먼저 자료의 확장범위를 전문가집단 및 통상정책 당국과 사전에 조율할 필요가 있다. 전문가 집단은 본격적인 FTA 등 통상협상의 논의가 시작되기 전에 선제적으로 FTA 필요 국가 및 경제권에 대한 의견을 제시할 수 있다. 통상정책 당국은 무역증대뿐만이 아닌 자원확보 등 다양한 측면에서 통상협상을 고려할 수 있다. 따라서 DBMS 구축에 있어 이들과 자료의 확장범위를 사전에 논의할 필요가 있다. 예를들어 당국은 몽골과의 교역량이 미미함에도 불구하고 희토류 등 자원확보 측면을 고려한 FTA를 추진하고 있으나 현재 국제기구 등에 충분한 자료가 올라와있지 않은 상태이다. 개발도상국의 경우 세번단위무역통계 및 상대국별 관세율 통계를 입수하는데 상당한 시일이 소요되는 점을 감안할 때, 자료의 확장범위는 전문가 및 통상정책 당국과의 협의를 통해 결정하는 것이 효율적이다.
FTA 협의가 이루어지기 전 자료 확보가 되어 있어야 의견 제시하기가 수월하다.  따라서 전문가 및 통상정책 당국과 긴밀한 협조를 통해 자료의 확장범위를 결정해야 한다.