본 연구는 공공기관에서 생산되는 기록물로서 가장 일반적이고 대표적인 공문서를 효율적으로 관리하고 활용할 수 있도록 생산 단계에서 메타데이터 정보를 획득, 관리하는데 그 목적이 있다. 공문서는 행정정보의 근원이면서 생산기관의 의사결정을 표현하고 실현하는 핵심주체로서, 생산된 공문서는 체계적으로 관리함과 동시에 효율적으로 활용할 수 있는 시스템이 구축되어야 한다. 이를 위해 공문서 관련 주요 양식의 구조 분석을 통해 항목별로 관련 데이터 요소를 추출하였으며, 추출된 요소는 국제표준기록물 기술의 데이터 요소와 상호 비교, 분석하여 공문서의 생산배경 및 의도, 특징 등이 충분히 반영된 공문서 메타데이터 요소를 영역별로 구분하여 선정하였다. 이는 향후 우리나라 환경에 적합한 표준화된 기록물 메타데이터를 구축하는데 유용한 기초자료로 활용할 수 있을 것이다.
공공기관에서 생산되는 대표적인 공문서의 효율적 관리와 활용을 위해 생산단계에서 메타데이터 정보를 획득, 관리는 방법을 제안하였다. 공문서는 생산기관의 의사결정을 표현하고 실현하는 핵심주체이므로 체계적인 관리와 효율적인 활용을 가능하게 하는 시스템이 구축되어야 한다. 우리나라 환경에 적합한 표준화된 기록물 메타데이터의 기초자료로 활용될 수 있도록 하였다.