기관장이 교체되는 것은 조직으로서는 매우 큰 변화이다. 하지만 그 변화의 충격을 최소화하고 조직이 안정적으로 유지될 수 있도록 하는 것 역시 비서의 역량 중의 하나일 것이다. 취임 전 단계는 공식·비공식 지명 이후의 순간부터 취임까지의 시기로 일반적인 수준에서 기관장을 모시기 위한 준비단계라고 할 수 있다. 비서로서 직무를 수행해 본 경험이 있는 사람이 이 단계를 준비하게 된다면 좋겠지만, 새로운 기관장이 오게 되면 새로운 비서진이 꾸려지는 것이일반적인 현실에서는 신경이 많이 쓰이기 마련이다. 기관장이 내정되고 실제 부임이 확정되기까지 일정기간이 필요한데, 비서로서 챙겨야 할 내용들은 ‘기관장이 취임 전에 준비해야 할 내용’을 통해 유추해 볼 수 있다.
기관장 교체라는 변화의 충격을 최소화하고 조직이 안정적으로 유지될 수 있도록 하는 것 또한 비서의 역량이다.