuma zaključenih između Europske unije i trećih zemalja koje je Vijeće navelo kao potencijalne doprinositeljice u operaciji EU-a ili kao doprinositeljice u posebnoj operaciji EU-a, administrator s navedenim trećim zemljama dogovara trajne ili ad hoc administrativne mjere. Ove mjere ostvaruju se u obliku razmjene pisama između Athene i nadležnih upravnih službi dotičnih trećih zemalja koje uvode načine koji su potrebni za pojednostavljivanje brzih plaćanja doprinosa.
2. Do sklapanja sporazuma iz stavka 1., administrator može donijeti mjere koje su potrebne kako bi se olakšala plaćanja trećih zemalja članica koje plaćaju doprinose.
3. Administrator unaprijed obavješćuje Posebni odbor o predviđenim mjerama koje se navode u stavku 1., prije nego što ih potpiše u ime Athene.
4. Kad Unija započne vojnu operaciju, za iznose plaćanja koje odluči Vijeće, administrator provodi mjere s trećim zemljama koje plaćaju doprinose za tu operaciju.
POGLAVLJE 4.
BANKOVNI RAČUNI
Članak 13.
Otvaranje i svrha
1. Svi bankovni računi otvaraju se kod prvorazrednih financijskih institucija koje imaju glavni ured u državi članici, kao tekući račun ili kratkoročan račun u eurima. U propisno opravdanim okolnostima i nakon odobrenja administratora, računi se mogu otvoriti u financijskim institucijama s glavnim uredom izvan država članica.
2. U propisno opravdanim okolnostima, računi se mogu otvoriti u valuti koja nije euro.
3. Doprinosi država doprinositeljica uplaćuju se na navedene bankovne račune. Oni će se koristiti za plaćanje troškova kojima upravlja Athena te kako bi se platili potrebni predujmovi zapovjedniku operacije za izvršavanje rashoda koji se odnose na zajedničke troškove vojne operacije.
Članak 14.
Upravljanje sredstvima
1. Za svako plaćanje s računa Athene, traži se zajednički potpis administratora ili zamjenika administratora s jedne strane i računovodstvenog službenika ili zamjenika računovodstvenog službenika s druge strane.
2. Nijedan bankovni račun ne smije biti u prekoračenju.
POGLAVLJE 5.
ZAJEDNIČKI TROŠKOVI
Članak 15.
Definicija zajedničkih troškova i razdoblja prihvatljivosti
1. Zajednički troškovi navedeni u Prilogu I. idu na trošak Athene, bez obzira na to kad su nastali. Kad su uneseni u članak proračuna koji prikazuje operaciju s kojom su najviše povezani, smatraju se operativnim troškovima te operacije. U protivnom, smatraju se zajedničkim troškovima koji nastaju u pripremi za operaciju ili nakon nje.
2. Nadalje, Athena snosi zajedničke operativne troškove navedene u Prilogu II. u razdoblju od odobrenja koncepta za upravljanje krizom do imenovanja zapovjednika operacije. U posebnim okolnostima, nakon savjetovanja s PSO-om, Posebni odbor može promijeniti razdoblje u kojem ove troškove snosi Athena.
3. Tijekom aktivne faze operacije koja teče od datuma imenovanja zapovjednika operacije do dana kad stožer operacije prestane sa svojim aktivnostima, Athena snosi kao zajedničke operativne troškove:
(a)
zajedničke troškove navedene u dijelu A Priloga III.;
(b)
zajedničke troškove navedene u dijelu B Priloga III., ako Vijeće tako odluči;
(c)
zajedničke troškove navedene u dijelu C Priloga III., ako tako zahtijeva zapovjednik operacije, a odobri ih Posebni odbor.
4. Tijekom aktivne faze vojne potporne akcije, koju odredi Vijeće, Athena snosi kao zajedničke operativne troškove zajedničke troškove koje utvrdi Vijeće na pojedinačnoj osnovi pozivanjem na Prilog III.
5. Zajednički operativni troškovi operacije uključuju i rashode potrebne za njezino okončanje, kako su navedeni u Prilogu IV.
Operacija je zaključena kad oprema i infrastruktura koje su zajednički financirane radi ove operacije pronađu svoje krajnje odredište i budu odobreni financijski izvještaji operacije.
6. Rashodi koji nastanu radi pokrića troškova koje bi u svakom slučaju snosila jedna ili više država doprinositeljica, institucija Unije ili međunarodna organizacija, neovisno o organizaciji operacije, ne mogu biti prihvatljivi kao zajednički troškovi.
7. Posebni odbor može odlučiti na pojedinačnoj osnovi da se, s obzirom na posebne okolnosti, određeni uvećani troškovi koji nisu oni navedeni u dijelu B Priloga III., smatraju zajedničkim troškovima određene operacije tijekom njezine aktivne faze.
8. Ako se u Posebnom odboru ne može postići jednoglasna odluka, potonji može, na inicijativu predsjedništva, uputiti pitanje Vijeću.
Članak 16.
Vježbe
1. Zajednički troškovi za vježbe Europske unije financiraju se preko Athene uz poštovanje pravila i postupaka koji su slični onima za operacije u kojima doprinose plaćaju sve države članice sudionice.
2. Navedeni zajednički troškovi vježbi sastoje se najprije od povećanih troškova za pokretne ili stalne stožere, a kao drugo, od povećanih troškova koji nastanu zbog korištenja od strane EU-a zajedničke imovine i kapaciteta NATO-a stavljenih na raspolaganje radi vježbe.
3. Zajednički troškovi za vježbe ne uključuju troškove u vezi s:
(a)
akvizicijama kapitala, uključujući one koji se odnose na zgrade, infrastrukturu i opremu;
(b)
planiranjem i pripremnom fazom vježbi, osim ako ih je odobrio Posebni odbor;
(c)
prijevozom, vojarnama i smještajem snaga.
Članak 17.
