(4 )회의 장소의 준비
회의장의 효과는 뜻밖으로 크다. 회의장은 출석자 전원 사이의 집단 심리를 형성하는 외적 자극을 줄 수 있고, 참석자의 기분과 피로에 영향을 미치고, 채광, 음향, 등의 조건에 따라서 생리적인 효과를 좌우하기도 한다.
회의 장소를 선택할 때에는 다음과 같은 점에 주의하여야 한다.
첫째, 참석 예정자 수에 맞추어 가장 적합한 넓이의 장소를 선택한다.
둘째, 광선과 조명이 적당하여 회원들이 항상 상쾌한 기분으로 토의할 수 있는 장소를 선택한다.
셋째, 실내 온도와 음향 효과 등 주위의 소음이 없고 통풍이 잘 되어 냄새가 나거나 습기가 차지 않는 곳을 선택한다.
넷째, 좌석의 이상적인 배치형은 원탁형으로 발언자의 모습을 잘 보이게 배치하고 회원수가 많을 때는 교실형으로 배치하여 발언대를 만들어 발언자를 주시할 수 있도록 한다.
다섯째, 회의장은 회원 이외의 사람이 드나들 장소이면 되도록 통용문 하나만 사용하고 통용문에는 반드시 ‘회의중’이라는 글을 붙여 회의와 관계없는 사람은 드나들지 못하도록 한다.
여섯째, 참석자에게 필요한 회의 자료, 필기 용구, 음료수 등을 책상마다 비치하여 도중 불필요한 출입이 없도록 하여야 하며, 궤도 및 궤도걸이, 칠판, 칠판닦이, 분필, 영사 시설, 환등, 명찰, 전화 등을 준비하여 회의 진행 중 불필요하게 시간을 낭비 하지 않도록 해야 한다.
회의시 회의장은 여러가지 효과를 준다. 회의장은 참석자 수를 고려한 적당한 넓이어야 하며 조명 등도 적당해야 한다. 또 주위에 소음이 없어야 하고 통풍이 잘 되어야 한다. 좌석은 원탁형이 이상적이지만 회원수가 많을 때는 예외이다. 회의장은 '회의중'이라는 팻말을 붙인 하나의 문을 사용해야 한다. 회의장 책상에는 참석자에게 필요한 물품이 구비되어 있어야 한다.