문제를 정의하는 단계에서의 발생할 수 있는 오류는 드러난 징후만을 문제로 인식하여 문제를 본질을 파악하지 못하는 것이다, 따라서 제대로 된 문제정의를 위해서는 문제를 정의하는 과정이 중요하며 관련된 많은 요소들을 적절히 다루는 것이 중요하다. 문제를 정의하기 위한 기본적인 단계를 보면 문제를 인식(recognition)하고 이를 진단하는(diagnosis) 두 단계로 나눌 수 있다. 먼저 인식단계는 문제가 감지되고 문제해결의 필요성을 인정하는 지점으로 문제로 인한 자극이 축적되어 임계치를 넘어서게 되고 결국 행동을 불러일으키게 되는 단계를 의미한다. 그 다음으로 진단은 자극을 이해하고 인과 관계를 성립하려고 노력하는 단계로 문제를 명확히 하고 정의하기 위한 정보수집 과정을 수반하는 단계를 뜻한다(Büyükdamgacı, 2003).
문제 정의 단계에서 본질을 놓칠 수 있다. 문제를 정의하는 과정과 관련 요소를 다루는 법이 필요하다. 문제인식 단계는 자극이 한계를 넘는 시점으로 행동으로 이어진다. 문제진단 단계는 문제 구체화를 위한 정보수집 과정이다.