Referentni iznos
Svaka odluka Vijeća kojom Vijeće odlučuje da će uspostaviti ili produžiti vojnu operaciju EU-a, sadrži referentni iznos za zajedničke troškove navedene operacije. Administrator procjenjuje, posebno uz pomoć vojnog osoblja Unije i zapovjednika operacije, ako je on na dužnosti, iznos koji se smatra potrebnim za pokriće zajedničkih troškova operacije u planiranom razdoblju. Administrator putem predsjedništva predlaže ovaj iznos tijelu Vijeća odgovornom za ispitivanje nacrta odluke. Članovi Posebnog odbora pozivaju se da sudjeluju u raspravi ovog tijela u vezi s referentnim iznosom.
POGLAVLJE 6.
PRORAČUN
Članak 18.
Proračunska načela
1. Proračun, izražen u eurima, akt je koji za svaku financijsku godinu utvrđuje i odobrava sve prihode i rashode u vezi sa zajedničkim troškovima kojima upravlja Athena.
2. Svi rashodi vezani su za određenu operaciju, osim, kad je to primjereno, troškova navedenih u Prilogu I.
3. Proračunska sredstva unesena u proračun odobravaju se tijekom financijske godine koja počinje 1. siječnja i završava 31. prosinca iste godine.
4. Proračunski prihodi i rashodi su uravnoteženi.
5. Svi prihodi i rashodi koji se odnose na zajedničke troškove smiju se izvršiti samo raspoređivanjem na stavku proračuna i unutar granice koja je tamo unesena, osim u skladu s člankom 32. stavak 5.
Članak 19.
Godišnji proračun
1. Svake godine administrator sastavlja nacrt proračuna za sljedeću financijsku godinu uz pomoć svakog zapovjednika operacije vezano uz njegovu operaciju.
2. Nacrt uključuje:
(a)
proračunska sredstva koja se smatraju potrebnima za pokriće zajedničkih troškova koji nastanu u pripremi za operacije ili nastavno na njih;
(b)
proračunska sredstva koja se smatraju potrebnima za pokriće zajedničkih operativnih troškova za tekuće ili planirane operacije, uključujući, prema potrebi, za nadoknadu zajedničkih troškova financiranih predujmom jedne od država ili treće strane;
(c)
okvirna odobrena sredstva iz članka 26;
(d)
predviđanje prihoda potrebnih za pokriće rashoda.
3. Odobrena sredstva za preuzimanje obveza i odobrena sredstva za plaćanja razvrstavaju se prema glavama i poglavljima pri čemu se rashodi zajedno grupiraju prema vrsti ili namjeni i prema potrebi se dalje dijele na članke. Nacrt proračuna sadrži detaljne komentare po poglavljima ili člancima. Svakoj operaciji namijenjena je jedna posebna glava. Jedna posebna glava čini opći dio proračuna i sadrži zajedničke troškove koji nastanu u pripremi za operacije ili nastavno na njih.
4. Svaka glava može uključivati poglavlje pod nazivom „okvirna odobrena sredstva”. Ova odobrena sredstva unose se kad postoji neizvjesnost koja se temelji na ozbiljnim razlozima o iznosu potrebnih odobrenih sredstava ili djelokrugu izvršavanja unesenih odobrenih sredstava.
5. Prihodi se sastoje od:
(a)
doprinosa koje plaćaju države članice sudionice i države članice doprinositeljice i, prema potrebi treće zemlje doprinositeljice;
(b)
raznih prihoda koji su dalje podijeljeni po glavama koji uključuju aktivne kamate, prihode od prodaje i izvršenje proračuna za prethodnu financijsku godinu, nakon što ga je utvrdio Posebni odbor.
6. Administrator predlože nacrt proračuna Posebnom odboru najkasnije do 31. listopada. Posebni odbor odobrava nacrt proračuna najkasnije do 31. prosinca. Administrator donosi odobreni proračun i o tome obavješćuje države članice sudionice i treće zemlje doprinositeljice.
Članak 20.
Izmjena proračuna
1. U slučaju neizbježnih, iznimnih ili nepredviđenih okolnosti, koje uključuju i slučaj kad se operacija pokrene tijekom financijske godine, administrator predlaže nacrt izmjena proračuna. Nacrt izmjena proračuna sastavlja se, predlaže, odobrava i donosi i o njemu se obavješćuje u skladu s istim postupkom kao i za godišnji proračun. Posebni odbor o njemu raspravlja, vodeći računa o njegovoj žurnosti.
2. Kad ovaj nacrt izmjena proračuna proizlazi iz pokretanja nove operacije ili promjena u proračunu tekuće operacije, administrator obavješćuje Posebni odbor o ukupnim troškovima previđenima za tu operaciju. Ako ovi troškovi znatno prelaze dotični referentni iznos, Posebni odbor može zatražiti od Vijeća da ga odobri.
3. Nacrt izmjena proračuna koji proizlazi iz pokretanja nove operacije, podnosi se Posebnom odboru u roku od četiri mjeseca nakon odobrenja referentnog iznosa, osim ako se Posebni odbor ne odluči za duži rok.
Članak 21.
Prijenosi
1. Prema potrebi, na temelju prijedloga zapovjednika operacije, administrator može izvršiti prijenos proračunskih sredstava. Administrator o svoji namjeri obavješćuje u mjeri u kojoj to dopušta žurnost situacije, najmanje jedan tjedan unaprijed. Ipak, traži se odobrenje Posebnog odbora ako:
(a)
će planirani prijenos izmijeniti ukupan iznos odobrenih sredstava predviđenih za operaciju;
ili
(b)
planirani prijenos između poglavlja tijekom financijske godine prelazi 10 % odobrenih sredstava, unesenih u poglavlje iz kojeg se proračunska sredstva povlače, kako su navedena u proračunu donesenom za financijsku godinu na dan kad je podnesen prijedlog za predmetni prijenos.
2. Ako smatra da je to potrebno za pravilno vođenje operacije, u roku od tri mjeseca od datuma pokretanja operacije, zapovjednik operacije može izvršiti prijenos odobrenih sredstva, koja su dodijeljena toj operaciji, između članaka i između poglavlja u dijelu proračuna „zajednički operativni troškovi”. On o tome obavješćuje administratora i Posebni odbor.
