비서는 선약된 내방객이 오기 전에 상사에게 면담 일정을 상기시켜 상사가 선약된 내방객을 기다리게 하는 일이 없도록 사전에 조치를 취한다. 만약, 앞의 일정지연으로 상사가 약속시간을 지킬 수 없는 경우 손님에게 상황을 설명하고 양해를 구한 후 상사에게 상황을 메모로 전달한다. 동시에 두 사람 이상이 방문했을 경우 먼저 온 사람이나 선약된 사람을 우선 안내한다. 대기하는 내방객에게는 정중하게 이유를 설명하고 대기실로 안내한다. 기다리는 동안 신문이나 잡지 또는 차를 미리 권하면 좋다. 대기실에 여러 사람이 함께 기다릴 경우에는 그 사람들 간의 관계에도 주의를 기울여야 한다. 즉, 서로 알아도 될 경우에는 양측을 소개한 후 함께 대기실에서 기다리도록 안내한다. 그러나 입찰이나 기타 업무 내용 상 내방객들이 서로 마주치지 않는 것이 좋은 경우는 다른 장소에서 기다리게 한다.
비서는 상사에게 면담 일정을 잊지 않도록 확인하여 내방객이 기다리게 하지 않는다. 일정이 지연됬을 경우 손님에게 설명을 하고 양해를 구한 후 메모로 상사에게 알린다. 대기실에서 사람들 관계에도 주의한다.