การนำเทคโนโลยีสารสนเทศ มาช่วยบริหารจัดการ GRC
เกาะติดข่าว ข่าวร้อน ข่าวเด่น ข่าววันนี้ ข่าวการเมือง ประเด็นการเมือง ข่าวเศรษฐกิจ ข่าวกีฬา ท่องเที่ยว บันเทิง ดูดวง สลากกินแบ่งรัฐบาล คลิปวีดีโอ ทันเหตุการณ์ทุกแง่มุม โดยทีมงานโพสต์ทูเดย์
10 ส.ค. 2554

......วารุณี ปรีดานนท์
จากบทความเมื่อประมาณสองเดือนที่ผ่านมา ได้กล่าวถึงความหมายของ GRC (Governance, Risk and Compliance) ซึ่งหมายถึง “การทำให้คณะกรรมการสามารถกำกับดูแลองค์กรได้อย่างมั่นใจ” รวมถึงขั้นตอนการบริหาร GRC แบบบูรณาการ มาในครั้งนี้จะขอขยายความถึงการนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) มาช่วยในการบริหารจัดการ GRC ดังนี้
คำถามถามว่า ทำไมต้องใช้
เทคโนโลยีสารสนเทศมาช่วยบริหารจัดการ GRC
เนื่องจากเป็นที่ทราบกันว่าการจัดการเรื่อง GRC จำเป็นต้องทุ่มเททั้งเวลาและบุคลากรเพื่อช่วยในเรื่องการบริหารจัดการ การติดตามเฝ้าระวัง การแจ้งเตือน การตรวจสอบ ให้เกิดขึ้นในองค์กรอยู่ตลอดเวลาซึ่งเป็นเรื่องที่ยาก อีกทั้งองค์กรส่วนมากมีภาระที่ต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบและข้อบังคับสากลจากภายในและภายนอกมากมายและนับวันจะมากขึ้น กระบวนการทำงานที่ไม่มีความเชื่อมโยง เกิดความทับซ้อนในบางส่วนเหล่านี้ทำให้การบริหารจัดการ GRC เป็นเรื่องที่เกิดขึ้นได้ยาก ถึงแม้ทำได้ก็จะไม่ต่อเนื่องและยั่งยืน (Discontinuity and Unsustainability) ดังนั้นการนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของ GRC จึงเป็นเรื่องที่สำคัญ ทั้งนี้เพื่อให้เกิดการทำงานอย่างบูรณาการ ลดความทับซ้อนและเพิ่มความถูกต้องของข้อมูล มีระบบการติดตามที่รวดเร็วและตลอดเวลา (RealTime Monitoring) และมีระบบรายงานสำหรับผู้ที่เกี่ยวข้องให้เห็นภาพ รวมของสถานะ GRC ในองค์กร
บทบาทเทคโนโลยีสารสนเทศ
ที่มีต่อ GRC 
ในหัวข้อนี้จะขอขยายภาพแบบกว้างเพื่อชี้ให้เห็นว่าเทคโนโลยีสารสนเทศสามารถเข้ามามีส่วนเกี่ยวข้องกับ GRC ในแต่ละส่วนอย่างไร
Governance (การกำกับดูแลองค์กร) : เทคโนโลยีสารสนเทศจะช่วยให้
1) มีการจัดเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องไว้ที่ส่วนกลาง (Centralized Repository) เพื่อให้คณะกรรมการบริหารสามารถเรียกดูและเข้าถึงข้อมูลจากส่วนกลางนี้ได้ โดยจะสามารถลดความซ้ำซ้อนและทำการรวบรวมข้อมูลที่กระจัดกระจายในรูปแบบต่างๆ อีกทั้งเปิดโอกาสให้ผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าถึงและปรับปรุงข้อมูลให้มี ความทันสมัยสอดคล้องกับกลยุทธ์ขององค์กรได้
2) มีระบบรายงาน (Reporting) และการแสดงผลที่ง่ายต่อการรับรู้ เช่น เป็นลักษณะ Dashboard เพื่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทุกระดับรับทราบสถานะของความเสี่ยงในองค์กร ติดตามงานได้รวดเร็วและต่อเนื่อง ทั้งนี้เพื่อให้การกำกับดูแลเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลซึ่งเป็นหัวใจหลักของ Governance