Članak 22.
Prijenos odobrenih sredstava
1. Ako nije drukčije predviđeno stavkom 2., u načelu, odobrena sredstva namijenjena za pokrivanje zajedničkih troškova nastalih u pripremi za operacije ili nastavno na njih, koja nisu bila preuzeta, ukidaju se na kraju financijske godine.
2. Proračunska sredstva namijenjena za pokrivanje troškova skladištenja materijala i opreme kojima upravlja Athena, mogu se jednom prenijeti u sljedeću financijsku godinu ako je obveza u tom smislu preuzeta prije 31. prosinca tekuće proračunske godine. Proračunska sredstva namijenjena za pokrivanje zajedničkih operativnih troškova, mogu se prenijeti u sljedeću godinu ako su nužna za operaciju koja nije bila u cijelosti zaključena.
3. Do 15. veljače administrator Posebnom odboru podnosi prijedloge za prijenos neangažiranih proračunskih sredstava iz prethodne financijske godine. Ovi prijedlozi smatraju se odobrenima, osim ako Posebni odbor do 15. ožujka ne odluči drukčije.
4. Angažirana proračunska sredstva iz prethodne financijske godine prenose se u sljedeću godinu, a administrator obavješćuje o tome Posebni odbor do 15. veljače.
Članak 23.
Predviđeno izvršavanje
Nakon što je godišnji proračun odobren, proračunska sredstva mogu se koristiti za pokriće preuzetih obveza i plaćanja u onoj mjeri u kojoj je to operativno potrebno.
POGLAVLJE 7.
DOPRINOSI I NADOKNADE
Članak 24.
Utvrđivanje doprinosa
1. Odobrena sredstva za plaćanja radi pokrića zajedničkih troškova koji su nastali prilikom pripreme za operacije ili nastavno na njih, koji se ne pokrivaju iz raznih prihoda, financiraju se iz doprinosa država članica sudionica.
2. Odobrena sredstva za plaćanja radi pokrića zajedničkih operativnih troškova operacije pokrivaju se iz doprinosa država koje plaćaju doprinose.
3. Doprinosi za operaciju koje plaćaju države članice doprinositeljice, jednaki su iznosu odobrenih sredstava za plaćanja koji je unesen u proračun i namijenjena za pokrivanje zajedničkih operativnih troškova te operacije, nakon odbitka iznosa doprinosa koje za istu operaciju u skladu s člankom 12. plaćaju treće zemlje doprinositeljice.
4. Raspodjela doprinosa između država članica od kojih se zahtijeva doprinos, određuje se u skladu s opsegom bruto nacionalnog proizvoda, kako je navedeno u članku 41. stavak 2. UEU-a i u skladu s Odlukom Vijeća 2007/436/EZ, Euratom od 7. lipnja 2007. o sustavu vlastitih sredstava Europskih zajednica (3) ili u skladu s bilo kojom drugom odlukom Vijeća, koja bi je mogla zamjenjivati.
5. Podaci za izračunavanje doprinosa su podaci navedeni u stupcu „vlastiti izvori BND-a” u tablici „Sažetak financiranja općeg proračuna po vrstama vlastitih sredstava i po državama članicama”, koja je priložena zadnjem općem proračunu koji je donijela Unija. Doprinos svake države članice, od koje se doprinos potražuje, razmjeran je udjelu bruto nacionalnog dohotka (BND) te države članice u ukupnom iznosu BND-a država članica od kojih se doprinos potražuje.
Članak 25.
Raspored plaćanja doprinosa
1. Kad Vijeće usvoji referentni iznos za vojnu operaciju EU-a, države članice doprinositeljice svoje doprinose plaćaju u visini od 30 % referentnog iznosa, osim ako se Vijeće odluči za neki drugi postotak. Administrator poziva na plaćanje doprinosa sukladno operativnim potrebama operacije do dogovorenog iznosa.
2. Posebni odbor, na temelju prijedloga administratora, može donijeti odluku da se zatraže dodatni doprinosi prije usvajanja izmjena proračuna za operaciju. Posebni odbor može donijeti odluku da se predmet uputi nadležnim pripremnim tijelima Vijeća.
3. Kad se za posebnu operaciju usvoji izmjena proračuna, države članice plaćaju saldo doprinosa koji duguju za tu operaciju u primjeni članka 24. Ipak, kad se planira da će operacija trajati duže od šest mjeseci u jednoj financijskoj godini, saldo doprinosa plaća se u dva obroka. U tom slučaju, prvi obrok plaća se u roku od 60 dana od pokretanja operacije; drugi obrok plaća se u roku koji odredi Posebni odbor koji djeluje na prijedlog administratora, vodeći računa o operativnim potrebama. Posebni odbor može odstupiti od odredbi ovog stavka.
4. Administrator pismom upućuje odgovarajuće pozive za doprinosima nacionalnim administratorima, kojima se priopćavaju pojedinosti kad:
(a)
Posebni odbor, u skladu s člankom 19., odobri nacrt proračuna za financijsku godinu. Prvi poziv za plaćanje doprinosa pokriva operativne potrebe za razdoblje od osam mjeseci. Drugi poziv za plaćanje doprinosa pokriva preostali saldo doprinosa, vodeći računa o saldu izvršenja proračuna iz prethodne godine ako je Posebni odbor odlučio unijeti ovaj saldo u tekući proračun nakon primljenog mišljenja revizora;
(b)
usvojen je referentni iznos kako je predviđeno člankom 25. stavkom 1.; ili
(c)
odobrena je izmjena proračuna kako je predviđeno člankom 20.
5. Ne dovodeći u pitanje druge odredbe ove Odluke, doprinosi se plaćaju u roku od 30 dana nakon slanja odgovarajućeg poziva za plaćanje doprinosa, s izuzetkom prvog poziva za doprinose u proračunu za novu financijsku godinu, kad je rok za plaćanje 40 dana nakon slanja odgovarajućeg poziva za doprinose.
6. Svaka država doprinositeljica dužna je plaćati bankovne troškove koji se odnose na plaćanje njezinih vlastitih doprinosa.
