여성의류 생산 업체인 팬코는 베트남과 중국에 생산 공장이 있다. 공장이 해외에 있다 보니 매번 업무상 소통 문제로 골치가 아프다. 옷 제작 과정에서 전화통화를 할 때 서로 어느 부분에 대해 이야기하는지 몰라 헤맬 때가 있기 때문이다. 한 번 회의를 할 때마다 일정 조율이 쉽지가 않다. 이 같은 애로사항을 해결하기 위해 화상통화 서비스를 신청했다. 화상통화 이용후 소통이 한결 쉬워졌다. 팬코 관계자는 "서로 같은 문서를 화면으로 공유하면서 업무 처리 시간이 단축됐다"고 말했다. 대체로 기업들이 업무 처리에 필요한 통합 시스템을 구축하기란 쉽지 않다. 만만치 않은 비용 때문이다. 대기업과 동일한 통합 시스템 서비스를 도입하려면 설치 비용만 평균 3500만 원, 월 유지비 100만원 정도가 든다. 특히 이제 사업을 막 시작했거나 예비창업자라면 부담스런 금액이다. 이럴 때 비용 부담을 줄이면서 시스템을 이용할 수 있는 정보통신기술(ICT) 서비스를 이용해 볼 만하다. 카페24 창업센터 남기근 팀장은 "ICT인프라 구축이 어려운 초기 창업자들은 전문화된 인프라 서비스를 최대한 활용하면 비용 절감뿐 아니라 업무 편의성까지 높일 수 있다"고 설명했다. 모바일·PC에서 동시 영상회의 가령 회사에서 별도의 인프라 구축없이 네트워크 망을 빌려 비슷한 효과를 얻을 수 있다. 대표적인 ICT 서비스로 LG유플러스의 'Biz스카이프'가 있다. 전화·모바일기기·컴퓨터·태블릿을 연동해 시간과 장소, 사용 기기에 제약 없이 업무를 볼 수 있다. 외근 중에 회의가 열리더라도 스마트폰으로 영상 또는 음성으로 회의에 참석할 수 있다. 가령 스마트폰으로 영상통화하면서 회사 문서를 화면으로 공유하는 식이다. 이 서비스는 인터넷전화를 기반으로 한 클라우드 방식이라 가격 부담도 적다. 월 이용료는 사용자당 3000원 정도다. LG유플러스 관계자는 "예비 창업자나 중소기업들은 최소 비용으로 대기업에 못지 않는 업무 시스템을 이용할 수 있다"고 설명했다. SK텔레콤이 네트워크 장비 업체인 시스코 코리아와 손잡고 출시한 '스마트 게더링(Smart Gathering)'도 Biz 스카이프와 비슷한 서비스를 제공한다. 스마트 게더링에 가입한 기업 고객은 PC나 스마트폰을 통해 기업별로 부여받은 전용 홈페이지에 로그인한 후 화상회의를 예약하거나 개설할 수 있다. 회의가 예약되면 초대된 참석자들에게 e메일로 초대장이 자동으로 발송되고 참석자들은 e메일 내 회의 접속 링크를 눌러 회의에 참석할 수 있다. 회의 시 파일 공유나 녹음 등도 가능하다. 스마트 게더링은 이동통신망과 결합해 원격회의 중 끊김없는 음성 전달이 가능하다는 게 회사 측의 설명이다. 비용은 조금 비싼 편이다. 계정료 월 3만원과 사용시간과 참여 인원에 따라 비용이 추가된다. 공짜인 프로그램도 있다. 구글의 화상채팅 프로그램인 행아웃이다. 지난해 5월 문을 연 금융상품 비교추천사이트 핀다의 이혜민 대표는 외국 기업과의 미팅이 많은 편이다. 핀다 투자자인 미국의 500스타트업 관계자들과 회의할 때 핀다와 같은 사업모델을 가진 외국계 회사와의 교류가 많기 때문이다. 이 대표는 전화나 문서로 소통하는 데 한계가 있다 보니 주로 화상 통화를 이용한다.
초기 창업자가 ICT 인프라 서비스를 활용해 비용 절감과 업무 편의성까지 불러올 수 있다는 주장이 제기된 가운데, 이러한 서비스를 통해 외근 중 영상 또는 음성으로 회의에 참석 가능하고 영상통화 중 회사 문서 공유한 것으로 알려졌다.