Risk Management (การบริหารความเสี่ยง) : ในส่วนนี้เทคโนโลยีสารสนเทศจะช่วยให้ผู้ที่เกี่ยวข้องในทุกระดับสามารถ
1) บันทึกข้อมูลที่เกี่ยวกับการบริหารความเสี่ยงลงในระบบ เช่น ประเภทความเสี่ยงที่ถูกระบุโดยหน่วยงานต่างๆ KRI, Risk Tolerance, Risk Appetite, Risk Owner, Likelihood, Impact, Root Cause, Action Plan อื่นๆ เพื่อลดหรือบริหารความเสี่ยงเหล่านั้น
2) การติดตามสถานะการดำเนินงานเพื่อลดความเสี่ยงของผู้ที่เกี่ยวข้องว่าดำเนินการเรียบร้อย กำลังดำเนินการ หรือดำเนินการเสร็จสิ้นแล้วพร้อมทั้งความเห็น
3) สามารถสร้างความเชื่อมโยงการขจัดความเสี่ยงระหว่างแผนการดำเนินงาน ให้สอดคล้องกับกฎระเบียบ ข้อบังคับ หรือมาตรฐานสากล (เชื่อมโยงกับ Compliance) 
4) มีเครื่องมือที่ช่วยในการเชื่อมโยงการบริหารความเสี่ยงเข้ากับกระบวนการทางธุรกิจ (Business Processes) เช่น ระบบ ERP ทำให้คณะกรรมการบริหาร หรือบุคคลที่เกี่ยวข้องสามารถรับทราบความเสี่ยงที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงานในส่วนต่างๆ ได้ พร้อมเปิดโอกาสให้มีการควบคุมภายในที่ดี
Compliance (การปฏิบัติตามระเบียบหรือการควบคุมภายใน) : ในส่วนนี้เทคโนโลยีสารสนเทศจะช่วย
1) ในการเก็บบันทึก นโยบายขององค์กร (Policies) กฎระเบียบ ข้อบังคับ มาตรฐานสากลต่างๆ ที่บริษัทยึดเป็นแนวปฏิบัติ
2) มีเครื่องมือที่สนับสนุนในกระบวนการพิจารณาและอนุมัติในการนำกฎระเบียบและนโยบายต่างๆ ออกใช้
3) มีเครื่องมือที่ใช้ในการสื่อสารทั้งองค์กรให้มีการรับรู้ และแสงความคิดเห็นได้อย่างกว้างขวางผ่านหลายช่องทาง
4) ระบุแจ้งเตือนเหตุการณ์ (Incident) ที่เกิดจากกระบวนการปฏิบัติงาน ที่เบี่ยงเบนไปจากนโยบาย กฎระเบียบข้อบังคับ หรือมาตรฐานที่กำหนด เป็นต้น
จากที่กล่าวไปข้างต้นจะเห็นได้ว่าการนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศมาเป็นส่วนหนึ่งของการบริหารจัดการ GRC เป็นเรื่องที่จำเป็น การมีข้อมูลที่ถูกต้องทันสมัย การทำให้ GRC เป็นส่วนหนึ่งของการปฏิบัติงาน การมีรายงานและการแจ้งเตือนที่เรียกดูได้ตลอดเวลาเป็นหัวใจสำคัญที่ทำให้การ บริหาร GRC เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ เกิดความต่อเนื่องและยั่งยืน (Continuity and Sustainability) สามารถลดภาระของบุคลากรรวมถึงงบประมาณที่ต้องใช้ในการบริหารจัดการดังกล่าว
กล่าวโดยสรุป เทคโนโลยีสารสนเทศมีส่วนสำคัญในการสร้างความเชื่อมโยงG, R, C และกระบวนการทางธุรกิจซึ่งก็คือการบูรณาการอย่างแท้จริง หากท่านผู้อ่านมีความสนใจในรายละเอียด สามารถสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ Pricewater houseCoopers FAS Ltd., คุณวรรณา ศฤงคารบริบูรณ์ email address : [email protected] th.pwc.com