7. Administrator potvrđuje primitak doprinosa.
Članak 26.
Financiranje u ranoj fazi
1. U slučaju operacije brzog vojnog odziva EU-a, države članice doprinositeljice duguju doprinose u visini referentnog iznosa. Ne dovodeći u pitanje članak 25. stavak 3., plaćanja se izvršavaju kako je dolje utvrđeno.
2. Za potrebe financiranja u ranoj fazi, operacije brzog vojnog odziva EU-a, države članice:
(a)
plaćaju doprinose Atheni unaprijed; ili
(b)
u slučaju da je Vijeće odlučilo provesti operaciju brzog odziva EU-a, kojem financiranju one doprinose, plaćaju svoje doprinose za zajedničke troškove ove operacije u visini referentnog iznosa u roku od pet dana od slanja poziva, osim ako je Vijeće odlučilo drukčije.
3. Radi gore navedene potrebe, Posebni odbor, sastavljen od po jednog predstavnika svih država članica koje doprinose plaćaju unaprijed, utvrđuje okvirna odobrena sredstava pod posebnim glavama u proračunu. Ta okvirna odobrena sredstva pokrivaju se iz doprinosa koje plaćaju države članice koje doprinose plaćaju unaprijed, u roku od 90 dana od datuma slanja poziva vezano za ove doprinose.
4. Sva proračunska sredstva iz stavka 3. koja se koriste za operaciju pune se u roku od 90 dana od slanja poziva.
5. Ne dovodeći u pitanje stavak 1., svaka država članica koja doprinos plaća unaprijed, u posebnim okolnostima ovlašćuje administratora da koristi njezin doprinos plaćen unaprijed za pokriće njezinih doprinosa za operaciju u kojoj sudjeluje, a koja nije operacija brzog odziva. Unaprijed plaćeni doprinos dotična država članica puni u roku od 90 dana od slanja poziva.
6. Ako su za operaciju koja nije operacija brzog odziva, potrebna sredstva prije primitka doprinosa koji su dostatni za tu operaciju:
(a)
doprinosi koji države članice plaćaju unaprijed, koji doprinose financiranju ove operacije, nakon odobrenja država članica koje doprinose plaćaju unaprijed, mogu se koristiti u visini od najviše 75 % od njihovog iznosa za pokriće doprinosa koji se duguju za tu operaciju. Unaprijed plaćene doprinose države članice koje doprinose plaćaju unaprijed, pune u roku od 90 dana od slanja poziva;
(b)
u slučaju točke (a) ovog stavka, doprinosi koji se duguju za operaciju u skladu s člankom 25. stavkom 1., države članice koje nisu platile doprinose unaprijed, doprinose plaćaju nakon odobrenja dotičnih država članica, u roku od pet dana nakon što administrator pošalje poziv.
7. Neovisno o članku 32. stavku 3., zapovjednik operacije može preuzeti obvezu i platiti iznose koji su mu stavljeni na raspolaganje.
8. Svaka država članica može promijeniti svoj izbor, uz obavijest poslanu administratoru najmanje tri mjeseca unaprijed.
9. Zarađena kamata po financiranju u ranoj fazi bit će svake godine raspodijeljena među državama članicama koje doprinose plaćaju unaprijed i dodana njihovim okvirnim odobrenim sredstvima. Iznosi će biti javljeni navedenim državama članicama u okviru postupka odobravanja godišnjeg proračuna.
Članak 27.
Nadoknada pretfinanciranja
1. Država članica, treća zemlja ili prema potrebi međunarodna organizacija koju je Vijeće ovlastilo za pretfinanciranje dijela zajedničkih troškova neke operacije, može dobiti nadoknadu od Athene tako da uloži zahtjev, popraćen potrebnim popratnim dokumentima, koji je upućen administratoru najkasnije dva mjeseca nakon datuma završetka dotične operacije.
2. Nijedan zahtjev za nadoknadom ne može se priznati ako ga nije odobrio zapovjednik operacije, ako je još na dužnosti, i administrator.
3. Ako se zahtjev za nadoknadom koji je podnijela država doprinositeljica odobri, on se može odbiti od sljedećeg zahtjeva za plaćanjem doprinosa koji državi uputi administrator.
4. Ako u trenutku odobravanja zahtjeva nije predviđen nikakav poziv za plaćanjem doprinosa ili ako bi odobreni zahtjev za nadoknadom prelazio predviđeni doprinos, administrator plaća iznos koji treba vratiti u roku od 30 dana, vodeći računa o novčanom toku Athene i o potrebama financiranja zajedničkih troškova dotične operacije.
5. Nadoknada se duguje u skladu s ovom Odlukom čak i ako je operacija otkazana.
6. Nadoknada uključuje zarađenu kamatu po iznosu koji je stavljen na raspolaganje putem pretfinanciranja.
Članak 28.
Athenino upravljanje rashodima koji nisu uključeni u zajedničke troškove
1. Posebni odbor može na temelju prijedloga administratora, uz pomoć zapovjednika operacije ili države članice, odlučiti da se administrativno upravljanje određenim rashodima u vezi s operacijom (troškovi koje snose države), iako ostaju pod odgovornošću država članica na koje se odnose, povjeri Atheni.
2. Posebni odbor u svojoj odluci može ovlastiti zapovjednika operacije da zaključi ugovore u ime država članica koje sudjeluju u operaciji i, prema potrebi, s trećim stranama, za nabavu usluga i roba koje se financiraju kao troškovi koje snose države.
3. Posebni odbor, u svojim odlukama, određuje načine pretfinanciranja troškova koje snose države.
4. Athena vodi računovodstvene evidencije o troškovima koje snose države, koji su joj povjereni, kojima se izložila svaka država članica i, prema potrebi, treća strana. Svaki mjesec šalje svakoj državi članici i, prema potrebi, navedenim trećim stranama izvještaj o rashodima koje ona snosi i kojima se izložila ona sama ili njeno osoblje u prethodnom mjesecu, i zahtijeva da se za ovaj rashod plate potrebna sredstva. Države članice i, prema potrebi, navedene treće strane plaćaju Atheni tražena sredstva u roku od 30 dana nakon slanja odgovarajućeg zahtjeva.
Članak 29.
Zatezne kamate
1. Ako država ne ispuni svojih financijske obveze, analogno se primjenjuju pravila Unije o zateznim kamatama koja su određena člankom 71. Uredbe Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 od 25. lipnja 2002. o Financijskoj uredbi koja se primjenjuje na opći proračun Europskih zajednica (4), u vezi s plaćanjem doprinosa u opći proračun EU-a.
2. Ako plaćanje kasni do deset dana, kamata se ne zaračunava. Ako plaćanje kasni više od deset dana, kamate se zaračunava za cijelo razdoblje kašnjenja.
POGLAVLJE 8.
IZVRŠENJE RASHODA
Članak 30.
Načela
1. Odobrena sredstva Athene koriste se u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja tj. ekonomičnosti, djelotvornosti i učinkovitosti.
2. Dužnosnici za ovjeravanje odgovorni su za izvršenje prihoda i rashoda Athene u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja i za osiguranje poštovanja zahtjeva u vezi zakonitosti i pravilnosti. Dužnosnici za ovjeravanje za izvršenje rashoda preuzimaju proračunske i pravne obveze, potvrđuju rashode i odobravaju plaćanja te poduzimaju prethodne mjere za izvršenje odobrenih sredstava. Dužnosnik za ovjeravanje može prenijeti svoje dužnosti odlukom koja utvrđuje:
(a)
osoblje na razini koja je odgovarajuća za takvo delegiranje;
(b)
opseg dodijeljenih ovlasti; i
(c)
djelokrug u okviru kojega korisnici mogu dalje delegirati svoje ovlasti.
3. Osigurava se izvršenje odobrenih sredstava sukladno načelu razdvajanja funkcija dužnosnika za ovjeravanje i računovodstvenog službenika. Funkcije dužnosnika za ovjeravanje i računovodstvenog službenika međusobno su nespojive. Za sva plaćanja iz sredstava kojima upravlja Athena, traži se zajednički potpis dužnosnika za ovjeravanje i računovodstvenog službenika.
4. Ne dovodeći u pitanje ovu Odluku, u slučaju kad je izvršenje zajedničkih rashoda povjereno državi članici, instituciji Unije ili, prema potrebi, međunarodnoj organizaciji, ta država, institucija ili organizacija primjenjuje pravila koja se primjenjuju na izvršenje vlastitih rashoda. Ako administrator izravno izvršava rashode, on pri tome poštuje pravila koja se primjenjuju na izvršenje dijela općeg proračuna Europske unije pod nazivom „Vijeće”.
5. Ipak, administrator može predsjedništvu dostaviti elemente za prijedlog koji se podnosi Vijeću ili Posebnom odboru o pravilima za izvršenje zajedničkih rashoda.
6. Posebni odbor može odobriti pravila za izvršenje zajedničkih rashoda koji odstupaju od stavka 4.
Članak 31.
Zajednički troškovi koji nastanu u pripremi za operacije ili nastavno na njih ili koji nisu izravno povezani s nekom posebnom operacijom
Administrator obavlja zadaće dužnosnika za ovjeravanje za rashode koji pokrivaju zajedničke troškove koji nastanu u pripremi za ili nastavno na operacije kao i za zajedničke troškove koji se ne mogu izravno povezati s nekom posebnom operacijom.
Članak 32.
Zajednički operativni troškovi
1. Zapovjednik operacije obavlja zadaće dužnosnika za ovjeravanje za rashode koji pokrivaju zajedničke operativne troškove operacije kojom zapovijeda. Ipak, administrator obavlja zadaće dužnosnika za ovjeravanje za rashode koji pokrivaju zajednički operativne troškove koji nastanu u fazi pripreme za neku posebnu operaciju koju Athena izravno provodi ili koji su povezani s tom operacijom nakon završetka njene aktivne faze.
2. Na zahtjev zapovjednika operacije, administrator prenosi iznose potrebne za izvršavanje rashoda neke operacije s bankovnog računa Athene na bankovni račun otvoren u ime Athene o kome je zapovjednik operacije dostavio pojedinosti.
3. Odstupajući od članaka 18. stavka 5. usvajanjem referentnog iznosa aktivira se pravo administratora i zapovjednika operacije da, svaki na području za koje je nadležan, učini i plati rashode dotične operacije do postotka referentnog iznosa koji je odobren u skladu s člankom 25. stavak 1., osim ako Vijeće za preuzete obveze ne odredi višu razinu.
Posebni odbor, na temelju prijedloga administratora ili zapovjednika operacije i vodeći računa o operativnoj potrebi i žurnosti, može odlučiti da se dodatni rashod može napraviti i, prema potrebi, platiti. Posebni odbor može odlučiti da će pitanje uputiti nadležnim pripremnim tijelima Vijeća preko predsjedništva, osim ako operativne okolnosti zahtijevaju drukčije. Ovo izuzeće se ne primjenjuje od datuma donošenja proračuna za dotičnu operaciju.
4. Tijekom razdoblja prije donošenja proračuna za operaciju, administrator i zapovjednik operacije ili njegov predstavnik svaki mjesec izvješćuju Posebni odbor, svatko o pitanjima iz svoje nadležnosti, u vezi s rashodima koji su prihvatljivi kao zajednički troškovi predmetne operacije. Posebni odbor, na temelju prijedloga administratora, zapovjednika operacije ili države članice može izdati smjernice za izvršavanje rashoda tijekom tog razdoblja.
5. Odstupajući od članaka 18. stavak 5., u slučaju neposredne opasnosti za živote osoblja koje je uključeno u vojnu operaciju EU-a, zapovjednik predmetne operacije može izvršiti potrebne rashode za spašavanje života ovog osoblja koji premašuju proračunska sredstva koja su unesena u proračun. On o tome čim prije obavješćuje administratora i Posebni odbor. U tom slučaju, administrator, surađujući sa zapovjednikom operacije predlaže prijenose koja su potrebna za financiranje ovog neočekivanog rashoda. Ako nije moguće osigurati dovoljno financijskih sredstava za takav rashod pomoću prijenosa, administrator predlaže izmjenu proračuna.
POGLAVLJE 9.
KONAČNO ODREDIŠTE ZAJEDNIČKI FINANCIRANE OPREME I INFRASTRUKTURE
Članak 33.
Oprema i infrastruktura
1. Radi okončanja operacije kojom je zapovijedao, zapovjednik operacije predlaže konačno odredište za opremu i infrastrukturu koja se financirana iz zajedničkih sredstava za predmetnu operaciju. On predlaže Posebnom odboru odgovarajuću stopu amortizacije, prema potrebi.
2. Administrator upravlja opremom i infrastrukturom koja preostane na završetku aktivne faze operacije, s ciljem da se, ako je potrebno, za njih pronađe konačno odredište. On predlaže Posebnom odboru odgovarajuću stopu amortizacije, prema potrebi.
3. Stopu amortizacije za opremu, infrastrukturu i drugu imovinu odobrava Posebni odbor čim je to prije moguće.
4. Konačno odredište opreme i infrastrukture financirane iz zajedničkih sredstava odobrava Posebni odbor, vodeći računa o operativnim potrebama i financijskim kriterijima. Konačno odredište može biti kako slijedi:
(a)
u slučaju infrastrukture, da se proda ili ustupi preko Athene zemlji domaćinu, državi članici ili trećoj strani;
(b)
u slučaju opreme, da se preko Athene proda državi članici, zemlji domaćinu ili trećoj strani ili da ju Athena, država članica ili takva treća strana uskladište i održavaju radi korištenja u sljedećoj operaciji.
5. U slučaju prodaje, oprema i infrastruktura prodaju se po tržišnoj vrijednosti ili, ako se tržišna vrijednost ne može odrediti, po poštenoj i razumnoj cijeni, vodeći računa o posebnim lokalnim uvjetima.
6. Prodaja ili ustupanje zemlji domaćinu ili trećoj strani provodi se u skladu s relevantnim sigurnosnim pravilima koja su na snazi.
7. Ako se donese odluka da Athena zadržava zajednički financiranu opremu za neku operaciju, države članice doprinositeljice mogu zatražiti financijsku nadoknadu od drugih država članica sudionica. Posebni odbor koji je sastavljen od predstavnika svih država članica sudionica, na temelju prijedloga administratora donosi odgovarajuće odluke.
POGLAVlJE 10.
RAČUNOVODSTVO I POPIS IMOVINE
Članak 34.
Računovodstvo za zajedničke operativne troškove
Zapovjednik operacije vodi račune o prijenosima primljenim od Athene, o rashodima koje je učinio i izvršenim plaćanjima i primljenim prihodima te o popisu pokretne imovine financirane iz proračuna Athene i korištene za operaciju kojoj zapovijeda.
Članak 35.
Konsolidirani financijski izvještaji
1. Računovodstveni službenik vodi računovodstvenu evidenciju o zatraženim doprinosima i izvršenim prijenosima. On također sastavlja računovodstvenu evidenciju o zajedničkim troškovima koji nastanu u pripremi za operacije ili nastavno na njih i o operativnim rashodima i prihodima izvršenima pod izravnom odgovornošću administratora.
2. Računovodstveni službenik sastavlja konsolidirane financijske izvještaje o prihodima i rashodima Athene. Svaki zapovjednik operacije šalje mu računovodstvenu evidenciju o rashodima koje je učinio i izvršenim plaćanjima i primljenim prihodima.
POGLAVLJE 11.
REVIZIJA I FINANCIJSKO IZVJEŠTAVANJE
Članak 36.
Redoviti izvještaji Posebnom odboru
Svaka tri mjeseca administrator podnosi Posebnom odboru izvješće o izvršenju prihoda i rashoda od početka financijske godine. S tim ciljem, svaki zapovjednik operacije dostavlja administratoru izvješće o rashodima koji se odnose na zajedničke operativne troškove operacije kojom zapovijeda.
Članak 37.
Uvjeti za obavljanje kontrola
1. Osobe koje su odgovorne za reviziju prihoda i rashoda Athene, prije obavljanja svojih zadaća, moraju dobiti dozvolu za pristup povjerljivim informacijama Vijeća najmanje do razine „Secret UE” ili istovjetnu dozvolu jedne od država članica ili NATO-a, prema potrebi. Ove osobe osiguravaju da se poštuje povjerljivost informacija i štite podaci koje će saznati tijekom svoje revizijske zadaće u skladu s pravilima koja se primjenjuju na te informacije i podatke.
2. Osobe koje su odgovorne za reviziju prihoda i rashoda Athene, imaju pristup bez odgode i bez prethodne najave do dokumenata i sadržaja svih podatkovnih dokaza u vezi s predmetnim prihodima i rashodima i prostorijama u kojima se takvi dokumenti i dokazi čuvaju. Oni mogu napraviti preslike. Osobe koje su uključene u izvršavanje prihoda i rashoda Athene, pružaju administratoru i osobama odgovornim za reviziju navedenih prihoda i rashoda, potrebnu pomoć prilikom obavljanja njihove zadaće.
Članak 38.
Vanjska revizija računovodstvene evidencije
1. Ako je izvršenje rashoda Athene povjereno državi članici, instituciji Unije ili međunarodnoj organizaciji, navedena država, institucija ili organizacija pri tome primjenjuje pravila koja se odnose na reviziju njezinih vlastitih rashoda.
2. Ipak, administrator ili osobe koje on imenuje mogu u bilo kojem trenutku obaviti reviziju zajedničkih troškova Athene koji su nastali u pripremi za ili nastavno na operacije ili zajedničkih operativnih troškova neke operacije. Nadalje, Posebni odbor, na temelju prijedloga administratora ili države članice, može u bilo kojem trenutku imenovati vanjske revizore, za koje određuje zadaće i uvjete zapošljavanja.
3. S ciljem vanjskih revizija, osniva se šesteročlani kolegij revizora. Članove imenuje Posebni odbor na razdoblje od tri godine koje se jednom može obnoviti, između kandidata koje predlažu države članice. Posebni odbor može produžiti mandat članova za najviše šest mjeseci.
Kandidati moraju biti članovi najvišeg nacionalnog revizijskog tijela države članice ili ih mora preporučiti to tijelo, i ponuditi primjerena jamstva u pogledu sigurnosti i neovisnosti. Oni moraju biti na raspolaganju za obavljanje zadaća u ime Athene. Prilikom obavljanja ovih zadaća:
(a)
članove kolegija i dalje plaćaju njihova izvorna revizijska tijela; Athena snosi troškove njihove misije u skladu s pravilima koja se primjenjuju na dužnosnike Europske unije istovjetnog razreda;
(b)
članovi mogu tražiti i primati upute samo od Posebnog odbora; u okviru svojeg revizijskog mandata kolegij revizora i njegovi članovi potpuno su neovisni i odgovorni su isključivo za obavljanje vanjske revizije;
(c)
članovi o svojoj zadaći izvješćuju samo Posebni odbor;
(d)
članovi provjeravaju tijekom financijske godine kao i ex post, preko kontrola na licu mjesta i popratne dokumentacije, da su rashodi financirani ili pretfinancirani preko Athene, izvršeni u skladu s važećim zakonodavstvom i načelima dobrog financijskog upravljanja tj. ekonomičnosti, djelotvornosti i učinkovitosti i da su unutarnje kontrole odgovarajuće.
Svake godine, kolegij revizora između svojih članova bira predsjednika ili mu produžuju mandat. Kolegij revizora donosi pravila koja važe za revizije koje izvrše njegovi članovi u skladu s najvišim međunarodnim standardima. Kolegij revizora odobrava revizijska izvješća koja pripreme njegovi članovi prije nego su poslana administratoru i Posebnom odboru.
4. Ovisno o slučaju i na temelju posebnih razloga, Posebni odbor može donijeti oduku o korištenju drugih vanjskih tijela.
5. Troškovi revizija koje obave revizori koji djeluju u ime Athene, smatraju se zajedničkim troškom koji ide na teret Athene.
Članak 39.
Unutarnja revizija
1. Na temelju prijedloga administratora i nakon obavješćivanja Posebnog odbora, Glavni tajnik Vijeća imenuje unutarnjeg revizora mehanizma Athene i najmanje jednog zamjenika unutarnjeg revizora na razdoblje od tri godine, koje se jednom može obnoviti; unutarnji revizori moraju imati potrebne profesionalne kvalifikacije i ponuditi dovoljna jamstva u vezi sigurnosti i neovisnosti. Unutarnji revizor ne smije biti dužnosnik za ovjeravanje niti računovodstveni službenik; on ne smije sudjelovati u pripremi financijskih izvještaja.
2. Unutarnji revizor izvješćuje administratora o postupanju s rizicima donošenjem neovisne mišljenja o kvaliteti sustava upravljanja i kontrole te donošenjem preporuka za poboljšanje unutarnje kontrole operacija i promicanje dobrog financijskog upravljanja. On je posebno odgovoran za ocjenu prikladnosti i učinkovitosti unutarnjih sustava upravljanja te učinkovitosti službi u provedbi politika i ostvarivanju ciljeva s obzirom na rizike koji su s njima povezani.
3. Unutarnji revizor obavlja svoje zadaće u svim službama koje sudjeluju u naplati prihoda Athene ili izvršavanju rashoda financiranih putem Athene.
4. Prema potrebi, unutarnji revizor provodi jednu ili više revizija tijekom financijske godine. On o svojim nalazima i preporukama izvješćuje administratora i obavješćuje zapovjednika operacije. Zapovjednik operacije i administrator osiguravaju da se po preporukama poduzmu mjere koje proizlaze iz revizija.
5. Administrator svake godine podnosi izvješće Posebnom odboru o obavljenom poslu unutarnje revizije, pri čemu navodi broj i vrstu provedenih unutarnjih revizija, danih opažanja, iznesenih preporuka i kako su ove preporuke poštovane.
6. Nadalje, svaki zapovjednik operacije daje unutarnjem revizoru potpuni pristup operaciji kojom on zapovijeda. Unutarnji revizor provjerava da financijski i proračunski sustavi i postupci pravilno funkcioniraju i osigurava da su u funkciji solidni i učinkoviti sustavi unutarnje revizije.
7. Postupci i izvješća unutarnjeg revizora stavljaju se na raspolaganje kolegiju revizora zajedno sa svim popratnim dokumentima koji na njih odnose.
Članak 40.
Godišnje financijsko izvještavanje i zaključivanje financijskih izvještaja
1. Svaki zapovjednik operacija dostavlja računovodstvenom službeniku Athene do 31. ožujka nakon završetka financijske godine ili u roku od četiri mjeseca od završetka operacije, ovisno o tome što je ranije, informacije potrebne za utvrđivanje godišnjih financijskih izvještaja za zajedničke troškove, godišnjih financijskih izvještaja za rashode, pretfinancirane i nadoknađene u skladu s člankom 28. i godišnjih izvještaja o aktivnostima.
2. Administrator uz pomoć računovodstvenog službenika i zapovjednika svake operacije utvrđuje i dostavlja Posebnom odboru i kolegiju revizora financijske izvještaje i godišnje izvješće o aktivnostima do 15. svibnja nakon završetka financijske godine.
3. Kolegij revizora dostavlja Posebnom odboru u roku od osam tjedana od dostave financijskih izvještaja, mišljenje revizora, dok administrator uz pomoć računovodstvenog službenika i zapovjednika svake operacije dostavlja revidirane financijske izvještaje Athene.
4. Kolegij revizora dostavlja Posebnom odboru do 30. rujna nakon završetka financijske godine revizijsko izvješće, koji pregledava revizijsko izvješće, mišljenje revizije i financijske izvještaje kako bi se administratoru, računovodstvenom službeniku i zapovjedniku svake operacije dala razrješnica.
5. Sve račune i popise imovine vodi računovodstveni službenik i svaki zapovjednik operacije, svatko na svojoj razini, tijekom razdoblja od pet godina od datuma davanja odgovarajuće razrješnice. Po završetku operacije zapovjednik operacije osigurava dostavu svih računa i popisa imovine računovodstvenom službeniku.
6. Posebni odbor odlučuje o uključivanju salda izvršenja proračuna za financijsku godinu, za koju su financijski izvještaji odobreni u proračunu za sljedeću financijsku godinu u obliku prihoda ili rashoda, ovisno o okolnostima, putem izmjene proračuna. Ipak, Posebni odbor može donijeti odluku da se saldo gore navedenog izvršenja proračuna unese nakon primitka mišljenja kolegija revizora.
7. Dio salda izvršenja proračuna za financijsku godinu koji proizlazi iz izvršenja proračunskih sredstava namijenjenih za pokrivanje zajedničkih troškova neke operacije koji nastanu u pripremi za ili nastavno na operacije, unosi se u odnosu na sljedeće doprinose država članica sudionica.
8. Dio salda izvršenja proračuna koji proizlazi iz izvršenja proračunskih sredstava namijenjenih za pokrivanje operativnih zajedničkih troškova neke operacije, unosi se u odnosu na sljedeće doprinose država članica koje su dale doprinos za navedenu operaciju.
9. Ako nadoknadu nije moguće izvršiti odbitkom od doprinosa koji se duguju Atheni, saldo iz izvršenja proračuna otplaćuje se dotičnim državama članicama po BND ključu za godinu nadoknade.
10. Do 31.ožujka svake godine, svaka država članica koja sudjeluje u operaciji može, ako je to potrebno, preko zapovjednika operacije dostaviti podatke administratoru o povećanim troškovima koje je pretrpjela u vezi s operacijom u protekloj financijskoj godini. Ovi podaci se raščlanjuju tako da iskazuju glavne stavke rashoda. Administrator prikuplja ove podatke kako bi Posebnom odboru omogućio pregled povećanih troškova operacije.
Članak 41.
Zaključivanje računa operacije
1. Kad je operacija dovršena, Posebni odbor može odlučiti, na temelju prijedloga administratora ili države članice, da administrator uz pomoć računovodstvenog službenika i zapovjednika operacije dostavi Posebnom odboru financijske izvještaje za predmetnu operaciju, barem do datuma njezina završetka, a ako je moguće, do datuma njezina zaključenja. Rok koji je određen za administratora, ne smije biti kraći od četiri mjeseca od datuma kad je operacija dovršena.
2. Ako unutar zadanog roka financijski izvještaji ne mogu sadržavati prihode i rashode povezane sa zaključenjem predmetne operacije, ti se prihodi i rashodi iskazuju u financijskim izvještajima Athene, a ispituje ih Posebni odbor u kontekstu postupaka iz članaka 40.
3. Posebni odbor, na temelju mišljenja kolegija revizora, odobrava financijske izvještaje koji su mu dostavljeni za operaciju. On daje razrješnicu administratoru, računovodstvenom službeniku i svakom zapovjedniku operacije za dotičnu operaciju.
4. Ako se nadoknada ne može izvršiti, odbitkom od doprinosa koji se duguju Atheni, saldo izvršenja proračuna vraća se dotičnim državama članicama po BND ključu za godinu nadoknade.
POGLAVLJE 12.
OSTALE ODREDBE
Članak 42.
Odgovornost
1. Uvjeti koji uređuju stegovnu ili kaznenu odgovornost zapovjednika operacije, administratora i drugog osoblja stavljenog na raspolaganje, posebno, od strane institucija Unije ili država članica, u slučaju povrede ili nepažnje u izvršenju proračuna, regulirani su pravilnicima o osoblju ili mjerama koje se odnose na njih. Osim toga, Athena može na vlastitu inicijativu ili na zahtjev države članice doprinositeljice pokrenuti parnični postupak protiv gore navedenog osoblja.
2. Ni u kojem slučaju država doprinositeljica ne smije smatrati odgovornima ni Uniju ni glavnog tajnika Vijeća za njihove zadaće koje izvršavaju administrator, računovodstveni službenik ili osoblje koje im je dodijeljeno.
3. Ugovornu odgovornost koja može nastati iz ugovora zaključenih u okviru izvršenja proračuna, države doprinositeljice pokrivaju preko Athene. Ova obveza regulirana je pravom koje se primjenjuje na ugovore o kojima je riječ.
4. U slučaju izvanugovorne odgovornosti, bilo koju štetu koju prouzroči operativni stožer, stožer vojnih snaga ili stožer komponente krizne strukture, čiji sastav odobrava zapovjednik operacije ili osoblje tijekom obavljanja svojih dužnosti, države doprinositeljice pokrivaju preko Athene, u skladu s općim načelima koja su zajednička za zakonodavstvo država članica i s pravilnicima o osoblju za vojne sile koji se primjenjuju u području operacija.
5. Ni u kojem slučaju država doprinositeljica ne smije smatrati odgovornima ni Uniju ni glavnog tajnika Vijeća za ugovore zaključene u okviru izvršenja proračuna ili za štetu koju prouzroče jedinice i odjeli krizne strukture, čiji sastav odobrava zapovjednik operacije ili osoblje tijekom obavljanja svojih dužnosti.
Članak 43.
Preispitivanje i revizija
Na zahtjev države članice ili nakon svake operacije, ako je to potrebno, preispituje se ova Odluka, u cijelosti ili njezin dio, uključujući priloge. Ona se preispituje najmanje svake tri godine. Tijekom preispitivanja i revizije, mogu se pozvati svi stručnjaci važni za postupke, uključujući upravljačka tijela Athene.
Članak 44.
Završne odredbe
Ovime se stavlja izvan snage Odluka 2008/975/ZVSP.
Članak 45.
Stupanje na snagu
Ova odluka stupa na snagu na dan donošenja.
Sastavljeno u Bruxellesu 19. prosinca 2011.